Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Нормативная база

«Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»

Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 N 1155 «Об утверждении федерального государственного образовательного стандарта дошкольного образования»

Приказ Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Зачем нужна номенклатура дел

Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), номенклатура дел — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения. Образец номенклатура дел организации 2020 года мы приведем ниже.

Основные задачи документа:

• классификация и учет;
• облегчение поиска необходимых бумаг;
• помощь при передаче дел и составлении описей;
• системная подготовка рабочих документов к отбору для дальнейшего хранения или уничтожения.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

ВАЖНО!

Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива. В таком случае направьте письменный запрос о предоставлении разъяснений, как будет вестись номенклатура дел, сроки хранения документов и статьи на 2020 год для вашего учреждения.

Для кого обязательна

В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

• государственные и муниципальные;
• негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
• негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2021 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по 5.27 КоАП РФ.

КАТЕГОРИИ ПЕРЕХОДЯЩИХ ДЕЛ

Основные категории переходящих дел:

• организационно-правовые документы (устав организации, свидетельства о регистрации и постановке на учет и др., т.е. все то, что обозначается понятием «учредительные документы»);

• локальные нормативные акты (положения, инструкции, регламенты, правила);

• личные дела работников;

• судебные дела;

• переписка с конкретными адресатами по отдельным вопросам;

• учетные формы, которые ведутся годами.

Организационно-правовые документы и ЛНА «переходят» столько же лет, сколько и действуют. Некоторые из них, например уставы или наборы учредительных документов в небольших организациях, – с первого и до последнего дня существования организации. ЛНА могут переходить или до специальной их отмены, или тоже до ликвидации.

Приведем пример.

Личные дела работников являются переходящими ровно столько лет, сколько человек работает в организации. Как только его уволили, личное дело закрывается.

Судебное дело закроют после того, как суд вынесет окончательное решение и никто из сторон не будет решение обжаловать, а все примутся выполнять возложенные на них судом обязательства.

Переписка с организацией по конкретному вопросу тоже может переходить из года в год. Распространенная ситуация – организация ведет дело «Переписка по профильной деятельности», причем ведет правильно: располагает входящие и исходящие письма в порядке «запрос-ответ», по хронологии запросов. Однажды к концу года заводится переписка с неким адресатом, причем вопрос явно не закроется в этом году. Например, организации переписываются по поводу заключения договора. Сначала (тоже письменно) оговариваются условия, затем организации обмениваются протоколами разногласий по оферте. На это могут уйти месяцы. Чтобы не «тянуть» все дело о переписке в следующий год из-за одного адресата, целесообразно выделить именно эту переписку в отдельное дело (Пример 2).

Учетные формы в управленческой системе документации принято ежегодно заводить вновь, то есть закрывать эти дела 31 декабря и открывать заново 1 января. Но в других системах, например в системе кадровой документации, встречаются книги и журналы регистрации, которые ведутся много лет. Например, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которую ведут в отделе кадров, или ее «ближайшая подруга» – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, которая «проживает» в бухгалтерии.

Виды

Номенклатура дел бывает трех видов:

• типовая (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
• примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
• индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую).

В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются.

Порядок формирования и утверждения

Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2021 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.

Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:

• документы о создании организации (положение, устав);
• документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
• штатное расписание;
• номенклатуру дел предыдущих лет;
• регистрационную форму организации;
• типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Перечислим основные этапы ее утверждения:

• разрабатывается подразделением организации;
• подписывается начальником подразделения;
• утверждается приказом руководителя предприятия. Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Пересмотр и уточнение номенклатуры дел отдела кадров

Перечень дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров — не исключение.

Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, окажется, что появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка, муниципальное ведомство, «спускавшее» приказы, было переименовано, а кто-то из сотрудников придумал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых — учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.

Ежегодное уточнение номенклатуры дел — это:

• обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
• обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.

В результате изучения документов отдела и уточнения номенклатуры выясняется, что, например, в течение 2015 г. в отеле кадров были заведены новые дела (пример 3):

Пример 3. Новые дела, которые должны быть включены в номенклатуру дел на следующий год

а из номенклатуры дел на 2021 г. исключаются следующие дела:

• 24-21 «Переписка с ООО «Адвокат» по оперативным вопросам правового обеспечения деятельности по управлению персоналом»;
• 24-25.01 «Документы по делу № В36-448093/2014 (Касимова Р. А.)»;
• 24-25.02 «Документы по делу № В36-468965/2014 (Демидов М. С.)».

Полученная информация будет учтена при составлении номенклатуры дел на следующий год, и на ее основании будут внесены актуальные изменения в действующую номенклатуру.

Вносим изменения в актуальную номенклатуру дел

При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года (см. пример 2). Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце раздела и при необходимости заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (пример 4). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации.

Пример 4. Внесение изменений в действующую номенклатуру дел (фрагмент)

Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают.

Обратиет внимание!

Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.

Что такое переходящие дела?

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом (п. 3.4.9 Основных правил).

Например, если организация в 2015 г. ввязалась в судебную тяжбу с бывшим работником, которая явно продолжится и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому вопросу, будет переходящим. И если в 2015 г. ему был присвоен индекс 24-25.03, то он таким и останется до тех пор, пока судом не будет вынесено окончательное решение.

Если в организации появился новый отдел

Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, состав его дел должен быть внесен в сводную номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с чистой таблицей, которую заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.

Например, в середине 2015 г. из состава отдела кадров в самостоятельное структурное подразделение выделился отдел труда и заработной платы. Он будет внесен в сводную номенклатуру дел 2015 г. года под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2021 г. раздел «Отдел труда и заработной платы» встанет после раздела «Отдел кадров» и получит порядковый номер 25. При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо. В таких случаях на переходящих делах ставится о.

Выводы:

1. Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале года, а завершать — до конца декабря.
2. Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые:
3. вновь заведены в уходящем году;
4. не будут вестись в подразделении в будущем году.
5. Если обнаружатся дела, заведенные в течение года и не отраженные в актуальной номенклатуре дел, они вносятся в действующую номенклатуру дел от руки в специально оставленные для этого строки.

Версия для печати

Структура документа

Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в Приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, в номенклатуре следует указать:

1. Индекс.
2. Наименование.
3. Количество единиц хранения — измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
4. Срок хранения и № статей по перечню — указание на то, сколько времени следует хранить дело, со ссылкой на нормативный акт, которым этот срок установлен.
5. Примечание. Заполняется по мере необходимости.

Порядок заполнения формы

То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2021 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже.

Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к ДОУ это Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 № 1155, который раскрывает этот стандарт подробно. Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения. К нашему вопросу он не относится. А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:

• к структуре образовательной программы;
• условиям реализации;
• результатам освоения программы.

То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

Присвоим каждому делу индекс и наименование.

Индекс дела по номенклатуре дел (образец):

• 01 — структуры образовательных программ;
• 02 — ход реализации образовательных программ;
• 03 — результаты освоения образовательных программ.

Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01. Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:

• 01-01;
• 01-02;
• 01-03.

Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:

• 01-01/… начинаем с единицы и до конца года;
• 01-02/…;
• 01-03/….

Номенклатура дел в ДОУ на 2021 год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года.

Образец номенклатуры дел на 2021 год

Дела (тома) в «1С:Документооборот»

Чтобы регистрировать дела и тома, используется одноимённый справочник в разделе файлов и документов, можно также перейти на него из карточки заголовка по номенклатуре дела.

Кнопкой «Создать» определяются нужные тома. В карточке тома или дела отмечается соответствующая номенклатура, индивидуальный номер, период и место хранения, число листов.

Когда дело закрыто с отметкой нужной галочки, то в списке оно отмечено с замком. Чтобы отображать тома (дела), можно отбирать их — закрытые, открытые, архивные, уничтоженные, показать все. Ещё вариант классификации — фирма и подразделение.

Список томов (дел) доступен на закладке «Дела-тома» через справочник «Номенклатура дел».

Определение сроков хранения

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

• временному до 10 лет;
• временному от 10 лет;
• постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

• основным является «Перечень типовых управленческих архивных документов…», утвержденный Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558;
• сроки хранения технической документации содержатся в «Перечне типовых архивных документов…», утвержденном Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182.

В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Что касается бухгалтерских и налоговых документов (номенклатура дел бухгалтерии на 2021 год с новыми сроками хранения), то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Хранение документов отдела кадров также регламентировано законодательно в КоАП РФ. Номенклатура дел отдела кадров на 2021 год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации.

Где хранится

У каждого экземпляра свое место хранения:

• первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
• второй применяют в работе;
• третий является учетным документом в архиве предприятия, если он есть;
• четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
• остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

Сводная номенклатура дел, образец

Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.

Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Изменение в номенклатуре дел на 2021 год

Росархив утвердил новый перечень документов со сроками хранения – ТП 2021 (приказ от 20.12.2019 № 236). При этом у части документов сохранились сроки хранения из прежнего перечня – ТП 2010 (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Обзор изменений сроков хранения документов

Росархив ввел новую отметку о сроке хранения – 50/75 лет.

Ставить ее надо на отдельные дела. Например, трудовые договоры, документы о приеме, переводе и увольнении. Срок зависит от того, когда помещены в дело на хранение. Если до 1 января 2003 года, храните их 75 лет, после – 50 лет (сноска к перечню, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Раньше срок хранения этих документов составлял 75 лет.

Когда составлять номенклатуру дел

Составляйте номенклатуру дел в последнем квартале текущего года. Готовую номенклатуру ежегодно уточняйте в ноябре-декабре. Конкретные сроки и ответственных лиц определите в приказе (подп. 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018). Назначьте ответственными тех, кто знает документооборот. Это могут быть делопроизводитель или секретарь (профстандарт, утв. приказом Минтруда от 15.06.2020 № 333н). Если в образовательной организации есть структурные подразделения, дополнительно привлеките их руководителей. Поручите сформировать отдельную номенклатуру дел для своего подразделения, а при централизованном документообороте – раздел для сводной номенклатуры дел.

Какие дела включить в номенклатуру

Список дел, из которых будет состоять номенклатура, определите самостоятельно. Для этого распределите по видам, направлениям деятельности, тематике все документы, которые образуются в процессе деятельности образовательной организации (п. 1.1.1.2 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018). Руководствуйтесь перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Он содержит необходимое деление. Например, согласия на обработку персональных данных, если их не включили в личные дела работников, – это одно дело, а документы об обработке персданных – другое.

Все дела сгруппируйте в тематические разделы. Заголовки сформулируйте так, чтобы они отражали состав дел. Например, дела с уставными и организационными документами следует объединить в раздел «Руководство (канцелярия)», об организации образовательной деятельности – в раздел «Образовательная и методическая деятельность». Руководствуйтесь перечнем Росархива № 236. Наименования отдельных его разделов могут совпадать с названиями разделов номенклатуры дел образовательной организации. Например, «Кадровое обеспечение», «Охрана труда».

Как определить сроки хранения дел для номенклатуры

Сроки хранения дел смотрите в типовых, ведомственных и иных перечнях (п. 4.17 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Два основных утверждены приказами Росархива от 20.12.2019 № 236 и Минпросвещения от 30.12.1980 № 176.

Также используйте типовые и примерные номенклатуры дел (подп. 1.1.1.5 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018). Например, примерную номенклатуру дел школы приводит Минобразования в письме от 20.12.2000 № 03-51/64.

Как оформить номенклатуру дел

Проконтролируйте, чтобы ответственный использовал унифицированную форму, которую Минкультуры утвердило приказом от 31.03.2015 № 526. Для номенклатуры дел детского сада и школы надо взять форму из приложения 25, а для структурных подразделений – из приложения 26.

Проверьте содержание номенклатуры. Ответственный должен заполнить все графы – их пять. Для проверки используйте инструкцию по делопроизводству образовательной организации и примерную инструкцию Росархива, утвержденную приказом от 11.04.2018 № 44.

Графа 1 «Индекс дела».

Убедитесь, что индекс состоит из двух частей: кода и порядкового номера. Они должны быть указаны, как требует инструкция по делопроизводству образовательной организации (п. 6.18 Правил, утв. ). Код – это номер либо буквенное обозначение структурного подразделения по штатному расписанию. Порядковый номер – последовательный номер дела в номенклатуре. Например, индекс может выглядеть так: «11-08» или «А-03».

Графа 2 «Заголовок дела».

Изучите наименование и документы дела. Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать состав и содержание документов дела. Например, дело с приказами о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением и т. п. можно назвать «Приказы по личному составу (отпуска)». Проконтролируйте, чтобы в графе не было неконкретных формулировок. Например: «Разное», «Общая переписка».

Графа 3 «Количество дел».

Содержание графы зависит от времени проверки. Если проверяете номенклатуру дел перед тем, как утвердить, графа должна быть пустой. Ее заполняют после того, как закончился календарный год, – указывают фактическое число дел, которые образовались за 12 месяцев. Если дело состоит больше, чем из одного тома, то дополнительно прописывают номера томов и крайние даты документов каждого тома. Например: «Т.1 – 11.01.2021-30.06.2021, Т.2. – 01.07.2021-30.12.2021». Дело делят на тома, если его объем превышает 250 листов. Электронные дела на тома не делят.

Графа 4 «Срок хранения дела».

Убедитесь, что сроки хранения соответствуют типовому или ведомственному перечню либо типовой или примерной номенклатуре. Подробнее о сроках хранения читайте в отдельном разделе рекомендации.

Графа 5 «Примечание».

Содержание графы зависит от времени проверки. Если проверяете номенклатуру дел перед тем, как утвердить, графа должна содержать специальные сроки хранения дел и отметки о том, что дело перенесено с предыдущих годов. Например, «Переходящее с 2021 года». В течение года графу должны дополнять о, должностью и Ф.И.О работника, которой сформировал дело. В графу также могут вносить также другую информацию. Например, о том, что дело ведется в электронном виде или предано в архив образовательной организации

Как согласовать номенклатуру дел

Поручите подписать номенклатуру дел делопроизводителю, а завизировать – руководителю архива (подп. 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018). Подпись и визу работники должны поставить на последнем листе номенклатуры дел.

В конце номенклатуры надо поставить грифы о согласовании. Для этого направьте номенклатуру на рассмотрение экспертной комиссии образовательной организации. После согласования проекта номенклатуры дел, представитель комиссии в графе согласования укажет дату и номер протокола заседания комиссии. Если детский сад и школа – источник комплектования государственного или муниципального архива, дополнительно направьте номенклатуру экспертно-проверочной комиссии областного архивного учреждения. Согласовывать с этим учреждением надо, если изменились функции и структура образовательной организации, а если ничего не менялось – один раз в пять лет (п. 4.18 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Как утвердить номенклатуру дел

Утверждайте номенклатуру дел в конце текущего года и вводите ее в действие с 1 января следующего календарного года (подп. 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018). Например, в 2020 году утверждайте номенклатуру дел на 2021 год.

Утвердить можно одним из двух способов: грифом или приказом. Если выбрали первый способ, поставьте в верхнем правом углу номенклатуры гриф «УТВЕРЖДАЮ». Впишите в него наименование вашей должности. Ниже поставьте подпись, инициалы и фамилию, дату утверждения и печать образовательной организации. Второй способ используйте, если утверждаете номенклатуру раньше, чем она начнет действовать, например в ноябре – начале декабря. После того как подпишете приказ, поставьте на номенклатуре гриф «УТВЕРЖДЕНО», а ниже укажите дату и номер приказа.

Как хранить номенклатуру дел

Храните подлинник номенклатуры в кабинете секретаря или делопроизводителя (подп. 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018).

Поручите ответственному снять с подлинника копии. Количество копий определите самостоятельно, но не менее двух. Первую копию используйте в качестве рабочего документа. Вторую – передайте в архив образовательной организации как учетный документ. Каждому из структурных подразделений выдайте выписку из номенклатуры, чтобы они формировали исполненные документы в отдельные дела (подп. 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018).

Когда изменить номенклатуру дел

Внесите в номенклатуру изменения, если: • законодатель принял нормативные акты, которые устанавливают новые заголовки и сроки хранения дел образовательной организации; • надо исключить дела, которые образовательная организация больше не ведет; • надо включить дела, которые ранее не планировали вести.

Если изменений немного, утвердите их приказом. Для этого в преамбуле укажите основание изменений – реквизиты нормативного или локального акта. В распорядительной части пропишите раздел номенклатуры и правки, которые в него вносите. При больших изменениях примите новую редакцию номенклатуры или оформите корректировочный лист. Делайте это в том же порядке, в котором принимали номенклатуру.

Как закрыть номенклатуру дел

После завершения календарного года обяжите ответственного за работу с номенклатурой выполнить три действия.

Первое действие

– посчитать количество томов каждого дела, которые работники сформировали за год. Эти сведения надо внести в третий раздел номенклатуры «Количество дел (томов)». Если работать с некоторыми делами в текущем году не закончили, попросите указать эти сведения в пятом разделе «Примечание». Например, в 2021 году можно поставить о.

Второе действие

– на основании данных третьего раздела оформить итоговую запись. Ее составляют на последнем листе номенклатуры в виде таблицы. В первых двух графах ответственный должен отразить сведения о количестве заведенных дел постоянного и временного хранения. В третьей – данные о делах, которые не были завершены делопроизводством в уходящем году и переходят на следующий. В четвертой – о делах с отметкой ЭПК (п. 1.1.1.6 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018).

Третье действие

– оформить номенклатуру дел и все изменения к ней в дело. На обложке дела ответственный должен указать даты, когда его завели и окончили. Например, если номенклатуру на 2021 год утвердили 20 декабря 2021, то даты должны быть указаны так: 20.12.2020 – 30.12.2021. Готовое дело «Номенклатура дел» надо передать в архив образовательной организации на постоянное хранение (ст. 157 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

© Материал из Справочной системы «Образование»

Экспертиза ценности документов

Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.