С 18 февраля 2021 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. В частности, он регламентирует сроки хранения в организации договор различного вида и характера. Основные позиции приводим в этом материале с пояснениями.
Также смотрите:
- Сколько нужно хранить учредительные документы: новые сроки с 2020 года
- Сколько хранить документы, связанные с учетом имущества: сроки с 2020 года
Что изменилось
Новые сроки хранения договоров с 18.02.2020 прописаны в различных пунктах упомянутого приказа Росархива.
Сначала обобщим основные изменения.
| ВИД ДОКУМЕНТА | ИЗМЕНЕНИЕ СРОКА ХРАНЕНИЯ С 18.02.2020 |
| Договор дарения (пожертвования) недвижимого и движимого имущества | Теперь – до ликвидации организации вместо постоянного хранения |
| Договор лизинга | 5 лет после истечения срока действия или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. По прежнему перечню хранить нужно было постоянно. Аналогичные изменения затронули все документы по лизингу – списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписка (ст. 97 нового перечня) |
| Документы по залогу недвижимости | 10 лет вместо постоянного хранения. Как для лизинга, срок считают с момента истечения действия договора или выкупа имущества. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу. |
| Договор мены недвижимости | До ликвидации организации, а не 5 лет. Уточнено, что отсчитывают не только с истечения срока действия договора, но по прекращении обязательств по соглашению. |
| Договор поручения | 15 или 10 лет в зависимости от вида имущества вместо 5 лет |
| Договор кредита или займа с условием о залоге имущества | 10 лет Касается также документов, подтверждающих предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров). |
| Паспорта сделок | 15 лет, а не постоянно. Не распространяется на кредитные организации: для них по-прежнему 15-лет |
Если какой-либо договор/соглашение/контракт, документ (акты, протоколы разногласий к нему) не указан в отдельных статьях приказа Росархива, действует общее правило: его хранят 5 лет с правом потом взять на постоянное хранение. Но только по истечении срока его действия или прекращения обязательств по нему.
В основном, договоры организации связаны с кадрами или управлением и распоряжением имуществом. В последнем случае это регулирует п. 1.3.1 приказа Росархива. Вот несколько важных позиций из него:
| ВИД ДОКУМЕНТА | СРОК ХРАНЕНИЯ | ПРИМЕЧАНИЕ |
| Соглашения об определении долей в праве собственности и документы (списки имущества, акты) к ним | До ликвидации организации | – |
| Переписка о разделе долевой совместной собственности юридических лиц | 5 лет | – |
| Документы (акты, балансы, заключения, решения) по подтверждению правопреемства имущественных прав и обязанностей при реорганизации юридических лиц | До ликвидации организации | – |
| Переписка по вопросам установления прав на движимое и недвижимое имущество | 5 лет | – |
| Документы (заявления, договоры, свидетельства, постановления, распоряжения, планы, паспорта, выписки) по оформлению земельных участков в собственность | До ликвидации организации | – |
| Переписка по земельным вопросам | 5 лет | – |
| Договоры купли-продажи земельных участков, зданий, строений, сооружений, помещений и документы (акты, документы по экспертизе, правоустанавливающие документы, разрешения на строительство (1) и ввод в эксплуатацию) к ним | До ликвидации организации | (1) В органах и организациях, выдающих разрешения на строительство – 15 лет после ввода объекта в эксплуатацию |
| Договоры купли-продажи имущественного комплекса и документы к ним (решения, протоколы, акты, аудиторские заключения, реестры всех обязательств, балансы, уведомления) | До ликвидации организации | – |
| Документы (заявки, акты оценки, переписка) по продаже движимого имущества | 10 лет (1) | (1) После продажи |
| Договоры доверительного управления имуществом, в том числе ценными бумагами | 10 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Акты о передаче имущества в доверительное управление | 10 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Документы (акты, решения) о передаче собственником имущества в оперативное управление, хозяйственное ведение организации | До ликвидации организации | – |
| Договоры (контракты) аренды (субаренды), безвозмездного пользования имуществом; документы (правоустанавливающие документы, акты приема-передачи, технические паспорта, планы, кадастровые планы, схемы, расчеты) к ним: | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору (2) По договорам (контрактам) аренды (субаренды), безвозмездного пользования государственным, муниципальным имуществом – 15 лет ЭПК (могут быть отобраны на постоянное хранение) (3) Объектов культурного наследия – Постоянно (4) Природоохранных зон – Постоянно | |
| а) недвижимого имущества; | 10 лет (1) (2) (3) (4) | |
| б) движимого имущества | 5 лет (1) (3) | |
| Уведомления о прекращении действия договоров (контрактов) аренды (субаренды), безвозмездного пользования зданиями, строениями, сооружениями, помещениями, земельными участками и иным имуществом | 10 лет | – |
| Договоры залога; документы (заявки, правоустанавливающие документы по предметам залога, расчеты стоимости, заключения, акты, переписка) к ним | 10 лет (1) | (1) По истечении срока действия договора или выкупа имущества; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
| Договоры мены: | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору | |
| а) недвижимого имущества; | До ликвидации организации | |
| б) движимого имущества | 5 лет (1) | |
| Договоры проката | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Договоры поручения: | (1) При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу | |
| а) по недвижимому имуществу; | 15 лет (1) | |
| б) по движимому имуществу | 10 лет (1) | |
| Договоры на представление интересов государства в органах управления акционерных обществ, акции которых находятся в государственной собственности | 5 лет ЭПК (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Директивы о порядке голосования представителю интересов Российской Федерации в органах управления акционерных обществ, акции которых находятся в государственной собственности | Постоянно | – |
| Поручения по голосованию представителям акционерных обществ в органах управления дочерних и зависимых обществ | 5 лет (1) | (1) После продажи акций дочерних и зависимых обществ или их ликвидации |
| Доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании владельцев ценных бумаг, участников (учредителей), пайщиков | Постоянно | – |
| Доверенности на участие в органах управления (советах директоров, годовых и внеочередных собраниях акционеров) акционерных обществ, акции которых находятся в государственной, муниципальной собственности | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия или отзыва |
| Договоры купли-продажи ценных бумаг, долей, паев | До ликвидации организации | – |
| Документы (сертификаты, передаточные акты, выписки по счету депо, реестродержателей), подтверждающие переход прав собственности на ценные бумаги | До ликвидации организации | – |
| Документы (добровольное предложение, обязательное предложение, конкурирующее предложение, уведомление, требование, банковские гарантии, копии отчета оценщика, рекомендации, информации, заявления, отчеты о принятии предложения, решения, требования, предписания), касающиеся приобретения более 30 процентов акций акционерного общества | 5 лет (1) | (1) По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в государственной и муниципальной собственности – Постоянно |
| Документы (решения, заявления, отзывы, уведомления, отчеты, списки владельцев ценных бумаг, сообщения, требования, информации, заключения), касающиеся приобретения и выкупа размещенных ценных бумаг их эмитентом | 5 лет | – |
| Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей | 5 лет | – |
| Документы (подписные листы, заявки на приобретение акций, листы подтверждения, карточки учета доходов акционеров) по акционированию | 5 лет ЭПК | – |
| Акционерные соглашения, договоры об управлении и распоряжении акциями | До ликвидации организации | – |
| Решение о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспект ценных бумаг (основная, дополнительная часть), программа облигаций и условия выпуска (дополнительного выпуска) облигаций в рамках программы облигаций, а также изменения в них; отчет об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, уведомление об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, заявление для получения разрешения на размещение и (или) организацию обращения эмиссионных ценных бумаг российских эмитентов за пределами Российской Федерации; уведомления Центрального банка Российской Федерации о государственной регистрации (регистрации) на этапах эмиссии, о квалификации финансовых инструментов, уведомление о выдаче разрешения на размещение и (или) обращение ценных бумаг за пределами Российской Федерации, уведомление об аннулировании индивидуального номера (кода) дополнительного выпуска эмиссионных ценных бумаг | До ликвидации организации | – |
| Отчеты эмитента: | (1) Присланные для сведения отчеты эмитента за 1 квартал – До минования надобности. (2) При отсутствии отчета за 1 квартал – Постоянно | |
| а) за 1 квартал (отчетного) года; | Постоянно (1) | |
| б) за 2 – 4 кварталы (отчетного) года | 5 лет (2) | |
| Списки лиц, осуществляющих права по ценным бумагам и списки владельцев ценных бумаг, составленные в целях исполнения обязанностей, предусмотренных федеральными законами | До ликвидации организации | – |
| Списки аффилированных лиц | До ликвидации организации | – |
| Реестры владельцев ценных бумаг (1), выписки из реестров владельцев ценных бумаг | Постоянно (2) (3) | (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. (2) На постоянное хранение в государственные, муниципальные архивы передаются в случае прекращения ведения или ликвидации организации (3) Выписки из реестра – 5 лет |
| Договоры на ведение реестра владельцев ценных бумаг, акт приема-передачи документов и информации реестра | 10 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора |
| Лицевые счета владельцев ценных бумаг | 5 лет (1) | (1) После перехода права собственности на ценные бумаги |
| Ведомости на выплату дивидендов (доходов) по ценным бумагам и иных выплат | 50/75 лет | – |
| Переписка о начислении (выплате) дивидендов (доходов) по ценным бумагам и иных выплат | 5 лет | – |
| Ведомости на выдачу компенсаций гражданам за причинение ущерба на финансовом и фондовом рынках | 5 лет (1) | (1) После выплаты компенсации |
| Журналы, книги учета выдачи выписок из реестров владельцев ценных бумаг | 5 лет | – |
| Сообщения о существенных фактах, содержащие информацию, подлежащую раскрытию на рынке ценных бумаг | 5 лет (1) | (1) При возникновении споров, разногласий сохраняется до принятия решения по делу |
| Списки инсайдеров | 5 лет (1) | (1) После замены новыми |
| Документы (требования, запросы), являющиеся основанием для передачи списков инсайдеров организаторам торговли | 5 лет (1) | (1) С даты направления или получения требования, запроса организатора торговли о передаче списка инсайдеров |
| Информационные сообщения, подтверждающие передачу списков инсайдеров организаторам торговли | 5 лет (1) | (1) С даты передачи организатору торговли списка инсайдеров |
| Документы (запросы, требования, уведомления, предписания) Центрального банка Российской Федерации, организатора торговли о предоставлении инсайдерами информации о совершенных ими операциях | 5 лет (1) | (1) С даты направления или получения запроса о предоставлении инсайдерами информации о совершенных ими операциях |
| Уведомления о совершенных инсайдерами операциях | 5 лет (1) | (1) С даты предоставления инсайдерами информации о совершенных ими операциях |
| Локальные нормативные акты (приказы, решения), устанавливающие порядок доступа к инсайдерской информации, правила охраны ее конфиденциальности и контроля за соблюдением требований законодательства Российской Федерации о противодействии неправомерному использованию инсайдерской информации и манипулированию рынком, правила внутреннего контроля по предотвращению, выявлению и пресечению неправомерного использования инсайдерской информации и (или) манипулирования рынком, условия совершения операций с финансовыми инструментами лицами, включенными в список инсайдеров, и связанными с ними лицами | 5 лет ЭПК (1) | (1) После замены новыми |
| Журналы (базы данных) учета уведомлений о включении лиц в список инсайдеров или исключении из него | 5 лет | – |
| Журналы (базы данных) учета, регистрации уведомлений, запросов и предоставления инсайдерской информации | 5 лет | – |
| Договоры об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации | 5 лет ЭПК (1) | (1) По истечении срока действия исключительного права |
| Договоры лицензионные о передаче прав на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора |
| Журналы, базы данных регистрации договоров (контрактов) аренды (субаренды), безвозмездного пользования: | (1) По договорам (контрактам) аренды (субаренды), безвозмездного пользования государственным, муниципальным имуществом – 15 лет ЭПК. (2) Объектов культурного наследия – Постоянно (3) Природоохранных зон – Постоянно | |
| а) недвижимого имущества; | 10 лет (1) (2) (3) | |
| б) движимого имущества | 5 лет (1) (3) | |
| Журналы, базы данных регистрации договоров: | – | |
| а) об отчуждении (приобретении) недвижимого имущества; | До ликвидации организации | |
| б) покупок, продаж движимого имущества | 5 лет |
Кроме того:
- трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении – нужно хранить 50/75 лет и потом с правом взять на постоянное хранение;
- документы (договоры, акты, сведения) о реорганизации организации – хранят постоянно;
- учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества – постоянно;
- договоры, заявки, доказательные материалы, декларации на оказание услуг по добровольному подтверждению соответствия – 5 лет после истечения срока действия декларации;
- договоры об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации и лицензионные договоры о передаче прав на их результат – 5 лет;
- соглашения (договоры) о неразглашении информации ограниченного доступа – 3 года после истечения срока неразглашения;
- договоры, соглашения между участниками информационного взаимодействия – 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения, после прекращения обязательств по ним;
- контракты (договоры) о закупках отдельными видами юридических лиц – 5 лет после истечения срока действия контракта (договора), прекращения обязательств по ним.
Остальные позиции по договорам ищите в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.
Читать также
26.01.2021
Последствия нарушения сроков
Важно знать, сколько хранятся договоры в архиве (5, 10 лет или больше), так как это имеет значение для налогообложения. По ст. 120 НК возможно привлечение к налоговой ответственности за грубое нарушение правил учета объектов налогообложения и первичных документов. Хотя контракт обычно не относится к первичным документам, в судебной практике встречались случаи признания его подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Ст. 126 НК предусматривает ответственность за непредставление документации для проведения налогового контроля.
В КоАП перечислены составы правонарушений: грубое нарушение требований к бухучету (ст. 15.11) и нарушение правил формирования архивов (ст. 13.20). Эти нормы применяются при несоблюдении периодов сохранности, установленных в приказе Росархива.
Правовые документы
- ст. 23
- ст. 283 НК
- ст. 120 НК
- Ст. 126 НК
- ст. 15.11
- ст. 13.20
Как правильно организовать хранение договоров?
Если Ваша компания постоянно взаимодействует со сторонними предприятиями, рекомендуется хранение договоров в электронном архиве. Ведь именно здесь фиксируются все бумаги, подписанные руководителем. После регистрации договоров сотрудник канцелярии может разнести их копии по отделам, которым поручено исполнение. Если же фирма не столь велика и ответственного делопроизводителя в ней нет, хранение договоров обычно поручают юридическому отделу, а копии предоставляют в бухгалтерию.
Внутренняя регистрация
Как бы то ни было, прежде чем поступить на хранение, любой из договоров обязательно должен пройти внутреннюю регистрацию. Будь то международный контракт на поставку авиадвигателей или простой договор об уборке помещения — каждой бумаге должен быть присвоен индивидуальный номер и найтись место в архиве. Современный вариант — сделать этот архив электронным. Для этого все бумаги сканируются и нумеруются, после чего найти и распечатать любую из них будет предельно просто.
Хранение договоров и их регистрация в электронном архиве
Cделать электронный архив договоров без опыта подобной работы очень тяжело. Одна незначительная ошибка — и Вы уже не сможете восстановить историю деятельности фирмы за нужный период. Даже если неточность закралась в информационную базу лишь один раз, она тянет за собой целый ряд других ошибок в регистрации и хранении договоров. В итоге получается эффект «падения фигурок домино».
Видео по теме:
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
- через форму (внизу), либо через онлайн-чат
- Позвоните на горячую линию:
Приняв нового сотрудника на должность, работодатель оформляет с ним трудовой контракт.
В журнал для их учета и регистрации записывается вся нужная информация о трудовых сделках, совершенными со специалистами организации.
Регистрируются как заключенные новые трудовые договора, так и дополнительные соглашения к уже существующим контрактам с изменениями условий.
Типовые периоды
На практике хранение договоров может осуществляться в течение периодов:
- Ограниченных датой. При определении срока во внимание принимаются условия дополнительных соглашений.
- Не ограниченные датой. В содержании соглашения может присутствовать, например, такая формулировка, как «до полного погашения обязательств».
Отдельную категорию составляют документы постоянного хранения. К ним относят учредительные бумаги, соглашения о приобретении имущества, аренды и пр.
