Обязанности бухгалтера по первичной документации: функциональные и должностные

В штатном расписании может быть указано несколько бухгалтеров (без определения направления деятельности). А значит, принимая на работу бухгалтера на первичную документацию, нужно предусмотреть описание его деятельности (определить участок обслуживания) и обозначить все обязанности.

Чтобы грамотно и эффективно организовать работу с первичной документацией, очертить круг полномочий и обязанностей специалиста этой области, руководство компании должно сделать следующее:

предусмотреть в штатном расписании предприятия достаточное количество бухгалтеров, чтобы была возможность принять на работу необходимых сотрудников, в том числе специалиста, занимающегося первичными бухгалтерскими документами;
разработать должностную инструкцию бухгалтера по первичной документации с указанием всех его трудовых обязанностей и ознакомить с ней специалиста;
в приказе о приеме (переводе) на работу обозначить участок обслуживания.

В приказе о приеме и должностной инструкции работник должен поставить свою подпись. Это является подтверждением того, что он ознакомлен со своими обязанностями.

Кто может претендовать на должность бухгалтера по первичной документации

Подбирая специалиста на вакансию бухгалтера по первичной документации, работодатель должен обратить внимание на следующее:

наличие у соискателя диплома об образовании по специальности «бухгалтерский учет, анализ и аудит»;
наличие у соискателя диплома об образовании по специальности «экономист» или «финансы и кредит» и документа о переквалификации, полученного по окончании курсов бухгалтерского учета;
стаж работы соискателя не менее одного года, а также его опыт работы с первичной документацией;
знание соискателем нормативно-правовой законодательной базы РФ по вопросам бухгалтерского учета;
работоспособность, коммуникабельность, внимательность, аккуратность, усидчивость и т. д.;
уровень знания ПК — уверенный или продвинутый пользователь.

Руководство компании имеет право самостоятельно дополнять список требований к соискателю в зависимости от специфики деятельности предприятия, но все обязанности непременно должны прописываться в должностной инструкции.

Необходимые для работы знания

Какие моменты должен усвоить рассматриваемый специалист за все время обучения? Существует определенный перечень документов и нормативных актов, необходимость знать которые входит в обязанности бухгалтера по первичной документации. Что сюда можно отнести? Вот что прописывает специальная должностная инструкция:

перечень основных бухгалтерских терминов и понятий;
все необходимые материалы, пособия и рекомендации;
уставы организации, в которой работает специалист;
правила внутреннего распорядка на предприятии;
приказы и распоряжения руководства (в том числе те, что периодически выпускаются);
должностную инструкцию;
технику безопасности и охрану труда.

Работник должен не просто качественно знать все представленные положения, но и уметь их грамотно применять на практике. Проще говоря, бухгалтер не должен нигде и никогда ошибаться. Любая, даже самая мелкая ошибка в работе специалиста может привести к самым нехорошим последствиям.

Должностная инструкция бухгалтера по первичной документации

Одним из документов кадровой документации является должностная инструкция. Этот локальный акт имеет весомую роль в организации труда на любом предприятии. Распределить обязанности между сотрудниками бухгалтерии можно только с помощью нее.

Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

Как выбрать систему налогообложения, чтобы сэкономить на платежах
Как минимизировать налоги и не заинтересовать налоговую
Как создать электронную подпись быстро и без проблем

Итак, в должностной инструкции специалиста по первичной документации обязательно должен быть прописан участок обслуживания и все трудовые обязанности, которые сотрудник будет выполнять в процессе работы. Также в ней необходимо указать непосредственного начальника, то есть человека, проверяющего результаты труда и контролирующего выполнение обязанностей. Чаще всего это главный бухгалтер или его помощник.

Кроме этого, должностная инструкция бухгалтера по первичной документации должна содержать информацию о том, чем он должен руководствоваться в процессе трудовой деятельности (нормативно-правовая база, методический материал, рекомендации и т. д.). Также в ней необходимо указать навыки, квалификацию и теоретические знания, которыми должен обладать специалист, ведь от этого напрямую зависит качество выполняемой им работы. Еще одним обязательным пунктом является описание ответственности, к которой могут привлечь работника за некачественное выполнение или невыполнение обязанностей.

Исправление ошибок в первичной документации

Статья 9 закона “О бухгалтерском учете” запрещает исправлять ошибки в ПД бухгалтерии, однако случается так, что ошибка все же была допущена, и теперь ничего не осталось, кроме как грамотно ее устранить. Ошибки по причинам возникновения делятся на три типа:

те, что возникли по неграмотности бухгалтера;
к появлению которых привело небрежное отношение работника бухгалтерии;
возникшие по причине неисправности вычислительной техники.

Последовательность действий при исправлении ошибки в ПД:

Перечеркнуть тонкой линией неправильную запись так, чтобы ее было видно;
Написать над исправлением то, что должно быть записано;
Проставить пометку “Исправленному верить” на полях формы;
Оставить подпись ответственного работника, фамилию и инициалы;
Указать дату исправления.

Должностные и функциональные обязанности бухгалтера по первичной документации

Специалисту по «первичке» для грамотного оформления документации, ее учета и работы с клиентами компании необходимо знать следующие элементы нормативно-правовой базы:

законодательную базу РФ, касающуюся бухгалтерского учета, а именно основные положения ФЗ № 402 от 06.12.2011, положения по бухгалтерскому учету;
методические рекомендации, указания, инструкции, комментарии и письма уполномоченных ведомств;
стандарты и правила, разработанные самой организацией (учетная политика, устав, правила внутреннего распорядка, техника безопасности, должностная инструкция, охрана труда и какие-либо другие рабочие документы);
правила работы с клиентами и контрагентами;
правила проведения инвентаризации и формирования отчета по ней;
правила работы с ПК, программным и техническим обеспечением, необходимым для ведения и учета первичной документации;
правила формирования бухгалтерских проводок и план корреспондирующих счетов;
образцы, бланки и формы первичной документации и способы их доработки в зависимости от спецификации предприятия и в соответствии с законодательством РФ;
основные правила делопроизводства.

Хороший специалист должен обладать не только большим количеством знаний, но и умением применять их на практике в нужный момент. Кроме этого, одним из самых главных качеств любого бухгалтера является внимательность. Ведь любая его ошибка, даже самая незначительная, может привести к необратимым последствиям.

Работа бухгалтера с первичной документацией предусматривает большое количество обязанностей, причем в зависимости от специфики деятельности предприятия они могут меняться, ведь руководство имеет право самостоятельно дополнять их. Но все же приведем список обязанностей, схожий для всех таких специалистов.

Итак, в должностной инструкции специалиста по «первичке» можно встретить следующие пункты:

Проведение всех хозяйственных операций в рамках обозначенного участка обслуживания.
Работа с сопровождающими документами, их получение, оформление, учет.
Работа с соответствующим программным обеспечением, обработка информации и занесение данных в него.
Разработка и дополнение бланков документов, их оформление – при необходимости.
Выявление нарушений в графике первичного документооборота и порядке представления в бухгалтерию необходимых документов для его ведения. Информирование об этом руководителя.
Участие в проведении инвентаризации. Как правило, этот специалист становится членом комиссии, предоставляет необходимые архивные данные и формирует отчет по итогам инвентаризации.
Подготовка документов для сдачи в архив.

Кроме этого, в должностную инструкцию бухгалтера по «первичке» можно включить обязанность предоставлять запрашиваемые комплекты документов фискальными или другими проверяющими органами, анализ информации, связанной с трудовой деятельностью этого специалиста, и многие другие функции на усмотрение руководства.

Требования к заполнению первичной документации в бухгалтерии

При заполнении любого документа требуется указывать информацию – реквизиты:

название документа
дата заполнения документа
наименование предприятия (поставщика, подрядчика, покупателя)
№ расчетного счета, реквизиты банка (при необходимости)
наименование хозяйственной операции, выраженной в количественном составе и денежной стоимости
указание ф.и.о. должностных лиц, имеющих право оформлять и подписывать документ
личная подпись каждого ответственного лица
оттиск печати или штампа

Отсутствие записи одного из вышеперечисленных реквизитов на документе не дает право считать документ действительным.

Образец первичной бухгалтерской документации – авансового отчета.

Виды первичных документов

Кассовые ордера – подтверждают движение денег в кассе предприятия.
Банковская выписка – свидетельствует о движении денег на расчетном счете предприятия.
Квитанции – подтверждают оплату услуг и налогов, покупку товара за наличный расчет.
Платежное поручение – подтверждает оплату поставщикам и подрядчикам по безналичному расчету.
Авансовый отчет – оформляется при выдаче в подотчет наличных денег.

При заполнении отчета к нему прикладываются другие первичные документы: квитанции на оплату проживания в гостинице (для командировочных), проездные билеты, товарные чеки на приобретение малоценных быстро изнашиваемых предметов, канцтоваров

Товарный чек – подтверждает покупку товаров и оплату услуг. Должен соответствовать требованиям: чек должен быть выдан через электронный контрольно-кассовый аппарат, зарегистрированный в налоговой инспекции и иметь фискальный номер.
Накладная – подтверждает отпуск товара. Указывается наименование товара, количество, цена и сумма. В бланке одной товарной накладной допускается несколько наименований товаров.
Товарно-транспортная накладная – дает разрешение на перевозку и доставку товаров и грузов. Кроме наименования товаров, их количества, цены и суммы, в накладной указывается марка и номер автомобиля, фамилия водителя, маршрут доставки товара.
Счет – документ с указанием банковских реквизитов поставщика или подрядчика, перечень товаров или услуг, и сумма оплаты.

Является разовым документом, соответствующим одной определенной хозяйственной операции. К счету прикладывают первичные документы: смету на выполнение работ, договор подряда, калькуляцию затрат, накладную на товар.

Что такое балансовая стоимость основных средств? Ответ содержится в публикации по ссылке.

Образец первичного документа – кассового ордера.

Табель учета рабочего времени – фиксирует отработанные часы каждым сотрудником в течение месяца
Расчетная ведомость – ведомость начисления заработной платы.
Платежная ведомость – ведомость выдачи заработной платы.
Расчетно-платежная ведомость – объединяет в 1 документе начисление и выдачу заработной платы, составляется на основании Табеля учета рабочего времени.

Типовые бухгалтерские первичные документы не могут изменяться по желанию руководителей предприятий.

Но каждое предприятие имеет право разработать и применять свою документацию в соответствии со спецификой деятельности.

В списке типовых первичных документов указаны основные виды документов, которые применяются практически на всех предприятиях. Видов первичных документов много, к ним относятся различные карточки учета основных средств, оборудования и мбп, калькуляционные карточки и сметы, без которых общий учет просто невозможен.

Личные листки по учету кадров, анкеты и личные дела, также относятся к первичным кадровым документам.

Что такое рентабельность предприятия и на что влияет данный показатель, вы можете прочесть в этой статье.

Права и ответственность бухгалтера по первичной документации

Любой бухгалтер работает с товарно-материальными ценностями, что только увеличивает его долю ответственности.

Расскажем об основных видах санкций, налагаемых на специалиста за нарушения в процессе трудовой деятельности:

Дисциплинарная. Такой вид ответственности может наступить за нарушение трудовой дисциплины (прогул, опоздание и т. д.). Наказать сотрудника в таком случае можно штрафом, выговором, лишением премии и т. д.
Материальная. Может наступить в случае причинения ущерба имуществу организации. То есть здесь рассматривается реальное уменьшение имущества или ухудшение его состояния. Штраф в этом случае зависит от суммы убытков, сотрудник обязан полностью возместить ущерб.
Административная. Такая ответственность может наступить в случае нарушения сроков предоставления налоговой отчетности. В зависимости от масштабов нарушения на сотрудника налагается штраф.
Уголовная. Она предусматривает штрафы и лишение свободы в зависимости от совершенного преступления в процессе выполнения трудовых обязанностей.

Правила работы с входящей документацией

При работе следует выполнять следующие шаги:

Шаг	Действие	Описание действия
1	Определить, бухгалтерский ли это документ	Бумага должна содержать данные о совершении хоз. события. К примеру, чек дает информацию о расходе денег; накладная сообщает о перемещении ТМЦ.
2	Посмотреть, к вашей ли компании был направлен документ	Документация должна содержать ваши реквизиты или прийти на конкретного сотрудника компании. Проверить стоит обязательно, т.к. может произойти ошибка, или документы на покупку ТМЦ специально могут выписываться на фирму, чтобы увеличить налоговые вычеты, или поставщик выставляет счета, хотя с ним не заключен договор.
3	Проверить правильность реквизитов	О реквизитах контрагента беспокоиться не стоит, он сам ответственен за их правильное указание, а вот реквизиты вашей компании стоит проверить. Может, документ отправили компании с аналогичным названием. Быть может, документация пришла от несуществующей фирмы. Нужно также удостовериться, что подписи уполномоченных лиц являются подлинными, не разрешается наличие факсимильной подписи. Печать должна соответствовать документу, на котором она проставлена. Часто предприятие имеет много печатей, и происходит ошибка.
4	Проверить целостность вложенных бумаг и их состояние	Если бумаг не хватает или вы обнаружили повреждения, оформите акт и отправьте копию получателю. Если стоит отметка “лично”, вскрывать письмо запрещено. Конверт можно уничтожить, кроме случаев, когда на штемпеле проставлено время отправки или получения, тогда он прилагается к документу.
5	Удостовериться, что отраженное в документе событие имело место	Специалисты вашей компании должны подтвердить правильность документа. Документацию о приеме товара заверит заведующий складом, условия договора – маркетолог. Случается, поставщик выставляет счет (случайно или осознанно) на товары, которые не доставлял, или их количество не совпадает с фактически доставленным.
6	Определить принадлежность документа к конкретному периоду	Если документ старый, и вы его принимаете, придется скорректировать отчеты за период, когда он должен был обрабатываться. Главное, не учесть документ дважды.
7	Определить раздел учета	Разделы учета регламентированы. Что касается бумаг по приходу ТМЦ, нужно определиться, чем послужит компании привезенное ТМЦ: материалом, товаром, основным средством, нематериальным активом или услугой. Материал применяется в производстве, расходуется и меняет форму. Товар покупается для реализации. Основное средство – орудие труда для рабочего процесса, не меняющее форму и не расходующееся, но претерпевающее износ.
8	Определиться, в какой регистр подшивать бумагу	Нужно подшивать документы как можно быстрее, чтобы не потерять их. Если существуют документы, требующие доработки, надо завести для них специальную папку.

Бухгалтер по «первичке»: плюсы и минусы профессии

Каждая профессия по-своему уникальна и имеет как плюсы, так и минусы. Этот вопрос весьма субъективный, ведь сколько людей, столько и мнений. Если кому-то нравится сосредоточенная работа с цифрами, то другому по душе хирургия или косметология. Выделить преимущества и недостатки работы с «первичкой» довольно непросто, но мы попробуем это сделать.

Итак, к минусам этой профессии можно отнести:

При приеме на работу соискателю необходимо предоставить большое количество документов, подтверждающих его профессиональные навыки (диплом об образовании, сертификаты о прохождении компьютерных курсов, курсов повышения квалификации и многие другие).
Уровень средней заработной платы у бухгалтеров по первичной документации по стране не слишком высок, несмотря на сложность этой профессии.
Большой объем обязанностей.

К достоинствам данной профессии можно отнести: востребованность (хороших специалистов всегда не хватает); комфортные условия труда (как правило, бухгалтеры работают в светлом и чистом помещении); перспективы карьерного роста. И это только малая часть возможных преимуществ. Наверняка каждый специалист найдет в данной профессии немало плюсов лично для себя.

Как выбрать хорошего бухгалтера видео:

Вторая группа обязанностей

Должностные обязанности бухгалтера по первичной документации довольно обширны. В них также входит:

участие в работах по инвентаризации (иногда необходимо быть членом инвентаризационной комиссии);
своевременная и качественная разработка мероприятий, целью которых являются работы по улучшению эффективности организации;
работа с такими видами документов, как письменные соглашения и договоры, акты оказанных услуг или выполненных работ, промежуточные акты, справки о ценах и стоимости, счета-фактуры, товарные или кассовые чеки, билеты и многое другое.

Выше были названы все самые основные функции и обязанности бухгалтера по первичной документации.