Акт закупки у физического лица: образец оформления 2021 г.

Если компания или индивидуальный предприниматель приобретают какие-либо товары у физического лица, составляется договор купли-продажи, а также закупочный акт. Образец этого документа, готовый вариант заполнения и правила по его составлению – все это подробно рассмотрено в статье.

Пустой бланк закупочного акта (word)

Образец заполнения акта закупки у физического лица (word)

Основное назначение

Каждая компания (и индивидуальный предприниматель) вправе приобретать товары не только у юридических лиц (или других ИП), но и у частных граждан. Эти товары могут использоваться в дальнейшем по любому назначению:

• перепродажа с целью извлечения прибыли от разницы в цене;
• хранение в течение определенного срока с целью дальнейшей реализации;
• непосредственное использование в производстве в качестве исходного сырья (например, приобретение пищевых продуктов для изготовления других продуктов).

В любом случае у граждан могут приобрести товар:

• коммерческие предприятия (ООО, ПАО и другие);
• индивидуальные предприниматели;
• некоммерческие компании для своих нужд (например, благотворительные, образовательные организации, религиозные и общественные объединения и другие).

При этом они должны быть надлежащего качества, что подтверждается соответствующими документами (например, ветеринарным свидетельством на мясо).

Покупка представляет собой обычную сделку купли-продажи, поэтому составляется соответствующий договор. Стороны могут осуществить сделку разово или периодически, в течение определенного времени. К договору купли-продажи в обязательном порядке составляется так называемый закупочный акт, который подтверждает сразу несколько фактов:

1. Факт заключения сделки купли-продажи подробным описанием товара – название, количество, сумма по каждой позиции и итоговая сумма сделки.
2. Факт передачи изделия от продавца (частного лица) покупателю (юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю).
3. Факт отсутствия претензий к качеству и количеству (комплектации) продукции покупателя по отношению к продавцу.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Поскольку закупочный акт свидетельствует о фактически совершенной сделке, он составляется и подписывается только в момент передачи продукции, а не в предварительном порядке.

Особенности участия граждан в госзакупках

Закупка у физического лица юридическим лицом — традиционная практика для нашей страны. Еще до революции казенную поставку мог осуществить не только купец, но и простой человек. Так ли обстоят дела сегодня? Может ли физ лицо участвовать в госзакупках?
Ч. 4 п. 3 № 44-ФЗ подтверждает, что участником тендера может выступать любой гражданин, в том числе не зарегистрированный как ИП. Госзаказчики также могут привлекать их в качестве экспертов для оговоренных в законе ситуаций (ч. 1 п. 2 ст. 41 № 44-ФЗ).

Но эти поставщики не могут участвовать в торгах, предназначенных только для СМП и СОНКО (ст. 30 № 44-ФЗ), т.к. не относятся к таким категориям организаций (ФЗ № 209-ФЗ).

Обратите внимание, что в последнее время в рунете появились сайты для совместных покупок (СП). Такого рода сайты для СП закупок физ лиц не имеют ничего общего с госзакупками. В госзакупках есть ряд особенностей, запрещающих коллективное участие. Например, п. 8 ст. 51 44-ФЗ указывает, что совместно созданное несколькими гражданами произведение искусства подается одной заявкой от имени одного участника.

Инструкция по заполнению документа

Составить документ самостоятельно или заполнить готовую форму достаточно просто. Важно внимательно вписать все данные синей или черной ручкой (допускается и составление печатного варианта). В акте по форме № ОП-5 содержатся такие сведения:

1. Краткое название компании (например. ООО «Смарткон»).
2. Коды по ОКУД и ОКПО.
3. Название структурного подразделения (например, склад или отдел сбыта), если таковое есть.
4. ИНН компании и ее вид деятельности в соответствии с системой ОКДП.
5. Виза «Утверждаю», которая прописывается генеральным директором (или другим уполномоченным лицом – например, его заместителем): дата, подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы).
6. Номер и дата. Нумерацию можно использовать сквозную, по календарным годам. Допускается и применение другой системы – на усмотрение руководства компании.
7. Далее указывается место закупки – адрес прописывается с точностью до названия населенного пункта. Употребляются общепринятые сокращения: д. – деревня, г. – город и т.п.: например, Омская область, Омский район, д. Путинцево.
8. Далее прописываются ФИО и контактные данные сторон:

• ответственный по закупкам (например, менеджер отдела снабжения) – фамилия, имя, отчество полностью;
• ФИО продавца – частного лица (также полностью).

1. Далее в табличном виде прописывают наименования сельскохозяйственных продуктов, которые были приобретены:

• названия;
• коды;
• название единицы измерения и ее код в соответствии с ОКЕИ;
• количество каждого товара и его цена с точностью до копейки (в случае целых чисел указывается «00» копеек);
• общая сумма;
• суммарная стоимость всех изделий.

1. Итоговая сумма указывается отдельной строкой прописью, копейки прописываются цифрами – например, «00» коп.
2. Далее указывают все данные паспорта гражданина, у которого были приобретены продукты: серия, номер и другие. Прописывается также адрес по прописке.
3. Затем указывают данные свидетельства о регистрации ИП. Если покупки производит юридическое лицо, эти строки остаются незаполненными.
4. В завершающей части необходимо указать данные о справке, которая подтверждает наличие у продавца личного подсобного хозяйства (кем, когда выдана, на чье имя).
5. Сумма подоходного налог (в размере 13% от общей стоимости покупки).
6. В самом конце указывают отметки:

• о получении денег продавцом (подпись, расшифровка подписи);
• о получении продуктов покупателем (подпись и расшифровка подписи ответственного лица).

Форма ОП-5 (закупочный акт)

Иногда компаниям выгодно закупать товары у физлиц, которые не являются предпринимателями. Например, это касается случаев покупки продуктов на ферме – это могут быть молоко, масло, сыр, мясо и т.д.

Такое сотрудничество выгодно для обеих сторон: предприниматель получает хорошие продукты по выгодной цене, физлицо может получить деньги за свой труд.

Но можно ли такие затраты учесть в расходах, какие документы при этом необходимо оформить, чтобы все было верно?

Закупать продукты у населения не возбраняется. Для отражения поступления товаров организация или предприниматель могут использовать первичные документы, разработанные самостоятельно, или использовать унифицированные формы. В данном случае может использоваться унифицированная форма ОП-5 (закупочный акт). Данная форма применяется для закупки продуктов у населения.

Компания может использовать унифицированную форму в неизменном виде или взять закупочный акт по унифицированной форме ОП-5 за основу и добавить необходимые реквизиты или удалить ненужные. Однако стоит помнить, что в любом случае первичные документы должны содержать все обязательные реквизиты.

Форма ОП-5 (образец заполнения)

Итак, закупочный акт применяется для оформления сделки купли-продажи между предпринимателем (организацией) и продавцом-физлицом, который не является предпринимателем. Унифицированная форма ОП-5 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. Данным постановлением утверждены формы первичной документации по учету операций в общественном питании.

Форма не является сложной для заполнения, однако может вызвать затруднения в случае, если предприниматель никогда не сталкивался с оформлением данного документа.

Бланк (закупочный акт, форма ОП-5) заполняется в двух экземплярах непосредственно в момент совершения закупки сельхозпродуктов. Подписывается лицом, которое закупает продукты, и продавцом, который продает данные продукты.

Один экземпляр закупочного акта передается продавцу, второй должен остаться у покупателя.

В шапке бланка необходимо заполнить стандартные реквизиты: название организации, закупающей продукты, структурное подразделение, код по ОКПО, ИНН, вид деятельности по ОКДП, вид операции.

Далее форма ОП-5 «Закупочный акт» (образец заполнения мы приведем в конце статьи) содержит номер документа, дату заполнения и информацию о том, что акт утвержден руководителем, с указанием даты утверждения, подписью и расшифровкой подписи руководителя.

Основная часть документа содержит следующую информацию:

• Где был закуплен товар (место закупки товара);
• Кем был закуплен товар (должность и полное имя – фамилия, имя, отчество)
• У кого товар был закуплен (фамилия, имя и отчество физлица)

Потом акт закупки по форме ОП-5 содержит таблицу из 7 колонок, которая содержит подробную информацию о приобретенном товаре:

• Название товара, характеристика сельхохозяйственного продукта;
• Код сельхохозяйственного продукта;
• Название единицы измерения, в которых измеряется данный продукт;
• Код единицы измерения по ОКЕИ;
• Количество товара, которое было приобретено покупателем;
• Цена товара, указанная в рублях и копейках;
• Общая сумма за данное наименование товара;
• Внизу таблицы предусмотрена строка «Итого» – для указания общей суммы, которую покупатель отдал продавцу за товар.

Форма ОП-5 (вы можете в конце статьи) содержит подробные данные о сторонах сделки, которые необходимо заполнить прописью:

• Сумма сделки – итоговая сумма за товар, которую покупатель платит продавцу;
• Подробные паспортные данные: серия, кем и когда выдан;
• В отдельной строке указывается домашний адрес;
• Данные о свидетельстве государственной регистрации предпринимателя, осуществляющего свою деятельность без образования юридического лица: название органа, выдавшего свидетельство, дата выдачи свидетельства;
• Имя, на которое выдано свидетельство, ИНН, код налоговой инспекции, которая присвоила ИНН;
• Наименование органа, который выдал справку о наличии личного подсобного хозяйства, дата выдачи (для жителей Российской Федерации);
• Имя, на которое была выдана справка;
• Сумма подоходного налога, который был удержан;
• Денежная сумма, которую получил продавец за проданный товар;
• Подпись и расшифровка подписи продавца, получившего деньги;
• Подпись покупателя, подтверждающая получение продуктов.

Ниже вы можете скачать закупочный акт (форма ОП-5). Заполненный закупочный акт подтверждает факт совершения сделки, поэтому необходимые сведения нужно заполнять корректно и в полной мере. Если продавец – физическое лицо откажется предоставлять полные паспортные данные или подписывать документ, то акт будет считаться недействительным.

Бланк и образец акта 2021

Каждая компания или индивидуальный предприниматель вправе самостоятельно решить, какую форму удобнее использовать:

1. Существует унифицированная форма № ОП-5, которая до недавнего времени применялась повсеместно в качестве единого варианта.
2. Также можно самостоятельно разработать образец, с учетом конкретных особенностей процесса закупки.

Далее приводится пустой бланк единой формы – его можно использовать в качестве образца при составлении собственного варианта акта закупки.

А вот готовый образец:

Что касается собственной формы, то при ее разработке следует учесть, что документ должен содержать минимально такие сведения:

• сумма закупки;
• подпись, расшифровка подписи руководителя предприятия;
• дата составления;
• кто ответственен за сделку (фамилия, имя, отчество полностью и название должности);
• сведения о продавце (ФИО, паспортные данные, адрес регистрации, ИНН);
• какие товары (продукты) были приобретены – в табличном виде (название, количество, сумма по каждой позиции и общая стоимость сделки);
• итоговая сумма прописью;
• подпись продавца о том, что деньги были получены в полном объеме;
• подпись покупателя о том, что изделия надлежащего качества были получены в полном объеме.

За основу можно взять следующий бланк:

А вот готовый образец, который также можно использовать в качестве одного из собственных вариантов.

Документ всегда составляется в 2 оригинальных экземплярах – один остается у продавца, другой – у покупателя. Оба экземпляра имеют одинаковую юридическую силу и могут использоваться в качестве основного или дополнительного доказательства в судебных разбирательствах. Использование печати необязательно – если компания не применяет оттиски в своей работе, то на нем достаточно поставить только подпись.

Оформляем закупку товаров у физлица

Если физическое лицо не является индивидуальным предпринимателем, то, вероятнее всего, бремя оформления документации ляжет на организацию-приобретателя. Какой документ при этом оформить, организация определяет самостоятельно. За основу можно взять, к примеру, форму закупочного акта № ОП-5 (утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132). Главное — обеспечить наличие в такой первичке ряда обязательных реквизитов, к которым относятся (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, составившей документ;
• содержание факта хозяйственной жизни – приобретение товаров;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения (то есть сколько, чего и по какой стоимости закуплено);

— наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление;

• подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов.

Если товар оплачивается наличными, удобно включить в акт информацию о том, что продавец получил деньги за товар. При этом на закупку товаров у физлиц лимит наличных расчетов по одному договору в размере 100 000 рублей не применяется (п. 5 Указания ЦБР от 07.10.2013 № 3073-У).

Форму принятого в организации первичного документа, применяемого при закупках товаров у физических лиц, необходимо закрепить в Учетной политике организации в целях бухгалтерского учета.

Приведем пример закупочного акта, которым может быть оформлено приобретение товаров у физлиц. Акт составляется в 2-х экземплярах.

акта закупки в формате Word можно .

Порядок покупки у физических лиц

Покупателю следует понимать и общий порядок сделок. Расчет происходит непосредственно в момент передачи, причем возможны два варианта:

1. Наличный расчет – деньги передаются из кассы предприятия или же сотрудник покупает товар за свой счет и составляет авансовый отчет, за который потом получает компенсацию в полном объеме. При этом крайне важно указать в нем, что расчет был произведен полностью, у продавца претензий нет.
2. В случае безналичного расчета образец документа не меняется, однако ставится пометка о том, на какой счет и в какие сроки должны быть переведены денежные средства.

При этом компания должна донести до продавца, что он сам обязан уплатить НДФЛ, т.е. задекларировать свои доходы в местной налоговой инспекции, поскольку компания, приобретающая товар, не несет никакой ответственности за эту операцию.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В отличие от расчетов между юридическими лицами, а также между индивидуальными предпринимателями, в случае покупки изделий у частного лица никаких ограничений на операцию нет.