Современную нефтяную компанию невозможно представить без налаженной системы учета оптовой и розничной торговли горюче-смазочными материалами (ГСМ). Однако помимо работы по основному назначению (торговля ГСМ) многие из компаний, владеющих нефтехранилищами и сетью АЗС, разворачивают на них сопутствующую деятельность — магазины, кафе, автомобильные мойки и автосервисы. При этом возникает ряд проблем с обеспечением бухгалтерского и, прежде всего, управленческого учета. Кроме того, еще одной проблемой является территориальная удаленность подразделений АЗК или АЗС. Например, офис, из которого осуществляется управление, находится в городе, а сеть заправок «разбросана» в загородной зоне.
Для автоматизации оперативного учета оптовой и розничной торговли ГСМ с учетом возможной сопутствующей деятельности московская разработала конфигурацию «1С-Рарус: АЗК + Нефтебаза», предназначенную для использования в системе программ «1С: Предприятие».
Данный программный продукт представляет собой комплексную многофункциональную систему управления торговым предприятием, включающим нефтехранилища, автозаправочные станции (АЗС) и автозаправочные комплексы (АЗК), а также магазины, автосервисы и точки общественного питания с торговым оборудованием.
Конфигурация «1С-Рарус: АЗК + Нефтебаза» позволяет объединить в единую информационную систему рабочие места управляющего персонала и операторов и предназначена для руководителей организаций, бухгалтеров, менеджеров по продажам, экономистов, аналитиков, кладовщиков.
В конфигурации реализован двойной количественный учет ГСМ — по массе и по объему. Предусмотрена возможность выбора метода списания товаров и ГСМ — FIFO, LIFO или «по среднему».
Документооборот транспортировки нефти и продуктов
Доставка нефтепродуктов осуществляется автомобильным, морским, железнодорожным транспортом, перекачкой по трубопроводу. Преимущественным способом доставка внутри страны до АЗС осуществляется автотранспортом. Прием нефтепродуктов на учет осуществляется путем закачки в резервуары из емкостей перевозчика.
Особенности документооборота при доставке автотранспортом при приеме нефтепродуктов на учет:
- При соответствии данных о количестве сопроводительным документам отметка о приеме производится в ТТН. Один экземпляр остается на АЗС, три формы передаются перевозчику. Читайте также статью: → “Товарно-транспортная накладная (ТТН). Бланк и образец заполнения формы 1-Т».
- При обнаружении несоответствия фактических и указанных данных составляется акт, отметка о недостаче вносится в ТТН. Акт оформляется в количестве 3 документов для передачи в учетный отдел станции, подшивки к сменному отчету, предоставления перевозчику продукции.
Прием нефтепродуктов по трубопроводу или из цистерны сопровождается одновременно измерительными мероприятиями. Из отстойников берется проба, данные о которой хранятся до очередной закачки. Проверке подлежит качественная структура, параметры температур, уровня продуктов в резервуаре до и после закачки. По окончании процедуры транспортируемых продуктов резервуар пломбируется, о приемке составляется акт, один экземпляр которого передается в бухгалтерии, второй прилагается к сменному отчету.
В ассортименте АЗС имеется штучный товар, поставляемый в мелких тарных емкостях – масла, присадки и прочие. При приеме осуществляется проверка соответствия количества товара данным, указанным в накладной, о чем производится запись в книге учета движения расфасованного товара. Для каждой группы открывается отдельный журнал учета.
Порядок передачи смены и составления отчетов по смене
В момент приема/передачи смены оба оператора АЗС (и передающий смену, и принимающий её) вместе выполняют следующие действия:
- снимают суммарные показания со всех счетчиков узла учета и всех счетчиков ТРК и МРК;
- совместно замеряют объем реализованных в течение смены нефтепродуктов (показатель объема определяется с помощью градуировочных таблиц после измерения уровня остатков НП);
- используя полученные значения объема и плотности, а также после измерения температуры, производят расчет количественного значения массы остатков в каждом резервуаре АЗС;
- производится передача остатков денег и талонов, а также прочих материальных ценностей;
- производят контроль погрешностей на каждой ТРК /МРК.
В момент передачи смены операторы составляют отчет по смене. Форма отчета – либо номер 25-НП, описанная в Инструкции, либо внутренняя форма, которая разработана в конкретной организации на базе этого документа.
Кроме основных, предусмотренных формой 25-НП, показателей, желательно внести в сменный отчет данные результатов замеров температуры и плотности, сделанных в течение смены.
Также в этом отчете фиксируется недостача или, наоборот, излишек нефтепродуктов за смену, которые определяются в виде разницы между показаниями, которые дали счетчики ТРК (узла учета) и данных, полученных путем проведения замеров остатка НП в резервуарах АЗС на момент передачи смены.
Излишек/недостача НП указывается в весовых единицах, с учетом погрешностей измерительных приборов ТРК/МРК, и принимается бухгалтерией предприятия к учету по каждой отдельной смене. Этот учет ведется в контрольно-накопительной ведомости в течение всего интервала между инвентаризациями. На момент инвентаризации все такие отклонения подсчитываются в итоговом количестве за весь межинвентаризационный период.
Каждый месяц бухгалтерия предприятия формирует оборотно-сальдовую ведомость, отражающую движение НП в единицах массы, разделенную по следующим критериям:
- марки нефтепродуктов;
- право собственности на них (собственные или предоставленные на хранение поклажедателями).
Розница и опт в торговой деятельности АЗС
Станции автозаправки осуществляют деятельность с оптовыми и розничными покупателями. Условия документооборота видов деятельности имеют отличия.
| Условие | Оптовая продажа | Розничный отпуск |
| Договор | Обязательный документ, составляемый на длительный срок | Формой договора розничной торговли является чек |
| Потребители | Организации или ИП | Физические лица |
| Документальное подтверждение отгрузки | Отпуск производится по топливным картам, по итогам месяца оформляется накладная | Данные об отпуске указываются в чеке ККМ, выдаваемом в момент отгрузки |
| Счет-фактура | Выписывается один документ по результатам месяца на все отгрузки (при ведении ОСНО на АЗС) | Не оформляется |
Предприятия могут приобретать топливо без заключения постоянно действующих договоров. Покупка нефтепродуктов осуществляется через подотчетных лиц компании. Кассовые чеки являются подтверждением отпуска и используются при налогообложении деятельности в составе расходов по эксплуатации транспорта.
Отличием опта от розницы является назначение топлива, используемого с целью перепродажи или для нужд предприятия и частных лиц.
Применение систем налогообложения в учете
Предприятия, осуществляющие торговлю через АЗС, имеют право использовать общеустановленный или упрощенный режим налогообложения. ЕНВД в учете не используется в связи с отсутствием вида деятельности в перечне, установленном для режима. Не применяется система и для торговли товаров, не являющихся подакцизными.
| Положение | ОСНО | УСН |
| Производство и реализация подакцизных товаров | Применяется | Не применяется |
| Реализация подакцизных товаров без производства | Применяется | Применяется |
| Ограничение численности | Отсутствует | 100 человек, определяемых по всей численности предприятия |
| Величина остатка основных средств | Без ограничений | 150 млн. рублей |
| Сумма полученных доходов | Без ограничений | Предельная величина установлена ст. 346.12 НК РФ. Сумма подлежит ежегодной индексации |
| Устанавливается | По умолчанию | Путем подачи уведомления в территориальное отделение ИФНС |
| Переход | При организации, с начала календарного года или при утрате права на упрощенный режим | При организации или с начала календарного года |
Осуществление отпуска за наличный расчет производится с использование контрольно-кассовой техники вне зависимости от применяемого режима. Техника используется как в расчетах с населением, так и при получении оплаты от организаций. Читайте также: → Применение онлайн-кассы для АЗС в 2021 году
Нормы расхода топлив для автомобилей общего назначения
Нормы расхода топлив устанавливаются для каждой модели и марки отдельно. Для расчетов можно использовать усредненные формулы. Нормы расходов ГСМ состоят из расхода топлив, чтобы выполнять транспортные перевозки и процессы на предприятии.
Легковые автомобили
Чтобы сделать расчет нормативного значения расхода, необходимо использовать формулу: Расшифровка: Qn – нормативный расход топлива, который вычисляется в литрах; Hs – базовый расход на пробег в 100 км; S – общий пробег транспортного средства, который вычисляется в км; D – это поправочный коэффициент, который приравнивают к норме (вычисления осуществляют в процентном соотношении).
Легковые автомобили отечественные и стран СНГ
Приведенные ниже нормы установлены действующим законодательством:
Легковые автомобили зарубежные
Автобусы
Чтобы выполнить расчет расхода топлива для автобусов, необходимо использовать следующую формулу: Расшифровка: Qn – нормативный расход топлива в литрах; Hs – нора расхода топлив для автобусов на пробег в 100 км (обязательно учитывают нагрузку, количество пассажиров, норму по классам); S – общий пробег автобуса в км; Нот – норма расхода топлив, если используют штатные независимые отопители; Т – общая длительность эксплуатации транспортного средства, когда включен отопитель; D – поправочный коэффициент (при выполнении расчетов, необходимо суммировать относительную надбавку или снижение) к нормальному показателю.
Автобусы отечественные и стран СНГ
Ниже приведен пример усредненных показателей согласно законодательству. Для получения более точных расчетов, рекомендуется выполнять расчеты самостоятельно.
Автобусы зарубежные
Грузовые бортовые автомобили
Предприятия, которые имеют в своем распоряжении грузовые бортовые автомобили или автопоезда, также должны рассчитывать оптимальное нормативное значение по расходу. Для этой цели предусмотрена следующая формула: Подробная расшифровка показателей: Qh – нормативный расход топлива в литрах; S – общий пробег грузовика или автопоезда (вычисляют в км); Hsan – норма расхода, которая соответствует пробегу автомобиля, когда он движется без груза; D – поправочный коэффициент, который максимально приближен к нормальному значению (параметр вычисляется в процентах); Hw – нормативный параметр расхода топлива с учетом транспортной работы автомобиля на предприятии; W – объем транспортной работы с учетом массы груза и пробега в нагруженном состоянии. Если на предприятии используют бортовые автомобили или автопоезда для перевозки крупногабаритного груза, необходимо увеличивать норму расхода топлива. Важно учитывать вид горючего. Если автомобиль заправляется бензином, к полученному значению прибавляют дополнительно 2 литра. Для дизельного топлива оптимально добавить 1,3 литра горючего. Это основное требование Минтаранса Российской Федерации. Закон вступил в силу в 2015 году, поэтому каждая организация обязана соблюдать прописанные требования.
Грузовые бортовые автомобили отечественные и стран СНГ
Грузовые бортовые автомобили зарубежные
Тягачи
Нормативное значение расхода топлива для тягачей рассчитывается по аналогичной формуле, как и для грузовых бортовых автомобилей, автопоездов.
Тягачи отечественные и стран СНГ
Тягачи зарубежные
Самосвалы
Для самосвалов нормативное значение рассчитывают по расширенной формуле: Подробная расшифровка: Qh – нормативный расход топлива в литрах; S – пробег автомобильного транспорта – самосвала; Hsanc – установленная норма; Hz – дополнительная норма, которая рассчитывается для каждой поездки отдельно в литрах; Z – общее суммарное количество поездок самосвала с грузом, которые выполнены в течение суток; D – среднее значение в виде поправочного коэффициента согласно норме. Чтобы максимально точно сделать расчет нормы, необходимо дополнительно добавить топливо для маневрирования. Самосвалы имеют большие габариты, поэтому расход увеличивается в месте разгрузки и погрузки. Это требование установлено законодательством Российской Федерации.
Самосвалы отечественные и стран СНГ
Самосвалы зарубежные
Фургоны
Чтобы выполнить расчет нормы фургонов, используют формулу, которая применяется для бортовых грузовиков. Если фургоны работают с нагрузкой, перевозят груз, необходимо добавлять до 10% к вычисленной базовой норме.
Фургоны отечественные и стран СНГ
Фургоны зарубежные
Медицинские автотранспортные средства
Чтобы выполнить расчет нормы заправки горючим для медицинских автотранспортных средств, необходимо руководствоваться письмом Министерства юстиции Российской Федерации. Закон был принят 21 сентября 2009 года №03-2609. В нем обозначено руководство по правильной эксплуатации медицинских транспортных средств.
Медицинские автотранспортные средства отечественные и стран СНГ
Ниже приведены примеры установленных норм для медицинских автотранспортных средств отечественного производства и стран СНГ:
Медицинские автотранспортные средства зарубежные
Автомобили-эвакуаторы
Для расчета нормы, необходимо руководствоваться распоряжением Минтранса Российской Федерации. Закон был принят 14 марта 2008 года № АМ-23-р. Редакция и изменения были внесены 20 сентября 2021 года. Название закона «О введение в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и использование смазочных материалов на автомобильном транспорте». Ниже приведены точные показатели базовой нормы топлива на 100 км пробега для автомобилей-эвакуаторов, которые используются в коммерческих целях:
Нормы расхода топлив для специальных специализированных автомобилей
На предприятиях и в организациях могут эксплуатироваться специальные автомобили, на которые установлено специализированное оборудование. Эти транспортные средства классифицируются на две основные группы: 1. Автомобили, которые выполняют работы в обездвиженном состоянии, во время стоянки. В эту категорию входят автомобильные краны, цистерны, компрессорные установки, бурильные конструкции. 2. Автомобили, которые предназначены для выполнения строительных, ремонтных, других работ. Эта категория включает автомобильные вышки, укладчики кабеля, бетоносмесители. Чтобы правильно и с максимальной точностью определить нормативный расход топлив, необходимо использовать специальную формулу. Она применяется для автомобилей, которые находятся на стоянке: Подробная расшифровка: Hsc – нормативный расход топлива согласно пробегу; S – пробег специализированного автомобили к месту его работы (обязательно учитывают дорогу в обратную сторону); Ht – это нормативный расход топлива, которое требуется для обеспечения функционирования специального оборудования (сюда относят заполнение автомобильной цистерны); T – период или время, в течение которого функционирует оборудование (для расчета можно использовать количество операций, которые успешно выполнены); D – надбавка, которая определяется суммарно по отношению к норме в процентах (это может быть работа специального оборудования в зимний период времени, когда увеличиваются затраты на обогрев кабины).
Налогообложение и налоговая отчетность предприятий АЗС
Организации или ИП, осуществляющие деятельность АЗС, обязаны представлять отчетность по налогам, определяемых выбранной системой налогообложения.
| Вид налога юрлица | ОСНО | УСН |
| Основной налог | Налог на прибыль | Единый налог, рассчитываемый с доходов или разницы доходов и расходов |
| Акцизы | В зависимости от возникновения обязанности | |
| Налог на имущество | Уплачивается | Обязанность отсутствует, кроме налогообложения объектов, определенных по кадастровой стоимости |
| Земельный налог | Уплачивается | Уплачивается |
| НДС | Уплачивается | Обязанность отсутствует |
Предприятия обоих видов систем уплачивают страховые взносы в фонды, начисленные на вознаграждения наемных работников. Для компаний, оформленных в виде ИП, имеется обязанность по уплате взносов на самого предпринимателя.
Расчет акциза по разным видам ставок
Уплата акциза производится в случаях, если через АЗС реализуется произведенная собственным предприятием подакцизная продукция, полученная по решению суда либо при операциях по переработке прямогонного бензина (см. → акцизы на бензин в 2021)
При расчете величины налога применяются различные виды ставок – фиксированная, устанавливаемая от величины объема, адвалорная в виде процента от стоимости проданной продукции и комбинированная, объединяющая оба варианта начисления. Сумма налога рассчитывается как произведение базы и ставки. Каждый вид подакцизной продукции рассчитывается отдельно.
Пример использования акцизов в стоимости топлива
Предприятие АЗС, имеющее право на осуществление розничной торговли на УСН, получило для реализации нефтепродукты собственного производства на сумму 190 000 рублей, величина акциза по которому составляет 25 000 рублей. Торговая наценка установлена в размере 10%. В учете АЗС производятся записи:
- Отражено формирование стоимости продукции: Дт 41 Кт 20(25, 26) на сумму 190 000 рублей;
- Начислена торговая наценка: Дт 41 Кт 42 на сумму 19 000 рублей;
- Учтена стоимость акцизов: Дт 41 Кт 68 на сумму 25 000 рублей;
- Отражено перечисление суммы акциза в бюджет после произведения реализации: Дт 68 Кт 51 на сумму, полученную в периоде.
Из суммы себестоимости, списанной при продаже продукции, наценка и акциз исключаются. При определении себестоимости учитывается остаток продукции на конец месяца.
Особенности продажи нефтепродуктов покупателям, не имеющим свидетельств
Акциз, уплаченный в момент получения нефтепродуктов, в случае их продажи лицам без свидетельств (в том числе – при розничной продаже на автозаправочных станциях) включают в цену НП. При этом ни на ценниках, ни на ярлыках реализуемых товаров, а также ни в чеках, ни в других выдаваемых конечному покупателю документах сумма акциза отдельно не фигурирует.
Все это делает реализацию нефтепродуктов лицам без свидетельств экономически невыгодной, поскольку налогоплательщик вынужден увеличивать на сумму акциза показатель своей выручки, а это увеличивает базу для исчисления налога на добавленную стоимость.
Отчетность предприятия по налогам
Предприятия представляют отчетность по налогам, определенным режимом, принятым в учете. При необходимости производить уплату акцизов, предприятия представляют декларацию ежемесячно, до 25 числа по истечении налогового периода, в котором возникла обязанность. Сроки определяются в зависимости от обязательства:
- Реализация продукции, произведенной собственным предприятием – до 25 числа следующего месяца.
- Реализация продукции, полученной по операциям с прямогонным бензином – до 25 числа третьего месяца.
- Отчетность по акцизам представляется по месту возникновения налоговой базы.
Инвентаризация на АЗС: периодичность и сроки
Проведение инвентаризации –плановое мероприятие контроля на АЗС, осуществляемое не реже одного раза в месяц. Внеплановые проверки назначают в случаях смены материально-ответственного лица, выявлении кражи и при возникновении форс-мажорных обстоятельств. О сроках проведения инвентаризации издается распоряжение формы № 29-НП, регистрируемое к книге учета. Предприятия обязаны издать документ, регламентирующий порядок проведения проверок.
Особенности проведения инвентаризации:
- Проверку осуществляют постоянно действующая комиссия, обязанности и права которой закрепляются приказом.
- Проверке подлежат все имеющиеся нефтепродукты в резервуарах, бочках, мелкой таре.
- В порядке контроля подсчитывается количество денежных средств в кассе и использованные за смену талоны.
- При подсчете ТМЦ учитываются нормы естественной убыли, определенные постановлением Госснаба СССР от 26.03.1986 № 40 и приказами по министерству.
По результатам процедуры контроля составляются инвентаризационная опись, сличительная ведомость и акт проверки. При выявлении недостачи, пересортицы лица, отвечающие за учетные операции, должны представить объяснительные.
Порядок отпуска нефтепродуктов на автозаправочных станциях
Отпуск нефтепродуктов на АЗС можно осуществлять только посредством топливораздаточных (ТРК) или маслораздаточных (МРК) колонок, и только в бак транспортного средства.
Общая масса всех отпущенных за одну смену на АЗС нефтепродуктов рассчитывается по формуле:
М= P х V,
где М – общая масса отпущенных за смену нефтепродуктов;
V – объем отпущенных за смену НП, согласно данным счетных механизмов на узлах учета;
Р – плотность НП, измеренная при температуре на момент передачи смены.
