Инвентаризация: когда, в какие сроки и что проверять?

Инвентаризация при закрытии года – обязанность всех организаций. Проведение инвентаризации должно проходить по строго определенным правилам, иначе результаты будут считаться недействительными и компания рискует получить штраф за грубое нарушение правил бухгалтерского учета. При этом в небольших фирмах часто возникают вопросы по порядку организации этого мероприятия. Разберем подробнее основные вопросы порядка проведения годовой инвентаризации за 2021 год в 2021 году, в т. ч. с учётом коронавируса.

Как сформировать инвентаризационную комиссию

Согласно Методическим указаниям по инвентаризации (утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49, далее будем называть просто Указания), её должна проводить инвентаризационная комиссия.

К составу такой комиссии эти Указания предъявляют условия:

• количество членов – не менее 3-х человек;
• в комиссии не могут участвовать сотрудники, на которых возложена материальная ответственность.

Соответственно, у организаций с малым количеством работников возникает вопрос: как быть, если из имеющихся сотрудников невозможно составить инвентаризационную комиссию – так, как того требуют Указания? Например, в фирме всего 5 работников, из которых материально ответственных трое.

Сразу отметим, что подобные обстоятельства – не причина не проводить инвентаризацию. В п. 38 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» и п. 26, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности подобные исключения для общего порядка инвентаризации не предусмотрены.

Выход в таких обстоятельствах только один – привлекать к инвентаризации специалистов со стороны. Например, п. 2.3 Указаний допускает привлечь к инвентаризации работников независимых аудиторских компаний.

Если уже назначенный член инвентаризационной комиссии не явился на инвентаризацию (например, заболел), возможны 2 варианта выхода из ситуации:

1. Приостановить инвентаризацию.
2. Назначить замену отсутствующему отдельным приказом руководства.

Проводить инвентаризацию с неполным составом комиссии не рекомендуем. Если впоследствии проверяющие обнаружат, что кто-то из участников физически не мог присутствовать при пересчете (например, в документах есть его больничный или отчет о командировке), проведение инвентаризации будет признано формальным, а ее результаты – недействительными.

Это грубое нарушение правил ведения бухучета. Оно карается по ст. 15.11 КоАП РФ штрафом 5000 – 10 000 рублей за нарушение, налагаемым на должностных лиц компании. Если же нарушение происходит повторно, штраф удваивается, а должностные лица, ответственные за бухучет в организации, могут быть дисквалифицированы на срок до 2-х лет.

Срок проведения инвентаризации в конкурсном производстве

Законом «О несостоятельности (банкротстве)» от 26 октября 2002 г. под № 127-ФЗ установлен предельный срок для реализации процедуры инвентаризации имущества предприятия-банкрота. Ответственность за организацию процесса пересчета активов организации возлагается на конкурсного управляющего. Срок проведения инвентаризации в конкурсном производстве не может превышать 3 месяцев.

Единственная возможность пролонгировать длительность инвентаризационных мероприятий – обоснование необходимости такого шага в судебном порядке. В ст. 139 Закона № 127-ФЗ говорится, что через месяц после оценки имущественных объектов предприятия-банкрота и оценки их стоимости, начинается продажа активов.

Как приостановить деятельность на время инвентаризации

У фирмы с небольшим штатом может быть большое количество запасов или большая номенклатура. Кроме того, у мелкого и среднего бизнеса любой покупатель или клиент «на счету». Поэтому, закрывать на несколько суток, к примеру, магазин или точку общепита (особенно в пред-и посленовогодние дни) не хотят ни владельцы, ни руководство.

Как выполнить условие Указаний о приостановке движения материальных ценностей на время инвентаризации?

Для этого до начала мероприятия следует составить продуманный план инвентаризации.

ПРИМЕР

Если у фирмы есть отдельный магазин (магазины) и товарный склад, можно в одну дату пересчитывать склад, позволяя магазину работать в обычном режиме (сделать заранее соответствующий завоз товара со склада), а в следующую дату считать магазин, выбрав для этого наиболее подходящее время.

На практике пересчет торговой точки часто назначают за пределами времени ее обычной работы или таким образом, чтобы накладка времени инвентаризации на время работы была небольшой. Как правило, при пересчете точки можно уложиться в меньшее время, чем при пересчете склада, потому некоторую временную подвижку можно организовать.

При этом фирме, проводящей пересчет, следует помнить о правилах привлечения сотрудников к сверхурочной работе. Например, если продавец отработал обычную смену, а затем остается для участия в инвентаризации, то для продавца это будет сверхурочка.

В ситуации, когда невозможно полностью остановить работу на время пересчета, можно применять правила прибытия и убытия ценностей при инвентаризации. Делают это следующим образом:

• если в ходе инвентаризации что-то поступило на склад (например, пришла машина с товаром), то допустимо, чтобы материально ответственное лицо в присутствии членов комиссии провело приемку. При этом поступление фиксируют в отдельном документе – описи «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». При сличении остатков на начало инвентаризации по документам с фактическими остатками ТМЦ по этой отдельной описи не учитывают;
• если в ходе инвентаризации нужно что-то отгрузить (например, заказ покупателю, сделанный до начала пересчета), для такой операции надо оформить письменное разрешение руководителя и главного бухгалтера. Отпуск ТМЦ так же должно производить мат. ответственное лиц в присутствии членов комиссии. Для выбывших таким образом ТМЦ тоже есть отдельная опись «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформление выбытия мат. ответственным лицом в присутствии комиссии в данном случае приравнено к пересчету. То есть, результаты отпущенных в ходе инвентаризации ТМЦ могут участвовать в подведении итогов инвентаризации.

ПРИМЕР

Если товар А на момент отгрузки еще не был пересчитан комиссией, по описи отпустили 5 штук, в инвентаризационную опись внесли после подсчета 10 штук, всего по документам остаток был 15 штук, то по товару А нет ни недостачи, ни излишка.

Если во время инвентаризации идут внутренние перемещения (например, товар с уже пересчитанного собственного склада приехал в магазин, когда там идет инвентаризация), оформлять это нужно аналогично – отдельной описью на приход ТМЦ во время инвентаризации. Чтобы результаты инвентаризации (особенно с внутренними перемещениями) не содержали ошибок, бухгалтеру нужно заранее обеспечить корректный раздельный учет по местам хранения ТМЦ.

Инвентаризация: отвечаем на оргвопросы

Обязательно ли проводить годовую инвентаризацию активов и обязательств предприятия?

Да, проведение годовой инвентаризации — процедура обязательная для всех предприятий. Ее проведения перед составлением годовой финансовой отчетности требуют ч. 1 ст. 10 Закона о бухучете

и
пп. 5
и
7 разд. І Положения № 879
*.

* Положение об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное приказом Минфина от 02.09.2014 г. № 879

.

Какими нормативными документами руководствоваться при проведении годовой инвентаризации и оформлении ее результатов?

Самый главный документ, которым предстоит руководствоваться предприятиям независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, —Положение № 879.

Кроме того, специальные инвентаризационные документы используют, в частности, при инвентаризации:

— нефти и нефтепродуктов — Инструкцию № 281

;

— спирта этилового — Инструкцию № 264

;

— активов и обязательств сельхозпредприятий — (Методрекомендации № 37)

и т. д.

Какие объекты подлежат годовой инвентаризации и в какие сроки?

Годовая инвентаризация охватывает все виды активов и обязательств предприятия (пп. 6

и
7 разд. I Положения № 879
). Ее проводят ежегодно
перед составлением годовой финотчетности.
Сроки проведения инвентаризации установлены п. 10 разд. I Положения № 879

, который рекомендует проводить ее ежегодно
до даты баланса (т. е. 31 декабря). Но 31 декабря — это предельная дата, на которую инвентаризация должна быть позади. А вот сам период ее проведения зависит от вида инвентаризируемых активов и обязательств (см. таблицу).
Сроки проведения годовой инвентаризации

Конкретные сроки начала/окончания инвентаризации (в рамках сроков из Положения № 879

), ее продолжительность, а также объекты, подлежащие инвентаризации, устанавливает руководитель в
приказе о проведении инвентаризации.
Причем интересно: инвентаризацию конкретных объектов начинают уже после даты, на которую она назначена. Например, согласно приказу руководителя инвентаризацию проводят по состоянию на 30.11.2019 г. Это значит, что сама инвентаризация будет проходить в декабре (например, со 2 по 16 декабря 2021 года). При этом инвентаризационные описи заполняют по состоянию именно на конец дня 30 ноября.

Исключение составляют случаи инвентаризации объектов ОС и матценностей, которые на дату инвентаризации будут находиться за пределами предприятия. Их инвентаризируют до момента временного выбытия с территории предприятия.

Обязательно ли малому предприятию для проведения инвентаризации утверждать рабочие инвентаризационные комиссии? Или достаточно того, что у нас созданы постоянно действующие инвентаризационные комиссии?

Как правило, рабочие инвентаризационные комиссии создают на крупных предприятиях. Причина проста: крупное предприятие предполагает большое количество объектов инвентаризации и справиться с таким объемом работ одна комиссия просто не в силах. Поэтому на таких предприятиях инвентаризационная комиссия выполняет преимущественно организационные, регулирующие и контрольные функции, перечисленные в п. 2.5 разд. II Положения № 879

(ср. 025069200). В свою очередь,
рабочие инвентаризационные комиссии занимаются инвентаризацией имущества непосредственно в местах хранения и производства.
На предприятиях с небольшим объемом инвентаризационной работы постоянно действующая комиссия организует и проводит инвентаризацию активов самостоятельно.

Включают ли в состав рабочих инвентаризационных комиссий МОЛ?

Ограничения на этот счет установлены п. 2.4 разд. II Положения № 879

. Здесь предусмотрено, что МОЛ не может входить в состав комиссии для проверки активов, находящихся у него на ответственном хранении, поскольку является проверяемым лицом.

Получается, включить МОЛ в комиссию, которая будет проводить инвентаризацию вверенного ему имущества, нельзя.

В то же время, на наш взгляд, ничто не мешает МОЛ принимать участие в инвентаризации в составе другой рабочей комиссии, которая будет пересчитывать активы, находящиеся в ведении других МОЛ.

На предприятии работает всего один человек — директор. Может ли инвентаризационная комиссия состоять из одного человека?

Минфин в такой ситуации предлагает два варианта действий (см. письмо Минфина от 27.05.2014 г. № 31-08410-07-29/12918

):

— утвердить состав инвентаризационной комиссии из одного лица или

— включить в состав комиссии специалистов, нанятых по гражданско-правовому договору.

Конечно же, на первый взгляд вариант проведения инвентаризации комиссией из одного работника — самый простой, а потому оптимален для столь малого предприятия. Но не все так просто, ведь в этом случае вы невольно нарушите положения п. 2.4 разд. ІІ Положения № 879

. Напомним: он
запрещает включать в комиссию тех работников, в ведении которых находятся активы, по которым проводится инвентаризация. А у нас именно такая ситуация: на предприятии работает только один работник, который и является материально ответственным за все активы.
Чтобы не нарушить предписания Положения № 879

, мы бы рекомендовали остановиться все же на втором варианте: включить в комиссию специалиста, приглашенного для проведения инвентаризации на основании гражданско-правового договора.

Один из членов инвентаризационной комиссии отсутствует по уважительной причине. Можно ли «пересчитать» активы и обязательства без него?

Пункт 1 разд. II Положения № 879

для таких случаев предусматривает следующее: инвентаризацию проводят
полным составом инвентаризационной комиссии.
Получается, какова бы ни была причина отсутствия одного или нескольких членов инвентаризационной комиссии, проводить инвентаризацию «недоукомплектованным» составом нельзя. Но выход есть: отсутствующего по болезни или в связи с командировкой члена комиссии нужно заменить (см. письмо Минфина от 15.12.2003 г. № 31-04200-30-23/19

). Для этого необходимо издать приказ руководителя, которым отсутствующего работника исключают из состава комиссии, а вместо него вводят в состав комиссии другого работника.

Еще один вариант — приостановить или перенести сроки начала инвентаризации (естественно, этот вариант подходит в случае непродолжительного отсутствия члена комиссии).

Во время проведения инвентаризации работник предприятия, ответственный за хранение и использование активов, заболел (находился в отпуске). Можно ли провести инвентаризацию доверенных ему активов без него?

Все тот же п. 1 разд. II Положения № 879

требует проведения инвентаризации
в присутствии МОЛ. Поэтому проинвентаризировать активы в отсутствие МОЛ и не нарушить Положение № 879
не получится.

Так как же быть? А все зависит от того, выполняет кто-нибудь обязанности временно отсутствующего МОЛ или нет. Если обязанности МОЛ передали другому работнику, то с ним должны были заключить договор о материальной ответственности и провести инвентаризацию ценностей при смене МОЛ. В таком случае инвентаризацию активов можно провести в присутствии не основного МОЛ, а под «присмотром» его временной замены.

Если же вы не назначаете исполняющего обязанности МОЛ, тогда ничего не остается, кроме как приостановить проведение инвентаризации (если она уже началась) или перенести начало ее проведения.

Какими документами оформляют результаты проведения инвентаризации?

В ходе инвентаризации рабочая инвентаризационная комиссия оформляет (п. 15 разд. II Положения № 879

):

— инвентаризационные описи, в которых фиксирует наличие, состояние и оценку активов предприятия и активов, принадлежащих другим предприятиям и учитываемых за балансом;

— акты инвентаризации, в которых показывают наличие денежных документов, бланков документов строгой отчетности, финансовых инвестиций, наличности, а также полноту отражения денежных средств на счетах в банке (регистрационных счетах), дебиторской и кредиторской задолженностей, обязательств, средств целевого финансирования, расходов и доходов будущих периодов, обеспечений (резервов), создаваемых в соответствии с требованиями П(С)БУ, МСФО

и других актов законодательства.

По окончании инвентаризации оформленные инвентаризационные описи (акты инвентаризации) комиссия передает в бухгалтерию. Здесь проверяют все подсчеты, проведенные рабочей инвентаризационной комиссией в инвентаризационных описях и в случае выявления расхождений (излишков или недостач) между данными инвентаризационных описей (актов инвентаризации) с данными бухгалтерского учета составляют сличительные ведомости активов и обязательств (п. 20 разд. II Положения № 879

).

Ну и, наконец, инвентаризационная комиссия оформляет результаты инвентаризации протоколом инвентаризации. В нем приводят (п. 1 разд. IV Положения № 879

): результаты инвентаризации, заключения о выявленных расхождениях между фактическим наличием активов и обязательств и данными бухучета, причины возникновения недостач, потерь и излишков, предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, предложения о списании недостач в пределах норм естественной убыли, а также сверхнормативных недостач и потерь от порчи ценностей с указанием причин и принятых мер по предупреждению таких потерь и недостач, другую существенную информацию.

Протокол инвентаризационной комиссии вместе с другими «инвентаризационными» документами передают на утверждение руководителю.

Руководитель утверждает протокол в течение 5 рабочих дней после завершения инвентаризации.

На основании утвержденного протокола результаты инвентаризации отражают в бухучете и финотчетности того периода, в котором она закончена.

Часть активов предприятия находится на территории проведения АТО (ООС). Как провести инвентаризацию имущества, доступа к которому у нас нет?

Напомним (!): п. 8 разд. I Положения № 879

устанавливает
упрощенные инвентаризационные требования для предприятий: находящихся на временно оккупированной территории; находящихся на территории проведения АТО; структурные подразделения (обособленное имущество) которых находятся на временно оккупированной территории или на территории проведения АТО.
Для них законодатель передвинул сроки проведения обязательной инвентаризации, в том числе перед составлением годовой финотчетности, до того момента, когда станет возможно обеспечить безопасный и беспрепятственный доступ уполномоченных лиц к активам, первичным документам и регистрам бухучета, в которых отражены обязательства и собственный капитал этих предприятий. И только лишь после получения доступа к имуществу предприятия обязаны:

— проинвентаризировать его по состоянию на 1-е число месяца, следующего за месяцем, в котором исчезли препятствия для доступа к активам, первичке и регистрам бухучета;

— отразить результаты инвентаризации в бухучете соответствующего отчетного периода.

Документом, подтверждающим ограниченность доступа к активам с целью их инвентаризации, а значит, и право на применение упрощенных инвентаризационных правил, является сертификат Торгово-промышленной палаты Украины.

См. письма ГФСУ
от 14.02.2018 г. № 611/6/99-99-15-02-02-15/ІПК
и
от 23.06.2016 г. № 13823/6/99-99-15-02-02-15
.

Получается, предприятия, имущество которых находится в зоне проведения АТО (ООС), не освобождены от инвентаризации находящихся там объектов, но могут ее проводить не в установленные Положением № 879

сроки, а когда это станет возможным.

Активы, по которым не была проведена инвентаризация, показывают в финотчетности по данным бухучета**. Причем на тот факт, что информация в финотчетности приведена без проведения инвентаризации из-за отсутствия доступа к активам, нужно указать в примечаниях к финотчетности (см. письмо Минфина от 29.06.2016 г. № 31-11410-07-10/18732

).

** Поскольку из-за вооруженного конфликта произошло уменьшение полезности активов предприятия, то в бухучете их показывают с учетом положений
П(С)БУ 28
.

Списывать «оккупированные» активы без инвентаризации нельзя. То есть их придется держать на балансе до того момента, когда предприятие получит безопасный и беспрепятственный доступ к ним и сможет оценить их физическое состояние.

См.
письма ГФСУ от 17.02.2017 г. № 3339/6/99-99-15-02-02-15
и
от 10.02.2017 г. № 2714/6/99-99-15-03-02-15
.

Обязательно ли присутствие материально ответственных лиц при инвентаризации

По общему правилу, материально ответственное лицо должно присутствовать при инвентаризации. Но только вверенных ему ценностей. Так, мат. ответственные работники отдельного склада должны присутствовать при пересчете комиссией склада, но не обязаны находиться, к примеру, в магазине, где за сохранность ТМЦ отвечают работники магазина.

Как быть, если мат. ответственное лицо не может присутствовать при пересчете в силу объективных причин? Можно ли проводить инвентаризацию?

Можно, но при соблюдении нескольких обязательных этапов:

1. Мат. ответственному работнику следует вручить письменное предложение присутствовать при пересчете вверенных ему ценностей. На что работник должен дать тоже письменный ответ, в котором изложит причины, почему не может быть на инвентаризации.

Если же данное требование невыполнимо (например, работник отсутствует по невыясненным причинам), составляют акт об его отсутствии.

2. На основании ответа работника либо акта об отсутствии руководителю нужно издать приказ о проведении пересчета в отсутствие материально ответственного лица.

3. Во всех инвентаризационных документах в местах, где должен отметиться отсутствующий сотрудник, делают записи о том, что он отсутствует и по какой причине. Каждую такую запись заверяют подписями всех членов комиссии.

4. Разрешено вместо мат. ответственного лица привлечь независимых свидетелей для наблюдения за пересчетом. В случае необходимости (например, при оспаривании мат. ответственным лицом результатов инвентаризации) свидетели могут подтвердить, что процесс проводился без нарушений со стороны комиссии.

Документальное оформление

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Эти документы составляются не менее чем в двух экземплярах. Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией. Документы по инвентаризации представлены в таблице.

Таблица

.
ДОКУМЕНТЫ ПО ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Какие есть способы проведения инвентаризации с 2021 года

До недавнего времени на практике были только 2 способа проведения инвентаризации: натуральная и документальная.

Напомним:

1. Натуральная инвентаризация – это непосредственное наблюдение объектов инвентаризации, их пересчет, измерение, взвешивание и т. п., а также установление их фактического количества.
2. Документальная инвентаризация – ревизия документации с целью документального подтверждения наличия/отсутствия объектов инвентаризации.

С приходом в нашу жизнь пандемии COVID-19 в 2021 году появился еще один способ инвентаризации – дистанционная. То есть, с помощью средств аудио- и видеофиксации и коммуникационных средств.

Разумеется, такая инвентаризация не может быть дистанционной полностью. Кто-то должен находиться, например, на складе или на точке, осуществляя физический пересчет. При этом допустимо, чтобы остальные участники (например, члены инвентаризационной комиссии) наблюдали за процессом удаленно. Тем самым, выполняются ограничения, необходимые для противодействия распространению вируса.

Инвентаризация с применением средств аудио- и видеофиксации и коммуникаций допустима временно. Пока – в промежутке конец 2020-начало 2021 года.

Важно помнить, что любой применяемый способ инвентаризации должен быть сначала прописан в учетной политике организации. Потому решив проводить инвентаризацию с учетом текущих санитарно-эпидемиологических требований, необходимо сначала внести указанный способ в учетную политику, а уже потом издавать приказ о проведении инвентаризации.

Читать также

25.07.2019

Когда проводить инвентаризацию?

Конкретные сроки проведения инвентаризации перед составлением годовой отчетности зависят от категории подконтрольного объекта. Но в целом следует соблюдать единые рекомендации, то есть завершить проверочные мероприятия до того, как начнется формирование отчетности по итогам года.

Учтите особые рекомендации при проведении инвентаризации.

1. Основные средства следует инвентаризировать не реже, чем раз в три календарных года. В отношении библиотечного фонда установлен более длительный срок — не реже одного раза в пять лет.
2. Остальное имущество, денежные активы и обязательства следует инвентаризировать не реже одного раза в год.
3. Для объектов, в отношении которых инвентаризация проводилась в период с октября по декабрь отчетного года, процедуру допускается не проводить.
4. Для компаний, расположенных в районах крайнего Севера, допускается проведение контрольных мероприятий в период наименьшего остатка.

Допускается предусмотреть дополнительные исключения и правила проведения контрольных мероприятий. Главное, чтобы исключительные правила не противоречили действующему законодательству и были закреплены документально. Например, отражены в учетной политике компании.

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете и отчетности

Результаты годовой инвентаризации должны быть включены в годовую бухгалтерскую отчетность, а значит, их отражение в бухгалтерском учете должно быть произведено не позднее 31 декабря отчетного периода.

Основанием для отражения записей в бухгалтерском учете являются материалы инвентаризации и решения, принятые руководителем организации. При этом в сличительные ведомости должны быть внесены окончательные суммы излишка и недостачи, которые формируются как разница между первоначальной суммой (количеством) разногласий и суммами откорректированных ошибок и пересортицы. Если суммы расхождений, возникших из-за ошибок в бухгалтерском учете, исправлены в ходе инвентаризации, то их уточненные значения подлежат отражению в сличительной ведомости в графе «Отрегулировано за счет уточнения записей в учете».

По результатам проведенной инвентаризации должны быть предприняты все меры по исправлению и дополнению записей бухгалтерского учета таким образом, чтобы получить утвердительные ответы по следующим пунктам:

— активы и обязательства существуют и принадлежат организации на дату инвентаризации;

— отсутствуют неучтенные активы, обязательства, операции или события хозяйственной деятельности;

— стоимость активов и обязательств, сумма операций и событий хозяйственной деятельности подтверждены документально;

— доходы и расходы обоснованны и относятся к соответствующему периоду.

Выявленные ошибки необходимо исправить, дебиторскую и кредиторскую задолженность, срок исковой давности которой истек или которая является нереальной к взысканию, — списать, установленные излишки — оприходовать, а недостачи — взыскать с материально ответственных лиц или списать.

К типичным ошибкам при отражении результатов инвентаризации в учете и отчетности относятся:

— испорченное имущество, которое может быть использовано или реализовано третьим лицам, не оприходовано;

— несвоевременно (в последующие периоды) отражены результаты инвентаризации в учете;

— признаны излишки и недостачи по операциям, не отраженным в предыдущих периодах;

— осуществлены некорректные бухгалтерские проводки при наличии судебного решения об отказе во взыскании убытков с виновного лица. Если суд отказал во взыскании убытков с виновных лиц или последние не установлены, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты;

— не отражены в учете постоянные разницы, если работодатель отказался от взыскания суммы ущерба с виновного лица;

— не проведен зачет однородных взаимных требований;

— списанная дебиторская задолженность не отражена на забалансовых счетах бухгалтерского учета;

— неправильно признана пересортица. При пересортице недостача может быть покрыта излишками аналогичных материальных ценностей. Взаимозачет излишков и недостач при пересортице возможен в том случае, если они возникли в одном проверяемом периоде, у одного материально ответственного лица и по одному наименованию материальных ценностей.

Процедура подведения итогов инвентаризации

Как правило, в большинстве организаций инвентаризация завершается оформлением инвентаризационных описей, актов и сличительных ведомостей, которые передаются в бухгалтерию для отражения результатов инвентаризации. При этом не соблюдаются требования по подведению итогов инвентаризации инвентаризационной комиссией. Определим их.

Результаты инвентаризации должны быть рассмотрены на заседании инвентаризационной комиссии, которая выявляет, чем обусловлена необходимость внесения уточняющих записей в бухгалтерский учет, и предлагает способы отражения в учете результатов инвентаризации.

При рассмотрении результатов инвентаризации инвентаризационная комиссия устанавливает:

— причины излишка и недостачи, включая пересортицу, а также ошибки, допущенные в процессе учета имущества и обязательств;

— наличие материально ответственных лиц, причины возникновения ущерба, виновных лиц и наличие условий для наступления материальной ответственности работников, точный размер ущерба и сумму ущерба, подлежащую взысканию с виновных лиц.

По фактам установленных излишков и недостач комиссия получает подробные объяснения от материально ответственных лиц. Если материально ответственные лица отказываются давать объяснения по факту недостачи, составляется соответствующий акт.

Если недостача образовалась не по вине материально ответственных лиц, комиссия оформляет исчерпывающие объяснения о причинах, по которым недостача не отнесена на виновных лиц. Более того, факт отсутствия виновного лица следует документально подтвердить, например постановлением о приостановлении предварительного следствия.

Также инвентаризационная комиссия составляет опись объектов, непригодных к дальнейшей эксплуатации и не подлежащих восстановлению, с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин непригодности (порча, полный износ), а также предложений источников списания этих объектов.

В результате рассмотрения итогов инвентаризации инвентаризационной комиссией должны быть выработаны предложения о регулировании выявленных расхождений, в том числе по проведению взаимозачета излишков и недостач в результате пересортицы, по возможным способам истребования сомнительной дебиторской задолженности или необходимости ее списания.

На заседании инвентаризационной комиссии утверждается заключительный акт инвентаризации, в котором фиксируются выводы, решения и предложения по результатам проведенной проверки, и оформляется протокол. Заключительный акт передается на рассмотрение руководителю организации. Он может быть подкреплен обобщенными результатами инвентаризации по форме, самостоятельно разработанной страховщиком. Результаты должны включать показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. Расшифровка имущества и обязательств может приводиться только по тем объектам, по которым установлены расхождения.

Именно руководитель организации принимает окончательное решение по результатам инвентаризации, которое оформляется приказом (распоряжением, решением). Приказ об утверждении результатов инвентаризации является основанием для отражения соответствующих решений в бухгалтерском учете.

Как провести мероприятие: пошаговая инструкция

Шаг 1. Формируем инвентаризационную комиссию

В состав комиссии могут входить штатные сотрудники предприятия (бухгалтер, юрист, документовед, начальник отдела охраны труда и прочие) и представители сторонних компаний (аудитор). Закон не устанавливает количество человек в комиссии. Как правило, комиссия формируются из нечетного количества участников, чтобы исключить неопределенность результата при голосовании. Председателем назначают руководителя, его заместителя или главного бухгалтера.

Созданная комиссия считается постоянно действующей, то есть набирать ее с нуля перед каждой новой проверкой не нужно. Если у компания много подразделений, разбросанных территориально, то создается несколько рабочих комиссий. При этом мероприятие стартует во всех подразделениях одновременно.

Шаг 2. Издаем приказ

Распоряжение издают в свободной форме, но в нем обязательно нужно перечислить состав комиссии, указать сроки и причину проверки. В нашем примере основание для инвентаризации — составление отчетности по итогам года. Реквизиты документа заносят в журнал контроля.

Пример приказа о проведении инвентаризации

С 2013 года унифицированные шаблоны не обязательны к применению. Организация может разрабатывать бланки самостоятельно, включая в их состав обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Шаг 3. Фиксируем остатки

Перед процедурой комиссия должна получить актуальные сведения об остатках активов по данным учета. Эту работу выполняет бухгалтерия:

1. получает расписки от подотчетников и материально ответственных лиц;
2. поднимает последние отчеты о движении денег и товарно-материальных ценностей;
3. составляет реестры и прикладывает к ним собранную документацию.

Подготовленные документы получает председатель комиссии, визирует их и проставляет дату.

Шаг 4. Проверяем активы и обязательства

Руководитель создает условия для проведения проверки. Например, проверяющим надо предоставить измерительные приборы и мерную тару. Если придется перемещать тяжелые предметы, надо привлечь к работе грузчиков. Во время инвентаризации опечатывают помещения с товарно-материальными ценностями приостанавливают прием и отпуск ценностей.

Комиссия пересчитывает имущество, присваивает каждому объекту инвентарный номер, составляет описи. Если какие-то виды имущества невозможно сосчитать поштучно, делаются соответствующие взвешивания и обмеры. Проверка фактического наличия ценностей проводят только в присутствии материально ответственных лиц и всех членов рабочей комиссии.

Комиссия устанавливает наличие невещественных активов и финансовых обязательств по документам, сведения заносит в инвентаризационные акты.

Важно! Если хотя бы один член комиссии на проверке отсутствует, ее результаты могут признать недействительными. Поэтому количество подписей в инвентаризационной документации должно соответствовать числу членов комиссии.

Шаг 5. Сравниваем данные и оформляем результаты

Полученные по итогам проверки данные сверяют с показателями бухгалтерского учета. Если обнаружились расхождения, нужно заполнить сличительные ведомости.

Заключительный этап — заседание по итогам инвентаризации. Члены комиссии обобщают результаты, анализируют причины расхождений и предлагают способы их устранения. Протокол заседания и сопутствующие документы передают руководителю, который утверждает итоги мероприятия в приказном порядке. Инвентаризационная документация поступает в бухгалтерию, а служащие приводят в порядок данные учета: приходуют излишки, списывают недостачи.

Согласно 238 статье Трудового кодекса, руководство может обязать материально ответственные лица возместить убытки, если обнаружится недостача. причиненные работодателю в полном объеме.