Z-отчет (на сегодняшний день называемый отчетом о закрытии смены) – это ежедневный отчет по работе кассового аппарата, осуществляемый в конце смены кассира (в онлайн-кассах не обнуляется). Использование онлайн-касс в работе направлено на уменьшение бумажной отчетности, обмена информацией предпринимателя и ФНС в электронном формате. На сегодняшний день предприниматели независимо от применяемого режима налогообложения обязаны перейти на онлайн-кассы, но ведение операций по кассе непосредственно на месте остается тем же. Рассмотрим, необходимость формирования Z-отчетов и их хранения.
Нормативное регулирование использования онлайн-касс
Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ | использование ККТ |
Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У | порядок ведения операций по кассе |
утв. Минфином РФ 30.08.1993 N 104 | правила эксплуатации ККТ |
Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132 | формы первичной документации по учету расчетов |
Письмо Минфина РФ от 25.01.2017 N 03-01-15/3482 | не подлежит обязательному применению первичных форм |
Z-отчеты онлайн-кассы
Применение ККТ подразумевает движение наличных средств организации или ИП. Z-отчет подразумевал закрытие и обнуление кассы в сутки один раз обязательно, выручка сдавалась администратору (старшему кассиру) для дальнейшей инкассации. На основании Z-отчета кассир формировал: Справку-отчет кассира и Журнал кассира-операциониста. Эти документы отражали движение денег по кассе за смену и передавались в бухгалтерию.
Документ выводился 1 раз в сутки (в конце каждой смены), то есть обязательно нужно по каждой смене составлять отчет. Формирование Z-отчета представляется несложной операцией в зависимости от конкретной ККТ.
При этом существовали такие ограничения:
- в выходной день не было необходимости обнулять кассу
- в будни при отсутствии операций по кассе Z-отчет снимался с нулевыми показателями, и на его основании также составлялись отчеты кассира.
Z-отчеты, которые должны были храниться в течение 5 лет, при использовании онлайн-кассы утратили свою сущность.
Важно! После перехода на онлайн-кассу организации и ИП получили право отказаться от используемого документооборота старых ККТ или сохранить его. И эти необязательные к использованию старые документы могут быть заполнены в произвольной форме.
Новые кассы снимается зет отчет за смену или как бухгалтер узнает выручку
Если снимется этот отчет, то накопления по кассирам обнуляются.
- Z — отчет по по товарам — этот отчет показывает сколько было продано товаров, если в кассовом аппарате запрограммирована база товаров (или услуг).
Накопления в Z — отчете Накопления в отчете общая сумма всех пробитых денег за весь период работы кассового аппарата. Иногда накопления могут обнуляться, например в следующих случаях:
- перерегистрация кассового аппарата
- замена фискальной памяти
- другие ремонты кассового аппарата
Сама по себе сумма накоплений ничего не значит в правовом ( юридическом) смысле. То есть налоговая инспекция никаких претензий по поводу накоплений иметь не может и не имеет. Но по старой привычке при обнулении накоплений некоторые налоговые инспектора просят оформлять форму КМ-2.
Нужен ли z-отчет при использовании онлайн-кассы?
Главная Вестник R Z-отчет на следующий день Заполните все поля Письмо отправляется 27.4.2017 Нередко на практике возникает ситуация, когда z — отчет снимается на следующий день, например, по техническим причинам или вследствие ошибки продавца.
В этом случае необходимо до открытия новой кассовой смены сформировать z — отчет за предыдущий день; в журнале кассира-операциониста сделать две записи, датированные одним числом; в кассовой книге отразить два отдельных приходных ордера.
Помимо этого, следует взять с кассира письменные пояснения относительно причин возникновения данной ситуации.
Снятие отчета на следующий день может быть расценено проверяющими органами, как нарушение правил работы с кассовой техникой.
Подробную инструкцию по работе с кассовой программой можно прочитать тут!
Z — отчет это отчет на кассовом аппарате, который делает кассир в конце своей смены, чтобы инкассировать кассу и передать всю наличность администратору (если таковой имеется). Этот отчет нужен исключительно налоговым органам для контроля за предпринимателями. С точки зрения бизнеса это совершенно бессмысленная вещь.
Почему Z — отчет бессмысленная вещь читайте в конце страницы. Но все-таки придется описать что это такое и с чем его едят. После снятия Z — отчета кассир инкассирует наличность из кассового аппарата, заносит данные из Z- отчета в журнал кассира-операциониста.
В журнал заносятся следующие данные: номер Z — отчета, накопление на начало рабочего дня, накопление на конец рабочего дня, выручка за смену, дата снятия отчета, возвраты, безналичные платежи. После этого кассир заполняет справку кассира операциониста и отдает ее в бухгалтерию, которая заполняет кассовую книгу.
Z — отчет (отчет с гашением, осг, отчет закрытия смены)
7 Закона от 3 июля 2021 г. № 290-ФЗ.
Новости
На старых и текущих ККМ Z-отчет – дневной отчет кассы с обнулением информации в оперативной памяти и занесением ее в фискальную память, в то время как новые аппараты сразу все пишут в фискальную память. Поэтому, с введением онлайн-касс журналы кассира-операциониста уйдут в прошлое, и Z-отчеты хранить будет не нужно. Ведь онлайн-касса будет оперативно передавать данные налоговикам через интернет.
ВажноВ новых аппаратах перед началом осуществления расчетов кассой будет формироваться отчет об открытии смены, а по окончании осуществления расчетов – отчет о закрытии смены.
При этом, кассовый чек не может быть сформирован позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены. Напомню про этапы перехода на онлайн-кассы: 1) с 15 июля 2021 года согласно п.
5 ст. 7 Закона от 3 июля 2021 г.
Z-отчет: онлайн-касса
Источник: https://advokatdokin.ru/novye-kassy-snimaetsya-zet-otchet-za-smenu-ili-kak-buhgalter-uznaet-vyruchku/
Кассовые документы, используемые в онлайн-кассах
При использовании онлайн-кассы, аппараты должны быть оснащены фискальными накопителями, которые являются аналогом электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ), но сущность онлайн-кассы состоит в том, что вся информация по проведенным операциям зашифровывается, и ее нельзя откорректировать. И одним из документов, хранящихся в финансовом накопителе является отчет о закрытии смены (современный аналог Z-отчета). На основании этого документа также можно сформировать отчеты кассира (при их сдаче). Но онлайн-касса сама отправляет все требуемые отчеты в ФНС.
Допускается оприходование выручки на следующий день после снятия фискального отчета, например, когда режимы работы общества (с 12.00 до 24.00) и администрации (с 10.00 до 19.00) не совпадают.
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер
И. Башкирова
Что такое отчет о закрытии кассовой смены и чем он отличается от Z‑отчета?
Поэтому отчеты о закрытии смены могут не содержать данных об итогах расчетов за смену. Некоторые производители ККТ предлагают формировать отчеты, которые показывают состояние счетчиков на конец рабочей смены. В подобных отчетах могут быть показаны итоги расчетов за смену отдельно по чекам покупок и возвратов, а также по чекам коррекции (зависит от модели ККТ).
Пользователи личного кабинета Контур.ОФД имеют возможность смотреть итоги расчетов за смену в удобном формате не только в рамках одной кассы, но и по каждой точке продаж, и по организации в целом.
Все это доступно в разделе Статистика. Здесь отражена выручка за день, суммы наличных и безналичных оплат, суммы возвратов, если были. Эти данные можно выгрузить в Excel, сохранить и распечатать. Если точки продаж работают в несколько смен, то можно сформировать отчет за выбранные смены и посмотреть показатели по каждой смене и кассиру.
Документы, заполняемые на основе отчета о закрытии смены
На основе Z-отчета заполнялись такие документы:
- КМ-4
- КМ-6
С началом использования онлайн-касс обязательность ведения этих документов отменена, поэтому организации и ИП принимают решение на собственное усмотрение о ведение этих документов.
Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 N 132н утвержден административный регламент о проведении контроля со стороны ФНС, где отражены документы, которые могут быть затребованы для проверки и хотя в регламенте отражена, что требуемые документы зависят от проверяемого периода, могут быть в составе проверяемых документов затребованы:
- журналы кассира-операциониста
- справки-отчеты кассира-операциониста.
Таким образом, необязательность ведения этих документов приводит к тому, что все-таки желательно их оформлять или же сослаться на Письмо Минфина от 16.09.2016 №03-01-15/54413.
Как снять Х-отчет по кассе: что это, куда подшивать, отличие от Z отчета
Рассмотрим один из возможных случаев проведения контроля на основании показателей Х-отчета.Предприятие ООО «Карамель» приняло решение использовать для расчетов с покупателями через ККМ разменную монету. После открытия смены сумма была внесена кассиром в денежный ящик без проводки в нарушение инструкции.
В течение рабочего дня администратор общества «Карамель» проверила состояние расчетов путем снятия Х-отчета.
В документе не была отражена операция «внесение» по приходу разменного фонда.
Администратор предложила кассиру исправить ситуацию, предотвратив возможный штраф в случае проверки Инспекции ФНС.(пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книгСведения Х-отчетов преимущественно используются для сверки полученной выручки с документами, проведенными по кассе. Наиболее распространенным вариантом является полный отчет с общими сгруппированными данными.Отчет формируют для
Рекомендуем прочесть: Лицевой счет квитанции жкх по адресу квартиры
Информация, отражаемая в отчете о закрытии смены
Приказом ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/[email protected] определены основные реквизиты, которые должны быть указаны во всех документах, получаемых с онлайн-кассы. Отчеты могут настраиваться компанией, осуществляющей поддержку программного обеспечения, с которой заключен договор в качестве оператора фискальных данных. Этот отчет может быть использован для организации внутреннего документооборота организации, если это отражается в локальных актах организации.
Письмом Минфина от 16.09.2016 №03-01-15/54413 отменены кассовые документы, кроме кассовой книги, если организация не намерена их использовать во соответствии с законодательством, это нужно указать в локальных актах.
Не закрыли смену на онлайн-кассе: что делать и как избежать наказания
В итоге будет нарушен установленный законом порядок работы онлайн-кассы, и ее владельца оштрафуют.
Как это сделать, читайте в руководстве по эксплуатации кассы. Клиент внёс аванс Выдайте кассовый чек со способом расчёта «аванс». После оплаты пробейте чек по всем правилам с реквизитом «полная оплата» (письмо ФНС России от 11 ноября 2021 г.
Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру и получите возможность удаленно контролировать действия кассира: проверять открытие и закрытие кассовых смен и устанавливать запрет на продажу и выдачу из кассы «в минус».
С умной кассой, подключенной к интернету, вы сможете из любого места работать в товароучетном модуле и следить за работой своего магазина. Как правило, в режиме блокировки онлайн-касса способна только пробить отчет о завершении смены. Важно! Чтобы снять блокировку, необходимо как можно скорее закрыть смену на онлайн-кассе.
Для этого достаточно выполнить последовательность действий, предусмотренных конкретной модели онлайн-кассы.
Как закрыть кассовую смену на онлайн-кассе Элвес-МФ Пошаговая инструкция закрытия кассовой смены:
- Если доступен только ручной режим, то скорее всего придется воспользоваться возможностями администратора – выбрать раздел «Отчеты», затем «Кассовые отчеты» и нажать «Завершение смены».
- Если онлайн-касса позволяет сформировать отчет в автоматическом режиме – выбрать раздел «Закрытие кассы» и нажать «Закрыть смену»;
После этого можно будет открыть новую смену и продолжить работу в обычном порядке.
Пример Положения в части документов по кассе
Порядок формирования и хранения документов: (нажмите для раскрытия)
- Документы, предусмотренные Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, оформляются на бумажном носителе с применением компьютера и подписываются собственноручно кассиром.
- Кассовые документы должны оформляться кассиром или лицом, в соответствии с отдельным приказом руководителя.
- Документы формируются в тот день, когда проведена кассовая операция и подшиты в хронологическом порядке.
- Документы по кассе подлежат хранению в бухгалтерии в течение 5 (пяти) лет с с 01 января того года, в котором они оформлены. За их сохранность несет ответственность главный бухгалтер.
Отчет об открытии и о закрытии смены на онлайн-кассе при оформлении кассовых операций
Кассовые операции должны проходить в строгом соответствии нормам закона. Одно из условий выполнения таких норм — корректное документирование таких операций. Каковы его условия? Какие формы документов должны применяться пользователем контрольно-кассовой техники?
Какие операции могут производиться на кассе
Онлайн-касса — устройство, предназначенное для фискализации (отражения в фискальных реестрах — тех, которые затем в установленном порядке передаются в ФНС или проверяются ведомством) выручки (в некоторых случаях — расходов) хозяйствующего субъекта.
Как очевидно из названия инновационного устройства, оно применяется на кассе предприятия — месте, в котором осуществляется (и документируется в установленном законом порядке) прием и выдача денежных средств.
При этом, документирование операций на кассе (в широком смысле) образуют 2 юридически независимые (но, вместе с тем, связанные) процедуры:
- документирование с помощью учетных документов — во всех случаях;
- документирование с помощью фискальных документов — в случае, если на кассе используется онлайн-касса.
Касса — в широком смысле (не как обустроенный для работы кассира объект, а как любое место, где осуществляется прием-выдача наличных), предполагает совершение:
Документируются они с помощью унифицированных учетных документов — приходных кассовых ордеров. Эти ордера могут, в частности, составляться на основании фискальных документов — чеков, отчетов. В этом заключается взаимосвязь учетных и фискальных документов — первые могут составляться на основании вторых.
Документируются они с помощью расходных кассовых ордеров. Первичными в их заполнении также могут быть кассовые чеки — но, опять же, это будет частный случай применения первичного документа, которым в данном сценарии является фискальный чек.
- Операций по сводному учету прихода и расхода на кассе.
Главная из таких операций — отражение сведений по всем РКО и ПКО в Кассовой книге.
Во всех указанных 3-х разновидностях операций учитываются исключительно наличные денежные средства. Эквайринг в счет не берется — поскольку транзакции там проводятся не на кассе, а по расчетному счету хозяйствующего субъекта. На расчетном счете учет ведется по совершенно иным принципам.
Кассовые операции регулируются следующими основными нормативными актами:
- Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У (ССЫЛКА);
Источник: https://onlain-kassy.ru/normativ/buhgalteriya/kassovye-operatsii/pri-ispolzovanii-kkt.html
Заполнение кассовой книги
Кассовая книга (форма N КО-4) утверждена Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.
КО-4 отражает поступления и выдачу наличных денег в кассе. Порядок ведения информации, указываемой в кассовой книге от руки:
- Кассовую книгу необходимо пронумеровать, прошнуровать и опечатать печатью на последней странице, а также заверить подписями главного бухгалтера и руководителя.
- Каждая страница кассовой книги представлена двумя таблицами, несущих одинаковую информацию и нумеруются одним номером (первые экземпляры – подшиты в кассовой книге, а вторые экземпляры –отрываются в конце дня).
- Записи начинаются с указания остатка на начало дня. Лист по линии отреза должен быть согнут, а для ведения идентичных записей они делаются через копировальную бумагу.
Забыли снять Z-отчет вовремя?
В конце смены «зетку» не сняли, а совершили это действие в начале следующего дня? Так бывает нередко, тем не менее, это нарушение, «поймав» на котором, налоговая не поскупится на штрафы. Причина окажется в том, что по документам выручка окажется несвоевременно оприходованной.
Не стоит уповать на то, что налоговая не будет сличать даты отчетов и оприходования денег в кассу. Вполне может случиться, что нарушение «выплывет» в результате обслуживания представителей юридического лица. Получив чек за товар или услугу, пробитый определенной датой, он может подать его в бухгалтерию своей организации для отчета по потраченным финансам. Вполне реальна встречная проверка, в результате которой выяснится, что полученные по предъявленному чеку деньги были оприходованы не в день получения, а позже.
Особая ситуация с предпринимателями на УСН, которые обязаны показывать выручку в КУДИР именно в той датой, когда она оказалась в кассе. Если чек на покупку или услугу выбит сегодня, а Z-отчет по нему собираются снять только завтра, то в КУДИР получится несоответствие: придется указать сегодняшний чек по еще не снятой «зетке», в соответствии с которой чеки будут уже вчерашними.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Единичные случаи несвоевременного снятия отчета с гашением могут пройти безнаказанными: ведь их причиной могут явиться и технические неполадки, это можно отразить в объяснительной записке. Важно не допускать, чтобы такие случаи стали постоянной практикой.
Кассовая дисциплина при использовании онлайн-кассы
Для организации и ИП формируются Правила работы с ККТ в отношении движения денежных средств, их хранения и работы с ККТ в целом.
Приказом устанавливается лимит остатка для организаций, остальное сдается в банк (если нет приказа, то лимит = 0), ИП может хранить наличные в том количестве, сколько это необходимо. Превышение лимита допускается в дни зарплаты, выходные и праздничные дни.
По расчетам наличными организациям и ИП установлен лимит 100000 руб., с физлицами ограничений нет.
При введении онлайн-касс применение форм №КМ-4 и №КМ-6 не обязательно.
Z-отчет в онлайн-кассах: правила отчетности по ФЗ-54 о применении ККТ
С 1 июля 2021 года все ИП и юридические лица перешли на онлайн-кассы согласно Федеральному закону №54 от 2003 года. После перехода на новую систему индивидуальные предприниматели и организации вправе продолжать ведение старого документооборота или отказаться от него. В этой связи возникает вопрос: нужно ли снимать Z-отчёт на онлайн-кассе.
Что представляет собой Z-отчётность
Z-отчёт или отчёт с гашением – это итоговый документ (чек), который выводит с ККТ кассир, закрывая смену. Подводятся итоги, обнуляются данные и после этого нельзя совершать кассовых действий: возвратов, аннулирований и т.д.
Отчёт о гашении кассир-операционист снимает по окончании каждой смены, но не реже чем в 24 часа, учитывая следующие факторы:
- Когда выходной или (и) предпраздничный день и организация не действует, отчётность не снимается.
- Если в определённый рабочий день торговые операции не совершались, отчётность формируется даже с нулевыми показателями. Кассир-операционист в журнале ставит прочерки за весь день. В кассовую книгу записи не производит.
Поскольку все индивидуальные предприниматели и юридические лица перешли на кассовое оборудование онлайн, новая Z-отчётность немного отличается от обычной.
В отчёте о закрытии смены в онлайн-кассе отсутствуют следующие функции:
- Обнуление данных по каждой сессии;
- Запись результатов в фискальной памяти ККТ.
Зет-отчёты онлайн-касс отправляются в Федеральную Налоговую службу в автоматическом режиме.
Важно! На практике при применении ККТ нового образца Z-отчёт (итоговый документ) называют отчётом о закрытии смены. Это одно и то же, так как их функции и содержание идентичны.
Нужны ли Z-отчётности при онлайн-кассах
Документ, аналогичный отчёту с гашением, предусмотрен и в кассовых аппаратах нового образца. Отчёт кассира-операциониста по онлайн-кассе привязан к промежутку времени в 24 часа. ФЗ №54 (п.2, ст. 4.
2) об использовании контрольно-кассовой техники гласит, что такое ограничение связано с запретом на формирование кассовых чеков по истечении этого временного периода с момента составления другой отчетности – об открытии смены.
Когда формируется Зет-отчётность (о закрытии сессии) в это время в онлайн ККТ уже не происходят процессы, связанные:
- С обнулением сведений.
- С фиксированием в фискальной памяти итогового результата.
Отчётность в налоговую структуру направится автоматически. Если подтверждения от неё нет, ККТ направит её повторно.
Зет-отчётность обладает рядом особенностей:
- Каждый документ имеет порядковый номер. В журнале кассира-операциониста не должно быть пропусков.
- Повторное формирование или отмена невозможна: чек уже зафиксирован в фискальной памяти техники и на контрольной ленте.
- Если на ККМ не было операций в течение суток, снимают нулевую отчётность.
- На протяжении рабочего дня разрешено формировать любое количество Зет-отчётности. Каждый чек снимается отдельно.
- Когда кассовый документ распечатан, его нельзя снимать повторно, пока не завершится текущая операция по кассе.
Важно! Самый первый чек, формируемый в налоговой службе при регистрации кассовой машины, там и остаётся. Это не повлияет на правильное оформление журнала кассира-операциониста.
Нужно ли хранить Z-отчётность по онлайн-кассе
Все документы, сформированные онлайн-кассой, хранятся в фискальном накопителе не менее 30 календарных дней. Поскольку новая ККТ передаёт налоговым органам все данные через интернет, хранить Z-отчёты по онлайн-кассе нет необходимости.
Образец отчета
В бланке отчётности о закрытии сессии кассиром фиксируется следующая информация:
Лучшие предложения по цене и качеству
- Все данные о движении денег в контрольно-кассовой технике-онлайн в течение всего дня (наличные и безналичные финансовые операции).
- Приходные операции (непосредственно выручка).
- Аннулированные чеки. Они имеют место быть, когда кассир-операционист набрал позициию, но покупка не состоялась по некоторым причинам.
- Операции на возврат денежных средств. Покупатель вернул товар в магазин и ему возвращают деньги наличностью или на пластиковую карту.
- Общие суммы по нарастающей за рабочий день.
В отчётности должны присутствовать указанные ниже сведения:
- ИНН и наименование юридического лица, использующего ККМ.
- Дата и время формирования отчётности.
- Фамилия кассира, его ИНН при наличии.
- Регистрационный номер кассового оборудования.
- Количество чеков, сформированных за смену.
- Число фискальной документации, которая не передана оператору фискальных данных (ОФД).
- Время начала передачи фискальных данных.
- Итог за рабочий день (денежные суммы по чекам по каждому признаку расчёта: возврат расхода по коррекционным чекам, приход, расход).
Важно! Основываясь на данных Z-отчёта по онлайн-кассе, операционист формирует справку и заполняет журнал.
Что делать, если забыли снять отчёт
Несмотря на то, что при пользовании кассовыми аппаратами онлайн кассиров не принуждают вести журналы и снимать Z-отчётность, обязанность по сдаче вырученных наличных денег сохраняется. Формировать документ о закрытии смены необходимо для:
- Контроля за работой операциониста-кассира.
- Быстрой оценки выручки.
- Передачи инкассаторам вырученных денег.
- Отчёта перед налоговым органом.
Можно привести немало примеров из жизни, когда кассиры забывали снять чек о закрытии смены в конце дня или делали это с опозданием. Из практики следует, что налоговая инспекция к такому нарушению дисциплины не относится предвзято, если инцидент случится единожды. Если нарушения станут повторяться систематически, налагаются штрафные санкции.
Важно! Если кассир-операционист забыл снять отчёт в конце дня, он обязан составить акт и пояснительную записку.
Документы хранят на случай проведения проверки. Отчётность о закрытии смены, сформированную на следующие сутки, прикладывают в кассовую книгу.
В контрольно-кассовых машинах нового образца предусмотрен документ, аналогичный Зет-отчётности – отчёт о закрытии смены. Он адаптирован согласно изменениям технических характеристик ККМ-онлайн. Важнейшей функцией отчётности является быстрая передача его в Федеральную налоговую службу.
Источник: https://onlinekassa.guru/zakonodatelstvo/z-otchet.html
Ответственность при нарушении правил работы с ККТ
Наказание регламентирует КоАП исходя из тяжести нарушения.
Вид нарушения | Для должностных лиц | Для юридических лиц и ИП |
Расчеты и накопление сверх установленных лимитов | 4000 – 5000 руб. | 40000 – 50000 руб. |
Не использование ККТ в работе | от 1/4 до 1/2 суммы расчета, от 10000 руб. | от 3/4 до 1 размера суммы расчета, от 30000 руб. |
За нарушение систематического характера | дисквалификация от 1 до 2 лет | остановка деятельности до 90 суток |
За использование ККТ, не соответствующей требованиям или непредставление информации и документов по запросам ФНС | предупреждение или штраф от 1500 до 3000 руб. | предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 руб. |
За не предоставление по требованию клиента бумажного или электронного чека | предупреждение или штраф 2000 руб. | предупреждение или административный штраф 10000 руб. |
Проверку кассовой дисциплины ФНС может проводить без ограничений. ФНС формирует план проверок, рассчитанный для внутреннего использования. Проверка происходит не чаще 1 раза в год, также при поступлении жалобы и при наличии нарушений ранее, а также при работе с убытком.
При утрате Z-отчета
Произойти на предприятии может любое ЧП. Да и обычную халатность никто не отменял. И из-за ошибок операторов, проблем в бухгалтерии, человеческой забывчивости можно потерять нужные бумаги. А если просто проигнорировать этот момент, то на горизонте очень отчетливо начнут маячить штрафные санкции для компании.
Нужно действовать оперативно. Для начала составить акт утраты. И хоть его составляет рядовой сотрудник, который нес ответственность, ознакомиться и скрепить подписью должен старший. Начальник смены, менеджер, администратор, директор.
Далее, сотрудник должен прикрепить объяснительную записку. При каких обстоятельствах и почему случился инцидент. А после с помощью ЭКЛЗ восстановить утерянные данные и снова зафиксировать аналог «зетки», который и отправляется в журнал. Помните, что без вызова специалиста, получить доступ к данным не выйдет.
Последовательность действий при обнаружении утраты отчета с гашением
- Составить акт утраты Z-отчета (подписать его должны кассир смены, старший кассир, если он есть, бухгалтер фирмы и представитель администрации).
- Обязать кассира предоставить объяснительную записку, в которой будут освещены время и обстоятельства утраты отчета, а также причины, по которым требуемые сведения не были занесены в кассовый журнал.
- Добиться получения фискального чека по данным ЭКЛЗ, подтверждающего выручку за смену с утраченным Z-отчетом. Для этого придется вызвать технического специалиста из центра обслуживания ККМ.
- Снятый за требуемый период фискальный отчет оформить в журнале кассира вместо утраченного Z-отчета.
ВАЖНО! Руководитель имеет право наложить наказание на кассира, виновного в утрате документа строгой отчетности, если сочтет нужным по итогам его объяснительной записки. Увольнение за такой проступок не положено, но выговор или устное предупреждение вполне вероятно.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Как хранятся отчеты о закрытии смены? (нажмите для раскрытия)
Ответ: Фискальный накопитель онлайн-кассы предусматривает хранение отчетов о закрытии смены в период 30 календарных дней в некорректируемом виде.
Вопрос №2: Будет ли легальным чек, полученный по электронной почте, когда осуществляется возврат товара?
Ответ: Кассовый чек в электронном виде имеет равную силу с распечатанным на онлайн-кассе, информация, указанная в чеке должна быть достоверной. Таким образом, на основании электронного чека делается возврат.
Обязательно ли хранить чеки закрытия смены для ип
После завершения всех расчетов необходимо пробивать отчет о закрытии смены.
Важно! В соответствии с п.2 ст.4.3 ФЗ-54 формирование чека онлайн кассы о продажах не может происходить позднее 24 часов после закрытия предыдущей смены. Соответственно, продолжительность не должна превышать одних астрономических суток. Такие требования связаны с особенностями фискальных накопителей.
В п.1 ст.4.1 ФЗ-84 акцентируется внимание на невозможности отображения фискальных признаков на формируемых чеках в случае превышения продолжительности смены более 24 часов.
Справка! Смена может открываться в один календарный день и закрываться на следующий, но не может превышать одних суток.
Так как других рекомендаций в Законе не указано, точное время формирования отчета и уменьшение продолжительности смены регламентируется руководством организации, использующей онлайн-кассу. После перехода на новую кассовую дисциплину необходимость в ведении журнала и справки-отчета кассира отпала.