Образец приказа об изменении штатного расписания, 2021, 2021 - Документы делопроизводства предприятия

Штатное расписание (ШР или в просторечьи — «штатка») содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве ставок (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Этим же постановлением утверждена и унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров и, как правило, применяется организациями и предпринимателями.

Внесение изменений в штатное расписание

Закон не устанавливает ни количество таких документов, ни конкретные сроки или периоды для коррекции. Как правило в таких случаях издается приказ об утверждении ШР. Если нововведения не масштабны, можно обойтись приказом о внесении изменений. Он утверждает нововведения, при этом их можно указать в тексте документа или оформить приложением. Подписывает документ руководитель организации или уполномоченным им лицом. Унифицированной формы нет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Главный принцип — зафиксировать все вносимые коррективы. Вы можете использовать наш пример приказа об изменении штатного расписания.

Правки вносятся в следующих случаях:

при введении новой должности или нового структурного подразделения;
при изменении их наименования;
при изменении оклада или тарифной ставки;
при ликвидации вакантных позиций и отделов;
при сокращении штата или численности.

Как внести изменения в штатное расписание?

Работодатель вправе вносить изменения в штатное расписание в любое время. Частоту и периодичность поправок работодатель определяет сам (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

По решению руководителя меняться может структура организации, состав и численность сотрудников, оклады по должностям и т д.

Оформить изменения можно двумя способами:

приказом о внесении поправок в действующее штатное расписание (все изменения перечисляются в тексте приказа);
приказом об утверждении нового штатного расписания.

«Контур-Персонал» хранит историю изменений штатного расписания: внося изменения, вы не удаляете старые данные, поэтому всегда можете распечатать штатное расписание на прошлую дату

Узнать больше

Важно! Все сотрудники, которых затрагивают изменения, должны быть уведомлены.

Если планируется менять оклады, трудовые функции или переводить сотрудника, работодатель обязан согласовать планируемые изменения до утверждения нового штатного расписания.

Если условия трудового договора (кроме трудовой функции) меняются по организационным или технологическим причинам (новая техника и технология производства, структурная реорганизация производства, другие причины), об этом нужно письменно уведомить работника не позднее чем за два месяца до планируемых изменений. При этом следует руководствоваться процедурой, указанной в ст. 74 ТК РФ.

Согласно ст. 74 ТК РФ до утверждения нового штатного расписания работодатель может предложить работнику другие вакантные должности, которые соответствуют его квалификации и состоянию здоровья. Если работник соглашается на эти условия, с ним заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

Если в течение двух месяцев работник не даст согласие на новые условия и откажется от всех предложенных альтернативных должностей, трудовой договор расторгается (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

После выполнения всех этапов издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, к которому прикладывается новое штатное расписание. С приказом нужно ознакомить всех сотрудников, которых коснулись изменения. Само штатное расписание до сведения работников не доводится (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1), если иное не установлено внутренними документами организации (коллективным договором и пр.).

Письменно уведомить работника нужно в случаях:

изменения оклада;
переименования должностей;
переименования структурного подразделения, если оно было указано в трудовом договоре и в трудовой книжке;
перевода на другую должность;
сокращения штата;
в других случаях изменения условий труда, указанных в трудовом договоре.

Не обязательно уведомлять работников о вводе новых должностей или упразднении вакантных.

Изменение названия должности или подразделения

Переименование как правило, не влечет за собой коррекцию трудовой функции работника (или целого отдела). Если же трудовая функция меняется, то переименование проводить нельзя. Требуется оформить перевод работника (или нескольких работников) на новую должность. Смена наименования повлечет внесение корректив и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника. Таким образом, такие нововведения не только требуют уведомления, но и получения согласия от работников. В случае отказа работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ, не упустив обязательного уведомления работника за два месяца до корректив. Можно использовать такой образец приказа об изменении штатного расписания.

Форма штатного расписания

Организация может по собственному выбору:

либо использовать унифицированную форму штатного расписания, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;

либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Если организация использует унифицированную форму, то ее надо заполнять полностью. В частности, заполните графы «Разряд» и «Надбавка», если в отношении той или иной должности предусмотрен разряд, а также выплата премий или надбавок.

В графе 3 отразите разряд по должности (при наличии). В графе 5 – зарплату в соответствии с системой оплаты труда, принятой в организации. В графах 6–8 «Надбавки» укажите стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты), установленные действующим законодательством (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и т. п.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). При этом показатели в графах 5–8 могут быть выражены не только в денежном эквиваленте – в рублях, но и в других единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и т. п.).

Если же компания разработала свою форму штатного расписания, то в ней можно указывать разряды, надбавки и премии или не указывать их вовсе, если они не предусмотрены в организации.

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Штатное расписание – документ обезличенный. В нем указывают не конкретных сотрудников, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудников же назначают на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.

Совет: чтобы обезопасить себя от претензий проверяющих, не устанавливайте в штатном расписании разную зарплату для должностей с одинаковыми по сложности трудовыми функциями.

Одинаковое наименование должностей подразумевает и одинаковые должностные обязанности. При этом нужно соблюсти принцип равной оплаты за труд равной ценности (ст. 22 и ч. 2 ст. 132 ТК РФ). В трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников можно закрепить различный уровень работ, разные права и обязанности, разный уровень ответственности. Однако лучше по-разному назовите должности, используя слова «старший», «младший», «ведущий» и т. п.

Пример оформления штатного расписания

Штат организации составляет 28 человек. Месячный фонд зарплаты – 367 000 руб. В штат, в частности, входят:

директор (оклад 30 000 руб.);
секретарь (оклад 8000 руб.);
главный бухгалтер (оклад 25 000 руб.);
бухгалтер (оклад 20 000 руб.);
помощник бухгалтера (оклад 15 000 руб.) и т. д.

Ответственный за ведение кадрового учета – руководитель отдела кадров Е.Э. Громова.

Директор издал приказ об утверждении штатного расписания. Громова составила штатное расписание.

Допустим, некоторым категориям сотрудников установлена почасовая оплата труда. В таком случае зарплата сотрудника определяется в соответствии с его квалификацией и количеством отработанных часов. Данный вид оплаты является частным случаем повременной оплаты труда.

Если в организации применяют унифицированную форму штатного расписания, то в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» укажите размер оплаты труда за час работы в рублях, а в графе 10 «Примечания» – «Почасовая оплата труда» и дайте ссылку на локальный документ, который регулирует порядок оплаты труда в организации (например, Положение об оплате труда).

Такой вывод следует из абзаца 5 части 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ и раздела 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Ситуация: нужно ли указывать в штатном расписании должности или иные сведения о совместителях?

В штатном расписании укажите должность, а вот прописывать условия работы в этой должности по совместительству не нужно.

По общему правилу в штатном расписании следует указать все штатные единицы должности (в т. ч. неполные) независимо от того, кем они будут заняты впоследствии: совместителями или основными сотрудниками с неполным рабочим днем. Например, если в штатном расписании в графе «Количество штатных единиц» указано значение 0,5, это не означает, что ставка замещается совместителем. Половину ставки может получать и основной сотрудник, например, в случае совмещения профессий (должностей) (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ).

Ситуация: можно ли составить отдельное штатное расписание для филиала (представительства) организации?

Нет, нельзя.

Филиал не является отдельным юридическим лицом (п. 3 ст. 55 ГК РФ). Штатное расписание по организации утверждается приказом руководителя организации (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В филиал представляется выписка из утвержденного штатного расписания или его копия.

Сокращение штата

Это самые трудоёмкие нововведения, их следует готовить заранее. Работодатель должен убедиться, что вакантные позиции исключены из ШР, а новая структура отвечает потребностям организации. О предстоящем увольнении работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца. Соответствующий приказ также нужно издать не менее чем за 2 месяца до внесения корректив. Используйте, чтобы внести изменение в штатное расписание, образец приказа, который приведен ниже.

Как часто можно менять штатное расписание?

В законодательстве не прописано ограничений по количеству возможных изменений в штатном расписании. Это означает, что начальник организации имеет право вносить корректировки в документ, сколько захочет. Но, при этом он должен действовать, согласно процессу, допустимому на уровне законодательства.

Если предполагаются перемены в размере зарплаты, либо в названии должности, то сообщать об этом необходимо в двухмесячный срок.

В середине же года расписание штата необходимо менять в двух случаях:

Формирование нового расписания штата.

Старое расписание берут за основу и формируют другое, внося некоторые корректировки. Начинают работу по данному документу с середины года, либо с его начала.

В расписание штата вносятся поправки.

Корректировки вносятся, когда посчитает необходимым так сделать руководитель. В документе будут прописаны причины, из-за которых пришлось скорректировать документ. Помимо этого фиксируются внесенные изменения.

Кто ответственен за внесение изменений?

Кто же ответственен за увеличение и добавление штатной единицы, в чьи обязанности входит внесение изменений в штатное расписание? Как уже упоминалось выше, заниматься составлением данного документа может любой сотрудник организации, руководитель которой возложил на него подобные обязанности. Как правило, к подобной ответственной задаче привлекают людей, обладающих определенной компетенцией.

Справка. Ввести новую должность в штатное расписание может экономист или бухгалтер.

Если речь идёт о совсем мелких предприятиях, то ходатайством о введении новой должности в штатное расписание может заняться и сам руководитель, не доверяя никому.

Однако чаще всего, произвести подобное действие просят бухгалтера, который:

Работает в тесном контакте с начислениями, а также денежными оборотами компании.
Знает точно сколько сотрудников работают на предприятии и какое количество из них получает зарплату.
Имеет опыт работы с программами, без которых не обойтись при выполнении подобной задачи.

Однако с точки зрения специалистов, такое решение руководителя является не совсем верным. Дело в том, что бухгалтера занимаются только хозяйственными операциями фактического типа. Лучшим вариантом, в такой ситуации, является привлечение к выполнению подобного задания человека, занимающего должность экономиста или сотрудника отдела кадров.

Если речь идёт об организации, которая имеет сложную и многоступенчатую структуру, то в помощь кадровику можно выделить бухгалтера. Если эти два специалиста смогут соединить свои профессиональные знания то, несомненно, создадут проект безупречного расписания, даже для большого и сложного в структурном плане предприятия.

Причины организационных реформ

После проведения руководителем предприятия анализа, который должен оценить следующие положения:

Оценку эффективности работы отдельных структурных предприятий.
Действующую систему оплаты труда сотрудников.
Степень участия в рабочем процессе различных специалистов.

Он обязан издать приказ о внесении правок в расписание штата. Они могут вноситься на основании следующих причин:

Внесение новых должностей, либо структурных подразделений в график. Руководителю требуется издать приказ о внесении корректировок, в котором должна содержаться следующая информация:
- наименование компании;
установленный размер оплаты труда для сотрудников фирмы;
количество работников в штате;
дата внесения поправок;
личная подпись сотрудника.

Образец приказа о корректировках в связи с введением новых должностей:

Изменения заработной платы работников. В связи с этим также требуется корректировка расписания, а также трудовых договоров, заключенных с сотрудниками (часть 2 статьи 57 ТК РФ). По инициативе работодателя, внесение данных правок возможно только в следующих ситуациях:
- смена условий труда;

Это положение регулируется статьей 74 часть 1 ТК РФ. Также работодатель должен обязательно уведомить всех сотрудников, работающих на предприятии. Образец приказа на изменения в связи с изменением окладов:

В связи с изменением должности. Чаще всего причиной таких корректировок является переименование самой должности, либо же целого структурного подразделения. В этом документе должна содержаться следующая информация:
- дата внесения поправок;

Образец данного приказа:

Корректировки в связи с увеличением МРОТ. Согласно статье 133.1ТК РФ, заработная плата работника не может быть ниже минимального размера оплаты труда, установленного в регионе. Поэтому, при измени МРОТ, работодатель обязан издать соответствующий приказ. Образец данного документа:

Согласно статье 419 ТК РФ, работодатель отказывающийся менять МРОТ на своем предприятии, привлекается к административной ответственности по статье 5.27 часть 1 КоАП РФ.

Изменения оклада и плановых начислений

Бывают случаи, когда при создании утверждения штатного расписания была допущена ошибка, либо нужно изменить начисления для какой-то позиции. Все подобные действия можно совершить в ранее созданном документе утверждения.

На форме штатного расписания перейдите по ссылке «Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание».

В открывшемся документе внесите все необходимые изменения и проведите его. Также отсюда можно создать изменение плановых начислений по одноименной кнопке.

В результате создастся новый документ, где указывается, каким сотрудникам какие начисления были назначены. Дата вступления в силу данных начислений указывается в шапке документа.

Составление приказа

Как оформляется приказ о введении новой должности в штатное расписание? Как уже упоминалось, нет чётко принятой формы для такого документа, поэтому он может составляться произвольно. Есть некоторые пункты, которые приказ обязательно должен содержать:

Полное наименование организации, местонахождения, дата и номер документа.
Далее, следует формулировка самого документа, в данном случае изменить штатное расписание.
Необходимо чётко указать причину, в связи с которой происходят такие перемены. Они могут быть связаны с реструктуризацией организации, совершенствованием предприятия или увеличением количества производимых услуг.
Следующим шагом, нужно перечислить изменения, которые последуют когда приказ начнёт действовать.
Последний пункт содержит информацию о человеке, который будет непосредственно заниматься внесением изменений и в какие сроки он будет это делать.

Важно! Приказ должен содержать подписи как руководителя организации, так и исполнителя, который его подготовил.

Затем свои подписи должны поставить лица, которых эта бумага будет касаться.

Копии данного документа должны быть предоставлены работнику для ознакомления: сотрудник должен дать письменное согласие на изменения. Если всё проходит удачно, то в трудовую книжку вносятся изменения.

В случае когда происходит сокращение должностей или сотрудников в соответствии со статьёй 81 ТК РФ, то административные органы должны предупредить людей, назначенных на увольнение за два месяца как того велит статья 180 ТК РФ.