Обязательно ли проводить инвентаризацию ОС?
Проверять фактическое наличие своих основных средств компании должны регулярно. Случаи обязательного проведения инвентаризации указаны в Положении по ведению бухучета и отчетности в РФ (далее — Положение), утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н (п. 27), и Методических указаниях по инвентаризации (далее — Методические указания), утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49 (п. 1.5).
Случаев таких немного, и связаны они с планами компании по продаже имущества или сдаче его в аренду. Также инвентаризация нужна после пожара и иных экстремальных ситуаций, перед составлением ликвидационного баланса и др. Самая же распространенная ситуация — проведение инвентаризации перед формированием годового баланса. Если отчетность компании подлежит обязательному аудиту, то без проведения процедуры инвентаризации подтвердить достоверность баланса (а именно он содержит информацию об имущественном положении компании) будет проблематично.
О том, для кого обязателен внешний аудит, читайте в материале «Какие особенности у аудиторского финансового контроля».
Порядок заполнения бланка инвентаризационной описи с примером
Страница заполняется в два подхода. Сперва вписывается шапка и все позиции товаров, а затем, уже во время оценки количества и состояния предметов указывается наличие. После – проставляются подписи материально ответственного лица (МОЛ) и члена комиссии.
Начнем с шапки. Далеко не все поля, которые там представлены, обязательные. Например, вид деятельности, он же код ОКОНХ, указывается как основной реквизит, хотя в ряде других документов он пропускается. А графа «Вид операции» часто пустует, поскольку не все организации официально используют систему кодов. Также можно ничего не писать в строке «структурное подразделение». Отметим, что в местах, где ничего указать, не нужно ставить прочерки или иные знаки отсутствия данных, достаточно оставить его пустым.
Шапка – это был первый шаг. Здесь же следует указать всю информацию о документе, на основании которого проводится плановая или внеочередная проверка. Это может распоряжение руководителя. Чаще всего бумага выглядит так:
Таким образом, уже на предварительном этапе известны:
- дата проведения;
- инициалы и должности членов комиссии;
- что именно подлежит инвентаризации.
Поэтому эти сведения, как и номер приказа, можно уже заранее занести в отчет ИНВ-3.
Второй шаг – подтверждение того, что вверенные в его хранения ценности, денежные средства были либо оприходованы (и на это предоставляются подтверждения, чеки), либо списаны – этот факт тоже проверяется. Нужно быть готовым предоставить причины списания, объяснительные. Например, просроченные продукты или товары, поврежденные при транспортировке. Под соответствующим пунктом МОЛ ставит свою подпись еще до начала всей процедуры.
Инвентаризационная опись основных средств: порядок оформления
Чтобы правильно провести инвентаризацию, необходимо создать комиссию и издать приказ. Сама процедура несложная, но требует знания отдельных нормативных актов.
Так, проверить фактическое наличие основных средств комиссия может только в присутствии материально ответственных лиц (п. 2.8 Методических указаний) — в противном случае результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными. Контроль наличия ОС может проводиться 1 раз в 3 года (п. 1.5 Методических указаний, п. 27 Положения).
Как правильно провести инвентаризацию основных средств, узнайте в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Итоги инвентаризации нужно оформить — для этого обычно применяется такой документ, как инвентаризационная опись. Скачать унифицированный бланк инвентаризационной описи основных средств ИНВ-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, можно на нашем сайте.
Также инвентаризационная опись основных средств может быть разработана компанией самостоятельно — унифицированные формы сейчас применять необязательно.
Подробнее об этом — в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
Инвентаризационная опись формы ИНВ-1 составляется в 2 экземплярах по каждому месту хранения ОС. В ней заполняется информация о фактическом наличии объектов; если же отраженный в бухучете объект отсутствует, данные по нему тоже включаются в опись. Инвентаризационную опись основных средств по форме ИНВ-1 нужно составить отдельно по ОС производственного и непроизводственного назначения, а также по собственному и арендованному имуществу. Если в компании есть арендованные основные средства, то инвентаризационная опись по ним оформляется и для арендодателя.
Узнайте также нюансы проведения инвентаризации недвижимого имущества, как числящегося в качестве объектов ОС, так и тех, которые не относятся к объектам ОС. Для этого изучите готовое решение, которое подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите временный демодоступ бесплатно.
Оформление документами, этапы
Сначала надо определить, сколько всего объектов требуют проведения процедуры, и в какие сроки надо провести мероприятие. На этом же этапе создается специальная комиссия.
Решение оформляется одним либо несколькими приказами от имени руководителя предприятия. И именно директор делает все возможное для создания соответствующих условий, за исключением ситуаций, когда инвентаризация – обязательная процедура, проводимая принудительно.
В законодательстве нет единой формы, при помощи которой можно было бы оформить инвентаризацию. Потому на практике часто выбирают документ, утвержденный постановлением правительства №241 от 1989 года. Но на предприятии могут разработать собственный документ, который учитывает особенности тех или иных процессов, и фирменные бланки, в которых приводятся стандартные данные.
Описи создают по каждому отдельному объекту либо по группам. Такие правила действуют для любых активов, оборотных или необоротных.
Обязательным становится указание таких данных на объект как:
- срок полезного использования
- сумма износа
- первоначальная или переоцененная стоимость
- год выпуска
- заводской номер, если он есть
- изготовитель
- инвентаризационный номер
Если имеются драгоценные металлы, то сведения о них выносятся в отдельную группу. Главное – чтобы предприятие приняло к сведению правила, касающиеся их учета и хранения.
Когда драгоценные камни входят в оборудование и инструменты, их проверка проводится одновременно с самим основным объектом.
Отдельно составляется опись по средствам, которые были оформлены в аренду. Копии описей предоставляются владельцам таких объектов.
Обязательно наличие о том, когда основные средства снимаются с учета либо с непосредственной эксплуатации, и о времени, когда сама процедура началась и закончилась. В случае движения основных средств во время инвентаризации не обойтись без нумерации документов. Если комиссия обнаруживает объекты, которые ранее не упоминались, то вносятся соответствующие поправки.
Итоги
В проведении инвентаризации имущества заинтересован прежде всего его владелец: и имущество под контролем, и отчетность достоверна. Грамотно же оформить результаты инвентаризации основных средств помогает инвентаризационная опись, которая может быть составлена по унифицированной форме ИНВ-1. Порядок заполнения и образец инвентаризационной описи основных средствдетально рассмотрен в данной статье.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Решения для бизнеса
- магазины одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника Подробнее
- склады
материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций Подробнее
- маркировка
табак, обувь, легпром, лекарства Подробнее
- производство
мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное Подробнее
- rfid
радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей Подробнее
- егаис
автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией Подробнее
Отдельно стоят государственные учреждения, аптеки. У них этот процесс более сложный, потому что любая ошибка в отчетности или значительная недостача может рассматриваться как халатность, превышение полномочий или вовсе растрата бюджета, за что грозит не только увольнение и штраф, но и уголовное преследование вплоть до заключения.
В процессе указанной деятельности составляется инвентаризационная опись – это бумага, предназначенная для фиксации ТМЦ, их количества, качества. Обычно она оформляется в двух идентичных копиях в присутствии сотрудника, несущего ответственность, и участников комиссии. Все перечисленные лица ставят по окончании проверки свои подписи. В результате один заполненный бланк передается в бухгалтерию на хранение, а второй остается у ответственного лица.
Чтобы осуществить все перечисленные выше вроде бы простые манипуляции, требуется сперва получить подписанный указ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22. Эта отчетность не только предупреждает о приближении инспекции и санкционирует ее, но и выступает важным актом, который предоставляется как доказательство. Поэтому она хранится у бухгалтера в течение 5 лет.
Для чего нужен акт инвентаризации?
Государство обязывает предприятия регулярно проводить инвентаризацию активов и обязательств – это закреплено в ст. 11 ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете». Впрочем, штрафов за неисполнение законом не предусмотрено. Поэтому некоторые ИП и организации не уделяют инвентаризации должного внимания. А зря! Мероприятие позволяет узнать, сколько у вас товаров, в каком они состоянии, нет ли убытков.
Акт инвентаризации нужен для контроля товарно-материальных ценностей (ТМЦ), денежных средств, нематериальных активов, а также задолженностей перед контрагентами или кредиторами. С помощью проверки можно узнать, соответствует ли фактическое наличие ценностей тому количеству, которое зафиксировано в бухгалтерских документах.
Как правильно заполнять
Есть несколько рекомендаций и требований к тому, как правильно заполнить опись товарно-материальных ценностей:
- вносить правки запрещено без присутствия МОЛ;
- в составе комитета всегда должны быть те же лица, которые были озвучены приказом;
- сведения записываются только после реального обнаружения фактического наличия ТМЦ (не со слов кого-либо).
Все результаты записываются на бумаге. При этом фиксируется как наличие, так и недостаток. На основании этого далее будут составляться акты, которые подтверждают избыток или недостачу. Если такое выявлено, то следует проводить служебное расследование или списывать все в колонку «Расходы» бухучета. На все это следует также подписывать приказы.
Кроме того, необходимо обязательно указывать:
- стоимость товарной единицы – от этого зависит, например, какая сумма будет высчитываться с сотрудника, ответственного за это;
- код продукта – так проще по артикулу проводить все процедуры;
- состояние, качество.
Последнее важно в ходе того, что ряд изделий бывает бракованным или сломанным. Они обычно продаются с большой скидкой, часто в ущерб компании, а иногда это и основание для списания. Таким образом, даже испорченные вещи обязательно должны быть зафиксированы в перечне.
Если в формуляре (в таблице) остаются свободные столбцы, то их на всю ширину места перечеркивают буквой Z, это нужно для того, чтобы не вписать туда ничего лишнего.
Как указывалось ранее, берется бланк по форме ИНВ-3. Но если в корпорации имеются нефинансовые активы, то их следует заносить в формуляр 0504087. Выглядит чистый образец так:
По сути, в нем содержатся те же поля, что и в выше представленном, только не учитывается стоимость учетных единиц.
Внесение сведений в бумагу на основные средства (ОС)
Этот процесс проводится не реже, чем раз в три года. При этом применяется форма ИНВ-1, которая по содержанию практически не отличима от выше представленного. Его оформление соответствует приведенному выше порядку. Здесь в графах будут указаны следующее:
- недвижимое имущество;
- автомобили и иные ТС, в том числе сельскохозяйственные машины;
- оборудование и электротехника;
- хозинвентарь;
- взрослый рабочий скот;
- специальные инструменты и прочие средства, которые являются основными для обеспечения деятельности предприятия.
