Электронные трудовые с 1 января 2021 года

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой, где будет отображаться вся та же информация, что и в сегодняшних бумажных книжках. За исключением информации об образовании и награждениях – их в электронном аналоге не будет.

Все данные о трудовой деятельности граждан будут собраны в информационной системе Пенсионного фонда, которую начали формировать с 2021 года. Для этого работодатели должны будут передавать в ПФР все сведения о кадровых изменениях.

Вся информация по электронным трудовым книжкам за 15 минут в нашем экспертном видео:

Трудовые книжки к началу 2021 года

К началу 2021 года большинство работающих лиц должно было определиться с тем, в каком из вариантов (бумажном или электронном) будет продолжено ведение его трудовой книжки, подав работодателю заявление о сделанном выборе (п. 2, п. 7 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений…»).

Отказ от бумажного варианта влечет за собой (п. 3 ст. 2 закона № 439-ФЗ):

внесение в бумажную трудовую книжку, находящуюся на хранении у работодателя, записи о том, что она выдана работнику на руки в связи с выбором им электронного способа формирования сведений о трудовой деятельности, с указанием в этой записи даты выдачи и реквизитов заявления, поданного работником;
передачу бумажной трудовой книжки работнику, становящемуся ответственным за ее дальнейшее хранение.

После завершения этой процедуры для обеих сторон трудового договора теряет свою актуальность ст. 66 ТК РФ и в полном объеме начинает применяться ст. 66.1 ТК РФ, посвященная сведениям о трудовой деятельности, ведущимся в электронном виде.

Для работника, выбравшего продолжение оформления бумажной трудовой книжки, ничего в ведении этого документа принципиально не меняется. При этом он получает право (п. 4, п. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ):

продолжить оформление этого документа на бумаге при трудоустройстве к другому работодателю;
в любое время отказаться от бумажного варианта, подав заявление текущему работодателю о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК).

Обратный переход (с ЭТК на бумажный вариант) законодательством не предусматривается.

Для человека, не имевшего возможности (в связи с длительным отсутствием на работе или отсутствием самой работы при наличии трудового стажа) сделать выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой к концу 2021 года, ведение этого документа продолжится на бумаге (п. 6 ст. 2 Закона № 439-ФЗ) до момента подачи заявления о переходе на ЭТК вне зависимости от того, у какого из работодателей (прежнего или нового) работник на этот момент работает (Письмо Минтруда РФ от 11.02.2020 № 14-2/В-141). Подачу такого заявления можно осуществить и в момент трудоустройства.

Преимущества электронной трудовой книжки

Электронную трудовую книжку, в отличие от бумажной, нельзя потерять. Человек всегда сможет получить актуальные и достоверные сведения о своей трудовой деятельности из информационной базы ПФР. Ему не придется делать и заверять копии цифровой трудовой для различных инстанций, плюс станет проще устраиваться на дистанционную работу.

Работодателям с 2021 года больше не придется заводить, вести и хранить бумажные трудовые книжки. Исключение – случаи, когда сотрудник не захотел отказываться от бумажной. Тогда работодателю придется соблюдать и старый, и новый порядок.

Что делать при переходе на новый формат

Вы должны:

Как и до реформы, предоставлять отчёты в ПФР не позднее 15 числа каждого месяца.
При приёме на работу и увольнении персонала отправлять сведения в ПФР не позже, чем на следующий день после издания приказа.
По заявлению работника предоставлять ему справки о работе за прежний период – до 2021 года.

Вы можете:

После перевода сотрудника на ЭТК выдать ему бумажную трудовую книжку на руки – вы больше не обязаны её хранить и отвечать за неё.
Требовать у работника сведения из ЭТК при приёме на работу, а также справки с предыдущих мест работы – он обязан вам их предоставить.

Если ваш сотрудник на предыдущем месте работы решил оставить бумажную трудовую книжку, то за ним сохраняется это право, и вы должны вести и ЭТК, и бумажную.

Что будет с бумажными трудовыми книжками

После 1 января 2021 года работодатели выдадут бумажные трудовые книжки на руки сотрудникам. Но только тем из них, кто выберет электронный вариант трудовой и напишет соответствующее заявление до конца 2021 года.

Если сотрудник не захочет отказываться от бумажной трудовой, у него будет и бумажная, и электронная. Работодатели по-прежнему будут вести трудовую на бумаге, а параллельно будут подавать сведения обо всех кадровых изменениях в информационную базу ПФР. Если этот сотрудник сменит работу, новый работодатель также будет обязан продолжать вести его бумажную трудовую и хранить ее у себя.

В любой момент человек, оставивший бумажную трудовую, сможет написать заявление и перейти только на электронный вариант, тогда старую ему выдадут на руки.

Но возможность сохранить бумажную трудовую есть только у тех, кто уже ее имеет или впервые устроится на работу в этом году. С 2021 года бумажные трудовые на новых сотрудников заводить перестанут, и у тех, кто устраивается на работу впервые, выбора не остается: будет только цифровой вариант.

Для того, чтобы уже работающие сотрудники знали о предстоящих изменениях и о своем праве оставить бумажную трудовую, работодатели обязаны известить их об этом письменно, попросить определиться с выбором и написать заявление до конца 2021 года. Подробнее об этом чуть ниже в пошаговой инструкции о переходе на ЭТК.

Что нужно знать об электронных трудовых работникам

Подробно о сути изменений до 31 октября 2021 года вас должен проинформировать работодатель. Вкратце они следующие:

Для уже работающих граждан переход на электронные трудовые является добровольным. Тем, кто решит обзавестись электронной трудовой (и напишет такое заявление), работодатель отдаст бумажную книжку на руки и больше не будет нести ответственности за ее хранение. Последняя запись в книжке при этом будет такой.
Если есть желание сохранить документ в традиционном виде, об этом тоже нужно подать работодателю соответствующее заявление (в произвольной форме или на бланке, который даст ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник). Тогда работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.
Те, кто впервые устроится на работу с 2021 года, будут иметь сразу электронную трудовую, бумажную им заводить никто не будет даже при их желании. Поступающим на первую работу в 2021 году бумажную трудовую еще могут оформить.
При устройстве на работу электронную трудовую новому работодателю можно представлять либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. В таком же виде он будет выдавать вам ее при увольнении.
Не нужно волноваться за сохранность сведений электронных трудовых книжек. ПФР гарантирует высокий уровень защищенности своих информационных систем. Фонд говорит, что сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Как будет переноситься информация со старых трудовых книжек

Со старых книжек работодатели передадут в электронную базу Пенсионного фонда только информацию о последнем месте работы. Для этого есть новый отчет СЗВ-ТД.

Более ранняя информация о трудовом стаже работника не пропадет – она уже есть в базах ПФР, ведь с 1997 года с вступлением в действие закона №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» работающим гражданам открыли индивидуальные лицевые счета и на них по отчетам работодателей выгружали сведения о страховом стаже.

Правда, по этой информации можно узнать стаж и название компании, а вот занимаемую должность – нет. При устройстве на новую работу человек сможет подтвердить должности, которые занимал до 2020 года, только по бумажной трудовой, которая будет у него на руках. В электронных трудовых такой информации не будет.

Исключим любую возможность штрафов за ошибки в кадровом учёте

Учёт от 2100 рублей в месяц

Оставить заявку

Плюсы и минусы нового формата

Минус у новой системы только один — дополнительные хлопоты у работодателя и кадровиков. Но это только в переходное время. Своевременная отправка отчета заменит хранение, ведение бумажных документов, покупку бланков. В остальном ЭТК намного удобнее бумажных:

невозможно потерять или испортить документ;
легкий доступ к своим данным, даже с мобильного телефона;
нельзя вносить изменения «задним числом».

Правовые документы

ТК РФ
ст. 66.1
КоАП РФ
Федерального закона N 439-ФЗ

Документы при увольнении и трудоустройстве по ЭТК

При увольнении в 2021 году лица, выбравшего электронный вариант ведения трудовой книжки, в качестве документа, отражающего факт работы, он получит от работодателя документ, составленный по форме СТД-Р и содержащий сведения о трудовой деятельности за период работы у этого работодателя (ст. 66.1 ТК РФ). Сформирован этот документ может быть как на бумаге, так и в электронном виде. Выбор вида документа остается за работником.

Ведение ЭТК при сохранении бумажного варианта

Выбор работником бумажного варианта ведения трудовой книжки не избавляет работодателя от необходимости подавать сведения о его трудовой деятельности в ПФР. Поэтому данные в базе, за формирование которой отвечает ПФР, в любом случае будут накапливаться, и это облегчит переход к ЭТК, если работник решит прекратить использование бумажного варианта трудовой книжки.

Лица, не отказавшиеся от ведения трудовой книжки на бумаге, обязаны предоставлять этот документ работодателю при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ), а работодатель обязан хранить его у себя, оформлять в нем записи, отражающие кадровые события и возвращать работнику при увольнении (ст. 66 ТК РФ). При ведении бумажной трудовой книжки у работодателя не возникает необходимости создавать при увольнении документ по форме СТД-Р.

Как перейти на ЭТК

В 2021 и начале 2021 года бизнесмены должны пошагово провести ряд мероприятий для внедрения нового формата работы. Рассмотрим порядок перехода:

Изменить документы, в которых упоминаются трудовые книжки: положения о персонале, трудовые договора и т.п. Во все указанные акты нужно добавить информацию о передаче сведений в ПФР и выдаче работникам выписок.

Важно то, что «старые» положения о ведении БТК при этом необходимо сохранить. Дело в том, что вряд ли все сотрудники компании сразу откажутся от привычных БТК. Поэтому нужно предусмотреть оба варианта работы.

Оформить усиленную квалифицированную электронную подпись, если работодатель решил предоставлять сотрудникам форму СТД-Р в электронном виде.
В течение 2021 года сдавать форму СЗВ-ТД по принятым, уволенным, переведенным сотрудникам, а также по тем, кто решил сохранить БТК или запросил выписку по трудовой деятельности.
До 31.10.2020 письменно уведомить всех работников о праве перейти на ЭТК или сохранить бумажный вариант.
До 31.12.2020 собрать заявления сотрудников о выборе между ЭТК и БТК.
В течение трех рабочих дней после получения заявлений выдать БТК на руки сотрудникам, которые выбрали электронный формат (письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2/В-260).
До 15.02.2021 сдать форму СЗВ-ТД по тем сотрудникам, по которым не предоставлялись сведения в «переходном» 2021 году. Таким образом, в феврале 2021 года у ПФР сформируется полная база данных по всем работникам.

Как в 2021 году и далее работать с данными о сотрудниках в новом формате

В 2021 году и далее все работодатели должны выполнять следующие обязанности по электронному обмену информацией о стаже сотрудников:

Предоставлять в ПФР отчет СЗВ-ТД:

при приеме или увольнении сотрудника — не позднее следующего рабочего дня;
при внутреннем переводе, подаче заявления о ведении БТК или запроса на выписку о стаже — до 15 числа следующего месяца.

Отчет СЗВ-ТД нужно сдавать, в том числе, и по тем сотрудникам, которые сохранили БТК. За нарушение сроков и порядка предоставления формы СЗВ-ТД для должностных лиц предусмотрено предупреждение или штраф в сумме от 300 до 500 рублей (п. 2 ст. 15.33.2 КоАП).

Предоставлять сотрудникам, перешедшим на ЭТК, сведения о стаже по форме СТД-Р: в день увольнения или в течение трех рабочих дней по заявлению.
Если сотрудник решил перейти на ЭТК, то выдать ему БТК в течение трех рабочих дней.

Как оформить электронную книжку

До 31 октября 2021 года работодатель должен проинформировать каждого работника в письменной форме о праве выбора бумажной или электронной трудовой книжки. Работник же должен до 31 декабря 2020 года написать заявление о своём выборе.

Если выбрать электронную трудовую книжку, то работодатель вернёт бумажную с записью о переходе на электронный носитель. Бумажную книжку нельзя выкидывать — в ней будут находиться записи о работе до 2021 года. В электронной будет содержаться информация о работе начиная с 2021 года.

Если выбрать бумажную, то работодатель будет вести и бумажную, и электронную книжку. Так будет до тех пор, пока работник не захочет перейти на электронную книжку, написав соответствующее заявление.

Если не подать заявление в течение 2021 года, то работодатель продолжит делать записи в бумажную и электронные книжки.

Как осуществляется переход работника на ЭТК?

Переходить ли на ЭТК — добровольный выбор каждого сотрудника. Работодатели обязаны письменно оповестить работников о возможности перехода до 31 октября 2021 года. Свой выбор работающие граждане должны сделать до 31 декабря 2021 года.

Если сотрудник выбирает электронный формат, бумажную трудовую ему выдадут на руки. При этом документ не теряет своей значимости, и его обязательно нужно сохранить, так как в ЭТК будут содержаться сведения только с 2021 года. Следует иметь в виду, что в случае отказа от бумажной ТК, изменить свое решение работник уже не сможет.

Форма заявления на электронную трудовую книжку свободная. Оно может выглядеть, например, так:

Выбор работника будет учтен в базе данных, чтобы о нем был осведомлен ПФР, а также будущий работодатель.

Также у работника есть возможность сообщить работодателю, что он желает оставить бумажную трудовую книжку. Тогда в отделе кадров в соответствии с новыми федеральными законами от 16.12.2019 № 436-ФЗ и № 439-ФЗ будут заполнять как электронную форму, так и продолжать вносить записи в бумажный документ вручную.

Если работник решил оставить бумажную ТК, ему следует написать заявление по такому образцу:

При новом трудоустройстве право сотрудника на ведение бумажной ТК сохранится. Если работник передумает, он всегда сможет перейти на электронный формат, написав заявление работодателю по основному месту работы.

Если работник не определится с выбором и не подаст письменного заявления в отдел кадров своей организации, за ним сохранится бумажная трудовая книжка.

Однако тем, кто впервые устраивается на работу начиная с 1 января 2021 года, бумажные трудовые заводить уже не будут.