Справка 2-НДФЛ на новое место работы - зачем требуют, за какой период

Главная / Трудовое право / Оплата и выплаты / Заработная плата

Опубликовано: 13.05.2016

Время на чтение: 7 мин

1054

При оформлении кредита заемщику выдается список необходимых документов, которые он должен предоставить в финансово-кредитное учреждение. Одним из обязательных документов в этом списке является справка по форме 2-НДФЛ.

Стоит более подробно рассмотреть, что представляет собой эта справка, какая информация в ней содержится и в каких еще случаях она может потребоваться.

Что представляет собой и для чего нужна?
Структура Заголовок
Раздел 1
Раздел 2
Раздел 3
Раздел 4
Раздел 5

Нюансы оформления и процедура получения

Срок действия

Справка 2-НДФЛ – для чего нужна и когда оформляется

Справка 2-НДФЛ составляется и представляется налоговым агентом (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Подробнее о налоговом агенте по НДФЛ читайте в материале «Налоговый агент по НДФЛ: кто является, обязанности и КБК».

Справку 2-НДФЛ оформляют:

для представления в налоговую инспекцию (п. 5 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ);
выдачи физическому лицу на основании заявления последнего (п. 3 ст. 230 НК РФ).

В течение 2019-2020 годов действителен бланк справки, утвержденный приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/[email protected]

В справке 2-НДФЛ указывается сумма доходов, выплаченных физическому лицу, сумма предоставленных ему вычетов, а также сумма подоходного налога, исчисленного с отраженных доходов, удержанная и перечисленная в бюджет.

Когда применять новую форму

Начнем с основного вопроса: когда именно нужно применять новую форму справки о доходах для работников (утв. приложением № 5 к приказу ФНС России от 02.10.18 № ММВ-7-11/[email protected]; далее — приказ № ММВ-7-11/[email protected])? Казалось бы, ответ очевиден: если сотрудник обратился в бухгалтерию с просьбой выдать ему такую справку. Но этот ответ верен лишь отчасти.
Так, по новой форме нужно составить справку, если работник просит выдать ему документ о доходах за 2021 год и последующие годы. Если же запрос работника касается предыдущих налоговых периодов, то справку надо оформить по прежней форме (утв. приказом ФНС России от 30.10.15 № ММВ-7-11/[email protected]). Ведь в самом приказе № ММВ-7-11/[email protected] указано, что он применяется для представления сведений о доходах за 2021 год (п. 4 приказа). И никаких исключений в отношении формы справки для работников не сделано.

Также нужно учитывать, что справка о доходах для работников оформляется только в том случае, если она выдается на основании пункта 3 статьи 230 НК РФ по заявлению самого физлица. Если же компания выполняет обязанность, предусмотренную пунктом 5 статьи 226 НК РФ, и уведомляет физлицо (в т.ч. действующего или бывшего сотрудника) о невозможности удержать НДФЛ и сумме задолженности, то заполнить надо не справку для работников, а форму 2-НДФЛ (т.е. ту форму, которая подается в ИФНС).

Это опять же связано с формулировками приказа № ММВ-7-11/[email protected] Так, пункт 2 этого приказа гласит: сообщение о невозможности удержания налога, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ) представляется по форме, утвержденной подпунктом 1.1 пункта 1 приказа. А в данном подпункте речь идет о форме 2-НДФЛ, которая подается в ИФНС. Поэтому, вне зависимости от того, кому направляется данное сообщение (налоговому органу или физлицу-налогоплательщику), оно заполняется по форме 2-НДФЛ. Использовать для этой цели справку для работников нельзя.

Заполнить и сдать через интернет 2-НДФЛ по новой форме Оформить заявку

Куда требуется справка 2-НДФЛ

В налоговую инспекцию справку 2-НДФЛ обязательно предоставляют в 2 случаях:

Налоговым агентом были выплачены доходы, с которых он должен удержать и перечислить подоходный налог в бюджет (п. 2 ст. 230 НК РФ). Это справка с признаком 1. С 2021 года она подается в ИФНС до 1 марта года, следующего за истекшим (за 2021 год — до 02.03.2020).
Налоговым агентом были выплачены доходы, с которых не было возможности удержать налог. В такой ситуации налоговому агенту нужно известить инспекцию и налогоплательщика о невозможности удержать налог справкой с признаком 2 — тоже не позднее 1 марта (п. 5 ст. 226 НК РФ). Также по таким налогоплательщикам чиновники требуют сдавать и справку с признаком 1 (см., например, письмо ФНС от 30.03.2016 № БС-4-11/544). Отметим, что эти требования относятся к периодам, когда действовали разные сроки сдачи справок с признаком 1 и 2. Сейчас сроки совпадают. Интересно, поменяется ли позиция контролеров или они все равно продолжат требовать оба варианта.

Если физическое лицо обращается к налоговому агенту с заявлением о выдаче справки 2-НДФЛ, то, скорее всего, она нужна ему:

для передачи на новое место работы, чтобы получить стандартные налоговые вычеты, поскольку для предоставления таких вычетов учитываются все доходы с начала года, включая доходы, полученные от прежнего работодателя (абз. 2 п. 3 ст. 218 НК РФ);
составления декларации 3-НДФЛ, заполняемой на основе сведений из справки 2-НДФЛ;
представления по иному месту требования (например, при оформлении кредита в банковском учреждении).

Нужно отметить, что налогоплательщик не обязан сообщать, для каких целей ему понадобилась или куда нужна справка 2-НДФЛ. Налоговый агент при этом не может отказать в выдаче справки 2-НДФЛ. Справка должна быть выдана не позже 3 рабочих дней с момента получения налоговым агентом заявления от физического лица (ст. 62 ТК РФ). В противном случае к налоговому агенту могут быть применены меры ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Если налогоплательщик запрашивает справку 2-НДФЛ в середине года, налоговый агент заполняет ее на основании имеющихся у него данных на тот момент времени.

Как заполнить справку с признаком «2»? Что делать, если сотрудник из закрытого обособленного подразделения просит справку? Как оформить 2-НДФЛ при реорганизации? Ответы на эти и другие вопросы ищите в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Зачем банку 2-НДФЛ

Банки самостоятельно разрабатывают шаблоны справок о доходах заемщиков, единой формы для них нет. Сведения о доходах и вычетах в такой справке могут приводиться не помесячно, а усредненно. Кроме руководителя такую справку подписывает главный бухгалтер. Мы приведем пример справки, заполненной на бланке Сбербанка.

Всем известно, что НДФЛ расшифровывается как Налог на Доходы Физических Лиц. Его ещё называют подоходным. Справка для банка выдаётся в бухгалтерии организации, в которой трудится человек. Обычно она делается за 6 месяцев или за год.

Справка содержит в себе следующие записи:

ФИО человека, который обратился за ней.
Его фактический адрес проживания.
Наименование предприятия или фирмы с полным списком реквизитов.
Налоговая ставка, по которой начисляется налог. Как правило – 13%.
Доходы в разрезе 12 или 6 месяцев.
Суммы стандартных социальных или имущественных вычетов с кодами.
Сумма фактически начисленного дохода итого.
Сумма начисленного и перечисленного налога.
Есть ли задолженность или переплата по уплате налога.

Справка обязательно должна быть подписана директором организации или налоговым представителем. Начиная с 2015 г. на справках 2-НДФЛ печать может не ставиться, но на ней присутствует штрихкод, без которого документ будет считаться недействительным.

Помимо банка, справку с вас могут потребовать:

При расчёте алиментов.
При составлении формы 3-НДФЛ на зачёт налогового вычета в ФНС.
При усыновлении ребёнка из детского дома или дома малютки, а также установления опекунства.
В ПФР для перерасчёта пенсионных выплат.
Для рассмотрения трудовых споров в суде.

Зачем же с вас спрашивают этот документ при обращении в банк? В случае когда человек обратился в банк за предоставлением ему крупной суммы кредита, специалисты вправе потребовать с него информацию о его доходах. Эта информация и отражена в справке 2-НДФЛ.

Банковские работники, рассматривая доходы, принимают решение о выдаче кредита. При этом банк учитывает, будет ли хватать человеку заработка для уплаты обязательного платежа и останется ли ему средств на проживание, после выплаты НДФЛ и месячного взноса по кредиту. На основании изложенной информации в справке определяется сумма кредитного лимита.

Специалисты банка обязательно проверят содержимое справки. Они проводят анализ данных, занесённых в бланк.

Могут позвонить в бухгалтерию с вопросом о принадлежности человека к данной организации и узнать его доход;
Делают проверку в других банковских учреждениях о наличии задолженности по кредитам;
Изучают полную кредитную историю за несколько лет.

Проверка проводится первичная и более глубокая, далее привлекаются спецслужбы банковской безопасности. Последнее необходимо для кредита, сумма которого очень велика. Это может быть автокредит или ипотека.

При получении справки банковский специалист проверяет правильность заполнения самого документа, а также на предмет его подлинности.

При этом рассматривает следующие нюансы:

ИНН работодателя занесённый в бланк и ИНН на печати должны совпадать.
Строго никаких исправлений и помарок.
Алгоритм расчётов. Правильность исчисленных сумм.
Правильность проставления кодов вычетов и удержаний.

Если в документе найдутся какие-либо из них, то документ подлежит возврату его владельцу с заменой на новый, без нарушений.

Для предоставления небольшой суммы кредита на короткий срок достаточно визуальной проверки справки.

Банкир может сверить данные фирмы, занесённой в справке с общим реестром юрлиц в ИФНС РФ и сопоставить данные ИНН, и другие реквизиты.

За визуальной проверкой 2-НДФЛ следует более детальная.

Здесь выполняются следующие действия:

Телефонная верификация организации, в которой человек работает. Банковские работники обзванивают также ближайших родственников на предмет изучения личной информации о заёмщике.
Может быть создан запрос по месту работы с целью подтверждения данных из справки 2-НДФЛ.
Сверяется уровень заработной платы с зарплатой по региону профессии, которую занимает работник на рабочем месте.
Происходит обмен данными с другими банками на предмет задолженности или регулярных просроченных платежей.

Служба безопасности

Работники службы осуществляют более тщательную и глубокую проверку. Как правило, служба безопасности банка подключается в том случае, когда человек желает большую сумму денег.

Механизм проверки спецслужбой заключается в следующем:

Проверить данные занесённые в справку. Данные организации, личная информация о заёмщике.
Работники службы обращаются на предприятие где работает человек, желающий получить деньги. Они узнают ответы на вопросы о заработной плате, с какого дня работает гражданин и будет ли работать дальше или, может быть его увольняют, ожидается ли повышение заработной платы.
Если вы берете ипотечный заём, то служба делает запрос в налоговую инспекцию на выяснение вопроса об уплате налога за этого человека и состоит ли он на учёте в налоговой.
Чтобы определить достоверность сумм заработной платы, работник банковской службы безопасности может сделать запрос в органы ПФР для подтверждения соответствующих сумм.
Осуществляют запрос в организацию о предоставлении ведомостей по выплате заработной платы для определения платёжеспособности организации, то есть выплачивает ли она заработную плату своим работникам или имеется задолженность.

Если специалисты видят резкий скачок в заработной плате, то однозначно будет проведена проверка. С чем это связано, постоянное ли это увеличение. Этот вопрос очень важен для банка, так как он увеличивает возможность одобрить большую сумму по кредиту.

Проверка через портал государственных услуг происходит за счёт проверки информации о человеке по базам ИФНС и ПФР.

Также работники финансового учреждения могут сделать запрос в инстанции правоохранительных органов на предмет обнаружения судимостей, погашенных и действующих. Привлечённому к ответственности человеку будет отказано в выдаче денежной суммы.

Такая проверка считается малоэффективной, так как для получения сведений о человеке с портала, необходимо разрешение его самого. Это выгодно людям, которые получают неофициальную заработную плату. И в случае закрытого доступа к своим персональным данным, банк не сможет подтвердить достоверность получаемой заработной платы, отражённой в справке.

Но несмотря на это, служба безопасности все же имеет свои инструменты обнаружения подлинности справки и если такого нет, то заёмщик будет занесён в стоп–лист банка. И впредь будет рассмотрен как неплатёжеспособный гражданин.

Всем известно, что НДФЛ расшифровывается как Налог на Доходы Физических Лиц. Его ещё называют подоходным. Справка для банка выдаётся в бухгалтерии организации, в которой трудится человек. Обычно она делается за 6 месяцев или за год.

Справка обязательно должна быть подписана директором организации или налоговым представителем. Начиная с 2015 г. на справках 2-НДФЛ печать может не ставиться. но на ней присутствует штрихкод, без которого документ будет считаться недействительным.

При расчёте алиментов .
При составлении формы 3-НДФЛ на зачёт налогового вычета в ФНС.
При усыновлении ребёнка из детского дома или дома малютки, а также установления опекунства.
В ПФР для перерасчёта пенсионных выплат.
Для рассмотрения трудовых споров в суде.

Зачем же с вас спрашивают этот документ при обращении в банк? В случае когда человек обратился в банк за предоставлением ему крупной суммы кредита, специалисты вправе потребовать с него информацию о его доходах. Эта информация и отражена в справке 2-НДФЛ .

Могут позвонить в бухгалтерию с вопросом о принадлежности человека к данной организации и узнать его доход;
Делают проверку в других банковских учреждениях о наличии задолженности по кредитам;
Изучают полную кредитную историю за несколько лет.

Когда представление справки 2-НДФЛ не обязательно

Если организация (индивидуальный предприниматель) не исчисляет и не удерживает НДФЛ с доходов физического лица в соответствии с нормами законодательства, то она не является налоговым агентом и представлять справку по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию не обязана. Это касается следующих ситуаций:

Производится выплата доходов тем налогоплательщикам, которые должны исчислять и перечислять НДФЛ в бюджет самостоятельно.
Происходит выплата в пользу физических лиц такого вознаграждения, с которого налогоплательщик сам должен перечислить налог.
Выплачиваются доходы, не подлежащие налогообложению.

О доходах, освобождаемых от обложения НДФЛ, читайте в этой статье.

Чем можно заменить 2-НДФЛ на новой работе

Когда сотруднику потребуется подтвердить доход в компании могут сформировать справку на фирменном бланке, в свободном изложении. Однако, такой способ практически изжил себя. Если требуется подтвердить наличие заработка:

В кредитную организацию;
В службу социальной защиты населения;
В налоговую службу,

то перечисленные структуры также требуют законодательно утвержденную форму справки 2-НДФЛ. Допускается отступление от правила лишь, когда банк принимает сведения на бланке, который утвержден им самим.

При необходимости, предоставить справку в соцзащиту по форме 2-НДФЛ для начисления целевых пособий, можно взять у работодателя за 3 или 6 месяцев, когда получен доход.

Если получатель дохода подает декларацию на налоговый вычет (имущественный или социальный), то к декларации 3-НДФЛ также требуется вышеуказанная форма справки. Для налоговиков составляется годовая справка с полученными доходами за год, в котором планируется заявить вычет.

Если работник уже получает вычет, то сведения об этом содержатся только в форме 2-НДФЛ. И на новом месте работы заменить ее какой-либо другой формой не удастся.

Как заполнить справку 2-НДФЛ 2019-2020 гг.

Рассмотрим заполнение справки за 2021 г. на актуальном бланке. Бланков, как и в прошлом году, два:

Первый — именно он называется 2-НДФЛ — используется для сдачи в ИФНС.

У него такая структура: он состоит из некоего подобия титульного листа, трех разделов и одного приложения. В самом начале документа приводятся данные о налоговом агенте, в разделе 1 — сведения о физлице, в отношении которого заполняется справка, в разделе 2 — информация об общей сумме дохода, налоговой базе и НДФЛ, в разделе 3 — предоставленные агентом вычеты: стандартные, социальные и имущественные, а в приложении дается расшифровка доходов и вычетов по месяцам.

Как сдать отчетность 2-НДФЛ в налоговую, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Второй бланк, который вы должны выдавать работнику, именуется просто «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (без привычного «2-НДФЛ»). Он практически полностью повторяет прежний бланк (из приказа ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/[email protected]).

Оба бланка вы можете скачать здесь.

Какой указать признак в справке 2-НДФЛ 2019-2020 гг.? В заголовке справки в поле «Признак» указывается цифра 1, если НДФЛ был удержан налоговым агентом, и цифра 2, если налог удержать не удалось. Правопреемник указывает признаки 3 и 4 соответственно.

Разобраться с тем, какие указывать коды в справке 2-НДФЛ — 2019-2020, поможет расшифровка видов доходов и вычетов. Их перечень содержится в приложениях 1 и 2 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/[email protected] Подробные правила заполнения справки 2-НДФЛ 2019-2020 гг. содержатся в приказе от 02.10.2018 № ММВ-7-11/[email protected]

Коды доходов для справки 2-НДФЛ 2019-2020 гг. можно посмотреть в нашей статье «Список кодов доходов в справке 2-НДФЛ (2012, 4800 и др.)».

Срок составления справки о доходах

Следующий блок вопросов касается срока, в течение которого организация должна подготовить и выдать сотруднику справку о доходах. Ни в Налоговом кодексе, ни в приказе № ММВ-7-11/[email protected] такой срок не установлен. Однако это не значит, что с выдачей справки можно тянуть сколь угодно долго.

Согласно статье Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать документы, связанные с работой, в течение трех рабочих дней с момента получения соответствующего письменного запроса сотрудника. Поскольку приведенный в статье ТК РФ перечень документов носит открытый характер (об этом свидетельствует использование слов «и другое» в тексте нормы), то указанный в ней трехдневный срок следует соблюдать и при подготовке справки о доходах для работника. Эту же норме нужно применять и в ситуации, когда за документом обращается бывший сотрудник (определение Московского городского суда от 08.09.11 по делу № 33-28750).

Следовательно, если работник организации запросил справку о доходах, то на подготовку этого документа у бухгалтерии есть три рабочих дня. Столько же времени отводится на составление справки для бывшего сотрудника, если он хочет получить сведения за период его работы в компании. Нарушение этого срока может стать основанием для привлечения организации и ее должностных лиц к административной ответственности за нарушение норм трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

Заметим, что унифицированной формы заявления на выдачу справки о доходах не существует. Поэтому работник может составить такое заявление в произвольной форме, указав какие именно сведения он хочет получить и дату обращения, а также заверив документ своей подписью. Многие работодатели выдают справки о доходах на основании заявлений, направленных в электронной форме, и даже по устной просьбе работников. Это не является нарушением. Но в этих случаях работник несет риски неполучения или несвоевременного получения справки, поскольку он не сможет подтвердить факт и дату подачи письменного заявления.

Помимо указанного общего трехдневного срока, в законодательстве существуют и два специальных срока, которые отводятся на подготовку справки о доходах. Первый из них также установлен ТК РФ, и касается выдачи справки увольняющемуся работнику. В такой ситуации документ со сведениями о доходах нужно выдать в день увольнения сотрудника, даже если со дня подачи соответствующего заявления прошло менее трех дней (ст. 84.1 ТК РФ). В противном случае работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании статьи 5.27 КоАП РФ.

Второй срок установлен Федеральным законом от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных». Его нужно учитывать, если справку о доходах хочет получить физлицо, которое не является и никогда не являлось работником организации, а также, если сведения запрашивает работник (в т.ч. бывший), но за период, когда трудовые отношения с компанией отсутствовали. В таких ситуациях на составление справки у организации есть 30 календарных дней (п. 1 ст. Закона № 152-ФЗ). Так, именно в этот срок нужно выдать справки физлицам, которым выплачивался доход по гражданско-правовым договорам. За отказ предоставить такую информацию предусмотрена административная ответственность (ст. 5.39 КоАП РФ).

Бесплатно рассчитать зарплату и НДФЛ со стандартными вычетами в веб‑сервисе

Итоги

Справка 2-НДФЛ — документ, сдаваемый налоговым агентом в ИФНС в качестве отчета о доходах, выплаченных работнику, и удержанном (или неудержанном) с этого дохода налоге. Справка может потребоваться и работнику, в отношении которого она составлена, для представления в ИФНС, банк, другому работодателю. Для формирования в 2021 году используется бланк справки, введенный с 2021 года. При этом для сдачи в налоговую и для выдачи работнику предусмотрены отдельные формы.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Информация для Физических лиц

Форма 2-НДФЛ подается только в инспекции ФНС по месту нахождения налогового агента, выплатившего деньги физлицу (в виде зарплаты, дивидендов или другого вознаграждения). Для тех, кто хочет получить информацию о собственных заработках или выяснить полноту уплаты налога на доходы физических лиц, подойдет форма, приведенная в Приложении 5 Приказа.

Именно эта бумага необходима для получения вычета по налогам, пособия по безработице или при составлении и подаче декларации 3-НДФЛ. Получить документ можно у источника выплат (нанимателя или плательщика дивидендов). Причем в сжатые сроки – не позднее 3 рабочих дней после обращения, ст. 62 ТК.

Срок годности справки

Единственный срок, который в налоговом законодательстве установлен в отношении формы 2-НДФЛ, это крайняя дата предоставления отчета в ИФНС – до 1 марта. О периоде ее годности в НК РФ ничего не сказано.

В общем случае период действия документа обычно составляет 30 календарных дней. Однако в случае с документами о размере годовых денежных поступлений этот период может варьироваться:

для назначения пособия по среднему заработку или предоставления льготы – до конца месяца, в котором бумага выдавалась;
для больничного – действует без ограничения, но будет актуальна только до того момента, когда человек отработает у текущего работодателя 2 полных календарных года (с 1 января по 31 декабря);
при предоставлении в коммерческие организации или визовые департаменты иностранных посольств – сроки устанавливаются в каждом случае отдельно.