В процессе своей деятельности организация оформляет множество разнообразных документов, каждый из которых несет свою смысловую нагрузку. Правильное заполнение, реквизиты, полнота указываемой информации регулируются законодательством. Небольшим организациям в учете и отчетности делаются ощутимые поблажки со стороны налоговой службы. Более крупные компании несут всю налоговую нагрузку. Кто может подписывать первичные документы и другие виды, как их правильно оформлять и отражать в учете — эти и другие сведения будут рассмотрены в данной статье.
Виды документов в организации
Компании ежедневно совершают хозяйственные операции, которые необходимо сразу же отражать в бухгалтерском, управленческом и налоговом учете. Что такое первичные документы? Это как раз отражение этих операций, выступающее также как доказательство того, что они состоялись. Затем в целях анализа, систематизации, контроля, прогнозирования и для осуществления других экономических процедур все документы по операциям регистрируются в специальные справочники и журналы — регистры учета. А по завершении отчетного периода, исходя из информации обо всех операциях, готовится отчетная документация, являющаяся итоговым отражением деятельности компании за определенный срок.
Что такое первичный документ
Суть первичного документа — фиксация факта осуществленной операции. Документ выписывается в момент ее совершения или сразу после него. В нем отражается ряд реквизитов, необходимых для подтверждения реальности операции, установления участвующих в ней лиц, а также ее состава. Организация должна соблюдать все требования, выставленные законодательством и контролирующими органами в отношении первичной документации. К требованиям относится и вопрос о том, кто может подписывать первичные документы. Законодательством выпущено достаточно инструкций, постановлений и законов. Самым главным правовым актом, регламентирующим оформление первички, считается ст. 9 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Подпись первичных учетных документов
Компании могут использовать любой вид электронной подписи, предусмотренный Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее – Закон № 63-ФЗ).
В комментируемом письме Минфина России от 05.03.2019 № 03-03-07/14313 чиновники разъясняют, что, согласно статье 6 Закона № 63-ФЗ, документ, который подписан простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признают электронным и равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью. Таким образом, хозяйствующие стороны при оформлении первичных учетных документов могут организовать электронный документооборот, применяя простую электронную подпись.
Закон № 63-ФЗ обозначает три вида электронной подписи, которые в целом различаются степенью защищенности и сложности получения: простая электронная подпись; усиленная неквалифицированная электронная подпись; усиленная квалифицированная электронная подпись.
Для целей бухгалтерского учета электронные первичные документы допускается заверять подписью любого вида из трех, предусмотренных Законом № 63-ФЗ.
Для налогового учета есть ограничения. Информация, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
Расходы, которые учитывают в расчете налога на прибыль, должны быть документально подтверждены, в частности, первичными учетными документами (ст. 313 НК РФ). Как ранее упоминалось, “первичка” должна содержать обязательные реквизиты, одним из которых является личная подпись лиц, ответственных за оформление сделки. Первичный документ, составленный в электронном виде, подписывается электронной подписью.
Таким образом, если первичный учетный документ соответствует требованиям Закона № 402-ФЗ, а также подписан электронной подписью, он может являться основанием для формирования данных налогового учета, а также подтверждать доходы и расходы компании в целях обложения налогом на прибыль.
Электронные документы можно также подписывать простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, если это предусмотрено соглашением между участниками электронного взаимодействия. Но для того, чтобы списать налоговые расходы на основании “первички”, подписанной простой или неквалифицированной подписью, в соглашении с контрагентом должен быть оговорен порядок проверки подписи.
Что касается подписания электронных счетов-фактур (п. 6 ст. 169 НК РФ), а также при осуществлении электронного взаимодействия с налоговыми органами необходимо применять только усиленную квалифицированную электронную подпись.
Примеры первичной документации
Каждый день компания совершает определенные действия: закупает товары, выставляет счета, отгружает продукцию, оплачивает закупки и налоги, приходует и расходует денежные средства в кассе. Все эти операции оформляются первичными документами. Для точного отражения в учете перечисленных действий используют следующие формы документов:
- ТОРГ-12 или транспортная накладная;
- счет-фактура;
- приходные и расходные кассовые ордера;
- акты выполненных работ и услуг;
- акты передачи материальных ценностей;
- товарно-транспортная накладная;
- платежные поручения и выписки банка;
- требование на выдачу материальных ценностей.
К этому списку можно добавить достаточно много примеров используемой в компании первичной документации. Главное отличие ее от учетных регистров и отчетности — оформление документа в процессе операции или с незначительным опозданием.
Регламент
Образцы первичных документов утверждаются Госкомстатом, Министерством финансов и законом о бухгалтерском учете. Также выходят региональные требования и положения. Самым главным законодательным актом, регламентирующим работу бухгалтера, является 402-ФЗ. Ст. 9 подробно расписывает правила ведения документации.
Законодательными органами чуть ли не ежеквартально выпускаются очередные поправки к существующим положениям, новые нормативно-правовые акты, публикуются изменения в ведении учета и отчетности. Именно поэтому бухгалтера все время поднимают квалификацию, подписываются на специализированные тематические издания и пытаются быть в курсе всех новостей налогового и бухгалтерского учета. Несоблюдение требований может повлечь за собой крупные штрафы, массу редактирований существующей отчетности и другие санкции.
Реквизиты документов
Законодательством предусмотрены обязательные реквизиты первичных документов, которые должны указываться организацией. Их наличие определяет, учтутся ли документы в итоговой отчетности при вычете сумм из налогооблагаемой базы, принят ли будет факт совершения хозяйственной операции, не будет ли претензий у ФНС в отношении легальности операций.
К обязательным реквизитам первичных документов можно отнести следующие сведения:
- наименования поставщика, покупателя, грузополучателя и плательщика за перевозку;
- банковские реквизиты, ИНН, физический и юридический адрес компаний;
- номер и дата документа;
- номенклатура, которая была перемещена, куплена или продана при осуществлении операции;
- единицы измерения, количественное и стоимостное выражение номенклатуры;
- итоговая сумма по всем позициям в документе;
- подписи, должности, расшифровки подписей ответственных лиц;
- марка, номер машины, данные водителя при осуществлении перевозки;
- количество мест, масса и категория перевозимого груза;
- основание оформления документа, номер и дата договора, информация о спецификации, сертификатах, экспертизах, если такие проводились.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Если главный бухгалтер является учредителем компании, имеет ли он право подписывать договора?
Ответ: В данном случае подписывать документы он может только при наличии доверенности на право подписи. Такую доверенность выдает руководитель предприятия. В иных случаях подписывать договора от имени компании может только руководитель. Иные правила могут также предусматриваться Уставом компании.
Вопрос: Ручкой какого цвета можно подписывать первичные документ и счета-фактуры?
Ответ: По общим правилам требований к цвету чернил нет. Все записи в первичных документах можно делать чернилами, шариковой ручкой или химическим карандашом. Однако использовать все же лучше чернила синего, фиолетового или черного цвета.
Вопрос: Главного бухгалтера в нашей организации нет, как должно документально оформляться право подписи лица сторонней компании, осуществляющей наш бухгалтерский учет.
Ответ: Для этого нужно, чтобы в договоре на оказание услуг по бухучету было прописано следующее:
- Полномочия главного бухгалтера передаются сторонней организации.
- Лицо, являющееся представителем сторонней компании, имеющее право подписи документов за главного бухгалтера. Указать следует его ФИО, данные паспорта, должность, которую он занимает в сторонне организации.
- Право на подписание каких документов передается лицу сторонней компании по договору.
Если такой договор будет заключен и в нем прописаны все указанные моменты, то при подписании документов указывать нужно будет следующее: «Главный бухгалтер (согласно договора от ___ № ___)», где будет указан номер и дата договора, заключенного со сторонне компанией.
Кто может подписывать первичные документы
Немалое внимание уделяется подписи документов. Очень важно, чтобы лица, которые заверяют первичку, были уполномочены на совершение этого действия. Еще одно обязательное условия оформления, касающееся подписей, — все лица, так или иначе участвующие в процессе хозяйственной операции и являющиеся ответственными лицами, обязательно должны поставить свою подпись в документе. Итак, кто может подписывать первичные документы:
- генеральный директор компании или индивидуальный предприниматель;
- главный бухгалтер;
- кладовщик, отпустивший товар;
- водитель, принявший товар к перевозке;
- кладовщик, принявший товар на склад;
- специалист, принявший к учету документацию;
- сторонний перевозчик, если он участвовал в процессе доставки.
Подписание денежных документов
Если документ содержит хозоперацию с деньгами, то подписывать его должны 3 лица:
- руководитель;
- главный бухгалтер.
К таким документам в том числе относятся документы, содержащие финансовые и кредитные обязательства. Это документы, которыми оформляют:
- договора кредита или займа;
- коммерческий, товарный кредит;
- финансовые вложения компании.
В данном случае заменить главного бухгалтера могут:
- специалист организации, но которого возложены обязанности по ведению бухгалтерского учета (например, в компании вовсе отсутствует главбух);
- сотрудник, уполномоченный подписывать документы (при этом на него должна оформляться доверенность на подписание первичных бухгалтерских документов).
Важно! Если на денежных, расчетных документах, финансовых и кредитных обязательствах отсутствует подпись главного бухгалтера, то они являются недействительными и не могут приниматься к исполнению. Такое же требование действует, если на документе отсутствует подпись лица, ведущего бухучет вместо главбуха или уполномоченного подписывать документ.
Доверенность на подпись
Право подписи первичных документов можно передать доверенному лицу. Это довольно часто встречающаяся практика в компаниях, где происходит большое количество реализаций и поступлений товаров, а директор занят другими делами, разъездами и прочей деятельностью, касающейся функционирования организации. Для того чтобы поручить подпись первичной документации другому человеку, надо соблюсти ряд правил. Так, работник, осуществляющий заверение документации, должен быть официально устроен в компании с оформлением трудового договора и записью в трудовую книжку. В компании должны храниться все необходимые данные по работнику. Естественно, он должен обладать специальным образованием, понимать смысл и правила оформления документооборота. Последнее и самое важное — на него должна быть оформлена надлежащим образом доверенность.
Доверенность оформляется на конкретного работника с указанием его паспортных данных, места прописки, фактического места жительства и должности в организации. Выписывают ее на определенный срок. Если трудовой договор срочный — на период его действия. Если работник трудится без сроков договора, доверенность выписывают на год.
В предыдущем варианте рассматривался пример с операционистом бухгалтерской базы или бухгалтером, в обязанности которого входит подпись первички в течение всего рабочего времени. Есть ситуации, когда доверенность выписывают на других должностных лиц — водитель, экспедитор, инженер, механик. Пример такого случая — самовывоз водителем купленного товара с территории поставщика. Для оформления документов, получения права на забор груза и его транспортировку организация выписывает доверенность. Она состоит из двух частей — сам документ и его корешок. Первая часть остается поставщику, корешок забирает компания. Такая доверенность выписывается сроком до 10 дней с указанием фирмы, в которой работник должен получить ТМЦ.
Базовые сведения ↑
Любые хозяйственные операции, проводимые в организации, должны оформляться оправдательной документацией. Именуется таковая первичными учетными документами.
На основании их осуществляется бухгалтерский учет. Одним из основных требований к первичным документам является присутствие на них подписи ответственного лица.
При этом действительным документ становится только при его заверении лицом, обладающим правом на подпись первичных документов.
Перечень лиц, владеющих правом на подпись первичной документации, должен быть ратифицирован специальным приказом. Некоторые представители организации обладают данным правом в силу занимаемой должности.
Иногда этот перечень фиксируется в учетной политике организации. В отдельных случаях право подписи может предоставляться третьим лицам.
Прежняя редакция «Закона о бухучете» требовала, чтобы перечень лиц, располагающих правом подписи первичных документов, утверждался непосредственно руководителем организации при согласовании с главным бухгалтером.
В откорректированном законодательстве не предусматривается ни утверждения, ни согласования с кем бы то ни было.
И все же Минфин считает, что список лиц с правом подписи первичной документации должен утверждаться руководителем.
Четкое распределение полномочий внутри организации предотвратит возникновение неясностей и недопонимания.
Определения
Подписью именуется собственноручная роспись должностного лица либо полномочного представителя субъекта, подтверждающая подлинность документа либо заверяющая его копию.
Подпись относится к обязательным реквизитам практически любого официального документа. Состоит реквизит «Подпись» из:
- наименование должности подписавшего документ лица;
- личной росписи;
- расшифровки росписи (фамилия и инициалы).
Важным нюансом является то, на каком документе ставится подпись. При оформлении документа на бланке не требуется указание названия организации в составе реквизита «Подпись».
Если документ оформлен на обычном листе, то указание наименования организации обязательно.
Право подписи первичной документации означает, что подписанный таким образом документ имеет абсолютную юридическую силу. То есть считается официальным документом при любых обстоятельствах.
Что относят к данной категории
К первичной документации причисляются документы, содержащие исходные данные в итоге проведения какой-то хозяйственной операции.
Например, к таковой относятся: • акты; • платежные поручения; • товарные накладные; • выписки с расчетного счета; • кассовые ордера; • бухгалтерские справки и пр.
В бухгалтерском учете обойтись без первичной документации попросту невозможно. Такими документами оформляются любые хозяйственные операции в момент их свершения или сразу по окончании.
Именно на основе первичных документов осуществляются все дальнейшие бухгалтерские процедуры.
Основным предназначением первичных учетных документов является подтверждение юридической силы произведенных хозопераций.
При этом устанавливается ответственность отдельных исполнителей за осуществленные операции. Для большей части первичных документов предусмотрены унифицированные формы.
При отсутствии оной организация вправе сама разработать форму документа. Но в любом случае первичный документ должен обязательно иметь такие реквизиты как:
- название документа;
- дата составления;
- название организации;
- содержание хозоперации;
- перечень ответственных должностных лиц;
- личные подписи ответственных лиц.
Правовая база
ФЗ №129 ст.9 от 21.11.1996 гласит, что оформление документов первичного характера требует наличия обязательных реквизитов.
То есть в каждом первичном документе наличествовать должна личная подпись ответственного за проведение операции лица.
Согласно Приказу Министерства Финансов РФ №34н от 29.07.1998 все документы, сопровождающие оформление хозяйственных операций с материальными активами, должны подписываться руководителем организации и главным бухгалтером либо полномочными лицами.
Электронная подпись
Первичка может быть подписана и другим способом — электронным. Условием является ведение электронного документооборота, наличие соответствующего программного и технического обеспечения и сертификата электронной подписи. На человека, имя которого фигурирует в сертификате, также необходимо оформить доверенность. После прохождения всех процедур по настройке и оформлению электронного документооборота и подписей работник сможет ставить самостоятельно на основании доверенности свою подпись вместо подписи главного бухгалтера, директора и других предусмотренных доверенностью лиц.
