Внутренние документы предприятия — распоряжения, приказы, решения

Что такое локальные нормативные акты, кому и почему они нужны

Понятие о том, что такое локальные нормативные акты организации (ЛНА), дано в ст. 8 ТК РФ. Это документы, принимаемые работодателем, содержащие нормы трудового права, правила их реализации и регулирования трудовых отношений внутри предприятия. Основное требование к ЛНА — не ухудшать положение работников, закрепленное законодательством. Признаки локального нормативного акта:

• определяет выполнение федеральных законов в конкретной организации;
• действует между работниками и работодателем компании;
• применяется в отношении всех сотрудников;
• не рассчитан на разовое применение — используется периодически;
• улучшает положение сотрудников и расширяет базовый уровень гарантий по сравнению с действующими нормами;
• принимается с учетом мнения представительных органов работников.

Грамотно разработанные локальные акты помогают разрешить спорные ситуации.

Рекомендации от КонсультантПлюс (бесплатный доступ)

Путеводитель по кадровым вопросам. Порядок разработки и утверждения локальных нормативных актов организации

Содержание приказов, касающихся сотрудников

Приказы являются инструментом для регулирования отношений между сотрудниками и работодателем. Они формируются при наличии этих обстоятельств:

• Устройство сотрудника на работу или расторжение трудового соглашения.
• Уход в отпуск.
• Отправка в командировку.

Приказы, касающиеся сотрудников, заполняются по утвержденной форме. Их содержание подразделяется на 2 части: вводная и распорядительная.

Вводная часть

В вводной части фиксируются цели и задачи новых предписаний. То есть, предоставляется пояснение к принимаемым решениям. Если это приказ, принимаемый во исполнение правительственных распоряжений, в вводной части указывается номер этого распоряжения, дата и название.

Распорядительная часть

Начало этой части – фраза «приказываю». После этого нужно зафиксировать свои распоряжения. Можно создать нумерованный список для удобства изложения. Срок выполнения распоряжений или устанавливается для каждого пункта отдельно, или выносится в отдельный пункт. В отдельный пункт также выносится перечень сотрудников, ответственных за выполнение положений приказа.

Какие нормативные документы разрабатываются в ООО и ИП

Законодательно утвержденного перечня локальных актов не существует. В Трудовом кодексе упоминаются отдельные ЛНА, их считают обязательными:

• правила внутреннего трудового распорядка — ст. 189 – 190 ТК РФ;
• по оплате труда и премированию — ст. 135 ТК РФ;
• график отпусков — ст. 123 ТК РФ, письмо Роструда №4414-6;
• установление порядка обработки персональных данных ст. 86, п. 8, ст. 87 ТК РФ;
• графики сменности, если они не являются приложением к коллективному договору — ст. 103 ТК РФ;
• штатное расписание — письмо Роструда № ПГ/4653-6-1.

Какие еще локальные акты упоминаются в ТК:

• правила и инструкции по охране труда — ст. 212 ТК РФ;
• о нормировании труда — ст. 159 ТК РФ;
• порядок аттестации — ст. 81 ТК РФ.

ВАЖНО!

Локальные нормативные акты утверждают, когда возникает необходимость урегулировать ситуацию, возникшую в результате деятельности компании. Такие ЛНА не обязательны — их разрабатывают по желанию, если ситуация типовая для конкретной деятельности ООО или ИП.

Как, сколько времени и где хранить внутренние документы

Регистрация и хранение

Срок хранения распорядительных документов по основной деятельности компании регламентирован на законодательном уровне. Для каждого вида он разный. Все они должны быть подшиты в дела и находиться в службе ДОУ. Если речь идёт о кадровых приказах, то в этом случае необходимо обеспечить сохранность на протяжении 75 лет. С ними работает отдел кадров предприятия. В тех случаях, когда в уведомительных целях, в подразделения отправляют копии распорядительных документов, то их хранят не менее одного года или дольше, если есть такая необходимость.

Создание, распостранение и хранение распорядительных документов — важная часть работы организации. Она должна выполняться в соответствии с установленными правилами и регламентом.

Какие еще есть документы управления вы узнаете из видео

Специализированные ЛНА

Помимо общих есть перечень обязательных ЛНА применительно к отраслям. Например, система оценочной деятельности в учреждениях образования. Ее обязательность определена законом об образовании в РФ. Каждое ОУ самостоятельно разрабатывает ее параметры, руководствуясь перечнем локальных актов, которые регламентируют ВСОКО:

• №273-ФЗ;
• федеральная программа «Развитие образования на 2016-2020 годы»;
• приказ Минобрнауки №462 от 14.06.2013;
• приказ Минобрнауки РФ №1324 от 10.12.2013.

Отдельные виды локальной нормативной документации применяются в системах менеджмента качества. Примерный перечень ЛНД по качеству — это такие документы:

• информация об СМК;
• требования и спецификации;
• методические разработки, рекомендации;
• стандарты, инструкции;
• объективные данные об испытаниях, результатах.

Какой набор правоустанавливающих документов должен быть у ООО?

В процессе ведения любой коммерческой деятельности организацией используется набор документов, подтверждающих право на осуществление определенных действий. В деятельности ООО место имеют правоустанавливающие и учредительные документы, которые часто путают между собой.

Согласно ГК РФ, единственным учредительным документом любого юридического лица является Устав. В нем прописывается вся основная информация о деятельности организации, взаимодействии между собой ее участников, размер уставного капитала (УК), долевое участие акционеров и многое другое. Вся остальная документация об организации, является правоустанавливающей.

Правоустанавливающая документация — это вид обязательных бумаг, с помощью которых организация получает право на осуществление своей деятельности и на основании которых присваиваются полномочия участникам организационного процесса.

Процесс создания правоустанавливающей документации требует участия всех членов организации, которые должны одобрить и подписать следующие документы:

• Решение о создании ООО. Оно принимается на общем собрании, где должны присутствовать все учредители имеющие право подписи и голоса. На собрании проводится голосование, определяющее специфику будущей деятельности ООО. Здесь же определяется размер УК, суммы взносов, вносимых каждым учредителем, определяется Устав ООО, назначается руководитель и должностное лицо, уполномоченное зарегистрировать компанию в государственных инстанциях.
• Договор учреждения организации. Согласно ему расписывается долевое участие каждого учредителя, а также определяются его права и обязанности в процессе осуществления коммерческой деятельности. В нем отдельным пунктом могут прописываться правила действий при выходе из организации одного из учредителей и процесс выкупа его акций другими участниками или сторонними лицами.
• Заявление на регистрацию. Заявление составляется по форме №Р110011, и должно соответствовать нормам ФНС РФ. В заявлении обязательно прописываются коды КВЭД, которые будут соответствовать направлениям осуществляемой деятельности предприятия. Если заявление будет составлено неправильно в регистрации будет отказано.

На основании этих документов осуществляется регистрация ООО. Однако это не все. К правоустанавливающей документации также относят:

• свидетельство о регистрации ООО как юридического лица;
• свидетельство о постановке на учет в ФНС;
• свидетельство о становление на учет в ПФ РФ;
• бумаги о постановке на учет в фонды Соцстраха и Медицинского страхования;
• свидетельство подтверждающее внесение изменений в реестр ЮЛ (если такое имеется);
• документы на подтверждения формирования уставного капитала;
• дополнительные документы для осуществления деятельности: сертификаты, лицензии, выпущенные акции;
• документы на собственность предприятия;
• выписки из Росстата;
• Решение и Приказ о назначении гендиректора ООО с указанием его полномочий и обязанностей.

При получении каких-либо копий, восстановлении бумаг, они также становятся базой правоустанавливающей документации обязательной для осуществления деятельности ООО.

Порядок организации деятельности ООО регламентирован 12 статьей закона «об ООО».

Список учредительной документации, необходимой для осуществления деятельности ООО устанавливается 52 статьей ГК РФ.

Как правильно разработать, утвердить, согласовать

1. Кто разрабатывает. Специалистов, ответственных за разработку ЛНА, определяет и утверждает руководитель.
2. Разработка. Пишется с нуля или за основу берется типовой документ, в который вносятся необходимые коррективы, соответствующие специфике конкретной организации.
3. Согласование. Проект согласовывается с профильными подразделениями, юристами. Если требует коллективный договор — с профсоюзом. Отдельные документы требуют обязательного согласования с работниками — например, график отпусков. В процессе согласования в проект вносятся изменения, корректировки.
4. Утверждение. Согласованный документ передается руководителю на подпись.
5. Ознакомление. Утвержденный ЛНА передают сотрудникам для прочтения. Способ указания численности и перечня работников в локальных нормативных актах для ознакомления и подписи выбирают сами разработчики. Если сотрудников немного — в конце документа прикрепляется ознакомительный лист, если организация большая — оформляется отдельный журнал. С документами общего характера знакомят всех сотрудников, если ЛНА носит специализированный характер — тех, кто имеет непосредственное отношение к регламентируемой в документе деятельности.

Надо ли знакомить с документами сотрудников

Не все ЛНА требуют обязательного ознакомления. говорит, что знакомить работников необходимо с теми нормативными документами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью. Например, положение о командировке не подписывает человек, который никуда не ездит.

В письме Роструда №ПГ/4653-6-1 сказано, что штатное расписание относится к ЛНА, но не связано с деятельностью непосредственно. Таким образом, ознакомление работников с ним не обязательно.

ВАЖНО!

Некоторые особенности ознакомления с нормативными документами предприятия устанавливаются в коллективном договоре или других ЛНА.

Приказы по заработной плате и кадрам:

• О приеме на работу; • Об увольнении по соглашению сторон; • Об увольнении в связи с окончанием контракта; • Об увольнении в связи с расторжением контракта с предварительным испытанием; • Об увольнении в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения; • Об увольнении за прогул; • Об отстранении от работы; • О предоставлении отпуска; • О выплате компенсации; • О переносе отпуска в связи с болезнью; • Об установлении ненормированного рабочего дня; • Об изменениях в штатном расписании; • О переводе на неполный рабочий день; • О премировании; • О наложении дисциплинарного взыскания; • О переводе на другую должность; • Об удержании из заработной платы стоимости трудовой книжки; • Об удержании алиментов; • О предоставлении отпуска по уходу за ребенком; • Об изменении фамилии;

Ответственность за отсутствие

Обязанность разработки ЛНД лежит и на ООО, и на ИП. Ответственность за отсутствие документации регулирует п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — нарушение законодательства и иных нормативных актов, в которых содержатся нормы трудового права. Если на предприятии нет положения о защите персональных данных, наступает ответственность вплоть до уголовной.

Есть категория работодателей, освобожденных от ведения ЛНА: физлица и владельцы микропредприятий. Последние включают условия, которые прописываются в ЛНА, в текст трудового договора. Они заключают типовые соглашения, форма которых утверждена правительством.

Правовые документы

• ст. 8 ТК РФ
• ст. 189
• 190 ТК РФ
• ст. 135 ТК РФ
• ст. 123 ТК РФ
• письмо Роструда №4414-6
• ст. 86
• ст. 87 ТК РФ
• ст. 103 ТК РФ
• ст. 212 ТК РФ
• ст. 159 ТК РФ
• ст. 81 ТК РФ
• №273-ФЗ
• приказ Минобрнауки №462 от 14.06.2013
• приказ Минобрнауки РФ №1324 от 10.12.2013
• ст. 5.27 КоАП РФ