Роль журнала
Основная задача журнала заключается в том, чтобы привести в порядок движение первичных расходных и приходных документов, поэтому регистрировать их необходимо сразу после создания. И только затем они могут быть переданы кассиру для дальнейшей работы (исключения составляют ордеры на получение заработной платы, которые составляются на один день, но не всегда могут быть своевременно реализованы).
Кроме того, наличие журнала позволяет руководству предприятия избежать ситуаций, связанных с неправомерным использованием платежных документов. Для этой цели в конце каждого рабочего дня бухгалтер компании должен сверить все записи, внесенные в журнал с наличествующими корешками «приходников» и «расходников».
Также правильно заполненный журнал в случаях налоговых проверок позволяет быстро проконтролировать остаток в кассе (здесь не лишним будет напомнить, что при использовании кассы, следует строго придерживаться максимально допустимого лимита наличных денежных средств).
Для чего нужен журнал регистрации ПКО и РКО
Существующее положение о наличном денежном обращении (закон от 10.07.2002 № 86-ФЗ) предусматривает единые правила, которые обязательны для выполнения и организациями, и банками. Согласно ст. 34 этого закона Банк России устанавливает порядок ведения кассовых операций фирмами, которые должны иметь кассу для получения и выдачи наличных денег. Незадействованные в обороте средства следует хранить в банке.
При расчете наличными за товары и услуги принимающей деньги организацией должна применяться контрольно-кассовая машина для фиксации полученной суммы. При этом оформляют приходный кассовый ордер (ПКО, форма КО-1). Если полученная сумма превышает лимит остатка в кассе, то излишек должен быть сдан в банк. Для этого оформляют расходный кассовый ордер (РКО, форма КО-2). ПКО оформляют и при получении денежных средств из банка для выдачи зарплаты, подотчетных сумм, командировочных расходов. РКО оформляют при выдаче денег на эти цели конкретным работникам фирмы.
Порядок ведения кассовых операций оговорен в указании ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У, вступившем в силу с 01.06.2014. Согласно этому указанию все операции по выдаче или приему денег фиксируются в первичных документах (ПКО и РКО), после чего они должны быть отражены в журнале регистрации (форма КО-3). Все эти формы утверждены Госкомстатом (постановление от 18.08.1998 № 88).
С требованиями к первичным документам можно ознакомиться в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы заполняете журнал регистрации ПКо и РКО. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Какие документы должны быть зарегистрированы в журнале
В журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов должны быть:
- все документы, свидетельствующие о приходе и расходе денежных средств, независимо от того, из каких источников они поступили или на какие цели были истрачены;
- информация о расчетно-платежных ведомостях, сопровождающих выдачу заработной платы работникам предприятия (но только после проведения процедуры выплаты);
- счета на оплату;
- заявления на получение денежных средств и т.п.
Расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер, или РКО, во многом формируется по таким же правилам, как и ПКО. В 1С существуют следующие виды РКО:
- Оплата поставщику
- Возврат покупателю
- Выдача подотчетному лицу
- Выплата заработной платы по ведомостям
- Выплата заработной платы работнику
- Выплата сотруднику по договору подряда
- Взнос наличными в банк
- Возврат займа контрагенту
- Возврат кредита банку
- Выдача займа контрагенту
- Инкассация
- Выплата депонированной заработной платы
- Выдача займа работнику
- Прочий расход
При выплатах № 4-5 следует предварительно подготовить платежные ведомости, даже если оплата производится одному сотруднику.
Рисунок 11. Варианты документа РКО
Оформим РКО по выдаче средств подотчетному лицу.
Рисунок 12. Заполненный документа РКО
После проведения документа можно посмотреть проводки.
Рисунок 13. Проводки по РКО
Рассмотрим порядок проведения в 1С выплат по заработной плате. Сформируем платежную ведомость. Если все сотрудники по ней получили зарплату, можно воспользоваться кнопкой «Оплатить ведомость» (внизу формы), автоматически сформируется РКО.
Рисунок 14. Варианты кассовых документов на основе платежной ведомости
Смоделируем ситуацию, когда по одному сотруднику зарплата депонирована, а по остальным выплачена. В бумажном варианте ведомости по депонированным суммам ставится соответствующая отметка. В 1С при учете кассовых операций следует открыть ведомость и воспользоваться кнопкой Создать на основании, затем Депонирование зарплаты. Для документа депонирования оставляем нужные нам фамилии.
Рисунок 15. Документ Депонирование зарплаты
После проведения документа смотрим проводки.
Рисунок 16. Проводки при депонировании зарплаты
Возвращаемся в ведомость и по кнопке Создать на основании формируем документ Выдача наличных . Сумма будет пересчитана автоматически и станет меньше на депонированные суммы.
Рисунок 17. Документ Выдача наличных на основании зарплатной ведомости
Проводки по выдаче зарплаты сформировались по двум сотрудникам, так и должно быть.
Рисунок 18. Проводки по документу Выдача наличных
Депонированные суммы можно хранить в кассе только в том случае, если они не превышают лимит для хранения денежных средств. В противном случае их следует сдать в банк. Формируем РКО Взнос наличными в банк.
Рисунок 19. Заполнение документа Взнос наличными в банк
Результат проведения документа.
Рисунок 20. Проводки по документу Взнос наличными в банк
Если у вас остались вопросы по работе с ордерами, обратитесь в нашу службу поддержки, сопровождения и доработки программ 1С, оставив заявку на сайте или по телефону.
Можно ли обходиться без журнала регистрации
По закону компании, работающие с контрольно-кассовой техникой, обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Одно из основных ее правил гласит, что все документы должны быть зарегистрированы в специальном журнале. При этом если организация нарушает данную норму, в случае налоговой проверки ей грозит административное наказание в виде крупного штрафа (при этом наказанию подлежит как само юридическое лицо, так и его руководитель).
Поспешил – попал на штрафы
Выдача подотчетных денег была оформлена расходным кассовым ордером (п. 6 указания № 3210-У). Так как офис подрядчика располагался в этом же здании, операция оплаты автомобиля не отняла у обеих сторон много времени.
Однако радость обеих компаний была недолгой – пришедший в этот же день налоговый инспектор оштрафовал обе компании по п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ за расчеты наличными деньгами с другими компаниями сверх установленного лимита.
Важно! В настоящее время действует ограничение в расчетах наличными деньгами между коммерсантами: не более 100 000 руб. по одному договору (п. 6 указания Банка России от 07.10.13 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»). Подробнее о том, кто проверяет кассовую дисциплину и какие могут грозить штрафы, см. материал «А ваша кассовая дисциплина в порядке?»
Штраф настиг обе компании, потому что ответственность за превышение ограничения в 100 000 руб. предусмотрена ст. 15.1 КоАП для участников наличных расчетов, которыми являются и продавец, и покупатель.
Если бы компании не спешили с расчетом наличными и заранее изучили законодательную базу, непредвиденных штрафных санкций в размере 50 000 руб. для каждой компании и 5 000 руб. – для их руководителей можно было бы избежать. В случае если инспектор пришел бы с проверкой спустя 2 месяца – штрафа бы не последовало, так как для такого нарушения установлен 2-месячный срок давности (п. 1 ст. 4.5 КоАП).
Правила по составлению журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов
На сегодняшний день существует несколько способов ведения журнала, поскольку единого унифицированного его образца, обязательного к применению нет. Предприятия могут вести документ в произвольном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному в учетной политике компании или же использовать ранее общеприменимую форму. При этом журнал должен содержать ряд обязательных сведений:
- наименование предприятия и структурного подразделения, собственностью которого является документ;
- код организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций);
- год или иной период, за который он ведется;
- персональные данные сотрудника, имеющего прямое отношение к его заполнению: его должность, ФИО.
Основная информация оформляется в виде таблицы, в которую в хронологическом порядке вносятся данные обо всех кассовых документах: с левой стороны о приходных, с правой стороны о расходных. По каждому из них в соответствующие ячейки вписываются:
- дата,
- номер (по внутреннему документообороту компании),
- сумма, которая по нему проходит,
- примечание.
Все строки обязательны к заполнению, в том числе примечание – оно дает разъяснение к той или иной платежной бумаге.
Приходный кассовый ордер образец заполнения
Рассмотрим на примере образец заполнения ПКО.
Основная часть
Заполнение документа нужно начинать с записи названия фирмы либо Ф.И.О. предпринимателя. Также в отдельном поле нужно проставить код ОКПО, который был присвоен организации в Росстате . Если такого кода нет, то в графе можно поставить прочерк.
Если приходник был оформлен в каком-то отдельном структурном подразделении, его наименование нужно указать в следующем поле. Если деление на отделы не используется, то здесь нужно поставить прочерк.
Дальше бланк содержит название документа. После него нужно указать его порядковый номер и дату оформления. Дата заносится в документ в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Затем на документе располагается таблица, в которой отражаются данные по бухгалтерскому учету — счета по дебету и кредиту, аналитического учета. Затем идет графа, в которую нужно цифрами списать сумму документа.
Последний столбец содержит код целевого финансирования. В него заносится информация в том случае, если такая кодировка принята на данном предприятии.
В поле «Принято от» записываются сведения о том, кто сдает деньги в кассу. Это указывается в родительном падеже. Если сдает физическое лицо или работник, здесь нужно проставить полные Ф.И.О.
Иногда возникает ситуация, что он лица фирмы производит оплату ее работник. Тогда здесь оптимальнее сначала указать наименование фирмы, а затем после слова «через» – Ф.И.О. этого сотрудника. Например, «ООО Славия через Иванцева Геннадия Федоровича».
В поле «Основание» записывается причина, по которой деньги сдаются в кассу. Здесь может быть указано название конкретного товара, услуги, возврат подотчета или зарплаты и т. д.
Вам будет интересно:
Авансовый отчет: что можно принять к учету, образец заполнения, основные проводки
Поле «Сумма» дублирует ранее указанную цифрами поступившую сумму денег. Только на этот раз ее необходимо расписать словами. Копейки, если они есть, записываются цифрами.
Если компания принимает оплату за товары и услуги с выделением НДС, то размер налога в полученной сумме указывается после слов «В том числе НДС…».
Внимание! Если фирма работает без НДС (освобождена либо использует льготный режим), то здесь нужно записать «Без НДС» либо «НДС не облагается».
В поле «Приложение» можно записать названия документов, которые сопровождают сдачу денег в кассу. Это может быть отчет закрытия смены, распоряжение, ведомость и т. д. Если же таких документов нет, то поле просто прочеркивается.
После составления документа его должен проверить и подписать главный бухгалтер, а затем свою подпись должен поставить и сам кассир.
Квитанция к приходному кассовому ордеру образец заполнения
Информация, которую заносят в квитанцию, должно полностью дублировать данные из основной части приходника.
В верхней части записывается название фирмы. Дальше в поле «К приходному ордеру» указывается номер документа и дата, когда он был составлен.
В полях «Принято от» и «Основание» дублируются сведения, которые были занесены в аналогичные поля основной части бланка.
Затем заносится количество принятых по документу денежных средств. Это нужно сделать сначала цифрами, а затем письменно словами.
Если в принятые средства входит налог, то в поле «В том числе» необходимо записать его сумму. Если налога нет — то сюда записывается фразой, к примеру, «Без налога НДС».
В самом конце находится место, где нужно указать дату совершения операции.
Приходный кассовый ордер заверяется главным бухгалтером, который проверяет правильность оформления документа. После этого его подписывает сам кассир.
Правила оформления журнала
Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде. При этом если на предприятии он ведется «живьем», то все его страницы нужно пронумеровывать, скреплять специальной крепкой нитью и заверять подписью. Печатью визировать журнал не обязательно, т.к. он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же начиная с 2021 года юридические лица законодательно освобождены от требования применять в работе штампы и печати.
В период ведения журнал должен лежать в определенном месте, доступ к которому нужно строго ограничить. После утраты актуальности его следует передать на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени.
