Оформление отпуска во время и после командировки

03.07.2019

111

4 мин.

Право работника на отдых неотъемлемо и защищается законодательством. Бывают ситуации, когда в интересах предприятия необходимо прервать текущие выходные и направить сотрудника в поездку по делам компании. Если неизбежна командировка во время отпуска, как оформить и оплатить должны знать отдел кадров, бухгалтерия. Делать это необходимо с осторожностью, неукоснительно соблюдая нюансы проведения процедуры по программам и документам. Иначе предприятию не избежать штрафов и неприятных проверок соответствующих органов.

Отзыв из очередного отпуска для служебной командировки

Согласно статье №166 Трудового кодекса РФ командировкой является рабочая поездка за пределы муниципального образования, в котором располагается организация.

В случае если есть необходимость в служебной поездке сотрудника, а он находится в отпуске, работодателю необходимо прервать отдых. Для этого необходимо правильно оформить отзыв и командировочную поездку.

Могут ли отправить в командировку, когда работник в отпуске

В рамках трудового законодательства сотрудника организации могут отозвать из отпуска и отправить в командировку, однако все эти процессы происходят при согласии работника предприятия.

Отзыв работника оформляется работодателем в качестве приказа с последующим приложением к нему заявления работника о согласии прервать отдых и отправиться в командировку. Далее следует перерасчет отпускных, а также начисление командировочных и суточных.

На основании этих документов вносятся изменения в графики отпусков других работников. Особенности документального оформления всей процедуры прописаны в Постановлении Правительства №749 от 13 октября 2008 года. Данный нормативно-правовой акт устанавливает, что цель командировочной поездки формируется работодателем или руководителем командировочного подразделения, им же составляется техническое задание на время служебной поездки. Далее рассчитывается срок пребывания работника в командировке, размер суточных и аванса.

По возвращению из командировки работник предъявляет работодателю все чеки, подтверждающие осуществленные расходы. По этим данным происходит окончательный расчет растрат и оформление бухгалтерии.

В каких случаях нельзя отозвать сотрудника из отпуска

В ряде случаев отправить гражданина из отпуска в командировку нельзя. Ограничение действует, если работник:

не достиг совершеннолетнего возраста;
находится на больничном по беременности и родам;
пребывает в учебном отпуске;
находится на отдыхе без сохранения заработной платы.

Командировка во время отпуска также невозможна для граждан, чья рабочая деятельность проходит во вредных или опасных условиях труда.

Минтруд разъяснил нюансы предоставления очередного отпуска во время долговременной командировки

Работодатель обратился в Минтруд за разъяснениями — как поступить в ситуации, когда работник, находящийся в длительной командировке, потребовал оформить ему ежегодный оплачиваемый отпуск. При этом сотрудник относится к льготной категории и имеет право уходить в отпуск в любой момент. Нужно ли прерывать командировку на время отпуска?

Специалисты трудового ведомства разъяснили, что ежегодный отпуск и служебная командировка ─ это два разных события. Во время отпуска работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и волен использовать этот период на свое усмотрение. При этом за ним сохраняется место работы и средний заработок (ст. 107, 114 ТК РФ). А во время командировки сотрудник выполняет служебное поручение работодателя вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Таким образом, быть в командировке и в отпуске одновременно работник не может. Однако трудовое законодательство не запрещает направлять сотрудника в длительную командировку и предоставлять ежегодный отпуск без промежутка между командировками. Поэтому если время ежегодного отпуска по утвержденному графику выпало на второй месяц командировки или работник воспользовался льготой ч. 4 ст. 123 ТК РФ и потребовал отпуск в удобное для себя время, вместо одной длительной командировки можно оформить две: одну ─ до отпуска, другую ─ после его окончания (Письмо Минтруда РФ от 10.09.2019 N 14-2/В-726).

Вариант, когда о дате начала отпуска известно заранее и он приходится на период между днями командировками, оформляется в ЗУП 3 стандартным образом:
Вводится документ Командировка с датой окончания за день до начала отпуска.
Создается документ Отпуск.
На следующий день после окончания отпуска оформляется новый документ Командировка.
Вариант, когда по требованию сотрудника должен быть предоставлен отпуск, в ЗУП 3 оформляется следующим образом:
Исходный документ Командировка корректируется по ссылке Исправить и дата окончания командировки устанавливается накануне начала отпуска.
Создается документ Отпуск.
На следующий день после окончания отпуска оформляется новый документ Командировка. Если требуется, чтобы средний заработок был таким же, каким он был накануне начала отпуска, то в документе Командировка в реквизите Средний заработок следует указать Расчетный период среднего заработка такой же, как в первом документе Командировка.

См. также:
Настройки учета командировок (настройки)
Учет и оформление командировок (кадры)
Оплата времени командировки (расчет)
Оформление приказа на отпуск (кадры)
Расчет и выплата отпускных (расчет)

Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Читайте также: Как в программе 1С Бух 3 отразить начисление фиксированных страховых взносов ИП?

Порядок оформления командировки во время отпуска

Алгоритм протекания процедуры отправления гражданина в командировку во время очередного отпуска:

Руководитель составляет уведомление о необходимости служебной поездки и отправляет работнику.
Сотрудник ознакамливается с полученным предложением и предоставляет свое согласие или отказывается от поездки.
Директор издает приказ об отзыве и формирует служебное задание на период работы в командировке.
Работники бухгалтерии производят перерасчет и выплату суточных и отпускных.

Направляемое уведомление составляется директором организации в свободной форме. В содержании документа указывается:

название компании с указанием формы регистрации;
Ф. И. О. и должность гражданина, которому адресовано сообщение;
описание ситуации и предложение прервать отдых для служебной поездки;
разъяснение права работника о возможности получить отдых после командировки или вместе со следующим оплачиваемым отдыхом;
ссылка на ч. 2 ст. 125 ТК РФ о том, что гражданин имеет право отказать в отзыве;
дата составления;
Ф. И. О., название должности и подпись составителя.

Образец составленного уведомления доступен по ссылке.

Письменное согласие работника

Согласие составляется работником в свободной форме. В содержании документа указывается следующая информация:

наименование организации с указанием формы регистрации;
Ф. И. О. и должность директора;
дата, когда гражданин прервет свой отдых и отправится в командировку;
указание дат, когда сотрудник планирует получить оставшиеся дни отпуска;
дата составления;
подпись.

ВНИМАНИЕ! Согласно ст. 125 ТК РФ отозвать гражданина с отдыха без согласования невозможно. Если на сообщение о прерывании отказано, работодатель не вправе применять дисциплинарные взыскания. В ином случае руководитель привлекается к ответственности согласно ст. 5.27 КоАП РФ.

Руководитель не вправе лишать премий, дискриминировать в карьерном росте, снижать заработную плату и т. д. При использовании незаконных методов воздействия согласно ст. 356 ТК РФ гражданин может обратиться в трудовую инспекцию с жалобой.

Решение руководителя

После получения согласия руководитель оформляет свое решение. Для этого ему нужно издать приказ об отзыве. Он может составляться в свободной форме или на бланке, который регламентируется локальными актами организации.

В содержании приказа указывается следующая информация:

название компании;
дата составления;
регистрационный номер приказа;
ссылка на ст. 125 ТК РФ;
дата возвращения сотрудника на работу;
основание составления (реквизиты направленного гражданину уведомления);
распоряжение для отдела бухгалтерии о перерасчете выплаты отпускных;
подпись отзываемого работника;
подпись составителя.

Образец приказа доступен по ссылке.

Служебное задание

Факт отправления в командировку должен фиксироваться соответствующим приказом. Он составляется по форме Т-9а или на бланке собственной разработки предприятия.

Подробности поездки отражаются в служебном задании. В его содержании указывается:

номер документа и дата его составления;
название компании;
данные о сотруднике (Ф. И. О., должность);
место служебной поездки;
срок пребывания в командировке;
перечень поставленных целей;
положения о рабочем времени и выходных во время поездки;
положения об оплате;
регламент дополнительных начислений (оплата проживания, проезда, питания и т. д.);
подписи сторон;
дата составления.

Для заполнения служебного задания можно использовать бланк организации или унифицированную форму Т-10а. Образец доступен по ссылке.

СОВЕТ! Наличие служебного задания необязательно. Руководитель вправе принимать решение о необходимости его составления.

Виды отпусков в командировках и оплата

Отпуск — это один из видов времени для отдыха сотрудника, согласно статье 107 ТК РФ. То есть если работник находится в отпуске, он имеет право не выполнять свои служебные обязанности. Если рассматривать статью 166 ТК РФ, то командировкой именуется служебная поездка, в которую отправляется сотрудник по распоряжению работодателя. Если он находится на отдыхе, руководитель не имеет право отправить его в поездку. Для начала он должен быть отозван. При этом бывают различные виды такого периода:

По собственному желанию;
Оплачиваемый отдых;
Декретный;
По уходу за больными людьми.

Как оформить командировку во время отпуска?

Для того чтобы избежать наказание по статье 5. 27 КоАП РФ, руководитель должен отозвать сотрудника. После этого приложить все документы для служебной поездки и рассчитать суточные и отпускные.

Как правило, отзыв оформляется путем специального заявления, которое подается руководителем отделения работодателю о необходимости в конкретном сотруднике.

В законодательстве нет четких указаний о том, что делать это лучше в письменном виде. Однако чтобы избежать трудовых споров, лучше иметь на руках подтверждающие документы.

Командировка во время отпуска без сохранения заработной платы

Только руководитель компании может решить, необходима ли задержка сотрудника в командировке на определенное время. Также он должен решить, будет ли оплачен обратный билет, если работник задерживается.

Относительно неоплачиваемого отдыха аналогично. Если сотрудник попросит предоставить отпуск по уважительной причине, компания может удовлетворить или отказать в этом. Ведь это ее право, а не обязанность. Временные рамки обозначаются только после согласия двух сторон. При этом он предоставляется не на период поездки, а после нее. Что касается расходов на обратный билет, то они все равно учитываются в налоговой сводке. Ведь расходы были понесены в любом случае. И с цены билета будут удерживать НДФЛ, так как оплата не рассматривается как компенсация, которая связана непосредственно со служебной командировкой.

Командировка во время отпуска по уходу за ребенком

По закону Российской Федерации находящихся в положении женщинам запрещено отправляться в служебную поездку. Если она имеет ребенка, возраст которого до трех лет, можно отправить в командировку лишь после письменного согласия, а также при условии, что никаких запретов с медицинской точки зрения нет.

Стоит отметить, что женщина, у которой дети младше трех лет, должна ознакомиться в письменной форме с правом отказа от отправления в поездку. Если эти нормы не были исполнены, работодатель привлекается к административной ответственности. Если это юридическое лицо, штраф — до 50 тысяч рублей или приостановление деятельности до трех месяцев.

Уведомление о том, что женщина может отказаться, оформляется в любом удобном для компании формате:

Индивидуальный документ;
Пометка в приказе;
В качестве заявления сотрудницы, которая соглашается отправиться в командировку.

Продление отпуска на время командировки

Как гласит статья 124 ТК РФ, если возникли обстоятельства, согласно которым сотрудник не смог воспользоваться отпуском, дни отдыха должны быть продлены или перенесены на другой срок. Об этом должен позаботиться работодатель тогда, когда учитывает пожелания сотрудников.

Если он продлевается, это может быть осуществлено автоматически на определенное количество дней. Об этом сотрудник обязан известить руководителя. Если он хочет перенести прерванный отдых на иной срок, это также заранее обговаривается с работодателем.

Расчет выплат по командировке и перерасчет отпускных

Так как гражданин досрочно вышел из отпуска, он возвращает часть полученных средств. Их сумма рассчитывается по следующей формуле:

СО / КД × КНД, где:

СО – сумма полученных отпускных;
КД – количество предоставленных дней отдыха;
КНД – количество неиспользованных дней.

Оплата командировочных выполняется по среднему заработку гражданину за последние 12 месяцев. Дополнительно работодатель компенсирует затраты на проживание, питание, стоимость проезда или затраченного топлива.

Из командировки в отпуск

Совместив командировку с отпуском, бухгалтеру приходится решать три налоговых проблемы: по НДФЛ, по страховым взносам, по налогу на прибыль. Небольшая хитрость в оформлении переходящих в отдых служебных поездок поможет уйти от налоговых потерь.

Подробности выяснила Елена Пустынина

Иногда работники рады командировкам настолько, что предпочитают – с предварительного одобрения руководства – задержаться в пункте назначения деловой поездки на несколько лишних дней для использования отпуска, накопившихся отгулов или желая остаться на выходные. Другие, наоборот, отправляются туда раньше, чтобы отдохнуть до того, как приступят к выполнению служебного задания. Руководство обычно не возражает, ведь фирме в любом случае оплачивать билеты на дорогу туда и обратно. Бухгалтерии же приходится решать задачи сразу по нескольким налогам. Получится, что по одному из билетов сотрудник ездил не в командировку (из командировки), а в отпуск (из отпуска). Будут ли затраты фирмы на такой билет обоснованными с точки зрения списания их в расчет налога на прибыль? И не следует ли признать их облагаемым НДФЛ доходом работника? А если следует, то нужно ли начислять на них страховые взносы? Ведь фактически сотрудник добрался до места отпуска либо вернулся из него домой за счет компании. И налоговики могут посчитать, что в этом случае работодатель компенсировал ему не командировочные расходы, а стоимость проезда к месту отпуска или обратно.

У Минфина есть свои ответы на первые два вопроса. На уплате НДФЛ в финансовом ведомстве настаивают, а вот исключать стоимость билета из расчета налога на прибыль не намерены. Дело в том, что для одного налога финансовое ведомство считает стоимость билета доходом сотрудника, а для другого – компенсацией ему командировочных расходов, причем не смущаясь такой нестыковки, излагает все это в рамках одного письма (от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74). Казалось бы, вполне выгодная для фирмы позиция, ведь налог на доходы физлиц она платит не из своих средств, а удерживает из зарплаты работника. Однако выгодна она только на первый взгляд – без последствий противоречить самим себе могут, увы, только чиновники.

То выгода, то не выгода

В Минфине долгое время утверждали, что возвращаясь из перешедшей в отпуск командировки, работник получил выгоду в натуральной форме в виде оплаты за него проезда от места отдыха домой. Тем временем экономическую выгоду в денежной и натуральной форме статья 41 Налогового кодекса признает доходом. Оплата за работника товаров (работ, услуг) относится к его облагаемым НДФЛ доходам (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК).

Потом Минфин на время смягчил свою позицию и признал, что в некоторых случаях дохода у работника не возникает (письмо от 5 августа 2008 г. № 03-04-06-01/246). В финансовом ведомстве предложили бухгалтерам самостоятельно оценивать, получил работник выгоду или нет. И привели два примера, когда выгода, по их мнению, есть. Так, если отпуск был длиннее командировки, налоговики сочтут, что настоящей целью поездки был отдых, а не выполнение служебного задания, а значит, с возмещаемой работнику стоимости билета нужно удержать НДФЛ. К тому же выводу они придут, если командировка не связана с трудовыми обязанностями работника. В письме Минфин специально подчеркнул, что возможность претензий по НДФЛ со стороны налоговиков этими двумя случаями не ограничивается.

Однако в 2009 году разъяснения Министерства финансов вновь стали категоричными: если сотрудник задержался в месте командировки после ее окончания хотя бы на выходные, стоимость обратного билета является в целях НДФЛ его доходом и ее нельзя признать возмещением командировочных расходов (п. 1 письма от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74). Впрочем, суды придерживаются противоположной точки зрения (постановление ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 г. № Ф09-3838/07-С2).

В целях налогообложения прибыли Минфин согласен признать стоимость билета командировочными расходами, списываемыми в расчет налоговой базы (подп. 12 п. 1 ст. 254 НК). В финансовом ведомстве считают их обоснованными по той причине, что затраты на проезд к месту командировки и обратно фирма понесла бы в любом случае – неважно, каков был срок поездки и задержался там работник на отдых или нет (п. 2 писем от 5 августа 2008 г. № 03-04-06-01/246 и от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74). Почему в понимании Минфина этот аргумент «не работает» для НДФЛ, остается загадкой. Хотя именно это обстоятельство исключает наличие выгоды у работника.

Бухгалтеру, очевидно, легче удержать из очередных выплат сотруднику НДФЛ со стоимости билета, чем спорить с налоговой инспекцией. Однако упростив себе таким образом задачу, можно завести фирму в ловушку – не исключено, что ей придется потратиться по другим налоговым статьям. Ведь тем самым бухгалтер признает стоимость билета доходом работника, выплаченным в рамках трудовых отношений (Минздравсоцразвития считает таковым все выплаты работающим по трудовым договорам, даже те, которые в них непосредственно не названы – письмо от 16 марта 2010 г. № 589-19). А это автоматически повлечет необходимость начислить на него страховые взносы (п. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ), в то время как компенсация командировочных взносами не облагается (п. 2 ст. 9 того же закона), и заодно поставит под вопрос списание стоимости билета в расчет налога на прибыль, против которого Минфин в общем случае не возражает. Потому что, удержав НДФЛ, бухгалтер подтвердит, что это не командировочные, а оплата личных расходов работника, с включением которых в расчет налогооблагаемой прибыли инспекторы вряд ли согласятся (сославшись на п. 16 и 29 ст. 270 НК).

Не облагать страховыми взносами Минздравсоцразвития согласно только те безвозмездные передачи работникам, которые оформлены договором дарения в письменной форме и не предусмотрены трудовым договором (письмо от 5 марта 2010 г. № 473-19). Напомним, по Гражданскому кодексу, письменными должны быть все заключаемые организациями договоры дарения на сумму более 3000 рублей (п. 2 ст. 574 ГК). А страховыми взносами не облагаются подарки общей суммой до 4000 рублей в год (ст. 7 закона № 212-ФЗ). Редкий железнодорожный билет и уж тем более авиа-) укладывается в эти рамки. Однако при наличии договора дарения учесть стоимость билета в расходах по налогу на прибыль будет уже невозможно. То есть уйдя таким образом от начисления страховых взносов, опять приходим к невозможности уменьшить базу по налогу на прибыль.

Маскировка командировкой

Чтобы не ввязываться в споры с инспекторами, в некоторых компаниях пускаются на маленькую хитрость. Поскольку добро на проведение отпуска в месте командировки работник получает у руководства заранее, то еще на этом этапе принимают некоторые меры. Договариваются с работником, что отпуск будет оформлен как часть командировки, а вместо отпускных ему будет начислен за это время средний заработок. Ведь в налоговых целях днями начала и конца командировки Минфин считает даты, указанные в приказе о ней, с учетом времени в пути (письмо от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74). О командировочном удостоверении и отметках в нем чиновники в своих письмах не упоминают. Да и когда речь идет о зарубежных деловых поездках, командировочное удостоверение не требуется, а иностранные коллеги могут удивиться требованию проставлять отметки в подобной бумаге. Если руководство не желает дарить сотруднику суточные за дни отпуска под видом командировки, то их сумма впоследствии будет удержана из выплат по трудовому договору под каким-нибудь «благовидным» предлогом (например, как уменьшение части премии). Дни фактического отдыха в командировке нужно впоследствии отработать. Обычно в таких случаях по возвращении на постоянное место работы сотрудник берет отпуск за свой счет, а на деле ходит на работу и выполняет свои обязанности.

Дата публикации: 24 Июня 2011, 09:54

— + -1.0000