Инструкция: Как работать с электронным больничным работодателю

Вводная информация

Напомним, что изменения в законодательстве, которые позволили получать больничные листы в электронном виде, вступили в силу в июле 2021 года (Федеральный закон от 01.05.17 № 86-ФЗ). А в конце 2017 года были приняты подзаконные акты, регламентирующие порядок выдачи электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН), а также Правила электронного взаимодействия органов ФСС, работодателей и медицинских организаций (утв. постановлением Правительства РФ от 16.12.17 № 1567; далее — постановление № 1567).
На «обкатку» системы для формирования ЭЛН потребовалось некоторое время, и вот в конце 2021 — начале 2021 годов ФСС начал активную информационную кампанию, направленную на внедрение электронных больничных в деловую практику.

Закрытие обычного больничного листа

Стандартный образец листа о временной нетрудоспособности должен быть подписан врачом, оказывающим лечение. Далее, в обязательном порядке, документ заверяется рядом печатей:

личная печать лежащего врача;
треугольная;
гербовая печать.

Порядок заполнения медицинского документа, осуществления выписки и закрытия БЛ регламентируется следующими законодательными нормами:

Приказ Министерства Здравоохранения и Социального развития «Об утверждении формы бланка листа нетрудоспособности» N347 от 26 апреля 2011 года.
Приказ Министерства Здравоохранения и Социального развития «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» N624н от 29 июня 2011 года.
Федеральный закон о внесении изменений в отдельные правовые документы N86н от 1 мая 2021 года.
Федеральный закон о страховании сотрудников на случай нетрудоспособности N255 от 25 декабря 2006 года (статья 13).
Правительственное постановлении о взаимодействии страхователя, страховщика и медучреждением N1567 от 16 декабря 2021 года.

Соблюдение данных законодательных норм обязательно на территории Российской Федерации.

Что такое электронный листок нетрудоспособности

Как известно, больничное пособие начисляется на основании листка временной нетрудоспособности, который выдается заболевшему работнику медицинской организацией. Согласно статье 13 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ (в редакции, действующей с 1 июля 2017 года), медучреждение может формировать больничный лист как в виде бумажного документа, так и в электронной форме без дублирования на бумаге.

Бесплатно рассчитать зарплату и пособия в веб‑сервисе

ЭЛН является полноценным документом, имеющим ту же юридическую силу, что и традиционный бумажный больничный лист. При этом технология выдачи электронного листка нетрудоспособности не предусматривает ни его распечатывания для передачи работником работодателю, ни пересылки напрямую из медицинской организации работодателю по ТКС. Всё взаимодействие между заболевшим работником, медучреждением и работодателем происходит при участии ФСС через специально созданную для этого информационную систему, которая называется «Единая интегрированная информационная система «Соцстрах»». В этой системе ЭЛН формируются и хранятся на всех этапах работы с ними.

ВАЖНО. Создавать больничные листы в электронном виде с использованием ЕИИС «Соцстрах» вправе все медицинские организации: как государственные, так и частные. Следовательно, выдавать ЭЛН могут не только поликлиники или больницы, в которые сотрудники обращаются в рамках ОМС, но медицинские организации (в том числе частные), с которыми работодатель заключил договоры ДМС в пользу своих работников.

Как действует электронный больничный лист

Электронный больничный лист (электронка) является особой справкой, выступающей подтверждением самого факта лечения сотрудником некоторого заболевания, ставшего причиной того, что сотрудник не в состоянии в течение некоторого времени делать свою работу.

Ещё электронка включает в себя ситуации, связанные с беременностью, с уходом за кем-либо из родных и близких работнику людей, с карантином. Этот документ открывает сотруднику врач на основе проведения обследования, выступившего подтверждением того, что пациенту на самом деле необходим лечебный курс. Если ещё несколько лет назад больничные листки заполнялись исключительно на бумажном носителе, то в 2021 году по инициативе пациента допускается оформление электронной версии. При этом бумажный вариант тоже доступен для оформления.

Если рассматривать главные характеристики электронки, то можно отметить отсутствие каких-либо кардинальных отличий от бумажного документа. Единственное различие – оформление, хранение и передача по месту требования в электронной форме. В настоящее время оформление электронки доступно во всех лечебно-профилактических учреждениях, подключенных к специальной системе «Соцстрах». Если в больнице, куда обратился работник, такого доступа нет, то ему смогут предложить только бумажный больничный лист.

Стандартная процедура оформления электронки следующая:

После того, как сотрудник обратился в медицинское учреждение, врач в особом приложении ФСС подготавливает электронный больничный листок, куда добавляется информация о ходе лечебного процесса.
После того, как лечение закончено, врач оповещает пациента об особом учетном номере электронки и передаёт копию документа в приложение «Соцстрах».
После выздоровления сотрудник сообщает бухгалтеру по месту работы специальный номер электронки.
В бухгалтерии с помощью номера, сообщенного сотрудником, открывают электронную версию больничного листа в информационной базе «Соцстрах» и заполняют соответствующую часть документа. Затем бухгалтер передаёт электронку в ФСС.
После того, как в ФСС получен документ, его специалист делает расчёт и производит выплату всех нужных пособий.

Условия перехода на ЭЛН

На основании статьи 13 Закона № 255-ФЗ больничный лист в электронном виде выдается заболевшему сотруднику только с его письменного согласия. Более того, если работник дал такое согласие, а позже выяснилось, что его работодатель с ЭЛН еще не работает, право на пособие сохранится. Как разъяснили специалисты ФСС России, в этом случае медицинская организация по заявлению сотрудника должна аннулировать ЭЛН и выдать ему больничный лист на бумажном носителе (письмо от 11.08.17 № 02-09-11/22-05-13462).

ВНИМАНИЕ. Для работодателей переход на ЭЛН также является добровольным. Не установлено никакой ответственности для тех, кто не получит доступ к ЕИИС «Соцстрах» и не сможет работать с новым форматом больничных листов. Равно как и не предусмотрено никаких «бонусов» (освобождение от проверок, ускорение возмещения расходов и т.п.) для тех, кто подключится к системе электронных больничных.

Чтобы начать работать с новой системой, нужно совершить ряд действий. Во-первых, необходимо заключить соглашение об информационном взаимодействии с региональным отделением ФСС.

Во-вторых, надо приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись (если таковой еще нет). Также нужно установить на компьютеры сотрудников, работающих с ЭЛН, специальную программу для проверки электронной подписи и защиты информации.

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

Наконец, в-третьих, необходимо выбрать программное обеспечение, при помощи которого организация будет работать с ЭЛН. В настоящее время предусмотрено три варианта подобного ПО (подп. «а» п. 10 Правил, утв. постановлением № 1567). Так, можно применять программные средства, предоставляемые государством: личный кабинет страхователя на сайте ФСС с доступом через портал гос, доступную на сайте Фонда.

Также можно воспользоваться специальными бухгалтерскими сервисами, в которых есть возможность работы с электронными больничными. Например, все действия, необходимые для работы с ЭЛН, можно выполнить в системе для подготовки и отправки отчетности «Контур.Экстерн».

Работать с электронными больничными и сдавать всю сопутствующую отчетность через «Контур.Экстерн»

Далее нужно довести до всех сотрудников информацию о том, что организация перешла на работу с ЭЛН. В частности, работникам надо разъяснить, что теперь они могут требовать от медучреждения оформления больничного листа в электронной форме, что, несомненно, сэкономит им время.

Как найти ЭБЛ на Госуслугах: пошаговая инструкция

Непосредственно на сайте Госуслуги такой опции нет. Вы не найдете ее ни в одном разделе сервиса, поэтому и найти свой ЭБЛ на этом сайте не удастся. Наличие подтвержденной учетной записи открывает доступ к услуге, реализуемой сайтом Фонда социального страхования. Авторизовавшись на портале ФСС с помощью учетных данных Госулуг, вы получите доступ к необходимой информации.

Электронный документооборот в сфере выписки больничных листов, гарантирует конфиденциальность сведений, и сохранность их в базе данных. Это снижает время на передачу информации от медучреждений в ФСС, и ускоряет их обработку работодателями.

Прежде, чем оформлять больничный лист в электронном виде – уточните у своего работодателя, подключен ли он к сайту ФСС, и работает ли с ЭБЛ.

Оформленный в медицинском учреждении ЭБЛ, автоматически поступает в базу данных ФСС. Владельцы личных кабинетов на портале Госуслуги могут найти его, просмотреть сведения, и распечатать в случае необходимости. Чтобы найти больничный через Госуслуги следуйте пошаговой инструкции:

Откройте интернет, в поисковой строке наберите адрес www.fss.ru. Это официальный сайт Фонда социального страхования;
На главной странице в правой панели находятся вкладки, пролистните вниз, и выберите «Личный кабинет получателя социальных услуг», кликните на нее;
Вы перейдете на знакомое окно авторизации на портале Госуслуги. Заполните данные для входа, и нажмите «Войти»;
В случае первого входа в персональный кабинет потребуется проставить галочку напротив «Я согласен». Этим вы даете согласие на обработку личных сведений. Нажмите на «Продолжить»;
После авторизации откроется личный кабинет на сайте ФСС. Верхняя панель меню имеет вкладку «Листки нетрудоспособности», нажмите на нее;
Выданные в электронном виде больничные листы представлены списком. Выберите интересующий вас ЭБЛ, нажмите на него;
Ознакомьтесь с внесенной в него информацией. Здесь же указывается статус листа.

Если потребуется, вы всегда сможете его распечатать, нажав на кнопку «Печать», или сохранить в электронном виде. Кроме этого, представлена возможность получать оповещения о его статусе. При открытии ЭБЛ, сервис предложит такую услугу. Введите адрес электронной почты, и будьте в курсе движения листа нетрудоспособности.

Как получить ЭЛН

Рассмотрим, какие шаги должен предпринять заболевший сотрудник для того, чтобы получить электронный больничный лист. Как уже упоминалось, такой листок нетрудоспособности оформляется только по письменному заявлению работника. А значит, нужно сообщить о желании получить ЭЛН лечащему врачу, и получить от него соответствующую форму заявления. Также работник должен проинформировать медучреждение о СНИЛС.

После того, как врач «закроет» больничный лист, медицинская организация сформирует в ЕИИС «Соцстрах» электронный листок нетрудоспособности, и заполнит в нем свою часть (п. 3 и подп. «б» п. 10 Правил, утв. постановлением № 1567). Далее работник получит от врача специальный талон, где будет указан номер ЭЛН. Собирать дополнительные подписи медработников и проставлять в больничном листе печати медучреждения не надо.

ВАЖНО. Выданный работнику талон с номером ЭЛН не является документом строгой отчетности. Передавать его работодателю не нужно — достаточно назвать лишь номер больничного листа, указанный в талоне. Как сообщается на сайте ФСС, сделать это можно любым способом, в том числе по телефону или посредством электронной переписки. Талон, где указан этот номер, не является обязательным документом для расчета и оплаты больничного. Работодатель не должен ни требовать его от работника, ни ждать, когда работник его представит.

Если сотрудник потеряет талон, то ему нужно будет предпринять следующие действия. Сначала зарегистрироваться на сайте госуслуг, а затем зайти в свой личный кабинет на сайте ФСС, где он сможет увидеть номер своего электронного больничного листа.

Как посмотреть ЭЛН на сайте ФСС

На сайте ФСС есть кабинет застрахованного лица, кабинет страхователя и кабинет медико–социальной экспертизы (МСЭ). На определенных этапах формирования больничного листка, доступ предоставляется обработчикам, причастным к внесению данных, расчету сумм выплат и проверки правильности оформления. Доступ предоставляется в порядке очередности по мере течения болезни и появления оснований вносить корректировки. При знакомстве с личными кабинетами на сайте ФСС, рассмотрите тестовую версию, зайдя в кабинет под тестовой учетной записью. Сотрудники, занимающиеся расчетом выплат по больничным листам должны свободно ориентироваться в личном кабинете страхователя.

Инструкция по работе с ЭЛН для работодателя

Как только от сотрудника поступили сведения о номере электронного больничного листа, работодатель должен приступить к выполнению действий, необходимых для его оплаты. Сначала с помощью выбранного ПО нужно найти этот больничный лист в базе данных ЕИИС «Соцстрах». Поиск проводится по тому номеру, который сообщил работник, и по его СНИЛС.

После того, как электронный больничный лист найден, его надо запросить из базы данных ФСС. В полученном ЭЛН нужно заполнить все графы раздела «Заполняется работодателем» (подп. «в» п. 11 Правил, утв. постановлением № 1567). По своему содержанию эти графы ничем не отличаются от граф аналогичного раздела бумажного варианта листка нетрудоспособности.

Заполненный документ необходимо сохранить и заверить электронной подписью. После этого данные автоматически уйдут в ФСС, а работодатель сможет выплатить пособие. Такой алгоритм действует в регионах, еще не перешедших на прямые выплаты из ФСС в рамках пилотного проекта (см. «К пилотному проекту ФСС по выплате пособий присоединятся еще 38 регионов»).

Формируйте электронные реестры и сдавайте их в ФСС через интернет

Из сообщения на сайте ФСС следует, что ни распечатывать ЭЛН, ни создавать его копию на компьютере работника или сервере организации не требуется. Равно как и не нужно хранить какую-либо информацию по каждому конкретному электронному больничному.

Пособие по ЭЛН необходимо назначить в течение 10 календарных дней со дня, когда работник предъявил его номер (п. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ). Порядок оплаты электронного больничного в тех регионах, где эту обязанность еще не взял на себя ФСС, никак не отличается от оплаты традиционного бумажного листка нетрудоспособности. Работодатель рассчитывает размер пособия и указывает в соответствующих графах заполняемого им раздела листка нетрудоспособности. Пособие по ЭЛН, также как и по бумажному больничному листу, нужно выплатить вместе с ближайшей зарплатой (п. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).

Электронный больничный лист в 2021 году: действия работодателя

Подробно расскажем, как получить электронный больничный лист работодателю.

Получение

Развитие виртуальных технологий не успело захватить каждого. Некоторые компании не оснащены программами для получения и оплаты электронного больничного. Если работник утверждает, что получил виртуальный образ листа нетрудоспособности, то не паникуйте, задаваясь вопросом, что делать с электронным больничным листом работодателю. Отправьте работника обратно в медицинское учреждение для переоформления бланка в бумажный вид.

Чтобы понять, как принять электронный больничный лист, работодателю следует создать свой личный кабинет на сайте Фонда социального страхования. На главной странице сайта найти поле авторизации и нажать кнопку «Войти». Авторизоваться представитель компании может, используя логин и пароль от сайта «Госуслуги», либо нажав кнопку регистрации и создать новые логин и пароль.

Для установления связи с базой электронных больничных требуется:

подходящие программные средства у работодателя и медицинского учреждения;
работодатель должен оформиться в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА);
работодатель должен указать сертификат электронной подписи.

ЕСИА дает доступ пользователям к защищенным базам, хранящимся в информационной среде государства. В базу предусмотрен вход с использованием электронных средств или электронной подписи. При соблюдении условий работодатель получит в личный кабинет из ФСС больничный лист работника по окончании лечения сотрудника.

Заполнение

Узнать, как заполнить электронный больничный лист работодателю, можно в самой системе электронных больничных. С помощью компьютерной программы работодатель при необходимости изменяет и заполняет электронный больничный в своем личном кабинете. Заполнять его вправе уполномоченный представитель работодателя: кадровик, директор, управляющий, бухгалтер. Каждое из взаимодействующих с больничным листом лицо должно быть зарегистрировано в системе и иметь индивидуальную цифровую подпись.

Чтобы найти лист нетрудоспособности в системе, нужно знать его номер, который должен сообщить работник. В электронной системе во вкладке «Электронные листки нетрудоспособности» работодатель найдет информацию о работнике, данные его больничного листа: номер, дата начала и окончания срока нетрудоспособности. В поле «Статус» работодатель также найдет информацию о статусе больничного листа: «Заполнен страхователем» либо «Пособие выплачено».

Медицинские работники, как и работники ФСС, могут допустить ошибку при заполнении. Если работодатель заметил это, то ему следует отправить своего работника обратно к врачу за новым образом больничного листа. ФСС уничтожит неверный бланк, заполнит новый и пришлет его работодателю.

Если не ясно, как проверить онлайн электронный больничный лист по номеру, работодателю следует вернуться на главную страницу системы. На исходной странице имеются инструменты для отслеживания состояния больничного листа: реестры и обменники данных.

Оплата

В поле «Заполняется работодателем» следует расписать расчет пособия. После заполнения больничный лист отправляется в ФСС, а именно в его отделение по месту нахождения работодателя. ФСС, используя эти сведения, проверит пособие и начислит его.

Как будет проходить начисление, определяет практика отдельного региона России. Какие-то регионы внесены в список проекта ФСС, который выплачивает пособие сразу работнику. В других регионах пособие исчисляет и выдает работодатель. В разных случаях действия бухгалтера будут меняться.

Если действует зачетная система, то сумму денежной выплаты следует посчитать и выдать сотруднику вместе с первой после болезни зарплатой. Расходы, принятые на себя компанией, используются как вычет во взносах на социальное страхование или запросить возмещения в ФСС. Для получения возмещения обратитесь в ФСС и передайте справку-счет. Если в регионе действуют прямые выплаты, то в электронном сервисе следует выполнить расчет среднемесячного заработка, заполнить заявление в ФСС в электронном виде и отправить его в ФСС. Через некоторое время ФСС оплатит пособие переводом.

Как распечатать ЭЛН

Работодатель должен знать, как распечатать электронный больничный бланк. Войдя в систему ЭЛН, он должен перейти к списку больничных листов. Найдя нужный, нажать «Получить ЛН». Далее нажать на кнопку печати.

Плюсы и минусы электронного больничного

Для страхователей переход на ЭЛН имеет несомненные плюсы. К ним можно отнести:

полную защиту от оплаты поддельных больничных листов. Подлинность ЭЛН проверяет ФСС еще на этапе выдачи документа медучреждением. А значит, работодатель, запрашивая электронный больничный по номеру, предоставленному работником, получает для оплаты уже проверенный и одобренный Фондом документ;
отсутствие необходимости хранить больничные листы и предъявлять их при проверках. Вся информация об ЭЛН всегда есть в распоряжении ФСС, который может проверить ее без участия организации. А значит, представлять электронные больничные листы при проверках не придется. Это подтверждается на сайте ФСС.

Есть удобства и для работников, которые оформляют электронные больничные. Они могут быстрее получить соответствующую выплату, так как для назначения пособия не нужно передавать работодателю оригинал документа, а достаточно лишь сообщить его номер. Кроме того, электронная форма больничного листа делает невозможной его потерю или порчу. Наконец, в ЭЛН просто не может быть ошибок в указании информации о работодателе, так как медучреждение берет все сведения из базы данных ФСС.

Что касается минусов перехода на новую систему, то, пожалуй, самый существенный из них на данный момент — отсутствие регламентации порядка исправления ошибок, допущенных работодателем при заполнении своей части ЭЛН. Специалисты ФСС отмечают, что изменения в сам электронный больничный лист не вносятся, а все исправления отражаются «на бумаге» и хранятся у работодателя. В то же время программные средства по работе с ЭЛН вполне допускают исправление сведений в электронном больничном, и в том числе после того, как пособие уже выплачено.

СПРАВКА. Правила внесения изменений в ЭЛН содержатся в проекте приказа Минздрава России «Об утверждении Порядка формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа». В нем предусмотрена возможность повторного направления исправленного электронного больничного в ЕИИС «Соцстрах». При этом должны быть указаны причина исправления и обоснование внесенных изменений. Все документы необходимо заверить ЭЦП работодателя (п. 52 проекта приказа).

Также сложности при работе с ЭЛН могут возникать из-за технических сбоев в функционировании соответствующих электронных систем. Это приводит к невозможности получить электронный больничный по номеру, заполнить или отправить его и т.д. Если судить по информации, размещенной на сайте ФСС, ошибки в работе систем достаточно оперативно устраняются.

Как можно посмотреть электронный больничный лист любому желающему

Электронный документ доступен для просмотра и работодателю, и его сотруднику. Здесь необходимо учесть конфиденциальность предоставленной информации. Так что работодатель отдельные пункты больничного листка не увидит (к примеру, у работодателя нет доступа к информации о болезни его работника, ставшей основанием для электронки).

Сотрудник сможет получить доступ к просмотру электронного документа, если выполнит следующие последовательные действия:

Пройдёт процедуру регистрации на сайте Госуслуг в соответствии с единым алгоритмом (предусматривается прохождение первичной авторизации, для чего понадобится логин и пароль; далее необходимо заполнить сведения о себе, а затем потребуется пройти аутентификацию, выбрав подходящий метод и т.п.).
После выполнения первого шага нужно открыть официальный сайт ФСС, а там найти пункт «Личный кабинет». Другой вариант – прямой переход по следующей гиперссылке: https://cabinets.fss.ru
В появившемся окне следует выбрать пункт «Кабинет застрахованного лица», чтобы авторизоваться, воспользовавшись паролем и логином, полученными ранее для сайта Гос class=»aligncenter» width=»1100″ height=»513″[/img]
При безошибочном введении пароля и логина появится особое окно, в котором можно увидеть все данные об услугах, оказанных ФСС (в первую очередь это разные пособия – по родам, нетрудоспособности, безработице и т.п.). Отсюда возможен поиск с последующей распечаткой копии электронки.
Следует учитывать, что с помощью кабинета застрахованного лица есть возможность уточнения номера ЭЛН. Его потребуется передать работодателю, чтобы получить пособие по временной нетрудоспособности. Так что в случае потери соответствующего номера, полученного от врача, в личном кабинете ФСС можно его найти и записать. Нужно учитывать, что с помощью личного кабинета ФСС можно увидеть и отправить на печать электронку. Внесение любых изменений в неё не доступно.

Практические выводы

Подведем итоги. Переход на работу с электронными листками нетрудоспособности имеет положительные моменты и для работодателя (снимаются риски получения поддельного больничного, а также утраты документов при хранении), и для работников (они могут быстрее получить пособие). Минусы работы с ЭЛН в настоящее время связаны с технической стороной вопроса и отсутствием достаточной регламентации некоторых процедурных моментов. Чтобы устранить эти проблемы, разрабатываются новые нормативные документы, улучшается и дорабатывается техническая база.

В любом случае вопрос о переходе на ЭЛН сегодня каждый работодатель вправе решать самостоятельно. Если организация не хочет применять электронные больничные листы, она может продолжать назначать пособия исключительно на основании бумажных листков нетрудоспособности. Действующее законодательство не обязывает работодателей обеспечивать работу с электронными больничными листами, и не устанавливает никакой ответственность для тех страхователей, кто не подключился к ЕИИС «Соцстрах».

Оформление электронного листа нетрудоспособности

Электронный документ, фиксирующий нетрудоспособность сотрудника, открывается представителем медучреждения по следующей схеме:

При посещении лежащего врача, заболевший сотрудник высказывает свое желание получить электронную форму листка нетрудоспособности. При этом он должен заранее подготовить информацию о своем работодателе, который имеет возможность производить обмен цифровыми данными. При себе необходимо иметь паспорт, страховой медицинский полис СНИЛС.
Лечащий врач отправляет запрос в единую систему «Соцстрах» о присвоении документу индивидуального номера.
С помощью специального программного обеспечения работники системы заполняют ЭБЛ, а номер документа сообщается застрахованному лицу.
Заполненный вариант электронного документа врач заверяет ЦЭП (цифровой электронной подписью).
Далее ЭБЛ заверяет глава медучреждения, после чего документ отправляется обратно в «Соцстрах».

Важно! Любые изменения в состоянии больного, назначение особого лечения и другие сведения отражаются в ЭБЛ по мере необходимости. При закрытии электронного листка нетрудоспособности, он также заверяется ЦЭП лежащего врача, главы медучреждения и системы «Соцстрах».

Оформление электронного больничного листа осуществляется бесплатно. Все личные данные пациента строго конфиденциальны, и находятся под защитой без возможности доступа посторонними лицами.