При ведении учета в программах 1С 8.3 и 8.2 с 2021 года важно отслеживать соответствие между фактической датой получения дохода, которая учитывается в регистре учета доходов (в ЗУП 3.0, Бухгалтерии 3.0 это регистр накопления Учет доходов для исчисления НДФЛ, в ЗУП 2.5 – регистр накопления НДФЛ Сведения о доходах) и той, которая учлась в регистре учёта налога (в ЗУП 3.0 и Бухгалтерии 3.0 это регистр накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ, в ЗУП 2.5 – НДФЛ Расчеты с бюджетом). Если между ними возникнет рассинхронизация, то в программе 1С возникнут ошибки при начислении налога.
Важно! Что бы избежать возможных ошибок по НДФЛ отслеживайте в программе 1С 8.3 (8.2) соответствие между датой дохода в регистре учета доходов и датой дохода в регистре учета налога, в противном случае в программе будут ошибки при начислении налога.
При регистрации каких-либо доходов в программе фиксируется дата фактического получения дохода. Для доходов с кодом 2000 – это последний день месяца начисления. Для иных доходов – это планируемая дата выплаты из соответствующего документа начисления. Когда рассчитывается налог, то в программе происходит анализ с какого именно дохода этот налог начисляется, и определяется дата фактического получения дохода, которая фиксируется в регистре учёта налога.
Почему может возникать разница в дате получения дохода, которая учитывается в регистре учёта доходов и регистре налогового учета по НДФЛ? Рассмотрим ниже.
Возможные ошибки при исчислении НДФЛ в программе 1С 8.2 ЗУП 2.5
Рассмотрим в программе 1С ЗУП 2.5 на примере документа «Отпуск». Начислили отпускные, которые изначально планировали выплатить 29.01.2016 г. По факту выплата производится 28.01.2016 г. Поэтому дату выплаты дохода в документе начисления отпуска мы изменяем на 28.01.2016 г. Эта дата попадает в регистр учета доходов.
В регистр учёта налога 1С 8.2 попадает дата из табличной части НДФЛ, которую мы видим на закладке «Оплата» документа «Начисление отпуска сотрудникам организаций». Дата здесь не поменялась, а осталась 29.01.2016 г.
Для того чтобы эта дата также изменилась, нам нужно либо перерасчитать документ полностью либо перерасчитать только НДФЛ. Если перерасчет по каким-либо причинам нежелателен или невозможен, то дату можно скорректировать вручную.
Смоделируем ситуацию, когда у нас имеется расхождение в датах получения дохода и проведем документ. Теперь покажем: какими ошибками это чревато дальше.
Смотрим в регистрах, что у нас возникло расхождение. В регистре учёта доходов у нас учтена дата 28.01.2016 г.
В регистр учёта налога записалось 29.01.2016 г.
Дальше мы выплачиваем отпускные. Проводим документ на выплату. Смотрим его движение по регистру учёта налога, который фиксирует фактически удержанный налог. Здесь записывается дата получения дохода 29.01.2016 г из регистра учета налога.
В форме 6-НДФЛ такая ситуация будет выглядеть следующим образом: дата фактического получения дохода (строка 100) – 29.01.2016 г., а дата удержания налога (строка 110) – 28.01.2016 г. Получилось, что мы налог удержали раньше, чем начислили доход, тогда как для доходов в виде отпускных выплат эти две даты (дата получения дохода и дата удержания налога) должны совпадать.
Но и это еще не всё! При начислении зарплаты программа 1С пытается выправить НДФЛ, привести его в соответствие. Поэтому сторнирует налог с даты получения дохода 29.01.2016 г. и начисляет в этой же сумме по состоянию на 28.01.2016 г.
Далее, при выплате зарплаты, точно также у нас фиксируется удержанный налог. Одна строка в НДФЛ с «минусом» от 29.01.2016 г, а вторая строка с «плюсом» от 28.01.2016 г.
В 6-НДФЛ добавляются еще две группы строк с 100 по 140. В одной все сторнируется, а в другой – все начисляется заново.
Чтобы такой ситуации не возникало, внимательно отслеживайте дату получения дохода, которая будет учтена в Регистре учета доходов и дату получения дохода, которая будет учтена в Регистре учета налога. Они должны совпадать.
Причины появления излишне удержанного НДФЛ и его отражение в программе 1С
При получении дохода сотрудником, организация, как налоговый агент, обязана исчислить НДФЛ с налогооблагаемых доходов работника, удержать его и перечислить удержанную сумму в бюджет (п. 1 ст. 226 НК РФ).
Излишне удержанный НДФЛ возникает следующих ситуациях:
- Вычеты предоставлены задним числом.
- При смене статуса с нерезидента на резидента.
- Выполнение каких-либо перерасчетов. Например, когда сотруднику была рассчитана з/пл за месяц, а впоследствии выяснилось, что был предоставлен отпуск без сохранения заработной платы.
Вычеты предоставлены задним числом
Рассмотрим как учитывается излишне удержанный НДФЛ в 1С 8.3 (8.2) ЗУП 2.5 и ЗУП 3.0 на примере, когда работник написал заявление на вычет задним числом. В остальных случаях действовать нужно аналогично.
Например, сотрудник предоставил заявление на предоставление вычета не в январе, а марте. Зарплата за январь, февраль уже посчитана и НДФЛ рассчитан.
Как зарегистрировать право на стандартный налоговый вычет по НДФЛ в 1С ЗУП 3.0 (2.5) смотрите в нашем видео:
Первый вариант события: когда итоговая сумма по НДФЛ за текущий месяц положительна
В 1С 8.3 ЗУП 3.0 вот так выглядит расчет з/пл за январь 2021 г.: облагаемый доход составит 16 500 руб. и налог с него 2 145 руб. Аналогичный расчет будет и за февраль 2021 г:
В марте 2021 года работница пишет заявление на предоставление ей вычета на одного ребенка:
При расчете з/пл за март 2021 обратим внимание на закладку НДФЛ. На закладке Начисления расчет будет такой же как в январе и феврале:
Во-первых, видим, что применился вычет в размере 1 400 руб. (заполнилась колонка Примененные вычеты). Во-вторых, помимо строки за март 2021 г., появляются строки за предыдущие месяца. Налог в размере -182 руб. соответствует сумме налога, который необходимо пересчитать с учетом вычета, т.е. 1 400 * 13% = 182 руб. Таким образом, в марте произойдет перерасчет НДФЛ и будут учтены суммы налога за январь и февраль. Выплачивая з/пл за март, налог будет удержан с учетом данного перерасчета:
В 1С 8.2 ЗУП 2.5 расчет будет аналогичным. Отличие состоит только в том, как будет введена информация по вычетам.
В 1С для учета зарплаты ред. 2.5 для того чтобы назначить сотруднику вычеты, необходимо открыть карточку физического лица (Рабочий стол – Кадровый учет – См.также – Физические лица или перейти из карточки сотрудника по ссылке “Более подробно о физическом лице..”), выполнить команду “НДФЛ” в верхней командной панели:
В окне Ввод данных для НДФЛ внести информацию по вычетам:
При расчете з/пл за март 2021 г. так же увидим перерасчет НДФЛ за январь и февраль 2021:
Выплачиваем з/п за март, проводим документ и посмотрим регистр накопления НДФЛ расчеты с бюджетом. В данном регистре с видом движения “Расход” (“минус”) фиксируется НДФЛ удержанный:
Посмотреть записи, которые получились в регистре НДФЛ расчеты с бюджетом, можно нажав в открытом документе Зарплата к выплате организаций кнопку Перейти – НДФЛ расчеты с бюджетом:
Второй вариант события: когда итоговая сумма по НДФЛ за текущий месяц отрицательная
В рассматриваемых примерах суммы налога за март 2021 хватило, чтобы в совокупности за три месяца сумма налога получилась положительной. Но бывает ситуации, когда суммы налога за текущий месяц может не хватить и налог в итоге получиться отрицательный.
В ЗУП 3.0 например, сотрудница Сокорина А.И отработала в марте всего один день, всё остальное время она взяла отпуск без сохранения з/пл.
Тогда при расчете з/пл за март 2021 у неё будет следующий расчет:
Налогооблагаемый доход составит 750 руб., НДФЛ с этой суммы – 98 руб. Но так как сотруднице положен вычет, то применится он не целиком, а только на 98 руб. Остальная сумма 182 – 98 = 84 руб. пойдет в зачет следующего расчетного месяца. Суммы за январь и февраль так же пойдут в зачет в следующем месяце. Такие суммы, которые не могут быть учтены в текущем расчете, появляются в колонке Налог к зачету, возврату.
Если в 1С ЗУП 8.3 данная колонка не видна, то включить её отображение можно с помощью кнопки Еще – Изменить форму. Данную колонку необходимо всегда контролировать, так как в ней ведется учет излишне удержанного НДФЛ. Программа 1С 8.3 ЗУП 3.0 ведет учет таких сумм отдельно и не предлагает их к выплате:
Произведем выплату з/пл за март и увидим, что сумма к выплате не увеличена на сумму излишне удержанного налога и равна 750 руб.:
Сформируем расчетный листок за март. Сумма излишне удержанного налога учитывается как долг за предприятием на конец месяца:
Посмотрим свод з/пл за март 2021, интересовать нас будет строка НДФЛ:
Как видим в общей сумме НДФЛ (6 545 руб.) есть сумма с излишне удержанным НДФЛ (-448 руб.), которая не должна влиять на удержанный налог. Согласно законодательству перечислить в бюджет нужно сумму удержанного НДФЛ, а в своде видим сумму исчисленного НДФЛ. Таким образом, сумму, которую необходимо перечислить в бюджет за март должна быть на 448 руб. больше, чем в своде.
В ведомости на выплату з/пл зафиксирован НДФЛ к перечислению в размере 6 993 руб., что на 448 руб. больше чем в своде (6 545 + 448 = 6 993 руб):
Выполним расчет з/пл за апрель 2021 г. и посмотрим на закладку НДФЛ:
По сотруднице Сокориной А.И происходит зачет излишне удержанного НДФЛ в размере 448 руб. Теперь уже сумма в колонке Налог к зачету, возврату стоит со знаком плюс:
В расчетном листке за апрель долг составляет сумму, в которую не входит излишне удержанный НДФЛ. Таким образом, сумма 448 руб. была зачтена. Об этом нам говорит информация выводимая “Справочно”:
Выплатим сотрудникам з/пл за апрель 2021 года:
Сумма НДФЛ по своду была 8 708 руб., а перечислить необходимо сумму 8 260 руб, что на 448 руб. меньше. Сумма удержанного налога отличается от исчисленного ровно за зачтенную сумму излишне удержанного НДФЛ.
Если в своде сумма НДФЛ содержит отрицательные значения, то при перечислении НДФЛ в бюджет данные суммы не должны быть учтен. Соответственно, сумма в своде и сумма при выплате по НДФЛ никогда не будут равными. Так же, если отрицательные суммы будут зачтены в следующем месяце, то сумма в своде по НДФЛ не будет равна сумме на перечисление НДФЛ в бюджет.
Кроме того, сумма излишне удержанного НДФЛ может быть зачтена в расчете следующего месяца. Работник может написать заявление и ему будет возвращен излишне удержанный налог.
Смена статуса с нерезидента на резидента
Если излишне удержанный НДФЛ возник в результате смены статуса с нерезидента на резидента, то налог не подлежит возврату, а может быть зачтен только в расчете следующих месяцев. Если по окончании налогового периода не вся сумма зачлась, то организации подает информацию об излишне удержанном НДФЛ в налоговую и налоговая сама возвращает данную сумму работнику после его обращения.
Возможные ошибки при исчислении НДФЛ в программе 1С 8.3 ЗУП 3.0.
В программе 1С ЗУП 3.0 дата получения дохода также учитывается в двух регистрах: Регистре учета доходов и Регистре учета налога. Например, рассмотрим документ «Отпуск». В Регистр учета доходов идет дата выплаты из основной формы документа.
А в Регистр учета налога – дата из формы «Подробнее о расчете НДФЛ».
Эти две даты должны совпадать. Но если мы меняем дату в основной форме документа, автоматически происходит изменение даты в форме «Подробнее о расчете НДФЛ». Здесь проще, программа ЗУП 3.0. сама нам гарантирует, что эти даты будут совпадать.
Единственное, в текущем релизе программы 1С есть ошибка для документа «Больничный лист». Если он выплачивается с зарплатой, и мы меняем дату выплаты, то в этом случае дата получения дохода в форме «Подробнее о расчете НДФЛ» сама не меняется.
Здесь нужно сделать перерасчет, либо поменять дату в форме «Подробнее о расчете НДФЛ» вручную.
Для всех других случаев, дата учета НДФЛ должна меняться автоматически при дате выплаты. Но на всякий случай, этот момент проверяйте, контролируйте совпадение дат.
Возможные ошибки при исчислении НДФЛ в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
Что касается программы 1С Бухгалтерия 3.0, здесь также есть два межрасчетных документа «Больничный лист» и «Отпуск». Также здесь есть дата выплаты и при изменении этой даты все меняется автоматически. Дата получения дохода для НДФЛ изменяется также автоматически. Но, на всякий случай, проверяйте.
Возможные ошибки при исчислении НДФЛ
Также при исчислении НДФЛ, мы должны обращать внимание на дату начисления налога. Это актуально для программ третьей версии. Дата начисления налога должна быть строго до даты удержания налога. Если на момент удержания налога, сам налог не начислен, то удерживать, собственно, нечего.
Важно! Отслеживайте в программе 1С: даты межрасчетных документов – это дата начисления налога, если на момент выплаты налог не начислен, то он не будет удержан.
Особенно это актуально для незарплатных доходов, так как в качестве даты начисления налога фиксируется дата документа. Таким образом, в третьей версии дата документа «Отпуск», дата документа «Больничный» и других документах тоже важна.
Как уведомить налогоплательщика об излишнем удержании НДФЛ
Вы как налоговый агент должны сообщить физическому лицу о том, что с его доходов был излишне удержан НДФЛ, в течение 10 рабочих дней после обнаружения (п. 6 ст. 6.1, п. 1 ст. 231 НК РФ).
Сообщение можно составить в произвольной форме, каких-то специальных требований на этот счет не установлено. Укажите в нем период излишнего удержания налога, размер НДФЛ к возврату и попросите предоставить банковские реквизиты для перечисления суммы налога.
Направить это сообщение вы вправе любым способом, в бумажной или электронной форме. Но лучше предварительно согласовать это с физическим лицом (Письмо Минфина России от 16.05.2011 N 03-04-06/6-112 (п. 1)).
Возможные ошибки в межрасчетных документах на примере 1С 8.3 ЗУП 3.0
На примере программы 1С ЗУП 3.0 в документе «Отпуск» планируемая дата выплаты 28.01.2016, но дату документа установим 30.01.2016 г., то есть позже планируемой даты выплаты. Проведем его.
Запись Регистра учета налога у нас сформировалась по состоянию на 30.01.2016 г.
Если мы выплачиваем отпускные раньше даты документа – 28.01.2016 г. как и планировали, заполняем ведомость, видим – не заполняется НДФЛ удержанный. По состоянию на 28.01.2016 нет исчисленного налога. Соответственно, при проведении такой ведомости НДФЛ удержанный не регистрируется.
Если с датой документа все нормально и она раньше планируемой даты выплаты:
То при заполнении ведомости тоже все будет хорошо, налог будет определен. При проведении Ведомости зафиксирован как удержанный налог.
Возможные ошибки в межрасчетных документах на примере 1С Бухгалтерия 3.0
В программе 1С Бухгалтерия 3.0 все тоже самое. Важна дата документа. Рассмотрим на примере документа «Отпуск». Планируемая дата выплаты – 28.01.2016 г., а дату документа намеренно поставим позже, например, 30.01.2016 г. Проведем документ.
Исчисленный налог зарегистрировался по состоянию на 30.01.2016 г.
После проведения выплаты, причем не в Ведомости, а именно выплату «Выдача наличных» или списание с расчетного счета раньше, чем дата документа «Отпуск», то удержанный налог не регистрируется, не определяется и не фиксируется в Регистре.
Поэтому важна дата документа, если мы поставим 28.01.2016 г. и перепроведем выдачу наличных, то запись по НДФЛ удержанному сформировалась, все попало в Регистр и дальше попадет в форму 6-НДФЛ.
Будьте внимательны! В программе 1С Бухгалтерия 3.0 это особенно важно, потому что НДФЛ удержанный не отображается в Ведомости, то есть в самой экранной форме ошибок не наблюдаем, не видим. Но если заглянуть в Регистр, то можно такой момент отследить. Поэтому в программе 1С Бухгалтерия 3.0 при выплате зарплаты, смотрите и проверяйте как зафиксировался НДФЛ удержанный, смотрите движение по Регистру «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ».
В каком порядке и за счет каких средств нужно вернуть сумму излишне удержанного НДФЛ
Вы должны вернуть физлицу сумму излишне удержанного НДФЛ в безналичной форме. Перечислите деньги на его счет в банке по реквизитам, которые указаны в заявлении на возврат (п. 1 ст. 231 НК РФ).
Вернуть НДФЛ можно только тому физлицу, из доходов которого было излишнее удержание. Возврат другим лицам, в том числе наследникам физлица, не предусмотрен Налоговым кодексом РФ (Письмо Минфина России от 07.03.2013 N 03-04-06/7028).
Средства для возврата вы получаете за счет уменьшения предстоящих платежей по этому же налогу. То есть вместо перечисления НДФЛ в бюджет нужно перечислить сумму излишне удержанного налога физлицу. Причем не важно, с чьих доходов удержан этот налог: с доходов физлица, которому необходимо его вернуть, или с доходов других лиц (п. 1 ст. 231 НК РФ). Для возврата также не имеет значения, какие именно доходы выплачивает агент и по какой ставке они облагаются налогом (Письмо Минфина России от 05.12.2012 N 03-04-06/4-342).
Пример возврата излишне удержанного НДФЛ за счет налога с доходов других лиц
В результате ошибки бухгалтера у работника организации А.А. Иванова за период январь – март был излишне удержан НДФЛ в общей сумме 4 000 руб.
За апрель А.А. Иванов получил заработную плату в размере 15 000 руб. НДФЛ в размере 1 950 руб. (15 000 руб. x 13%) с его заработной платы не удерживался в связи с излишним удержанием налога. Остаток излишне удержанного НДФЛ в размере 2 050 руб. (4 000 руб. – 1 950 руб.) ему был возвращен за счет налога, удержанного при выплате дивидендов участникам организации.
Возможные ошибки в межрасчетных документах на примере 1С 8.2 ЗУП 2.5
Что касается программы 1С ЗУП 2.5, то в текущем релизе дата документа, например, «Отпуск» – никак не влияет на расчет удержанного НДФЛ. Например, возьмем начисление отпуска с планируемой датой выплаты 28.01.2016 г. и поменяем дату документа на 30.01.2016 г. после этого перепроведем Ведомость на выплату зарплаты. Посмотрим движение по Регистрам.
Программа 1С ЗУП 2.5 НДФЛ удержанный увидела и зарегистрировала его. Поэтому даты документа здесь не так важны.
Но такой механизм, когда программа пытается удержать все начисленное по состоянию на конец месяца, который применяется в программе 1С 8.2 ЗУП 2.5, имеет свои недостатки и ведет к другим проблемам, которые мы рассмотрим в следующем вопросе, когда будем говорить об НДФЛ удержанном.
Поставьте вашу оценку этой статье: (
3 оценок, среднее: 4,67 из 5)
Зарегистрированным пользователям доступны более 300 видеоуроков по работе в 1С:Бухгалтерия 8, 1С:ЗУП
Зарегистрированным пользователям доступны более 300 видеоуроков по работе в 1С:Бухгалтерия 8, 1С:ЗУП
Я уже зарегистрирован
После регистрации на указанный адрес Вы получите ссылку на просмотр более 300 видеоуроков по работе в 1С:Бухгалтерия 8, 1С:ЗУП 8 (бесплатно)
Отправляя эту форму, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности и даете согласие на обработку персональных данных
Войти в кабинет
Забыли пароль?
Излишне удержанный НДФЛ – что делать?
Изучим, как вернуть излишне удержанный НДФЛ в программе 1С 8.3 (8.2) для кадров.
Как вернуть излишне удержанный НДФЛ в 1С ЗУП 8.3 (ред.3.0)
- Формируем документ на возврат налога: раздел Налоги и взносы – Возврат НДФЛ:
- Документ на выплату з/пл, в котором уже видим, что сумма выплачивается в размере 1 198 рублей (750 руб. (з/пл) + 448 руб.(возвращенный НДФЛ):
В расчетном листке видим, что образовалась сумма излишне удержанного НДФЛ и в этом же месяце она была зачтена, то есть возвращена и выплачена вместе в з/пл за март 2021 года:
В случае возврата НДФЛ, необходимо вручную внести запись в регистр Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ для корректного отображения информации по НДФЛ к перечислению. Для это создадим документ Переносы данных. Выберем в настройке состава регистров – регистр накопления Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ. Заполним его как “расход” с суммой “-448,00″:
Тем самым мы скорректировали информацию по перечисленному НДФЛ в бюджет на сумму возврата.
О возможных ошибках при удержании НДФЛ в 1С ЗУП 3.0 смотрите в нашем видео уроке:
Как вернуть излишне удержанный НДФЛ в 1С ЗУП 8.2 (ред.2.5)
Допустим, сотрудник берет отпуск без сохранения с 01.03.16 по 30.03.16.
Таким образом, в марте он отработал всего 1 день:
Рассчитаем ему з/пл за март 2021 и увидим, что образовалась сумма НДФЛ со знаком минус, то есть возник излишне удержанный НДФЛ:
Данная сумма не увеличивает сумму к выплате и хранится в отдельном регистре НДФЛ к зачету. Посмотреть его можно нажав на кнопку Перейти в проведенном документе Начисление зарплаты:
При возникновении излишне удержанного НДФЛ в регистр помещается запись со знаком “+”. В расчетном листке за март долг на конец месяца составляет 909,45 руб их них 364,00 руб – это сумма излишне удержанного НДФЛ:
Сумма излишне удержанного НДФЛ не должна увеличить сумму к выплате. Что и видим, сформировав документ на выплату з/пл за март 2016 г. Сумма к выплате равна 545,45 = 909,45 -364,00 руб:
При проведении документа выплаты регистрируется нулевая сумма удержанного налога, и таким образом возникает разница между исчисленным и удержанным НДФЛ. Исчисленный налог можем посмотреть в своде по з/пл или в расчетных листках сотрудников:
В своде за март 2021 в сумме НДФЛ исчисленный 1 716,00 руб. лежит отрицательная сумма налога. Перечислять в бюджет нужно сумму удержанную, то есть за март 2021г. должна быть перечислена сумма на 364 руб. больше, чем видим по своду.
Увидеть сумму, которую должны перечислить за март 2021г. можно в отчете Анализ начисленных налогов и взносов на дату, когда была выплачена з/пл за март. В нашем примере – это 05.04.2016. В колонке НДФЛ удержанный будет указана сумма подлежащая перечислению в бюджет:
Возможно два сценария работы с таким НДФЛ:
- либо зачитывают в следующих месяцах;
- либо его возвращают по заявлению сотрудника.
Сумма излишне удержанного НДФЛ засчитывается следующих месяцах
Рассчитаем з/пл за апрель 2021. У сотрудника Новенький С.С. налогооблагаемый доход равен 12 000 руб.- 1 400 руб. (вычет) = 10 600 руб. НДФЛ с данного дохода 10 600*13% = 1 378 руб. – это видим на закладке НДФЛ:
При проведении данного документа формируется запись в регистр накопления НДФЛ к зачету, но уже со знаком “-“, то есть сумма, которая ранее была записана в этот регистр со знаком “+” в марте 2016 г., данным документом списалась:
При выплате з/пл за апрель сумма “К выплате” будет больше на 364 руб:
Сформируем отчет Анализ НДФЛ на дату выплаты з/пл за апрель 2016 г. (на 04.05.2016) и посмотрим – сколько необходимо перечислить в бюджет НДФЛ за апрель 2021 года. И как видно из отчета эта сумма 3 094, 00 руб. меньше суммы по своду 3 458,00 руб. на 364, 00 руб:
