Назначение и содержание документа
Счет на оплату — это документ, содержащий платежные реквизиты и являющийся основанием для уплаты определенной суммы за товары или услуги, предоставляемые продавцом. ИП может выставить требование на перечисление средств на свой счет лицам, с которыми у него заключены договоры купли-продажи, оказания услуг, а также тем лицам, с которыми подобные соглашения не заключались.
Обязательные элементы счета на оплату:
- Данные продавца (наименование ИП или юридического лица, адрес компании, ИНН и КПП)
- Данные покупателя (наименование ООО или ИП, адрес, ИНН и КПП)
- Перечень товаров и услуг для оплаты, их количество и стоимость
- Общая сумма к оплате
- Платежные реквизиты (номер расчетного счета продавца)
- Дата выставления счета
Когда необходимо выставлять
Это документ, который является доказательством проведенной сделки для бухгалтерии, фирмы или другой организации.
В обязательном порядке счет выставляется в следующих случаях:
- Если компания работает на рынке и освобождена от налога на добавленную стоимость по статье 145 Налогового кодекса РФ
- Контрагенты не успели заключить договор, а поставку товара нужно осуществить в сжатые сроки. Поставщик может сформировать счет на оплату, а чуть позднее стороны скрепят свои отношения договором.
- Пункт 1 статья 169 Налогового кодекса РФ – процесс торговли документально оформлен от личного имени и с применением ОСН
- Статья 168 Налогового кодекса РФ – предприятие получило частичную предоплату
- Покупателю требуется единоразовая поставка, и оформлять долгосрочный договор просто не имеет смысла.
Счет может выполнять роль оферты, если в нем отразить все условия сотрудничества. Оплаченный счет станет юридическим подтверждением сделки между контрагентами. И в таком случае не потребуется заключение договора.
Зачем нужен акт по выполненным работам
Акт выполненных работ для ИП представляет собой документ, который подтверждает выполнение работы согласно договору в срок и без претензий по качеству. По сути, он выступает соглашением между заказчиком и исполнителем. В большинстве случаев этот документ выступает приложением к договору подряда. В этом случае он указывает на то, что подрядчик полностью выполнил обязательства перед заказчиком.
Оформление рассматриваемого бланка по итогам исполнения договора в 2021 году (впрочем, как и ранее) имеет огромное значение для обеих сторон:
- Если у заказчика осталось недовольство результатами работы исполнителя, он вправе отказаться от подписания вплоть до полного устранения замечаний. Таким образом, если договором предусмотрен акт, заказчик застрахован от недобросовестности исполнителя.
- В то же время оформление документа позволяет избежать необоснованных споров. Если претензии будут выставлены заказчиком уже после подписания, исполнитель вправе отказаться от устранения.
Важно следить, чтобы акт оформлялся в установленный срок в соответствии с принятой формой. Если даже исполнитель полностью выполнит обязательства по заключённому договору, но не проследит за подписанием документа, недобросовестный приёмщик сможет востребовать назад выплаченные средства. С другой стороны подписание без проверки качества приведёт к тому, что заказчик не будет вправе выставить претензии.
Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:
Порядок оформления договоров на выполнение работ
Индивидуальный предприниматель должен помнить, что в случае судебного разбирательства между заказчиком и исполнителем, основным документом, подтверждающим качество и сроки выполнения, будет выступать именно акт. Также важно знать, что он считается недействительным, если отсутствует соответствующий договор.
Правильное составление значимо и для целей налогообложения. Если ИП по договору выступает заказчиком, он вправе принимать в качестве расходов для целей налогообложения суммы, указанные в акте. Если же индивидуальным предпринимателем оказаны услуги без НДС или с ним, оплата будет отражаться в доходной части.
Как правильно заполнить: примеры
В таблице представлены примеры правильного заполнения всех реквизитов:
Реквизиты | Пример заполнения |
Номер счет и дата выставления | Счет на оплату №1204 от 25.10.2018 г. |
Наименование и данные продавца | ИП Александров Дмитрий Александрович, ИНН 65663666377, 390939, Московская область, г. Москва, ул. Ленина, дом 13, офис 5, тел. +7 (900) 111-11-11 |
Наименование и данные получателя | ООО Василевс, ИНН 658564743579957, КПП 5244771559, 390939, Московская область, г. Москва, ул. Ленина, дом 14 |
Товары или услуги | Юридическая консультация |
Количество | 1 |
Общая сумма прописью | Всего наименований 1, на сумму одна тысяча пятьсот рублей 00 копеек |
Банковские реквизиты | Банк получателя: Сбербанк России ОАО г. Москва, БИК 6785463, счет №748632148, р/с №57845216931 |
Подпись | ИП подписывает счет лично |
Если вместо ИП подписывает счет его доверенное лицо, то рядом указываются реквизиты доверенности, которая подтверждает его полномочия, а также должность физического лица, ФИО и расшифровка.
Правила оформления
Строгих правил по оформлению счета не существует, но по сложившимся стандартам информацию в нем располагают в определенном порядке:
- В шапке — персональные данные продавца и покупателя
- Банковские реквизиты
- Далее обозначают номер документа и дату его составления
- После снова повторяют данные продавца и покупателя
- Список предоставляемых товаров или услуг
- Если товар продается с НДС, то это необходимо обозначить
- В завершение ставится подпись и данные продавца
Наличный расчет
Внести денежные средства для оплаты счета наличными может любой плательщик, так как это самый легкий способ. Покупателю требуется прийти в главный офис компании или магазин, в котором делался заказ. Здесь предоставляется счет, а также передается сумма, прописанная в нем.
Недостаток такого варианта – именно в необходимости личного посещения некоего пункта обслуживания. К примеру, если покупатель проживает в Беларуси или Казахстане, а покупку сделал в российском магазине, вряд ли он полетит оплачивать ее в другое государство. В этом случае оптимально изучить методы безналичной оплаты, то есть перечисления платежа.
Как выставить счет с НДС?
Налог на добавленную стоимость часто указывается в счете на оплату.
Его выделение не является обязательным требованием, но этот шаг поможет избежать ошибок при дальнейших расчетах общей стоимости.
Образец заполнения аналогичен тому, что и для оплаты без НДС. Единственное отличие — в конце бланка необходимо указать сумму НДС, которая повлияет на итоговую сумму оплаты продукции.
Во избежание каких-то оплошностей выставляют счет-фактуру. Это документ, который заполняется по шаблону, и на основании которого получатель товара делает выводы о возмещении или вычету НДС.
Пример счет на оплату с НДС:
Стоит учитывать, что НДС можно отразить двумя способами:
- Включить налог в итоговую стоимость. К примеру, если стоимость операции с учетом НДС равна 30000 рублей, обозначаем так: Сумма операции = 30000 р., в том числе НДС 18% = 5400 р., итого к оплате = 30000 р.
- Указать стоимость без НДС и начислить его сверху. Обозначаем так: Стоимость операции = 30000 р., в том числе НДС 18% = 5400 р., всего к выплате = 35400 р.
Нужен ли оригинал счета плательщику
Сейчас в основном используется электронная форма документации. Скан-копии бумаг отправляются контрагенту факсом или почтой.
Читать так же: Срок налоговой давности
Если возникает необходимость передать подлинники, то пользуются курьерской службой или почтой. Оригинальный экземпляр счета-фактуры передается плательщику НДС (требуется для налогового вычета). Поэтому подготавливается два экземпляра, один из которых остается у продавца, второй — направляется покупателю.
Важно: плательщики НДС также могут использовать электронную версию счета-фактуры, но он должен иметь цифровую подпись. Другие варианты визирования документа недопустимы.
Как выставить счет на оплату по безналу
В ФЗ № 161 «О национальной платежной системе» сказано, что все расчеты, проводимые по безналичной форме, могут осуществляться только с согласия клиента.
Регламент заполнения документа идентичен тому, что используется при других видах оплаты.
Как отражать НДС в счете на оплату
Если бизнесмен — плательщик НДС, то сумма взноса обязательно отображается в платежных документах. Сделать это можно так:
- Налог включается в итоговую стоимость, но для наглядности выделяется отдельной строкой.
- Показывается стоимость услуги (товара) без учета налога, затем вычисляется его размер. Итоговая цена формируется как сумма этих двух величин.
Важно: рекомендуется всегда выносить размер налога отдельной строкой — это позволит избежать возможных ошибок при расчетах.
Когда нужно указывать в счете срок его оплаты
Деньги должны поступить продавцу в срок, предусмотренный договоренностями. Он указывается в тексте контракта, либо же на самом платежном документе. Изменять период внесения средств не допускается.
Примечание: если средства вносились по безналичному расчету и при этом были обнаружены неточности в реквизитах, то поставщик должен быть уведомлен об ошибке как можно скорее. Делается это в письменной форме. Такая процедура позволит увеличить срок оплаты.
Список полезных сервисов для оформления бухгалтерских документов
Контур.Бухгалтерия
- Быстрое выставление счета с пошаговой инструкцией
- Отправление документа электронной почтой покупателю
- Большое количество сервисов для бухгалтеров (автоматическое оформление отчетности, расчет отпускных и многое другое)
kub-24.ru
Удобная онлайн-программа для выставления счетов.
Есть возможность настроить автоматическую подгрузку логотипа, печати организации и электронной подписи руководителю. Документ отправляется покупателю на электронный ящик.
выставить-счет.рф
Онлайн-сервис для выставления счетов и ведения бухгалтерских документов (первичной документации). С помощью сервиса можно создать Счет, Акт, Товарную накладную ТОРГ-12, Счет-фактуру, УПД и Квитанцию Сбербанка (ПД-4). Созданные документы можно сохранить, распечатать или отправить по электронной почте.
Общие правила выставления счетов
Выписываются счета на оплату как на основании договоров, так и без них. Готовый документ можно переслать по электронной почте либо вручить лично покупателю. У счёта документа нет узаконенного формата, то есть вы его разрабатываете самостоятельно в любом текстовом редакторе с таблицами.
Для его оформления можете использовать фирменный бланк или пустой лист, это тоже нигде не регламентировано. И также можно воспользоваться онлайн-порталами (например, сервисами «Моё дело» или «Эльбой») либо бухгалтерскими программами, которые упрощают данный процесс. Самым распространённым из них является программное обеспечение компании 1С.