Как заключить дополнительное соглашение на дистанционную работу

Причины для перевода на удаленку

Трудовой кодекс не указывает, когда может потребоваться перевод сотрудника на удаленную работу, этот вопрос остается на усмотрение работодателя. Перемещение оформляется, если изначально не заключен трудовой договор при дистанционном характере работы, но возникает необходимость в нем, или стороны достигают согласия о возможности выполнения трудовых функций специалистом вне места расположения организации.

Временный перевод, в соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ ФЗ-407 и вступающими в силу с 1 января 2021 года, возможен при возникновении форс-мажорных обстоятельств на время их действия. При перемещении на удаленный режим по инициативе работника или соглашению сторон подписывается дополнительное соглашение, временное перемещение осуществляется без согласия сотрудника.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как перевести работника на другую должность. Используйте эти инструкции бесплатно.

На удаленной работе взаимодействие между работником и работодателем происходит посредством телекоммуникационных сетей. Дистанционный документооборот организуется по правилам, указанным в локальных нормативных актах работодателя. Вопросы режима труда, взаимодействия, выхода сотрудника на связь, контроля за выполнением трудовых обязанностей определяются в локальных актах работодателя. ТК РФ с 01.01.2021 в соответствии с актуальными поправками позволяет сторонам регулировать эти условия во внутренних положениях, правилах и т.д.

Как правильно оформить перевод сотрудников на удаленную работу в соответствии с ТК РФ

Дистанционная работа персонала регулируется гл. 49.1. ТК РФ «Особенности регулирования труда дистанционных работников».

Для того, чтобы перевести коллектив на удаленный режим, вам понадобятся:

• протокол общего собрания трудового коллектива
• приказ о переводе сотрудников на удаленную работу
• заявления от сотрудников о переходе на удаленку
• дополнительные соглашения к основному трудовому договору

Начать стоит с проведения общего собрания сотрудников, на котором оповестить коллектив о новом порядке работы. По его итогам готовится протокол о общего собрания трудового коллектива.

Затем готовится приказ по организации о переводе сотрудников на удаленную работу. В приказе важно указать, на какой период, почему и зачем сотрудников переводят на дистант, какие меры предпринимает работодатель для защиты своих работников в связи со сложившейся ситуацией. В Академии мы установили срок действия удаленного режима – 1 месяц, пока не пройдет угроза распространения вируса.

Все сотрудники должны написать заявления о переходе на удаленную работу. В заявлении указывается, с какого числа сотрудник планирует начать работать удаленно, его должность. Вы можете использовать такой образец:

Кого можно перевести на удаленку

По , на дистанционный процесс переводится тот специалист, трудовая функция которого напрямую не связана с пребыванием на территории работодателя. Например, работать удаленно смогут кадровики, юристы, секретари — те сотрудники, чьи функции связаны с обработкой документации. Не получится перевести на дистанционный труд уборщиков, вахтеров, рабочих и др.

О дополнительном соглашении при переводе на удаленную работу

Завершающим шагом подготовки кадровой документации является разработка и подписание с сотрудниками допсоглашений к основному трудовому договору.

Причина изменений условий трудового договора

Не забудьте указать в нем причину изменения условий трудового договора. В текущих обстоятельствах – угрозу распространения в России опасной вирусной инфекции и стремление защитить здоровье работников.

Место работы

В дополнительном соглашении отражается изменение места работы сотрудника – вне места нахождения работодателя, его обособленного структурного подразделения. То есть вне стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя.

Режим работы

Режим работы будет зависеть от условий основного трудового договора и решения руководства организации. Например, в Академии мы оставили стандартный 8-часовой рабочий день. Но может быть разработан и гибкий график, в рамках Методических рекомендаций Минтруда России, и индивидуальные режимы работы сотрудников, если имеется такая необходимость.

Охрана труда

Поскольку речь идет о дистанционной работе, в дополнительном соглашении следует отметить, что исполнение работодателем обязанностей по обеспечению безопасных условий и охраны труда исполняются им только в части п. 17, 20 и 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ, а также ознакомления работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Материальные ценности

Если на период удаленной работы сотруднику были переданы какие-то материальные ценности, например, ноутбук, они тоже отражаются в допсоглашении. Дополнительно должен быть оформлен акт приема-передачи материальных ценностей в 2 экземплярах. Если в вашей организации нет специально утвержденной формы акта, возьмите любой образец, например, этот:

Средства связи

В допсоглашении указываются средства связи с сотрудником, обмена информацией и документацией, например, электронная почта, Skype и т.д. Если у вашей организации есть особые требования в части защиты информации, пропишите и это. Укажите, как сотрудник будет предоставлять документы в бумажном виде, если без этого не обойтись.

Контроль

Отдельным пунктом допсоглашения может быть порядок контроля работника на удаленном рабочем месте. Например, его обязанность отвечать на звонки или сообщения в определенные сроки, присылать отчеты, быть на связи в конкретные часы, вовремя выходить в общие видеоконференции и рабочие чаты и т.д.

Когда вы подготовите все указанные документы, 90% необходимой работы будет выполнено. Дальше остается только поддержка и контроль сотрудников, пока они работают дистанционно.

Процедура перевода

Оформляем перевод

Чтобы перевести сотрудника на удаленку, проведите аудит технических возможностей организации и самого специалиста. Необходимо убедиться в наличии производственных средств на потенциальном рабочем месте или предоставить дополнительные ресурсы. Составьте списки тех, кого вы планируете переводить на дистанционный труд. Определитесь с организацией процесса: режимом труда и отдыха, схемами взаимодействия, способами контроля, разработайте и примите локальный нормативный акт.

В соответствии с ТК РФ определены основные этапы, как перевести работника на дистанционную работу:

• составление заявления или согласия (исключение — временный перевод);
• подписание дополнительного соглашения;
• издание приказа по предприятию.

Заявление о переходе на удаленный режим составляется в свободной форме, сотрудник выражает желание трудиться удаленно, указывает причины, дату, с которой хочет перейти на новый режим, стороны согласуют условия, и руководитель визирует заявление. Временный перевод осуществляется на основании распоряжения государственного органа, издания закона или указа, распоряжения о наступлении чрезвычайной ситуации.

Основное значение при перемещении на удаленный режим сотрудника, с которым уже заключен трудовой контракт, имеет допсоглашение. В нем определяется новый для сторон порядок взаимодействия, правила ведения документооборота, либо делается ссылка на локальный нормативный акт и факт ознакомления с ним трудящегося.

Вот для примера образец дополнительного соглашения на дистанционную работу (пустой бланк):

Общество с ограниченной ответственностью «_____», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора _______, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ____________, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от _________ №__ о нижеследующем:

1.1. Добавить в раздел «1. Предмет договора» трудового договора пункт 1.3 в следующей редакции:

«1.3. Работа, выполняемая Работником по настоящему трудовому договору, является дистанционной, то есть Работник выполняет обязанности вне места нахождения Работодателя, его филиала, представительства, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, находящихся под контролем Работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между Работодателем и Работником информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе интернета».

1.2. Изложить п. 1.4 Трудового договора в следующей редакции:

«1.4. Работник исполняет обязанности, возложенные на него трудовым договором, по Правилам, изложенным в Положении о дистанционной работе, с которыми он ознакомлен отдельно. Место работы определяется им по своему усмотрению».

1.3. В пункт «6.2. Обязанности работодателя» трудового договора добавить пункты:

«6.2.9. Ежемесячно, не позднее 15-го числа, возмещать Работнику расходы, произведенные им на интернет и мобильную связь, на основании представленных Работником подтверждающих документов».

1.4. Изложить п. 4.1 трудового договора в следующей редакции:

«4.1. Режим рабочего времени и времени отдыха Работника устанавливается в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка _____________. По согласованию с руководителем Работник вправе изменить режим рабочего времени при условии обязательного соблюдения фактического времени работы 40 (сорок) часов в неделю».

2. Иные условия трудового договора, не указанные в настоящем дополнительном соглашении, остаются неизменными.

3. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с _________.

4. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора, составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу. Один экземпляр хранится у Работодателя, второй — у Работника.

Составляем допсоглашение

Второй шаг после подписания согласия — необходимость оформить дополнительное соглашение о переводе сотрудника на дистанционную работу, это регламентирует ст. 72 ТК. Основанием для его заключения послужит заявление работника, предложение или инициатива работодателя. Рекомендуется предусмотреть важные нюансы:

1. Рабочее место. Определить его точно по смыслу закона сложно — «вне места нахождения работодателя». Целесообразно продумать, нужен ли этот специалист в офисе, по каким дням, закрепить это в документе. Допускается как обозначить место работы дистанционного работника в трудовом договоре в виде указания на населенный пункт, так и оставить его на усмотрение работника (из любой точки). Но в соответствии с изменениями в ТК РФ работодатель возмещает работнику все расходы, связанные с осуществлением обязанностей дистанционно. И получает право уволить специалиста, если он переедет в местность, где нет условий для удаленного режима.
2. Режим рабочего времени работник устанавливает сам. Если у работодателя есть какие-либо требования, например, быть на связи с 9:00 часов до 17:00, их тоже следует прописать в соглашении. Имеет смысл указать продолжительность рабочей недели и выходные дни.
3. Механизмы взаимодействия и способы контроля.
4. Использование ресурсов работника и выплата компенсации.

Чем подробнее вы пропишете условия работы на удаленке, тем меньше возможность столкнуться с непониманием, халатностью или злоупотреблениями как со стороны работодателя, так и работника.

Издаем приказ

Принятие решения оформляется распорядительным актом. Приказ издается после того, как подписано допсоглашение на дистанционную работу с сотрудником. Утвержденного бланка нет, документ составляется в свободной форме. Допускается использование формы Т-5 или использование самостоятельно разработанной формы. Приказ издается на фирменном бланке, или реквизиты (наименование, ИНН) являются отдельной частью бланка.

В приказе отражается факт перемещения на удаленку, дата начала применения режима, данные работника (фамилия, имя, отчество, должность, отдел, структурное подразделение), указывается ссылка на допсоглашение, основание — заявление сотрудника или инициатива работодателя. Менять зарплату при переходе на удаленку, если объем обязанностей остается тем же, работодателю запрещается. С приказом сотрудника знакомят под роспись.

Как перевести на дистанционную форму

Алгоритм перевода сотрудников в связи с достигнутым соглашением между сторонами на удаленный формат следующий:

1. Определить персональный состав сотрудников, подлежащих переводу.
2. Разработать локальный распорядительный акт об удаленном формате труда с указанием причин, сроков деятельности в подобном формате.
3. Получить заявление сотрудника на перевод на удаленный доступ.
4. Оформить с каждым работником допсоглашение о переводе, указав средства связи, ценности материального формата, требования к организации защиты персональных данных.
5. Оплатить удаленный труд в полном объеме.

В настоящее время работодатели практикуют совмещение дистанционной и офисной работы сотрудниками, мотивируя сочетание высокой результативностью.

Переход на смешанный формат сопровождается изменением условий заключенного трудового соглашения. При оформлении действуют в соответствии со ст. 72 ТК РФ и подписывают с сотрудником соглашение в письменном виде. В документе отражают:

1. Дни, когда сотрудник трудится в офисе и вне его.
2. Регион, город исполнения функционала.
3. Режим труда и времени для отдыха.
4. Предоставление работодателем оборудования и ПО для выполнения обязанностей. Если не предоставляют — объем компенсации за использование собственных гаджетов работника.
5. Обязанность для сотрудника соблюдать правила по ОТ.
6. Порядок прекращения действия соглашения и возврата к офисной деятельности.

Алгоритм перехода на удаленку по инициативе работодателя такой:

1. Определить наступление особых обстоятельств в соответствии со ст. 312.9 ТК РФ.
2. Не получать согласие сотрудника.
3. Обеспечить требующимися техническими средствами для исполнения обязанностей (при невозможности — компенсировать собственные затраты работника).
4. Разработать локальный акт о переводе, предусмотрев в нем упоминание причин перевода, перечня перемещаемых людей, период, который соответствует длительности особых обстоятельств, алгоритм предоставления техсредств или компенсации за применение своих, режим, алгоритм взаимодействия с сотрудником).
5. Принять акт, получив согласие профсоюза.
6. Ознакомить сотрудников с приказом.