Как оформить сменный график в соответствии с Трудовым кодексом?

Когда применяется сменный график работы

Сменный график – явление достаточно распространенное. Используется он в самых разных отраслях деятельности, чаще всего в компаниях с непрерывным круглосуточным производственным циклом – необходимость его применения здесь обусловлена тем, что простои оборудования недопустимы, т.к. они ведут к сбоям в системе и немалым финансовым потерям. А вот регулярная своевременная смена персонала приводит к увеличению объема выпускаемой продукции, улучшению производительности труда и, как следствие, большей прибыли.

Также сменный график распространен и в других сферах, например, в медицинских учреждениях, охранных структурах, пожарных, газовых службах, в железнодорожных и транспортных перевозках, авиасообщении и т.д.

Сменный график работы: требования, предъявляемые законодательством РФ

График работы сотрудников — пример

Работа по сменам применяется, когда время производственного процесса больше, чем допустимое время работы отдельных сотрудников, и когда необходимость работать без перерыва вызвана спецификой оборудования, продукции или услуг (например, чугунолитейный завод, автозаправка и т. д.).

Чаще всего используется график 2/2 или 3/3. Принципы, которые следует учитывать при распределении смен:

• Если рабочий день составляет двенадцать часов, то работнику нельзя поставить более сорока рабочих часов в неделю. При этом время непрерывного отдыха не может быть меньше сорока двух часов в неделю.
• Продолжительность ночной смены на час меньше, чем дневной.
• За ночные часы дают надбавку.
• Перед нерабочим праздничным днем смена становится на час меньше или этот час оплачивается по двойному тарифу.
• Запрещено ставить подряд две смены. Смена может быть продлена только в аварийной ситуации.
• Если смена продолжается двадцать четыре часа, то необходимо предоставить работнику отдых такой же продолжительности или более.
• Закон не устанавливает максимальную длительность смены для всех сотрудников, только для отдельных категорий (например, железнодорожники, плавсостав на кораблях и т. д.).
• При трехсменном режиме работы смены чередуют каждую неделю.
• Каждый сотрудник должен отработать одинаковое количество часов за одно и то же время.
• Если большая половина смены приходится на ночное время, она должна быть сокращена на один час.

Зачем нужен график сменности

График сменности является одним из важнейших внутренних документов компании.

На основе графика ведется учет рабочего времени сотрудников и впоследствии производится начисление им заработной платы.

Таким образом, он относится не только к методам организации труда на предприятии, но и является серьезным учетным бланком.

Не нужно забывать и о том, что если в компании предусмотрена работа в сменном режиме, то наличие графика в обязательном порядке проверяется государственными надзорными структурами (например, трудовой инспекцией и налоговой службой). Отсутствие этого документа может послужить причиной к наложению на предприятие и его руководство административного наказания в виде достаточно крупного штрафа.

Как учитывать отработанное время при гибком графике

При гибком графике учет рабочего времени обязателен. То есть все время, фактически отработанное сотрудником по такому графику, работодатель должен отражать в табеле учета рабочего времени. Гибкий график может предусматривать разное количество отработанных часов в разные дни, например, в один день работник отработал 8 часов, а в другой — 7 или 9 часов. Поэтому необходимо вести именно суммированный учет рабочего времени за определенный учетный период. Это подтверждают специалисты Роструда в разъяснениях на сайте «Онлайнинспекция.рф».

Порядок введения такого учета устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка (ч. ст. 102, ст. 104 ТК РФ).

Вести учет отработанного времени просто в программе Контур.Персонал

Законодательное регулирование, обязательные условия

Сменный график регулируется законодательством, а именно ст. 372 ТК РФ (ч. 3 ст. 103 ТК РФ). При введении его в организации требуется неукоснительно соблюдать нормы и условия вышеназванного раздела Трудового Кодекса Российской Федерации.

Правила работы в данном режиме прописаны здесь достаточно обстоятельно и четко. Перечислять их в этой статье смысла нет, но на некоторых просто необходимо заострить внимание:

1. недельная длительность рабочего времени в сумме всех смен не должна быть больше сорока часов;
2. каждую смену людям должен даваться перерыв на обед (его длительность определяется индивидуально — от 30 минут до 2 часов);
3. сотрудникам должен быть обеспечен непрерываемый отдых в течение 42 часов каждую неделю;
4. работодатель обязан обозначить работникам недопустимость исполнения ими обязанностей в две смены подряд (за исключением экстренных случаев) – и строго за этим следить.

Если организация испытывает потребность в применении сменного графика для разных категорий (должностей) работников, то для каждой из них продолжительность смены может определяться отдельно (такие ситуации встречаются в транспортных компаниях – для водителей применяется один режим работы, для диспетчеров другой, а для обслуживающего персонала – третий).

При формировании графика следует учитывать и еще один важный момент — если большая часть выпадает на ночь, то смена автоматически должна быть уменьшена на час.

Все остальные условия работы должны также соответствовать законодательству, в том числе и в тех вопросах, которые касаются выдачи зарплаты, предоставления больничных, отпуска и т.п.

Как регламентирует документ Трудовой кодекс РФ?

График сменности предполагает разбивку служащих (рабочих и другого персонала) на равные группы. Каждая группа, или смена, работает определенное рабочее время так, чтобы не было нарушений статей Трудового Кодекса РФ. Это касается:

• статьи 91 ТК РФ, согласно которой рабочее время не должно превышать 40 часов в неделю;
• статьи 108 ТК РФ, в которой указывается необходимость перерыва для отдыха и питания (от 30 минут до 2-х часов);
• статьи 110 ТК РФ, в которой описывается время для еженедельного непрерывного отпуска (не менее 42 часов).

Понятие «сменная работа» регламентируется 103 статьей Трудового кодекса РФ. Она производится по утвержденному табелю. При этом не допускается, чтобы работник выполнял свои трудовые обязанности в течение двух смен подряд.

Подробная информация о составлении, утверждении и других нюансах документа представлена на видео:

Что не считается сменным графиком

Некоторые кадровики ошибочно полагают, что график работы сутки через двое/трое, два дня через два и т.п., относится к сменным. Если внимательно ознакомиться с трудовым законодательством РФ, выяснится, что это не так. Группа работников, выполняющая свои должностные обязанности в течение одного дня, и сменяющаяся на следующий день другими, работает в режиме, закрепляемом внутри предприятия, однако при этом четкой процедуры разработки такого режима, его согласования и утверждения не предусмотрено.

Как установить гибкий график

Режим рабочего времени — это обязательное условие трудового договора. Гибкий график — один из возможных вариантов (абз. 2 ч. 6 ст. 57 ТК РФ, ст. 100 ТК РФ), при котором начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня определяются по соглашению сторон. Чтобы установить гибкий график, нужно:

1. зафиксировать его в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему (ст. ТК РФ);
2. издать приказ в свободной форме об установлении гибкого графика и ознакомить с ним работника под подпись.

Пример

Текст условия о гибком графике работы (с неизменной продолжительностью рабочего дня) в трудовом договоре может выглядеть так: «Работнику устанавливается режим гибкого рабочего времени, элементами которого являются:

• продолжительность рабочего дня __ часов;
• время начала работы: с ___ по ___ либо с ___ по ___;
• фиксированное время: с___ по ___ либо с ___ по ____;
• перерыв для отдыха и питания: с ___ до ____ либо с ___ до ___ продолжительностью ___;
• время окончания работы: с ___ по ___ либо с ___ по ___.

Выбор времени начала и окончания работы в течение этих периодов определяется работником самостоятельно с учетом производственной необходимости».

Некоторые моменты, касающиеся оплаты

Расчет оплаты труда при сменном графике несколько отличается от стандартного. Специфика здесь заключается в том, что количество рабочих часов по установленному на предприятии режиму может отличаться от нормы, установленной по закону, причем как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения (так называемая плановая переработка или недоработка).

Для того, чтобы в расчетах зарплаты не было ошибок, по завершении периода учета следует осуществлять сверку следующих параметров: количества рабочих часов в соответствии с нормой и их же количество, исходя из реальных показателей. Если при сравнении второй показатель будет больше первого, потребуется рассчитать и доплатить сотруднику за переработанное время.

Если смена работнику выпадает на выходной день, то она оплачивается как обычная (это обосновывается особенностями условий сменного режима). Если же он вынужден работать в праздничный день (государственные нерабочие дни указаны в Трудовом Кодексе РФ), то оплата ему должна производиться по соответствующему стандартному тарифу, т.е. в двойном размере.

Что такое гибкий график

Гибкий график, или гибкое рабочее время, предполагает саморегулирование начала, окончания и общей продолжительности рабочей смены или продолжительности рабочего дня. То есть работник в разные дни может начинать и заканчивать работать в разное время. При этом продолжительность рабочего дня может быть как неизменной во все рабочие дни, так и различной.
Отметим, что гибкий график — это не полное саморегулирование начала, окончания или общей продолжительности рабочего дня, а только частичное. Сначала работник и работодатель приходят к письменному соглашению о пределах, в которых работник имеет право самостоятельно определять время начала или окончания рабочего дня, его продолжительности. А далее он уже сам выстраивает свой рабочий день, исходя из согласованных пределов (ст. 102 ТК РФ).

До 2021 года использовались положения «Рекомендаций по применению режимов гибкого рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях отраслей народного хозяйства» (утв. Постановлением Госкомтруда СССР № 162, ВЦСПС № 12–55 от 30.05.1985). Согласно им, при таком графике определялись одновременно:

• фиксированное время — период времени, когда сотрудник работает, находясь на рабочем месте;
• гибкое время, в пределах которого работник вправе начинать и заканчивать работу по своему усмотрению.

Теперь же выделение периода фиксированного времени работы необязательно, так как документ утратил силу.

На заметку. Что такое скользящий график.

Работодатели иногда смешивают понятия гибкого и скользящего графика, но важно понимать, что это не одно и то же.

Скользящий график — это предоставление выходных дней по меняющемуся графику (ст. 100 ТК РФ). То есть выходные в разные недели приходятся на разные дни. Например, если организация работает семь дней в неделю, работникам могут предоставляться выходные на одной неделе — понедельник и вторник, на второй — среда и четверг, на третьей — пятница и суббота и пр.

Скользящий график устанавливается при приеме на работу трудовым договором, а для уже действующего сотрудника — дополнительным соглашением к трудовому договору. Одновременно издается приказ в свободной форме, и с ним нужно ознакомить работника под подпись.

Отметим, что работодателю придется заранее составлять графики работы на неделю или месяц вперед и следить, чтобы сотрудники ознакомились с графиком под подпись. Таким образом до начала рабочей недели/месяца они будут понимать, какие дни для них — выходные, а какие — рабочие. Минимальный возможный срок, в который нужно ознакомить работников, закрепляется в трудовом договоре или в локальном нормативном акте работодателя, например, в правилах внутреннего трудового распорядка.

Если срок ознакомления с графиком установлен определенным локальным нормативным актом, это должно быть указано в трудовом договоре.

Закрепление порядка работы

Если руководство предприятия решает применять посменный график работы, эту норму оно обязано закрепить в учетной политике, если точнее – в Правилах внутреннего распорядка.

Если в компании действует профсоюзная ячейка, данные Правила, в том числе по части сменного режима работы, должны утверждаться ее представителем. На взаимодействие с профсоюзом отводится пятидневный период – за этот срок профсоюзные деятели должны либо одобрить представленные им Правила, либо доказательно их оспорить.

Также допускается установить использование сменного графика в коллективном договоре.

Помимо Правил внутреннего распорядка и коллективного договора, пункт о сменном режиме работы должен быть прописан в разделах индивидуальных трудовых договорах с сотрудниками, с указанием количества часов в смене и иных параметров.

Как оформить переход сотрудника на другую смену работы?

автор ответа,

Вопрос

В компании действует трехсменный режим работы. Графики сменности утверждаются в конце года сразу на будущий год. В трудовом договоре прописано, что работнику устанавливается полный рабочий день при сменном режиме работы в соответствии с графиками сменности. Сейчас есть необходимость перевести сотрудника из смены А в смену Б.

Достаточно ли будет уведомить сотрудника за 1 месяц об изменении смены и ознакомить его с графиком сменности смены Б?

Ответ

Если в трудовом договоре прописано, что работнику устанавливается полный рабочий день при сменном режиме работы в соответствии с графиками сменности, а конкретная смена не указана, – его достаточно ознакомить с новым графиком сменности под подпись за 1 месяц до вступления его в силу (уведомление в данном случае не требуется).

Обоснование

В соответствии со ст. 56 ТК РФ, трудовой договор представляет собой соглашение между работодателем и работником

, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Если для определенного работника режим рабочего времени и времени отдыха отличается от общих правил, действующих у данного работодателя, то он должен в обязательном порядке указываться в трудовом договоре. Это требование зафиксировано в ст. 57 ТК РФ.

В соответствии с требованиями ст. 72 ТК РФ возможно изменение условий трудового договора (в том числе, режима рабочего времени) по соглашению сторон или

изменение условий трудового договора работодателем в порядке ст. 74 ТК РФ в случае изменения организационных или технологических условий труда.

Однако, в рассматриваемом случае, исходя из условий вопроса, работодатель правомерно указал трудовом договоре режим работы работника в соответствии со сменным графиком работы

.
При этом, если в трудовом договоре смена, в которую работник привлекается к работе не конкретизирована, — изменения условий трудового договора в части режима рабочего времени не требуется,— работника достаточноознакомить с новым графиком сменности под подпись за 1 месяц до вступления его в силу.

Процесс формирования графика сменности

Первым практическим этапом воплощения сменного графика в жизнь является приказ о его создании, выпускаемый от имени директора организации. В нем прописывается указание создать график сменности, период, ответственное лицо и прочие необходимые сведения.

Образец приказа об утверждении графика сменности

Далее идет непосредственное составление документа. Здесь должны быть учтены интересы работодателя и сотрудника.

График формируется заранее – как минимум за тридцать дней до наступления смены.

Каждый сотрудник, упомянутый в документе, должен быть с ним ознакомлен под роспись. Таким образом, он свидетельствует о том, что согласен с данным режимом работы.

После разработки, согласования и окончательного утверждения график будет обязательным к исполнению как для руководства предприятия, так и для сотрудников, которые в нем обозначены.

Как оформить сменный график в соответствии с Трудовым кодексом?

Елена Кожемякина, Управляющий партнер юридической фирмы BLS.

Супермаркет, аптека, производство и т.д. – сменный график используется во многих отраслях. И вот вам нужно «сверстать» новый график: для кого-то он не изменится, а у кого-то появится другое «расписание». А еще надо ознакомить персонал, несколько людей заболели, ушли в отпуск, кто-то не согласен. Что делать и как изменить график в соответствии с законом?

Одно из крупных предприятий планировало оптимизировать труд кадрового администратора. В процессе выяснилось, что надо внести изменения в график сменности в компании. Этот вопрос поставил нашего клиента в затруднение. Обратимся к трудовому законодательству и практике.

Оказаться в тупике легко. Трудовой кодекс РФ ничего не говорит о корректировке графика сменности. По сложившейся практике, это делается не менее, чем за 1 месяц до предполагаемой даты изменений. Или возможно сформировать новый график, но в любом случае необходимо за месяц под роспись ознакомить с ним персонал. Самая сложная ситуация, если человек в отпуске или на больничном. Как получить его подпись? А еще, вернувшись, он может не согласиться и сказать: «Вы предлагаете новый график за 2 недели до вступления, и я могу отказаться».

К сожалению, закон не поясняет, за какое именно время вы должны знакомить сотрудника с изменениями, в случае его временного отсутствия. Тем не менее, риски несете именно вы: не получив его подпись за месяц до установленной даты, вы де-факто не сможете внедрить новое расписание, и сотрудник будет отстаивать прежний режим работы. Как быть в такой ситуации?

Мы рекомендуем точно прописывать информацию в трудовом договоре и Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР).

А именно: сколько смен в сутки, когда они начинаются и заканчиваются, порядок чередования. Ведь если вы не успеваете вовремя сообщить об изменениях работнику, вам придется решать не вопрос графика, а договариваться с человеком.

Оптимальный вариант: укажите в трудовом договоре, что человек трудится в соответствии с графиком сменности, а если он не ознакомлен, то обязан выйти на работу определенного числа. Таким образом вы закрепляете обязанность сотрудника соблюдать график, который будет основным, и в то же время уточняете, что возможен и другой режим работы. Тогда, если он не выйдет в соответствии с новым «расписанием», у него уже не будет поводов для манипуляций.

Для примера недавний вопрос от нашего клиента. «Нам надо подписать новый график сменности с 1 ноября с группой из 40 сотрудников. Но двое из них находятся на больничном и должны вернуться 10 ноября. Что делать компании в период с 1 по 10 ноября?”

Вопрос можно решить с помощью сотрудников из числа имеющихся, которые также указаны в этом графике сменности.

Но надо помнить: привлекая их дополнительно, речь идет о сверхурочной работе или работе в выходной день.

Приведем пример организации замещения. В компании установлена работа в 2 смены. Одна группа сотрудников завершает смену, а во вторую смену не выходит один из работников из-за болезни. Вы можете предложить одному из тех, кто трудился в «с утра», поработать сверхурочно, задержаться на вторую смену, пока вы не обеспечите замену.

Однако у такого варианта есть ограничения. Ст. 99 ТК РФ напоминает, что сверхурочная работа не должна превышать 4 часов в течение 2 дней подряд и 120 часов в год. Так что привлечь его вы можете только для того, чтобы вызвать на работу «полноценную замену». То есть придется срочно найти и попросить сотрудника, отдыхающего по графику сменности, выйти в свой выходной день. А, учитывая, что труд в течение 2-х смен подряд не допускается, согласно ст. 103 ТК РФ, привлечь в выходной можно только того работника, который уже отдыхает по графику 2-е или 3-и сутки.

Озвучим и еще более интересное развитие событий из практики.

Когда не хватает сотрудников, можно привлекать их из других ваших подразделений/магазинов. С ними вы заключите трудовые договоры, причем это могут быть постоянные договоры совместительства на периодические работы.

Вы просто «бросаете клич» в расчете на тех, кто хочет подработать. Такие будут всегда, вам лишь потребуется вывешивать графики замещения. Это удобно и эффективно для всех. Вы получаете стабильный бюджет, отсутствие переработок и проблем со сверхурочной работой, а также хорошую мотивацию, а сотрудники – реальную возможность дополнительного заработка.

Можно ли менять в нем сведения

В утвержденный сменный график изменения вносить допускается, но только в крайнем случае и с соблюдением некоторых правил.

Во-первых, если перемены происходят по инициативе работодателя, он в обязательном порядке должен заранее уведомить о них подчиненных и получить их письменное согласие – без них законным образом внести правки будет проблематично.

Если изменить график смен просит кто-либо из сотрудников, он должен составить специальное заявление на имя руководителя. В заявление нужно указать причины просьбы (она должна быть обязательно уважительной с приведением соответствующих письменных обоснований), затем должно быть получено согласие остальных сотрудников, которых касается документ. Если коллегам и руководству удалось достичь компромисса, формируется новый приказ, на основе которого в график вносятся нужные коррективы.

Как согласовывать с работниками

С сотрудниками график смен нужно согласовывать заранее, как уже говорилось выше – не позднее, чем за тридцать дней до наступления первой по нему смены.

Подписи о согласии можно ставить непосредственно в самом графике или же сделать для этого отдельный лист.

Если выбран второй вариант, то в листе согласования нужно сделать таблицу, вписать туда всех работников и собрать их автографы (с датой их постановки). Данный документ будет официальным приложением к графику сменности.

Особенности формирования графика сменности, общие сведения

Если вам поручено сделать сменный график, а вы не представляете, как именно его формируют, прочитайте наши рекомендации – они дадут вам точное представление о данном документе. Также ознакомьтесь и с примером заполнения – на его основе у вас легко получится оформить собственный бланк.

Прежде чем перейти к детальному описанию графика, приведем общую информацию о документе. Начнем с того, что унифицированной формы графика нет. Это обозначает, что писать его можно в свободном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике организации. При этом способ формирования бланка должен быть отражен в нормативных актах фирмы.

Независимо от того, какой метод составления графика будет выбран, нужно, чтобы документ содержал в себе ряд обязательных данных:

• реквизиты компании;
• информация о месте и времени составления;
• сам график.

Бланк обязательно должен быть заверен несколькими лицами. Во-первых, теми работниками, в отношении которых он формировался, во-вторых, руководителем структурного подразделения и, в-третьих, директором компании.

Заверять бланк печатью не обязательно – делать это необходимо только тогда, когда такое условие есть в локальной документации фирмы.

График допускается составлять на простом чистом листе бумаги (предпочтительно А4 формата) или на фирменном бланке организации (если такое требование установлено руководством). Писать его можно вручную или на компьютере (с обязательным последующим распечатыванием).

Как учитывать график сменности

Все графики, разрабатываемые на предприятии, подлежат обязательной регистрации в соответствующем журнале учета. После проведения с ними всех необходимых процедур (разработка, согласование, утверждение, ознакомление), они передаются на хранение в отдел кадров компании. Здесь они подшиваются в отдельную папку с другими такими же документами. Доступ к месту их содержания для посторонних людей должен быть ограничен.

Длительность их хранения обозначается либо в локальных актах организации, либо устанавливается законодательством РФ (но не менее пяти лет). После истечение этого срока, графики можно утилизировать с соблюдением процедуры, установленной в законе.