ФЗ О бухгалтерском учетеСтатья 9. Первичные учетные документы

Комментарий к п. 1 ст. 9

Общее требование по оформлению первичными учетными документами всех фактов хозяйственной жизни представляется очевидным. Отличие от аналогичного требования, содержавшегося в прежнем Законе о БУ, в том, что первичные документы более не будут называться оправдательными, а также в том, что оформлению подлежат не хозяйственные операции, а факты хозяйственной жизни.

По нашему мнению, данное определение представляется не вполне корректным, так как на уровне терминологии (используемой новым Законом о бухгалтерском учете) факты хозяйственной жизни и объекты бухгалтерского учета не являются идентичными понятиями.

Комментарий к п. 2 ст. 9

Пункт 2 ст. 9 комментируемого Закона содержит перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать первичный учетный документ. В соответствии с аналогичной нормой, содержавшейся в п. 2 ст. 9 прежнего Закона о БУ, перечень обязательных реквизитов был установлен для документов, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

С одной стороны, с 2013 г. применение унифицированных форм не является обязательным. Поэтому соответствующая оговорка в тексте нормы п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете не воспроизведена. С другой — перечень обязательных реквизитов теперь применяется к любым формам учетной документации, используемой организацией (экономическим субъектом).

Все основные обязательные реквизиты сохранены. Однако имеются и некоторые особенности.

Во-первых, фактически расшифровано прежнее название реквизита «измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении» — под ним понимается количество в натуральном измерении, единица измерения и сумма оценки соответствующего актива или обязательства.

Во-вторых, в соответствии с общим изменением терминологии в наименовании реквизитов используется понятие факта хозяйственной деятельности (вместо хозяйственной операции).

Наконец, в-третьих, на наш взгляд, самым существенным изменением является то, что первичные документы теперь могут подписывать не только лица, ответственные за правильность его оформления, но и лица, ответственные за совершение (правильность совершения) сделки или события.

Статья 9 «Первичные учетные документы»: последние изменения

Ст. 9 ФЗ 402 о первичных документах включает в себя 8 пунктов. Изменения за 2021 год коснулись 1, 2, 3, 4 пунктов статьи.

• В п 1 ст 9 402 ФЗ указано, что не принимается к бухучету первичная документация, через которую оформлены не существующие факты, находящиеся в составе мнимых и притворных договоров. Определение притворных и мнимых договоров указано во втором пункте статьи;
• В п. 2 ст 9 402 ФЗ указано понятие мнимых и притворных сделок. Это несуществующие факты, объекты, расходы-доходы, обязанности вписанные в бухучет не по факту действия. Составление документации на основании недостоверных данных, карается административной и уголовной ответственностью;

Притворный объект учета — объект, подменяющий другой предмет сделки в документах, для прикрытия притворных договоров. В список мнимых объектов не входят резервные фонды, указанные в законе РФ, и траты на их формирование. Другими словами, во 2 пункте статьи 9 указано, что вносить в учетную документацию незарегистрированные сделки хозяйственно-финансового характера неправомерно, также как и внесение записей в учет на основе фальшивой документации;

• В п 3 ст 9 402 ФЗ внесено дополнение о том что гражданин, оформляющий свидетельство о хозяйственной жизни, обязан вовремя передать первичную учетную документацию на учет внесенной в них информации в органах регистра бухучета. Гражданин отвечает и за подлинность внесенной информации. Лица, ведущие бухучет или подписавшие контракт на ведение бухучета, не отвечают по закону за подлинность внесенной в документацию информации, внесенной в соответствии со сведениями из свидетельств о хозяйственной жизни. Другими словами, если информация в первичных учетных документах действительности не соответствует, ответственность за это бухгалтера не несут, ее несет составитель документации. Поэтому, составитель обязан передать первичные документы вовремя и с достоверными сведениями;
• В п. 4 ст 9 402 ФЗ изменений не вносилось. Согласно поправкам, внесенным в декабре 2013 года, тип первичной учетной документации выбирает начальник экономического представительства, исходя из отчета лица, которое ведет бухучет. Тип первичной документации для госпредприятий регламентируется законом о бюджете РФ;
• Пункт 5 устанавливает, что первичная документация должна вестись на бумажных или электронных носителях, с личной или электронной подписью;
• Пункт 6 устанавливает, что если первичные документы должны быть вручены третьим лицам, или в госорганы в бумажном виде. Экономический агент обязан изготовить копии бумаг за личные средства;
• Пункт 7 устанавливает допуск корректировок в первичной учетной документации, если другое не указано в законодательстве. Вносится информация о дате правки, с подписью и идентификационной информацией ответственных лиц, составивших документ;
• Пункт 8 регламентирует что при изъятии документации на бумажных или электронных носителях, копии актов входят в документацию по бухучету.

Это интересно: Легкий вред здоровью какая статья

Пункты 5, 6, 7 и 8 остались без изменений, и действуют согласно предыдущим редакциям от 2013 года.

Обязательные реквизиты первичных документов по ФЗ 402

Перечень обязательных сведений о первичных учетных актах установлен в пункте 2 ст. 9. Ниже перечисленные реквизиты необходимо указать в обязательном порядке:

• Название акта;
• Число и год написания;
• Название предприятия-составителя;
• Состав факта хоздеятельности;
• Денежный или натуральный эквивалент величины измерения факта хоздеятельности (единицы измерения нужно указать);
• Должность сотрудника, заключившего договор, проводившего операцию, лиц отвечающих за оформление сделки;
• Личную подпись ответственных за совершение и оформление договора и операций лиц, а также инициалы или идентификационную информацию.

Скачать ФЗ 402

Работникам экономической сферы, а также руководителям, составляющим первичную документацию, и лицам занимающимся бухгалтерским учетом, необходимо изучить поправки в Ф3 — 402, вступившие в силу в 2021 году.

Скачать ФЗ — 402 «О бухгалтерском учете» можно по ссылке.

Комментарий к п. 4 ст. 9

Норма п. 4 принципиально новой не является. Руководитель организации и ранее имел право (или был обязан) утверждать формы первичной учетной документации. Разница в том, что ранее это касалось только тех форм, которые не были унифицированными. С 2013 г. руководитель экономического субъекта обязан утверждать исключительно все формы, используемые в организации.

Следует обратить внимание на то, что образцы форм на утверждение должно представлять лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Таким образом, в том случае, когда обязанности по ведению бухгалтерского учета передаются сторонней организации (на условиях договора аутсорсинга или аналогичного), представлять формы документов должен специалист, с которым заключен соответствующий договор.

В организациях государственного сектора (на которые действие п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете не распространяется) порядок применения форм первичных учетных документов регулируется отдельными нормами Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, а также Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению».

При этом, как следует из Перечня унифицированных форм первичных учетных документов, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями (Приложение 1 к Приказу Минфина России от 15.12.2010 N 173н), организациями государственного сектора могут применяться формы первичных учетных документов для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений (класса 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации сектора государственного управления» ОКУД), а также формы документов класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации» ОКУД (то есть те, которые ранее применялись хозяйствующими субъектами иных отраслей и видов деятельности). Таким образом, альбомы унифицированных форм первичной учетной документации могут по-прежнему использоваться в практике документооборота между экономическими субъектами, хотя и в ограниченном масштабе.

Формы первичной учетной документации

Вам будет интересно:Ребрендинг Сбербанка: суть, направления, затраты

Оформление в бухучете учетных документов — это, прежде всего, применение унифицированных и самостоятельно разработанных форм. Использование многих унифицированных с 2013 года обязательным не является.

Все формы первички должны быть утверждены руководителем организации. Обязательными к использованию в настоящее время являются следующие:

Стандартная форма предусмотрена также для платежного поручения. В процессе оформления унифицированных форм заполнение учетных документов, а именно всех предусмотренных граф (строк) обязательно. Если какая-либо информация отсутствует, в соответствующей графе должен быть поставлен прочерк.

Стоит отметить, что применение учетных документов, которые в данный момент не обязательны, по-прежнему в организациях используются. С учетом внутренних потребностей предприятия эти формы могут дорабатываться. Их можно сделать более подходящими и удобными для фиксации конкретных хозяйственных действий. К примеру, можно отказаться от использования реквизита печати и пометок лицевой и оборотной стороны.

Комментарий к п. 5 ст. 9

Принципиально новым в норме п. 5 ст. 9 является упоминание об электронных документах и об электронной цифровой подписи.

Как уже отмечалось, действующий в настоящее время Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» утрачивает силу с 1 июля 2013 г. Вместо него после указанной даты должен вступить в силу Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Статьей 3 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ введены, в частности, следующие основные понятия:

• электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
• электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
• закрытый ключ электронной цифровой подписи — уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи;
• открытый ключ электронной цифровой подписи — уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения с использованием средств электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе;
• сертификат ключа подписи — документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, которые включают в себя открытый ключ электронной цифровой подписи и которые выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи.

При использовании открытых ключей подписи дополнительные расходы, связанные с применением ЭЦП, как правило, минимальны, а дополнительных мероприятий по обеспечению сохранности сертификата ключа подписи не требуется. Однако на практике при осуществлении коммерческих расчетов, расчетов, связанных с получением бюджетных средств, представлением бухгалтерской и иной отчетности, наиболее целесообразным представляется использование закрытого ключа.

Условия признания ЭЦП установлены нормами ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ.

Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

• сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
• подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
• электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Особенности использования электронной цифровой подписи в сфере государственного управления установлены ст. 16 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ.

В Федеральном законе от 06.04.2011 N 63-ФЗ, который должен вступить в силу с 1 июля 2013 г., существенно изменена терминология. В частности, введены понятия неквалифицированной и квалифицированной электронных подписей, а также уточнен порядок получения сертификатов ключей, организации взаимодействия между организациями, использующими электронные подписи, и удостоверяющими центрами.

Статьей 19 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ специально оговорено, что сертификаты ключей подписей, выданные в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», признаются квалифицированными сертификатами в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью до 1 июля 2012 г., признается электронным документом, подписанным квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

Комментарий к п. 6 ст. 9

Данная норма не является принципиально новой. Аналогичное требование содержалось в п. 7 ст. 9 прежнего Закона о БУ. Отличия от новой нормы представляются исключительно терминологическими.

Обращаем внимание на то, что в п. 6 ст. 9 нового Закона о бухгалтерском учете речь идет именно о первичных учетных документах (а не об отчетности). Таким образом, чаще всего необходимость дублирования данных электронного документа на бумажном носителе будет возникать в силу коммерческого договора (с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками и т.п.). Такими документами, в частности, могут быть расчетные документы, а также документы, опосредующие движение материально-производственных запасов (например, накладные). Также можно предположить, что в настоящее время подобные требования договоров будут характерны для условий, касающихся представления счетов-фактур (по суммам НДС). Счета-фактуры теперь также могут представляться в электронном виде, однако пока эта практика широкого распространения не получила.

Оформление документации в бухучете

Важно рассмотреть частные случаи, которые часто встречаются при оформлении документации.

Отказ от использования печатей. Основным назначением печати является удостоверение подписи, поставленной ответственным лицом. С 2015 года предприятия печать ставить не обязаны. Информация о печати должна отражаться в Уставе организации (82-ФЗ). Печать необходима только в случаях, установленных федеральными нормативными актами.

Она должна присутствовать на следующих документах: двойных складских свидетельствах, актах о возникновении несчастных случаев на производстве, документах, предоставляемых в органы таможни, доверенности, позволяющей представлять интересы юрлица в судебных инстанциях.

Обязательным реквизитом печать не является, однако ее присутствие может предусматриваться формой документа первичного учета, которая утверждена руководителем хозяйствующего субъекта.

Документы, составленные на иностранном языке. К учету могут быть приняты документы исключительно на русском языке. Если документ составлен на другом языке, то должен присутствовать перевод на русский язык, причем он должен быть построчным. Заверение перевода не требуется за исключением случаев, оговоренных Гаагской конвенцией:

402-ФЗ допускает оформление первичных документов хозяйствующими субъектами не только в бумажном, но и в электронном виде.

В электронном документе должны содержаться все обязательные реквизиты, установленные для учетных документов, а также электронная подпись.

Электронные подписи бывают трех разновидностей – простые, усиленные неквалифицированные, усиленные квалифицированные. По мнению Минфина, использоваться может любая из этих трех подписей.

Комментарий к п. 7 ст. 9

Отличия нормы нового Закона о бухгалтерском учете, регулирующей порядок внесения исправлений в первичные учетные документы, от ранее действовавшей также можно считать существенными.

Во-первых, уточнен порядок внесения исправлений. Ранее исправления в первичные учетные документы могли вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. При этом оставалось неясным, каким образом должно было оформляться указанное согласование. Теперь же фактически установлено, что для подтверждения согласия заинтересованных лиц достаточно их подписи (и расшифровки подписи). То есть, например, при необходимости внесения исправлений в авансовый отчет исправления должны быть подтверждены не только тем, кто фактически их вносил (бухгалтера), но и подотчетным лицом. Исправления в двусторонних актах (например, при оформлении приемки выполненных работ или оказанных услуг) должны подтверждаться представителями обеих сторон, подписавшими документ, и т.д.

Следует обратить внимание еще на одну деталь. Нормой п. 5 ст. 9 прежнего Закона о БУ прямо запрещалось внесение исправлений в кассовые и банковские документы. В новом Законе о бухгалтерском учете эта норма фактически расширена. Вместе с тем измененная норма обязывает бухгалтера точно знать, что внесение исправлений в тот или иной первичный учетный документ не запрещено.

В настоящее время, по нашим данным, действует один явно сформулированный запрет на внесение изменений: в соответствии с п. 2.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Приказом Банка России от 12.10.2011 N 373-П, не допускается внесение исправлений в кассовые документы.

Внесение исправлений в банковские документы (подготавливаемые организациями, находящимися на расчетно-кассовом обслуживании), скорее всего, будет невозможно по факту — представитель кредитной организации просто не будет принимать к исполнению документы с исправлениями.

Хранение и уничтожение документов бухучета

Вам будет интересно:Сколько действительна справка 2-НДФЛ для кредита: срок действия, порядок получения

Порядок хранения первички определяется 558-П Минкультуры. Общий период хранения документации, в соответствии с 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», статья 9, составляет 5 лет. Отвечает за организацию хранения документации руководитель предприятия.

Некоторые документы должны храниться в течение более длительного периода:

Если срок хранения внутренних учетных документов истек, их можно уничтожить. Решение о возможности уничтожения должна принимать экспертная комиссия, создаваемая каждый год или действующая постоянно. По результатам деятельности такой комиссии должен быть составлен акт, в котором отражается список документов, подлежащих уничтожению.

Ликвидировать документацию предприятие может собственными силами либо передав ее для этого в специализированную организацию.