Правда, до недавнего времени действовал запрет на выдачу сотрудникам их трудовых книжек, кроме случаев связанных с непосредственным увольнением сотрудников.
Сегодня положение вещей немного изменилось в лучшую сторону.
Поправки, внесенные в трудовой кодекс, закрепляют возможность работника и в некоторых других жизненных ситуациях просить отдел кадров выдать ему трудовую на руки.
В данной статье мы как раз рассмотрим все основания для выдачи трудовых в руки, ознакомим с нововведениями в сфере трудового законодательства и наконец — то выясним, когда именно работник может требовать свою трудовую и когда ему невозможно отказать.
Нормативно-правовые документы
Как вы знаете, первым и самым главным законодательным актом в трудовой сфере взаимоотношений является трудовой кодекс нашей страны. Именно в нем закреплены все основополагающие правила и требования, на которых базируется все трудовое право. Не обошел стороной трудовой кодекс вопрос выдачи трудовых книжек.
Еще несколько лет назад единственной статьей, которая отражала порядок выдачи трудовых являлась статья 62, где сказано, что при увольнении работодатель или сотрудник отдела кадров выдает трудовую на руки работнику, а также может предоставить и другие документы.
Сегодня в данную статью уже внесены изменения, и трудовой кодекс обновленной редакции вступил в свою законную силу уже первого января 2015 года.
В статью 62 добавлено основание, что также сотрудник отдела кадров и работодатель трудовую книжку работнику должны выдать в случае, если работником составлено соответствующее заявление. Тогда ответственность за хранение и возврат трудовой книжки полностью ложится на плечи работника, в том числе и в случае утери трудовой книжки работником.
Но, к сожалению, нововведения не нашли отражение кроме трудового кодекса ни в каких других нормативно правовых актах.
Самые важные нормативные акты, которые как раз касались вопроса хранения трудовых книжек и их заполнения не поменяли свои статьи даже в части.
Но будем надеяться, что в скором времени изменения будут внесены и в инструкцию по заполнению трудовых книжек сотрудников отдела кадров, а также в правилах ведения и хранения трудовых книжек, которые закреплены Постановлением Правительства нашей страны под номером 225.
Ниже вы видите текст 62 ст. ТК РФ:
Приобретение трудовой книжки
Некоторая информация
Работодатель обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее согласно законодательству. И не вправе требовать с работника, чтобы он самостоятельно покупал трудовую книжку. При выдаче сотруднику трудовой книжки работодатель вправе взять с него плату, размер которой определяется размером расходов на ее приобретение.
Выясняя, как завести трудовую книжку впервые, важно не ошибиться, кому следует приобретать бланк документа – самому работнику в книжном магазине (на рынке, в киоске) или работодателю.
Покупать бланк трудовой книжки самостоятельно не рекомендуется, поскольку существует риск купить экземпляр, не соответствующий действующим стандартам либо изготовленный предприятием, не имеющим права производить такие бланки.
Важно: приобретать трудовые книжки для персонала обязан работодатель, и он не вправе требовать от нанимаемого работника, чтобы тот покупал бланк самостоятельно.
Работодатель также должен:
- вести специальную книгу учета выдачи, хранения и прихода-расхода трудовых книжек, где регистрируются документы новых сотрудников;
- хранить трудовые книжки работников, неся ответственность за их сохранность;
- выдавать трудовую книжку работнику на руки при его увольнении, делая соответствующую запись в указанной выше книге.
Обратите внимание: после оформления трудовой книжки впервые закон позволяет работодателю удержать из зарплаты работника, которому заведена трудовая книжка, ее стоимость. Но только на основании специального приказа, с которым необходимо ознакомить данного работника под подпись. Нельзя вычесть эту сумму из заработной платы лица без его согласия.
В каких случаях сотруднику выдается трудовая книжка на руки? Обязан ли работодатель выдать книжку?
Работодатель, в соответствии с новой редакцией Трудового кодекса, обязан выдать на руки работнику его трудовую книжку на основании заявления, но только в случае, если причина для выдачи будет обоснованной и приемлемой.
Если раньше единственным основанием для выдачи трудовой книжки на руки было увольнение, то сегодня таким основанием предстает простое заявление. Конечно, не любое заявление может стать первым шагом к выдаче трудовой на руки. В заявлении должна быть прописана правильная причина.
К такой правильной причине относится предоставление трудовой книжки в пенсионный фонд. Например, работник хочет, чтобы сотрудники пенсионного фонда подсчитали его трудовой и страховой стаж. Для этого он пишет заявление и забирает трудовую книжку. Подробнее — тут.
Также основание для выдачи трудовой книжки на руки работнику продолжающему работать является устройство на работу по совмещению. Работник должен предоставить трудовую во вторую организацию для постановки даты приема на работу по совмещению. Прочитайте тут почему нельзя оформлять вторую трудовую книжку для работы по совмещению.
Еще одним основанием является предоставление трудовой в судебное заседание. Например, когда идет какой — то спор связанный с трудовыми взаимоотношениями.
Также причин для выдачи трудовой может быть масса и все они индивидуальны. Но вот получить трудовую, просто из праздного интереса, к сожалению, не получится.
Выдача книжки или ее копии на руки
Процедуру выдачи трудовых книжек регулирует Трудовой кодекс РФ. Кроме выдачи заполненного бланка, по письменному заявлению работника организации работодатель может выдать также следующие документы:
- приказ о принятии на работу}
- приказ о переводе}
- приказ об увольнении}
- выписка об уплате необходимых взносов}
- справка о зарплате}
- справка о периоде рабочей деятельности данного сотрудника.
Прежде чем получить свой документ на руки, работник должен подать заявление на трудовую книжку. Помимо случая с увольнением, трудовая книжка может понадобиться сотруднику предприятия и по достижении пенсионного возраста, когда он остается на нынешнем месте работы, но при этом должен обратиться в Пенсионный фонд для начисления ему пенсии.
Согласно закону, кадровая служба не может выдавать трудовую книжку сотруднику, пока он не уволился. Конечно же, кадровики вправе сделать копию документа и заверить ее в соответствии с правилами, но для такого государственного органа, как Пенсионный фонд, необходимо предоставить оригинал. В этом случае кадровики могут пойти на следующий шаг – принять заявление от работника о выдаче ему на руки документа с обязательством вернуть до определенного числа.
В заявлении о выдаче копии трудовой книжки нужно указать причину ее надобности, а также саму просьбу. После подачи заявления в отдел кадров его рассмотрением занимаются сотрудники этого отдела совместно с директором предприятия. После рассмотрения и в случае удовлетворения просьбы осуществляется заверка копии. Причем сама копия может быть выполнена как при помощи технических средств, так и сделана вручную.
Приказ о выдачи копии после подачи заявления сотрудником должен содержать фамилию и инициалы работодателя, его должность, а также подпись. Все эти данные заверяются печатью. В копию трудовой книжки входят не только сведения о работе, но и первая страница, в которой содержится вся информация о ее владельце. Каждую страницу при этом заверяют надписью «Верно», подписью должностного лица и печатью.
Пошаговая инструкция
Конечно, получение трудовой, невозможно без соблюдения соответствующих этапов. Так, необходимо четко ознакомиться с предоставленным планом действий и почерпнуть из него необходимую информацию а также изучить так называемые нюансы.
Возможно, именно благодаря нашей статье вы навсегда усвоите процесс получения трудовой книжки на руки и посвятите большое количество граждан о том, как правильно осуществлять подобное действие. Итак, приступим к рассмотрению.
- Конечно для того чтобы получить на руки трудовую книжку вам необходимо явиться в отдел кадров.
- Там вы должны предупредить сотрудника о том, что скоро вы явитесь за трудовой, а также можете попросить образец составления заявления на получение трудовой.
- При желании можете озвучить сотруднику отела кадров причину, чтобы он помог правильно сформулировать ее в заявлении.
- Теперь вы должны составить заявление на листе а4, пользуясь образцом или полученный от сотрудника отдела кадров советами.
- Далее заявление подается на рассмотрение либо работодателю, либо сотруднику отдела кадров.
- Если причина получения трудовой книжки является логичной и имеет место быть, то сотрудник отдела кадров должен также выполнить ряд действий.
- Из личного дела работника извлекается трудовая книжка.
- В книге перемещения и хранения трудовых, которая находится у сотрудника отдела кадров, делается соответствующая запись о том, когда выдана трудовая работнику, по какой причине и на какой срок.
Как правило, срок обговаривается индивидуально с работником в зависимости от причины, по которой трудовая книжка извлекается из личного дела. - В личное же дело работника отправляется его заявление о выдаче трудовой.
На этом действии процедура выдачи трудовой книжки закончена. Но, несмотря на то, что мы подробно рассмотрели сложную процедуру выдачи трудовой книжки, не отвеченными остались некоторые вопросы и не рассмотрены ряд нюансов.
Форма заявления в случае потери книжки
Во время оформления документов в отделе кадров при поступлении на работу соискатель обязан сразу же предупредить о том, что его трудовая книжка была утеряна. Как правило, заявление составляется не соискателем, а кадровым сотрудником. Причем сначала с человеком заключается трудовой договор, затем составляется такое заявление. В соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации работодатель в случае получения заявления не вправе отказать своему подчиненному в оформлении данного документа.
Хотя до сих пор не существует каких-либо конкретных норм написания заявления на выдачу трудовой книжки, кадровики используют определенные нормы и правила, которые действуют уже многие годы.
- Во-первых, такое заявление составляется на имя директора предприятия.
- Во-вторых, в нем необходимо указать причину отсутствия у работника данного документа.
- Как только заявление будет написано, его необходимо завизировать у руководителя, если в данной организации не предусмотрены другие правила.
Получив от сотрудника отдела кадров заявление о выдачи трудовой книжки, работодатель обязан оформить ее согласно всем правилам в течение семи дней с того момента, как работник принят на новое место. При этом необходимо учитывать, что выдача новой книжки разрешена после пяти дней работы сотрудника в этой компании, а также при условии, если он не работает где-либо еще.
В некоторых случаях нужно самостоятельно написать заявление на выдачу трудовой книжки, поскольку это могут потребовать в отделе кадров предприятия, в которое человек устраивается. В данном заявлении следует указать сведения, из которых кадровики узнают, впервые ли соискатель устраивается на работу. Кроме того, здесь же нужно указать причину отсутствия книжки, причем это не зависит от того, первое ли это место работы или же документ был утерян.
Также необходимо знать, что работодатель не может требовать от работника самостоятельной покупки пустого бланка трудовой книжки. Согласно трудовому законодательству, а также Правилам ведения трудовых, директор предприятия обязан заранее приобрести определенное количество бланков и вкладышей, которые в дальнейшем должен выдавать всем новым сотрудникам, не имеющим до этого момента собственных книжек.
Можно ли получить чужую трудовую книжку по доверенности?
Получение трудовой книжки по доверенности оговорено только в случае, если работник уволен и сам не может получить столь важный документ. Представитель от работника является в организацию и получает трудовую, предоставив на ознакомление доверенность подписанную работником.
Но, что касается вопроса предоставления доверенности для получения трудовой по другой причине – вопрос остается открытым. Законодатель в своих статьях не запрещает данное действие и не разрешает его.
Поэтому сотрудник отдела кадров или же работодатель должны самостоятельно решить пойдут ли они на такой риск как выдача трудовой книжки по доверенности.
Доверенность на получение трудовой книжки другим лицом — образец бланка.
Как правильно составить заявление?
Выдача трудовой книжки начинается с составления заявления. Именно правильно составленный документ является залогом того, что вам выдадут трудовую на руки, но как составить заявление правильно, ведь законодатель не предусмотрел установленный единый бланк для этого?
Прежде всего обратитесь в отдел кадров вашей организации. Поинтересуйтесь, как заполнить данное заявление, если какие — то правила и руководства. Если вам скажут, что подобное заявление составляется в произвольной форме – смело беритесь за составление. Если же существуют правила, хорошо запомните их или же составляйте заявление под чутким надзором сотрудником отдела кадров.
Но мы разберем первый вариант, где заявление составляется произвольно, ведь на самом деле если и в организации предусмотрены свои требования к заявлению, то они не являются общеобязательными для всех работников.
Итак, начнем с того, что заявление составляется на листе а4. В правом его углу пишется название организации, а также имя работодателя, ведь именно к нему через заявление обращается работник. Также в этом же правом столбце работник указывает свою должность, а также имя и фамилию.
В середине строки большими буквами пишется слово заявление. Дальше начинают излагать причины, по которым работнику вдруг потребовалась трудовая книжка.
Если есть ссылки на статьи и законодательные акты – их нужно указать. Также необходимо писать заявление, ссылаясь на действительно достойные внимая причины.
В конце заявления ставится дата и подпись работника. Если заявление примут сотрудники отдела кадров, на него будет поставлена печать организации.
Также к общим правилам заполнения заявление является отсутствие ошибок, написание понятным аккуратным почерком или печать на компьютере.
Как зафиксировать факт передачи ТК и нужно ли это делать?
Факт передачи трудовой книжки фиксируется тремя документами. Первый это заявление, ведь постановка на него печати организации косвенно говорит о том, что заявление принято и теперь трудовая будет выдана в ближайшее время.
В книге учета хранения и движения трудовых книжек также отмечается факт передачи работнику трудовой с его соответствующей подписью.
Некоторые работодатели и сотрудники отдела кадров также требуют с работников расписку о том факте, что трудовая книжка была выдана.
Расписка о получении трудовой книжки на руки — что это, как составить?
Расписка составляется произвольной подписью. На листе бумаги работник пишет свои инициалы, номер и серию паспорта и обещает вернуть трудовую книжку такого то числа. Подписывает расписку также сам работник.
Расписка отправляется в личное дело работника и в случае своевременного возвращения трудовой просто уничтожается.
Расписка о получении трудовой книжки на руки — образец.
Работник не возвращает трудовую книжку — что делать?
К сожалению, часто попадаются недобросовестные работники. Они делают все возможное для того чтобы подставить работодателя или же наоборот, делают это неосознанно. Так или иначе, но работник не возвратил трудовую книжку – что делать в такой ситуации.
Первая мера воздействия – это просьба работника выполнить обещанное. Если работник в течение недели не предоставил трудовую на месте, то не стоит расстраиваться. Работодатель может обратиться в суд и предъявив расписку или запись в журнале учета трудовых книжек выиграет дело а горе работник будет оштрафован и возможно уволен.
Поэтому, если собираетесь совершить подобный поступок в качестве работника – десять раз подумайте, нужны ли вам судебные заседания.
Как завести трудовую книжку
Вопрос, как получить трудовую книжку впервые, регулируется ТК РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек – ее должен оформить работодатель (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Организация или ИП-работодатель в течение недели заводит на сотрудника новый бланк трудовой в следующих случаях (ст. , 66 ТК РФ, п. 8 Правил):
- человек впервые подписывает трудовой договор;
- работник утерял свою предыдущую трудовую книжку.
В любом из этих случаев нужно написать заявление с просьбой завести новую трудовую книжку.
Если работник не предоставил такое заявление при приеме, то работодатель запрашивает у него трудовую. При ее отсутствии, он должен завести новый бланк, поскольку законодатель обязывает всех работодателей вести трудовые книжки на работников, когда (ч. 3 ст. 66 ТК РФ):
- для работника трудовая деятельность на данном предприятии является основной;
- работник отработал более 5 дней.
