ГОСТ 24.402-80 Система технической документации на АСУ. Учет, хранение и обращение

Поступление материалов

В соответствии с п. 2 разд. 2 методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденных приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н, понятие «материалы» включает широкий номенклатурный ассортимент запасов предприятия со сроком использования менее года. К материалам относятся:

• сырье, необходимое для производства полуфабрикатов или готовой продукции;
• вспомогательные материалы, которые не входят в готовое изделие, а используются для обеспечения работоспособности оборудования, а также каких-либо технологических нужд;
• ГСМ;
• запчасти;
• тара;
• покупные полуфабрикаты;
• отходы производства;
• прочие.

В организации, имеющей склады, приказом руководителя утверждается перечень материально ответственных лиц (МОЛ), отвечающих за сохранность и ведение складского учета материалов по каждому из складов.

ТМЦ, поступающие от поставщиков, имеют комплект товаросопроводительной документации, представленный накладной (формы ТОРГ-12, М-15 или иной, принятой у поставщика), счетом-фактурой, товарно-транспортной накладной, спецификацией. Из них основанием для оприходования служит накладная. При отсутствии товаросопроводительных документов материалы тоже могут быть оприходованы.

О правилах такого оприходования читайте в статье «Как оприходовать товар без сопроводительных документов».

Материалы при приемке должны быть проверены на соответствие фактического количества, качества и ассортимента заявленным в сопроводительных документах поставщика данным.

Если расхождений в процессе проверки выявлено не было, МОЛ составляет приходный ордер по форме М-4. Допускается вместо приходных ордеров ставить штамп на документах поставщика. В штампе должны быть отражены все реквизиты М-4.

Если по факту проверки все же были выявлены несоответствия, необходимо оформить акт расхождений по форме ТОРГ-2.

Бланк и образец заполнения этой формы смотрите в материале «Унифицированная форма ТОРГ-2 — бланк и образец».

Еще одним способом поступления материалов является их закупка подотчетными лицами в розничных точках. В данном случае первичкой служат товарные накладные или товарные чеки, приложенные к авансовому отчету.

«КонсультантПлюс» обращает ваше внимание на то, что с 2021 года учитывать материалы нужно строго в соответствии с новым ФСБУ 5/2019 «Запасы». Новые правила подробно разъяснили эксперты правовой системы. Чтобы посмотреть рекомендации, получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в готовое решение.

Сроки хранения документов

Срок хранения исчисляется с первого числа первого месяца года, следующего за годом, в котором документ был исполнен. Например, в делопроизводстве было закрыто дело или в соответствии с приказом об увольнении окончено личное дело. Если документ составили в 2017 году, то срок начало его хранения исчисляется с 1 января 2021 года. Однако, из данного правила существуют два исключения:

1. Регистры для вычета НДС (книга покупок, книга продаж, журнал учета счетов-фактур). Срок, с которого определяется их хранения устанавливается по дате последней внесенной в регистр записи.
2. Документы, подтверждающие первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения определяется с момента прекращения начисления амортизации.

Крайний срок для хранения документов, содержащих персональные данные работников компании равняется 75 годам с момента их создания. К таким документам относят трудовые и служебные соглашения, договора ГПХ, личные карточки работников, невостребованные личные документы (например, трудовые книжки, аттестаты, дипломы, удостоверения и свидетельства).

Важно! В соответствии с законом №43-ФЗ, срок хранения документов, равным 75 годам относится к документам, которые созданы до 2003 года. Если документ создан после 2003 года, то срок хранения составляет уже 50 лет с момента их создания.

Приказы по дисциплинарным взысканиям, ежегодным отпускам, учебным отпускам, по дежурствам и краткосрочным документам хранятся не менее 5 лет.

Документы по исчислению и об оплате во внебюджетные фонды страховых взносов хранятся страхователем в течение 6 лет. После того, как указанный срок хранения истекает, документы необходимо уничтожить.

Организация складского учета материалов

Учет ТМЦ в бухгалтерии и на складе может вестись количественно-суммовым и сальдовым методом.

При использовании первого варианта и на складах, и в бухгалтерии учет ТМЦ ведется по количеству и сумме одновременно.

Если же учетной политикой был утвержден сальдовый метод, то на складе ТМЦ учитываются по количеству, а в бухгалтерии — в суммовом выражении.

Ведение складского учета материалов возможно двумя способами: партионным и сортовым.

1. Партионный способ.

В данном случае каждая партия ТМЦ хранится отдельно. Партия — однородный материал, поступивший по одному документу. На каждую партию МОЛ оформляет партионную карту в двух экземплярах: 1-й — для склада, 2-й — для бухгалтерии. Форма утверждается фирмой самостоятельно в зависимости от вида ТМЦ.

В приходную часть документа вносятся данные согласно первичке, поступившей от поставщика, в расходную — данные по факту списания материалов. После полного отпуска всей партии ТМЦ партионная карта закрывается, МОЛ составляет акт об израсходовании ТМЦ и передает весь пакет документов в бухгалтерию на проверку.

1. Сортовой метод.

Складской учет материалов таким способом ведется по наименованиям и сортам ТМЦ вне зависимости от даты поступления и цены. На каждое наименование материала заводится карточка учета материалов (форма М-17), которая регистрируется в специальном бухгалтерском реестре. Ведется такая карточка в течение года.

При ведении складского учета сортовым методом экономично используется пространство склада, легко осуществляется управление остатками материалов. Однако отследить цену поступления ТМЦ не представляется возможным, и материал списывается по средней стоимости методом ФИФО или по цене единицы (п. 73 приказа № 119н).

О форме М-17 подробнее читайте в статье «Карточка складского учета материалов — бланк и образец».

Нормы хранения бухгалтерских документов

Порядок, по которому в компании ведется бухгалтерский учет и хранение документов бухучета утверждается руководителем. Это следует из закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (статья 7). Исходя из общих правил обработанные первичные документы, относящиеся к одному учетному регистру, подшивают в отдельную папку в хронологическом порядке. Например, кассовые или банковские документы. Хранение документов, которые попадают в бухгалтерию, создаются в ней и накапливаются, имеют различное назначение происходит в соответствии со статьей 29 указанного закона. Порядок организуют в соответствии со следующими нормами:

1. Первичные документы, регистры бухучета, бухгалтерская отчетность, а также заключения о ней аудиторов хранятся в компании в течение срока, установленного правилами госархива, но не менее 5 лет после окончания отчетного периода.
2. Учетная политика, экономстандарты и иные документы по организации и ведению бухучета необходимо хранить не менее 5 лет после окончания года, в котором документы были использованы в последний раз при составлении бухгалтерской или налоговой отчетности. Эти же требования установлены для средств, которые обеспечивают воспроизведение документов в электронном виде,а также проверку электронной подписи на подлинность.
3. Компании обязаны обеспечить условия для безопасного хранения документов бухучета, а также защитить их от внесения изменений.
4. В случае смены руководителя компании необходимо обеспечит передачу документов бухучета. Порядок, по которому происходит передача определяет компания самостоятельно.

Внутрискладское движение ТМЦ

У некоторых бухгалтеров или товароведов может возникнуть вопрос «Что называется перемещением?». В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает необходимость в перемещении материалов между складами или структурными подразделениями. Первичным документом в данном случае выступает требование-накладная (форма М-11). Выписывается она МОЛ отправляющей стороны в 2 экземплярах: 1-й остается у передающей стороны и служит основанием для списания материалов с учета, 2-й передается МОЛ принимающей стороны и является основанием для принятия ТМЦ на учет.

Об оформлении требования-накладной читайте в материале «Порядок заполнения формы М-11 требование-накладная».

Какие документы хранить обязательно

В законах об акционерных обществах и об ООО есть перечень документов, которые нужно хранить обязательно (ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). К ним, в частности, относятся первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность.

Сроки и порядок хранения документов ООО нужно закрепить в уставе (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ).

А вот порядок хранения документов в акционерных обществах уже определен постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс, которое применяется с учетом приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

В любом случае правила хранения не помешает прописать во внутренних документах организации, например, в Положении об архиве.

Инвентаризация

С целью выявления фактического наличия ТМЦ, числящихся в бухгалтерском учете, в организации проводится инвентаризация склада. Проводиться она может по мере необходимости по приказу руководителя, а также в обязательном порядке в следующих случаях (п. 22 приказа № 119н):

• при реализации материалов;
• при смене МОЛ;
• при выявлении случаев порчи или хищения ТМЦ;
• в 4-м квартале до составления годовой бухотчетности;
• в случае ЧС (пожара, наводнения и проч.);
• при ликвидации фирмы.

Периодичность проведения ревизии также может быть отражена в учетной политике предприятия.

Процедура проведения ревизии регламентирована методическими указаниями по инвентаризации имущества, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Прежде всего на предприятии издается приказ о проведении инвентаризации с указанием лиц — членов комиссии (не менее 3 человек) и визируется у руководителя (форма ИНВ-22). Такая комиссия имеет право проводить ревизию только в полном составе в присутствии МОЛ. Перед проведением проверки МОЛ пишет расписку в произвольной форме о том, что все ТМЦ учтены, а документы переданы в бухгалтерию.

Проверяющие сверяют фактическое наличие материалов со списком, который именуется инвентаризационной описью (форма ИНВ-3).

О применяемой при проверке наличия материалов инвентаризационной описи читайте в статье «Унифицированная форма ИНВ-3 — бланк и образец».

Такой документ содержит графу с данными по количеству материалов, учтенных в бухучете, и пустую графу, в которой проверяющие смогут отразить фактическое наличие ТМЦ. После полного пересчета ценностей комиссия подписывает данную ведомость. МОЛ на последней странице делает запись, что проверка проведена в его присутствии и что претензий к комиссии не имеется.

Если в результате были выявлены расхождения между учетным и фактическим количеством, составляется документ — сличительная ведомость, в которой фиксируются все подобные расхождения (форма ИНВ-18).

Об особенностях заполнения этой ведомости читайте в материале «Унифицированная форма ИНВ-18 — бланк и образец».

В случае выявления излишка его необходимо принять к учету. Он считается доходом предприятия и фиксируется по кредиту 91-го счета.

В случае выявления пересортицы ТМЦ результат может быть взаимно зачтен. Такой зачет возможен только у 1 МОЛ за 1 проверяемый период и только по аналогичным видам продукции в одинаковых количествах (п. 32 приказа № 119н).

В случае выявления недостачи прежде всего необходимо выяснить, не было ли естественной убыли (например, усушки, утруски). Недостача в пределах лимита считается расходами предприятия и списывается в дебет 26-го (44-го) счета, сверхлимит и фактическую недостачу обязано возместить МОЛ. Для отражения выявленных расхождений может использоваться форма ИНВ-26.

Порядок заполнения этой формы смотрите в статье «Унифицированная форма № ИНВ-26 — бланк и образец».

О нюансах проведения инвентаризации детально рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Изучите материал, получив пробный доступ к справочно-правовой системе К+ бесплатно.

Особенности организации хранения технической документации в современной организации

 Каждая организация в процессе своей деятельности создает управленческие документы (документы кадрового учета, бухгалтерские документы, организационно-распорядительную документацию и т. д.). Правила работы с такими документами регламентированы на законодательном и нормативно-методическом уровне, по организации работы с ними написано множество статей. Но что делать, если в архиве организации накапливаются специфические виды документов — научно-технические?

В данной статье обращено внимание на организацию работы с научно-техническими документами, образующимися в технических отделах и службах производственных предприятий. Статья будет полезна как специалистам технических отделов для формирования дел и организации их текущего хранения, так и в большей степени для заведующих архивом, архивариусов и других специалистов организаций, в распоряжении которых находится архив, в который сдаются кроме управленческих еще и научно-технические документы.

Для начала определимся, что будем понимать под термином научно-техническая документация. Научно-техническая документация — это основа любого производственного процесса, в ней закрепляется информация, необходимая в процессе осуществления каких-либо работ, а также при последующей эксплуатации возведенных объектов. Научно-технические документы подразделяются на подвиды, имеющие свою специфику. Согласно «Правилам работы служб научно-технической документации (отделов, бюро, архивов) научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций и предприятий» научно-техническая документация подразделяется на следующие основные группы:

1. научно-исследовательская документация;
2. проектно-планировочная документация в области капитального строительства;
3. конструкторская документация;
4. технологическая документация;
5. документация по изобретательству и рационализации;
6. специальная документация. [1].

В связи с тем, что каждая группа научно-технической документации имеет определенную правовую регламентацию, включает различные виды документов, остановимся в данной статье на проектной документации для строительства. Она создается для осуществления проектирования зданий, сооружений, дорог, мостов и т. д. Проектная документация разрабатывается не только в форме текста, но и в форме чертежей.

В организациях работа по созданию и обработке технических документов возлагается на специализированные производственные отделы, службы, бюро, лаборатории и т. д. Специалисты таких отделов занимаются разработкой, согласованием, утверждением технической документации. Особых проблем на данном этапе работ не возникает. Трудности возникают тогда, когда созданные большие объемы документации перестают быть необходимыми для ежедневного использования, и в связи с большим количеством томов и экземпляров технической документации, их необходимо передавать в архив.

Несмотря на то, что в Основных правилах работы архивов организации указывалось, что взависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться: архив управленческой документации; научно-технический архив; аудиовизуальный архив; архив документации на электронных носителях, чаще всего в организациях вся документация хранится в одном архиве. [2] В новых Правилах таких рекомендаций не обнаружено. [3]

Попробуем разобраться какие отличия в хранении управленческой и технической документации. Во-первых, техническая документация может создаваться сотрудниками самого предприятия, либо заказываться в проектных институтах. В случае подготовки документов проектным институтом факт передачи документов отражается в накладной или в акте приема-передачи.

Во-вторых, в отличие от управленческой документации техническая документация создается в нескольких экземплярах (для заказчика, подрядной организации, разработчика и т. д.), содержание заказываемых томов регламентировано законодательством. Так например, проектная документация включает в себя следующие разделы: Пояснительная записка, Схема планировочной организации земельного участка, Архитектурные решения, Конструктивные и объемно-планировочные решения, Сведения об инженерном оборудовании, о сетях инженерно-технического обеспечения, Перечень инженерно-технических мероприятий, содержание технологических решений, Проект организации строительства, Проект организации работ по сносу или демонтажу объектов капитального строительства, Перечень мероприятий по охране окружающей среды, Мероприятия по обеспечению пожарной безопасности, Мероприятия по обеспечению доступа инвалидов и т. п. [4]

Кроме того форматом создаваемых технических документов не всегда является привычный для управленческих документов формат А4, поскольку рабочие графики, чертежи могут создаваться в формате А1 и меньше. При подготовке таких дел к передаче на архивное хранение листы больших форматов обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край.

Следующими отличительными чертами технической документации являются особые признаки систематизации документов в дела. Для управленческих документов выделяют следующие принципы: номинальный признак— по названию разновидностей документов (приказы, распоряжения, указания, акты, справки и т. д.), предметно-вопросный признак— по содержанию документов (документы по конкурсным процедурам), авторский признакпредполагает группировку в дела документов одного автора, группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку и т. д. Техническая же документация формируется в дела по объектам строительства. Дела имеют определенную нумерацию: в название тома содержится название раздела или подраздела, кроме того в каждом томе на первых страницах помещается содержание проекта, что значительно облегчает поиск необходимого тома.

Также следует отметить, что среди технических документов, передаваемых в архив, могут оказаться документы, содержащие информацию конфиденциального характера. Чаще всего именно в таких документах организации содержатся технологии работы, ноу-хау предприятия. Поэтому ответственному за технический архив должностному лицу нужно знать о наличии таких документов. Это может быть целый проект или его отдельные разделы. Ответственный сотрудник должен обеспечить защищенное хранение таких документов, ограничить к ним свободный доступ, а также вести отдельный учет конфиденциальных документов. Для обеспечения сохранности документов ограниченного доступа в архиве должны быть запираемые шкафы либо сейфы.

Непростая задача определить сроки хранения технических документов. Несмотря на то, что сроки хранения технических документов, как и управленческих, определены государственным Перечнем [5], они варьируются по одному и тому же документу в зависимости от его автора. Так, в Перечне содержатся типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций с указанием сроков хранения, применяемые в различных отраслях экономики. Сроки хранения типовых архивных документов дифференцированы в Перечне по 4-м звеньям (группам) организаций, исходя из установившегося порядка документирования научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности.

В первом звене (графа 3) — представлены организации, утверждающие/согласовывающие документы. Во втором звене (графа 4) — перечислены организации — разработчики / авторы документов, функциями которых является проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности.В третьем звене (графа 5) — определены организации-заказчики.В четвертом звене (графа 6) — указаны эксплуатационные и иные хозяйствующие организации (управления по эксплуатации зданий и сооружений, предприятий, путей сообщения, пунктов/станций контроля, наблюдений / измерений и т. п.), изначально не являвшиеся заказчиками документации. В случае, если организация подходит по двум критериям Перечня, то выбирается больший срок хранения. Следовательно, заведующий архивом должен иметь четкое представление о том, какие виды документов разрабатываются в организации, а какие заказываются у других организаций, чтобы верно определить срок хранения документа.

Также хочется обратить внимание как определить какие документы необходимо хранить, а какие можно уже уничтожить. Для выявления важности документов для организации, определения сроков их хранения производится экспертиза ценности документов (ЭЦД), с целью ее проведения в организации создается экспертная комиссия. [3] В состав экспертной комиссии обязательно должны быть включены специалисты технических отделов и зав. архивом. В организации могут создаваться две экспертных комиссии — отдельно по управленческим документам, отдельно по техническим, либо одна комиссия, в состав которой должны входить специалисты по техническим и по управленческим документам.

Таким образом, мы рассмотрели отличия в организации хранения технических документов на бумажных носителях от управленческих документов. Это порядок создания, способы систематизации, сроки хранения и т. д. Однако существуют и общие правила к которым можно отнести требования к архивохранилищам (температурно-влажностный режим, санитарно-гигиенический, требования пожарной безопасности и т. д.), к организации выдачи документов из архива.

Литература:

1. Правила работы служб научно-технической документации (отделов, бюро, архивов) научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций и предприятий. Утв. Главархивом СССР // Справочно-правовая система «Консультант плюс». URL: https://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=ESU;n=15745 (дата обращения: 11.04.2016).
2. Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) // Справочно-правовая система «Консультант плюс». URL: https://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=40984 (дата обращения: 11.04.2016).
3. Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830) // Справочно-правовая система «Консультант плюс». URL: https://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=185738 (дата обращения: 11.04.2016).
4. Постановление Правительства РФ от 16.02.2008 № 87 «О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию» // Собрание законодательства РФ. 2008. № 8. Ст. 744; в ред. от 23.01.2016 Справочно-правовая система «Консультант плюс».URL: https://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=192937 (дата обращения: 11.04.2016).

5. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти.2007. № 46.

Выбытие материалов

Списание материалов со склада должно сопровождаться одним из документов: лимитно-заборной картой (форма М-8), накладной об отпуске материалов на сторону (форма М-15), требованием-накладной (форма М-11) или товарной накладной (форма ТОРГ-12).

1. Лимитно-заборная карта — документ, предназначенный для отпуска одной номенклатуры материалов в другой склад предприятия или на сторону. Например, для выпечки хлеба нужна мука. В форме М-8 отражается ежедневное списание муки со склада хранения в производство. Данный документ ведется в течение месяца в 2 экземплярах: по одному для отпускающей и принимающей стороны. В карту вносятся данные о количестве отпущенных материалов, которые визируются подписями отпустившего и принявшего МОЛ. В конце периода карты сдаются в бухгалтерию.
2. Требование-накладная выписывается разово на каждый отпуск ТМЦ в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон.
3. Накладная об отпуске материалов на сторону выписывается в результате выбытия материалов в адрес стороннего юрлица (при продаже или, например, передаче материалов как давальческое сырье) или территориально удаленного подразделения компании. Выписывают документ в 2 экземплярах. Если отпуск производился сторонней организации, к форме М-15 необходимо приложить доверенность получателя ТМЦ.

Бланк формы М-15 можно найти в материале «Унифицированная форма М-15 — бланк и образец».

1. При реализации материалов стороннему контрагенту выписывается накладная по форме ТОРГ-12 в 2 экземплярах: 1-й остается у фирмы продавца, 2-й передается покупателю. Если ТМЦ перевозятся автотранспортом, необходимо составить еще и ТТН (форма 1-Т).

О документах, оформляемых при транспортировке, читайте в статье «Подтверждение транспортных расходов — какими документами».

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Учет, хранение и обращение документов на АСУ выполняют по ГОСТ 2.501-88 с учетом требований настоящего стандарта, государственных стандартов других систем документации и Единой государственной системы, делопроизводства, распространяющихся на отдельные документы, разработанные при создании АСУ.

1.2. Документы на АСУ в зависимости от способа их выполнения и характера использования подразделяют на:

— документы, выполненные в форме, визуально воспринимаемой человеком, на бумажных носителях, удостоверенные подписями, печатями и т.д. — на оригиналы, подлинники, дубликаты и копии (в соответствии с ГОСТ 2.102-68);

— документы, выполненные на перфокартах и перфолентах (далее — на перфоносителях) — на подлинники, контрольные копии, дубликаты, копии (по РД 50-54-76-88), и должны соответствовать ГОСТ 6.10.4-84;

— документы, выполненные на магнитных носителях данных — на подлинники, дубликаты, копии (по ГОСТ 6.10.4-84), и должны соответствовать ГОСТ 6.10.4-84.

(Новая редакция, Изм. № 2).

1.3. Учет и хранение подлинников должна осуществлять организация (предприятие) — держатель подлинника.

1.4. Полный комплект документов на АСУ, перечень которых установлен ГОСТ 34.201-89, подлежит, как правило, хранению в одной из организаций (предприятий) — участников создания АСУ.

Каждый из документов, входящих в полный комплект, может быть представлен в нем подлинником или дубликатом.

(Измененная редакция, Изм. № 2).

1.5. Учет, хранение и обращение документов, выполненных на машинных носителях данных (магнитных и перфоносителях) должна осуществлять специальная служба хранения, входящая в состав ОТД (БТД), снабженная хранилищами и рабочими помещениями, предназначенными для обработки, акклиматизации, приема-выдачи документов, выполненных на машинных носителях данных, а также имеющая оборудование, обеспечивающее сохранность документов: стеллажи, шкафы, контрольно-измерительные приборы, фиксирующие параметры воздушной среды в хранилище: температуру воздуха, содержание пыли, влажность, содержание вредных газов и примесей в воздухе, напряженность магнитных полей и т.д.

Допускается включать данную службу хранения в состав других подразделений предприятия (организации).

(Введен дополнительно, Изм. № 2).

Хранение

Организация может создать склад, предназначенный для хранения материалов сторонних организаций и получать за услуги хранения определенное вознаграждение. Данная деятельность регламентирована ст. 909 ГК РФ.

В таком случае между контрагентами заключается публичный договор. То есть сдать на хранение свои ТМЦ имеет право любой желающий. Приемка материалов по качеству, количеству и ассортименту проводится МОЛ склада-хранителя. Поклажедатель имеет возможность осмотреть или проверить, а также забрать свои ценности в любой момент в присутствии МОЛ.

Вся процедура хранения оформляется первичными документами. Рассмотрим основные из них.

Прием ТМЦ на хранение сопровождается актом приема-передачи ТМЦ (форма МХ-1), который выписывается в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон. МОЛ фиксирует поступление ТМЦ на хранение в специальном журнале (форма МХ-2).

По истечении срока хранения, а также при желании поклажедателя, оформленном в письменном виде, склад-хранитель возвращает материалы. Данная процедура сопровождается актом о возврате товаров (форма МХ-3).

Все данные о количестве и движении ТМЦ фиксируются МОЛ в специальных журналах (МХ-4, -5, -6, -7, -8).

Бланки по форме МХ-1 и МХ-3 и порядок их заполнения можно найти в материалах:

• ,
• «Унифицированная форма № МХ-3 — бланк и образец».

УЧИТЫВАЕМ ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМАТАМ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И НОСИТЕЛЯМ

Формат архивного хранения установлен Правилами 2015. Это формат PDF/A, специально разработанный для долговременного хранения информации и закрепленный в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения». Но это требование обязательно должны соблюдать государственные архивы и организации, которые являются источниками их комплектования.

Коммерческие организации, большинство документов которых вряд ли когда-либо выйдет за пределы их собственного хранилища, могут использовать обычный PDF, а также другие форматы. Например, чертежи и схемы не всегда корректно отображаются в PDF, поэтому, чтобы не жертвовать качеством документа в пользу соблюдения заданного формата, целесообразно сохранить файл в любом другом неизменяемом виде.

Неизменяемость формата. Передавая документы на хранение, особое внимание следует уделять не столько соблюдению какого-то формата, сколько тому, как этот формат обеспечивает неизменяемость файлов. Ни к чему дорогое программное обеспечение и посещение семинаров по ведению электронных архивов, если кто-то на рабочем месте запросто может внести поправки в файл, который давно сдан в архив.

Каждому секретарю знакомо понятие «закрытие документа делопроизводством». Это означает, что все задания по документу выполнены, и он может быть помещен в дело.

В отношении электронных документов мы рекомендуем дополнить это еще одним действием – переводом документа в неизменяемый формат. Изымать его из общего доступа, конечно, не стоит, однако следует исключить любое постороннее вмешательство в форму и содержание.

Как это реализовать технически, каждая организация решает сама в зависимости от используемого программного обеспечения, наличия СЭД и качества технической поддержки.

Разумеется, организация, которая практикует электронный документооборот, быстрее выстроит систему архивного хранения электронных документов, чем та, которая обходится офисным пакетом программ, облачным хранилищем и услугами приходящего раз в неделю сисадмина. Но, так или иначе, решить эту задачу можно – было бы желание.

Носители. Условно один носитель информации можно сравнить с одним томом бумажного дела. Нельзя записывать на один диск все дела подряд, на сколько хватит его объема. Лучше придерживаться принципа «одно дело – один диск». Впрочем, можно записать на один диск несколько дел, но только если это дела одного года и они имеют один срок хранения (все так же, как и с бумажными томами).

Что касается носителей, то ничего удобнее обычного CD-R (компакт-диска с возможностью однократной записи) пока не изобрели.

Если появляются более совершенные носители информации, лучше перезаписать на них весь электронный архив. Иначе можно вообще никогда не увидеть содержимое старого носителя. Так произошло, например, с дискетами, которые до сих пор попадаются в архивах, но запустить их в условиях обычного офиса уже просто не на чем.

Менее популярны в качестве архивных носителей информации USB-flash-накопители. Непопулярны они потому, что файлы с них легко можно удалить или заменить. Эргономичность тоже оставляет желать лучшего: если диски можно аккуратно сложить, даже не помещая в специальные короба, то флешки слишком разнообразны по форме.

Таким образом, оптимальный носитель для электронного архива – компакт-диск.

Как подписать носитель. Каждый носитель подписывается. Согласно п. 4.34 Правил 2015 на вкладыше, который помещается в футляр таким образом, чтобы были видны надписи, указываются:

• наименование организации (полное, сокращенное);
• номер фонда;
• номер описи электронных дел, документов;
• номер дела по описи;
• отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);
• крайние даты документов электронного дела;
• дополнительные отметки об ограничении доступа к документам (при необходимости).

Форму обложки Правила 2015 не приводят. Возможный вариант размещения на обложке компакт-диска вышеперечисленной информации может выглядеть как в Примере 5.

Номера фонда и описей указываются на обложке только в том случае, если фондов несколько, а электронное дело внесено в опись.

Описей, как мы уже выяснили, всего две: электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Но в архив могут передаваться электронные дела и меньших сроков хранения. Описывать их не нужно, поэтому информационный блок «Номер описи» в этом случае просто опускается из обложки диска.

Итоги

Для эффективной и бесперебойной работы фирмы необходимо грамотно организовать работу складов. Чтобы отследить движение ТМЦ на складах, очень важно своевременно выписывать сопроводительные и первичные документы, оборот которых следует зафиксировать графиком документооборота в учетной политике предприятия.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА

2.1. Для регистрации документов и присвоения им инвентарных номеров должны быть использованы инвентарные книги по форме 1 ГОСТ 2.501-88. Инвентарные книги подразделяют на:

— книга подлинников (ИКП);

— книги копий (ИКК) документов, выполненных другими организациями;

— книги дубликатов (ИКД).

Каждому виду инвентарных книг присваивают свои порядковые номера.

2.2. Учет документов, внесенных в инвентарные книги, следует проводить при помощи карточек учета документов, выполненных по формам 2, 2а, 2б, 2в ГОСТ 2.501-88. В карточке учета документов допускается увеличивать вертикальный размер граф «Индекс предприятия», «Продолжение на листе», «Наименование» и «Обозначение» на 20 мм за счет уменьшения количества строк табличной части.

2.3. Карточки учета документов устанавливают в специальных ящиках картотеки. Их укомплектовывают по наименованиям АСУ и разделяют специальными разделителями. Карточки учета документов по каждой АСУ устанавливают в порядке возрастания обозначений документов.

2.4. Подлинники передают на хранение несброшюрованными непосредственно из подразделения, осуществляющего нормоконтроль документов. При приемке подлинников сотрудник отдела (бюро) технической документации проверяет:

— пригодность их для хранения, многократного снятия копий, микрофильмирования (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, пятен, достаточная контрастность текста);

— наличие необходимых подписей и дат;

— комплектность документации в соответствии с ведомостями и спецификациями, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

— наличие всех листов подлинника, включая приложения.

2.5. Одновременно с регистрацией в ИКП заполняют графы учета на листах подлинника. Каждому учтенному подлиннику присваивают один инвентарный номер независимо от количества листов.

Допускается заполнять графы учета только на титульном и заглавном листах документа.

2.6. При учете восстановленного подлинника в графе «Примечание» ИКП делают о, в карточке учета документов к инвентарному номеру подлинника добавляют индекс «В».

2.7. При приемке на хранение дубликатов проверяют пригодность их для многократного снятия копий, наличие всех листов в соответствии с сопроводительной документацией.

2.8. Дубликаты в организации-дублере следует учитывать по ИКД. В графе «Примечание» указывают организацию (предприятие) — держатель подлинника.

2.9. Дубликаты в организации (на предприятии) — держателе подлинника подлежат обязательному учету в карточке учета документов, составленной на соответствующий подлинник. В графе «Абоненты» проставляют наименование организации-дублера, в графе «Дата» — дату отправки дубликата, в графе «Кол. экз.» — количество экземпляров и номер отправленного дубликата. Этот же номер проставляют на каждом листе дубликата (желательно на поле для подшивки) вместе с индексом «Д», например, «Д1».

2.10. Копии документов, поступившие из других организаций, следует регистрировать в ИКК, при этом в графе «Кем выпущен» указывают наименование организации-разработчика. Инвентарный номер, номер экземпляра, дату регистрации, подпись сотрудника проставляют на первом листе копии документа.

2.11. В приложении даны примеры заполнения карточек учета документов, составленных на подлинник, дубликат, учтенную копию документа.

(Измененная редакция, Изм. № 2).

2.12. Текст документа, выполненного на машинном носителе данных, должен начинаться с записи информации из основной надписи в соответствии с РД 50-54-76-88 и стандартами ЕСПД.

2.13. На каждый поступивший в ОТД (БТД) машиночитаемый документ следует заводить учетную карточку (приложение ).

2.14. Машиночитаемые документы должны приниматься службой хранения ОТД (БТД) и выдаваться из нее с записью в журнале приема-выдачи машиночитаемых документов (приложение ).

2.15. Аннулирование машиночитаемых документов следует оформлять актом об аннулировании машиночитаемого документа (приложение ), который должен утверждаться руководителем предприятия (организации), в состав которого входит ОТД (БТД).

2.12 — 2.15. (Введены дополнительно, Изм. № 2).

Хранение документации

Для коммуникаций систем водоснабжения и канализации указывают диаметр, длину, материал и год постройки трубопроводов, полное оборудование и номера колодцев (камер) с отметками земли, трубы или лотка, пожарные гидранты, аварийные выпуски, абонентские присоединения и их регистрационные номера;

Это интересно: Как активировать льготную транспортную карту

· оперативные схемы систем водоотведения населенного пункта в целом или его районов с указанием расположения всех сооружений, основных коммуникаций, средств регулирования, автоматизации и диспетчеризации в масштабе 1:5000 (1:10000); на схему наносят сетку с указанием планшетов;

Технические правила хранения кадровой документации

Большая проблема хранения документов — сырость. Помещение должно быть сухим, так как бумажные документы очень быстро покрываются плесенью. Необходимо также регулярно проводить мероприятия по борьбе с грызунами.

Документы должны храниться отдельно от рабочих кабинетов так, чтобы посторонние лица не имели к ним доступа. Они должны быть защищены от прямых солнечных лучей. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, выключатели и предохранительные щиты должны находиться вне помещения. Обязательной принадлежностью хранилища являются многовариантные средства пожаротушения.

Это интересно: Можно ли играть в квартире на музыкальных инструментах