Как написать заявление о переходе на дистанционную работу (удалёнку): образец

Как оформить перевод на дистанционную работу

Многие работодатели и перевели бы своих сотрудников на дистанционную работу, но не всегда понимают, как это оформить и выполнить технически. Например, многие даже не слышали о возможности подключиться из дома к рабочему компьютеру с помощью программ наподобие TeamViewer.

Также усложняет положение то, что действующие нормы трудового права пока не дают сделать однозначные выводы относительно легитимной процедуры перевода на удаленку. В Трудовом кодексе встречаются нормы, регламентирующие отдельные вопросы трудовых отношений в условиях наступления чрезвычайных обстоятельств, которые мешают нормальной работе. Но при этом нет указаний на возможность совмещения работы по основному договору с дистанционной работой.

Кроме того, ни у одной категории работников нет приоритета на перевод на удаленную работу – ни у беременных, ни у многодетных, ни у одиноких родителей. Все оказались равны перед коронавирусом.

Как оформить переход на дистанционную работу, законом пока не урегулировано. Мы предлагаем оформить это следующим образом:

1. Подготовить приказ о том, что работодатель дает возможность работникам трудиться из дома.
2. Подготовить и подписать дополнительные соглашения с работниками о переходе на дистанционный режим работы.

В доп. соглашении надо прописать все ключевые моменты работы. Не забывайте, что все работники-дистанционщики должны выполнять свои должностные обязанности. Также при дистанционной работе продолжают действовать правила внутреннего трудового распорядка, в соответствии с которыми (если иное не установлено трудовым договором) рабочий день начинается в определенное время (например, 9:00) и заканчивается в определенное время (например, в 18:00).

Как оформить удаленный режим труда?

Алгоритм действий работодателя по переводу сотрудника на дистанционную работу будет следующим:

1. предложение работнику перевода на удаленную работу;
2. заключение дополнительного соглашения к трудовому договору;
3. оформление приказа о переводе;
4. фиксация рабочего времени в табеле учета.

Чтобы перевод был оформлен законно, после подписания сторонами дополнительного соглашения работодателю необходимо издать приказ о переводе, содержащий следующие сведения:

• наименование организации-работодателя;
• дату и номер документа;
• обоснование (например, указа мэра г. Москва №12-УМ от 05.03.2020, ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения», заявление работника, дополнительное соглашение);
• период, в течение которого сотрудник будет исполнять свои обязанности в дистанционном режиме.

Важно! Каждый работник, переводимый на дистанционную работу, должен лично ознакомиться с приказом, подтвердив факт ознакомления личной подписью.

Мы не рекомендуем самостоятельно оформлять документы. Экономьте время – обращайтесь к нашим юристам по телефонам:

8 (800) 350-29-87

Что ставим в табеле

С 30 марта 2021 года перевод можно оформить электронно, а на бумаге документы подписать позже – после снятия ограничений. Это закреплено в ст. 72 ТК РФ, а также разъяснено в письме Минтруда от 27.03.2020 № 14-4/10/П-2741 и в разъяснениях Минтруда, размещенных на сайте https://rosmintrud.ru.

Табель на сотрудников, переведенных на дистанционный режим работы, ведите как обычно. То есть дни, когда работник трудится удаленно (дома и т. п.), о или кодом «01». Если же используете свои обозначения, то применяйте их.

Как сотруднику уйти на удаленку?

1. Написать на имя работодателя заявление с просьбой о переводе;
2. подписать дополнительное соглашение к трудовому договору;
3. ознакомиться с приказом о переводе;
4. приступить к работе из дома.

Заявление следует составить в двух экземплярах, один из которых вручить работодателю, поставив на нем отметку о получении.

Мы не рекомендуем самостоятельно оформлять документы. Экономьте время – обращайтесь к нашим юристам по телефонам:

8 (800) 350-29-87

Заявление о переводе на дистанционную работу

Официальной формы заявления о переводе на дистанционную работу нет. Работники пишут ее произвольно. Кроме того, ТК РФ не обязывает писать такое заявление. Однако данный документ поможет понять, кто готов и согласен работать удаленно, а кто нет. Да, найдутся такие работники, кто захочет работать в офисе, т. к. дома их ждут различные бытовые проблемы.

С нашего сайта далее можно бесплатно 2021 формы заявления на дистанционную (удалённую) работу :

ЗАЯВЛЕНИЕ О ПЕРЕХОДЕ НА УДАЛЁНКУ

Если работник написал такое заявление и тем самым согласился на переход на дистанционную работу, то оклад вы ему не уменьшаете. Запись в трудовой книжке делать тоже не нужно.

У удалёнщиков объем работы и график не меняются. Кроме того, удаленное рабочее место не считается открытием обособленного подразделения, поэтому ставить его на налоговый учет не нужно. Об этом четко прописано в письме Минфина от 01.12.2014 № 03-04-06/61300.

Взносы в ПФР и НДФЛ с выплат сотруднику, работающему удаленно, платят как обычно.

После предоставления работником заявления на дистанционную работу подготовьте соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору.

ДОП. СОГЛАШЕНИЕ О ПЕРЕХОДЕ (ПЕРЕВОДЕ) НА УДАЛЁНКУ

Нужно ли писать заявление о дистанционной работе в связи с коронавирусом?

С помощью заявление сотрудник может обратиться к руководству с любой просьбой. В качестве таковой может выступать и желание работать из дома в тяжелых эпидемиологических условиях распространения коронавируса.

В связи с вирусом COVID-19 Путин объявил нерабочие дни до 30 апреля 2021 года с возможным продлением этого срока в зависимости от обстоятельств. Многих организациям пришлось приостановить деятельность и закрыться. Сохранить занятость и рабочий процесс работодателям можно с помощью перевода персонала на дистанционный режим, именно этот способ организации рабочего процесса рекомендует Минтруд.

Если директор не предлагает перейти на удаленку, то работник вправе сам заявить о своем желании работать удаленно из дома в период угрозы коронавируса.

Свою просьбу рекомендуется изложить письменно с помощью заявления. Вопрос о переводе решается по согласованию, нет норм в трудовом законодательстве, обязующих стороны в одностороннем порядке переходить на дистанционную работу.

Написав заявление и подав его работодателю, работник может рассчитывать на то, что его просьба будет рассмотрена работодателем. Со стороны директора в целях безопасности разумно организовать для заявителя условия труда для работы из дома — если такое возможно для должности сотрудника.

Таким образом, если человек понимает, что может работать с не меньшей эффективностью из дома, а работодатель не предлагает перейти на дистанционный режим, то рекомендуется самостоятельно внести такое предложение в форме заявления. Образец написания текста представлен ниже для бесплатного скачивания.

Когда требуется согласие работника на удаленку?

Согласие на удаленный режим работник пишет в случае, когда получает письменное предложение о переводе от начальства. Если уведомление руководитель направляет в письменном виде, то и согласие свое сотруднику также нужно подготовить на бумаге.

В тексте он вправе согласиться с предложением удаленного труда или отказаться, обосновав свою точку зрения.

На самом деле, согласие работника — это не обязательный документ. Стороны на словах могут договориться об организации дистанционного режима труда, после чего подписать двустороннее дополнительное соглашение о новом рабочем месте и изменившихся условий труда.

Приказа от руководителя и доп. соглашения будет достаточно для переводе человека на удалёнку.

Если работодатель требует написать ответ на предложение о перехода на режим труда дистанционно, то сотруднику следует это сделать. Документ не сложный, пишется за 5 минут, образец оформления предлагаем скачать ниже.

Как оформить для перевода на удаленный режим?

Если работник хочет работать удаленно из дома в целях безопасности в период эпидемии по коронавирусу, то следует написать заявление такого содержания:

• вверху указать ФИО и должность руководителя, название организации;
• написать свои ФИО и должность;
• обозначить по центру название и заголовок документа;
• высказать просьбу о переводе на дистанционную работу в связи с распространением коронавируса и нависшей угрозой заражения, при этом указывается на факт сохранения всех обязанностей согласно должностной инструкции и сохранении заработной платы в прежнем объеме (при условии выполнения того же объема работы);
• желаемые сроки удаленного труда, возможно указать общую фразу — до режима повседневной деятельности в России (нормализации эпидемиологической обстановки в стране);
• подпись и дата составления.

Если работник пишет согласие на перевод в ответ на полученное уведомление от начальства, то в тексте следует указать свое решение — согласие или отказ от дистанционной работы.

Составленный документ подписывается лично и передается руководству. При принятии решения об удаленном режиме не достаточно обговорить это на словах. Работнику нужно лично убедиться в том, что он действительно переведен, и это закреплено в документах согласно ТК РФ.

Сотрудник должен увидеть приказ о дистанционной работе с указанием сроков и дополнительное соглашение к трудовому договору.

Пример заявления о переводе на дистанционную работу в связи с коронавирусом — .

Образец согласия на удаленный режим на период эпидемии — .

Итоги

В условиях введения во многих регионах РФ режима повышенной готовности многие работодатели переводят своих сотрудников на удаленный режим работы. Переход на дистанционную работу не обязывает работника писать отдельное заявление об этом. Но может быть полезно об этом попросить для понимания готовности коллектива к переходу.

Официально установленных форм заявления на дистанционную работу (образца) и дополнительного соглашения об удаленке нет. При их оформлении следует исходить из деловой и кадровой практики.

Читать также

13.04.2020

Зачем необходимо заявление

Перевод в соответствии с нормами главы 12 Трудового кодекса РФ является изменением условий труда. На основании ст. 72 ТК РФ, допускается он только с обоюдного согласия сторон. Удаленная деятельность регулируется главой 49.1 ТК РФ, и она предполагает взаимодействие сторон трудовых правоотношений без личного контакта, посредством цифровых технологий. Поскольку переход на удаленный режим работы чаще всего связан с изменением условий, какими бы обстоятельствами он ни вызван, необходимо получить доказательство согласия работника как второй стороны на изменения условий либо соблюсти условие о сроке предупреждения сотрудников об изменении условий трудовой деятельности. Несоблюдение условий о двухмесячном сроке предупреждения работников приведет к наложению штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ.

Трудовое законодательство не запрещает работнику обращаться к работодателю с просьбой изменить режим труда, и стороны вправе достичь договоренности об удаленной деятельности. Даже временный перевод на дистанционную работу оформляйте правильно: получите у работника заявление, издайте приказ, заключите дополнительное соглашение.

Какие условия нужно указать при изменении трудового договора

В трудовом договоре или соглашении о дистанционной работе необходимо прописать следующие условия:

• указание на дистанционный характер выполняемой сотрудником работы;
• место выполнения дистанционной работы, под которым может пониматься место жительства работника или его нахождения (письмо Минфина от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978);
• порядок и сроки обеспечения необходимым для исполнения работником своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами и средствами защиты информации;
• порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе;
• размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им оборудования, ПО и средств защиты информации;
• порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов (например, оплата интернета).

Также в дополнительном соглашении к трудовому договору можно указать причины, по которым в него вносятся изменения и сотрудник переводится на дистанционную работу (в настоящей ситуации это будет профилактика и предупреждение коронавирусной инфекции).

Далее соглашение подписывается работником и работодателем, и сотрудник переводится на дистанционную работу с момента, указанного в соглашении.

Порядок и правила перевода на удаленную работу из-за коронавируса

Глава 49.1 ТК РФ определяет понятие и особенности дистанционной работы. Согласно ст.312.1 Трудового кодекса РФ признается, что работник трудится дистанционно в случае, если он выполняет должностные обязанности вне стационарного места нахождения организации работодателя, например, на дому. Связь с организацией осуществляется через интернет, телефон и прочие каналы удаленной связи.

Условия дистанционного режима работы должны быть прописаны в трудовом договоре в обязательном порядке. Если работник работал на рабочем месте на территории работодателя, то для перевода его на удаленный режим необходимо изменить условия его трудового договора. Для этого не нужно расторгать существующий договор, оформляя увольнение, и составлять новый. Корректировки в рабочий режим в связи с коронавирусом можно ввести с помощью составления дополнительного соглашения, которое в двустороннем порядке подписывают обе стороны (директор и трудящийся).

На период удаленной работы в домашних условиях в связи с распространением коронавируса (вируса COVID-19) работник обязан выполнять трудовые обязанности в соответствии с должностной инструкцией (с учетом положений дополнительного соглашения), а также имеет право на оплату своего труда в соответствии с условиями, прописанными в трудовом договоре (пропорционально отработанному времени или выполненным работам в зависимости от применяемой системы оплаты труда).

Как оплачивается труд дистанционных работников?

Инициатива по перехода на дистанционный режим из-за COVID-19 может исходить от работника или от работодателя.

В целом, Минтруд дает следующие рекомендации работодателям с целью правильного оформления перехода на удаленный режим работы в связи с распространением коронавируса:

• Шаг 1. Работник пишет заявление с просьбой о переводе на удаленную работу (или согласием на такой переход, если предложение поступило от работодателя в письменном виде).
• Шаг 2. Работодатель составляет приказ о переводе сотрудника на дистанционный режим.
• Шаг 3. Работник знакомится с приказом под роспись.
• Шаг 4. Работодатель оформляет дополнительное соглашение с новыми условиями труда.
• Шаг 5. Сотрудник и руководитель подписывают доп соглашением, тем самым соглашаясь с новыми трудовыми условиями.

Только после этого работник может не выходить на работу на территорию работодателя, а работать из дома в соответствии с согласованными условиями в доп соглашении. Только устных договоренностей не достаточно.

Важно! Если приказа об удаленной работе нет, то работник должен выйти на рабочее место, иначе это может быть расценено работодателем как прогул. Прогул, в свою очередь, может стать причиной увольнения по ст.81 ТК РФ.

Работникам нужно быть очень внимательными в этом вопросе, есть риск быть уволенным в любой момент, если переход на работу удаленно не будет правильно оформлен.

Перевести работника на менее оплачиваемую работу или на менее квалифицированный труд можно только с согласия самого трудящегося.

Если возможности отправить сотрудников на удаленную работу нет, то работодатель может оформить вынужденный простой с оплатой труда в размере не менее 2/3 оклада или тарифной ставки. Для этого составляется приказ по такому образцу. При этом присутствовать на работе сотрудники не должны. Можно согласовать перенос оплачиваемого отпуска.

Обязаны ли работодатели переводить сотрудников на удаленку

Если коротко, то — нет. Сейчас в Москве и некоторых других регионах (например, в Липецкой области) действительно приняты и реализуются меры профилактики распространения коронавирусной инфекции, предусматривающие для работодателей и работников дополнительные обязанности. В частности, в соответствии с указом мэрии Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ организации и ИП на время распространения коронавирусной инфекции обязываются:

• обеспечивать измерение температуры тела сотрудников на рабочих местах;
• отстранять от работы сотрудников с повышенной температурой;
• оказывать работникам содействие в обеспечении соблюдения режима самоизоляции на дому.
• незамедлительно представлять по требованию Роспотребнадзора информацию обо всех контактах заболевшего новой коронавирусной инфекцией (2019-nCoV);
• обеспечивать проведение дезинфекции помещений, где находился заболевший;
• не допускать к работе сотрудников, которые должны соблюдать режим самоизоляции на дому.

Вместе с тем об обязательном переводе сотрудников, в том числе и тех, кто находится в зоне риска, на дистанционную работу в указе ничего не говорится. Региональные власти принимают указы и распоряжения строго в рамках своих полномочий и компетенции. При этом они могут регулировать трудовые отношения, но только в части, не противоречащей ТК РФ. В противном случае региональные акты не будут иметь никакой юридической силы, и будет применяться ТК РФ (ст. 5 ТК РФ).

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Работодатели не обязаны переводить сотрудников на удаленку, они делают это добровольно.

2. Принудительно перевести сотрудника на удаленку нельзя, он должен согласиться. Введение на региональном уровне профилактических мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции не позволяет работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу на основании односторонних распоряжений.

3. Чтобы перевести работника на удаленку, не обязательно расторгать уже существующий трудовой договор и заключать новый договор о дистанционной работе. Достаточно внести в действующий договор соответствующие изменения или подписать дополнительное соглашение.

4. Режим работы и отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению. Но если в соглашении будет указан конкретный график удаленной работы, сотрудник обязан его придерживаться.

5. На удаленных сотрудников распространяются все права и гарантии соблюдения этих прав, что и на всех прочих работников, согласно ТК РФ.

Именно поэтому никто не может обязать работодателей и их сотрудников менять сложившиеся трудовые отношения и переходить на дистанционную работу. При этом, региональные власти, безусловно, могут рекомендовать работодателям перевод на удаленную работу как меру борьбы с распространением инфекции. Так, мэр Москвы Сергей Собянин призвал столичных работодателей перевести работников на дистанционную работу на период пандемии коронавируса. Глава города отметил, что к настоящему времени десятки предприятий и организаций уже добровольно перевели своих сотрудников на работу дистанционным способом.

«В сложившихся обстоятельствах обращаюсь с просьбой ко всем работодателям города Москвы последовать их примеру и, по возможности, перевести часть ваших работников на работу из дома. Особенно это касается женщин, дети которых в ближайшие недели не будут ходить в школу. Тем самым вы внесете огромный вклад в борьбу с коронавирусной инфекцией», — отмечается в сообщении мэра.