Как делается запись в трудовую книжку о приеме на работу сотрудника на должность главного бухгалтера

Главный бухгалтер — это одна из ключевых позиций практически во всех организациях, при заключении трудового договора желательно продумать все важные моменты, касающиеся данной должности.

Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) устанавливает особые правила, которыми регулируется правовое положение лиц, занимающих должность главного бухгалтера на предприятии.

Приём работника на должность главного бухгалтера оформляется заключением договора на определённый срок по соглашению сторон, который не может превышать пяти лет. Главное условие — это добровольное решение, без давления со стороны работодателя. Дополнительные условия для заключения такого договора не требуются, достаточно факта принятия на указанную в ч. 2 ст. 59 ТК РФ должность.

Как вы знаете, испытательный срок для всех сотрудников ограничен тремя месяцами. А вот для главного бухгалтера этот срок может быть установлен в большем размере до шести месяцев, это позволяет п. 5 ст. 70 ТК РФ. Срок действия трудового договора и испытательный срок обязательны для указания в трудовом договоре.

Для главного бухгалтера в форме трудового договора необходимо указать:

• дату окончания контракта;
• причины заключения срочного контракта со ссылкой на норму закона.

Временами работодатели лукавят и, дабы избежать сложностей во время увольнения главного бухгалтера, который не прошёл испытательный срок, заключают с сотрудником срочный трудовой договор на период от трёх до шести месяцев. После чего эти договоры они ни один раз могут перезаключить, лишая, тем самым, сотрудника гарантий, положенных ему законодательством.

В случае, если дело доходит до судов, решения в большинстве случаев принимаются в пользу сотрудников, и договоры с ними переоформляют на заключенные на неопределённый срок. Но работодатель вправе подстраховаться и обозначить испытательный срок при приёме на работу. Напомню вам, что срок испытания не может превышать 6 месяцев. Из этого следует, что если заключен срочный трудовой договор с периодом действия полгода, испытательный срок в таком случае не должен превышать 14 дней, согласно ч. 6 ст. 70 ТК РФ.

Главный бухгалтер подчиняется напрямую руководителю организации. Денежно-расчётные документы, финансово-кредитные обязательства без подписи главного бухгалтера считаются недействительными и не принимаются к исполнению. В целом обязанности главного бухгалтера закреплены Федеральным законом от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте».

Требования главного бухгалтера к оформлению хозяйственных операций и сдаче необходимых документов и сведений в бухгалтерию обязательны для всех сотрудников предприятия. Данное требование прописывается в соответствующих локальных актах компании.

Пропишите все общие условия и информацию в трудовой договор с главным бухгалтером. С учётом специфики организации и категории должности сотрудника, укажите перечень должностных обязанностей и дополнительные условия договора.

Вместе с руководителем организации должность главного бухгалтера является одной из основных, поэтому, при трудоустройстве, необходимо учесть все нюансы, регламентируемые Федеральным законом от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте», далее — Закон № 129-ФЗ. Если в трудовом договоре не учесть специфику работы такого сотрудника, компания будет оштрафована на 50 тыс. руб.

Особенности оформления трудовых отношений с главным бухгалтером важны не только для сторон, подписывающих трудовой договор, но в некоторых случаях также касаются и взаимоотношений компании с третьими лицами. Перед заключением трудового договора с главным бухгалтером, не лишним будет убедиться в том, что онне дисквалифицирован как должностное лицо на прежнем месте работы. Проверку можно провести на официальном сайте ФНС с помощью сервиса «Поиск сведений в реестре дисквалифицированных лиц». С таким же запросом можно официально обратиться в территориальные органы ФНС, регламент ответа не более пяти рабочих дней.

Должность единственного бухгалтера, входящую в штат, можно назвать как «бухгалтер», так и «главный бухгалтер» — это не вызовет претензий со стороны контролирующих органов. Но в том случае, когда она будет называться согласно профстандарту «Бухгалтер», тем самым будет подразумеваться, что функции главного бухгалтера взял на себя руководитель компании.

Дополнительные пункты для включения в трудовой договор с главным бухгалтером

Поскольку данная должность подразумевает доступ к информации, которая является конфиденциальной и закрытой, стоит включить в трудовой договор пункт, обязывающий его соблюдать коммерческую тайну. В законе № 129-ФЗ используется понятие «коммерческая тайна» для информации, которая содержится в регистрах бухгалтерского учёта и внутренней бухгалтерской отчётности. Лица, допущенные к такой информации, должны нести ответственность за её разглашение.

К тому же, специфика работы главного бухгалтера предполагает напряжённый график. Поэтому ненормированный рабочий день может быть включен в трудовой договор, как одно из основных условий. Конечно, такой режим работы, оговоренный в договоре, даёт сотруднику право на гарантии, указанные в ч. 1 ст. 119 ТК РФ, в том числе, и на дополнительные оплачиваемые дни к основному отпуску.

Закон определяет минимальный размер продолжительности дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день в три дня. Однако, правила внутреннего трудового распорядка или коллективный договор могут увеличить количество дней дополнительного отпуска, если предусмотрены дополнительные особенности работы при ненормированном рабочем дне.

В связи с особенностями выполняемой работы, главному бухгалтеру не доверены никакие материальные ценности. Этой должности нет в перечне должностей, с которыми нужно заключать договоры о полной индивидуальной материальной ответственности. В должностные обязанности главного бухгалтера не входит приём денежных средств и материальных ценностей. Следовательно, договор о полной материальной ответственности с ним не имеет юридической силы и в любом суде будет признан недействительным.

У работодателя есть возможность обезопасить себя от махинаций во время заключения трудового договора с главным бухгалтером, добавив в документ пункт о полной материальной ответственности работника в случае причинения ущерба организации, в соответствии со ст. 243 ТК РФ.

Материальный ущерб может быть причинён неосторожными действиями главного бухгалтера, а также, ненадлежащим исполнением своих обязанностей. Одни только несвоевременно перечисленные в бюджет налоги могут обернуться большими штрафами. В соответствии со ст. 243 ТК РФ в трудовом договоре прописывается пункт о полной материальной ответственности, в таком случае работодатель вправе удержать всю сумму причинённого ущерба с главного бухгалтера. В противном случае, удержание с главного бухгалтера может быть произведено однократно в пределах среднемесячной заработной платы.

Но следует отметить, что в судебной прак­ти­ке встречаются случаи, когда отказывают во взыскании убытков даже при наличии условия о возмещении ущерба в трудовом договоре. Например, если по вине главного бухгалтера на организацию наложен штраф за не вовремя сданную отчётность (Апелляционное определение Мосгорсуда от 18.12.2015 N 33-45565/15).

Как составить приказ о приеме на работу бухгалтера

Законодательством не установлена какая-либо специальная форма или унифицированный бланк для распоряжения о назначении бухгалтера. Однако, в отличие от документов о приеме иных специалистов, приказ о назначении главбуха приходится достаточно часто предоставлять в банки, налоговую инспекцию и другие учреждения, поэтому по его оформлению иногда возникают вопросы.

Документ о назначении человека, отвечающего за бухучет, издается при приеме на работу и заключении трудового договора. Как и другие приказы по личному составу, он содержит:

• дату и порядковый номер;
• полное наименование организации;
• Ф.И.О. назначаемого лица;
• дату назначения на должность главбуха (если отличается от даты издания документа);
• подпись руководителя;
• личную подпись работника об ознакомлении.

Также в документе отражают порядок установления испытательного срока, возложения полной материальной ответственности и предоставления права подписи финансовых документов. Вот образец:

ВАЖНО!

Содержание распоряжения о назначении главбуха не может противоречить или не соответствовать условиям трудового договора, заключенного с главбухом. И в части испытания, и в части материальной ответственности, и в других моментах.

Вот такой образец приказа о назначении главного бухгалтера в ООО допустимо использовать:

В связи с необходимостью ведения бухгалтерского учета приказываю:

1. Назначить главным бухгалтером и возложить организацию и ведение бухгалтерского учета ООО «Clubtk.ru» на Зайцеву Зинаиду Петровну с 20 февраля 2021 года (иные сведения о лице, предусмотренные уставом или внутренними документами работодателя) на один год, до 19 февраля 2022 года.
2. Установить должностной оклад Зайцевой Зинаиде Петровне в соответствии с заключенным с ней трудовым договором, в сумме 80 000 (восемьдесят тысяч) рублей в месяц.
3. В целях проверки Зайцевой З.П. соответствия поручаемой работе установить срок испытания 4 месяца, до 19 июля 2021 года.
4. Установить полную материальную ответственность Зайцевой З.П. с 20 февраля 2021 года.
5. Начальнику отдела кадров Курочкиной И.Г. ознакомить Зайцеву З.П. в срок до «20» февраля 2021 г. с распоряжением.

Руководитель __________________ Воронов А.П.

«19» февраля 2021 г.

Ознакомлен(а) __________________ Зайцева З.П. 19.02.2021

Трудовая функция бухгалтера

После того, как сотрудник отдела кадров укажет в трудовом договоре все обязательные условия и информацию, необходимо подробно прописать все обязанности будущего главного бухгалтера предприятия. Сотруднику нужно чётко понимать, какие обязанности он будет выполнять и за что отвечает.

Трудовую функцию можно прописать в трудовом договоре, но я вам рекомендую, лучше закрепить обязанности в должностной инструкции. Саму инструкцию можно оформить отдельным документом или в качестве приложения к трудовому договору. Обратите внимание, что обязанности главного бухгалтера зависят напрямую от применения организацией профстандарта. В случае не распространения требований квалификации на бухгалтера, укажите примерный функционал работника.

В разделе «Права и обязанности работника» укажите:

• права и обязанности, которые предусмотрены законодательством и обязательны для всех сотрудников. За основу можно взять профстандарт «Бухгалтер»;
• права и обязанности, предусмотренные в организации для конкретной должности.

Часто задают вопрос, правомерно ли заключать трудовой договор с главным бухгалтером без права подписи. Если такое условие необходимо, то в договоре прописывают, что право подписи закреплено за директором (Приказ № 0 от 00.00.00).

Должностная инструкция главного бухгалтера. Организация не применяет профстандарт.

Квалификационные требования к главным бухгалтерам установлены профессиональным стандартом «Бухгалтер» (приказ Минтруда России от 21.02.2019 N 103н). Если на главного бухгалтера распространяются эти требования, в таком случае опишите трудовые функции работника на основании приказа Минтруда.

По новым требованиям профстандарта, в зависимости от категории должности, главный бухгалтер должен иметь определённые квалификационные требования. У него должен быть стаж работы в этой должности не менее семи лет, при наличии среднего специального образования. Если у него высшее специальное образование, то для трудоустройства в должности главного бухгалтера достаточно пяти лет стажа.

Дополнительным преимуществом при приёме на работу будет наличие сертификатов о прохождении программ профессиональной переподготовки бухгалтеров, а также курсов повышения квалификации.

Должностная инструкция главного бухгалтера с учётом требований профстандарта.

Работодатель вправе устанавливать другие требования для кандидата, если они касаются деловых качеств, связаны со спецификой производственной деятельности предприятия и не имеют отношения к дискриминации.

При составлении раздела «Права и обязанности работодателя» опирайтесь на ст. 22 Трудового кодекса РФ. Если возникнет необходимость, можете указать дополнительные права и обязанности работодателя, которые прямо не предусмотрены законодательством. Например, обязанность работодателя предоставить сотруднику полис добровольного медицинского страхования.

Заполнение характера работы

На малых предприятиях главные бухгалтеры часто вынуждены ездить в банк, налоговую инспекцию, ПФР, ФСС и другие государственные учреждения. В этом случае возникает вопрос: как организовать поездку такого типа?

Однозначного ответа на этот вопрос нет. Поэтому, если главному бухгалтеру придется часто ездить в другие организации, то рекомендуется установить для него разъездной характер работы с компенсацией соответствующих расходов, а в должностной инструкции сотрудника можно указать как часто и куда он будет ездить.

Один приказ или два

Обычно при приеме на работу человека руководство организации издает один приказ о трудоустройстве. Но главбух — особая должность, поэтому многие руководители задаются вопросом, нужен ли приказ о назначении главного бухгалтера, если есть приказ о приеме его на работу? В законодательстве на этот счет нет прямых указаний, и большинство организаций издают один комбинированный документ. Сложность заключается в том, что приказ на главбуха требуется предъявлять в разные инстанции: в ИФНС, в банк, в ПФР и другие органы, а иногда и контрагентам. Чтобы не раскрывать нюансов, допустимо передавать заинтересованным лицам не сам документ, а выписку из него. Вот так выглядит образец выписки из приказа о назначении на должность главного бухгалтера:

Расторжение трудового договора с главным бухгалтером

В разделе «Изменение и прекращение трудового договора» укажите порядок изменения договора и его расторжения. Главный бухгалтер может быть уволен по дополнительным основаниям:

• при смене собственника предприятия (ст. 81 Трудового кодекса РФ);
• за необоснованное решение, из-за которого имущество компании не было сохранено, использовалось не по назначению или, когда работодателю был причинен ущерб (п. 9 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ).

Особое внимание уделим прекращению трудовых отношений при смене собственника организации. Это дополнительное основание для расторжения, установленное п. 4 ст. 81 ТК РФ, детально регулируется иными нормами ТК РФ. У нового собственника есть три месяца, если он желает уволить главного бухгалтера (ч. 1 ст. 75 ТК РФ). При этом никаких доказательств недобросовестности или недостаточной квалификации главного бухгалтера не требуется, единственное необходимое условие — смена собственника.

В случае, если новый собственник подписал с главным бухгалтером доп. соглашение к трудовому договору (изменение заработной платы, обязанностей, иных условий), то после этого нельзя оформлять увольнение, так как это неправомерно, даже в пределах трехмесячного срока.

Подписание соглашения — это документальное подтверждение, что новый собственник решил работать с главным бухгалтером на новых условиях. Ведь законодательство даёт новому работодателю право выбора — продолжать работать с главным бухгалтером или уволить его. В случае, если принято решение расстаться с сотрудником, нужно произвести выплату компенсации, причем в законе определена минимальная сумма — не менее трёхкратного среднемесячного заработка (ст. 181 ТК РФ).

В разделе «Заключительные положения» опишите порядок решения возможных споров и разногласий между работодателем и работником.