Бухгалтерский учет в гостинице, отеле и хостеле: проводки

Контур.Бухгалтерия — 14 дней бесплатно!

Кадровый учет и отчеты по сотрудникам, зарплата, пособия, командировочные и удержания в удобном бухгалтерском веб-сервисе
Попробовать

Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки.

Оплата жилья работнику

Когда компании – работодатели приглашают к себе на работу специалистов с других городов и регионов, для сотрудников возникает проблема в аренде жилья не только для себя, но и для своей семьи. Нередко компании предлагают оплачивать аренду жилья таким специалистам, что может повлиять на решение о переезде. Такие расходы являются экономически оправданными, но у проверяющих органов они часто вызывают множество вопросов.

Важно! Большим плюсом для работодателей является то, что такие расходы контролирующие органы не запрещают признавать в качестве налоговых расходов.

Но признать затраты по оплате жилья работника в качестве налоговых расходов можно лишь при следующем условии: они должны быть оформлены как одна из частей оплаты труда, что должно быть прописано либо в трудовом, либо в коллективном договоре (письмо ФНС России №ВЕ-22-3/[email protected]).

Особенности оформления выплаты

Существуют и другие моменты, связанные с оформлением компенсационной выплаты.

Необходимые документы

Кроме подачи документов, некоторые из них придется предварительно оформить:

1. Договор найма (аренды) помещения. Только он может подтвердить сумму затрат и факт съема жилья. Договор должен быть оформлен на заявителя или супругу (супруга), остальные члены семьи тоже в нем указываются. Обязательно наличие фиксированной суммы оплаты, срок заключения соглашения. Платить за него никому не нужно, заверять и регистрировать тоже.
   Типовой бланк можно найти в интернете и вписать туда данные участников сделки. Юридическую силу договору аренды придают подписи арендатора и арендодателя.
2. Справка из БТИ об отсутствии собственности на жилое помещение выдается по заявлению в соответствующую организацию с представлением паспорта и квитанции об оплате в 360 рублей. Готов документ будет в течение 2 дней. Заявку можно подать через официальный сайт, оплатить тоже посредством банковского перевода. Останется лишь забрать готовую справку.
3. Выписка из Росреестра или кадастровой палаты об отсутствии права собственности на жилье. Нужен паспорт и квитанция об оплате госпошлины в размере 300 рублей, а также заявление о предоставлении информации. Заявление также можно подать через официальный сайт, электронная версия документа будет готова сразу по получению оплаты. Документ с печатью делается в течение 5-10 дней.

Размер суммы

Насколько покроет компенсационная выплата реальные затраты, зависит от категории и региона проживания:

• Для работников полиции и ФСИН размер зависит от суммы, указанной в договоре найма, (аренды) и установленного лимита, который, надо сказать, гораздо ниже реальной затраты. Например, в Москве – 15000 рублей, в других городах – это 3,6 тысяч рублей, в населенных пунктах – только 2,7 тысяч рублей.
• Бюджетникам и сиротам платят фиксированную сумму, принятую для данной категории региональными властями. Для сирот Хабаровска это 10000 рублей, а для бюджетников города Новосибирска – 5000 рублей.
• Работники организации могут получать установленный руководством лимит либо фактическую сумму затрат по найму.

Условия ее увеличения

Увеличить размер компенсации могут только работники полиции и ФСИН. Если семья состоит из 3 и более человек, то выплату увеличивают в 1,5 раза. В остальных случаях и для других категорий граждан увеличение невозможно.

На нашем сайте есть и другие публикации на тему аренды жилья, из которых вы сможете узнать:

• Какие документы потребуются от сторон?
• Во сколько обойдутся услуги риэлтора?
• Как не стать жертвой мошенников?
• Как выселить квартирантов, которые не платят?
• Особенности сдачи в аренду комнаты и как составить договор?

Порядок отражения в налоговом учете

В качестве расходов для целей налогообложения прибыли компании признают затраты компании, понесенные в рамках производственной деятельности, направленной на получение дохода при условии, что они являются экономически обоснованными и документально подтверждены. Не подлежат к учету те затраты, которые связаны с лечением, отдыхом, организацией дохода или оплатой товаров личного пользования работника, а также иные аналогичные расходы. Отнести оплату жилья аналогичным расходам нельзя, так как она напрямую имеет отношение у выполнению работником своих трудовых обязанностей. Обосновать это можно тем, что оплата жилья работнику производится не в его личных целях, а для выполнения им своих обязанностей в рамках трудовых отношений. Соответственно, учесть в целях налогообложения такие расходы можно.

Начисление НДС при оказании гостиничных услуг

Предприятия гостиниц являются плательщиками НДС при использовании общего режима. Услуги, оказанные юридическим лицам, оформляются полным пакетом документов, включая договор, акт выполненных услуг, счет-фактуру. Получатель услуги имеет возможность принять НДС к вычету.

Предприятия, имеющие обязанность по начислению НДС, должны предъявлять налог розничным потребителям. Сумма НДС включается в состав цены услуги. Отдельной суммой в тарифах налог не выделяется. НДС, уплачиваемый в бюджет, определяется расчетным путем. Предприятия, освобожденные от уплаты налога или применяющие специальные режимы, не имеют обязательств по начислению и уплате НДС.

Оплата жилья как часть зарплаты

Все расходы компании можно подразделить на две основные группы: на связанные с производством или реализацией, а также внереализационные расходы. Такого рода платежи, как аренда имущества для целей налогообложения относят к первой группе расходов. Вместе с тем возникает вопрос, можно ли отнести аренду жилого имущества к расходам, связанным с производством и реализацией. Если привлечение высокоэффективного специалиста производят для интересов компании, то признать их входящими в такую группу можно. Специалист, проживающий в другом городе самостоятельно бы не стал изменять свое место жительство. Прописывается порядок, по которому происходит возмещение расходов по оплате жилья, а также размер компенсации в коллективном, трудовом договоре, либо в ином нормативном акте компании.

Таким образом, если в одном из перечисленных документов компания предусмотрит порядок возмещения расходов по найму жилья, то они могут признаваться как расходы, связанные с оплатой труда. Обосновать это можно так: под расходами по оплате труда признают любые начисления как в денежной, так и в натуральной форме, производимые в пользу работников, если они предусмотрены в трудовом договоре или ином контракте. Затраты по оплате труда признают расходом, связанным с производством и квалификацией. Учесть такие расходы можно в том случае, если они признаются оплатой труда, а также прописаны в условиях трудового договора. Иначе такие затраты носят лишь социальный характер и не могут учитываться при исчислении налога на прибыль.

Условия и порядок денежного возмещения расходов

Как именно закон устанавливает порядок выплаты в каждом случае, и какие особенности существуют для каждой категории.

Представителям силовых структур

Для этих организаций порядок оформления выплаты одинаков. Работник должен написать рапорт руководству на предоставление компенсации за найм жилья, в связи с тем, что ни собственной, ни служебной квартиры он не имеет. Пример такого документа есть в каждом отделе кадров, и имеет установленный образец.

К рапорту нужно добавить подтверждающую документацию:

1. Подтверждающий личность документ – паспорт плюс копии.
2. Оригинал и копия договора найма (аренды) жилого помещения.
3. Справка из БТИ.
4. Другие документы по требованию руководства. Например, свидетельство о браке, данные о регистрации, справка о составе семьи, документы других членов семьи.

Особенность этой категории трудящихся в том, что им полагается служебное жилье. Однако возможности не всегда совпадают с количеством сотрудников. Именно поэтому предусмотрена компенсация.

Выпускникам детских домов

Заявление пишут на специальном бланке, подавать его нужно в соцзащиту с приложением следующих документов, а вернее, их копий (оригиналы представляют только для ознакомления):

• Паспорт.
• Договор найма (аренды).
• Реквизиты банковского счета для перечисления компенсации.

Могут попросить и другие документы в зависимости от конкретного случая и конкретного региона.

Условия предоставления компенсации:

1. Совершеннолетний возраст.
2. Отсутствие жилья в собственности. Бывает, что за детьми из интерната остается жилье их родителей, в котором проживать они не могут.
3. Заявитель не является нанимателем по договору соцнайма.
4. Отсутствие комнаты в общежитии по месту учебы.
5. Для военнообязанных после окончания службы.
6. Для осужденных после отбытия срока заключения.

Если гражданин отказался от предоставленной ему комнаты в общежитии, то ему откажут.

Важно! Сиротам положено бесплатное жилье от государства, для этого им необходимо встать на очередь в администрации.

Бюджетникам

На имя руководителя организации работник должен написать заявление и предоставить документы:

• Паспорта и свидетельства о рождении (для детей) всех членов семьи, плюс копии. Могут попросить копию страницы с регистрацией.
• Выписка из домовой книги по месту жительства, в этом случае по месту аренды (найма).
• Справка, подтверждающая отсутствия права собственности на жилье от каждого члена семьи. Выдается росреестром.
• Справка из БТИ.
• Договор аренды оригинал и копия.

Для получения компенсации работнику бюджетной сферы необходимо соответствовать следующим требованиям:

1. Профессия заявителя не входит в список дефицитных для данного региона.
2. С организацией заключен трудовой договор, который действует на момент подачи заявления.
3. Ни у кого из членов семьи нет права собственности на жилье.

Региональные власти вправе дополнять этот список своими условиями. Поэтому узнавать, положена ли компенсация, необходимо либо у руководства, либо в муниципальном органе.

Лицам, трудящимся в иных местах

Заявление, договор найма жилья и подтверждение отсутствия собственности – это справедливо и здесь, что еще понадобится, решает руководитель. Особенность предоставления в том, что это может быть не только волеизъявлением руководства организации, но и условием соискателя при приеме на работу. Ценному сотруднику в этом вряд ли откажут.

В некоторых случаях руководство заведомо знает об отсутствии собственности в этом городе (в случае с иногородними). Поэтому может запросить лишь договор аренды.

Ограничение при оплате за жилье сотруднику

При оплате жилья также следует учитывать условия двадцатипроцентного ограничения для зарплаты в натуральной форме. К учету расходов по оплате труда, произведены которые не в денежной форме принять можно только не более 20% от месячной заработной платы.

Важно! Если работник арендует себе жилье сам, а работодатель только компенсирует оплату жилья и самостоятельно ничего за аренду не перечисляет, то получается, что работник получает эту выплату деньгами. И доля зарплаты в натуральной форме в этом случае отсутствует.

Однако превышать это ограничение в 20% также рискованно, иначе это может привести к спорам с проверяющими налоговыми органами.

Бухучет расходов при оказании гостиничных услуг

Затраты, возникающие у предприятий в процессе ведения основной деятельности, учитываются по счету 20.

Для наиболее точного учета затрат производится планирование стоимости койко-места или номера. Смета затрат составляется на суточный или месячный период.

Иные способы отражения затрат по оплате жилья

К затратам по оплате труда в целях налогообложения можно также отнести стоимость коммунальных услуг, а также бесплатно предоставляемого жилья. Но такие затраты по мнению налоговых органов к иногородним работникам относить не нужно.

Важно! На основании трудового кодекса (168 ТК РФ), компании должны нести расходы, связанные с наймом жилья только если работник направлен в командировку, либо его работа представляет собой разъездной характер.

Исходя из этого, оплата жилья для иногороднего сотрудника по месту нахождения компании работодателя не должна относиться к выплатам, предусмотренным ТК РФ.