Заместитель генерального директора: обязанности, должностная инструкция

Многие руководители небольших фирм самостоятельно контролируют свой бизнес. Однако в случае с крупными организациями, где имеется высокая нагрузка на администрацию компании, возникает необходимость в привлечении заместителя. Лицо, занимающее данный пост, возлагает на себя часть обязанностей гендиректора. В данной статье мы предлагаем поговорить о том, что включает в себя должностная инструкция заместителя генерального директора.

Должность заместителя может появиться в любой компании, независимо от ее размера и отраслевой принадлежности

Должностная инструкция заместителя генерального директора: значение и порядок разработки

Инструкция разрабатывается сотрудником отдела кадров после подписания трудового договора как приложение к нему или отдельный документ. Она представляет собой важный правовой акт, отражающий положение сотрудника в организационной структуре, его права и обязанности.
Информационной базой для составления инструкции является Квалификационный справочник должностей. Инструкция, как правило, содержит:

• перечень требований к профессиональной подготовке (квалификационные требования);
• функции сотрудника, трудовые обязанности;
• знания и методы, на которые специалист будет опираться в работе.

Содержание инструкции

Должностная инструкция заместителя генерального директора включает в себя права и условия работы. В некоторых документах присутствуют разделы: «Должен знать», «Общие», «Заключительные положения» и другие.

Повсеместно принятыми являются следующие требования к квалификации руководителя: высшее образование, трудовой стаж, опыт работы на управленческой должности.

Первый раздел («Общие положения») характеризует место специалиста в структуре компании. Заместитель напрямую подчиняется гендиректору, назначается и снимается им с должности по мере необходимости.

Общие положения

Кому подчинен заместитель

Подчиненность у замов, как правило, прямая, то есть подчинены они непосредственно первому лицу организации. Однако в инструкции допустимо сделать объявление о том, что, например, первый заместитель непосредственно подчиняется руководителю организации или напрямую решениям собственников общества. В должностной инструкции заместителя по общим вопросам можно указать, что он подчиняется не только руководителю организации, но и его первому заместителю.

Кто подчиняется заместителю

Если штатная численность предприятия значительная и количество заместителей более двух, целесообразно в письменном виде закрепить за каждым из них определенные подразделения, которые они будут курировать, и руководство которых будет замыкаться непосредственно на каждого из них. Первый зам курирует, как правило, подразделения, связанные с основной и непосредственной деятельностью компании, например, производство, отдел энергетики и технического контроля. Адрес заместителя по экономическим вопросам — отделы планирования, сбыта и бухгалтерия. В зоне ответственности зама по общим вопросам — хозяйственный отдел, кадры и канцелярия.

Порядок назначения и освобождения от занимаемой должности

В зависимости от сложившегося в организации порядка в этом разделе инструкции указывают, что человек назначается и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя общества. Может быть указано, что на должности ЗГД (так иногда сокращают наименование этих должностей) люди назначаются в соответствии с уставом организации, решением собственников общества, и в таком же порядке подлежат увольнению.

Кто исполняет обязанности на период временного отсутствия

В этом разделе общей части инструкции предусматривается порядок временного замещения на случай отсутствия зама директора. Чаще всего, как приписывает должностная инструкция, заместитель генерального директора может заменяться начальником одного из курируемых им подразделений. Это позволяет эффективнее планировать работу, поскольку не приходится каждый раз думать, кто сможет исполнять обязанности отсутствующего работника. Можно написать проще, что временно исполняющим обязанности будет являться специалист, назначаемый отдельным приказом генерального директора.

Квалификационные требования

Если должность не предполагает наличия каких-либо льгот или ограничений, которые предусмотрены действующим законодательством, разработчик инструкции может самостоятельно придумать, какое образование и опыт работы должны быть у сотрудника. В качестве подсказки можно использовать квалификационные справочники должностей руководителей. Если должность подразумевает наличие льгот и ограничений или она включена в перечень профессиональных стандартов, достаточно будет указать, что человек, назначаемый на эту должность, обязан соответствовать этим квалификационным требованиям. Сведения о заработной плате (в руб. или валюте) в должностной инструкции не указываются.

Что должен знать, уметь и чем руководствоваться

Этот раздел практической ценности не представляет, но традиционно указывается во всех должностных инструкциях. Достаточно упомянуть в общих чертах, что работник должен знать законодательство (в зависимости от направления деятельности), уметь применять его на практике, и что руководствуется он уставом общества, а также нормативными актами генерального директора.

Трудовые обязанности

В обязанности заместителя генерального директора входит знание законов РФ и нормативных актов предприятия. Кроме того, знание гражданской, трудовой, финансовой, налоговой и других основ законодательства.

Сложные обязанности

1. Улучшать экономические показатели компании и формировать индикаторы с усовершенствованными нормативами, следить за выполнением всех функций ответственными сотрудниками. Необходимо постепенно укреплять и по возможности расширять предприятие, сферу его деятельности, укреплять нормативную и финансовую дисциплину. Это предусматривают должностные обязанности заместителя директора по воспитательной работе.
2. Предупреждать и своевременно ликвидировать накопление большого количества материальных ценностей, а также чрезмерно большого расхода материалов или порчи оборудования за счет неправильной эксплуатации или слишком интенсивного режима работы. Это входит в обязанности должностные обязанности заместителя директора школы.

Роль заместителя как руководителя

Первый заместитель генерального директора становится связующим элементом между менеджером институционального звена и остальным трудовым коллективом, что накладывает отпечаток на всю его деятельность. Он обязан не только ставить работников в известность обо всех распоряжениях и приказах вышестоящего руководства, но и обеспечивать их выполнение. Для директора его заместитель является обратной связью с сотрудниками, информирует о проблемных ситуациях в работе фирмы и мерах, принятых для их решения.

Кроме обязательств должны быть предусмотрены права:

• выступать как лицо организации во время переговоров в рамках компетенции;
• сообщать гендиректору о нарушениях и предлагать способы для их нейтрализации;
• требовать от всего управленческого состава предприятия соблюдения правил организационного и технологического характера, запрашивать в отделах документацию и данные, требуемые для исполнения своих трудовых обязанностей;
• распоряжаться и отдавать указания подчиненным согласно своим полномочиям, определять их функции и служебные обязанности, участвовать в разработке приказов, инструкций, договоров и других документов.

Ответственность наступает при халатном отношении к своим функциям, нарушении приказов, утвержденных инструкций и правил.

Права

К правам заместителя генерального директора относятся следующие:

1. Делать распоряжения, давать консультации работникам об их трудовой деятельности или при возникновении неполадок.
2. Принимать участие в подготовке проектов, приказов и указаний. Например, он может анализировать принятые действия, участвовать в составлении смет, договоров.
3. Представлять интересы компании. С этой целью взаимодействовать с госорганами и принимать решения в пределах своей концепции, с разными организациями при решении неотложных вопросов, иметь право подписи.
4. Заместитель генерального директора также должен отвечать на запросы разных подразделений предприятия, уметь замещать обязанности любых работников.
5. Сообщать руководителю о недочетах в компании, которые были выявлены им лично или по сведениям других сотрудников. Вносить предложения об улучшении функционирования компании, модернизации подразделений.

Функционал заместителя по экономическим вопросам

Заместитель генерального директора по экономике является одной из ключевых фигур в корпорации. Главные его задачи – это планирование, организация и контроль экономической деятельности фирмы. Они зависят от стратегии и степени развития предприятия.

Масштабная организация с большим оборотом и перспективами не может обойтись без управленцев в такой сфере, как финансы. Как правило, заместитель координирует работу экономического отдела и бухгалтерии, в некоторых случаях — работу других отделов.

Качественная должностная инструкция способствует адекватному и детальному пониманию своих функций. Она помогает подобрать на эту ответственную должность действительно подходящего специалиста.

Дополнительные обязанности

Иногда генерального директора нет на месте, он также может долго отсутствовать. Тогда к заместителю переходят его основные обязанности. Данный сотрудник должен вести успешные и рациональные переговоры с заказчиками и партнерами, устраивать различные встречи, проводить мероприятия, главной целью которых является модернизация производства и расширение деятельности компании. Это включают должностные обязанности заместителя директора по УВР.

Работники предприятия находятся в непосредственном подчинении заместителю директора, поэтому он должен не только курировать их работу, но и предпринимать все необходимые действия для ее облегчения, безопасности и результативности. Данный сотрудник разрабатывает, совершенствует и внедряет правила и распорядок трудовой дисциплины, обеспечивает должное обеспечение и гарантию выполнения основных предписаний по охране труда и пожарной безопасности. Это предусматривают должностные обязанности заместителя директора по производству.

Данный сотрудник доносит до работников требования и приказы генерального директора, контролирует и при необходимости обеспечивает их выполнение. Он производит регулярное информирование генерального директора фирмы о любых неполадках или отклонениях в работе, которые могут привести к существенному экономическому или материальному ущербу, при необходимости выполняет его наставления и указы, предназначенные для ликвидации и исправления любых неудобств в системе.

Содержание должностной инструкции заместителя по экономическим вопросам

Введение

Когда именно назначать заместителя решает именно руководитель — он может ввести должность параллельно с подписанием документов о вступлении в должность, в процессе работы или создать ее как запасной парашют при желании уйти (зам назначается помощником, вникает во все дела и после увольнения генерального занимает его место). Сама должность также может носить различные названия: вице-президент, заместитель, исполнительный директор.

Что именно входит в обязанности данного лица? Все зависит от специфики работы предприятия, решения руководителя или учредителей.

Пример:

генеральный директор и основатель ООО “Даль” занимается исключительно производственными вопросами на предприятии. Компания успешно растет и развивается, и ей необходима мощная юридическая и экономическая поддержка. Гендир вводит должность зама по экономическим и юридическим вопросам, снимая с себя все обязанности по данным направлениям, осуществляя лишь общий контроль за состоянием дел.

При этом заместитель вправе выстраивать всю необходимую ему для эффективной работы цепочку с разрешения главы компании: создавать юридический и экономический отдел, нанимать специалистов, регулировать их деятельность и пр. Часто гендиректор принимает решение заняться разработкой стратегических планов, поиском новых направлений, захватом новых рынков или определением перспективных путей, освободившись для этого от рутины и текучки. В этом случае он также может нанять себе помощника, переведя на него все основные задачи и ограничившись лишь общим контролем и консультированием специалиста.

Кого следует подбирать на должность заместителя гендиректора? Однозначного ответа нет — все зависит от специфики работы компании и от того, что именно от него требуется. Но в целом можно выделить обобщенный портрет человека на эту должность исходя из запросов и вакансий:

1. Мужчина возрастом от 27 до 33 лет.
2. Высшее техническое или экономическое образование.
3. Наличие практики в рассматриваемой сфере не менее 1 года.
4. Адекватность, способность выстраивать рабочий процесс, следить за исполнением своих поручений.
5. Самостоятельность, наличие навыков руководителя, ответственность.

Многие руководители предпочитают брать на должность технарей, поскольку у них хорошо структурированы знания, они умеют выстраивать эффективные схемы управления и подходить к процессу с практической стороны. Пользуются популярностью заместители с наличием двух образований: технического и юридического.

Квалификационные требования для заместителя по экономике

Квалификационные требования для управленцев в крупных компаниях с мировым именем включают в себя знание международных стандартов финансовой отчетности, английского языка, наличие дополнительного образования, например степени MBA, сертификатов CFA, CPA.

Специалисты по экономике и финансам в разных фирмах никогда не решают одни и те же задачи. Их функции разнообразны: от рутинного управления финансовой сферой до привлечения инвестиций, выпуска ценных бумаг.

Для успешного выполнения служебных обязательств от замдиректора по экономике требуется наличие управленческих и лидерских качеств, коммуникабельности. Необходимо присутствие умения влиять и убеждать, успешно взаимодействовать с партнерами, принимать управленческие решения, работать в команде.

Заместитель директора по стратегическому развитию

Заместитель генерального директора по развитию занимается планированием деятельности корпорации на перспективу. Формулирование миссии предприятия, целей и задач, определение успешной политики является прерогативой стратегического менеджера. Все это обуславливает наличие определенных квалификационных требований: высшее образование (экономическое, юридическое) и управленческий опыт, желательно в качестве стратегического менеджера.

Специалист по развитию должен знать теорию управления, маркетинг, экономику, стратегический, финансовый и инновационный менеджмент.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

заместителя генерального директора по общим вопросам

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные, должностные обязанности, права и ответственность заместителя генерального директора по общим вопросам подразделения «Структурные технологии» (далее — Заместитель генерального директора по общим вопросам) Ассоциация «Объединение административно-хозяйственных профессионалов» (далее Учреждение).

1.2. На должность заместителя генерального директора по общим вопросам назначается лицо, удовлетворяющее следующим требованиям к образованию и обучению:

• Дополнительное профессиональное образование — программы повышения квалификации по профилю деятельности (не реже чем раз в три года);

• Высшее образование (непрофильное) — специалитет или магистратура и дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности;

• Высшее образование — специалитет или магистратура;

с опытом практической работы:

• Не менее пяти лет в области административного, хозяйственного, документационного или организационного сопровождения;

1.3. Заместитель генерального директора по общим вопросам должен знать:

• Понятие о сегменте рынка, в котором работает организация;

• Передовой зарубежный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;

• Основы бизнес-планирования;

• Социальная политика организации;

• Основы психологии, делового общения;

• Правила деловой переписки;

• Бизнес-план организации;

• Структура организации;

• Базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;

• Структура и принципы организации организационной поддержки;

• Структура и принципы организации хозяйственной поддержки;

• Основы управления организацией;

• Методика внедрения локальных нормативных актов;

• Стратегия развития организации;

• Методика разработки локальных нормативных актов;

• Структура и принципы организации документационной поддержки;

• Методы оценки персонала и результатов труда;

• Методы построения бизнес-планов;

• Основы риск-менеджмента;

• Методы контроля бизнес-процессов;

• Правила делового этикета;

• Основы конфликтологии;

• Основы управления проектами и изменениями;

• Политика управления персоналом организации;

• Основы управления персоналом и его мотивации;

• Передовой отечественный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;

• Методы анализа бизнес-процессов;

• Законодательство Российской Федерации и нормативно-правовая база, регулирующие деятельность в области административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;

• Структура и принципы организации административной поддержки;

• Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;

• Правила деловой переписки;

• Методика внедрения локальных нормативных актов;

• Методы контроля бизнес-процессов;

• Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;

• Структура и принципы организации хозяйственной поддержки;

• Структура и принципы организации административной поддержки;

• Методические документы по финансовому анализу;

• Законодательство Российской Федерации и нормативно-правовая база, регулирующие деятельность в области административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;

• Бизнес-план организации;

• Основы управления проектами и изменениями;

• Структура и принципы организации документационной поддержки;

• Основы управления организацией;

• Передовой зарубежный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;

• Понятие о сегменте рынка, в котором работает организация;

• Методы анализа бизнес-процессов;

• Структура и принципы организации организационной поддержки;

• Методы построения бизнес-планов;

• Методика разработки локальных нормативных актов;

• Основы бизнес-планирования;

• Методические документы по бюджетированию и управлению денежными потоками;

• Правила делового этикета;

• Базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;

• Передовой отечественный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;

• Основы риск-менеджмента;

• Структура организации;

• Стратегия развития организации;

• Основы финансового менеджмента;

• Структура и принципы организации хозяйственной поддержки;

• Методы контроля бизнес-процессов;

• Передовой зарубежный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;

• Структура и принципы организации организационной поддержки;

• Основы риск-менеджмента;

• Правила деловой переписки;

• Основы бизнес-планирования;

• Законодательство Российской Федерации и нормативно-правовая база, регулирующие деятельность в области административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;

• Структура и принципы организации документационной поддержки;

• Основы управления проектами и изменениями;

• Правила делового этикета;

• Понятие о сегменте рынка, в котором работает организация;

• Основы психологии, делового общения;

• Структура и принципы организации административной поддержки;

• Основы конфликтологии;

• Структура организации;

• Методы построения бизнес-планов;

• Стратегия развития организации;

• Методы анализа бизнес-процессов;

• Основы управления организацией;

• Базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;

• Передовой отечественный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;

• Бизнес-план организации;

• Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;

• Методика внедрения локальных нормативных актов;

• Методика разработки локальных нормативных актов;

• Основы конфликтологии;

• Бизнес-план организации;

• Законодательство Российской Федерации и нормативно-правовая база, регулирующие деятельность в области административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;

• Понятие о сегменте рынка, в котором работает организация;

• Правила делового этикета;

• Стратегия развития организации;

• Методы анализа бизнес-процессов;

• Методика разработки локальных нормативных актов;

• Основы управления проектами и изменениями;

• Основы управления организацией;

• Передовой зарубежный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;

• Структура организации;

• Структура и принципы организации документационной поддержки;

• Правила деловой переписки;

• Методика внедрения локальных нормативных актов;

• Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;

• Передовой отечественный опыт административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки;

• Структура и принципы организации административной поддержки;

• Методы контроля бизнес-процессов;

• Структура и принципы организации хозяйственной поддержки;

• Основы риск-менеджмента;

• Основы психологии, делового общения;

• Структура и принципы организации организационной поддержки;

• Базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;

1.4. Заместитель генерального директора по общим вопросам должен уметь:

• Выявлять и оценивать риски, в том числе риски от злоупотреблений, и определять процедуры, направленные на минимизацию этих рисков;

• Использовать методики внедрения корпоративных норм и правил управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой организации;

• Работать с большим объемом информации;

• Разрабатывать подходы, включая нестандартные, к выполнению трудовых заданий посредством использования специальных знаний и экспертных источников информации;

• Находить решения в нестандартных ситуациях или в случаях непредвиденного изменения плана реализации проектов;

• Вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;

• Управлять мотивацией персонала, его вовлеченностью и дисциплиной;

• Контролировать и организовывать процессы управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;

• Производить анализ и определять эффективность работы подразделений поддержки на основе сводных учетных и отчетных документов;

• Выстраивать бизнес-процессы, осуществлять бизнес-планирование;

• Использовать средства коммуникации;

• Координировать взаимодействие и коммуникации между сотрудниками подразделений, а также с представителями внешней среды организации;

• Оценивать свою деятельность с точки зрения эффективности ее конечных результатов;

• Применять навыки преодоления сопротивления работников внедрению изменений;

• Разрабатывать и внедрять локальные нормативные акты и регламентирующие документы;

• Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехнику;

• Организовывать и консолидировать бизнес-процессы, исполнителей и работников с целью достижения одного результата;

• Распределять между работниками полномочия, обязанности и ответственность за выполнение соответствующих задач, осуществлять проверку их выполнения;

• Обобщать и систематизировать поступающую информацию, на ее основании находить наиболее эффективные решения для реализации поставленных задач;

• Определять показатели эффективности работы персонала подразделений;

• Контролировать и организовывать процессы управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;

• Использовать методики анализа основных факторов, определяющих необходимость изменений в стратегии управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;

• Разрабатывать и внедрять локальные нормативные акты и регламентирующие документы;

• Производить анализ и определять эффективность работы подразделений поддержки на основе сводных учетных и отчетных документов;

• Обобщать и систематизировать поступающую информацию, на ее основании находить наиболее эффективные решения для реализации поставленных задач;

• Проверять качество информации, полученной в процессе бюджетирования деятельности подразделения;

• Разрабатывать подходы, включая нестандартные, к выполнению трудовых заданий посредством использования специальных знаний и экспертных источников информации;

• Использовать методы финансовых вычислений и анализа;

• Планировать и разрабатывать бюджеты;

• Планировать использование финансовых ресурсов в краткосрочной и долгосрочной перспективе;

• Распределять между работниками полномочия, обязанности и ответственность за выполнение соответствующих задач, осуществлять проверку их выполнения;

• Использовать методики внедрения корпоративных норм и правил управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой организации;

• Разрабатывать новые решения реализации проектов и бизнес-процессов в случае их изменения или изменения финансовых потребностей на их реализацию в рамках утвержденного бюджета;

• Находить решения в нестандартных ситуациях или в случаях непредвиденного изменения плана реализации проектов;

• Определять способы достижения целей и реализации поставленных задач в краткосрочной и долгосрочной перспективе развития организации;

• Оценивать свою деятельность с точки зрения эффективности ее конечных результатов;

• Выявлять и оценивать риски, в том числе риски от злоупотреблений, и определять процедуры, направленные на минимизацию этих рисков;

• Выстраивать бизнес-процессы, осуществлять бизнес-планирование;

• Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехнику;

• Работать с большим объемом информации;

• Организовывать и консолидировать бизнес-процессы, исполнителей и работников с целью достижения одного результата;

• Использовать средства коммуникации;

• Использовать методики внедрения корпоративных норм и правил управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой организации;

• Использовать средства коммуникации;

• Организовывать и консолидировать бизнес-процессы, исполнителей и работников с целью достижения одного результата;

• Находить решения в нестандартных ситуациях или в случаях непредвиденного изменения плана реализации проектов;

• Использовать методики анализа основных факторов, определяющих необходимость изменений в стратегии управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;

• Работать с большим объемом информации;

• Выстраивать бизнес-процессы, осуществлять бизнес-планирование;

• Обобщать и систематизировать поступающую информацию, на ее основании находить наиболее эффективные решения для реализации поставленных задач;

• Определять и внедрять способы достижения целей и реализации поставленных задач в краткосрочной и долгосрочной перспективе развития организации;

• Оценивать свою деятельность с точки зрения эффективности ее конечных результатов;

• Выявлять и оценивать риски, в том числе риски от злоупотреблений, и определять процедуры, направленные на минимизацию этих рисков;

• Вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;

• Разрабатывать и внедрять локальные нормативные акты и регламентирующие документы;

• Распределять между работниками полномочия, обязанности и ответственность за выполнение соответствующих задач, осуществлять проверку их выполнения;

• Применять навыки преодоления сопротивления работников внедрению изменений;

• Разрабатывать подходы, включая нестандартные, к выполнению трудовых заданий посредством использования специальных знаний и экспертных источников информации;

• Контролировать и организовывать процессы управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;

• Производить анализ и определять эффективность работы подразделений поддержки на основе сводных учетных и отчетных документов;

• Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехнику;

• Производить анализ и определять эффективность работы подразделений поддержки на основе сводных учетных и отчетных документов;

• Обобщать и систематизировать поступающую информацию, на ее основании находить наиболее эффективные решения для реализации поставленных задач;

• Работать с большим объемом информации;

• Организовывать и консолидировать бизнес-процессы, исполнителей и работников с целью достижения одного результата;

• Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехнику;

• Выстраивать бизнес-процессы;

• Вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;

• Использовать средства коммуникации;

• Разрабатывать и внедрять локальные нормативные акты и регламентирующие документы;

• Находить решения в нестандартных ситуациях или в случаях непредвиденного изменения плана реализации проектов;

• Оценивать свою деятельность с точки зрения эффективности ее конечных результатов;

• Разрабатывать подходы, включая нестандартные, к выполнению трудовых заданий посредством использования специальных знаний и экспертных источников информации;

• Выявлять и оценивать риски, в том числе риски от злоупотреблений, и определять процедуры, направленные на минимизацию этих рисков;

• Распределять между работниками полномочия, обязанности и ответственность за выполнение соответствующих задач, осуществлять проверку их выполнения;

• Использовать методики внедрения корпоративных норм и правил управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой организации;

• Применять навыки преодоления сопротивления работников внедрению изменений;

• Контролировать и организовывать процессы управления административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой;

1.5. Заместитель генерального директора по общим вопросам назначается на должность и освобождается от должности приказом президента профессионального сообщества Учреждения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.6. Заместитель генерального директора по общим вопросам подчиняется президенту профессиональному сообществу Учреждения и начальнику подразделения «Структурные технологии»

2. Трудовые функции

• 2.1. Управление персоналом структурных подразделений, осуществляющих административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку.

• 2.2. Финансовый анализ, бюджетирование и управление денежными потоками на административную, хозяйственную, документационную и организационную деятельность.

• 2.3. Определение и реализация стратегического развития административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.

• 2.4. Управление административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой организации.

3. Должностные обязанности

• 3.1. Определение критериев для оценки эффективности деятельности работников подразделений, осуществляющих административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку.

• 3.2. Определение критериев подбора персонала и приема в подразделения административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.

• 3.3. Инициация проведения мероприятий с целью развития персонала и повышения его профессионального уровня.

• 3.4. Оценка уровня профессиональных знаний и умений работников подразделений поддержки.

• 3.5. Контроль и оценка эффективности деятельности работников подразделений, осуществляющих административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку.

• 3.6. Определение норм и процедур управления персоналом подразделений поддержки.

• 3.7. Формирование и построение структуры подразделений.

• 3.8. Организация контроля исполнения персоналом принятых решений.

• 3.9. Разработка стратегии и тактики в области финансовой политики экономического субъекта.

• 3.10. Доведение утвержденного бюджета до непосредственных исполнителей.

• 3.11. Формирование бюджета на административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку.

• 3.12. Анализ и оценка финансовых рисков в рамках выполнения поставленных задач и деятельности организации.

• 3.13. Оценка соответствия финансовых целей подразделений текущему финансовому состоянию организации.

• 3.14. Внесение изменений в финансовые планы.

• 3.15. Участие в бюджетной кампании, формирование планов операционных и капитальных расходов.

• 3.16. Управление денежными потоками на административную, хозяйственную, документационную и организационную поддержку в рамках утвержденного бюджета.

• 3.17. Постановка финансовых целей подразделениям.

• 3.18. Контроль исполнения бюджета на административную, хозяйственную, документационную и организационную деятельность.

• 3.19. Разработка и принятие управленческих решений по улучшению качества сервиса и повышению эффективности административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.

• 3.20. Оценка потенциальных рисков.

• 3.21. Определение миссии и целей административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.

• 3.22. Проведение мониторинга бизнес-процессов организации.

• 3.23. Внедрение инновационных технологий и решений в бизнес-процессы административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.

• 3.24. Подготовка предложений по совершенствованию и повышению эффективности административных, хозяйственных, документационных и организационных бизнес-процессов.

• 3.25. Постановка стратегических целей подразделениям административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки в соответствии с миссией и планами стратегического развития организации.

• 3.26. Оценка эффективности внедрения инновационных технологий и решений в бизнес-процессы административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.

• 3.27. Проведение встреч и переговоров с крупными поставщиками и заинтересованными сторонами.

• 3.28. Определение методов контроля бизнес-процессов.

• 3.29. Оценка эффективности финансово-хозяйственной деятельности и выявление резервов ее повышения.

• 3.30. Оценка рисков в рамках реализации операционной деятельности подразделений административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.

• 3.31. Определение и внедрение административной, хозяйственной, документационной и организационной политики организации.

• 3.32. Принятие и организация выполнения управленческих решений, направленных на снижение вероятности возникновения неблагоприятного результата в рамках реализации операционной деятельности подразделений административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержки.

• 3.33. Постановка операционных целей и задач подразделениям поддержки организации.

Изменить трудовые функции

4. Права

Заместитель генерального директора по общим вопросам имеет право:

4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а так же материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности заместителя генерального директора по общим вопросам .

4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).

4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию заместителя генерального директора по общим вопросам .

4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.

4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.

4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.

5. Ответственность

Заместитель генерального директора по общим вопросам несет ответственность за:

5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.

5.2. Невыполнение распоряжений и поручений президента профессионального сообщества Учреждения.

5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков их исполнения.

5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правила противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.

5.5. Причинение материального ущерба в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

За вышеперечисленные нарушения заместитель генерального директора по общим вопросам может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 2 февраля 2021 г. № 49н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Поделиться должностной инструкцией в соцсетях:

Содержание должностной инструкции заместителя по стратегическому развитию

К его основным должностным функциям относят:

• планирование политики развития организации, мониторинг производственных процессов, анализ показателей;
• разработку и реализацию новых проектов развития (направлений бизнеса, выходов на новые рынки, модернизации), подготовку документации, связанной с реализацией новых программ;
• назначение ответственных по выполнению планов развития, организацию и контроль совместной работы отделов над проектами.

Разработка антикризисных мероприятий, корректировка планов в нестандартных ситуациях также является обязанностью заместителя по развитию. Менеджер по развитию имеет право использовать и запрашивать любую информацию о работе фирмы у руководителей отделов. Он формулирует предложения для оптимизации рабочих процессов, издает распоряжения, связанные с выполнением стратегических планов.

Наличие заместителя директора по стратегическому менеджменту и развитию, по экономике является прерогативой крупных развивающихся компаний, ставящих перед собой высокие цели и задачи.

Одну из ведущих и значимых должностей в организации занимает заместитель генерального директора. Инструкция призвана стать для него надежной опорой в работе, независимо от объема его функциональных обязанностей.

Должностные обязанности

Самый важный раздел инструкции, потому что это и есть трудовая функция работника. Должностные обязанности любого зама следуют из:

• необходимости решения круга вопросов, которые делегировал ему генеральный директор;
• специфики деятельности подразделений, которые он курирует.

Кроме того, должность заместителя директора наделена организационно-распорядительными функциями, и трудовая функция работника в этом разделе акцентируется на координации и управлении подчиненными сотрудниками. Если ведется разработка должностных обязанностей, рекомендуется использовать по большей части глаголы:

• организует;
• координирует;
• руководит;
• контролирует;
• обеспечивает;
• принимает меры и т. д.

Например, первый заместитель директора обязан:

• координировать работу всех подразделений в соответствии с целями и задачами, которые стоят перед предприятием;
• принимать меры по обеспечению бесперебойной работы производства;
• информировать, а не скрывать от генерального директора все недостатки в работе производства и его снабжении, принимать меры по устранению причин и условий, которые могут способствовать простою предприятия, и т. д.

Вообще, наполнение этого раздела конкретикой напрямую зависит от специфики деятельности общества: если основное направление — это производство, значит, раздел обязанностей первого замдиректора организации будет преимущественно состоять из обязанностей по руководству и обеспечению технической и производственной деятельности предприятия.