Нужно ли оформлять акт по гражданско-правовому договору на выполнение работ (оказание услуг)?

Зачем это нужно?

Данный документ является первичным, он обеспечивает подтверждение того факта, что обязательства, предусмотренные в рамках условий соглашения, на 100% исполнены. Акт представляет собой документ двустороннего типа, его подписание осуществляют обе стороны, именуемые соответственно исполнителем и заказчиком. За документом будет закреплена определенная юридическая сила и в той ситуации, если подписание осуществила одна сторона. Однако в данном случае нужно подтвердить факт отказа другого участника, в том числе с использованием подписей свидетелей.

С помощью акта выполненных работ не составит труда обеспечить себе защиту от формирования разногласий, которые могут возникнуть между контрагентами. Если конфликтная ситуация все же возникла, документ будет представлять собой основное доказательство в судебном органе. Если заказчик не доволен полученным результатом, отражение всех его претензий будет происходить именно в этой бумаге.

Акт и бухгалтерия организации

Акт выполненных работ относится к первичным бухгалтерским документам, на основании которых производится оплата. Кроме того, этот документ вместе с договором может быть использован во время судебного разбирательства или для исчисления срока давности. Об этом четко говорит ФЗ-129 «О бухгалтерском учете», в котором указано, что все хозяйственные операции, которые производятся организацией любой формы собственности, должны находить отражение в бухгалтерском учете.

Не все знают, что за неправильное оформление акта на организацию могут быть наложены штрафы (или доначислены налоги), а указанные в таких актах затраты налоговые органы могут исключить из состава затрат при расчете налога на прибыль, а это уже достаточно серьезно.

Даты, указанные в таких документах, имеют большое значение для отнесения их к конкретному отчетному периоду, а несвоевременное предоставление актов может повлечь за собой нарушение в отнесении затрат. Следовательно, будет занижен или же завышен налог на прибыль за конкретный период. Кроме того, расходы для уменьшения налога должны быть связанны с деятельностью организации. В 9 статье Закона о бухгалтерском учете перечислены все реквизиты, которые имеют решающее значение при оформлени. Поэтому, перед составлением акта стоит внимательно изучить этот закон.

Нормативно-правовое регулирование

К базовым документам по данному вопросу можно отнести следующие положения ГК РФ:

• ст. 753 – в ней говорится о том, что нужно обязательно составить акт, используемый в качестве доказательства факта проведенных мероприятий;
• ст. 752 – раскрытие основных нюансов, предоставление информации для предотвращения недоразумений с налоговыми инстанциями.

Наряду с этим стоит учесть нормы ФЗ№402 от 6 декабря 2011 года. В данном положении сказано, что рассматриваемый акт представляет собой первичный документ.

Как выглядит бумага?

В законодательстве Российской Федерации не содержится унифицированной формы документа. Ключевые критерии регулируются в рамках нормативов ФЗ№402. Стоит также учесть, что в процессе формирования данного бланка можно принять во внимание форму КС-2 или КС-3. Наряду с этим допустима замена акта и использование вместо него передаточного документа.

Вне зависимости от того, какой образец выбран и используется, в обобщенной форме бумага включает в себя определенный набор сведений:

• название;
• персональный номер для идентификации;
• отрезок времени, за который происходит формирование;
• реквизиты участников;
• список проведенных мероприятий;
• сроки, в которые они были выполнены и сданы;
• данные о лицах, осуществляющих подписание документа.

Визировать рассматриваемую бумагу имеют право исключительно те представители, которые имеют официальное полномочие на выполнение данных действий. Если со стороны контрагентов применяются печати, хотя с 2015 года данный пункт не является обязательным, они должны быть проставлены на бланке. Если принимать во внимание положения договора подряда, с их помощью форма акта может быть утверждена в рамках предварительных соглашений, по крайней мере, такая практика работает при заключении контрактов на большие суммы. Иногда это происходит непосредственно перед оформлением документа.

Вне зависимости от сложившихся обстоятельств акт выполненных работ, которыйй составлен качественно, просто обязан соответствовать двум требованиям:

• важность отображения наименования документа, на базе которого произошло формированием;
• значимость указания четкого спектра выполненных мероприятий.

При этом важно, чтобы перечень работ в приложении и акте был одинаковым. В документе требуется отображение способа проверки со стороны заказчика числа выполненных действий, а также их качества. Сюда же можно без труда отнести визуальный осмотр, проверочные мероприятия в плане функционала и пр. Важную роль также играет указание места приемки работы, которая была выполнена, а также даты. Если у какой-то стороны будут какие-либо замечания по отношению к другой стороне, нужно указать их в акте.

На основании договора ренты

В соответствии с нормами действующего законодательства лица, которые взяли помещение коммерческого характера в аренду, принимают на себя ответственность материального характера за имущество, которое используется. После оформления данного документа арендодатель в автоматическом порядке оформляет отказ от всевозможных претензий в адрес арендатора.

Есть несколько принципов, которых стоит придерживаться в процессе формирования акта в обязательном порядке:

• составление документа происходит строго в письменном виде;
• он непременно должен иметь порядковый номер;
• приводятся сведения, которые идентифицируют имущество, взятое в аренду;
• указываются реквизиты соглашения по аренде;
• фиксируются размеры (суммы) уплаты с принятием во внимание налога на добавленную стоимость;
• обе стороны проставляют свои подписи;
• указание полного объема обязательств и на то, что они выполнены на 100%;
• подтвержждение факта полной оплаты полагающихся сумм, что поспособствует доказательству факта отсутствия каких-либо претензий.

Важно проставить подпись на каждой из страниц документа, только при таком подходет можно сократить риски того, что отдельные листы будут заменены.

Это важно! Рассматриваемый акт нужен для того, чтобы предоставлять его в разные органы, например, в налоговую службу.

Порядок оформления акта выполненных работ

Для индивидуальных предпринимателей не существует каких-либо специальных норм и правил по порядку оформления актов выполненных работ, включая их содержание, они составляют его в общем порядке.

Действующим законодательством не установлено унифицированной формы акта выполненных работ. Исключение составляют отдельные отрасли бизнеса. Например, налогоплательщики, занимающиеся строительством, могут использовать форму акта о приемке выполненных работ № КС-2, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 № 100.

Следует учитывать, что налогоплательщик может, помимо форм первичных учетных документов, утвержденных уполномоченными органами, применять самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, форма и содержание которых должны соответствовать требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Письмо Минфина России от 16.02.2016 № 03-03-06/1/8312).

Обращаем внимание, что руководствоваться положениями Закона № 402-ФЗ при составлении первичных документов должны не только организации, но и индивидуальные предприниматели, несмотря на то что индивидуальные предприниматели могут не вести бухгалтерский учет, если в соответствии с налоговым законодательством они ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности (п. 1 ч. 2 ст. 6 Закона № 402-ФЗ).

Похожие требования содержит п. 9 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей (утв. Приказом Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002). Данный Порядок используют индивидуальные предприниматели, применяющие общую систему налогообложения.

Самостоятельно разработанный индивидуальным предпринимателем акт выполненных работ должен содержать следующие реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

• наименование документа;
• реквизиты заказчика и исполнителя (если индивидуальный предприниматель, то указываются его Ф.И.О.);
• реквизиты договора, на основании которого он составлен;
• перечень выполненных работ по договору;
• указание на передачу результата работ заказчику;
• место и дату приема результата выполненной работы;
• замечания заказчика к качеству выполненных работ (если есть) или указание на их отсутствие;
• цену работ, в том числе сумму НДС при необходимости;
• должности и личные подписи исполнителя и заказчика или уполномоченных ими лиц (если акт подписывает лицо, действующее на основании доверенности, необходимо указать в акте ее реквизиты).

На акте проставляются также печати сторон при их наличии.

Отметим, что положения ст. 9 Закона № 402-ФЗ не конкретизируют, насколько детально должны быть описаны выполненные работы. Минфин России в Письме от 09.04.2014 № 02-06-10/16186 также указал, что акт выполненных работ (услуг) составляется с учетом требований по обязательному составу реквизитов, перечень которых не содержит требований об обязательном отражении детализации выполненных работ (услуг).

Однако на практике налоговые органы требуют более подробной детализации в акте выполненных работ, в том числе и наличия информации о периоде их выполнения. Анализ арбитражной практики свидетельствует о том, что акт выполненных работ должен содержать сведения, позволяющие идентифицировать конкретную работу (услугу), в полной мере раскрывать содержание хозяйственной операции, детализировать ее состав (объем, стоимость). Детализация работ может содержаться, например, не в самом акте, а в прилагаемом к нему отчете. Если ни договор, ни акт, ни отчет не содержат детализации работ, то в такой ситуации индивидуальному предпринимателю с высокой долей вероятности придется отстаивать свое право на учет затрат для целей налогообложения в суде, причем перспектива судебного разбирательства не представляется определенной (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 31.01.2012 по делу № А19-6518/2011, ФАС Московского округа от 11.01.2010 №КГ-А40/14441-09).

Таким образом, для устранения возможных разногласий в акте рекомендуется более подробно описывать выполненные работы.

Стороны вправе согласовать форму акта при заключении договора. Если стороны согласовали форму акта в качестве приложения к договору, то использоваться должна именно она. Как правило, акт составляет исполнитель и предлагает заказчику для подписания.

Составлять акт приема-передачи следует в двух экземплярах: один — для индивидуального предпринимателя, второй — для контрагента. Акт является двусторонним документом и подписывается обеими сторонами оформленного ранее договора — исполнителем и заказчиком. Документ будет иметь юридическую силу и в том случае, если он подписан только одной стороной (исполнителем), но с обязательным отображением в нем факта отказа от подписания противоположной стороной.

Стороны вправе в договоре установить срок для составления и подписания акта, так как законодательством он не определен (ст. 421 ГК РФ). Если договором не установлен конкретный срок для подписания акта выполненных работ, заказчик при отсутствии возражений обязан подписать его в течение семи дней и вернуть его подрядчику (п. 2 ст. 314 ГК РФ).

Пример. Акт выполненных работ

Нюансы подписания документа

От заказчика требуется непосредственно приемка выполненных работ после того, как он получит соответствующее сообщение со стороны подрядчика. В ст. 720 и 753 ГК РФ сказано, что исключения для действий, которые выполнены с низким качеством, не предусмотрены. Если обязательства предполагали какие-то нарушения, есть возможность оформления документа:

• с замечаниями;
• с указанием недостатков;
• с отображением существенных недочетов.

После того как проблемы будут решены, от подрядчика требуется уведомление о соответствующем факте заказчика, а также подготовка нового акта приемки. Конечно же, во внимание принимается важность уведомления заказчика. Если последний как-то уклоняется от проведения данной процедуры, в его адрес происходит направление одностороннего документа. Если же и это не работает, заинтересованная сторона имеет право на подачу иска в фискальный орган.

В свою очередь, арбитражный суд в процессе рассмотрения дела может руководствоваться актом одностороннего типа и утверждать, что выполнение всех действий производилось максимально качественно и, самое главное, в полном объеме. Что касается юридической силы, ее можно подтвердить на основании ст. 753 ГК РФ. Если принимат во внимание моменты в отношении прочих договоров, учитывается практика судов арбитражного характера.

Таким образом, под актом выполненных работ принято понимать документ двустороннего характера, который свидетельствует об отсутствии претензий со стороны заказчика в адрес подрядчика.

Анцупов Дмитрий, Адвокат

Задать вопрос адвокату:

What’s app: +

Telegram: @dmi_try

Telegram канал: @lawyermoscow

Instagram: @jur_moscow

Случаи составления акта выполненных работ

Акт выполненных работ составляется в обязательном порядке, в том числе индивидуальными предпринимателями, в следующих случаях:

1. Приемка работ по договору подряда (п. 2 ст. 720 Гражданского кодекса РФ);
2. Приемка работ по договору строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК РФ).

В указанных случаях процесс принятия работ по договору и оформления сопровождающих документов четко регламентирован, подписание акта по завершении работ является обязанностью сторон, так же как направление письменного уведомления при обнаружении недостатков в работе. В противном случае работы считаются невыполненными, следовательно, и оснований для их оплаты нет.

Также обязанность по составлению индивидуальным предпринимателем акта выполненных работ может следовать из договора, если стороны включили такую обязанность в договор (ст. 421 ГК РФ). Стороны договора могут составлять акт как по завершении всех предусмотренных договором работ, так и на промежуточных этапах выполнения работ. Контролирующие органы также отмечают, что составление акта выполненных работ необходимо и тогда, когда это прямо предусмотрено и самим договором (Письмо Минфина России от 30.04.2004 № 04-02-05/1/33).

В остальных случаях определение способа документального оформления передачи результата работ оставлено на усмотрение сторон.

Необходимо также иметь в виду, что акт подтверждает факт выполнения работы и передачи ее результата заказчику, а также обязывает заказчика оплатить ее, кроме того, заказчик вправе ссылаться на наличие в переданных результатах работ недостатков в случае, если они отражены в акте. Если иное не предусмотрено договором подряда, заказчик, принявший работу без проверки, лишается права ссылаться на недостатки работы, которые могли быть установлены при обычном способе ее приемки (явные недостатки) (п. п. 2, 3 ст. 720 ГК РФ). Кроме того, акт выполненных работ может понадобиться индивидуальному предпринимателю для отражения произведенных операций в учете.