Требования к оформлению ордера
Форма приходного ордера М-4 была разработана Госкомстатом и утверждена Постановлением 1997 года. В этом документе фиксируются все поступления материалов, которые приходят в организацию от поставщиков или из подразделений переработки.
Ордер должен заполняться материально ответственным сотрудником, этот документ составляется при получении ТМЦ на складское хранение, а также при передаче полуфабрикатов для использования в производстве. Ордер должен быть составлен в единственном экземпляре: в этом документе прописывается количество материалов, поступивших в подразделение. Один ордер может оформляться для нескольких видов поступившей продукции, если она передается на предприятие одним поставщиком и поставляется в течение одного дня.
Форму можно заполнять вручную, но чаще для этого используются автоматизированные компьютерные программы. Электронное заполнение экономит время и обеспечивает точный учет.
Онлайн журнал для бухгалтера
Инфо
Постановлением Госкомстата РФ №71а от 30.10.1997 учрежден первичный документ для оприходования зачисляемых материалов. Таковым документом является форма приходного ордера М-4. По п.49 «Методических указаний по бухучету материально-производственных запасов», ратифицированных Приказом Минфина РФ №119н от 28.12.2001, ордером М-4 сопровождается всякое зачисление материалов.
Организации, какие кроме торговли занимаются и иными разновидностями деятельности, должны принимать и приходовать товары идентично порядку оформления материальных объектов. Предусматривает это п.224 вышеуказанных Методических указаний. Важно, что данного порядка не должны придерживаться субъекты, ведущие только торговую деятельность. Согласно ст.9 ФЗ №129 в приходном ордере М-4 прописывается дата поступления, численность материальных ценностей и иные непременные реквизиты.
Если организация сотрудничает с поставщиками, каждое получение материалов должно оформляться документально. Для этого была разработана унифицированная форма – приходный ордер М-4. Это типовой документ, который может применяться на предприятиях различных отраслей, в нем фиксируется каждая приходная операция.
Ведение первичного учета обязательно для всех хозяйственных организаций. Подписывайтесь на бухгалтерский канал в Яндекс-Дзен! Требования к оформлению ордера Форма приходного ордера М-4 была разработана Госкомстатом и утверждена Постановлением 1997 года. В этом документе фиксируются все поступления материалов, которые приходят в организацию от поставщиков или из подразделений переработки.
Ордер должен заполняться материально ответственным сотрудником, этот документ составляется при получении ТМЦ на складское хранение, а также при передаче полуфабрикатов для использования в производстве.
Как заполнить приходный ордер? Основные шаги
Каждый ордер, в котором, фиксируется поступление товарно-материальных ценностей на предприятие, должен быть пронумерован, на документе обязательно ставится дата. Можно перечислить следующие основные этапы заполнения:
- Указание полного названия предприятия. Также прописывается его юр. адрес и необходимая контактная информация.
- Указывается структурное подразделение организации, в которое передаются материальные ценности.
- В таблице необходимо прописать дату код операции, название ТМЦ, наименование поставщика. Если на предприятии применяется кодирование поставщиков, указывается соответствующий код, а если нет – ставится прочерк.
- Указывается страховая компания, если материальные ценности при передаче были застрахованы. Если это не было сделано, в графе нужно поставить прочерк.
- Далее прописываются счета для бухучета, а также реквизиты сопроводительных документов.
После этого нужно заполнить отдельные графы, в которых прописывается подробная информация о товаре. Указывается наименование материальных ценностей, номенклатурный номер, единица измерения, количество, стоимость без НДС, сумма НДС. Если передаются материалы высокой ценности, например, драгоценные камни, указываются данные паспорта товара. В 12 графе необходимо прописать порядковый номер по складской картотеке.
После таблицы в ордере указываются итоговые суммы, в незаполненных графах нужно поставить прочерки. На ордере М4 должны стоять подписи представителя поставщика, который приводит материалы, и принимающего материально ответственного сотрудника. После оформления ордер перенаправляется в бухгалтерию для учета и контроля.
Заполнение приходного ордера М-4 позволяет обеспечить контроль всех поступающих материалов, полуфабрикатов и иных материальных ценностей, а также контролировать сотрудничество с поставщиками. Ведение документации по всем правилам позволяет избежать пропажи материальных ценностей или излишней оплаты поставщику.
Ситуация: ООО находится на общей системе налогообложения, основным видом деятельности является оптовая торговля строительными материалами.При поступлении товаров оформляем приходный ордер по форме м-4.Вопрос:1) кто должен подписывать документы в строке принял и сдал, если товар к нам привёз поставщик на своём транспорте за свой счёт, а получил товар, на нашем складе, зав. складом?2) кто должен подписывать документы в строке принял и сдал, если товар привезла,нанятая нами транспортная компания, за наш счёт, а получил товар, на нашем складе, зав. складом?
1) Если товар к Вам привёз поставщик на своём транспорте за свой счёт, то по строке сдал ставит свою подпись водитель (экспедитор) поставщика, по строке принял расписывается зав. складом.
2) Если товар привезла, нанятая Вами транспортная компания, то по строке сдал ставит свою подпись водитель транспортной компании, по строке принял расписывается зав. складом.
Приходный ордер должен быть подписан лицами, которые сдают и принимают материалы. Чтобы сократить документооборот, приходный ордер можно не оформлять. Его можно заменить штампом (образец ниже). Проставьте его прямо на документе поставщика. Например, на накладной.
Андрея Кизимова,
заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Как оформить и отразить в бухучете поступление материалов
Главбух советует:
чтобы сократить документооборот, приходный ордер можно не оформлять. Его можно заменить штампом . Проставьте его прямо на документе поставщика. Например, на накладной.
Еще по теме
Как защититься. Инспекторы сняли расходы из-за подписи в накладной
Аргумент № 3.
Еще одним аргументом может стать вторая подпись в приходных ордерах по форме М-4. В документе есть две записи – сдал и принял. Но в постановлении Госкомстата России от 30.10.97 № 71а четко не определено, как заполнять эти строки. Фактически это не двусторонний, а внутренний документ, так как его составляют в одном экземпляре. Но в документе может расписаться и чужой, и свой сотрудник. Это подтвердит, что посредник или курьер, получивший у поставщика товар, сдал их в компанию.
Короткое обозначение М-4 скрывает за собой бланк приходного ордера. Этот документ относится к документам первичного учета и выписывается тогда, когда на склад предприятия поступает какая-либо продукция от поставщиков, которую необходимо приходовать.
Как заполняется бланк приходного ордера М-4 ↑
В соответствии с действующим законодательством заполнять приходный ордер М-4 должен материально-ответственный работник, который отвечает за прием материалов.
Как заполнить заполнить приходный кассовый ордер онлайн смотрите в статье: приходный кассовый ордер онлайн. Что это таможенный приходный ордер, читайте здесь.
Причем составлять ордер нужно непосредственно в момент приема и отгрузки ценностей на склад. Готовится ордер в одном экземпляре, не допускается копирование документа.
Форма приходного ордера М-4 должна содержать такие пункты:
| Наименование организации либо ее структурного подразделения | Название предприятия, принявшего в личную собственность от поставщика товары или материалы, указывается вверху бланка. В графу о структурном подразделении заносятся сведения о подразделении, какое непосредственно будет осуществлять процедуру приходования полученных материалов |
| Информация о сторонах заключенного соглашения | В первой таблице ответственный сотрудник записывает данные о поставщике полученных материалов и страховой фирмы при наличии ее. Также здесь указываются номера, соответствующие платежным и сопроводительным документам |
| Данные о банковском счете | В специальной графе пишется информация о счете, по кредиту или дебету какового производятся проводки, касающиеся зачисления на баланс организации определенной собственности |
| Данные о полученной продукции | Вторая таблица формы М-4 заключается в совокупности описательных и количественных параметров принятого заказчиком материала. В первый столбец вписывается номенклатурный номер полученного объекта, его название, габариты, сортовой тип, марка. Второй столбик предназначен для указания единицы измерения, третий – для количества полученного материала. Затем здесь пишется стоимость одной единицы, определенную договором, общая сумма стоимости без НДС, величина НДС и окончательная итоговая сумма, которую организация обязана перевести поставщику |
Если посредством приходного ордера заказчиком принимаются драгметаллы, то в форму добавляется дополнительный пункт. В нем прописывается регистрационный номер технического паспорта всякого изделия.
Общие правила составления
При получении нескольких видов материала по одной накладной, можно составить один приходный ордер. Но главное это правильно составить документ.
Для этого нужно знать, какие именно сведения требуется указывать:
| Код по виду операции | Проставлять код нужно только при наличии у принимающей стороны классификатора разновидностей операций. При отсутствии подобного классификатора в данной строчке проставляется прочерк |
| Код по поставщику | Этот код указывается при наличии у экономического субъекта классификатора по кодам поставщиков. Отсутствие классифицирующего документа предусматривает проставление прочерка в этой строке |
| Страховая организация | Здесь пишется название страховой фирмы, застраховавшей получаемый объект. При отсутствии страховки указывается прочерк |
| Номерное значение сопроводительного документа | Прописывается номер того документа, на основании какого зачислились материалы. Таковым может являться накладная от поставщика либо товарно-транспортная накладная |
| Номер, соответствующий платежному документу | Пишется номер того документа, согласно какому материалы проплачены. Под таковым может рассматриваться платежное требование либо поручение |
| Цена (7 графа) | Прописывается стоимостное значение для одной единицы принимаемого объекта без учета НДС |
| Сумма НДС (9 графа) | Показывается сумма НДС для всего объема полученной продукции |
| Номер паспорта (11 графа) | Данная графа заполняется при принятии драгоценных камней или металлов, для которых необходимым сопутствующим документов является особый паспорт |
| Порядковый номер по складской картотеке (12 графа) | Здесь прописывается номерное значение учетной карточки материалов по форме М-17 |
Образец документа
С тем как выглядит бланк приходного ордера по форме М-4 можно ознакомиться здесь. Этот бланк можно использовать в процессе хозяйственной деятельности.
Либо руководствуясь образцом, можно разработать собственную форму документа. Главное чтобы в разработанной самостоятельно форме наличествовали все должные реквизиты.
Посмотреть, как правильно заполнять приходный ордер М-4 можно здесь. Важно правильно заполнить ордер. Ненадлежащее составленный документ будет признан недействительным. А это означает, что первичные учетные документы отсутствуют.
Кто подписывает ордер
Готовый приходный ордер М-4 должен быть заверен подписью. Ставить подпись вправе исключительно лицо, являющееся материально ответственным и которое непосредственно принимает поступившие в организацию материалы.
После того как ордер подписан, недопустимо вносить изменения в пункты формы. Документ с исправлениями будет признан недействительным.
После того как приходный ордер надлежаще оформлен, а хозяйственна операция учтена в бухучете, документ отправляется на архивное хранение.
Затребовать его может налоговый орган при проведении инспекционной проверки. Потому приходные ордера следует хранить в порядке, предусмотренном для сохранения первичной учетной документации.
Основные правила по заполнению формы М-4
С 2013 года данная форма не является строго обязательной к применению, тем не менее, она по-прежнему широко используется на предприятиях и в организациях.
Приходный ордер имеет две стороны и содержит все необходимые сведения, касаемо поставщика, потребителя и самой продукции: ее наименование, сорт, размер, количество, стоимость и т. д. (при этом следует отметить, что часть ячеек можно оставлять пустыми). Если в составе товарно-материальных ценностей имеются драгоценные металлы или камни, то в данном документе необходимо указать сведения из сопроводительного техпаспорта.
При оформлении ордера следует избегать ошибок и помарок, а в случае допущения неточностей лучше заполнить новый бланк.
По правилам бланк можно заполнять как от руки, так и на компьютере, но в любом случае, документ должен обязательно содержать «живые» подписи представителя поставщика и потребителя.
После оформления, номер приходного ордера необходимо зарегистрировать в карточке учета материалов и передать на хранение в бухгалтерию предприятия, где он, как и другие первичные документы должен храниться не менее пяти лет.
Выписывается документ точно в день поступления товаров и отражает фактический приход. Оформляется приходный ордер в одном экземпляре, а если от одного и того же поставщика в течение одного дня бывает несколько поставок, их все можно вносить в один документ.
Форма КО-1
Заполнять приходный ордер нужно в одном экземпляре. Форма состоит из 2 разделов. Первый – непосредственно приходный ордер, а второй – отрывной листок – квитанция. Последняя выдается лицу, внесшему средства. В строке “Основание” указывается содержание выполненной операции. К примеру, это может быть “оплата счета № 321 от 1.02.2017 г.”. В поле “В том числе” приводится величина НДС. Сумма указывается цифрами. Если налог не предусмотрен, то следует написать “Без НДС”. В поле “Приложение” перечисляются документы, которыми сопровождается ордер. Корреспондирующий счет ставится в зависимости от источника средств. Код подразделения указывают операционисты обособленных структурных отделений предприятия. Ячейка “Дебет” должна содержать счет кассы в соответствии с планом. Нумерация документов сквозная, устанавливается на один год. В форме не должно присутствовать номеров, записанных не по порядку, или задвоенных кодов. Обязательным реквизитом считается ОКПО. Сведения указываются в соответствии со справкой, выданной органом госстатистики. Название организации указывается в том же виде, в котором оно присутствует в учредительной документации. Если на предприятии утверждены коды аналитики, в ордере необходимо их указать. На документе присутствует ячейка “целевое назначение”. Она заполняется только некоммерческими предприятиями с соответствующим финансированием.
Инструкция по заполнению приходного ордера
Сказать, что данный вид документа может вызвать какие-то сложности при заполнении, нельзя, поскольку он имеет вполне простую и понятную форму. Стандартный бланк приходного ордера условно можно разделить на несколько частей, в которых содержится три таблицы.
Заполнение «шапки» и первой таблицы формы М-4
Первая таблица – это «шапка» документа. Сначала в ней указывается номер ордера по внутреннему документообороту компании. Затем вписывается наименование организации, принимающей товар, с указанием ее организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий им организаций – код содержится в учредительных бумагах фирмы), а также (по необходимости) структурное подразделение, которое выписывает ордер.
Далее в таблицу вносится дата составления документа, код вида операции (при использовании такого кодирования), номер склада поставщика, его полное наименование, код (при наличии) и страховщик (если товарно-материальные ценности застрахованы). Затем здесь же указываются номера бухгалтерского счета, кода аналитического учета (если таковая система применяется), номера сопроводительного и платежного документов.
Заполнение второй таблицы формы М-4
Вторая таблица приходного ордера относится непосредственно к приходуемой продукции
. Сначала указывается наименование товара и его номенклатурный номер, затем единица измерения: ее код — в соответствии с Единым классификатором единиц измерения, и наименование (штуки, килограммы, кубы, метры и т.п.). Далее вносятся сведения о количестве принятых товарно-материальных ценностей (по документам и фактически) – они должны совпадать.
После этого идет информация о стоимости: в седьмой столбик вносится цена за штуку, потом — общая стоимость без учета НДС, затем — выделенный НДС, а потом общая цена уже с учетом НДС. Номер паспорта указывается, если товарно-материальные ценности имеют данный сопроводительный документ (например, ювелирные изделия). В последнюю очередь в таблицу вписывается номер карточки по складской картотеке.
Оставшиеся незаполненными строки необходимо перечеркнуть (в виде буквы Z или крест накрест).
Заполнение оборотной стороны формы М-4
На обратной стороне документа подводится итог по приходу
: общее количество принятого товара, его общая стоимость без НДС, размер НДС и стоимость с НДС. Письменно расшифровывать суммы не нужно.
В завершение на приходном ордере должны быть поставлены подписи непосредственного приемщика товара (в данном случае, кладовщика) и представителя поставщика (в данном случае, экспедитора) с обязательной расшифровкой. Заверять ордер печатью нет необходимости, т.к. с 2021 года юридические лица могут не проштамповывать свои документы.
Несмотря на вступление закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в силу, по сей день востребованными остаются формы , которые ранее считались унифицированными и обязательными к применению.
Одной из таких форм является приходный ордер М4 (далее по тексту – ордер М-4). Он активно используется малыми предприятиями для учета поступивших материалов. Тем более сам закон №402-ФЗ делать этого не запрещает.
Что это за документ?
Прежде всего, форма этого приходного ордера утверждена Госкомстатом РФ в Постановлении №71а от 30.10.97. На сегодняшний день она не является обязательной к применению, но ее использование не запрещено законом.
Чтобы спокойно пользоваться указанным документом для целей учета, требуется только утвердить его в .
Этот документ оформляет принятие на учет материалов, которые поступили на предприятие от поставщиков либо из переработки. Стоит отметить, что указанная форма используется только при поступлении материалов, по которым нет претензий к их качественному или количественному содержанию, т.е. при соответствии данных по факту документам от поставщика. Об этом говорится в п. 49 Методических указаний МинФина РФ (приказ №119н от 28.12.2001г.).
Ордер М-4 служит основой
складского, налогового и бухгалтерского учета материалов. В частности, в п.1 статьи 9 закона №402-ФЗ сказано, что все факты хозяйственной деятельности обязательно оформляются первичными документами. Таким образом, приходный ордер М4
служит подтверждением принятия (!) активов на учет
. Он заполняется на фактическое количество принимаемых материальных ценностей и на основании сопровождающей их первичной документации.
Кроме того, составление этого документа выполняет еще одну функцию – он служит признанием поставки материалов без наличия претензий к поставщику (переработчику).
Для чего нужен приходный ордер
Для чего нужен приходный ордер? Такой вопрос часто возникает у неопытных бухгалтеров.
Приходный ордер по форме М-4 — это документальное подтверждение того, что сведения из первичных документов поставщика действительно сходятся с фактическим наличием и качеством принимаемых материальных ценностей.
При наличии расхождений в количестве приобретенных ценностей или недостатков в их качестве приходный ордер оформлять нельзя. Вместо него заполняется акт о приемке материалов, на основании которого выставляются претензии к поставщикам или грузоперевозчикам (п. 49 ч. I разд. 2 приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).
Применение данного ордера
Как уже было указано ранее, приходный ордер М4 используется для оформления постановки на учет
материалов, к которым относятся:
- разнообразное сырье;
- приобретенные полуфабрикаты;
- материалы (основные и вспомогательные);
- комплектующие и запчасти;
- топливо и тара;
- стройматериалы, и иные подобные активы, которые на основании ПБУ №5/01 «Учет материально-производственных запасов» признаются материалами.
Однако форма М-4 используется не только при поступлении на предприятие материалов от поставщика (т.е. по , и по иным основаниям) или из переработки.
С помощью такого приходного ордера оформляется постановка на учет активов
, которые:
- поступили в качестве вклада от учредителей в ;
- поступили в организацию на безвозмездных основаниях;
- приобретены подотчетным лицом;
- изготовлены собственными силами;
- выявлены в ходе ревизии как излишки, и т.п.
Иными словами, при любых основаниях поступления материалов всегда должен оформляться ордер М-4! Но только если нет расхождений по их качеству и количеству.
Что касается применения этого документа на предприятиях, то им могут воспользоваться юридические лица любой формы собственности и правовой формы, включая и бюджетные структуры. А вот предприниматели решают сами: использовать им ордер М-4 в учете или нет. Дело в том, что Постановление Госкомстата РФ №71а от 30.10.97г. распространяет свое действие только на организации. Предпринимателей указанный нормативный акт не касается. Но если они решили использовать документ для упрощения налогового учета или для целей складского учета, то им следует утвердить применение указанной формы в Приказе.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО. Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов.
Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Общие положения по оформлению
Прежде всего, указанный документ заполняется лицом, ответственным за приемку материалов, в одном экземпляре и потом передается в бухгалтерию для дальнейшего учета активов вместе с сопроводительными на них документами. А для целей складского учета на поступившие материалы открывается карточка учета, в которой отражаются все приходно-расходные операции по данному активу.
Полученные бухгалтерией документы проверяются и в случае отсутствия каких-либо разногласий делаются соответствующие проводки
:
Д сч.10 «Материалы» (если учет ведется сразу через этот счет) К сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами», сч.60 «Расчеты с поставщиками», и т.д. – в зависимости от причины поступления активов.
Подписывается
ордер приемщиком материалов и тем, кто их сдает.
Оформляется документ в день поступления материалов или в другие сроки, которые предусмотрены непосредственно на предприятии, но не позднее сроков, установленных действующим законодательством.
В случае поступления однородных партий, которые пребывают от одного и того же поставщика в течение дня несколько раз, разрешается составление общего приходного ордера М-4 на все такие поставки, имевшие место быть в этот день. Но при этом на каждую отдельно поступившую партию таких материалов на оборотной стороне формы М-4 делаются записи.
Указанные записи в конце дня все проверяются, подсчитываются и по ним выводится общий итог, который и заносится теперь уже в приходный ордер.
Стоит отметить, что вместо ордера М4 на предприятии может проставляться штамп
. Он ставится на любом сопровождающем материалы документе (на , и т.д.) и приравнивается по своей силе и последствиям для учетного процесса к приходному ордеру.
Однако такой штамп может заменить ордер М4
только при условии, что:
- в нем присутствуют все реквизиты приходного ордера;
- все эти реквизиты должны быть заполнены;
- на штампе должен стоять очередной номер формы М-4.
При этом действующее законодательство не запрещает одновременно использовать на предприятии и такой штамп, и ордер М-4.
В случае если при поставке материалов были обнаружены расхождения
с данными поставщика, то вместо приходного ордера составляет акт формы М-7.
Первичный документ по материалам… Все хозяйственные операции должны оформляться первичными документами. Такое требование содержит статья 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Для оприходования поступающих материалов первичный документ установлен. Это приходный ордер по форме № М-4 (утвержден постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а). Этим документом оформляется поступление материалов согласно пункту 49 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утверждены приказом Минфина России от 28.12.01 № 119н).
Но есть еще один упрощенный вариант оформления поступающих материалов. Вместо приходного ордера их приемка и оприходование могут быть оформлены проставлением штампа на документе поставщика (счете, накладной и т. п.). В оттиске штампа должны содержаться те же реквизиты, что и в приходном ордере. То есть заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.
Итак, порядок документального оформления операции по получению материалов четко установлен. Теперь разберемся с ситуацией, когда в организацию поступают товары.
Нужно ли в этом случае заполнять форму № М-4 или для оприходования товаров достаточно накладной от поставщика?
…он же — по товарам Для организаций, которые помимо торговли ведут другие виды деятельности, операции по приемке и оприходованию товаров оформляются в аналогичном порядке, что и материалы. Это предусмотрено пунктом 224 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов. К таким организациям можно отнести, например, производственное предприятие, имеющее в своем составе торговое подразделение. Следовательно, при поступлении товаров в это подразделение должен быть составлен приходный ордер по форме № М-4 или проставлен штамп на документах, полученных от поставщика. Обратите внимание: такой порядок не относится к организациям, которые ведут исключительно торговую деятельность.
Как мы уже отметили, в пункте 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ сказано, что все операции «должны оформляться оправдательными документами». Из дословного толкования этой нормы следует, что покупатель должен сам составить первичный документ, по которому он оприходует поступившие ценности. Это и будет приходный ордер по форме № М-4. В нем указываются дата поступления, количество ценностей и прочие обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ). И заменить приходный ордер, когда товары поступают в подразделение фирмы, товарная накладная по форме № ТОРГ-12 не может. Несмотря на то что второй экземпляр этого документа, полученный от поставщика, является основанием для оприходования поступивших ценностей.
Поэтому при поступлении товаров в торговое подразделение нужно составить приходный ордер по форме № М-4. Если этого документа не будет, при проверке налоговики могут предъявить претензии не только за отсутствие первичных документов, но и снять вычет входного НДС.
Со штрафом и без вычета НДС Отсутствие первичных документов приравнивается к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (п. 3 ст. 120 НК РФ). По этой норме кодекса штраф составляет от 5 до 15 тыс. рублей. Если при этом занижена налоговая база, то размер санкций равняется 10 процентам от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 тыс. рублей.
Последний вариант наказания связан с тем, что налоговый учет строится на основе данных первичных документов бухгалтерского учета (ст. 313 НК РФ). Оприходование поступивших материалов или товаров без составления приходного ордера может рассматриваться как занижение базы по налогу на прибыль.
Кроме того, отсутствие приходного ордера по форме № М-4 может стать причиной отказа в вычете входного НДС по приобретенным материалам или товарам (если их получает подразделение). По ним налог ставится к вычету, если от поставщика получен счет-фактура, а товарно-материальные ценности оплачены, приняты к учету и будут использованы в облагаемых НДС операциях (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
По каждой хозяйственной операции оформляются первичные учетные документы. При этом документы должны составляться по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если в альбоме необходимой формы нет, первичный документ должен содержать обязательные реквизиты. После того как документы подготовлены, они принимаются к учету (ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ). Только после этого операция может быть отражена на счетах бухгалтерского учета. Следовательно, поступление материалов в организацию или товаров в торговое подразделение отражается на счетах лишь после того, как будет составлен приходный ордер по форме № М-4. С этого момента организация может воспользоваться вычетом входного НДС при соблюдении остальных условий для зачета. Олег Гульст, эксперт «УНП»
/»Учет, налоги, право», 06.12.2005/
Пошаговая инструкция заполнения
- порядковый номер формы и дату ее составления;
- название организации и подразделения, принимающего материалы;
- далее указывается наименование поставщика и при наличии – страховой компании. Страховая компания указывается лишь тогда, когда груз страховался. В противном случае в этой графе или ставят прочерк, либо она остается пустой;
- что касается кодировок – «Код операции», «Код поставщика», и т.д., – то указанные графы редко заполняются представителями малого бизнеса, поскольку они обычно не утверждают внутренний классификатор таких кодов. Поэтому в данных графах либо делают прочерк, либо оставляют их пустыми;
- далее кладовщик ставит номер сопроводительного документа в одноименной графе. Данные берутся из накладной.
Как только заполнение этой табличной части ордера закончено, то кладовщик приступает к описательной части
:
Все эти графы заполняются в одном документе на несколько видов материалов, если они на предприятие поступили по одной накладной. Именно поэтому в конце, на оборотной стороне приходного ордера М4 подводится итог только по стоимостным показателям.
Если же материалы поступили по разным накладным, то на каждую их поставку заводится свой приходный ордер.
Исключение составляет поставка, совершенная в течение дня, однородных грузов и от одного поставщика. В этом случае оформляется общий приходный ордер.
Что касается таких граф, как «Корреспондирующийся счет» и «Номер платежного документа», то их обычно заполняет бухгалтерия на основе своих данных.
Подписывается ордер кладовщиком и тем, кто привез материалы от поставщика, из переработки или сдает их на склад при поступлении по другим основаниям.
Пошаговая инструкция оформления приходного ордера в 1С представлена в следующем видео уроке:
Приходный ордер М-4 — первичный документ, подтверждающий оприходование ТМЦ на склад. Разберемся, когда применяют форму М-4 и рассмотрим пример заполнения приходного ордера М4. Здесь вы сможете в excel.
Читайте в статье:
Приходный ордер по форме М 4 выписывают в момент оприходования ТМЦ, поступающих от контрагента или из переработки. Но при этом количество и качество материалов должно быть идентично информации, приведенной в товаросопроводительных документах.
Как правило, приходный ордер М4 оформляют на каждую поставку. Но также есть случаи, можно выписать один ордер на получение нескольких наименований ТМЦ. Такими случаями является поступление:
- ТМЦ от одного поставщика по одной накладной;
- однородных материалов от одного поставщика по разным накладным в течение одного дня.
Приходный ордер М 4 составляют в одном экземпляре работники склада. Свои подписи на документе ставят кладовщик и лицо, доставившее ТМЦ на склад (в частности, экспедитор или водитель).
После заполнения форму М4 передают в бухгалтерию вместе с другими товаросопроводительными документами.
Как заполнить приходный ордер по форме М-4
Госкомстат утвердил данную форму 30 октября 1997 года постановлением № 71а. В настоящее время она носит рекомендательный характер. Компания вправе разработать и утвердить собственный бланк приходного ордера. При этом его применение должно быть отражено в учетной политике.
Приходный ордер М4
Документ состоит из шапки, двух таблиц с графами с внешней стороны и таблицы на оборотной стороне с итоговыми показателями.
В шапке укажите номер документа согласно внутреннему документообороту, название фирмы, принявшей товар и ее организационно-правовую форму, код ОКПО и структурное подразделение, выписавшее ордер.
В первой таблице укажите дату поступления ТМЦ, код вида операции, название склада, название и код поставщика; страховую компанию, если страхуете груз, корреспондирующие счета для бухгалтерского и аналитического учета, а также номера сопроводительного и платежного документов.
В графах, где информация отсутствует и не обязательна к заполнению ставьте прочерки.
Цитата: Вместо приходного ордера можно оформлять штамп. Это сократит документооборот в компании. Читайте об этом ниже.
Порядок заполнения граф второй таблице приведем ниже.
Таблица 1. Заполнение граф приходного ордера М-4
| Номер графы | Содержимое |
| 1 | название, сорт, размер ТМЦ |
| 2 | номенклатурный номер ТМЦ |
| 3,4 | единицы измерения |
| 5,6 | количество ТМЦ по товарно-сопроводительным документам в соответствии с фактическим |
| 7 | стоимость единицы без НДС |
| 8 | общая сумма по ТМЦ без НДС |
| 9 | общая сумма НДС |
| 10 | общая сумма по ТМЦ с НДС по строке |
| 11 | номер паспорта, прилагаемого к ТМЦ, содержащими камни и драгоценные материалы. При отсутствии ставьте прочерк |
| 12 | порядковый номер согласно складской картотеке карточек учета |
Оборотная сторона показывает итог: общие количество ТМЦ, стоимость вместе и без НДС, сумму НДС.
