Оформление документов в бухгалтерском учете: самое важное

Первичные документы

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть подтвержден первичным документом. Нельзя принимать к учету документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни (в т. ч. по мнимым и притворным сделкам). Об этом сказано в части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Формы первичных документов определяет руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

дату составления документа;

наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;

содержание факта хозяйственной жизни;

величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;

подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.

Такой перечень установлен частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Первичные документы составляют на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст.9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Типовые формы

Унифицированные формы документов из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России, не являются обязательными к применению. Вместе с тем, обязательными к применению остаются формы, установленные уполномоченными органами на основании федеральных законов. Таким образом, организация обязана применять типовые формы документов, утвержденные Правительством РФ, Банком России (например, платежные поручения, расходные и приходные кассовые ордера) и другими уполномоченными органами во исполнение федеральных законов. Такие разъяснения содержатся в информации Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012, письме ФНС России от 23 июня 2014 г. № ЕД-4-2/11941.

Если для какого-либо факта хозяйственной жизни постановлением Госкомстата России установлена унифицированная форма первичного документа, то организация вправе по собственному выбору:

либо разработать форму документа самостоятельно;

либо использовать унифицированную форму.

По общему правилу формы первичных документов определяет руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). То есть руководитель должен утвердить либо самостоятельно разработанную организацией форму, либо факт использования организацией унифицированных форм.

В любом случае в первичном документе должны содержаться все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Включенные в этот перечень сведения по своему составу и содержанию тождественны реквизитам документов, составленным по формам из альбомов унифицированных форм. То есть действующие унифицированные формы соответствуют требованиям части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

В унифицированные формы можно при необходимости добавлять реквизиты (вносить дополнительные строки, колонки и т. п.) либо исключать их. Исправленную унифицированную форму утвердите приказом (распоряжением) руководителя в качестве первичного документа.

Такие выводы следуют из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждены информацией Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012. Правильность этого подхода подтвердила ФНС России в письме от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/[email protected], разослав в нижестоящие инспекции письмо Минфина России от 4 февраля 2015 г. № 03-03-10/4547. Данное письмо налоговой службы размещено на официальном сайте ФНС России в разделе «Разъяснения, обязательные для применения».

Пример, как добавить в унифицированную форму дополнительную информацию

В ООО «Альфа» погашение задолженности перед подотчетными лицами иногда происходит в безналичной форме. Чтобы отобразить данную операцию в унифицированной форме авансового отчета, было принято решение добавить в нее дополнительную строку «Перерасход в сумме___ перечислен на зарплатную карту сотрудника по платежному поручению от «__» ________ 200__г. № ___». Данную форму утвердили приказом руководителя организации.

Как утвердить формы

Формы первичных документов утвердите в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

При этом типовые бланки без изменений к учетной политике прикладывать не нужно. Факт применения унифицированных форм можно отразить в учетной политике следующими способами:

написать: «В качестве форм первичных учетных документов используются унифицированные формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России, без изменений». В этом случае нужно будет применять унифицированные формы для каждой операции, для которой форма существует;

прописать для разных объектов бухучета, какие унифицированные формы организация будет применять, примерно так: «…применять унифицированную форму _____, утвержденную постановлением Госкомстата России от______№_______». Например, при использовании унифицированной формы № ТОРГ-12 можно сделать такую запись: «Применять унифицированную форму № ТОРГ-12, утвержденную постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132, для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации».

Образцы самостоятельно разработанных форм, утвержденные руководителем, включите в приложение к приказу об утверждении учетной политики.

Документация и документооборот в бухгалтерском учете.

ЭКЗАМЕНАЦИОННЫЙ БИЛЕТ № 1

Счета бухгалтерского учёта. Метод двойной записи на счетах.

Для руководства хоз. процессом и осуществления контроля необходимо иметь показатели о движении имущества и обязательств организации. Получение этих сведений отражается с помощью бух. счетов. Счет представляет собой способ группировки и текущего отражения изменения, происходящих в имуществе и обязательствах. Отражение операций на бух. счетах ведется в денежном выражении. Все изменения, происходящие с имуществом или обязательствами представляют собой либо увеличение либо уменьшение, поэтому бух. счет представляет собой двухстороннюю таблицу.

Двойная запись по счетам.

Сущность двойной записи по счетам заключается в том, что каждая хоз. операция отражается в одной и той же сумме на 2-х бух. счетах по ДТ одного счет и по КТ другого. Для получения обобщенных учетных данных бухгалтерский учет осуществляется в двух разрезах: синтетическом и аналитическом. Необходимо уяснить назначение синтетических и аналитических счетов, их взаимосвязь и учет. Промежуточным звеном между синтетическим и аналитическим учетами являются субсчета, на которых имеется возможность получить необходимые сведения об отдельных группах объектов, входящих в состав номенклатуры.

Обобщение учетных данных за месяц осуществляется в оборотной ведомости, которая представляет собой свод оборотов и сальдо по всем счетам синтетического учета. Следует иметь в виду что, в данной ведомости сальдо на начало месяца по дебету всех счетов должно быть равно сальдо начальному по кредиту всех счетов, что обусловлено равенством актива и пассива баланса на начало месяца. Оборот за месяц по дебету всех счетов должен быть равен обороту по кредиту всех счетов, что обусловлено применением двойной записи на счетах бухгалтерского учета. Сальдо конечное по дебету всех счетов должно быть равно сальдо конечному по кредиту всех счетов, поскольку это новый баланс.

ЭКЗАМЕНАЦИОННЫЙ БИЛЕТ № 2

Основные хозяйственные процессы на предприятиях, их особенности и учёт.

Предприятие (организация), производя продукцию, выполняя работы или оказываяуслуги совершает огромное количество хозяйственных операций. Эти хозяйственные операции в совокупности составляют хозяйственные процессы, которые подразделяются на:1. процесс снабжения;2. процесс производства;3. процесс реализации – продажа.В результате производственной деятельности хозяйственные средства находятся в постоянном кругообороте.Кругооборот хозяйственных средств совпадает с хозяйственными процессами.На первой стадии кругооборота (
процессе снабжения) денежные средства предприятия превращаются в необходимые материальные ценности (сырье), необходимые для процесса производства.На второй стадии кругооборота (процессе производства) происходит превращение хозяйственных средств (материальных ценностей), которые соединяются с рабочей силой, в новый товар, в новую продукцию предприятия, которая отличается по своему внешнему виду, назначению и стоимости.На третьей стадии (процессе реализации – продаж) продукция предприятия превращается в денежные средства, но большего размера, чем их первоначально затрачено.
Хозяйственный учет— этоколичественноеотражение и качественная характеристика средств и хозяйственных процессов дляконтроля и активного воздействия на их развитие.

Хозяйственный учёт состоит из 3 последующих этапов:

1)наблюдение

2)измерение

3)регистрация.

Наблюдение хозяйственных операций измеряется в соответствующих единицах(в тоннах, метрах, и др. ) и регистрируется в первичных документах. Данные первичных документов систематизируют и переносят в учётные регистры- книги, карточки. На основании записи в учётных регистрах составляют отчётность и осуществляют контроль за деятельностью предприятия.

Учёт состоит из 3 частей:

1) Статистический учет — осуществляет массовое наблюдение за явлениями природы, состоянием общества и производства с целью выявления закономерностей их развития.

2)Оперативный учет — это самый быстрый и простой вид учета. Характерной особенностью его является то, что от его показателей не требуется абсолютной точности, но вместе с тем эти показатели должны быть достаточно правильны. Данные оперативного учета могут передаваться в устной форме, по телефону, факсу, телеграфом и т. д. Отличительными особенностями оперативного учета являются: быстрота; ограниченность во времени значимости оперативной информации;

3)Бухгалтерский учет — это система сплошного, непрерывного и взаимосвязанного наблюдения и контроля за хозяйственной деятельностью предприятия с целью получения о ней текущей итоговой информации. Бухгалтерский учёт имеет ряд особенностей, которые отличают его от других видов учёта: 1)он является сплошным, т. к. в нём отражается сплошь всей хозяйственной операции в том порядке в котором они совершаются. В б. у. отражаются все виды имущества организации и все операции вызывающие его движение , поэтому его необходимо вести постоянно с охватом всех без исключения хозяйственных операций. 2)Он является не прерывным. Происходит постоянное наблюдение и отражение хозяйственных операций с момента создания предприятия на протяжении всей его деятельности. 3)Он является документальным. Обоснованные данные б. у. должны быть точными. Это обеспечивает отражение всех хозяйственных операций бухгалтерских документов. В б. у. применяются все виды измерителей, но особое значение придаётся денежному измерителю.

ля управления и контроля за всеми процессами общественного воспроизводства, за деятельностью отдельных предприятий и фирм учет должен представлять объективную информацию, реально отражающую действительность.

ЭКЗАМЕНАЦИОННЫЙ БИЛЕТ № 3

Документация и документооборот в бухгалтерском учете.

Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица. Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всех текущих учетных записей.

В составе документов бухгалтерского учета различают (рис. 5.2):

· первичные документы;

· учетные регистры;

· отчетные документы.

Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Все первичные документы имеют унифицированные, т. е. типовые формы. К основным первичным документам относятся: документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), перечисление денежных средств с расчетного счета (платежные поручения), поступление и отпуск материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т.д. Документы подразделяются также на внутренние, которые используются непосредственно на предприятии, и внешние, поступающие от других физических и юридических лиц.

На основе первичных документов составляются бухгалтерские проводки и формируется исходная информация, которая используется для дальнейшей обработки в целях’получения различных экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия.

Бухгалтерские проводки, составленные в соответствии с первичными документами, затем переносятся и группируются в учетных регистрах. Таким образом, регистры несут вторичную информацию, источником которой были документы. Под учетными регистрами подразумеваются носители упорядоченной информации, в которых систематизируются признаки и показатели хозяйственных операций.

Учетные регистры различаются по внешнему виду, способу ведения учета и содержанию.

По внешнему видуучетные регистры подразделяются на книги, карточки и свободные листы

Документооборот – движение документов от момента их составления или поступления от других организаций, лиц до исполнения или отправки, передачи в архив или уничтожения. К основным принципам документооборота относятся: кратчайший путь прохождения и минимальный срок обработки на каждой инстанции.

Поэтому понятие документооборота включает в себя: график прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и отражением на счетах бухгалтерского учета. Документооборот позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые работают с данными документами.

При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:

– в документах, принимаемых бухгалтерией, должны быть заполнены все реквизиты;

– при приемке документов производится проверка по существу, по форме, арифметическая;

– исправления в документах должны быть произведены корректурным способом и т.д.

При составлении графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц работящих с определенными документами. До их сведения доводятся правила оформления, сроки представления в бухгалтерию этих документов.

Организация документооборота имеет большое значение, так как усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета.

Регистры

Данные, содержащиеся в первичных документах, отражаются в бухгалтерских регистрах. Регистры бухучета представляют собой перечни операций в хронологическом порядке, сгруппированные по счетам бухучета (например, ведомости, отчеты в табличной форме).

Формы регистров утверждает руководитель организации. Обязательными реквизитами регистра бухучета являются:

наименование регистра;

наименование организации (экономического субъекта), составившей регистр;

даты начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который он составлен;

хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухучета;

единица измерения;

наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра, и их подписи с расшифровкой.

Регистры составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

При внесении исправлений в регистры нужно проставить дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра (с расшифровкой).

При регистрации объектов бухучета в регистрах не допускаются:

– пропуски или изъятия;

– отражение мнимых и притворных объектов бухучета.

Такие правила определены статьей 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Сотрудник, ответственный за оформление первичного документа, должен обеспечить его своевременную передачу для внесения в регистры бухучета. При этом данный сотрудник несет ответственность за достоверность данных, зафиксированных в первичном документе. Об этом сказано в части 3 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Этапы

Отдельно выделяют и этапы документооборота в бухгалтерском учете. В первую очередь составляют и оформляют документацию. На втором проверяют ее. Далее обрабатывают в бухгалтерии. А заканчивают документооборот в бухгалтерском учете хозяйственной деятельности сдачей документации в архивы.

Крайне важным моментом в данном процессе является график документооборота. Он является схемой работ с указанием тех, кто несет ответственность за них. Содержатся в нем и сроки, касающиеся документации. Поэтому в организации документооборота в бухгалтерском учете большое внимание уделяется составлению графика.

Предприниматель на ОСНО

Документальное оформление хозяйственных операций, осуществляемых индивидуальным предпринимателем, применяющим общую систему налогообложения, регулируется Порядком, утвержденным приказом от 13 августа 2002 г. Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430.

Требования, предъявляемые к первичным учетным документам, содержатся в пункте 9 данного порядка. Они практически полностью совпадают с требованиями, предъявляемыми к первичным учетным документам, которые используют организации. Единственным дополнением является то, что индивидуальные предприниматели должны прикладывать к первичному документу, которым оформлена реализация товара или его приобретение, первичный документ, подтверждающий оплату за данный товар.

Обособленное подразделение

Ситуация: может ли обособленное подразделение отражать хозяйственные операции на основании первичных документов, оформленных от имени головного отделения организации? Обособленное подразделение выделено на отдельный баланс и ведет бухучет самостоятельно.

Да, может.

При этом в учетной политике нужно отразить условие о том, что все первичные документы оформляются от имени головного отделения.

Способы ведения бухучета организация устанавливает самостоятельно и прописывает в учетной политике для целей бухучета (ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Положения, указанные в учетной политике, распространяются на все обособленные подразделения организации (п. 9 ПБУ 1/2008). Поэтому если в учетной политике организации сказано, что все первичные документы оформляются от имени головного отделения, то обособленное подразделение вправе вести бухучет на основании таких регистров.

Кроме того, одним из обязательных реквизитов любого первичного документа является наименование экономического субъекта, составившего документ (подп. 3 ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Экономическими субъектами считаются, в частности, коммерческие и некоммерческие организации (подп. 1 ч. 1 ст. 2 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Организацией признается юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 48, ст. 51 ГК РФ). Обособленное подразделение самостоятельным юридическим лицом не является, оно является его частью (ст. 55 ГК РФ). Следовательно, обособленное подразделение, ведя бухучет самостоятельно на основании документов, оформленных от имени головного отделения организации, не нарушает законодательство о бухучете.

Бухгалтерская справка

Ситуация: в каких случаях нужно составлять бухгалтерскую справку?

Бухгалтерскую справку нужно составлять в любых случаях, когда бухгалтеру необходимо обосновать проводки или расчеты. Например:

при представлении уточненных деклараций для обоснования расчетов, отраженных в них (письмо ФНС России от 14 декабря 2006 г. № 02-6-10/233);

для подтверждения сумм, отраженных в бухучете, например, при расчете дивидендов;

для обоснования сторнировочных проводок и т. д.

Этот первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

CRM-системы

Прогресс заставляет бизнесменов учиться и использовать для привлечения покупателей и заказчиков особые системы CRM (расшифровывается как Customer Relationship Management – управление взаимоотношениями с клиентами). Родоначальником современного подхода к продажам был американец Джон Генри Паттерсон (1844 г. — 1922 г.), он считал, что во главе угла стоит клиент. Именно для сбора и обработки сведений о покупателях, их потребностях, интересах и созданы CRM-системы.

Используют CRM обычно сотрудники call-центров, менеджеры по продажам, маркетологи, руководители отделов, филиалов и компании в целом.

Основные этапы работы:

Обращение и заинтересованность в товаре или услуге (как вариант, не клиент обращается в организацию, а менеджер связывается с покупателем по телефону, в соцсети, электронной почте и другими способами, предлагая покупку).
Отметка об уровне интереса (не интересно, купил бы, но не сейчас, может порекомендовать того, кто зачет совершить покупку, просит связаться позже и т.д.) или оформление заявки
Обработка заявки (передача данных администратору, замерщикам, бухгалтеру для расчета. стоимости, выезду на место, составления счета или запись на встречу).
Передача заказчику данных (информация о дате и времени записи, сроках выезда специалиста).
Получение оплаты.
Общение с клиентом в процессе работы (согласование новых сроков, подключение дополнительных опций, перенос встреч, решение проблем с заказом).
Завершающий этап (передача результатов или товара, получение отзыва, определение будущей заинтересованности и потенциальных интересов покупателя), отправка (подписание) документов.

Важно! В результате общения в системе появляется карточка, сохраняющая подробную информацию о покупателе. Для обработки персональных данных физического лица необходимо получить его согласие.

При помощи CRM происходит обмен с клиентом документами и взаимодействие между отделами. Обычно в обороте фигурируют заявка, счет, акт или накладная, наряд, договор. Они могут формироваться в самом сервисе, что упрощает работу менеджера и увеличивает скорость его работы, а значит, объем продаж.

Подписи в документах

Все первичные документы составляйте при совершении операции (сделки, события). А если это невозможно – непосредственно после окончания операции (сделки, события). Ответственность за оформление несут сотрудники, которые подписали первичный документ.

Такие правила установлены статьей 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим приказом.

Вместе с тем, порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, регулируется, в частности, указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Положением Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П.

В любом случае первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал (лиц, ответственных за оформление операции). То есть подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы.

Это следует из части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Минфина России от 10 сентября 2013 г. № 07-01-06/37273.

Допустим, организация, которая не является малым (средним) предприятием, заключила договор со сторонним исполнителем об оказании услуг по ведению бухучета. Кто должен подписывать первичные документы за главного бухгалтера в таком случае?

Руководитель сам должен назначить перечень людей, которые имеют право подписывать первичные учетные документы (п. 14 Положения, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Это могут быть сотрудники организации (кассир, менеджер и т. д.), а также представители сторонней организации, которая ведет бухучет.

Право подписи банковских документов можно передать штатным сотрудникам, а также лицам, оказывающим услуги по ведению бухучета (п. 7.5 Инструкции Банка России от 30 мая 2014 г. № 153-И). Таким образом, в банковских документах помимо руководителя организации может расписываться сотрудник организации или руководитель сторонней организации, которая ведет учет.

При этом руководитель организации сам не может ставить подписи за главного бухгалтера. Дело в том, что, поскольку организация не является малым (средним) предприятием, руководитель не может принять ведение бухучета на себя. Данный вывод следует из части 3 статьи 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

В отличие от организаций индивидуальный предприниматель не может передавать право подписи первичных документов сторонним лицам. На это прямо указано в пункте 10 Порядка, утвержденного приказом от 13 августа 2002 г. Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430.

Ситуация: может ли главный бухгалтер подписывать договоры, если он является учредителем организации?

Да, может, но только в том случае, если у него есть доверенность на право подписи, выданная руководителем организации (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).

В остальных случаях право подписи договоров от имени организации принадлежит руководителю (если иное не предусмотрено уставом организации) (п. 1 ст. 53 ГК РФ).

Ситуация: каким цветом чернил должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры?

По общему правилу любым цветом, но к банковским документам установлены особые требования.

Законодательство не предъявляет требования к цвету чернил, которыми должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры. В пункте 2.8 Положения, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (применяется в части, не противоречащей действующему законодательству), сказано, что записи в первичных документах нужно делать чернилами, химическим карандашом или пастой шариковых ручек. Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Исключение предусмотрено только для банковских документов. В пункте 1.7.2 Правил, утвержденных Положением Банка России от 16 июля 2012 г. № 385-П, указано, что каждый документ, предъявляемый в кредитную организацию на бумажном носителе, должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц и оттиск печати и соответствовать заявленным образцам. При этом подписи на всех документах должны быть сделаны ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цветов.

Совет: подписывайте первичные документы, а также счета-фактуры с использованием традиционных цветов чернил (черного, синего или фиолетового).

Дело в том, что при копировании первичных документов и счетов-фактур, заполненных с использованием чернил красного или зеленого цвета, указанные таким способом данные могут не отобразиться на копиях документов. Это может привести к негативным последствиям при представлении копий документов для налоговой проверки (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 февраля 2006 г. № А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).

О первичных документах

Все проведенные организацией операции обязательно оформляются первичной документацией. По правилам бухгалтерского учета, при этом пользуются четко установленной формой. Но встречаются случаи, когда для ряда процедур не существует единой, установленной законом формы. В таких случаях юридическое лицо само ее устанавливает. Обязательные реквизиты для форм содержатся в ФЗ № 129.

В четко установленных формах допускается дополнение реквизитов, внесение новых граф, колонок. Но накладывается запрет на удаление строк. Для начала применения дополненных форм важно, чтобы их утверждал соответствующий приказ руководства, а также чтобы в учетной политике было обозначено соответствующее распоряжение.

Каждый первичный документ обязательно составляется в процессе осуществления процедуры либо по ее завершению. Ответственными за достоверность информации в первичном документе, за своевременное формирование являются те, кто подписал его.

Работники, которые обладают правом подписывать документацию, перечисляются в приказе руководства. Данный приказ обязательно согласуется с бухгалтером. Документация, связанная с перемещением денежных средств, всегда подписывается как руководством, так и бухгалтером.

Оформление первичных документов происходит и в бумажном, и в электронном формате. Последняя вариация осуществляется с выставлением электронных цифровых подписей. Особенности бухгалтерского учета состоят в том, что при составлении электронных документов нужно, чтобы предприятие само изготавливало их бумажные экземпляры.

При применении единой формы документации нужно ставить печати, если положение об этом имеется в инструкции. По крайней мере, форма должна обладать местом для печати, если она нужна. Если ее нет, налоговые органы выявят ненадлежащее оформление документов. И ими в расчет они взяты не будут. По этой причине важно учитывать все тонкости организации документооборота в бухгалтерском учете. Иначе не будет уменьшения налога на прибыль.

При использовании вручную разработанных форм важно следовать положениям № 129-ФЗ. Списки необходимых реквизитов не содержат печати. То есть без нее документация остается признанной вступившей в силу.

Электронные документы

Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Требования к электронной подписи предусмотрены Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). От того, какую подпись использует организация, будет зависеть юридическая сила документа.

Так, первичные документы, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, нельзя принимать для целей бухгалтерского и налогового учета. Их не признают равнозначными документам на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью.

Напротив, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью документы приравнивают к собственноручно подписанным и принимают для целей бухгалтерского и налогового учета.

Аналогичные выводы следуют из пунктов 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250, от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139, от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67, от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409.

Формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551. Формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/552. Эти форматы актуальны как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде.

Разрабатывать форматы типовых форм ФНС России не планирует.

Если законодательством России или договором предусмотрено представление первичного документа контрагенту или в госорган (например, в налоговую инспекцию) на бумажном носителе, организация обязана за свой счет изготовить бумажную копию электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

А если организация составляет документы не по формату, который утвержден ФНС России? Тогда бланки представляйте инспекторам на бумаге – заверьте копии с отметкой о том, что документы подписаны электронной подписью.

Аналогичные разъяснения приведены в письме ФНС России от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671.

Подробно о том, как передавать документы налоговым инспекторам, см.:

Как подать документы по требованию проверяющих при камеральной налоговой проверке;

Как подать документы по требованию проверяющих при выездной налоговой проверке.

Если организация решила оформлять первичные документы в электронном виде, этот способ ведения документации нужно отразить в учетной политике. В частности, в учетной политике нужно зафиксировать:

перечень документов, участвующих в электронном документообороте;

список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов;

способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);

порядок хранения электронных документов;

способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).

Это следует из статьи 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

А вот форматы электронных документов, которые применяет организация, в учетной политике отражать не обязательно. Это подтвердила ФНС России в письме от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671. Хотя в данном письме речь идет про учетную политику для целей налогообложения, вывод ФНС России актуален и для учетной политики для целей бухучета.

Документы, оформленные в электронном виде

Как уже упоминалось выше, первичные документ можно оформлять не только на бумаге, но и в электронном виде. Оформление электронного документа возможно в том случае, если имеется электронная подпись.

Различают несколько видов электронной подписи:

простая неквалифицированная;
усиленная неквалифицированная;
усиленная квалифицированная.

От того, какая подпись используется в компании и будет определяться юридическая сила документа.

Если первичка заверяется первыми двумя видами подписей, то для целей бухгалтерского или налогового учета они не могут быть приняты. В этом случае их нельзя будет признать документами, имеющими такую же силу, как и документы, составленные на бумаге и заверенные личной подписью. К подписанным вручную документам приравнивают только документы, которые заверяются усиленной квалифицированной подписью. Они и могут быть приняты к бухгалтерскому и налоговому учету.

В соответствии с законом или соглашением с контрагентом представление документа может предусматриваться исключительно на бумажном носителе. В этом случае компания за свой счет изготавливает копию электронного документа на бумаге.

Приняв решение о том, что первичные документы оформляются в электронном виде, это необходимо закрепить в учетной политике. При этом указывается следующее:

документы, которые будут участвовать в электронном документообороте;
сотрудники, имеющие право подписи документов;
способ обмена электронными документами (то есть привлекается оператор или нет);
порядок, по которому хранятся документы;
способ представления электронных документов при запросе ИФНС (на бумаге или в электронном виде).

Печать на документах

Печать не названа в числе обязательных реквизитов первичных документов, перечисленных в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Поэтому печать на документе проставьте:

если организация по собственному выбору использует самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем, которая предусматривает наличие печати;

если организация по собственному выбору использует унифицированную форму, содержащуюся в альбоме унифицированных форм, которая предусматривает наличие печати. При этом руководителем утверждено, что форма применяется без изменений (или изменения не касаются печати);

при применении типовых обязательных форм, установленных уполномоченными органами (Правительством РФ, Банком России и т. п.) на основании федеральных законов, если типовые формы предусматривают наличие печати.

Такие выводы следуют из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Перечень документов, на которых обязательна (необязательна) печать организации, приведен в таблице.

В договорах, которые обычно заключает организация (купли-продажи, оказания услуг и т. д.), печать также можно не ставить. Печать нужно ставить лишь в том случае, если это прямо предусмотрено договором (п. 1 ст. 160 ГК РФ).

Еще один момент. С 7 апреля 2015 года ООО и акционерные общества вообще могут не иметь печатей. Так предусмотрено статьями 2 и 6 Закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ.

Системы ведения ЭДО

Огромное количество операторов и производителей программного обеспечения предлагают сейчас ] электронного документооборота[/anchor]. Причем организовать учет можно совершенно по-разному и с помощью операторов и без них:

Облачный сервис.
Минусы: есть опасения в плане закрытости информации от конкурентов или других заинтересованных лиц. Даже банки порой теряют данные клиентов. В некоторых случаях, когда кончается срок пароля/сертификата, период действия ЭЦП или по каким-то причинам блокируется пользователь, невозможно получить доступ к информации. Для возобновления обслуживания нужно оплатить услугу. Мало того, архив базы также без отдельной оплаты могут не передать, если решите прекратить работу с данным оператором. Возможно, не получится выгрузить документы в нужном формате или сервис не работает с той программой учета (или ее версией), которую вы используете.
Обратить внимание: соотношение цены и набора услуг, ограничения (количество пользователей, срок доступа, форматы выгрузки, архивация и т.д.), гарантии. Обращаться лучше к давно действующему, зарекомендовавшему себя на рынке поставщику, предварительно изучив отзывы о нем.
Специальная программа. На компьютеры устанавливают программу, которая работает в сетевом режиме между ними. Можно настроить различные права: руководитель выполняет любое действия в сетке, а работник только вносит, например, первичные документы. Система распространяется не только на помещении, офис, но и город, страну, мир. Достаточно только поставить на рабочем месте софт, настроить его и подключить в сеть. Иногда даже не нужно ставить отдельное обеспечение, функционал просто дополнительно встраивается или активируется.
Минусы: возможно, придется проводить обновления, которые придется оплачивать отдельно, если они не входят в регулярную плату по обслуживанию. Быстродействие и скорость передачи данных зависят от «железа», т.е. характеристик ваших компьютеров. Программа занимает большое место на жестком диске. Архивацию, скорее всего, придется делать на внешний носитель. Обеспечивать безопасность тоже придется самостоятельно.
Обратить внимание: что входит в базу при покупке и последующем обслуживании, ограничения (аналогично облачному сервису), системные требования.
Дополнение к сдаче отчетности. Некоторые операторы предлагают возможность пользоваться ЭДО в рамках системы, применяемой для отправки отчетов. Иногда это бесплатная услуга, с определенными ограничениями (например, входящие документы до N-го количества), иногда отдельная за дополнительную плату. Часто отправка происходит при помощи браузера: пользователь заходит на сайт в свой аккаунт, раскрывает нужный раздел, подгружает или заполняет прямо там форму и отправляет ее, подписав своей ЭЦП (применяется та же подпись, что для отчетов). Получатель ставит свою подпись, и пользователь получает соответствующее подтверждение.
Минусы: рассчитано скорее на внешний обмен, контрагент также должен быть клиентом сервиса, иначе он просто не получит документы. Вероятно, придется подгружать готовую форму, к тому же не все они могут распознаваться и проходить контроль.
Обратить внимание: согласовать вариант обмена с получателем, закрепив его в договоре или дополнительном соглашении, уточнить какие именно формы могут и будут передаваться.
Корпоративная система. Это может быть внутренняя почтовая служба, закрытый чат, канал связи, группа в мессенджере и даже социальной сети. Некоторые компании создают и собственную организованную сетку для отправки и приема сообщений, служебных записок и рабочих инструкций и распоряжений. Она может носить обязательный и неформальный характер. Например, можно с помощью оповещения через чат пригласить сотрудников на совещание, а можно отсканировать и направить для согласования проект контракта.
Минусы: если разрабатывается собственная система, то, вероятно, придется вложить немало средств в ее создание и обслуживание. Использование мессенджеров и соцсетей не исключает утечку информации. Юридически не каждое действие признается законным. Придется описать и этикет и правила общения в собственной сетке, чтобы избежать злоупотреблений. Придется устанавливать собственный сервер, если необходим доступ к каким-то сведениям круглосуточно.
Обратить внимание: существует ли реальная потребность в такой сети, насколько реально ее контролировать. Есть ли финансовые возможности на последующее поддержание (заработная плата программистов, сетевых администраторов). Соответствует ли оборудование требованиям нагрузки.

Документы на иностранном языке

Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский. Это необходимо как для целей бухучета, так и налогообложения (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, ст. 313 НК РФ, письмо Минфина России от 28 февраля 2012 г. № 03-03-06/1/106).

В самих документах ничего дописывать не нужно. Приложите к ним отдельные переводы, подписанные переводчиками. Перевести документ на русский язык может как профессиональный переводчик, так и сотрудник организации, владеющий иностранным языком (письма Минфина России от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202, от 26 марта 2010 г. № 03-08-05/1).

При этом организация может сохранить некоторые слова на иностранном языке, если они являются зарегистрированным товарным знаком, например, название авиакомпании в авиабилете (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.) или не имеют существенного значения для подтверждения произведенных расходов, например, в авиабилете на иностранном языке – условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа и другая подобная информация (письма Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

Если документы на иностранном языке составлены по типовой форме (идентичны по количеству граф, их названию, расшифровке работ и т. д. и отличаются только суммой), то в отношении их постоянных показателей достаточно однократного перевода на русский язык. В последующем переводить нужно только изменяющиеся показатели данного первичного документа. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725.

Об иностранных языках

Отдельные моменты организации документооборота в бухгалтерском учете касаются случаев, когда документация была составлена на иностранных языках. На такие случаи закон требует построчного перевода ее текста на русский язык. Это понадобится как для бухгалтерского, так и для налогового учета.

В самом тексте документации ничего не прописывается. Но к ней прикладывают составленные специалистами переводы. Нередко с этой целью привлекают сторонних сотрудников, но перевод могут осуществить и сами работники организации.

Предприятие оставляет за собой право на сохранение ряда слов на иностранном языке. Это касается случаев, когда речь идет о товарных знаках. К примеру, наименование фирмы.

В случаях, когда документация на иностранном языке оформлена по унифицированной форме, то хватает одного перевода на русский постоянных показателей. Далее переводятся лишь те положения, которые изменились.

Исправление ошибок

В первичных документах исправления допускаются (ч. 7 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Порядок исправления ошибок в первичных документах закрепите в учетной политике для целей бухгалтерского учета или приложении к ней. Организация самостоятельно разрабатывает способы внесения исправлений в первичку (как на бумаге, так и в виде электронного документа). Ориентируйтесь на требования Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, нормативные акты по бухучету и принимайте во внимание особенности документооборота. При разработке таких способов можно ориентироваться на действующие нормативно-правовые акты, регулирующие аналогичные вопросы (например, Правила заполнения счета-фактуры, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Об этом сказано в письме Минфина России от 22 января 2021 г. № 07-01-09/2235.

Ошибки в первичных документах исправляйте следующим образом: зачеркните неправильный текст и надпишите над зачеркнутым исправленный текст. Зачеркивание производится одной чертой, так чтобы можно было прочитать исправленное. Исправления в документах заверьте подписями лиц, составивших документ (с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц), проставьте дату внесения исправления.

Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя. Такие правила установлены пунктом 7 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, разделом 4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105, и пунктом 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Исправить ошибку в регистре бухучета можно на основании бухгалтерской справки. В этом документе должно быть обоснование исправления.

В регистрах бухучета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение соответствующего регистра (ч. 8 ст. 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Если исправление в регистре разрешено ответственными лицами, то заверьте его подписями этих лиц (с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц), проставьте дату внесения исправления. Такие правила установлены пунктом 8 статьи 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Как регламентировать документооборот

На практике сначала разрабатывают и утверждают внутреннее положение о документообороте в бухгалтерском учете, а затем вдогонку к нему формируют график документооборота в бухгалтерском учете.

Последний регламентирующий документ составляет главбух, чтобы потом закрепить его приказом руководства. График должен отражать 2 важных момента (это может быть схема, таблица, список):

оптимальное число отделов/служб и исполнителей для прохождения каждым первичным документом;
минимальный срок присутствия документа в подразделении.

Отметим, что новый ФСБУ порядок документооборота в бухгалтерском учете, по сути, регулирует в самых общих чертах. А это значит, что каждое предприятие вольно самостоятельно прописать для себя все правила, но соотнося их с общими принципами, которые приведены в этой консультации.

На 2021 год продолжает частично действовать Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утверждённое Минфином СССР 29.07.1983 № 105.

Также см. «График документооборота для учетной политики 2021 года: как составить».

Внутренний контроль

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. А если ее отчетность подлежит обязательному аудиту, то она обязана вести внутренний контроль ведения бухучета и составления отчетности (за исключением случаев, когда руководитель принял обязанность ведения бухучета на себя). Такие требования установлены статьей 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Кроме того, одной из задач главного бухгалтера является организация и контроль за созданием (получением), обработкой и хранением документов (п. 6.6 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 (действует в части, не противоречащей законодательству)). В качестве инструментов для выполнения этой задачи можно использовать:

график документооборота;

номенклатуру дел.

Порядок формирования и обработки документов должен быть закреплен в графике документооборота (п. 5.1 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Разработку графика организует главный бухгалтер. Утверждается график приказом руководителя организации (п. 5.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

В графике документооборота нужно описать:

этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;

сроки прохождения каждого из этапов;

перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;

перечень сотрудников, проверяющих документы;

взаимосвязь ответственных лиц.

График можно оформить в виде схемы или перечня работ с указанием операций и взаимосвязей исполнителей. Примерная форма этого документа приведена в приложении к Положению, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105. Однако можно разработать и собственную структуру графика. Такие правила установлены пунктом 5.4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Пример графика документооборота в табличной форме

Главный бухгалтер ООО «Альфа» разработал график документооборота в табличной форме (см., например, часть графика документооборота, посвященную банковским документам).

Пример графика документооборота в виде схемы

В ООО «Альфа» принято решение продолжать оформлять для сотрудников, направляющихся в служебные поездки, командировочные удостоверения. Главный бухгалтер «Альфы» разработал график документооборота в виде схемы (см., например, схему обработки командировочного удостоверения).

В организациях с небольшим документооборотом все можно свести к составлению отдельных памяток для сотрудников. Сотруднику следует подробно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии. Например, сотрудник отправляется забирать оплаченный товар от поставщика. В памятке должно быть написано, какие документы он должен привезти, а также срок, в течение которого их нужно представить в бухгалтерию. К памятке также можно приложить и образцы необходимых документов.

Пример памятки исполнителю о порядке оформления документов

Документооборот в ООО «Альфа» организован путем составления отдельных памяток сотрудникам (см., например, памятку командированного сотрудника).

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера (п. 5.7 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Сотрудники организации должны быть ознакомлены с этим документом или выпиской из него. Требования главного бухгалтера к оформлению документов обязательны для всех сотрудников организации. За невыполнение требований главного бухгалтера к сотрудникам можно применить дисциплинарное взыскание. Некоторые организации прописывают в качестве одного из условий премирования выполнение требований по оформлению документов.

После обработки документа необходимо обеспечить его сохранность и последующую передачу в архив.

Одним из способов упорядочивания хранения документов является составление номенклатуры дел. В ней содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести и в течение какого времени они должны храниться. Номенклатуру дел в бухгалтерии сформируйте аналогично номенклатуре дел в кадровой службе.

Ответственное лицо

Главным ответственным лицом за организацию документооборота в бухгалтерском учете является бухгалтер организации. К перечню его обязанностей относят формирование списка правил процесса, методик обработки данных, они реализуются в виде графика.

Налаживание порядка документооборота в бухгалтерском учете осуществляют так. В первую очередь формируют положение о бухгалтерской службе. Затем оформляют должностные инструкции для сотрудников, деятельность которых связана с документацией и документооборотом в бухгалтерском учете. После этого переходят к составлению соответствующего графика. Предпоследний этап – создание метода обработки сведений в бухгалтерском учете на предприятии. И в последнюю очередь занимаются разработкой номенклатуры дел и порядка хранения документации.

Ответственность за отсутствие первичных документов

Внимание: отсутствие (непредставление) первичных документов является правонарушением (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ), за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухгалтерского и налогового учета признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ.

Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода, инспекция вправе оштрафовать организацию на сумму 10 000 руб. Если нарушение обнаружено в разных налоговых периодах, размер штрафа увеличится до 30 000 руб.

Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Кроме того, по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму:

от 300 до 500 руб. за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля (ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ);

от 2000 до 3000 руб. за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ).

В каждом конкретном случае виновный в правонарушении устанавливается индивидуально. При этом суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер – за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (п. 24 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18). Поэтому субъектом такого правонарушения обычно признается главный бухгалтер (бухгалтер с правами главного). Руководитель организации может быть признан виновным:

если в организации вообще не было главного бухгалтера (постановление Верховного суда РФ от 9 июня 2005 г. № 77-ад06-2);

если ведение учета и расчет налогов были переданы специализированной организации (п. 26 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18);

если причиной нарушения стало письменное распоряжение руководителя, с которым главный бухгалтер был не согласен (п. 25 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18).

Первичные документы утеряны

Ситуация: как поступить, если первичные документы утеряны?

Если документы, подтверждающие отраженные в учете операции, были утеряны, организация должна предпринять действия по расследованию причин и восстановлению пропажи. Для этого сотрудник, обнаруживший пропажу, должен написать служебную записку, на основании которой издается приказ руководителя о назначении комиссии по расследованию пропажи. Результаты работы комиссии оформите актом.

Если в период работы комиссии налоговая инспекция потребует документы, которые были утеряны, организация сможет попросить увеличить срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ). В этом случае распоряжение о создании комиссии будет документальным обоснованием такой просьбы.

Если же по результатам работы комиссии документы не будут обнаружены (восстановлены), организация не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Кроме того, за отсутствие документов организации может грозить ответственность.

Цели организации документооборота в бухгалтерии

Основная цель документооборота в бухгалтерском и налоговом учете — документирование текущей деятельности компании, оперативный учет хозяйственных операций, единообразие обработки, однократность и прямоточность в движении документации. Также передача первичных документов для регистрации содержащейся в них информации в регистры бухучета с последующим составлением отчетности. Процесс обеспечивает работу компании и включает создание, прием, регистрацию, передачу, согласование и хранение служебных бумаг. Ключевыми параметрами считаются маршрут движения документа и время его прохождения от одного этапа к другому.

ВАЖНО!

Особенностью документооборота в бухгалтерии является то, что его правила касаются только документов, подлежащих отражению в бухгалтерском учете (в соответствии с положением, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 № 105) и не затрагивают некоторые организационно-распорядительные документы, например приказы о проведении инструктажа по технике безопасности, о мерах по предупреждению распространения коронавируса и другие.