Может ли работодатель по письменному заявлению работника не вносить запись в трудовую книжку?

В ней отражается трудовой стаж – он необходим для определения страхового стажа. Два вида последнего учитываются для начисления пенсий и пособий.

Обязательными для внесения в трудовую книжку являются:

1. Сведения о сотруднике.
2. Характеристика работы, выполняемой в данный период.
3. Записи о переводах на другую работу.
4. Сведения об увольнениях с указанием оснований согласно закону.
5. Записи о награждениях и поощрениях.
6. Сведения о повышении в должности.

Если нанятый работник только начинает трудиться или утерял свою книжку, то оформляется новая, и в ней делается первая запись.

Виды нарушений

Вносить сведения выборочно или пропускать какие-либо подробные разъяснения закон права не дает. Ответственность работодателей, наступающая согласно ст. 419 ТК РФ, стимулирует их на правильное ведение трудовых документов. Разумеется, необходимо проверить соответствие трудовой установленному государственному образцу, прежде чем дополнять ее новыми записями. Излишне говорить и о том, что никаких подтирок и исправлений в книжке не должно быть.

О чем чаще всего забывают, заполняя документы?

1. Указать образование.
2. Внести специальность, профессию.
3. Отразить награды, которые могут поднять рейтинг работающего при последующем трудоустройстве.
4. Внести запись об увольнении с фактической датой.
5. Указать изменение названия организации или отдела.
6. Проверить порядковый номер записи и даты.
7. Точно указать номер документа, на основании которого в трудовую вносится запись.
8. Отобразить сведения о присвоении квалификации.

На практике порой оказывается, что, несмотря на ответственность, нарушение все же произошло, и запись в трудовую книжку не внесли своевременно. В данном случае необходимо за самой последней сделанной записью:

• Указать следующий порядковый номер.
• Внести дату.
• В третьей графе записать основные сведения.
• В четвертую графу вписать номер приказа и дату, когда он был издан.

Если ошибку заметили, когда работник уже устроился в другую компанию, достаточно обратиться в кадровый отдел по предыдущему месту работы. Если организация уже ликвидировалась, записи имеет право сделать и новый работодатель.

Итоги

На сегодняшний день такой значимый ресурс, как квалифицированные работники, оценивается государством высоко. Поэтому так важно полностью реализовать права всех нанятых людей. Особенно большое количество проблем может возникнуть у работодателя в связи с незаконным увольнением сотрудника. Помимо административных взысканий, штраф для ИП составляет от 1 до 5 тысяч рублей, а юридическому лицу придется заплатить свыше 30 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Как правило, ошибки удается исправить до того, как работник подаст в суд, а его требования будут удовлетворены. Адвокатская практика показывает, что работодателю достаточно внести сведения в трудовую книжку, чтобы избежать возможных длительных тяжб.

https://zhazhda.biz/base/otvetstvennost-za-nevnesenie-zapisi-v-trudovuyu-knizhku

Трудовые книжки и обязательства работодателя

Юридическим лицам и ИП трудовым правом вменено в обязанность заполнение трудовых книжек по всем наемным сотрудникам. Этот формуляр выступает документом, в котором систематизированы данные о трудовой деятельности человека за все годы.

Законодательная регламентация нюансов оформления трудовых книжек выражена через:

• ТК РФ;
• Правила, изданные Правительством РФ в составе постановления от 16.04.2003 г. № 225;
• Инструкционные подборки, подготовленные Минтрудом и систематизированные в постановлении от 10.10.2003 г. № 69.

В трудовой книжке нанимателю необходимо отражать следующий набор сведений о рабочей деятельности владельца формуляра:

• данные, идентифицирующие наемного работника;
• информацию о порученной работе (наименование должности, на которую человек принят, с указанием периода пребывания на ней);
• факты внутренних и внешних переводов;
• причины увольнений;
• нематериальные виды поощрения.

Также см. «Правила заполнения трудовых книжек в 2021 году».

Работодатель не уполномочен решать, в чьи книжки вносить сведения о трудоустройстве, а чьи формуляры оставить без внимания.

Если в процессе заполнения бланка была допущена ошибка, запись необходимо признать недействительной, после чего вписывают корректные данные. Ответственность за невнесение записи в трудовую книжку предусмотрена КоАП РФ в ст. 5.27 (штраф – до 50 000 руб.).

Органы трудового контроля и надзора из жалоб и заявлений пострадавших от халатности работодателей получают информацию об ущемлении своих прав в отношении отражения нарабатываемого ими стажа в трудовых книжках.

Нормы Положения от 01.09.2012 г. № 875 предусматривают инициирование внеплановой проверки работодателя при поступлении сигнала о правонарушении. При подтверждении подозрений о наличии фактов неисполнения предприятием или ИП полного спектра обязательств в качестве работодателя, к ним применяют меры административного воздействия.

Также см. «Благодарность в трудовой книжке: образец и что дает».

Уголовная ответственность

Уголовные взыскания за нарушения правил ведения и заполнения трудовых книжек применяются крайне редко. Уголовная ответственность может наступить за следующие деяния:

• Незаконный отказ работнику в предоставлении информации, а также предоставление заведомо неправдивых данных. Если это действие нарушило права и интересы работника, которые предусмотрены законодательством, то наказание может быть в следующем виде:

1. штраф в размере, который определит суд}
2. снятие нарушителя с должности или ограничение возможности выполнять трудовые обязанности на период от двух до пяти лет.

• Подлог во время исполнения служебных обязанностей. Это может быть внесение заведомо ложной информации в трудовую книжку или осуществление исправлений с корыстной целью. В таком случае к уполномоченному лицу, которое допустило нарушение, могут применяться следующие меры:

1. штраф}
2. обязательные работы сроком 180-240 часов}
3. исправительные работы на период от одного года до двух лет}
4. арест на три-шесть месяцев}
5. лишение свободы сроком до двух лет.

• Кража или нанесение вреда документам или печатям, в том числе похищение трудовой книжки или вкладыша:

1. штраф}
2. обязательные работы, срок которых устанавливается судом}
3. исправительные работы на период до одного года}
4. арест до трех месяцев.

Как видно, ответственность за неправильное ведение трудовой книжки налагается серьезная. Поэтому нужно тщательно разбираться в правилах заполнения этого документа и вносить все записи согласно требованиям.

Как восстановить пропущенные записи в трудовой

Пропуск записи в трудовой книжке об изменении характера трудовой деятельности гражданина или его рабочего статуса признают ошибкой нанимателя. Исправлять допущенный недочет обязан тот работодатель, по вине которого в формуляре была отражена неполная информация о трудоустройстве человека.

Если работодатель не сделал запись в трудовой книжке, основанием для внесения правок в неё не могут быть устные показания должностных лиц.

Кроме того, для каждого случая исправления ошибок необходимо издавать внутреннее распоряжение руководителя фирмы.

Когда на момент обнаружения пропуска в записях человек трудоустроен у другого работодателя, отразить недостающие данные должен уже текущий наниматель. Для этого ему необходимо документальное обоснование вносимой информации от предыдущего работодателя, допустившего ошибку.

Пропущенную запись отражают в такой последовательности:

• данные вписывают в свободные строки после последней записи;
• проставляют следующий по порядку номер записи;
• дата должна отражать фактический период актуальности пропущенной записи.

В итоге, пропуск устраняют, но с одновременным появлением неточности в виде нарушения хронологического порядка внесения записей.

Также см. «Договор найма на работу без трудовой книжки».

Читать также

31.08.2018

Порядок внесения пропущенной отметки

Пропущенные данные вносятся в следующую строку после заполненной независимо от того, как давно был совершен пропуск. В этом случае нет смысла указывать, что предыдущие записи недействительны, так как потом придется дублировать все эти недействительные строки.

Делается все это в таком порядке:

• номер п/п;
• дата внесения;
• информация о событии – перевод, увольнение, прием на работу;
• последняя графа – данные о дате и номере приказа, на основании которого вписываются сведения.

Если данные не внесены до увольнения с конкретного места работы, проводится учет по тем же правилам, но печать после не ставится. Заверение всех пунктов по конкретному месту работы будет осуществляться печатью в момент увольнения.

Подлинность внесенной информации независимо от того, кто ее записывает и через какое время после пропуска, подтверждается документами – приказами относительно такого действия бывшего или текущего нанимателя.

Проверяем свою документацию

Просмотрите кадровые бумаги. У вас в организации обязательно должны быть в наличии следующие документы и бланки.

В него входят: положения об охране персональных данных работников, правила внутреннего трудового распорядка, инструкция по охране труда. В произвольной форме можно подготовить, к примеру, ведомость к каждому акту, в которой работники будут расписываться в том, что они ознакомлены с содержанием документаст. 22, ч. 3 ст. 68, статьи 87, 135, 212 ТК РФ.

Расчетный листок

Его форму вы должны самостоятельно разработать и утвердить. Он извещает о составных частях заработной платы и удержаниях из неест. 136 ТК РФ. Если заработная плата перечисляется на банковские карты, порядок выдачи работникам расчетного листка определите в локальном актеПисьмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1. Напомним, что расчетный листок надо выдавать с одной из частей зарплатыст. 136 ТК РФ.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведут кадровики, если есть такой отдел, приходно-расходную книгу — как правило, бухгалтерия. Обе книги должны быть прошнурованы, пронумерованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью либо опломбированы. Приобретите для этого отдельную металлическую печать и сургуч или пломбирп. 41 Правил.

Предлагаем ознакомиться: Ответственность индивидуального предпринимателя

У них есть унифицированная форма № Т-2. Личную карточку вы должны будете давать работнику для росписи в ней не только при приеме на работу, но и при каждой новой записи в его трудовой книжке (например, в связи со сменой должности или повышением квалификации). Поэтому имейте в виду, что личные карточки ведутся на бумагеп. 12 Правил.

СОВЕТ

Заранее заготовьте шаблон трудового договора, вписав в него все установленные ст. 57 ТК РФ обязательные сведения. И не забудьте предусмотреть в нем строчку для подписи работника о получении им своего экземпляра документаст. 67 ТК РФ.

Время, отработанное сотрудниками, обязательно должно учитываться по унифицированным формам № Т-12 или Т-13ст. 91 ТК РФ. Именно эти заполненные формы поступают к бухгалтеру как первичные учетные документы для целей бухгалтерского и налогового учета, на основании которых он будет считать зарплату, отражать ее в расходах, заполнять расчетные листки для работников.

График отпусков

Он утверждается за 2 недели до начала года, на который запланированы отпуска, по унифицированной форме № Т-7ст. 123 ТК РФ.

СОВЕТ

В локальном нормативном акте пропишите, что даты отпуска могут переноситься по соглашению сторон. Без такой оговорки ваши даже письменные договоренности с работником об изменении периодов его отпусков инспектор может посчитать нарушениемст. 124 ТК РФ.

Помните, что без письменного согласия работника вы не сможете изменить дату начала его отпуска (например, попросить его позже уйти в отпуск), так же как и дату окончания. Если вам нужно, чтобы работник раньше вышел из отпуска, попросите у него письменное заявление, в котором он дает согласие на отзыв и определяет, когда готов использовать оставшиеся дни отпуска.

Суть спора

В рамках дела о несостоятельности общества с ограниченной ответственностью арбитражный управляющий обратился с заявлением о взыскании с должника суммы вознаграждения и суммы возмещения понесенных им расходов по делу о банкротстве. В числе таких расходов управляющий назвал следующие затраты:

• транспортные расходы;
• расходы на опубликование сведений в СМИ и в ЕФРСБ;
• почтовые расходы;
• расходы на вкладыши к трудовой книжке.

Все расходы, кроме последнего были подтверждены документами и квитанциями.

Соблюдаем процедуры

Проследите за тем, чтобы работник расписался на вашем экземпляре два раза: в знак согласия с условиями договора и подтверждения того, что он получил на руки свой экземпляр документа.

Затем ознакомьте работника под роспись с приказом о его приеме на работуст. 68 ТК РФ. Документ имеет унифицированную форму № Т-1. Не забудьте продублировать в приказе условие об испытательном сроке, если в трудовых договорах с работниками оно есть. Забывчивость в этом вопросе инспекторы рассматривают как нарушениеРешение Воронежского облсуда от 03.02.2009 № 77-9АП.

Заведите личную карточку на нового работника, внесите в нее сведения о нем, его должности, квалификации и дайте ее работнику, чтобы он в ней расписался, внесите запись о приеме на работу в трудовую книжку работника.

Ознакомьте сотрудника под роспись с локальными нормативными актамист. 68 ТК РФ. Такая подпись может ставиться в отдельной строчке в трудовом договоре, в специальном журнале, в отдельной ведомости к каждому акту, в любом другом документе, который вы сами изобретете для сбора таких подписей.

В этом случае вы должны:

• оформить приказ об увольнении, ознакомить с ним под роспись работника. Имейте в виду, что приказ об увольнении надо издать и тогда, когда работник увольняется по собственному желанию, сообщив об этом за 2 недели. Автоматически трудовой договор действовать не перестанетч. 6 ст. 80 ТК РФ; Определение Мосгорсуда от 26.07.2011 № 4г/2-6447/11;
• заполнить записку-расчет по унифицированной форме № Т-61, в которой следует отразить зарплату за время, отработанное ко дню увольнения, и компенсацию за неиспользованный отпуск;
• отдать работнику трудовую книжку в день увольнения.

СОВЕТ

Если работник за трудовой книжкой не является даже после вашего письменного уведомления о необходимости ее забрать, составьте акт о том, что выдать книжку в день увольнения невозможно, и отправьте ее сотруднику по почте письмом с описью вложенияОпределение ВС Республики Карелия от 18.10.2011 № 33-3072/2011. Так в случае претензии к вам со стороны уволенного вы сможете подтвердить, что не удерживаете трудовую книжкуст. 84.1 ТК РФ.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Предлагаем ознакомиться: Копия трудовой книжки заверенная работодателем Образец документа

По письменному запросу увольняющегося работника вы должны выдать ему копии кадровых документов, связанных с работой, в частностист. 84.1 ТК РФ:

• приказов о приеме на работу и об увольнении;
• приказов о поощрениях.

Также вы должны выдать ему справку о сумме зарплаты за текущий год и 2 предшествующих года, которая понадобится ему для назначения пособия по болезни у нового работодателяутв. Приказом Минздравсоцразвития от 17.01.2011 № 4н.

Выплачивайте зарплату не реже двух раз в месяц и отпускные — не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. Конкретные даты выплаты зарплаты установите в трудовых договорах или в отдельном локальном нормативном актест. 135 ТК РФ.

Оформляйте в письменном виде согласие работника на сверхурочную работу или работу в выходные. При получении согласия попросите его указать сразу, как компенсировать его труд «вне графика» — деньгами или отгулом (например, днем отдыха за работу в выходнойст. 153 ТК РФ).

Не забудьте, что вы должны проводить не реже чем каждые 5 лет аттестацию рабочих мест по условиям труда, а также заботиться о состоянии спецодежды — стирать, сушить, ремонтироватьстатьи 212, 221 ТК РФ; п. 8 Приказа Минздравсоцразвития от 26.04.2011 № 342н.

Соблюдайте процедуру привлечения к дисциплинарной ответственности и наложения взысканий. Следите за тем, чтобы ваш работник не был уволен, допустим, за прогул, за который ему уже делали выговор. Вас тогда смогут оштрафовать за применение двух взысканий за один проступок. Кроме того, например, при прогуле у работника надо сначала запросить письменные объяснения, если он их не даст — составить акт и только потом выносить решение о взыскании.

Как видим, кадровых документов и процедур действительно немало. И даже узнав о проверке трудинспекции заранее, вы физически не успеете «подлатать дыры», наспех устраняя нарушения. Поэтому лучше все соблюдать, заполнять и подписывать пошагово, на каждом этапе, не откладывая на потом.

Кроме того, старайтесь сохранять лояльные отношения с работниками, чтобы по возможности исключить внеплановые проверки трудинспекции по жалобам сотрудников как нынешних, так в особенности и бывших. Ведь до плановой проверки раз в 3 года у инспекторов могут и не дойти руки, а вот на жалобы работников инспекция по труду реагирует быстрее.

Титульный лист трудовой книжки

Первая страница трудовой, или титульный лист, содержит информацию о владельце документа. Заполняется она только на основании личных документов работника (паспорта, удостоверения, диплома, свидетельства и пр.).

Неверное заполнение титульного листа грозит работнику большими проблемами в будущем (вплоть до обращения в суд за установлением факта принадлежности документа), поэтому тут необходимо проявить предельное внимание.

Вопросам записей на титульном листе посвящены пункт 9 Правил и раздел 2 Инструкции.