Какие нормативные документы регулируют питание сотрудников в ДОУ.

Питание сотрудников: организация и налоговые последствия

Работодатели нередко, заботясь о своих сотрудниках, организуют питание на рабочем месте. А для некоторых бизнесменов это — обязанность по закону.
Для сотрудников питание от работодателя – важная часть мотивации. Это позволяет сэкономить не только деньги, но и время на приготовление обеда или же дорогу до дома или кафе. Но для бизнесмена питание сотрудников на рабочих местах может привести к дополнительным налоговым платежам.

Рассмотрим, как сделать обеды на рабочем месте не только удобными для сотрудников, но и выгодными для бизнеса в целом.

Варианты организации питания сотрудников

Для двух категорий сотрудников согласно статье 222 ТК РФ работодатель обязан организовать бесплатное питание на рабочем месте.

1. Трудящиеся во вредных условиях – им положено выдавать молоко или другие продукты-заменители.
2. Трудящиеся в особо вредных условиях – работодатель обязан организовать им лечебно-профилактическое питание.

В этом случае затраты на питание сотрудников в пределах установленных норм уменьшают базу по налогу на прибыль или УСН «Доходы минус расходы» и не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. НДС на стоимость такого питания начислять также не нужно.

Организация питания остальных категорий сотрудников остается на усмотрение руководства компании. Но многие специалисты по кадрам считают, что этот вариант мотивации очень эффективен. Поэтому работодателю, если у него есть возможность, стоит пойти на дополнительные затраты, которые окупятся лояльностью сотрудников.

Порядок предоставления питания для всех «обычных» сотрудников, которые не работают во вредных или опасных условиях, законом не установлен. Поэтому работодатели сами вправе выбирать наиболее удобный для них вариант:

1. Открыть собственную столовую.
2. Выдавать продукты.
3. Заказать доставку обедов или полноценное выездное обслуживание — кейтеринг.
4. Подготовить помещение для приема пищи.
5. Оплачивать сотрудникам расходы на питание.

Однако желание работодателя сделать более комфортным процесс работы для своих сотрудников нередко упирается в требования законодательства. С точки зрения контролирующих органов бизнесмен, предоставляя питание сотрудникам, увеличивает их доход. При этом возникает дополнительный объект для налогообложения. Поэтому нужно внимательно изучить каждый способ и выбрать наиболее подходящий.

Документ, подтверждающий расходы на питание сотрудников

Публикация

Как документ позволит сэкономить. Для учета расходов на питание сотрудников не обязательно иметь коллективный договор. Достаточно документа, в общих чертах оформляющего договоренность. В ТК есть несколько статей, нормирующих порядок бесплатного питания работников. Например, каждый работник имеет право на гарантии и компенсации, установленные в соответствии с ТК (ст. 219 ТК). Также ТК регламентирует порядок выдачи молока и иных лечебнопрофилактических продуктов на работах с вредными условиями труда (ст. 222 ТК). Статья 348.10 ТК регулирует предоставление питания за счет работодателя спортсменам и тренерам, а статьи 41 и 57 ТК – остальным работникам.

Чтобы избежать проблем с учетом расходов, надо заключить с ними трудовой или коллективный договор. Впрочем, подойдут также соглашения или локальный нормативный акт. Ведь помимо трудового и коллективного договора работодатель и работник регулируют отношения с помощью иных соглашений и локальных нормативных актов (ст. 5, 8, 56 ТК). пример 1 Компания закрепила порядок предоставления бесплатного питания в протоколе общего собрания участников общества. Этого было достаточно для того, чтобы учесть расходы и уменьшить НДС и налог на прибыль (решение АС Брянской области от 07.10.2019 № А09- 6867/2019, постановление АС Центрального округа от 07.07.2020 № Ф10-1469/20). Кроме того, есть судебные решения, согласно которым коллективный договор по своей сути является локальным нормативным актом (апелляционное определение СК по гражданским делам Хабаровского краевого суда от 28.09.2018 № 33-6071/2018). Налог на прибыль. Расходы на питание по налогу на прибыль относятся к оплате труда (п. 4 ст. 255 НК). Обязательное условие принятия к учету таких расходов помимо документального подтверждения и экономической целесообразности – их отражение в трудовом или коллективном договоре (ст. 252 НК, письма Минфина от 08.05.2019 № 03- 04-09/33763 и УФНС по г. Москве от 13.04.2011 № 16-15/[email protected]). Однако контролирующие органы настаивают, что данные расходы относятся к расходам на оплату труда. То есть для их учета необходимо определить размер дохода каждого работника. Если такой возможности нет, расходы нельзя учитывать в составе расходов на оплату труда. Впрочем, траты на питание реально учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49. п. 1 ст. 264 НК). Ведь пункт 4 статьи 252 НК утверждает: если затраты возможно отнести к нескольким видам расходов по налогу на прибыль, налогоплательщик вправе самостоятельно определить их вид. Кроме того, согласно пункту 25 статьи 270 НК траты на питание возможно отнести к расходам, не учитываемым в целях налогообложения, только в случае, если такие расходы не указаны в трудовых или коллективных договорах. Это подтверждает арбитражная практика в пользу налогоплательщиков (постановление АС Уральского округа от 25.08.2016 № Ф09-7988/16). Недавнее постановление АС Центрального округа от 07.07.2020 № Ф10-1469/20 закрепило положительную позицию. ЕСХН. Сельскохозяйственные организации также вправе учесть расходы на питание сотрудников на основании подпункта 42 пункта 1 статьи 264 НК (постановление АС Западно-Сибирского округа от 13.12.2019 № Ф04-6213/19). Упрощенка. Организации на упрощенке могут учесть расходы на питание на основании подпункта 6 пункта 2 статьи 346.5 НК. Перечень расходов по статье 346.5 НК закрытый. Поэтому при отражении данных расходов следует придерживаться рекомендаций писем Минфина от 08.05.2019 № 03-04-09/33763 и УФНС России по г. Москве от 13.04. 2011 № 16- 15/[email protected]: затраты должны быть распределены на каждого работника. НДС. НДС к вычету по питанию можно принять при соблюдении следующих условий: есть счет-фактура; товары (работы, услуги, имущественные права) приобрели для облагаемых НДС операций и приняли на учет (ст. 171, 172 НК, постановление АС Центрального округа от 07.07.2020 № Ф10-1469/20). Применение вычетов допустимо и в случае приобретения непроизводственных товаров, работ или услуг. Тем не менее они должны быть хотя бы косвенно связаны с процессом производства (например, спецодежда, канцелярские товары и подобные общехозяйственные расходы). У компании нет необходимости реализовывать питание с НДС каждому сотруднику, чтобы взять НДС по расходам на такое питание к вычету. Образец локального нормативного акта

Передача питания сотрудникам не является реализацией в трактовке пункта 1 статьи 39 НК и подпункта 1 пункта 1 cтатьи 146 НК. Это расходы организации на обеспечение условий труда работников (ст. 5, 40, 41, 131 ТК). Обязанности начислять НДС нет (постановление Двадцатого ААС от 07.02.2019 № 20АП8860/2018, АС Центрального округа от 05.06.2019 № Ф10-5077/2018). У чиновников иной взгляд. Они уверены, что если расходы на питание распределены по сотрудникам (на чем настаивает Минфин в письме от 08.05.2019 № 03-04-09/33763, если такие расходы относить к расходам на оплату труда по ст. 255 НК), тогда с реализации питания сотруднику при возмездных или безвозмездных расчетах с ним необходимо начислить НДС и взять входящую сумму НДС по приобретению питания к вычету (п. 1 ст. 39, подп. 1 п. 1. ст. 146 НК, письмо Минфина от 27.01.2020 № 03- 07-11/4421). Если такого распределения расходов между сотрудниками нет, нет и обязанности начислять НДС с реализации питания сотруднику, как и вычета по входящим документам на приобретение питания. Локальный нормативный акт, подтверждающий расходы на питание, позволит уменьшить базу по налогам даже в том случае, если ссылки на эти расходы не будет в коллективном или трудовом договоре. В каком виде составляется. Составьте документ по расходам на питание сотрудников в письменном виде. Ознакомьте всех работников под подпись с данным документом (ст. 22, 68 ТК). Что обязательно должно быть в документе. Четко пропишите порядок предоставления питания и условия компенсации расходов по питанию. Укажите стоимостный размер оплаты питания работнику (если вы планируете компенсировать его в денежной форме) или количественный (при безвозмездном варианте). Например, пропишите порядок выдачи талонов, карт или иной способ расчетов. Необходимо чтобы расходы по талонам относились к системе оплаты труда согласно ТК. Подчеркните, что предоставление питания – это обязанность работодателя согласно трудовым отношениям с сотрудниками. Дополнительные меры безопасности. Стоит обосновать производственную необходимость питания работников. Например, рядом с компанией в шаговой доступности нет столовых, плохое качество продуктов в точках общепита или сложный технологический процесс на производстве. пример 2 Из-за высоких требований к продовольственной и санитарной безопасности организация ввела запрет для своих сотрудников приносить обед с собой и организовала для них шведский стол. Решение об организации питания оформили протоколом собрания работников и руководства предприятия. Суды поддержали организацию (постановление АС Центрального округа от 07.07.2020 № А09-6867/2019).

Добавить комментарий

Рейтинг

0 0 0

Метки

налог на прибыль НДС первичная документация упрощенная система налогообложения (УСН)

Питание сотрудников в собственной столовой

Нет ничего лучше и вкуснее, чем только что приготовленная еда. Но для организации полноценной столовой нужно учесть множество моментов:

1. Помещение должно быть в нежилом фонде.
2. Столовая должна быть оборудована канализацией, вытяжкой и местом для сбора пищевых отходов.
3. Существуют специальные требования к отделке помещения.
4. Необходимо нанять квалифицированный персонал.
5. Организация собственной столовой значительно усложнит бухгалтерию.
6. Нужно учесть множество СанПинов и готовиться к регулярным проверкам, так как предприятия общественного питания строго контролируют.

Самый главный минус – открыть собственную столовую очень дорого. Поэтому такой вариант подходит, преимущественно, средним и крупным организациям.

Однако при правильном подходе предприятие сможет получать дополнительный доход, предоставляя возможность пользоваться услугами столовой не только сотрудникам, но и сторонним клиентам. В итоге общественное питание может даже стать отдельным видом бизнеса.

У собственной столовой есть и существенные плюсы:

1. Можно контролировать качество рациона питания сотрудников.
2. Снижается количество больничных листов по причине болезней ЖКТ.
3. Возможность дополнительного дохода для компании.

Если сотрудник сам платит за обеды, то никакого дополнительного облагаемого дохода у него не возникает. Затраты на само содержание столовой работодатель может учитывать для налогообложения на общих основаниях.

Если столовая соответствует параметрам для применения ЕНВД по площади зала (до 150 кв. м), то до конца 2021 года она может работать на «вмененке». Но для этого и сама организация должна иметь численность не более 100 человек. А на практике такие компании редко открывают собственные столовые.

Облагается ли питание работников НДС?

Обложение налогом на добавленную стоимость питания работников зависит от того, можно ли персонифицировать тех, кто питается (Письмо Минфина от 27.01.2020 № 03-07-11/4421):

Если работодатель начисляет НДС с питания работников, он может ставить в вычет НДС, уплаченный при приобретении этого питания или компонентов для его производства. Исключение: случаи, когда работодатель обязан обеспечивать работников питанием по закону. Такое питание — компенсация за вредные условия труда, НДС не облагается.

Доставка обедов или выдача продуктов сотрудникам

Организация может заключить договор на выездное обслуживание или же доставку обедов.

Преимущества этого способа:

1. Не нужно самостоятельно закупать продукты или готовить обеды.
2. Возможность предварительного заказа с выбором меню.
3. Корпоративные скидки за объем и бесплатная доставка.
4. Гарантия качества от поставщика, который специализируется на организации питания.

Выдача продуктов — компромиссный вариант, когда работодатель не хочет тратить большие суммы на питание, но стремится обеспечить сотрудников всем необходимым для перерывов на чай.

Обязанность компании организовывать питание сотрудников тем или иным способом нужно обязательно отразить во внутренних нормативных документах: положении об оплате труда, коллективном договоре и т.п. В документах нужно подробно отразить, кому именно предоставляется питание и в какой форме.

В этом случае работодатель имеет право учесть затраты на питание сотрудников для налога на прибыль (п. 25 ст. 255 НК РФ, письмо Минфина от 23.07.2018 № 03-03-07/51494).

Для УСН «Доходы минус расходы» подход будет аналогичным, т.к. затраты на оплату труда и приравненные к ним учитываются при этом режиме аналогично налогу на прибыль (пп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

НДС на стоимость выданных обедов или продуктов можно не начислять (письмо Минфина от 06.03.2015 N 03-07-11/12142). Но и взять к вычету входной налог в этом случае не получится. Суммы НДС, выставленные кейтеринговой компанией или поставщиком продуктов, можно включить в затраты для налога на прибыль.

Когда компания закупает готовые обеды или продукты в целях организации питания сотрудников, то возникает вопрос о налогообложении натуральных выплат. Ведь в общем случае эти затраты являются доходом сотрудников в натуральном выражении. Поэтому со стоимости бесплатного питания нужно удержать НДФЛ, а также начислить на них страховые взносы.

Однако указанные платежи являются «персонифицированными», т.е. при расчете должны быть привязаны к конкретному работнику – получателю дохода. Поэтому, если невозможно точно определить, кто именно из сотрудников получал бесплатное питание, то эти расходы можно не облагать НДФЛ и страховыми взносами (письмо Минфина РФ от 03.08.2018 № 03-04-06/55047).

При покупке готовых обедов для невозможности идентификации доходов каждого сотрудника достаточно сделать общий заказ, который не будет подробно расписан. Если организация закупает продукты, то также нельзя выяснить – сколько и какому сотруднику досталось, например, сахара и чая. Поэтому в подобных ситуациях есть основание не начислять обязательные платежи – конкретизировать доход по каждому сотруднику просто невозможно.

Но нельзя дать полной гарантии того, что при такой схеме удастся обойтись без уплаты НДФЛ и взносов. Проверяющие могут начислить эти платежи расчетным путем, например — исходя из общих затрат и численности сотрудников, получающих питание (письмо Минфина от 17.05.2018 № 03-04-06/33350).

Кроме того, если работодатель не начисляет страховые взносы на стоимость питания сотрудников, то он, по мнению налоговиков, не может учесть эти затраты для налога на прибыль (письмо Минфина от 04.03.2008 № 03-03-06/1/133). Существует и противоположная позиция, но отстаивать ее, скорее всего, придется в суде (постановление ФАС Московского округа от 06.04.2012 № А40-65744/11-90-285).

Оплата питания по собственной инициативе

НДФЛ

При определении налоговой базы по НДФЛ должны учитываться все доходы работников, полученные ими как в денежной, так и в натуральной формах (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Если работникам выплачивается денежная дотация на питание, такая выплата является объектом налогообложения НДФЛ (п. 1 ст. 209 НК РФ). При иных способах оплаты стоимость бесплатного питания является доходом в натуральной форме, который также облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 28.06.13 № 03-04-06/24677).

Однако чтобы исчислить НДФЛ, необходимо установить размер дохода каждого работника. Только в этом случае на сумму дотации начисляется налог (п. 8 информационного письма Президиума ВАС РФ от 21.06.99 № 42). То есть для начисления НДФЛ определяющее значение имеет персонифицированный учет дохода каждого сотрудника. Если такой учет организован (например, когда талоны на питание выдаются работникам персонально), то на стоимость питания нужно начислить НДФЛ.

Если же организовать персонифицированный учет невозможно (например, при приобретении питьевой воды, чая или кофе), то облагаемого НДФЛ дохода не возникает (письмо Минфина России от 30.01.13 № 03-04-06/6-29).

Особняком стоит ситуация, когда питание организовано по принципу шведского стола. Минфин высказывал мнение, что в таком случае доход работников можно определить расчетным путем: исходя из общей стоимости питания работников и сведений из табеля учета рабочего времени (письмо Минфина России от 18.04.12 № 03-04-06/6-117). Однако судьи с таким подходом не согласны (постановление ФАС Дальневосточного округа от 15.06.09 № Ф03-2484/2009).

Обратите внимание Минфин настаивает на том, что работодатель должен принимать все возможные меры по оценке и учету полученного сотрудниками дохода (письмо Минфина России от 06.03.13 № 03-04-06/6715).

Страховые взносы

Когда работодатель выплачивает сотрудникам денежные компенсации (дотации) на питание, то на них нужно начислить пенсионные, медицинские и взносы на травматизм (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 19.05.10 № 1239-19).

При других вариантах оплаты определяющее значение для начисления взносов имеет возможность определить доход каждого работника. Если точная сумма дохода известна, то на стоимость питания нужно начислить взносы. Причем, в базу для начисления следует включить стоимость предоставленного питания с учетом НДС (ч. 6 ст. 8 Закона № 212-ФЗ, п. 3 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).

Если же сумму дохода определить нельзя (допустим, при варианте «шведский стол»), то на стоимость питания страховые взносы не начисляются. Суть в том, что взносами облагается только адресные выплаты в пользу конкретных работников (письмо Минтруда России от 24.05.13 № 14-1-1061). Эта позиция подтверждена и решением Высшего арбитражного суда, который заявил: если определить экономическую выгоду каждого работника невозможно, то страховые взносы не начисляются (определение ВАС РФ от 09.09.13 № 11907/13).

Организация места для приема пищи

Есть вариант и для тех работодателей, которым по каким-либо причинам не подходят все предыдущие. Повысить лояльность сотрудников можно, организовав место для приема пищи. Для этого потребуется пустое помещение, бытовая техника и мебель. Техника может включать в себя холодильник, микроволновую печь, чайник, кофемашину. Некоторые работодатели идут еще дальше и предоставляют не просто кухню, где можно разогреть еду, но и полноценную зону отдыха – с креслами, настольными играми и прочим.

Во-первых, такая мера позволит сотрудникам не тратить время на поход в сторонние кафе и соблюсти технику безопасности на рабочих местах.

Во-вторых, организация места для питания требует лишь одномоментных вложений, так как компания только обустраивает место, не тратя в дальнейшем деньги на питание сотрудников. Следовательно – не возникнет и проблема с «зарплатными налогами», рассмотренная в предыдущем разделе.

Чтобы эти затраты можно было учесть для налогообложения – нужно отразить обязанность работодателя создать условия для приема пищи в локальных нормативных актах.

Выплаты сотрудникам

Самый простой способ, который не требует от работодателя специальных мер по организации питания сотрудников. Однако и самый «дорогой» с точки зрения налогообложения. Эти выплаты персонифицированы, поэтому в обязательном порядке облагаются всеми взносами и НДФЛ.

То есть, к сумме затрат на обеды нужно прибавить еще, как минимум, 30 % страховых взносов и удерживать 13% НДФЛ с выплат.

Чтобы учесть доплаты на питание сотрудников при расчете налога на прибыль и УСН их, как и другие виды подобных затрат, нужно отразить во внутренних кадровых документах.

Но этот вариант может быть удобен для многих сотрудников, т.к. они сами выбирают, как и где обедать.

Вывод

Работодатель обязан организовать питание только определенным категориям сотрудников. Во всех остальных случаях – это его добровольное решение. Поэтому, если бизнесмен хочет повысить лояльность и мотивацию сотрудников, то он может выбрать удобный для себя способ.

При любом варианте добровольной организации бесплатного питания сотрудников эту обязанность работодателя нужно отразить во внутренних документах. В противном случае затраты нельзя будет учесть для уменьшения налоговой базы.

Для крупного бизнеса наилучший вариант – собственная столовая. При этом не только не возникает «лишних» налогов, но организация может и получить дополнительный доход.

Если работодатель предоставляет сотрудникам бесплатные обеды или продукты, то их, по мнению налоговиков, нужно облагать НДФЛ и взносами, даже при невозможности персонифицированного учета. Противоположная позиция, скорее всего, приведет к необходимости решать вопрос в суде.

Если просто прибавить доплату на питание сотрудников к зарплате, то налоги придется заплатить в любом случае. Зато при этом варианте не нужно оборудовать помещение, закупать и доставлять продукты и т.п.

В итоге выбор зависит от финансовых возможностей работодателя и его готовности к дополнительным сложностям как при самой организации питания сотрудников, так и в случае проверки.

Способы организации питания персонала

Наниматель может предусмотреть возможность частичной или полной компенсации стоимости обедов, эти обязательства перед персоналом закрепляются в коллективном договоре или других локальных актах фирмы. Другим случаем обеспечения питанием является выдача продуктов в соответствии с требованиями законодательства тем сотрудникам, чья работа является вредной.

Работодатель обязан обеспечивать питание сотрудникам в двух ситуациях (ст. 222 ТК РФ):

Для сотрудников вредных производств выдача продуктов «натурой» может быть заменена на выплату равноценной суммы денежных средств. Заинтересованному работнику нужно написать заявление на имя руководства. Главное, чтобы такая замена была предусмотрена коллективным или трудовым договором.

При непосредственной оплате питания сотрудникам проводки будут отличаться от бухгалтерских записей в случае выдачи продуктов натурой.

В иных случаях организация питания в офисе — добрая воля работодателя. Принимая решение о введении данной меры поддержки персонала, руководство выбирает из следующих вариантов:

• организация собственной столовой, где будут готовиться бесплатные обеды, устраиваться шведский стол;
• поиск поставщиков, которые будут привозить пищу по кейтерингу;
• покупка продуктов, которыми имеют возможность пользоваться работники на безвозмездной основе (например, кофе, чай, печенье);
• выдача денежных дотаций и талонов, на которые можно приобретать обеды.

Если работодатель принял решение оплачивать питание персоналу, он закрепляет его документально в коллективном договоре, положении об оплате труда или трудовых договорах сотрудников.