Где хранятся трудовые книжки работников организации?

Главная / Трудовое право / Трудовая книжка

Назад

Опубликовано: 20.06.2018

Время на чтение: 9 мин

0

339

Трудовая книжка является единственным обобщающим документом, в котором сконцентрированы сведения о трудовом стаже и местах работы человека до 2002 года. Восстановить информацию за длительный период в любом случае будет сложно, а часто и невозможно. В связи с этим исключительную важность имеет сохранность книжки на предприятии или в организации (учреждении).

• Правовое регулирование вопроса
• Выдача трудовых книжек на руки

Что такое трудовая книжка

Это документ, который характеризует историю трудовой деятельности отдельного человека, содержит данные о стаже, местах работы и продолжительности. Предоставление книжки является обязательным условием при устройстве на работу.

В том случае, если у работника книжки нет, ее оформляет работодатель при условии, что сотрудник работает более 5 дней на предприятии. В документе фиксируется вся информация о работодателе, работнике и его должности, а так же наградах, поощрениях, переводах и увольнении.

В РФ он существует с 1939 года, несмотря на изменения внешней формы и обложки, суть осталась неизменной. В настоящее время используется образец, заложенный в 2004 году актами Правительства РФ.

Требование обязательного заведения книжки предусматривается в ст. 65 Трудового Кодекса РФ. Работодатель должен быть при этом индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом. На физических лиц, нанимаемых на работу сотрудников (горничная, водитель, домработница, няня), не возлагается обязанность фиксировать записи о работнике.

Она особенно актуальна в период расчета общего стажа в ситуации, когда работодатель не предоставил данные в Пенсионный Фонд. Единственным подтверждением трудовой деятельности является именно книжка.

Процедура правильного хранения

Основным правилом хранения является процедура контроля, за сохранностью кадровых документов.

Трудовые книжки по общему положению, установленному Трудовым кодексом в статье 66, должны храниться у работодателя на всём протяжении трудовой деятельности лица. В день увольнения работодатель или ответственное лицо выдаёт её на руки, под роспись.

Она заводится на работника принятого по основному трудовому договору не позднее, чем через 5 рабочих дней, руководствуясь частью 4 статьи 66 ТК РФ.

Заполнение ТК производится с опорой на правовые основания Трудового кодекса, при использовании стандартных формулировок заполнения, в соответствии с установленным регламентом. Внесённые записи должны иметь безупречный вид, выполняться без помарок и исправлений.

После заполнения сведений о приёме на работу, документы регистрируются в соответствующих этому, журналах учёта. После регистрации документация раскладывается по отведённым местам.

Организация места для хранения

Где должны храниться трудовые книжки работников и как хранить трудовые книжки?

Условия хранения трудовых книжек регламентировано Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках».

Оно определяет, что данный документ относится к статусу документации, подлежащей строжайшему учёту и контролю. На этом основании место хранения должно обеспечиваться надлежащей максимальной защитой.

Практически каждый работодатель понимает, что отсутствие прямых указаний не отменяет перестраховки хранения трудовых книжек в сейфе или несгораемом шкафу особой прочности. В чрезвычайных ситуациях с него востребуется отчёт по принятым мерам безопасности.

Хранение этих документов на открытых полках стеллажей в местах свободного доступа – недопустимо. Эти сведения относятся к персональным данным, а их утрата чревата сложными правовыми последствиями.

Места для хранения бланков ТК

Вновь прибывшие сотрудники обеспечиваются трудовой книжкой после оформления на работу. Она заводится непосредственно на предприятии, на новом, чистом, ранее не использованном бланке.

Бланк ТК – основа книжки сотрудника, который, однако, не имеет аналогичной ценности. Соответственно его хранение не связано с определёнными условиями.

Где хранятся чистые бланки трудовых книжек? Храниться бланки могут в месте, предусмотренном сотрудником кадровой службы или непосредственно руководителем.

Если бланки подвергнутся порче – организация понесёт незначительный материальный ущерб, ограниченный приобретением новых экземпляров.

Тем не менее, добросовестный сотрудник обязан хранить их в чистоте и не оставлять в доступном месте, стараясь ограничить их от возможности хищения.

Не надлежащее хранение бланков может спровоцировать преступный умысел у морально неблагонадёжных лиц. Хотя во многих регионах бланки ТК находятся в свободной продаже.

Испорченные бланки списываются специальным актом и уничтожаются.

Кто хранит

Обязанность хранения книжки в сейфе или ином устройстве, равно как и оформление, ведение документа, возлагается на сотрудников отдела кадров. Его состав и масштабы зависят прежде всего от размеров фирмы. Если фирма небольшая, или это индивидуальный предприниматель, то как правило с книжками работает бухгалтер или секретарь.

Если фирма крупная, то в отделе кадров есть уполномоченный специалист. В случае смены сотрудника, ответственного за трудовые книжки, подписывается акт приема и передачи. Это делается для того, чтобы не возникало в последующем сложностей, недоразумений с самими документами и данными внутри них.

ВНИМАНИЕ! Процесс назначения сотрудника, ответственного за хранение трудовых книжек происходит на основании Приказа, изданного руководителем организации или индивидуальным предпринимателем. Приказ составляется в свободной форме.

Приказ об ответственности

Передача трудовых книжек и дел, связанных с ними, происходит после подписания приказа об ответственности. В вопросе оформления и хранения трудовых книжек ответственный по ним отчитывается непосредственно начальству предприятия в случае каких-либо изменений. Ответственный может быть временно освобожден от своих обязанностей в случае:

• болезни}
• ухода в отпуск}
• в связи с семейными обстоятельствами.

Руководитель обязан назначить на место отсутствующего ответственного по трудовым книжка другого сотрудника. Вместе с его назначением издаются приказ, согласно которому данный работник временно отвечает за порядок хранения и оформления трудовых. Приказ издается в каждом отдельном случае, поскольку он регулирует обязанности работников в той или иной деятельности.

https://youtu.be/UgjGFi6_h8A

Места и порядок хранения

В России действует целое Постановление Правительства, посвященное трудовым книжкам и порядку обращения с ними. В том числе, оно регулирует, где должны храниться трудовые книжки работников. Так, п. 42 регламентирует, что вкладыши из книжки относятся к бланкам строгой отчетности.

В связи с этим, местами хранения документа должны быть такие помещения или устройства, которые могут обеспечить безопасность, сохранность и целостность книжки, не допустить факты фальсификации, изъятия.

ВНИМАНИЕ! Сама оформленная книжка не является бланком строгой отчетности по закону. Но, она организация или предприниматель обязаны отвести сейф из металла, отдельный шкаф, специальное помещение, которые могли бы исключить возможность доступа третьих лиц к бумагам.

Работодатель самостоятельно может определить место хранения, но условие соблюдения безопасности является основным. В связи с этим, нет определенных требований к сейфу для хранения трудовых, если такое устройство и используется, то на общих принципах своего действия. В процессе хранения именно книжек никаких особенностей нет.

Процесс получения работодателем книжки начинается с момента трудоустройства гражданина, она должна быть взята сотрудниками отдела кадров. Затем происходит оформление и прием человека на работу, начинается трудовая деятельность с параллельным хранением трудовых книжек в организации.

По установленным правилами документ возвращается обладателю. Как хранить книжку на период трудоустройства? В большинстве случае сотрудники убирают ее в отведенное для этого место, либо установку. Достают только в случае необходимости внесения записи или выдачи документа.

Большую часть времени он должен оставаться изолированным, ни в коем случае нельзя допускать посторонних к книжкам и информации, содержащейся в них.

Где и как они должны храниться

Обязанность по хранению личных книжек трудящихся, а также бланков и вкладышей возлагается на нанимателя (Правительственное постановление «О трудовых книжках», издано 16 апреля 2003 года за № 225) (далее – Положение о ТК).

Согласно п. 42 данного Положения, бланки книжек относятся к бланкам строгой отчетности (БСО).

Как их правильно хранить, указано в Правительственном постановлении за № 359 от 6 мая 2008 года. В пункте 16 данного постановления говорится о том, что БСО находятся на хранении в металлических сейфах или шкафах, а также специально оборудованных комнатах. Главное условие места хранения – не подлежит порче, из него невозможно похитить документы.

Следует отметить, что в положении о ТК нет конкретного указания относительно отнесения оформленных книжек к БСО. Таким образом, руководство предприятия имеет право самостоятельно определять место для хранения подобной документации. Важно, чтобы это было безопасное во всех отношениях место.

Так как книжки хранятся на предприятии до тех пор, пока действуют трудовые отношения между работником и работодателем, последний несет за них ответственность.

Возвращается документ сотруднику в день его увольнения. Если работник умер, документ под расписку могут получить его родные (пункт 37 Положения о ТК).

Посмотрите видео. 10 вопросов по трудовой книжке:

Сроки

Сколько документ находится у работодателя? Ровно на протяжении всего периода трудовой деятельности человека. Есть некоторые краткосрочные исключения, когда книжка может быть отдана, но об этом речь пойдет далее.

По окончании трудовых правоотношений, то есть при увольнении, документ выдается только на руки обладателю. В том случае, если наступила смерть работника, то под расписку документ могут забрать родственники.

В том случае, ели сотрудник был уволен, он должен как можно быстрее забрать документ с прежнего места работы. Сотрудники откладывают такую книжку в сторону от других и дают человеку 3 месяца на выполнение требования. Если книжку не забрали, то соблюдаются следующие действия:

1. В самом документе делается отметка о том, что трудовой у работника нет, он ее не забрал в срок, предусмотренный законом.
2. В карточке личного учета, которая была заведена на сотрудника ранее делается запись о том, что документ не на руках обладателя, та же запись оставляется в регистрационном журнале.
3. В личное дело вкладываются документы, подтверждающие попытки работодателя вернуть трудовую сотруднику.

По происшествии 3 месяцев, трудовая книжка признается невостребованной и подлежит хранению вместе со всеми документами, только в отдельной пачке. Может ли сотрудник забрать ее? Разумеется, он должен ее забрать с предприятия.

Обратите внимание! Книжки, признанные невостребованными, хранятся на протяжении 2 лет в отделе кадров, затем передаются в архив на хранение не менее 50 лет.

Общая информация

Трудовая книжка – это документ, подтверждающий осуществление гражданином его трудовой деятельности. На основании сведений, указанных в ТК, происходит расчет пенсии. Поэтому сохранность документа очень важна. Трудовая книжка хранится либо у работника, если он не трудоустроен, либо у нанимателя.

Бланки документов и вкладыши к ним являются объектами строгой отчетности, поэтому существуют определенные правила их хранения. Ведением ТК на предприятии могут заниматься сотрудники кадрового отдела, менеджеры, секретари или сам руководитель, в зависимости от его распоряжений. Для этого он обязан издать соответствующий приказ.

Все организационные вопросы сводятся к следующим действиям:

• назначение ответственного лица;
• приобретение необходимого количества бланков и вкладышей ТК;
• ведение соответствующего учета;
• определение порядка оформления и выдачи документов.

Индивидуальные предприниматели обязаны заниматься организацией ведения и хранения ТК самостоятельно. На них распространяются те же правила, что и на большие организации.

Можно ли получить документ на руки

В некоторых случаях-исключениях, допускается передавать документ на руки собственнику. Во всех иных ситуациях гражданин имеет право запросить заверенную копию документа, либо выписку из него. Органы государственной власти не уполномочены запрашивать оригиналы документа, поэтому если Вам он нужен, то копией вполне можно обойтись.

Работодатель может выдать документ, если:

1. Работнику нужно обязательное социальное обеспечение, например назначении пенсии при условии, что трудовые отношения не прекращены. В таком случае сотрудник пишет заявление, забирать трудовую и обязывается вернуть ее в течение 3 дней. Этот срок исчисляется с момента получения книжки из органа социального обеспечения.
2. При увольнении, о чем ранее было указано.

Как видите, вариантов не так уж много, это связано с важностью трудовой книжки, а так же с возможной ответственность работодателя за нарушение правил хранения.

Весь процесс передвижения трудовой книги фиксируется в книге (журнале) учета. В ней делается отметка о том, когда документ поступил в предприятие; кто, когда и зачем его забирал, реквизиты; когда был уволен человек.

Правила учета

Установлены специальные Правила ведения трудовых книжек. Так как работники предприятия часто меняются, кто-то оформляется на работу, а кто-то увольняется, необходимо вести учет трудовых книжек.

Для этого используются:

• приходно-расходные книги;
• журнал учета выдачи и приема ТК.

В приходно-расходной книге регистрируются полученные и использованные бланки.

Ответственный работник бухгалтерии заносит в книгу реквизиты бланков, а также другие сведения, которые к ним относятся.

За ведение журнала учета отвечает сотрудник отдела кадров, который занимается процедурой оформления новых работников, а также увольнением.

В данном документе должны быть данные обо всех оформленных и выданных книжках. Кроме того, в нем регистрируются книжки, которые при оформлении представили новые сотрудники.

Важно! И приходно-расходная книга, и журнал учета в обязательном порядке прошиваются, страницы нумеруются и заверяются печатью компании.

Если компания имеет филиалы, ТК работников все равно хранятся в одном месте – в главном офисе. Хранение ТК возможно и в филиалах, но для этого потребуется создать единую кадровую службу. Директор филиала будет оформлять книжки и вести их учет только в том случае, если от руководителя предприятия поступит такое распоряжение. Подобные действия директора филиала без соответствующего приказа руководства будут признаны незаконными.

Чтобы получить бланки, работнику отдела кадров или ответственному лицу нужно запросить их в бухгалтерии. По окончании месяца потребуется составить отчет о наличии бланков.

Если при заполнении ТК была испорчена, ее нужно уничтожить, но только по приказу руководителя. Хранение испорченных документов запрещено.

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

Иногда на предприятии остаются невостребованные ТК. Это происходит, например, когда работник умер, а его родным этот документ не понадобился. Хранить подобную документацию нужно в течение двух лет, а после их передают в спец. архив предприятия, где они будут храниться до 50 лет. Только после этого они подлежат уничтожению.

Книжки уволенных работников не должны оставаться на прежнем месте работы. Их выдают сразу же в день увольнения вместе с денежными выплатами. Кроме того, книжки умершего работника могут передать под расписку его родственникам. В случае отказа от получения ТК работодатель направляет ее владельцу по почте.

Ответственность за сохранность

Ввиду того, что все данные о местах и продолжительности работы человека сосредотачиваются в трудовой книжке, в случае ее утери возможность восстановления усложняется. В настоящее время нет общей базы, в которой бы хранилась вся информация о каждом работнике РФ, поэтому утрата книжки – достаточно проблемный вопрос, который желательно избежать.

Если человек является безработным и официально не трудоустроен, то он сам отвечает за целостность документа. На протяжении всего трудоустройства ответственным за сохранность становится работодатель.

ВАЖНО! Статьей 13.25 КоАП РФ предусматривается ответственность за нарушение правил по хранению и учету трудовых книжек. Может быть наложен штраф от 200 000 до 300 000 рублей на организации, на должностные лица от 2 500 до 5 000 рублей.

В отдельных случаях может наступить и уголовная ответственность, например при отказе работнику в выдаче документа, при несоблюдении установленных правил, которое повлекло утрату.

Хранение

Такая важная документация, как трудовые книжки, должна в обязательном порядке храниться в несгораемом сейфе. Если такая возможность отсутствует, следует использовать надежный шкаф, запираемый на ключ. Здесь же должны храниться и пустые бланки, которые выдаются ответственному за их ведение лицу по составленному в произвольной форме заявлению.

В конце каждого месяца кадровик, ответственный за трудовые книжки, представляет отчет в бухгалтерию, в котором содержится информация о текущем наличии пустых бланков и суммах, которые были полученные за оформление, если оно осуществлялось. Это касается также вкладышей. Счет, содержащий сведения о суммах, которые были получены за оформление бланков и вкладышей, можно составить в произвольной форме.

Если трудовая книжка не была получена работником при его увольнении в связи с его отказом, она должна храниться в архиве предприятия в течение 50 лет. В этот период времени все записи являются действительными, и в случае выдачи документа ее владельцу она будет актуальной. Поэтому независимо от того, сколько хранится трудовая книжка, по ней можно начислять пенсию при условии ее правильного оформления.

Что касается журнала ведения трудовых книжек, в случае оформления нового, старый следует хранить в архиве также на протяжении 50 лет. Таким образом, в случае необходимости все архивные записи о конкретной трудовой книжке помогут найти ее. Некоторые предприятия для удобства создают электронную копию журнала, хранящуюся на сервере или жестком диске.

Нюансы при оформлении и хранении трудовых книжек

Бывают случаи, когда в компании отсутствует сургучная печать. В таком случае книгу учета желательно опломбировать. Процесс изготовления пломбы прост. Концы скрепляющей книгу нити следует вывести к внутренней стороне обложки. Там оба конца склеивают между собой двумя бумажными квадратиками. Затем полученную пломбу закрепляют внутри книги к обложке и ставят на нее обычную печать компании. Также допускается проставление печати кадровой службы. При этом часть оттиска должна заходить за края обложки. Последний шаг – проставление количества страниц в прошнурованной книге, даты и подписи.

Также существуют различные ситуации, при которых работник может затребовать оригинал трудовой книжки до своего увольнения. Выдавать бланки на руки, пока человек является сотрудником компании, запрещено. Исключением считается выдача оригинала трудовой в случае оформления работником пенсии в связи с достижением определенного возраста. Книжка выдается только под расписку ее владельца, который снимает всю ответственность за ее сохранность с кадровиков на период, указанный в просьбе о выдаче.

Трудовую книжку могут потребовать и при оформлении досрочной пенсии. Но данная ситуация не предполагает выдачу оригинала бланка. Работнику обязаны выдать выписку из трудовой или ее копию в течение трех дней с момента подачи письменной просьбы. Подобные вопросы рассматриваются в Правилах ведения трудовых и такое вышеуказанные решения являются законными.

Если же трудовую выдадут без составления расписки, всю ответственность за ее потерю будет нести кадровик. Следует отметить, что даже в случае подачи расписки данный работник отдела кадров понесет наказание, если причина выдачи книжки была неуважительной.

Действия работодателя при утере

Несмотря на то, что в большинстве случаев на предприятии оборудовано специальное хранилище или устройства для трудовых книг, бывают случаи их утери. Что в таком случае происходит и какие особенности есть в разных ситуациях? Наиболее распространенными случаями выступают:

1. Умышленно или по неосторожности, кто-то из сотрудников отдела кадров потерял, либо испортил документ. Необходимо незамедлительно оформить дубликат. В данном случае эта обязанность возлагается на работодателя, указываются данные о периоде работы сотрудника в данной организации. Кроме того, делается обобщенная отметка о прошлых местах работы.
2. Стихийное бедствие или чрезвычайное происшествие, в результате чего все документы безвозвратно исчезли, испортились. В таком случае формируется специальная комиссия, которая формирует рабочий стаж каждого работника на основании оставшихся документов, либо показаний других работников, работодателя.

В любом случае, если трудовая книжка была потеряна, либо испорчена по вине работодателя, обязанность по восстановлению возлагается именно на него. Хотелось бы так же обратить внимание, если бланки книжек были испорчены, то сотрудники не просто выбрасывают их, а формируют акт списания и уничтожают в установленном месте.

Процесс ведения

Как вести трудовую книжку? Трудовая книжка становится объектом деятельности кадровых специалистов после приёма сотрудника на постоянную работу и заключения с ним трудового договора.

Так как принятие лица на должность осуществляется приказом – соответствующий приказ сыграет важную роль в работе с этим документом.

В целом процесс ведения основан на положениях статьи 66 ТК РФ, он заключается:

• во внесении соответствующих записей, отражающих движение сотрудника по карьерной лестнице в пределах организации;
• во внесении записей о поощрениях или дисциплинарных взысканиях на основании статьи 191 ТК РФ.;
• в надлежащем хранении и выдаче;
• в ответственности за передачу сотруднику после его увольнения.

После внесения сведений о приёме на работу, документ убирается на хранение в сейф или иное место, которое должно составлять профессиональную тайну кадровой службы и не подлежать разглашению.

При внесении новой записи, он изымается на время оформления сведений и возвращается на место. При увольнении сотрудника, книжка возвращается владельцу под роспись, при условии регистрации выдачи.

Вносимые записи соответствуют требованиям установленных Правил (№ 225) и нормативных инструкций, в соответствии с чем, они:

1. Записываются шаблонными, унифицированными формулировками.
2. Вносятся без помарок и ошибок, соответствуют формулировкам приказа.
3. Опираются на основания статей ТК РФ.
4. Если работник делает первую запись в ТК, на титульном листе он ставит свою подпись.

Обратите внимание, что подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть разборчивой, а именно должно быть указано:

• наименование должности лица, подписавшего документ;
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Статья 66 ТК РФ. Трудовая книжка.Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Часть шестая утратила силу.

Право сотрудника на ведение ТК

Кто ведет трудовые книжки на каждого работника? Если в организации существует отдел по работе с персоналом (отдел кадров), сотрудники определяются в соответствии с должностными инструкциями, прописанными для определённых должностей. Как правило, в этом случае доступ к документам имеет начальник отдела и лица, по его распоряжению.

Если такой отдел отсутствует, лицо, ответственное за ведение делопроизводства ТК, назначается приказом директора (руководителя). Имеющиеся книжки сотрудников передаются ему актом. В маленьких организациях руководитель ведёт записи лично.

Важным аспектом права работы является ответственность, налагаемая на лицо, уполномоченное на работу с персональными данными. Так как книжки сотрудников и сведения, вносимые в них, относятся к персональным данным, то сотрудник обязан предварительно пройти инструктаж и расписаться за ознакомление с правилами работы.