5 правил использования накладной на внутреннее перемещение

Отпуск материалов со складского хранения осуществляется по разным направлениям: для производства продукции, для хознужд, для реализации. ТМЦ также могут передаваться сторонним контрагентам безвозмездно.

Учет отпуска ТМЦ осуществляется по правилам ПБУ 5/1. Движение ТМЦ, как внутреннее, так и внешнее, происходит постоянно. Задача бухгалтерской службы – качественно, в полном объеме учитывать перемещения во избежание складских недостач.

Как списать материалы при использовании?

Методы учета ТМЦ

При отпуске материалов со склада, кроме количественной, применяют стоимостную оценку. В бухгалтерском учете существует несколько методов расчета оценочных показателей:

1. По средней стоимости. При применении этого метода сначала стоимость определенной группы материала (или вида) на начало месяца складывают со стоимостью поступивших ТМЦ. Количество по группе или виду также суммируется. Путем деления первой суммы на вторую определяют среднюю стоимость единицы ТМЦ. Далее количество списанных за месяц единиц умножают на эту среднюю стоимость и получают сумму к списанию. Так списывают материалы, схожие по свойствам, характеристикам использования.

Какими документами оформить внутреннее перемещение и отпуск материалов в производство?

Читайте также:  Комплект для самоподготовки к экзамену на аттестат профбухгалтера в коммерческих организациях
2. ФИФО. Этот метод предполагает, что ТМЦ используются последовательно, по порядку поступления на склад. Далее материалы, первыми переданные, например, в производство, оцениваются по стоимости первых поступивших на склад ТМЦ, с учетом остатка их на складе: сначала списывается количество по стоимости остатка, далее оставшееся несписанным количество – по стоимости первой партии, далее при необходимости – второй и т.д. Остаток материалов расценивается по стоимости последней поступившей партии. ФИФО применяется при наличии относительно стабильных цен на ТМЦ.

Как в бухгалтерском учете отражать списание строительных материалов?

3. По стоимости единицы ТМЦ. Метод применяется для учета особо ценных предметов либо опасных веществ и состоит в учете каждого поступления таких материалов. При отпуске применяется та же цена, что при поступлении на склад. Метод используется и при небольших объемах складских операций.

На заметку! Метод ЛИФО – обратный по смыслу методу, т.е. по стоимости последней поступившей партии, затем – предпоследней и т.д. ФИФО на сегодняшний день утратил свое значение, поскольку его применение оправдано в условиях высокой инфляции.

Документация на складе

Перечни складских документов, используемых российскими предприятиями, по преимуществу унифицированы. Это обусловлено тем, что большинство из таких форм должно соответствовать требованиям Закона № 402-ФЗ о бухучете (ССЫЛКА). Унифицированные как раз соответствуют, и нет необходимости искать им альтернативу.

Можно отметить, что каждый складской документ (группа однотипных документов), как правило, относится к определенной складской операции (или последовательности операций). Так, на российских складах используются:

1. При документировании приема товара:

• накладная от поставщика (на ее основе приходуется товар);
• приходная накладная — оформляемая самим хозяйствующим субъектом (используется для постановки поступившего товара на учет);
• товарно-транспортная накладная — составляемая по унифицированной форме № 1-Т (используется для документирования приема-передачи товара, который доставлен на том или ином транспортном средстве);
• приходный ордер по форме М-4 (используется для учета товаров, поступивших непосредственно на склад и оформляется, как правило, на основании накладных);
• акт о приемке материалов по форме М-7 (используется при расхождениях по фактическим и заявленным характеристикам поставки);
• акт о приемке по форме ТОРГ-1 (используется после полной проверки заявленных характеристик поставки и удостоверения ее соответствия фактической);
• акт о расхождениях по форме ТОРГ-2 (используется, если расхождения все-таки были).

1. При документировании размещения товара:

• товарный ярлык по форме ТОРГ-11 (отражает основные характеристики товара и его количество, нужен при составлении инвентаризационных описей);
• карточка учета материалов по форме М-17 (применяется для учета поступления и выбытия материалов относительно места их размещения).

1. При документирования перемещения товара:

• накладная по форме М-11 (используется при документировании перемещения товаров в рамках различных подразделений организации);
• накладная по форме ТОРГ-13 (используется при перемещении товаров между вышестоящей и головными структурами холдинга или иной корпоративной структуры подчинения одного хозяйствующего субъекта другому).

1. При документировании отпуска товара со склада:

• накладная по форме М-15 (используется при отправке товаров в другую организацию либо при осуществлении их продажи);
• накладная по форме ТОРГ-12 (используется при продаже товаров непосредственно со склада);
• акт о списании по форме ТОРГ-16 (применяется, если товар теряет потребительские качества и подлежит списанию).

[adsp-pro-6]

Пример практического сценария применения указанной документации:

1. Экспедитор, доставивший товар от поставщика, отдает человеку, работающему на приемке в принимающей организации, товароспроводительные документы.

1. Человек от принимающей организации смотрит эти документы, оформляет необходимые накладные, регистрирует их в установленном порядке.

1. Товары перемещаются на склад, на них оформляется приходная накладная.

1. В отношении размещенных товаров периодически производится инвентаризация — силами инвентаризационной комиссии (использующей различные описи).

1. Товары перемещаются со склада в производство — и это удостоверяется накладной ТОРГ-12.

Указанные выше основные (безусловно, приведенный выше перечень — не исчерпывающий) документы, таким образом, отражают факт совершения тех или иных операций с товаром в рамках его движения на складе (и относительно склада). Совершает эти действия, очевидно, человек (или машина, если склад роботизирован — но программируется она до того тоже человеком, и он обеспечивает воспроизведение машиной типичных действий людей). Эти действия (как и процедуры их документирования) занимают определенное время и требуют определенных трудовых вложений.

Видео — как индивидуальному предпринимателю вести складской учет в сервисе Моё дело (ССЫЛКА):

Соответственно, в интересах хозяйствующего субъекта — свести к минимуму временные и трудовые затраты, связанные:

• с осуществлением самих операций с товарами в рамках склада;
• с документированием данных операций в различных учетных документах (как и практического использования таких документов впоследствии).

Решению двух указанных задач способствует автоматизация складского учета. То есть — применение программ, которые:

• ускоряют и оптимизируют процедуру заполнения и использования учетных документов;
• определяют (способствуют определению) наилучших алгоритмов осуществления складских операций (которым впоследствии рекомендуется или предписывается следовать работникам склада).

Очевидно, чем больше предприятие, тем более востребованной там будет оптимизация — по двум указанным направлениям как минимум. И, соответственно, автоматизация с помощью специальных компьютерных программ.

Таких на российском (как и на мировом) рынке — огромное количество. Попробуем выделить ключевые критерии, на которые можно ориентироваться при выборе подобных решений.

Документы

Организация для учета выбытия материалов со склада может применять унифицированные формы документации, а может пользоваться самостоятельно разработанными бланками. Их наличие отражают в учетной политике.

Унифицированные формы первичных документов на отпуск ТМЦ для производственных нужд — это:

• лимитно-заборная карта (по ф. М-8);
• требование-накладная (по ф. М-11);
• накладная (ф. М-15);
• накладная внутреннего перемещения (ф. ТОРГ-13 или разработанная в организации форма).

Все формы типовые, могут применяться вне зависимости от отрасли производства.

Документами, подтверждающими прочее выбытие со склада (например, безвозмездная передача, списание недостач, порчи, хищений), могут служить различные акты на списание МЦ, подписанные членами созданной в организации комиссии, ТТН, заявления на отпуск на сторону.

Реализация ТМЦ оформляется с учетом применяемой системы н/обложения, особенностей действующих законодательных актов и пр. Отпуск покупателям, юридическим или физическим лицам, осуществляется на основании договоров с ними. Выписывается накладная на отпуск ТМЦ на сторону, если необходимо – счет-фактура, другие документы на реализацию. Перевозка ТМЦ со склада оформляется ТТН.

Не бумагами едиными

Складской учет товаров в торговле и на производстве только упомянутыми документами не ограничивается. Дополнительно используют также книгу учета материалов. Это распространено в тех случаях, когда движение товара осуществляется активно. Иногда возможны и замены в виде складских карт. Они заполняются кладовщиком в тех случаях, когда приходится работать в крупном хранилище.

Также не следует забывать про программы. Складской учет товаров с использованием компьютерных технологий позволяет организовывать адекватный аналитический и синтетический электронный документ, легкий для ориентации и передачи другим подразделениям.

Также большую роль в деле управления складом играет грамотный подбор сотрудников. Они должны обладать соответствующей квалификацией. Немалую роль в этом деле играет автоматизация рабочих процессов. Так, если подобное положение было успешно внедрено, то выполнять часть деятельности смогут машинопрограммы. По сути, используются они так же, как и карты, и книги. Но работа с ними осуществляется на порядок более оперативно и эффективно.

Корреспонденции счетов

Проводки формируют в зависимости от целей отпуска МЦ со склада.

На производственные и управленческие цели:

• Дт 20, 23, 29 Кт 10 – переданы материалы в основное, вспомогательное, обслуживающее производства.
• Дт 25, 26 Кт 10 – переданы материалы на общепроизводственные, общехозяйственные нужды.
• Дт 10 Кт 10 – внутреннее перемещение ТМЦ со склада в кладовые подразделений, цехов, производств.

Прочие списания:

• Дт 94 Кт 10 — списаны материалы на основании акта комиссии.
• Дт 20, 23, 29, 25, 26 Кт 94 — отнесены суммы на расходы производств-основного, вспомогательного, обслуживающего, на ОХР и ОПР (указанными проводками отражается выбытие по причине недостачи, потери, порчи в пределах норм естественной убыли).
• Дт 73/2 Кт 94 – недостача отнесена на виновных лиц (сверх естественных норм убыли).
• Дт 50, 70 Кт 73/2 – виновное лицо погасило задолженность внесением суммы в кассу или вычетом из заработной платы.
• Дт 91/2 Кт 68 – восстановлен НДС, прежде предъявленный к вычету по ТМЦ, по недостаче сверх норм естественной убыли.
• Дт 91/2 Кт 94 – если ТМЦ утрачено сверх норм естественной убыли, но взыскать стоимость с виновных нет возможности (виновный не выявлен либо оправдан в судебном порядке).

Безвозмездная передача ТМЦ относится на Дт 91/2, а утрата вследствие форс-мажора, природных бедствий – на Дт 99, с Кт 10. При этом необходимо восстановить и НДС проводкой, аналогичной приведенной выше.

Реализация:

• Дт 91/2 Кт 10 – выбытие со склада.
• Дт 62 Кт 90/1 (с НДС), Дт 91/2 Кт 68 – зафиксирована продажа ТМЦ и НДС по ним.
• Дт 50,51 Кт 62 – покупатель расплатился за материалы.

Если имеет место предоплата, то:

• Дт 50, 51 Кт 62/2 – отражена сумма предоплаты.
• Дт 76 Кт 68 – начислен НДС по предоплате.
• Дт 91/2 Кт 10 – выбытие со склада.
• Дт 62/1 Кт 91/1, (с НДС), Дт 91/2 Кт 68 – зафиксирована продажа ТМЦ и НДС по ним.
• Дт 62/1 Кт 62/2 – зачет предоплаты за ТМЦ.
• Дт 68 Кт 76 – зачет НДС с погашенной суммы предоплаты.

Порядок работы

Сначала определяются материально-ответственные лица (МОЛ). Складской учет товаров и отчетность всегда должны осуществляться теми, кто обладает соответствующими полномочиями и доверием со стороны руководства.

Также необходимо задокументировать процесс обработки поступающих бумаг. Ведь именно по ним осуществляется проверка оприходованного товара. Также следует хорошо разъяснить нормы и положения работы. Например, нельзя выдавать продукцию со склада, если перечень предоставленных документов не является полным. Чтобы не возникало соблазнов, ответственность за это дело нужно возложить на заведующего, дабы он качественно следил за процессом.

Он же, чаще всего, и является материально ответственным лицом. Также, затрагивая вопросы сторонних подразделений, а именно бухгалтерские проверки, необходимо обязательно устанавливать подлинность предоставляемой документации. Кроме этого, необходимо обращать внимание еще и на правильность заполнения отчетов, соответствие данных. Если были обнаружены ошибки, то бухгалтер должен внести исправления и сообщить об этом кладовщику.

Налоговый учет

Списание материалов в производство участвует в формировании затрат в целях НУ (ст. 318-1 НК РФ).

Если материалы со склада не списываются сразу в производство, передаются ответственным лицам в цехах, подразделениях (происходит их внутреннее перемещение), то со списанием на производственные счета спешить не стоит. Это может повлечь завышение затрат текущего периода и вызвать вопросы чиновников фискального органа при очередной проверке, если основой НУ являются бухгалтерские показатели.

Целесообразно и составление в этом случае акта расхода ТМЦ, в котором отражается непосредственно расход в производство – как обоснования затрат для ФНС.

Акт можно не составлять, если в лимитно-заборной карте, других документах на отпуск есть указание, что ТМЦ будут сразу использоваться (например, пишущие принадлежности в бухгалтерии).

Однако многие организации используют подход, при котором составляют указанный документ всегда, вне зависимости от того, указана ли в первичных документах на отпуск цель отпуска или не указана. Он признается наиболее безопасным с точки зрения налоговых проверок и претензий чиновников ФНС.

Безвозмездная передача ТМЦ облагается налогом на добавленную стоимость по ст. 146-1 НК РФ.

Итоги

ТМЦ списывают со склада по стоимости, рассчитанной в зависимости от применяемого метода: ФИФО, по стоимости единицы либо по средней стоимости.

Проводки формируют в зависимости от характера перемещений материалов – внутренний или внешний.

Для целей НУ расход материалов целесообразно оформлять актом расхода ТМЦ. Применение этого документа исключает завышение затрат по материалам в расчетах по итогам месяца, а следовательно, и претензии со стороны ФНС.

Для целей БУ учет списания ведут как с помощью унифицированных форм первичных документов, так и посредством разработанных организацией самостоятельно.

Организация работы склада. Описание. BPMN схемы прилагаются

Штрихкод был изобретен в 1951 году и, казалось бы, уже прочно вошел в нашу жизнь, однако, как показывает моя практика, многие пользователи не знают, что это такое, даже многие IT-специалисты не знают, что такое сканер штрихкодов и терминал сбора данных. И кажется, что все это сложно для понимания и внедрения, но на самом деле это достаточно просто. И одна из целей данной статьи — показать, насколько проста работа при штрихкодировании, прояснить логику и последовательность операций на автоматизированном складе. Данная статья не претендует на истину: на некоторых проектах вопрос автоматизации решается иначе, нежели приведенный в статье вариант. Таких проектов, где необходимо было привести работу склада в эффективное, рабочее состояние, у моей компании было порядка 30. И у меня выработалась схема работы, которая стала для меня стандартом автоматизации работы склада. С одной стороны она проста, с другой — она отвечает основным требованиям.

Приведенная в статье схема работы склада масштабируема, но суть в любом случае остается одна и та же. Такая схема работы подойдет как компаниям-реселлерам, так и компаниям-производителям, имеющим склад и ведущим учет товаров или материалов.

Мы поговорим о складском учете с применением специального оборудования, программных и аппаратных средств. Я расскажу, какие применяются устройства, в какой момент, как поступать в тех или иных ситуациях.

Данная статья предназначена прежде всего для IT-специалистов, для программистов и для тех, кто владеет хотя бы немного техническими навыками. Во-первых, в статье употребляются термины, которые часто не понятны простым пользователям. Во-вторых, здесь есть еще BPMN-нотации с описанием бизнес-процессов, которые будут понятны специалисту, но не пользователю. К тому же за последнее время ко мне три или четыре раза обращались именно IT-специалисты, которые открывали свои магазины, либо консультировали своих клиентов. Если вы собираетесь открывать свой бизнес, который предполагает наличие склада, либо оказываете консультирование по внедрению программ и оборудования — данная статья будет вам полезна.

Итак, начнем.

Зачем нужна автоматизация склада?

Сейчас в мою компанию достаточно часто обращаются клиенты по вопросам внедрения CRM-системы, увеличения продаж, оптимизации процессов и т. д.
Но на этапе анализа я, как правило, смотрю еще и на то, как построена работа склада (обыкновенно в компаниях всегда присутствует склад). И если я вижу какие-то “провалы” в работе склада, то непременно ставлю в известность руководство компании.

Какой смысл внедрять CRM-систему и систему увеличения продаж, если учет товара ведется неправильно? Если клиент, с которым вы так тщательно работали, применяя нововведения, закажет у вас в итоге товар, который будет в недостаче или пересортице, и отсутствует на складе? Получается, вы проделали напрасную работу?

Поэтому я всегда рекомендую для начала наладить систему хранения и учета товара и автоматизировать работу склада.

Обыкновенно склад малых и средних предприятий находится на самом примитивном уровне. Ведение складского учета ведется вручную. Точность учета при этом оставляет желать лучшего. Исходя из своего опыта скажу, что ведение складского учета ручным методом обходится предприятию гораздо дороже, нежели его автоматизация. При ручном методе сбора и ввода данных та информация, которая необходима, часто оказывается недостоверной. А увеличение стоимости обслуживания товара ведет к увеличению стоимости самого товара.

Автоматизация работы склада — сравнительно простая технология, внедрение которой не требует дорогостоящего оборудования или программного обеспечения. Таким образом, автоматизация если не напрямую сказывается на увеличении прибыли и объемов продаж, то текущие расходы предприятия снижает точно.

Штрихкодирование товара

В системах учета обязательно вводить данные о штрихкодах номенклатуры. Иначе ваша учетная система не распознает товар, и вы не получите полноценного учета. При заполнении информации о новой позиции номенклатуры предусмотрены два варианта формирования штрихкода:

• ввод штрихкода с помощью сканера — этот вариант актуален для компаний, занимающихся продажей при получении товара, обладающего своим штрихкодом
• автоматическое формирование штрихкода в учетной системе — этот вариант актуален для компаний-производителей товаров и компаний — реселлеров в случае, если товар от поставщика получен без штрихкода

Оборудование для складского учета

Для автоматизации работы склада требуется специальное оборудование. Вам понадобятся:

• сканеры штрихкодов для приемки, сборки и отгрузки товаров;
• терминалы сбора данных для проведения инвентаризации;
• принтеры этикеток для печати при необходимости собственной маркировки товара

Рассмотрим каждый из этих видов оборудования подробнее.
1. Сканер штрихкодов

Сканер штрихкодов — это компактное устройство, главной функцией которого является считывание информации с этикетки товара и передача её в учетную систему. Сканер штрихкода используется при сборке товара, при поступлении товара и реализации товаров клиенту.

Сканеры бывают разные по своим техническим характеристикам: одноплоскостные, многоплоскостные и т.д. Они отличаются качеством, скоростью, дальностью считывания и другими показателями.

Сканеры штрихкодов бывают проводные и беспроводные. Я рекомендую использовать беспроводные для того, чтобы не ограничивать мобильность сотрудника и не быть привязанным к месту. Да, они стоят в разы дороже, но зато это очень удобно.

2. Терминал сбора данных

Терминалы сбора данных — это специализированное устройство, представляющие собой портативный компьютер со встроенным сканером штрихкода.

Терминал предназначен в первую очередь для быстрого сбора, обработки и передачи информации о товаре при проведении инвентаризации, но также может использоваться при поступлении товара и сборке товара для отгрузки клиенту.

Терминал сбора данных имеет луч для сканирования; монитор, на котором мы можем увидеть, какой товар просканирован; и кнопочную панель для введения информации о количестве товара и для выполнения различных команд.

С помощью ТСД вы можете как сканировать весь товар подряд, так и считать штрихкод отдельной позиции и вручную ввести количество этого товара.

Терминал в отличии от сканера не только считывает штрихкод, но и накапливает информацию о просканированных штрихкодах у себя в памяти. Естественно, есть более дорогие устройства, которые могут связываться с базой данных и выдавать информацию об остатке товара и т. п. Но мы рассматриваем простейший вариант ТСД, когда нам просто необходимо провести инвентаризацию.

ТСД бывают разные, их стоимость варьируется от 25 тысяч рублей до заоблачных цифр (я видел ТСД за 250 тысяч). Эффективность ТСД в данном случае не зависит от цены. Какой я рекомендую использовать ТСД? Я рекомендую самый простейший, выполняющий операции сканирования, хранения и передачи данных в систему учета. Все новомодные системы на андроиде, с цветным дисплеем и другим продвинутым функционалом требуют квалифицированных специалистов, продуманной работы с этим оборудованием и хорошего программного обеспечения. Да, такие функции и не нужны, так как на конечный результат они не влияют. Поэтому чем проще — тем лучше.

Также при покупке ТСД необходимы такие комплектующие, как подставка и запасной аккумулятор. ТСД — это такое оборудование, которое быстро снимают с производства. Вы его купили, а потом можете не найти на него комплектующие, и вам придется либо искать их, либо покупать новый. Поэтому рекомендую сразу запастись аккумуляторами.

Зачем нужна подставка? Она связана с самой системой учета, через нее происходит передача данных из ТСД в систему. Кроме того, в комплекте с оборудованием обычно нет кабеля USB для связи подставки с компьютером, его тоже необходимо приобрести.

Еще один важный нюанс, который необходимо учитывать при покупке ТСД: вы можете купить одну или две подставки на четыре-пять терминалов. Почему? Сам терминал во время инвентаризации постоянно используется, подставка же используется короткий промежуток времени для выгрузки и загрузки данных из вашей системы в терминал данных в вашу учетную систему. Можно и подождать, так как сама выгрузка происходит 10-15 секунд в зависимости от скорости работы терминала. Клиентам я рекомендую приобретать 2 подставки и 5 ТСД на один склад среднего размера для проведения быстрой инвентаризации.

Кроме того, ТСД можно использовать при поступлении или реализации. Вы можете просканировать весь поступивший товар терминалом, и загрузить данные в документ поступления в учетной системе.

3. Принтер этикеток

Принтер этикеток – это устройство, с помощью которого изображение штрихкода наносится на этикетку. В учетной системе формируется этикетка, которая затем распечатывается на принтере.

Этикетки со штрихкодами необходимо печатать, как я уже писал выше, на товар, который не имеет штрихкода. Это бывает в том случае, если вы являетесь производителем товара, либо вы получили от поставщика товар, не имеющий штрихкода.

Какой покупать принтер этикеток? Я рекомендую покупать не самый дорогой, но и не самый дешевый принтер этикеток.

На что стоит обращать внимание при покупке:

• производительность
• ширина этикетки. Если у вас крупный товар и вы хотите печатать большую этикетку, то вы должны выбирать такой принтер, который сможет напечатать такую ширину.
• условия, в которых может функционировать устройство. Достаточно часто бывает, что склады находятся в неотапливаемом помещении, а оборудование покупается для офиса, естественно, оно быстро выйдет из строя в силу перепада температур, влажности и т. д. Поэтому если у вас неотапливаемый склад, всегда учитывайте условия, в которых может функционировать устройство.

Необходимо сказать несколько слов о самих этикетках. Этикетки — это специализированная бумага для маркировки изделия, с возможностью нанесения графической информации, и не только штрихкода. Этикетки могут быть разных размеров и из разного материала. Размеры представлены самые разные и описывать их не имеет смысла. Я лишь остановлюсь на материале — есть два вида:

• термотрансферные этикетки — печать возможна только при помощи красящей ленты в основном черного цвета
• термоэтикетки — печать на термоэтикетках осуществляется путем прямого нагрева выборочных точек движущейся этикетки термопечатающей головкой принтера или весов

Статья была бы не полной, если бы я не сказал про стоимость оборудования. Да, оборудование на рынке представлено разное стоимость его сильно варьируется, но я приведу перечень оборудования, выбранного мною для реального проекта.

Теперь, когда товар проштрихкодирован, в учетную систему внесены данные о соответствии номенклатуры и штрихкода, оборудование закуплено, мы можем вести автоматизированную работу склада. Рассмотрим подробно, как это происходит.

Автоматизация складских процессов

Условно работу склада можно разбить на три процесса:

• Поступление товара
  — включает следующие операции: оприходование излишков, поступление товаров от поставщика, поступление товаров из производства.
• Хранение и учет товара
  — предполагает проведение инвентаризаций товаров, перемещение товаров между складами и помещениями.
• Выдача товара
  — включает различные операции расходования товаров: списание на внутренние нужды, списание порчи товаров, отгрузка клиенту.

Рассмотрим по порядку, какая работа происходит на складе при каждом из этих процессов на примере конкретных операций. Для удобства восприятия вашего и ваших клиентов, в начале каждого из трех разделов я привожу описание бизнес-процессов в нотации BPMN 2.0

Поступление товаров от поставщика.

Как происходит операция приема товаров от поставщика?

• Мы создаем заказ поставщику, в котором указываем необходимый нам товар.
• Поставщик привозит товар.
• Мы считываем один за другим штрихкоды товаров сканером, и вводим их в базу данных в документ Поступление товаров.

Сразу возникает вопрос: а что делать, если товар поступил без штрихкода?
Мы уже об этом говорили выше, но сейчас подробно рассмотрим саму процедуру. Если товар пришел без штрихкода, то есть два варианта развития событий:

1. Если у нас есть время, и мы знаем, какой товар будет без штрихкода, мы можем подготовить заранее или распечатать во время приема необходимое количество этикеток, наклеить их на товар, а затем уже оприходовать на склад путем сканирования.
2. Если нам быстро надо оприходовать товар с целью иметь в базе информацию об остатках и сразу начать резервировать товар для клиентов — мы оприходуем товар по количеству, но без проведения через сканер. То есть сотрудники считают товар и вводят вручную данные в учетную систему.

Когда в системе будет проведен документ поступления товара, сотрудники могут спокойно штрихкодировать товар: распечатывать этикетки со штрихкодом и клеить их на товар.
Если продукция дорогая — я не рекомендую использовать второй вариант приема товара. Все-таки в этом случае сначала нужно проштрихкодировать товар, принять его, а затем уже начать продавать.

Надо запомнить правило: если товар пришел без штрихкода, если у нас мало времени и товар не очень ценный — мы его сначала можем оприходовать по количеству, не проводя через сканер штрихкода, а потом уже штрихкодировать и наклеивать этикетки.

При наклейке на товар этикеток со штрихкодами есть один полезный прием. Он очень простой, но значительно облегчает работу:

Если вы сделали заказ поставщику, и знаете, какое количество товара придет, вы распечатываете этикетки заранее. Бывает так, что товар либо весь не заштрихкодирован, либо известно, какой товар не будет обладать штрихкодом — вы заранее генерируете штрихкоды на такой товар в учетной системе и распечатываете все этикетки на товар будущего поступления. Количество этикеток должно совпадать с количеством ожидаемого товара.

Затем при поступлении товара от поставщика, вы можете не считая его, просто наклеить этикетки. Если не осталось этикеток и необклеенного товара — значит, количество товара соответствует тому, что вы заказали. Если остались лишние этикетки (такое бывает), значит, товар не довезен. Если этикеток не хватило — значит, привезли излишек или налицо какая-то пересортица (возможно, наклеили штрихкод не на тот товар). В этом случае надо сразу выяснять, где вы ошиблись, или что не довез поставщик.

Итак, для оприходования товара от поставщика или любого другого оприходования необходим сканер штрихкодов и принтер этикеток. Также поступление можно делать терминалом сбора данных: считываем все штрихкоды терминалом, а затем всю информацию единовременно или частями загружаем в документ поступления товаров в учетную систему.

После того, как товар проэтикирован, вы его раскладываете. Про адресное хранение, когда ваш склад поделен на секции, и в определенную секцию вы кладете определенный товар и отмечаете это в системе — я здесь говорить не буду. Использовать или не использовать адресный склад — каждый решает сам. Но я не рекомендую его использовать на малых и средних предприятиях, так как сотрудники начинают ошибаться, они не могут рассчитать правильно площадь и объем своего склада и тому подобные вещи. Поэтому в данной статье не будет рассматриваться такой вариант, как адресное хранение, серийный учет и тому подобные вещи. Это масштабирование, усложнение системы, но на суть работы это не влияет.

После того, как мы товар приняли, он у нас хранится, мы должны контролировать товар, вести его учет, делать так называемую инвентаризацию и при необходимости оформлять перемещения товаров.

Хранение и учет товара на складе

Хранение и учет товара предполагает проведение инвентаризаций и перемещение товаров между складами и помещениями. Перемещение товаров происходит путем считывания штрихкодов — здесь я не буду углубляться в описании. Документ Перемещение представляет собой одновременную выдачу товара с одного склада-источника и поступление на склад-получатель. Вы открываете документ Перемещение товаров и сканируете в него необходимый товар.

Давайте остановимся подробнее на инвентаризации. Как она происходит? Какое оборудование для этого нужно?

Инвентаризация — это проверка наличия товаров на определённую дату путём сличения фактических данных с данными системы учёта.

Из моего опыта скажу, что неправильно делать инвентаризацию своими силами. Многие компании проводят инвентаризацию своими силами, аргументируя это тем, что их сотрудники очень хорошо знают товар, в отличие от сторонних специалистов. Но это неправильно, так как получается, что работник склада сам себя проверяет.

Идеально, если для проведения инвентаризации будут привлечены сторонние компании (аудиторы или 1с-ники), либо если такой возможности нет — привлечь сотрудников своей же компании, но из других отделов, не связанных с работой на складе. Почему это необходимо? Потому что, повторюсь, нельзя, чтобы человек проверял сам себя.

Бывали, такие случаи, когда инвентаризация (в особенности если это была первая инвентаризация) была поводом списать все свои огрехи, воровство и т.д. и т.п. Особенно если человек работает долго. Если по результатам инвентаризации — все сошлось, это должно вызвать у вас подозрение, скорее всего здесь дело не чисто, налицо обман системы сотрудником.

При мне был такой случай, что складовщик “находил” товар после выявления недостач в результате инвентаризации. Это выглядело крайне подозрительно.

Также напомню, что инвентаризация должна проводиться в выходные дни или в нерабочее время, чтобы не происходило движения товара. Многие компании этим пренебрегают, а после ищут, откуда взялась недостача.

Как происходит инвентаризация? Сотрудник или несколько сотрудников (если несколько сотрудников — склад разбивается на секции) считывают товар на стеллажах один за другим, используя терминал сбора данных. Каждый сотрудник идет и сканирует товар, который ему попадается в своей секции. Затем ТСД устанавливается на подставку и данные загружаются в учетную систему.

Информация из ТСД поступает в виде документа Инвентаризация товара или Пересчет товара с информацией, какой товар был просканирован во время этой работы. Затем необходимо удалить данные из терминала, после чего можно сканировать следующую порцию данных, пока не будет просканирован весь товар.

Какие нюансы необходимо учитывать при автоматизированной инвентаризации товаров? Если вы сканируете товар в несколько заходов существует такая проблема: при загрузке данных из терминала в учетную систему, предыдущие данные из документа Инвентаризации удаляются.

Как мы обычно поступаем в таких случаях? Создается несколько документов Инвентаризации данных, где записывается, кто сканировал, и какой стеллаж. Потом мы берем и объединяем данные из нескольких документов в один путем копирования.

Что дальше должна делать система, когда мы имеем все данные в одном документе? Система сравнивает результаты документа Инвентаризации с учетными данными и выдает информацию об излишках и недостачах. Чтобы в системе была актуальная информация об остатках товаров на складах, по результатам инвентаризации необходимо сделать следующее:

• списать недостачи
• оприходовать излишки

Затем уже на разницу между списанием и оприходованием материально ответственное за склад лицо может быть оштрафовано.
Подытожу, во время инвентаризации осуществляются следующие действия:

• сканируем товары
• загружаем эти данные в документ Инвентаризация,
• система автоматически сравнивает учетные данные с фактическими, и выдает нам информацию о необходимости создать документы Списания и/или Оприходования товаров.

Выдача товаров

Теперь рассмотрим вариант отгрузки товаров клиенту. Обычно схема реализации товаров клиенту выглядит так:

• менеджер по продажам оформляет заказ клиента
• после оплаты товара (или безе нее, если предприятие отпускает товар в кредит) менеджер оформляет документ реализации товара
• склад собирает и отпускает товар, заказанный клиентом

Но здесь необходимо понимать проблемы российской дисциплины. Например, у вас в базе числится 50 единиц товара, а на складе их 49. Если мы создаем реализацию и проводим ее, а только потом собираем товар, могут возникнуть конфликты с клиентом, который уже оплатил 50 штук и рассчитывал именно на 50.
И при такой схеме работы складовщик сообщает менеджеру о недостаче товара постфактум.

Как это можно решить? Я рекомендую внедрить между оформлением заказа клиента и оформлением реализации процедуру сборки товара:

• менеджер резервирует товар по заказу клиента
• менеджер дает складу задание собрать заказ
• склад на основании заказа оформляет документ Сборка заказа, где проводит необходимые данные о собранном по заказу товаре.

Документ сборки товара состоит из информации, что необходимо собрать и сколько уже собрано. Работник склада собирает товар, сканирует его, если товар просканирован, данные в колонке собранного товара увеличиваются.
Если мы сосканировали больше необходимого количества, то система выдает список лишних позиций. Если мы сосканировали меньшее количество — мы не сможем закрыть работу по заказу, пока весь товар не будет собран. Если же в сборке количество собранного товара совпадает с количеством к сборке — на основании этой сборки создается реализация товаров и услуг.

Если товара недостаточно, об этом сообщается менеджеру, менеджер уже связывается с клиентом по поводу заказа, но это уже другой бизнес-процесс.

Зачем нужна сборка товара? Если мы создаем сразу реализацию, это неправильно, потому что тогда наступают наши финансовые обязательства перед клиентом. Но на самом деле, пока мы не видим в наличии весь товар по заказу клиента, пока мы его не собрали, мы не можем сказать покупателю, что товар действительно есть в наличии.

Вы можете оформлять сборку товара не только при помощи сканера, но и при помощи терминала сбора данных. При этом весь собранный товар единовременно сканируется, и данные загружаются в документ Сборка товара.

Часто на предприятиях возникает вопрос: Что делать с весовым товаром, который мы продаем поштучно?

Бывает такое, что товар оприходуется по весу, а продается поштучно. Например, болты. Болты приходят килограммами, а продаете вы их штучно. Как здесь быть? Очень просто. В системе заводится две единицы измерения номенклатуры — шт и кг, указывается коэффициент, какое количество штук содержится в килограмме. При продаже и сборке товара сотрудник сканирует штрихкод этого товара и вводит продаваемое количество товара. При этом этикетки со штрихкодами не нужно наклеивать на каждую единицу товара. У складовщика есть листок со штрихкодами товаров, на который нельзя наклеить штрих-код, он сканирует и вбивает количество болтов.

При списании списывается количество как в штуках, так и в килограммах. Потом инвентаризация проводится уже по килограммам, товар взвешивается, и фактический вес сверяется с учетным. Благодаря коэффициенту всегда можно знать, сколько штук содержится в килограмме, сколько весит одна штука. И если пришло 50 кг болтов, а продали 1000 шт по 50 гр — у нас должно остаться количество — 0. Если ничего не осталось, значит все в порядке: 50 кг болтов пришло, 50 кг ушло.

Заключение

Надеюсь, предоставленной информации будет достаточно, чтобы спроектировать и автоматизировать работу склада на вашем предприятии или у вашего клиента.

Основные моменты

Итак, складской учет товаров в оптовой торговле и промышленности осуществляется с учетом трех главных факторов:

• В первую очередь ведение всей документации должно быть направлено на подтверждение передвижения товарных единиц. От достоверности предоставленных в них данных зависит, будет ли предприятие рентабельным или нет.
• Затем важно озаботиться наличием необходимого оборудования. Его следует подобрать и установить так, чтобы товар можно было складировать таким способом, чтобы он не портился, легко загружался и извлекался, а также при необходимости без проблем проверялся при учете.
• И напоследок: при наличии нескольких складов необходимо обеспечить их взаимодействие для адекватного обеспечения процесса производства или реализации. К тому же необходимо оценить объем работ. Может быть и такое, что для ведения складского хозяйства одного человека будет недостаточно.

Как оформить комплектацию/разукомплектацию номенклатуры

Документ с названием “Комплектация номенклатуры”

может быть использован и для операций по комплектации номенклатуры, и для операций по разукомплектации номенклатуры.

Создавая новый документ, выберем вид операции в одноименном окне:

При заполнении шапки документа указываем следующие данные: информацию о складе, наименование, количество и счет учета комплекта.

Для отражения операции “Комплектация”

заполняем перечень составляющих комплекта в табличной части документа. Автоматическое заполнение списка составляющих комплект возможно согласно ранее созданной спецификации. Иначе комплектующие в таблицу можно внести вручную.

При выборе операции “Разукомплектация”

табличная часть документа будет изменена. Кроме сведений о комплектующих, их количестве и счете учета, необходимо заполнить поле “ Доля стоимости”, назначение которого ― указать, в каких долях распределяется стоимость комплекта между его комплектующими.

Печатные формы документа доступны по кнопке “Комплектация номенклатуры”

и в зависимости от вида операции представляют собой документы “Комплектация номенклатуры” или “Разукомплектация номенклатуры”:

В следующих статьях мы продолжим речь об оформлении складских операций и отражении результатов инвентаризации (статья по инвентаризации)

в конфигурации “1С:Бухгалтерия предприятия”