Счет, счет-фактура и акт выполненных работ

Заменяет ли УПД акт выполненных работ – вопрос, волнующий бухгалтера, который стремится сократить документооборот. Какие документы допустимо выставлять, если фирма занимается выполнением работ? Можно ли совместить несколько документов в одном? Расскажем, что заменяет УПД и покажем образец универсального передаточного документа.

Также см:

• Что означает статус в УПД
• Можно ли выписывать УПД на услуги

Функции УПД

В современном учете повсеместно используют УПД. Эта аббревиатура расшифровывается как – универсальный передаточный документ. Однако он был введен в оборот не так давно – всего лишь в 2013 году.

Основная цель УПД – уменьшение количества документов, оформляемых по одной сделке. Наиболее актуален такой документ для фирм, которые занимаются выполнением работ и для этого одновременно продают клиенту свой товар или продукцию. Почему так происходит, рассмотрим дальше.

Каким образом УПД уменьшает количество документов? Суть в том, что его основная функция – совмещение в себе первички и счета-фактуры. УПД заменяет выдаваемые по сделке акт выполненных работ/акт на оказанные услуги или товарную накладную в сочетании со счетом-фактурой.

ВАЖНО!

Бланк УПД был предложен в письме ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96.

За основу универсального передаточного документа был взят бланк счета-фактуры. В 2021 году в него были внесены некоторые изменения, и в 2021 году актуальна следующая форма УПД:

Почему мы указали, что бланк был именно предложен ФНС? Дело в том, что с 2013 года безусловное применение унифицированных форм документов отменено. Стали использовать бланки относительно свободных форм. Но в любом случае, при составлении таких документов необходимо соблюдать только следующие условия:

• в документе есть обязательные реквизиты (их перечень утвержден законом);
• форма документа утверждена и закреплена в учетной политике предприятия;
• в договоре с контрагентом оговорено применение данной формы закрывающего сделку документа.

Выписывают УПД вместо акта выполненных работ (акта оказанных услуг или товарной накладной) и счета-фактуры. Поэтому обязательные реквизиты УПД представляют собой компиляцию обязательных реквизитов первички и счета-фактуры.

Что должна содержать в себе бухгалтерская первичка (акт выполненных работ/оказанных услуг/накладная), установлено Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухучете. А вид счета-фактуры прописан в ст. 169 НК РФ. С 1 июля 2021 года были внесены изменения в бланк счета-фактуры, поэтому аналогичные корректировки должны быть в УПД.

Образец УПД со всеми необходимыми реквизитами и данными можно посмотреть в нашей статье «Универсальный передаточный документ (УПД) с 1 июля 2021 года: заполненный образец».

Заменяет ли УПД акт выполненных работ

Разработанный и предложенный ФНС универсальный передаточный документ (УПД) представляет собой своеобразный симбиоз счета-фактуры с учетной первичной формой. По предположениям налоговиков его применение должно существенно сократить документооборот предприятия в части оформления сделок по поставкам ТМЦ, оказанию различных услуг и другим операциям. Это осуществимо, поскольку документ сочетает в себе все элементы, присущие формам налогового и бухгалтерского учета, а, значит, способен заменять сразу два документа, которыми обычно оформляется любая хозяйственная операция, производимая фирмой. Узнаем, заменяет ли УПД акт выполненных работ и как это можно осуществить на практике.
Сразу скажем, что созданный налоговиками документ, соединяя все необходимые признаки первичного и расчетного документа, подходит для замены собой, как одного акта выполненных работ (АВР) в отдельности, так и акта вместе с соответствующим счетом-фактурой (СФ). Просто следует принять во внимание некоторые существенные моменты, о которых поговорим далее.

Форма УПД, подготовленная и утвержденная в ФНС 21.10.2013 письмом №ММВ-20-3/ – это документ рекомендованный, но не обязывающий организации к тотальному применению. Фирмы и бизнесмены могут по-прежнему составлять АВР и СФ, но могут и перейти на оформление единого документа, призванного уменьшить существующий сегодня весьма громоздкий документооборот.

Принятие решения в части применения УПД в компании следует отразить соответствующим распоряжением руководителя. Необходимо также закрепить этот факт в учетной политике, поскольку документ отвечает требованиям, предъявляемым к первичной документации.

Компаниям разрешено изменять форму документа, дополняя необходимыми элементами в силу специфических особенностей деятельности или же упразднять ненужные строки, однако часть, отведенная под счет-фактуру, не должна подвергаться изменениям. Надо помнить и о перечне реквизитов первичной формы, которые делают ее действительной, т. е. убирать строки, несущие подобную информацию, из документа нельзя.

Использование УПД фирме придется согласовать с партнерами. Зачастую в соглашениях оговариваются формы, которые будут составляться в качестве подтверждения приемки ТМЦ/услуг и расчетов с поставщиками и заказчиками. Если договором предусмотрены счета-фактуры и акты, то, для того, чтобы применить универсальный передаточный документ вместо акта выполненных работ, необходимо будет оформить допсоглашение, закрепляющее изменения.

Предприятие может оформить УПД вместо акта выполненных работ в 2-х случаях:

В первой вариации достаточно заполнить единый передаточный документ, одновременно заменяющий акт и счет-фактуру. Важно заполнить его, руководствуясь рекомендациями, продиктованными в том же письме ФНС, которым утверждена форма.

Используемый в таком качестве УПД имеет статус «1», который обязательно проставляется в имеющемся поле. Поскольку в этом случае УПД совмещает АВР и СФ, заполняются все строки и графы, требующиеся для признания документа и первичным, и расчетным. К тому же, грамотно составленный передаточный документ впоследствии может быть применен для получения вычета по НДС.

Во второй вариации универсальный передаточный документ заменяет акт выполненных работ, но СФ выписывается отдельно. УПД, используемый в качестве первичного документа, имеет информационный статус «2», который также указывается.

Для признания такого документа первичным необходимо, чтобы в нем были заполнены все обязательные для первичных форм реквизиты, в т. ч. и отдельные строки части документа, отведенной под СФ. Полностью заполнять этот сегмент документа нет необходимости, поскольку к УПД будет прилагаться составленная отдельно счет-фактура.

Отметим, что использование этого варианта чаще встречается при переходе компании к применению УПД как единого документа, и длится этот период недолго, поскольку эффективность составления и использования одного документа вместо двух очевидна.

Первичные документы | 10:30 4 октября 2017

Первичные документы | 11:36 15 декабря 2014

>Когда универсальный передаточный документ заменяет акт выполненных работ?

Применение УПД упрощенцем

Так как говорим о применении УПД вместо счета-фактуры, возникает закономерный вопрос: может ли упрощенец использовать УПД вместо акта выполненных работ?

Да, может. Несмотря на то, что упрощенец не выставляет счета-фактуры.

При применении УПД для выполненных работ упрощенец должен внимательно отнестись к заполнению этого документа, а именно – к полю «Статус» (применяющий УСН должен использовать только статус «2»).

Об указании статусов в УПД узнайте из нашей статьи «Что означает статус в УПД».

УПД вместо акта выполненных работ

Согласно разъяснениям, выпущенным вместе с формой этого документа в приложениях к письму ФНС, универсальные документы можно применять двумя путями:

• Как замену счета-фактуры и первички
• Только как замену первички

Причем форма является рекомендованной, не обязательной для применения. Компании и предприниматели сами решают, какими документами будут оформлять свои операции, отражая это решение в учетной политике.

При любом варианте использования УПД выполняет роль первичного документа. Следовательно, должен содержать все необходимые для таких документов реквизиты (их перечень прописан в 9 статье закона о бухучете). Официальная форма, разработанная ФНС, эти реквизиты включает. Поэтому, выставляя универсальный документ по официальной форме, требования закона вы не нарушите.

При этом в письме приведен примерный перечень первичных документов, вместо которых может использоваться УПД (ТОРГ-12, ОС-1 и др.). Акт выполненных работ непосредственно не упомянут. В связи с этим возникает вопрос: заменяет ли УПД акт выполненных работ? Однозначный ответ на этот вопрос можно найти в приложениях к письму, в которых, в том числе указано, что УПД может подтверждать факт сдачи результатов выполненных работ (смотрите второе приложение к упомянутому письму).

Вместе с тем, чтобы выставить универсальный передаточный документ вместо акта выполненных работ, может потребоваться ряд действий.

Как мы уже указали выше, решение о применении универсальных документов нужно зафиксировать в учетной политике компании или предпринимателя. Также необходимо определить форму применяемых УПД.

Это может быть как официальная форма (без изменений), так и доработанная форма (в форму ФНС при желании можно вносить изменения; при этом необходимо сохранить все обязательные реквизиты для первички и счетов-фактур). Так, если за оформление операции в компании отвечает несколько лиц, то соответствующие строки (например, строку 13 можно дополнить строкой 13а, предусмотрев подписи всех лиц, ответственных за оформление операции).

2422 downloads 1145 downloads

Согласование использования универсального документа может потребоваться и со стороны контрагентов, особенно если в договоре прямо прописаны документы, используемые для приемки выполненных работ и их оплаты. Для избежания разногласий в адрес корреспондентов рекомендуется направить уведомительное письмо о переходе компании на использование универсальных документов, а при необходимости оформить дополнительное соглашение к договору.

При этом, отметим, что ничто не мешает использовать наряду с универсальными документами и обычные формы актов выполненных работ, счетов-фактур. Такие возможности можно предусмотреть в учетной политике. О допустимости использования разных форм документов даже в рамках одного договора сообщало и ФНС в письме от 27.05.15.

Как видите, УПД заменяет акт выполненных работ, но если не учитывать вышеуказанные моменты, могут возникнуть некоторые затруднения с налоговиками или контрагентами. Если же все учесть, то универсальные документы можно смело применять. Налоговики обязаны будут их принимать для целей налогообложения и НДС и налога на прибыль.

>Кофе-пауза: а вы искусный плотник?>Универсальный передаточный документ вместо счета-фактуры и накладной

Особенности применения УПД

При составлении УПД следует помнить о следующих особенностях применения этого документа:

• недопустима замена универсальным передаточным документом счета-фактуры на аванс, так как при выставлении авансового счета-фактуры отсутствуют основания для составления первичного документа;

ВАЖНО!

Счет-фактура может быть только первичным документом и не может быть только счетом-фактурой. Здесь же уточним, что можно выставить счет-фактуру и УПД одновременно, где УПД будет иметь статус «2» и выступать только в качестве первичного документа.

• применение УПД не обязательно. Организация может использовать УПД или пакет, состоящий из первички + счет-фактура. Более того, с разными контрагентами можно пользоваться разными комплектами документов;
• в УПД можно одновременно включать не только данные о товаре, но и о выполненных работах или оказанных услугах.

И здесь мы подошли к ответу на вопрос, заданному в начале статьи: почему же УПД так выгоден тем, кто выполняет работы.

Порядок использования УПД для компании, оказывающих услуги

Если компания оказывает услуги, то у нее не должно возникать проблем с заполнением УПД, а также использованием его.При этом компании определяют цель документа – только с целью замены счет-фактуры, либо с целью замены двух указанных документов.

В хозяйственной деятельности компаний могут возникать и такие ситуации, когда одновременно производится реализация товара, а также оказание услуги. К примеру, погрузка товара, транспортировка товара, доставка продукции и т.д. В этом случае такие компании задаются иным вопросом: возможно ли использование УПД одновременно с целью реализации товара и для оказания услуг?

Ответ на данные вопрос будет положительным: согласно письма ФНС ЕД 4-15/17910, использование документа для этих целей допустимо. Но при этом должны выполняться определенные правила:

Чем хорош УПД для выполняющих работы

Например, организация занимается установкой оборудования для заказчика. При этом она должна оформить в качестве закрывающих документов:

• товарную накладную на оборудование + счет-фактуру;
• акт выполненных работ + счет-фактуру.

Если организация находится на упрощенной системе налогообложения, количество документов меньше:

1. Товарная накладная.
2. Акт выполненных работ.

Какой пакет документов дать заказчику? Накладные, акты, счета-фактуры или УПД? На наш взгляд ответ очевиден: один УПД вместо четырех (или двух) документов.

Приведем образцы заполнения УПД для применяющих основную систему налогообложения (ОСН) и для упрощенцев.

ПРИМЕР

Пусть ООО «Принцип» занимается установкой оборудования на транспортные средства заказчика.

Так выглядит УПД ООО «Принцип», если фирма находится на ОСНО:

ОБРАЗЕЦ УПД ДЛЯ ОБЩЕГО РЕЖИМА

Рассмотрим УПД ООО «Принцип», если оно применяет УСН:

ОБРАЗЕЦ УПД ДЛЯ УСН

Преимущества УПД

Применение универсальных документов значительно упрощает документооборот.

Среди основных плюсов УПД можно отметить:

• снижение расходов на бумагу;
• единый стиль документов для всех видов продаж (УПД заменяет акты услуг, ТОРГ-12, ОС-1, М-15);

• экономию времени на оформление документов;
• сокращение архива документов.

Но иногда без счетов-фактур не обойтись. Например, счет-фактура выписывается при получении предоплаты. В данной ситуации для целей бухгалтерского учета документ составлять не нужно, а для налогового учета необходимо. Поэтому УПД организация выписать не сможет, т.к. документ со статусом 1 заменяет не только счет-фактуру, но и передаточный акт, который здесь не требуется.

Подводя итог, можно отметить, что за универсальными документами будущее. И со временем к ним привыкнут, так же как и к новым формам и правилам заполнения документов по НДС, которые были установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Как исправить ошибки в УПД, подскажет статья экспертов Норматива.

Об особенностях заполнения универсального корректировочного документа читайте в подробной статье.

В последнее время компании довольно часто в своей деятельности используют такой документ, как УПД (универсальный передаточный документ). Этот документ не является обязательным для оформления, несмотря на то, что Министерство финансов и налоговая его рекомендуют с целью упрощения порядка документооборота в компаниях. Основным преимуществом данного документа является то, что он позволяет сразу несколько документов из «первички». При этом компании довольно часто задаются вопросом, заменяет ли УПД акт выполненных работ? Далее в статье постараемся ответить на данный вопрос.

Когда можно применять УПД?

Применение УПД не носит обязательный характер, то есть субъект налогообложения может сам выбирать, использовать ли его вообще, или использовать его наряду с традиционными формами. В разъяснениях были описаны ситуации, для которых может быть применен УПД:

• Отгрузка товаров с/без транспортировки;
• Передача результатов выполненных работ;
• Оказание услуг;
• Посреднические операции;
• Передача имущественных прав как исключительных, так и по договору лицензионного соглашения.

Для применения УПД организация должна утвердить его использование в учетной политике, а также составить распоряжение руководителя об утверждении бланка УПД.

Бесплатная консультация эксперта

Ольга Сергеева

Руководитель проектов

Спасибо за Ваше обращение!

Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Что такое «статус УПД»?

Статус в УПД пояснение, поскольку он может использоваться в двух «качествах»:

• Статус «1» устанавливается, когда УПД используется как первичка и счет-фактура;
• Статус «2» устанавливается, когда УПД используется только как первичка, только для целей бухгалтерского учета.

Таким образом, статус показывает, какую функцию несет УПД в документообороте. Если при создании УПД по ошибке установлен статус «2», но все обязательные для СФ поля заполнены, то этот УПД можно использовать для подачи на вычет.

УПД со статусом «2» могут использовать:

• Неплательщики НДС, например, юрлица на упрощенке, так как выставление УПД не обязывает к исчислению и уплате НДС
• Комиссионеры для отгрузки товаров комитенту