Электронная цифровая подпись (ЭЦП) для онлайн-кассы

Зачем онлайн-кассам нужна ЭЦП

В настоящее время повсеместно в РФ дейтвуют кассовые аппараты принципиально нового типа — онлайн-кассы, характеризующиеся не только более высокой степенью защиты данных, формируемых в них, но и наличием постоянного электронного взаимодействия с ИФНС.

Такое взаимодействие позволяет дистанционно осуществлять следующие операции в отношении кассовых аппаратов нового типа:

• их регистрацию;
• перерегистрацию, связанную с изменением регистрационных данных или с заменой фискального накопителя;
• передачу всех сформированных в нем фискальных данных в ИФНС;
• снятие с учета;
• обмен информацией с ИФНС.

Процедура электронного взаимодействия с ИФНС налогоплательщикам знакома по системам электронной сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности (ТКС). Она предполагает передачу сведений в налоговый орган через уполномоченного оператора. Для онлайн-касс такой оператор называется оператором фискальных данных. Наличие договора с ним является обязательным условием эксплуатации онлайн-кассы.

Реестр операторов фискальных данных ищите здесь.

Для осуществления электронного взаимодействия отправителю информации нужно располагать электронной цифровой подписью (ЭЦП). Соответственно, возникает необходимость и в электронной подписи для онлайн-касс. Причем потребуется она уже в момент первого контакта с ИФНС по кассе — при первичном внесении данных о ККТ в личном кабинете на сайте налоговой службы для постановки аппарата на учет.

Следующими шагами в использовании ЭЦП станут завершение процедуры регистрации в ИФНС и регистрация у выбранного оператора фискальных данных. Таким оператором может стать и тот, через которого осуществляется электронная сдача бухгалтерской и налоговой отчетности, но в качестве подобного клиента у оператора придется зарегистрироваться дополнительно и оплатить ему услуги, оказываемые оператором фискальных данных.

Удаленная регистрация онлайн-кассы с КЭП

Компания или предприниматель, зарегистрировавшие КЭП для онлайн-кассы, могут применять ее для обращения в ФНС. Это делается с помощью ресурса nalog.ru — официального портала Федеральной налоговой службы.

Удаленная регистрация онлайн-кассы с КЭП:

• Вход в личный кабинет на портале ФНС
• Выбор «Учет онлайн-ККТ»
• Заполнение формы данными о кассовом аппарате (номерной знак, ФН и прочее)
• Подтверждение сведений с помощью цифровой подписи (кнопка «подписать и отправить»)
• Затем необходимо подождать ответа от налоговой

Электронная подпись — что это такое и ее виды

ЭЦП — это зашифрованная электронным способом информация (сертификат или ключ), идентифицирующая определенное должностное или физическое лицо. Привязка ее к какому-либо электронному документу равнозначна заверению этого документа подписью соответствующего лица. Существует электронная подпись в виде ее записи на электронном носителе. Срок ее действия обычно устанавливается равным 1 году.

Важно! КонсультантПлюс предупреждает Электронная подпись организации по умолчанию выдается ее руководителю, но иногда требуется, чтобы документы от имени организации подписывало другое лицо, например бухгалтер. Для регулярного использования следует заказать сотруднику отдельную электронную подпись. Почему для сотрудника лучше заказать отдельную подпись, а не передавать ему носитель с ЭП организации, и как это сделать, смотрите в К+. Пробный доступ можно получть бесплатно.

Различают несколько видов электронной подписи:

• простая;
• усиленная неквалифицированная;
• усиленная квалифицированная.

Ключевые отличия электронных подписей подробно рассмотрены в КонсультантПлюс. Получите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Путеводитель.

Наиболее надежной (наиболее защищенной) является усиленная квалифицированная ЭЦП, и именно она используется для осуществления электронного обмена данными с ИФНС. Формированием таких подписей занимаются специальные учреждения — удостоверяющие центры.

По уровню защиты информации усиленная квалифицированная ЭЦП, применяемая для подачи в ИФНС электронной бухгалтерской и налоговой отчетности, удовлетворяет тем требованиям, которые необходимы для электронной подписи документов, имеющих отношение к онлайн-кассам. Поэтому налогоплательщикам, сдающим отчетность электронно, нет необходимости получать еще одну аналогичную ЭЦП для работы с онлайн-кассами. Для этой цели подойдет уже имеющаяся подпись.

Подробнее о подписи, применяемой при сдаче электронной отчетности, читайте в материале «Усиленная квалифицированная электронная подпись — что это такое?».

Тип ЭПЦ, подходящий для онлайн-кассы

Электронной подписью называют зашифрованную цифровым методом информацию, которая помогает идентифицировать человека. ЭПЦ помогает физлицу подписывать электронные документы. Делать их равнозначными бумажным — с подписью от руки.

Алгоритм ЭЦП записывают на электронные носители: электронный ключ, смарт-карту eToken или на обычную флешку. Электронная подпись действует всего год.

Существует три типа ЭЦП:

• Простая (обычная) для физлиц в банках
• Усиленная неквалифицированная (например, при документообороте между сотрудниками)
• Усиленная квалифицированная подпись (КЭП) для обмена сведениями с ФНС

КЭП для онлайн-кассы нужна усиленного типа. Потому что это самый защищенный от взлома и подделки вид ЭЦП. Ее невозможно создать самостоятельно и бесплатно. Такие подписи формируют зарегистрированные сертификационные центры. Данная услуга платная.

Если предприниматель обладает действующей усиленной квалифицированной ЭЦП, которая сделана для подачи в налоговую отчетности, отдельную подпись для регистрации онлайн-кассы делать не нужно.

Как получить электронную подпись для онлайн-касс

Если же оформление электронной подписи оказывается нужным, то налогоплательщику следует обратиться в любой из удостоверяющих центров (полный список их есть на сайте ФНС). Сделать это можно по телефону или лично, а также через сайт соответствующего учреждения.

При обращении нужно будет заполнить заявку на создание ЭЦП:

• на бумаге, если обращение делается не через сайт;
• электронно, если она оформляется на сайте.

Одновременно с заявкой в удостоверяющий центр потребуется предоставить копии (сканы) документов, подтверждающих указанные в заявке сведения о налогоплательщике.

После принятия заявки удостоверяющий центр выставит счет на оплату услуг по изготовлению ключа (сертификата проверки) ЭЦП. Получить готовый ключ можно будет после оплаты счета. Сделать это сможет:

• лично то лицо, в отношении которого оформлен ключ подписи;
• его представитель по доверенности.

Для получения нужно будет предъявить в удостоверяющем центре платежный документ и оригиналы (заверенные копии) документов, содержащих отраженные в заявке сведения о налогоплательщике.

Юрлицу доступно оформление ЭЦП только через удостоверяющий центр. У ИП возможности для получения электронной подписи шире — он также может оформить ее:

• непосредственно в ИФНС;
• на почте;
• в МФЦ.

О том, какие документы потребует удостоверяющий центр, читайте в статье «Как получить ключ электронной подписи для налоговой?».

Как получить ЭПЦ?

• Выбрать подходящий центр:

1. Исходя из цены услуги
2. По месту расположения

КЭП для онлайн-кассы стоит от 1,5 до 4 тысяч рублей. На стоимость влияет надежность компании, наличие техподдержки у его бренда.

• Написать заявление. Это можно сделать лично, написав от руки заявление на получение КЭП для онлайн-кассы. Если центр имеет форму заявки на сайте, лучше всего сформировать заявку в электронном виде, так вы экономите свое время.
• Подготовить документы. Помимо заявления центр запросит копии всех документов, которые подтверждают данные о деятельности предпринимателя.
• Оплатить услугу. Когда заявка будет рассмотрена, центр выставит счет. Готовую КЭП для онлайн-кассы выдадут только после получения денег за услугу.
• Получение готового ключа. По закону забрать ключ ИП может:

1. Сам предприниматель
2. Человек, который имеет доверенность на представление интересов предпринимателя

Независимо от того, кто получает подпись, в центр надо привести документ о платеже и оригинальные версии документов о ведении бизнеса (обычно принимаются копии, которые заверены нотариально, но лучше уточнить в центре).

Срок действия подписи — один год. Далее требуется получить новую ЭЦП. Обычно для продления срока подписи в том же центре не требуется большого количества документов. Однако, если удостоверяющая организация закрыла деятельность, все придется начинать заново.

Юридическое лицо может оформить ЭЦП для онлайн-кассы только в стенах удостоверяющего центра. ИП доступна эта услуга в МФЦ и в ФНС.

Итоги

Онлайн-кассы предусматривают необходимость осуществления постоянного электронного обмена данными с налоговым органом. Такой обмен требует наличия у налогоплательщика электронной цифровой подписи надлежащего уровня.

Этому уровню соответствует ЭЦП, применяемая для отправки в ИФНС бухгалтерской и налоговой отчетности, поэтому при ее наличии дополнительно обзаводиться подобной подписью не потребуется. Оформить электронную подпись, если ее у налогоплательщика нет, можно через любой удостоверяющий центр.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Виды ЭЦП, их особенности и отличия

ЭЦП бывает:

1. Простая – удостоверяет отправку ее владельцем документа через электронную почту. Юридическая значимость такой подписи незначительная, поскольку используется электронный ящик, пароль к которому может быть известен посторонним лицам.
2. Усиленная – подтверждает, что в документ во время его подписания не было внесено никаких изменений. При ее формировании задействуют заслуживающий доверия шифровальный механизм, позволяющий аутентифицировать составителя тех файлов, которые передаются с помощью интернета. Подпись можно поставить только с использованием eToken, принадлежащему владельцу.
3. Усиленная квалифицированная (КЭП) – приравнивается юридически к бумажному документу с «живой» подписью и печатью. Она выступает стопроцентным аналогом автографа бизнесмена, сделанного вручную.

Именно КЭП приемлема для владельцев онлайн-касс. Их выпуск возложен на удостоверяющие центры, которые отвечают необходимым критериям и получили аккредитацию, позволяющую в законном порядке принимать заказы на изготовление КЭП от организаций-юрлиц и ИП.

Важно! Регистрация современной кассы требует квалифицированной электронной подписи, никакая иная не проходит.

Когда стоит задуматься о получении электронной подписи

Как индивидуальный предприниматель или компания, Вы скорее всего работаете с контрольно-кассовой техникой (ККТ). До 1 июля 2021 года (кроме двух исключений с отсрочкой до 1 июля 2021 года) все ИП и организации (кроме списка исключений) должны были перейти на использование онлайн-касс, которые передают всю информацию в ФНС. Проверьте списки исключений в законе и сделайте вывод, должна ли у Вас быть онлайн-касса. Если ответ положительный, Вам необходимо озаботиться получением ЭП, которая позволит зарегистрировать Вашу новую кассу без посещения ФНС, а затем вносить любые произошедшие изменения, снимать кассу с учета и выполнять некоторые другие операции онлайн.

Кому не нужна электронная подпись для работы онлайн-кассы

В случае, если у Вас уже успешно работает онлайн-касса, ЭП не нужна: она уже была получена ранее и использована при регистрации кассы в ФНС. Отдельная, особая ЭП для онлайн-кассы не существует. Помните об этом и не попадитесь на уловки мошенников, уверяющих, что Ваша касса не заработает без их специальной ЭП для нее и Ваша компания получит баснословные штрафы.

Для чего может использоваться электронная подпись для онлайн-кассы

Итак, онлайн-касса выбрана и приобретена. В какой момент пора применять электронную подпись?

1. При регистрации кассы в ФНС. Заявление заполняется и подается онлайн. Это основной момент, где требуется наличие квалифицированной ЭП. Все остальные пункты уже предполагают наличие актуальной ЭП.
2. Заключение (а в будущем при необходимости и расторжение) договор с поставщиком услуг оператора фискальных данных. В любой момент Вы сможете выбрать другого поставщика, с более привлекательными условиями, акциями и т.п.
3. Внесение изменений в информацию о кассе для ФНС. Например, в случае замены фискального накопителя, которая неизбежно будет происходить с определенной периодичностью (зависит от срока действия конкретного накопителя).
4. Снятие кассы с учета в ФНС. Никаких личных визитов в ФНС, всё удаленно и быстро.
5. Обмен сведениями с ФНС. Не секрет, что ФНС принимает только подписанные должным образом электронные документы, то есть созданные с помощью ЭП требуемого уровня.

Применение ЭП в работе с онлайн-кассой обеспечивает прозрачность деятельности, минимизирует риск каких-либо махинаций и позволяет установить ответственное лицо в спорных случаях. С ЭП Вы можете пользоваться всеми возможностями онлайн-кассы быстро, экологично (без лишних бумажных документов) и комфортно.

Санкции за неприменение онлайн кассы

Не все бизнесмены неукоснительно выполняют требования законодательства. Поэтому уклонение от использования нового вида ККТ облагается санкциями. Размер штрафа такой:

Когда бизнесмен, уплатив штраф, продолжает обходиться без онлайн-кассы, специалисты ФНС имеют полное право приостановить его деятельность на период до 90 суток.