Как исправить запись в трудовой книжке, если обнаружена ошибка в наименовании организации или других сведениях

Трудовая книжка – один из важнейших документов для работника. Законодательство возлагает на работодателя обязанность вносить в нее актуальные и правильные данные на основании документов, полученных от работника. Поэтому любая неточность или ошибка в записях трудовой книжки о работнике, месте работы или другая недействительная информация должна быть исправлена. Кроме того, данные в трудовой книжке нужно обновлять при их устаревании (например, если работник получил новое образование, сменил фамилию и т.п.).

Правовая база

Внесение записей в трудовые книжки и их корректировка производится по правилам, установленным:

• Трудовым кодексом РФ;
• Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках»;
• Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Если работодатель игнорирует порядок внесения исправлений в трудовые книжки, организация в целом и должностные лица, допустившие нарушения (генеральный директор, руководитель кадровой службы) могут быть привлечены к административной ответственности.

Главные требования

При допущенных ошибках категорически запрещено зачеркивать, подчищать, замазывать или подделывать записи. Зачеркивать какие-либо данные разрешено только на титульной страничке документа (например, при смене фамилии сотрудника). В других случаях это недопустимо.

При заполнении трудовой книжки важно следить за правильностью написания информации в каждом разделе. При обнаружении неточности в записи необходимо признать ее недействительной и внести поправки в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.

В основном наиболее часто кадровики делают ошибки при нумерации записей, написании персональных данных сотрудника и при заполнении раздела «Сведения о работе». В последнем случае распространенной ошибкой бывает неправильное написание названия предприятия или вовсе его отсутствие, и поэтому многие работники отдела кадров интересуются тем, как исправить запись в трудовой книжке, если не указана организация или написана неверно.

Изменение информации о работнике

Как и любые другие записи, данные о работнике в трудовой книжке можно изменить только при поступлении к работодателю подтверждающих документов. Как правило, их предоставляет работник по собственной инициативе. В зависимости от характера произошедших изменений, такими документами могут быть паспорт, свидетельство о браке, его расторжении, изменении Ф.И.О. и других сведений о работнике.

Вносить изменения в записи трудовой книжки должен тот работодатель, у которого работник трудоустроен по основному месту работы. Если работник трудится еще и по совместительству, его трудовая книжка все равно находится у основного работодателя. Именно он вносит необходимые изменения и исправления в записи на титульном листе трудовой книжки. Рассмотрим, как это правильно сделать.

ФИО и дата рождения

Фамилия, имя и отчество работника указываются на титульном листе трудовой книжке (первой странице, следующей сразу за обложкой). Первоначально эти данные заполняются по состоянию на дату оформления трудовой книжки. Однако в связи с переменами в жизни работника может возникнуть необходимость изменить эти записи – например, при вступлении в брак или его расторжении фамилия будет изменена. Подробнее о процедуре изменения фамилии читайте здесь.

Дату рождения по своему желанию изменить нельзя. Однако может оказаться, что дата будет указана неправильно – по ошибке, или в связи с тем, что в предоставленных работником документах была допущена неточность, которую позже устранили. В этих случаях необходимо исправить дату рождения так, чтобы она соответствовала указанной в паспорте работника.

Порядок внесения изменений в сведения о работнике предусмотрен пп. 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69. Чтобы внести изменения, необходимо:

• одной чертой зачеркнуть старые данные;
• от руки рядом указать актуальную информацию.

Рядом на оборотной стороне обложки необходимо внести запись об изменении данных. В ней указывается:

• номер и дата документа – основания для изменения информации (свидетельство ЗАГС);
• подпись сотрудника кадровой службы;
• печать организации либо кадровой службы.

Образец записи о внесении изменений на титульный лист трудовой книжки: «Фамилия «Иванова» изменена на фамилию «Петрова» на основании свидетельства о расторжении брака от 01.03.2018 серия 111 № 111111, выданного отделом ЗАГС г. г. Петрозаводска. Начальник отдела кадров Макишева М.А. /подпись, печать/»

Эти правила применяются как в случае изменения фамилии и других данных, так и в случае выявления ошибок. Например, если в трудовой книжке была сделана ошибка в имени или отчестве работника, исправить его необходимо путем зачеркивания, если трудовая книжка уже заполнена записями. Однако если имя или отчество было неправильно указано при первичном заполнении бланка трудовой книжки, нужно заполнить новый бланк, а старый списать. Подробнее об этом рассказано здесь.

Образование

Если во время трудоустройства работник получил новое образование, данные о нем нужно указать на титульном листе трудовой книжки. Основанием для внесения записи будет диплом о полученном образовании, специальности, профессии.

Изменения в сведения об образовании вносятся в следующем порядке:

• если изменения вносятся в связи с тем, что работник получил новое образование, ничего зачеркивать не нужно (п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69). На титульном листе вносится дополнительная запись;
• если запись об образовании была сделана неправильно или ошибочно, ее нужно зачеркнуть (за некоторым исключением), рядом указать правильную запись, а справа на обратной стороне обложки – основание ее внесения (диплом).

Подробнее о порядке внесения изменений и исправлений в запись об образовании читайте здесь.

Как заполнять трудовую книжку

Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров. В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.

Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью. Правильный формат заполнения даты: 05.03.2019. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей. Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.

Заполняем титульный лист

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

• первое трудоустройство;
• оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

• Ф.И.О.;
• дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
• образование и специальность;
• профессию.

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся. Текст должен быть написан аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами. На всякий случай напомним, какие документы работник должен вам предоставить при заключении трудового договора:

• об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
• о воинском учете (если лицо военнообязанное);
• СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
• паспорт.

Трудовая не указана в списке, хоть это и обязательный документ, но мы про него и пишем. Образец оформления трудовой книжки 2019 года вы сможете увидеть ниже.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек. Здесь нужно сказать пару слов. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников будет возложена ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (подробнее см. пункт 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Кто это будет — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек был назначен приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Еще нюанс: целесообразнее назначить двух работников на это направление, потому что если работник один, он может и заболеть и в отпуск уйти, а второй как раз его на это время подстрахует.

Это тоже важно знать:
Как правильно составить заявление на увольнение по собственному желанию

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном для этого месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения, владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2021 года выглядит так:

А как же быть в ситуациях, когда работник меняет свои персональные данные? Не выкидывать же книжку… Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице мы аккуратно зачеркиваем (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой аккуратно пишем новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2021 году в данном случае, написано в разделе III правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Здесь фиксируется:

• наименование компании;
• число, месяц, год внесения записей;
• сам факт приема на работу;
• передвижения по должностям;
• переводы (на постоянной основе);
• совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
• причины расторжения трудового договора.

Записи в трудовой книжке 2021 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д., при увольнении записи вносятся, как правило, в последний рабочий день, см. пункт 10 Правил, утвержденных Постановлением № 225). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил). Каждой записи соответствует свой порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

При переводе

Переход с одной должности на другую также отражается в этом разделе трудовой книжки.

Различают два вида переводов:

• внутренний — работник меняет должность, находясь в одной организации;
• внешний — меняется работодатель. При этом предыдущий трудовой договор разрывается и заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки записывают «переведен на должность… » и указывается новая должности и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указывается номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях нужно указать должность работника.

При совместительстве

Сюда же могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Записьв книжке также производится на основании предоставленных документов из другой организации. То есть работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

• полное и сокращенное название организации;
• наименование должности работника;
• дату принятия на работу;
• реквизиты организации.

Это тоже важно знать:
Увольнение главного бухгалтера

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое считается основной работой, издает приказ о внесении дополнительной записи в трудовую книжку. Формулировку можно увидеть, открыв наш образец, как правильно заполнить трудовую книжку при совмещении.

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Задать вопрос

Задать вопрос

При увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третье графе указываются основания увольнения, а в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение трудового договора.

Эти записи в трудовой книжке должны быть заверены печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то все это должен осуществлять руководитель организации.

В связи с выходом на пенсию

В данном случае применим следующий образец записи в трудовой на увольнение по собственному желанию 2021:

Изменения в сведения о работодателе

Данные об организации – работодателе также могут время от времени меняться из-за смены названия или реорганизации. Новую информацию необходимо внести в трудовую книжку.

Изменение наименования работодателя

Внесение изменений в трудовую книжку в случае, когда поменялось название организации, проводится в соответствии с пунктом 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Запись о переименовании необходимо сделать на новой строке в графе 3 раздела «Сведения о работе». В этой же графе (а не в графе 2 «Дата») необходимо указать дату переименования организации. Порядковый номер для этой записи ставить указывать не нужно. В графе 4 необходимо вписать данные документа, на основании которого произошло переименование (решение участников для ООО, решение учредителя для учреждения и т.п.).

Образец записи о смене наименования работодателя в трудовой книжке

«Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») с 02 октября 2021 года переименовано в общество с ограниченной ответственностью «Бета» (ООО «Бета»).

Реорганизация

Реорганизация – это результат слияния, выделения или разделения организаций, либо смены их организационно-правовой формы (например, с акционерного общества на общество с ограниченной ответственностью). В результате реорганизации все права и обязанности ранее существовавшего юридического лица передаются новой организации, либо разделяются между несколькими правопреемниками. Работники также переходят на работу в новую организацию, иногда – и на новую должность.

Произошедшие с работодателем изменения необходимо отразить в трудовой книжке. Специальной инструкции на этот счет нет, поэтому используются те же правила, что и при внесении изменений в наименование организации:

• вносится отдельная запись в графу 3 раздела «Сведения о работе» с указанием даты реорганизации в этом же разделе;
• графа 2 «Дата» не заполняется;
• в графе 4 нужно указать основание реорганизации (дату и номер решения участника или учредителя).

В случае, если работник получил новую должность у нового работодателя, запись об этом вносится после записи о реорганизации в обычном порядке – с указанием даты, новой должности и оснований для перевода.

Вносить запись о реорганизации нужно в случае, когда прежний работодатель прекратил существовать и был заменен правопреемником – например, произошла реорганизация путем присоединения к другой организации или смена организационно-правовой формы. Например: ООО «Альфа» было присоединено к ООО «Бета». В трудовую книжку работников ООО «Альфа» необходимо внести запись о реорганизации. Однако ООО «Бета» продолжает существовать, и записи о нем в трудовых книжках работников ООО «Бета» не меняются.

Образец заполнения трудовой книжки при реорганизации работодателя

«Со 2 октября 2021 года Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» реорганизовано путем слияния с Обществом с ограниченной ответственностью «Бета».

Исправление ошибки в названии организации – работодателя

Если название не менялось, а было написано с ошибкой, его придется изменить. При этом применяются правила исправления ошибок в трудовой книжке, рассмотренные ниже.

Исправления в графе сведений о работе

Главный раздел трудовой книги содержит сведения о работе. Он является основным, поскольку именно здесь отображается трудовой стаж. Если сотрудника переводят на другую должность, меняется название должности, сменилось название организации или организационно-правовая форма – следует вносить изменения. Любые изменения вносят специалисты отдела кадров на основании соответствующих распоряжений или приказов от начальника.

Смена данных компании

Крупная фирма может открывать филиалы. В таком случае происходит перевод сотрудников в новый филиал той же компании. Это следует правильно и корректно отобразить в трудовой книжке. Если же изначально фирма была небольшой, ее может поглотить другая, более крупная компания. В такой ситуации может меняться не только название, но и вся организационно-правовая форма. В таком случае вся документация предприятия подлежит изменениям.

Изменение названия или правовой формы учреждения должно отображаться в трудовых книжках сотрудников. Изменения следует внести в раздел сведений о работе.

При этом следует знать некоторые особенности внесения корректив, поскольку в таких случаях часто допускаются ошибки, что в дальнейшем может осложнить возможность пересчета трудового стажа и выхода на пенсию. Существует несколько вариантов изменений записи в зависимости от особенностей преобразования компании:

• изменение названия организации;
• перевод в другой филиал;
• внесение организационно-правовых корректив;
• перевод на другую должность.

Именно эти четыре пункта могут произойти в процессе «смены власти» и изменений в компании.

Итак, если произошла смена названия учреждения, важно правильно отобразить это в трудовой. В такой ситуации изменение наименования организации в трудовой книжке должно происходить так:

1. На основании распоряжения начальника в отделе кадров вносятся коррективы записей трудовых книг. В разделе «Сведения о работе» в третью графу вносится такая запись: «Фирма изменила название с … (старое название фирмы) на … (новое название фирмы)».
2. Во второй графе важно указать дату, когда была внесена запись.
3. В первой графе при этом не ставится нумерация, поскольку сотрудник не менял место работы и не был уволен.
4. В четвертой графе важно написать документ и его номер, на основании которого изменение является правомерным. Также следует указать дату его подписания.

Если сотрудника переводят на новое место работы или на такое же, но в другом филиале, запись будет содержать такой текст: «Переведен на должность … (указание должности) в филиал … (название филиала)».

В случае изменений правовой базы важно поступить аналогично, как в случае с изменением названия фирмы. Запись не подлежит нумерации, поскольку она не отображает смену места работы или изменение должности работника. Это прописано в параграфе 3.2 Инструкции.

Если не указано название компании

Ошибкой является отсутствие сведений о компании перед записью о приеме на работу. Подобная халатность может привести к серьезным проблемам в дальнейшем. Когда человек достигнет пенсионного возраста и обратится за пересчетом стажа с целью выхода на пенсию, данная ошибка не позволит учесть рабочий стаж в этой компании. В результате придется обращаться в суд.

В суде будут выслушаны свидетели по делу с целью установки возможности внесения данного периода работы в трудовой стаж. Поскольку данные поднимают через много лет, а свидетели не могут четко ответить на вопросы, подобные судебные тяжбы могут затягиваться на год или два. Чтобы не допустить таких проблем, сотрудник самостоятельно обязан проверять данные. Такая обязанность не возложена на него законодательством, однако действовать необходимо в личных интересах.

Согласно нормативным документам РФ и Трудовому кодексу, ведение и хранение трудовых книжек – обязанность фирмы, где работает сотрудник. В таком случае при обнаружении ошибки ее необходимо исправить. Запись о приеме на работу, где не указано название фирмы, следует признать недействительной. После этого необходимо внести данные по всем правилам, прописанным в Инструкции.

Если название компании записано неверно

Любая ошибка в названии предприятия в трудовой книжке должна быть исправлена. Запись признается недействительной, а ниже вносится новая запись, корректная. При этом следует указать приказ, являющийся основанием для записи. Дата должна указываться реальная, в соответствии с календарем, отображающая день, когда была замечена ошибка и внесена новая запись.

Как исправить ошибку

Случается, что сотрудники отдела кадров допускают ошибки при заполнении документов. Рассмотрим, как правильно исправить неверную запись в трудовой книжке в этом случае.

В соответствии с законом исправления должен внести работодатель, допустивший ошибку — действующий или бывший.

Мнение эксперта

Юрист по трудовому праву Ольга Смирнова

Запись может быть исправлена также той организацией, где работник трудоустроен в настоящий момент. Однако в этом случае работник должен предоставить документ от прошлого работодателя (письмо за подписью и печатью) о том, что ошибка действительно была допущена.

В некоторых случаях вместо внесения исправлений трудовую книжку можно заменить полностью. Например, если запись об увольнении или переводе на другую работу была признана недействительной в суде, она становится ошибочной. Однако даже в исправленном виде она может в дальнейшем создавать проблемы для работника. Поэтому в таких случаях работник может потребовать выдать ему дубликат трудовой книжки.

Самостоятельно исправлять записи нельзя.

Исправление ошибок — зачеркнуть или нет

Все исправления ошибок в трудовой книжке необходимо вносить в соответствии с правилами, установленными Правительством РФ и Минтруда России в Постановлении от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

• Записи на титульном листе трудовой книжки, содержащие информацию о работнике, можно зачеркивать и вписывать рядом или на соседней странице правильные данные. Читайте об этом подробнее выше в разделе «Изменение сведений о работнике.
• Записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении», а также записи об увольнении или переводе на другую работу нельзя зачеркивать. Их исправление осуществляется путем признания недействительными и внесения новых правильных сведений.

Путем признания недействительными исправляются ошибки в датах, должности, названии организации – работодателя и другие сведения из указанных разделов. При этом неважно, является ли ошибка технической или она произошла по более существенным причинам (например, незаконное увольнение).

Для исправления ошибки в трудовую книжку под очередным порядковым номером вносится запись о признании одной или нескольких предыдущих записей недействительными. Далее должна быть внесена правильная запись.

Если исправление не по порядку

Даже когда неверная запись обнаружилась спустя некоторое время, ее необходимо исправлять по порядку, как указано выше. Не имеет значения, сколько записей было внесено между ошибочной записью и ее исправлением. Даже после внесения нескольких записей между ошибкой и ее исправлением, номер необходимо указывать по порядку.

Как правильно внести пропущенную запись

Если в трудовой книжке пропущена запись о каком-либо изменении в условиях труда работника, ее нужно исправить следующим образом:

• пропущенные сведения нужно вписать на свободное место в раздел «Сведения о работе» в виде новой записи за очередным порядковым номером. При этом не имеет значения, сколько записей было внесено перед ней (как и в указанном выше случае с исправлением ошибки по прошествии времени);
• эта новая запись вносится в обычном порядке: текущей датой, с указанием, что именно произошло с работником (переведен на другую работу, в другое структурное подразделение и т.п.).

Образец того, как исправить пропущенную запись в трудовой книжке:

Исправление нумерации

Если в трудовой книжке оказалась нарушена нумерация, ее необходимо исправить. Допущенную ошибку исправляют путем внесения новой правильной записи на свободное место ниже в разделе «Сведения о работе»:

• в графе 1 нужно указать номер по порядку (в правильной нумерации);
• в графе 2 указывается дата, когда производится исправление;
• в графе 3 указывается, что запись за определенным номером недействительна;
• далее в графу 3 нужно внести правильную запись с правильным номером;
• в графе 4 указываются реквизиты документа, на основании которого была запись с нарушением нумерации.

Все номера записей необходимо писать арабскими цифрами: двумя цифрами – месяц и день, четырьмя цифрами – год.

Как исправить дату приема на работу

Дата приема на работу указывается в разделе трудовой книжки «Сведения о работе». Следовательно, ее исправление должно производиться путем признания недействительной записи с неверной датой и внесения новой.

Образец исправления даты приема на работу в трудовой книжке выглядит следующим образом:

Такой же порядок исправления применяется ко всем датам в разделе «Сведения о работе». Зачеркивать их запрещено (п. 30 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69).

Подробнее о признании записей трудовой книжки недействительными читайте здесь.

Делаем запись в трудовую книжку о переименовании организации (образец)

В случае изменения наименования работодателя обязательно вносятся сведения об этом во все трудовые книжки работников, трудящихся в организации на данный момент. Процедура регламентирована п. 3.2 Инструкции о заполнении:

• производится запись отдельной строкой;
• в разделе сведений о работе (графа 3) отображается информация о переименовании с указанием нового и даты изменения;
• в графе 4 должны содержаться сведения о документе, на основании которого произошло переименование.

При этом следует обратить внимание, что запись производится в строке без номера.

Сведения о переименовании работодателя

Изменения в процессе работы

В трудовую книжку необходимо вносить записи об изменениях, которые происходят в процессе трудовой деятельности работника:

• награждения и поощрения;
• перевод на другую работу или в другое структурное подразделение;
• переименование должности;
• изменение трудовой функции, структурного подразделения;
• совмещение профессий, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника;
• изменение разряда и квалификации.

Информация об этих изменениях указывается как очередная запись в разделе трудовой книжки «Сведения о работе». Ей присваивается очередной порядковый номер, указывается дата внесения записи и документ-основание. Подробнее о порядке внесения этих записей будет рассказано в других статьях нашего сайта, посвященных каждому из этих изменений.

Не нужно вносить в трудовую книжку записи об изменениях размера заработной платы и режима рабочего времени, а также о дисциплинарных взысканиях.

Как избежать ошибок при заполнении

В процессе приема человека на работу необходимо вносить запись в трудовую книжку таким образом: в третьей графе «Сведений о работе» пишется заглавие в виде полного наименования организации, после чего указывается ее сокращенное название. Далее указывается филиал и его номер. Так же может происходить прием на работу в определенное структурное подразделение, которое имеет свое название. Конечно, записывать наименование подразделения в трудовой книге следует только в случае, если это прописано как существенный пункт в трудовом договоре. Вписывается после этого наименование должности, специальности и профессии с указанием рабочей квалификации.

После этого следует уточнить, на какую должность принят человек. Затем вносятся записи в остальные графы: ставится порядковый номер, указывается дата приема на работу. В четвертой графе следует указать дату подписания приказа и его номер. На основании этого приказа или распоряжения работник принимается в фирму.

В трудовую книжку нельзя записывать сокращения и аббревиатуры. Все названия должны указываться полностью, а любые сокращения делают запись некорректной и подлежат исправлению в плановом порядке. Любые изменения, заносимые в трудовую книгу, должны быть отмечены в специальном журнале, который ведут в кадровом отделе. Этот документ в дальнейшем передается в архив, что позволяет в случае необходимости поднять записи и доказать наличие трудового стажа или решить другие спорные вопросы, возникающие в суде или при перерасчете в Пенсионном фонде РФ.

Процедура внесения изменений и исправлений

В соответствии с законом вносить изменения и исправления в трудовую книжку обязан работодатель. Он обязан сделать это по собственной инициативе, если была обнаружена ошибка или наступило какое-либо из оснований для внесения изменений (например, издан приказ о переводе работника на другую работу).

В то же время инициатива по внесению исправлений может исходить и от работника. Если работник обнаружил ошибку в записях трудовой книжки, он должен обратиться к своему работодателю. Чтобы зафиксировать факт обращения, соответствующее заявление должно быть составлено в письменной форме. Заявление вручается работодателю под подпись, либо направляется почтой заказным письмом с уведомлением о вручении.

К заявлению о том, чтобы изменить трудовую книжку, должны быть приложены копии документов, подтверждающих допущенную ошибку. Оригиналы документов необходимо предъявить работодателю, который может снять с них заверенные копии.

Мнение эксперта

Юрист по трудовому праву Ольга Смирнова

Необходимые исправления нельзя подтвердить со слов свидетеля. Все основания должны быть зафиксированы документально. Если документов нет, работнику, возможно, придется обратиться в суд за установлением нужных фактов. Исключением являются те случаи, когда свидетельские показания прямо допускаются законом, как доказательство при внесении записей в трудовую книжку – например, если произошла массовая утрата трудовых книжек в результате стихийного бедствия, или если они подтверждены решением суда.

Исправления и изменения вносятся в трудовую книжку аккуратно и без каких-либо сокращений. Все записи делаются черной, синей или фиолетовой ручкой, и при необходимости заверяются печатью.

Дополнительные вопросы

Можно ли пропускать строки в ТК

Надписи необходимо делать без пропуска строк. Тем не менее, если на предшествующей записи поставлена печать, которая занимает одну-две строки, то их нужно пропустить.

Вносить сведения о своей организации на чужую печать недопустимо.

Какой ручкой заполнять трудовую книжку

При внесении в книжку или вкладыш сведений о работе, а также при заполнении титульного листа, записи должны быть внесены аккуратно, без помарок. Для этого у кадровика должна быть шариковая ручка синего, фиолетового или чёрного цвета, которая не мажет, и не слишком бледная.

Запись должна служить долго и быть чёткой. В том случае если она размажется – её придётся восстанавливать. Переписать запись и признать её недействительной, могут и в том случае, если цвет текста сведений будет чрезмерно тусклым, что затруднит его прочтение.

Инструкции предусматривают также использование чернил. В настоящее время этим разрешением кадровики активно пренебрегают, так как практически не осталось специалистов, виртуозно владеющих каллиграфией, что требует применения чернил. Если при их использовании будет поставлена чернильная клякса – книгу могут посчитать испорченной.

Можно ли заполнять трудовую книжку гелевой ручкой? По поводу гелиевых ручек нет прямых указаний на запрет их использования. В то же время, их использование категорически не рекомендуется:

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Звоните: 8 800 511-39-66

Задать вопрос

1. Их использование может привести к порче странички трудовой, где с обратной стороны уже сделаны записи. Гелиевая паста может их повредить, сделав текст неразборчивым.
2. Гелиевая паста не всегда позволяет сделать запись разборчивой, так как оставляет за собой более широкую бороздку.
3. Гелиевые пасты сильнее размазываются и даже стираются, что в итоге может привести ТК в негодность.

Это тоже важно знать:
Причины увольнения с работы: основания расторжения трудового договора

При ненадлежащем использовании ручки или в случае внесения смазанных, некачественных записей, трудовая инспекция может назначить штраф.

Как заверить копию трудовой книжки

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, нужно на имя работодателя написать заявление. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

• в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
• по ;
• далее текст самого прошения (в нашем случае текст может быть такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
• дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок должна быть подготовлена и выдана заверенная копия трудовой.

ВАЖНО!Важно помнить, что с 01.07.2018 в силу вступил новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования у оформлению документов», который внес небольшие изменения в порядок заверения копии трудовой книжки.

Чтобы сделать все правильно, нужно придерживаться определенного алгоритма:

1. Сделать копии всех заполненных листов. При этом копии должны быть односторонними.
2. Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа нужно заклеить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько всего листов.
3. Заверять нужно каждую откопированную страницу (если не скреплять в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверять копии должен генеральный директор.
4. Затем лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», проставляет свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Можно поставить печать организации (если она есть), но законодательство не обязывает это делать.
5. Также нужно добавить еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
6. Иногда работник просит добавить «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (просят, как правило, банки).

Что делать, если запись пропущена

Записи не должны нарушать порядковые номера. Если такое произошло, внесение записи должно опираться на общий алгоритм исправления ошибки в ТК. То есть под очередным порядковым номером нужно внести запись о том, что была допущена ошибка (пропущена запись), а под следующим очередным номером внести её.

Но такие действия нельзя производить произвольно. Для того чтобы такая ошибка была исправлена, необходим специальный приказ и основания для исправления. Если запись была пропущена другим работодателем, необходимо:

1. Сделать запрос по факту допущенной ошибки.
2. Получить от виновного в ошибке необходимые документы.
3. Принудить его исправить допущенную ошибку.

Имейте в виду, что ошибку должен исправлять допустивший её работодатель. В некоторых сложных случаях добиваться исправления ошибки приходится через суд. Произвольное вмешательство недопустимо.

Это очень важно, так как пропущенная запись может появиться в двух случаях:

1. По ошибке одного из работодателей.
2. В случае мошеннических операций с трудовой книжкой со стороны самого работника.

В обоих случаях надлежит проявить бдительность и осторожность.

Когда можно использовать в написании ФИО букву «ё»

Многих волнует вопрос, можно ли использовать букву «ё» в написании имени или фамилии.

Ориентируйтесь на паспорт работника.

Если в паспорте прописана данная буква, то можете смело ставить ее.

Если же в паспорте написана «е», то вы не должны отклоняться от паспортных данных. Все предельно просто.

Исправления во вкладыш в трудовую книжку

Ошибки, допущенные во вкладыше к трудовой книжке, исправляются по общим правилам. В таком порядке можно исправить запись о номере вкладыша в трудовой книжке, или иные содержащиеся в нем данные.

Обычно при заполнении вкладыша ошибки происходят в данных о работнике. При первичном заполнении такой вкладыш подлежит замене. Стоимость нового бланка оплачивает работодатель, допустивший ошибку;

Если номер испорченного вкладыша уже был внесен в трудовую книжку, запись о нем исправляется в следующем порядке (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225):

• после штампа «выдан вкладыш» (ставится на внутренней стороне первой обложки трудовой книжки) должна быть сделана о. Указывается текущая дата, запись заверяется подписью сотрудника, заполняющего трудовую книжку, вписывается расшифровка подписи и ставится печать ;
• ниже должна быть сделана запись о выдаче нового вкладыша;
• далее заполняющий трудовую книжку сотрудник ставит подпись, расшифровку, печать и дату внесения новой правильной записи.

Изменения и исправления по решению суда

В случаях, когда основанием внесения изменений или исправлений служит решение суда или мировое соглашение сторон судебного спора, порядок внесения записей в трудовую книжку не меняется. Заполнение граф производится в том же порядке, который описан выше для внесения изменений в сведения о работнике, работе или работодателе.

Единственным отличием будет документ-основание для внесения записей – судебное решение или мировое соглашение. Судебное решение должно вступить в законную силу – как правило, это происходит в течение 10 дней после его принятия или в ряде случаев немедленно. Мировое соглашение должно быть обязательно утверждено определением суда в знак того, что разбирательство по делу прекращено. Подробнее об этом читайте здесь.

Пошаговая инструкция

Для того, чтобы грамотно внести запись, необходимо выполнить ряд несложных действий:

1. первым делом необходимо извлечь из личных дел все трудовые книжки работников;
2. следующим шагом необходимо ознакомиться с приказом о изменении названия организации;
3. трудовая книжка открывается на развороте, где была оставлена последняя запись о принятии на работу в вашу организацию;
4. сотрудник отдела кадров должен отступить от предыдущей записи одну строчку;
5. в крайней левой колонке указывается номер записи, арабскими цифрами;
6. в следующей колонке ставится дата заполнения трудовой книжки, например «13.07.2015 г.»;
7. заполнение третьей колонки – задание очень ответственное. Необходимо написать старое название организации, затем дату переименования ее на новое название и, соответственно, новое название. Например: «ООО Рога и копыта. 13.07.2015г. ООО Козы и овцы»;
8. последним шагом ставится печать организации и подпись руководителя.

Не забудьте подписать в крайней правой колонке номер и дату издания приказа. Запись должна выглядеть так: «Приказ от 13.07.2015г. № 236».

Образец записи в трудовую книжку о переименовании организации:

На основании чего вносятся подобные записи?

Основанием для появления такой записи в трудовой книжке – это изменение названия организации в учредительных документах. После переоформления в налоговой службе, работодатели и учредители изменяют учредительные документы и уже потом издают по организации локальный нормативно правовой акт, который ознакомит работников с фактом изменения названия организации.

Таким образом, можно назвать два основополагающих документа, которые приводят к внесению такой информации в трудовую: это учредительные документы и приказ.

Нужно ли издавать внутренний приказ и на основании его делать запись?

Внутренний приказ – это обязательный документ, который непременно нужно издать по организации перед тем, как начать вносить записи в трудовую. Граждане на правах работников должны знать о том, что вносимые изменения подтверждены документально.

Приказ составляется на основе учредительных документов, как правило, за день до внесения изменений. Также, приказ имеет свой порядковый номер и свою дату.

Именно эта информация о приказе также вносится в трудовую.На этом же основании производится и внесение в трудовую книжку сведений об образовании сотрудника, полученном во время работы. Как это сделать, читайте здесь.

Отличия в внесении записей о переименовании организации между ООО и ОАО и ЗАО

ООО, ЗАО, ОАО – все эти аббревиатуры – формы устроения юридических лиц. Есть разные способы их образования, но, увы, не важно, имя какого подразделения юридического лица из вышеперечисленных вы изменяете. Самое главное, что правила для всех одинаковые, меняются лишь названия и учредительные бумаги.

Таким образом, сотрудникам отдела кадров не стоит забивать голову ненужной информацией о различии в заполнении трудовых книжек по структуре юридических лиц. Правила едины для всех также, как едино и законодательство.

Это касается и случаев заполнения трудовой книжки совместителя.

Если испорчен бланк

Если ошибка была допущена в самом начале при первичном заполнении трудовой книжки, ее не нужно исправлять. Вместо этого необходимо заполнить все записи заново на новом бланке.

Старый испорченный бланк необходимо аннулировать в порядке, установленном пп. 40 и 41 Правил по ведению и хранению трудовых книжек:

• составить акт о порче и уничтожении бланка, вклеив в него вырезанный из испорченной трудовой книжки номер;
• внести запись в книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей в ней, указав серию и номер испорченного бланка;
• внести запись в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Ответственность за нарушение правил

Поскольку обязанность по ведению трудовых книжек возложена на работодателя, ответственность за несоблюдение установленного порядка несет также он. Ответственность за нарушения при внесении записей в трудовую книжку предусмотрена статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Организация может быть оштрафована на сумму от 30 до 50 тысяч рублей, должностные лица и индивидуальные предприниматели – на сумму от 1 до 5 тысяч рублей. Повторное нарушение обойдется дороже – до 70 тысяч рублей с юридического лица, и до 20 тысяч рублей с ИП и ответственных сотрудников работодателя. Они также могут быть лишены права занимать определенные должности (дисквалифицированы) на срок от года до трех лет.

Мы надеемся, что эта статья оказалась полезной для вас. Рекомендуем для решения конкретной юридической проблемы обратится к юристу. Приведенные в статье общие положения законодательства могут не учитывать специфику каждого возможного случая.

Каким образом изменить записи

Внесение изменений в трудовую книжку при совершении ошибки.

Как уже выяснилось, изменения в ТК могут вноситься при обнаружении недостоверной информации. Возникает это еще в случаях изменения личных сведений о рабочем, информации об его профессии, степени образования.

Чтобы изменить запись, стоит придерживаться порядка действий. После самой последней записи в книжке необходима постановка номера записи в первой графе по порядку, во второй графе зафиксировать дату изменения записи, после чего в графе 3 вывести информацию об отражении неверности или неточности предыдущей записи.

Затем пишется достоверная запись. При этом в четвертой графе обязательно нужно указать название документа, на основании чего правильная запись отражается в ТК.

Сходный порядок действий распространяется на многие ситуации по признанию недействительными сведений о:

1. Переводе на новое служебное место на постоянной основе.
2. Увольнении.
3. Незаконном увольнении.

Вся информация вносится на основании выпущенных приказов работодателя.

Внесение данных сведений осуществимо не позднее недели с момента выхода приказа. Здесь исключением будет являться увольнение – данная запись в обязательном порядке пишется в день увольнения.

Записи должны иметь соответствие с теми приказами, по которым они и были прописаны в ТК сотрудника.

Запрещены сокращения в ТК в момент отражения новой информации. Исправления вносятся исключительно на русском языке. Есть и исключения – трудовая книжка может содержать информацию, зафиксированную на двух языках, и вторым может являться язык той республики, которая входит в состав РФ и установила собственный государственный язык. Особых правил для ведения трудовой книжки на втором языке нет, но представляется, что сведения данного формата должны вноситься сразу же за первой, которая была написана на русском языке.

Со вносимыми изменениями в ТК работодатель должен проинформировать сотрудника. Гарантом ознакомления также будет являться личная подпись служащего в специальной карточке по форме № Т-2. Там же эта запись в обязательном порядке должна быть продублирована.