Как получить ИНН — что это, виды, для чего нужен

Двойственный момент

При постановке на учет в налоговых органах любому человеку присваивается ИНН – индивидуальный номер налогоплательщика. Этот код позволяет узнать историю поступлений и платежей в отношении физлица на протяжении всей его жизни. Номер указывают в специальном свидетельстве. Как правило, его выдают во время регистрации. Также см. «Что такое ИНН и где его получать».

По законодательству работодатель может запросить ИНН у сотрудника при приеме на работу. Однако, в Трудовом кодексе ИНН не внесен в перечень сведений, обязательных для предоставления в отдел кадров при трудоустройстве. Работник имеет право на законных основаниях не предоставлять ИНН работодателю.

В налоговое законодательство регулярно вносят изменения и дополнения. Зачастую, появляются письма и рекомендации, после публикации которых у бухгалтеров и специалистов в сфере налогообложения возникает ряд вопросов. А иногда некорректное заполнение документов влечет за собой начисление штрафов или необходимость повторно сдавать отчетность.

Так, в конце осени 2015 года налоговики опубликовали письмо, в котором речь шла об изменениях при сдаче отчетности по форме 2-НДФЛ. Предполагалось, что ИНН в справке 2-НДФЛ в 2016 году будет обязательным. В разъяснениях говорилось, что при заполнении документа обязательно внесение ИНН в 2-НДФЛ для физического лица. В противном случае сдача отчетности невозможна. Справка без указанного ИНН не пройдет форматно-логический контроль и будет возвращена налоговым инспектором.

Перед налоговыми агентами остро встал вопрос: а что делать, если ИНН у работника просто нет или он неизвестен? Таким образом, в 2-НДФЛ за 2021 год обязательным ИНН был лишь в начале года. Сейчас это правило не действует. Также обратите внимание «Подразделения ПФР обязаны принимать СЗВ-М без указания ИНН».

Чем чревато представление в налоговый орган справки 2-НДФЛ без указания ИНН физлица?

Главная — Консультации

Комментарий к Письму Минфина России от 18 апреля 2021 г. N 03-04-06/22325

Все работодатели обязаны ежегодно представлять в свою налоговую инспекцию справки по форме 2-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК). Форма таковой, Порядок ее заполнения и электронный Формат утверждены Приказом ФНС от 30 октября 2015 г. N ММВ-7-11/[email protected]

Разделом IV Порядка заполнения справки 2-НДФЛ определено, что в поле «ИНН в Российской Федерации» указывается идентификационный номер налогоплательщика — физического лица, подтверждающий постановку данного физического лица на учет в налоговом органе Российской Федерации. При отсутствии у налогоплательщика ИНН данный реквизит не заполняется.

Еще не так давно в случае, если оказывалось, что в справке 2-НДФЛ указан неверно ИНН физлица, организация могла отделаться, что называется, малой кровью. Можно было просто оформить новую справку с указанием правильного ИНН налогоплательщика. При ее оформлении требовалось указать номер ранее представленной справки и новую дату составления справки (см. Письмо УФНС России по г. Москве от 18 марта 2011 г. N 20-14/3/[email protected]).

С 1 января 2021 г. ситуация кардинально изменилась. Законом от 2 мая 2015 г. N 113-ФЗ в Налоговый кодекс (далее — Кодекс) введена ст. 126.1, предусматривающая ответственность за представление налоговым агентом налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения. Такое «удовольствие» теперь обходится в 500 руб. в виде штрафа за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения. И указание некорректного ИНН контролирующие органы расценивают именно как представление недостоверных сведений (см. Письма ФНС от 12 февраля 2021 г. N БС-4-11/[email protected], от 11 февраля 2021 г. N БС-4-11/[email protected] и т.д.).

Большой переполох в этой части наделало Письмо ФНС от 23 ноября 2015 г. N 11-2-06/[email protected] В нем было дано указание налоговым инспекциям настроить программы приема справок 2-НДФЛ так, чтобы отчетность без указания ИНН от налоговых агентов вообще не принималась. Благо впоследствии в Письме ФНС от 27 января 2021 г. N БС-4-11/[email protected] налоговики пояснили, что установили дополнительные правила форматно-логического контроля за содержанием реквизитов в отношении физлица — получателя доходов, в том числе проверку на наличие обязательности заполнения поля «ИНН в Российской Федерации» при реквизите «Гражданство (код страны)», равном «643». Результатом данного контроля является формирование протокола приема сведений о доходах физических лиц с типом сообщения налоговому агенту вида «Предупреждение. Не заполнен ИНН для гражданина России». При этом сведения о доходах физлиц (при отсутствии иных нарушений форматно-логического контроля) считаются прошедшими форматно-логический контроль и подлежат приему (см. также Письма ФНС от 2 февраля 2021 г. N БС-3-11/[email protected], от 2 февраля 2021 г. N БС-3-11/[email protected] и т.д.).

Таким образом, справки по форме 2-НДФЛ с пустым полем «ИНН в Российской Федерации» будут приняты. Однако открытым остался вопрос, а не будет ли агент привлечен к ответственности по ст. 126.1 Кодекса, если данное поле останется незаполненным?

Минфин в Письме от 18 апреля 2021 г. N 03-04-06/22325 указал, что представление в налоговый орган сведений о доходах физических лиц без указания ИНН физлица по причине его отсутствия, прошедших форматный контроль, не образует состава правонарушения, установленного ст. 126.1 Кодекса. Однако здесь же сделана оговорка, что налоговый агент обязан предпринять все возможные меры по идентификации налогоплательщика, получившего от нее доход, включая направление в налоговый орган запроса об идентификационном номере налогоплательщика.

Здесь важно отметить, что контролирующие органы, отмечая, что и с пустым полем «ИНН в Российской Федерации» справка 2-НДФЛ будет принята, не говорят о том, что надо сообщать им, по какой причине это поле было не заполнено. В то же время, учитывая обязанность налогового агента предпринимать все возможные меры для идентификации налогоплательщика, представляется, что сидеть сложа руки налоговому агенту все же не стоит. И как минимум необходимо собрать документы, подтверждающие, что он пытался получить ИНН физлица, с тем чтобы в справках были отражены полные и достоверные сведения. Просто обращение к сервису ФНС «Узнай свой ИНН» в данном случае будет действием недостаточным. Где гарантии, что сервис не даст сбой? А что если сервис выдаст сообщение о том, что ИНН данного физлица не найден или т.п.? Поэтому самый лучший вариант — запросить сведения об ИНН непосредственно в налоговом органе. В любом случае, если данные в базе ФНС отсутствуют, поле ИНН следует оставить незаполненным.

В завершение напомним, что у налогового агента есть шанс избежать ответственности за представление налоговикам недостоверных сведений. В соответствии с п. 2 ст. 126.1 Кодекса для этого нужно исправить ошибку и подать «уточненку» до того момента, когда налоговый агент узнал об обнаружении налоговым органом недостоверности содержащихся в представленных им документах сведений.

Июль 2021 г.

НДФЛ, Налоговая ответственность, Налоговая отчетность

Консультации по теме:

Сдаем декларацию и уплачиваем НДФЛ при продаже земельного участка

Предоставление вычета по НДФЛ

Налогообложение расходов на доставку сотрудников к месту работы и обратно

Резидент – нерезидент для целей НДФЛ

Как в 6-НДФЛ отразить выплаты по договору ГПХ

Разъяснения 2021 года

В начале февраля 2021 года Федеральная налоговая служба опубликовала письмо, вносящее ясность в вопрос. Согласно документу, при отсутствии других недочетов и неточностей, инспекторы обязаны принять отчетность по форме 2-НДФЛ без ИНН работника.

В итоге, налоговые агенты могут подавать справки 2-НДФЛ без ИНН. Не боясь, что документы не будут приняты налоговыми органами. На вопрос, обязателен ли ИНН в справке 2-НДФЛ, специалисты отвечают отрицательно.

Можно ли сдавать 2-НДФЛ без ИНН в 2021 году?

Для разрешения создавшейся ситуации ФНС РФ распространила новое письмо от 27 января 2021г., где четко разъяснила правила, которых будут придерживаться все инспекции при приемке справок:

• ИНН указывается только в случае предоставления работником документа;
• при отсутствии у работодателя документа поле может остаться пустым, и такая справка пройдет формально-логический контроль в программе приема ФНС;
• передающая сторона получит предупреждение о том, что указаны не все сведения, но справка будет принята.

Таким образом, с 2021 г. ИНН в справках 2НДФЛ не обязателен.

Можно ли узнать ИНН работника

Допустим, некоторые бухгалтеры решили перестраховаться и внести ИНН в отчет. Однако не каждый работник при трудоустройстве предоставляет сведения, и данный реквизит приходится искать самостоятельно.

Современные системы позволяют узнавать ИНН, не выходя из офиса. Для этого достаточно воспользоваться специальным приложением на официальном сайте Федеральной налоговой службы. Чтобы узнать ИНН, понадобится ввести фамилию, имя и отчество налогоплательщика, а также его дату его рождения и паспортные данные.

Важно отметить, что некорректное указание ИНН для сдачи 2-НДФЛ грозит налоговому агенту штрафом в размере 500 рублей. Поэтому сдача отчетности с пустым полем поможет избежать наказания со стороны работников налоговых органов. Также см. «Если работник не представил ИНН, следует запросить его у налогового органа».

Нормы закона

Законодательно присвоение любому налогоплательщику индивидуального номера закреплено НК, ст.84, п.7.

Для того, чтобы его получить, нужно принести в инспекцию заявление о присвоении ИНН, в котором указать:

• фамилию, имя и отчество;
• пол;
• полное наименование места своего рождения;
• число, месяц и год своего рождения;
• паспортные данные – серия, номер, дата и место выдачи;
• сведения о своем гражданстве.

В течение пяти дней с момента предоставления такого документа гражданина обязаны поставить на учет и выдать свидетельство определенного образца.

Порядок постановки на учет прописан в приказе ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/[email protected] Федеральной налоговой службы РФ.

Когда сдавать отчетность

Сдавать отчетность по форме 2-НДФЛ за 2021 год нужно будет только в 2021 году. ИНН в 2-НДФЛ за 2021 год сейчас указывать не надо. Специалисты советуют повременить с заполнением справок, ведь до начала отчетного периода могут опять произойти изменения в законодательстве или появятся новые разъяснения.

Отчет по форме 2-НДФЛ сдают в налоговые органы работодатели. Он содержит суммы доходов, полученных работниками в течение года.

Законодательством установлены сроки сдачи отчетности по форме 2-НДФЛ. Когда она содержит данные обо всех доходах и работниках, необходимо подавать ее до 1 апреля года, следующего за отчетным. Если же работодатель перечислял работнику доход, но при этом НДФЛ не смог удержать, сдать отчетность необходимо до 1 марта года, следующего за отчетным.

Несвоевременное представление отчетности влечет наложение штрафа на работодателя в размере 200 рублей за каждый несданный отчет. А за неверный ИНН накажут на 500 рублей.

Что требовала ФНС

В январе 2021 года ФНС ужесточила правила проверки справок 2-НДФЛ. Основание — письмо Управления налогообложения имущества и доходов физических лиц ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733. Ведомство, в частности, ввело два дополнительных контроля:

1. Проверка заполнения поля «ИНН в Российской Федерации» при реквизите «Гражданство (код страны)» равном «643».
2. Проверка структуры заполненного поля «ИНН в Российской Федерации» на разрядность и корректность контрольного числа ИНН.

Иными словами, ИФНС не приняла бы справку, в которой поле «ИНН в Российской Федерации» не заполнено совсем или заполнено произвольной последовательностью цифр.

Справка для работника

В некоторых случаях сотрудники просят предоставить им справку по форме 2-НДФЛ. Возникает вопрос о том, как узнать НДФЛ по ИНН. По законодательству выдать ее необходимо в трехдневный срок с момента обращения. При нарушении срока работник может подать жалобу в трудовую инспекцию, что может привести к наложению штрафных санкций. Также см. «Что делать, если не выдают справку 2-НДФЛ».

Налоговой ответственности за несвоевременную выдачу работнику справки 2-НДФЛ не предусмотрено.

По общему правилу сотрудник может запросить у работодателя справку по форме 2-НДФЛ за период, не превышающий четыре года. См. «За какой период выдается 2-НДФЛ».

Читать также

11.01.2018

Когда на справке 2-НДФЛ требуется печать

Налоговые агенты, в соответствии с ст. 230 НК РФ, обязаны предоставлять справку 2-НДФЛ работнику, если последний подал соответствующее заявление. Все документы, которые имеют непосредственное отношение к работе, выдаются работникам в срок до 3 рабочих дней с момента подачи заявления, либо в день увольнения.

Если справка 2-НДФЛ нужна работнику для банка (например, при получении кредита), то печать на ней проставлять не нужно. По требованиям законодательства это не обязательно. Однако, наличие печати будет дополнительным доказательством того, что документ подлинный, поэтом в данном случае поставить ее все же нужно.

Вводная информация

С 2021 года налоговые агенты обязаны представлять в налоговые инспекции справки 2-НДФЛ по новой форме. См. «Начала действовать новая форма справки 2-НДФЛ: что изменилось». Разделом 2 справки 2-НДФЛ «Данные о физическом лице — получателе дохода» предусмотрено поле: «ИНН в Российской Федерации».

ИНН — это персональный номер физического лица в налоговых органах. Он указывается в свидетельстве о постановке на учет физического лица в налоговом органе. Такой документ работодатель может попросить при приеме на работу. Однако работник не обязан его представлять, поскольку он не упомянут в статье 65 Трудового кодекса РФ.

К чему готовиться

Скорее всего, заносить ИНН физлиц в справки 2-НФДЛ рано или поздно придется.

«ИНН позволяет ФНС однозначно идентифицировать налогоплательщика. В частности, с помощью ИНН можно безошибочно привязать данные о доходах, которые приводятся в справке 2-НФДЛ, к конкретному налогоплательщику. Так что указывать этот реквизит в справке о доходах — это полезное нововведение. Другое дело, что вводить новое требование нужно постепенно, чтобы работодатели успели собрать ИНН со всех сотрудников. Оптимальный переходный период — год», — комментирует Наталья Никитина.

«Вполне возможно, что ФНС в течение года внесет поправки в правила заполнения 2-НДФЛ и формат, и указание ИНН для граждан РФ станет обязательным, — соглашается Вячеслав Шинкарев. – Отмечу также, что для ежемесячной отчетности в ПФ по форме СЗВ-М (список работников с указанием ФИО, СНИЛС, ИНН), которая вступает в силу с апреля 2021 года, тоже нужен ИНН. Правда сейчас, согласно обсуждаемому проекте этой формы, ИНН надо заполнять только в том случае, если информация о нем есть у организации».

Пока контроль в форме 2-НДФЛ снят, работодатели могут подготовиться к изменениям: запросить ИНН сотрудников через сервис ФНС «Узнай свой/чужой ИНН», а с тех сотрудников, чьих данных в сервисе не окажется, собрать ИНН через руководителей.

Почему работодателям сложно выполнить это требование

По Трудовому кодексу, работник не обязан сообщать свой ИНН при приеме на работу.

«ФНС исходила из того, что всем гражданам России ИНН присвоен. Но на практике у работодателей чаще всего этих данных нет: кто-то не сообщал свой ИНН по месту работы, потому что не требовалось, кто-то его просто не знает», — комментирует Наталья Никитина, эксперт системы Контур.Экстерн компании СКБ Контур.

Оперативно собрать эту информацию через сервис ФНС «Узнай свой/чужой ИНН» тоже не выйдет. Если случаи, когда связь между паспортными данными и ИНН была по какой-то причине потеряна. В этой ситуации сервис не ответит на запрос пользователя.

«Как показала практика, сервис «Найди свой ИНН» достаточно часто не выдавал информацию об ИНН по паспортным данным, причем в некоторых случаях он не выдает ИНН ни по одному из существовавших у работника паспортов», — отмечает Вячеслав Шинкарев, эксперт СКБ Контур по расчету заработной платы и страховых взносов.

С трудностями, по мнению Натальи Никитиной, скорее всего, пришлось бы столкнуться компаниям с высокой текучкой кадров и большим количеством сотрудников, которые работают без постоянного доступа к интернету — например, вахтовым методом.

«Внезапное включение проверки ИНН для граждан РФ в программном обеспечении ФНС было большой неожиданностью для всех: и для разработчиков бухгалтерского ПО, и для самих бухгалтеров. Если порядок заполнение печатного варианта формы 2-НДФЛ предполагает, что ИНН надо указывать для всех граждан РФ (так как он должен был быть всем присвоен), то описание формата файла такой трактовки не допускало. А значит, сдавая 2-НДФЛ в электронном виде, можно было ИНН не указывать», — добавляет Вячеслав Шинкарев.

Показательно, как компании отчитывались в 2015 году. По формату в форме 2-НДФЛ можно указывать либо паспортные данные и адрес, либо ИНН.

«В адресе проще допустить ошибку, поэтому бухгалтеры, в которых есть ИНН сотрудников, заносили именно ИНН, — рассказывает Наталья Никитина. – Мы провели экспресс-опрос среди крупных компаний — наших абонентов. Данных об ИНН либо нет совсем, либо они есть далеко не по всем сотрудникам. Поэтому в прошлом году, несмотря на высокий риск допустить ошибку, они указывали в справках паспортные данные и адреса».

Времени не сбор данных оставалось совсем немного: 1 марта предстоит сдавать справки 2-НДФЛ по работникам, с которых невозможно удержать налог, 1 апреля — по всем работникам организации. Если бы в ближайшую отчетность требование указывать ИНН осталось в силе, большинство средних и крупных предприятий не смогли бы отчитаться в срок. А за отчетность, не представленную в срок, грозит ответственность по статье 126 НК РФ — 200 руб. за каждый документ.

Эксперты СКБ Контур обратились в ФНС, приводя все перечисленные соображения. В результате контроль, введенный ранее письмом Управления налогообложения имущества и доходов физических лиц ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733, был снят. ФНС уведомила об этом операторов.

«Мы отправили тестовый отчет без ИНН, он прошел контроль, ФНС его приняла. Это значит, что по крайней мере в ближайшую отчетность можно будет представить данные по-старому — без ИНН», — резюмирует Наталья Никитина.

Как получить ИНН физическому лицу

Если у физического лица отсутствует ИНН, его можно получить одним из следующих способов:

Лично в любой инспекции ФНС

Примечание

: с января 2021 года получить свидетельство о постановке на налоговый учет гражданин может в любом налоговом органе. Соответствующие поправки были внесены в п.7 ст.83 НК РФ Федеральным законом от 03.07.2016 № 243-ФЗ.

Для оформления ИНН в 2021 году, необходимо:

1. Заполнить и распечатать заявление на получение ИНН (бланк заявления, образец заполнения).
2. С распечатанным заявлением и паспортом РФ обратиться в любой налоговый орган ФНС.
3. В указанный работником ИФНС день (не позднее 5 рабочих дней со дня подачи заявления) прийти за свидетельством ИНН.

Обратите внимание

, во многих налоговых инспекциях, заявление на получение ИНН заполняется непосредственно работниками ИФНС.

Через интернет

Подать заявление на получение ИНН, также можно в электронном виде на официальном сайте ФНС. Для этого необходимо осуществить регистрацию пользователя, после чего авторизоваться на этой странице и заполнить всю необходимую информацию.

В случае успешной подачи заявления, в течение 5 дней на указанный при регистрации e-mail, должно прийти уведомление. В нём будет указан день, в который заявителю необходимо прийти лично

с паспортом РФ в тот орган ФНС, в который направлялось заявление, и получить свидетельство ИНН.

По почте заказным письмом

В случае невозможности посещения налогового органа, заявление на получение ИНН можно отправить по почте

с уведомлением о вручении.

При этом к заявлению должна быть приложена заверенная нотариусом копия документа, удостоверяющего личность (паспорт РФ) и копия документа, подтверждающего регистрацию по месту жительства (5-я страница паспорта РФ).

Свидетельство ИНН также может получить законный представитель заявителя, но только по нотариальной доверенности.