Приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9

Особенности заполнения

Форма Т-9 предназначена для заполнения только на тех работников организации, которые большую часть времени находятся на основном месте работы. Для тех сотрудников, в чей функционал входят постоянные разъезды (например, водители), приказы на командировку писать не нужно.

Следует учесть, что предварительного согласия на командировку у сотрудников спрашивать не нужно – руководство имеет право отправить в служебную поездку любого работника на свое усмотрение.

Исключения составляют те, кто имеет детей до трехлетнего возраста, а также матери и отцы-одиночки – эти категории работников могут быть отправлены в командировку только с предварительного согласия.

На основании чего оформляется приказ

По новым правилам оформление командировки в настоящее время требует только издания соответствующего распоряжения руководителя об этом.
По мере необходимости, начальники отделов или иные ответственные лица, которые считают что нужно отправить сотрудника в командировку, составляют на имя директора компании докладную или служебную записки.

В них они обосновывают причину предстоящей командировки, ее цель, продолжительность во времени, а также предлагают кандидатуры для этой поездки. Цели командировки могут быть представительными или производственными.

Руководитель, изучив поступившие документы, принимает решение по данному вопросу, для оформления которого издается приказ о направлении в командировку.

На крупных предприятиях командировки планируются. Это может выражаться в составлении плана командировок на текущий год. При наступлении времени указанного в этом документе, отдел кадров подготавливает приказ на командировку, который передается руководителю для подписания.

Кроме этого, в организации может составляться служебное задание, которое в настоящее время используется организациями на их усмотрение. Оно также может использоваться в качестве одного из источников для формирования распоряжения.

Каким бы ни было основание для этого документа, ответственное лицо может использовать фирменный бланк или специализированный бланк унифицированная форма т-9.

Внимание! Форма приказа на командировку должна быть зафиксирована в учетной политике предприятия или же Положении по командировкам, которое может оформляться в организации.

Заполнение приказа по форме Т-9

Часть 1

Условно форму Т-9 можно поделить на 3 части. Первое, что нужно указать в приказе на командировку: наименование компании с указанием ее организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО). Затем в приказ вписывается код ОКПО (берется он из правоустанавливающих документов), номер приказа по внутреннему документообороту, а также дата его заполнения.

Часть 2

Вторая часть данного документа включает в себя основные сведения. Здесь необходимо вписать личную информацию о сотруднике: ФИО (полностью), его табельный номер, должность и структурное подразделение (отдел), к которому он относится. Далее пишется место назначения (страна и город), срок командировки (в календарных днях) с указанием даты ее начала и окончания.

Обращайте внимание на подсчёт дней

При оформлении формы Т-9 важно правильно подсчитать командировочные дни – поездка должна быть рассчитана со дня отъезда на день приезда. То есть, в том случае, если по проездному документу время отправления 23:45, этот день необходимо включить в срок командировки (то же самое касается дня приезда). Если командировочный приезжает ночью в 00:05 – этот день также должен быть включен в поездку.

Часть 3

В третьем разделе нужно обозначить цель командировки и обязательно прописать за чей счет она будет оплачена.

Цели поездки можно условно поделить на два вида.

Общие цели:

• закупка сырья, оборудования, материалов для деятельности организации;
• переговоры с партнерами, заключение новых сделок, договоров, контрактов;
• личное участие представителя компании в спорных переговорах;
• поиск новых поставщиков и знакомство с новыми рынками сбыта;
• получение новых умений, знаний и навыков, научные изыскания.

Узконаправленные цели

• контроль за работой филиала, структурного подразделения;
• обучение молодых специалистов;
• ремонт и обслуживание техники и оборудования в филиалах и структурных подразделениях.

Чуть ниже после строк о целях и оплаты поездки нужно внести ссылку на документ, который послужил основанием для командировки. После того, как приказ оформлен по всем правилам, его нужно предоставить на подпись директору организации. В самую последнюю очередь форму Т-9 о командировке должен подписать и сам сотрудник, направляемый в служебную поездку. Напротив его подписи ставится дата создания приказа.

Приказ о направлении в командировку (форма Т-9 и Т-9а)

Главная / Кадровые документы

Командировкой считается направление работника для исполнения им своих служебных обязанностей за пределы организации, в которой он согласно трудовому договору должен исполнять свою работу. Исключением будет являться случай, когда у сотрудника разъездной характер работы.

Направление в командировку должно быть оформлено в письменной форме.

Обычно для этого используются унифицированные формы приказов: Т-9 – для направления в командировку одного работника и Т-9а – если работников несколько.

Скачать бланк формы Т-9 или формы Т-9а

Скачать образец заполнения формы Т-9 или формы Т-9а

Обязательно ли использовать эти формы?

Поскольку в настоящее время использование унифицированных форм остается на усмотрение работодателя, то использовать бланки Т-9 и Т-9а необязательно. Организация вправе самостоятельно разработать форму приказа и утвердить ее использование.

Можно также внести изменения и в унифицированные формы, адаптировав их под нужды организации / ИП.

Основания для издания приказа

Еще совсем недавно основанием для издания приказа о направлении в командировку являлось служебное задание, которое составлялось руководителем работника, направляемого в командировку. Но с 2015 года этот документ больше не упоминается в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, поэтому можно сделать вывод, что его составление необязательно.

Но вместе с тем работодатель имеет право оставить его в своем документообороте, закрепив это положение в локально-нормативных документах.

Таким образом, основанием для издания приказа о направлении работника в командировку могут служить следующие документы:

1. Служебное задание;
2. Служебная записка;
3. Распоряжение руководителя организации / ИП;
4. Распоряжение вышестоящей организации.

В свою очередь, приказ о направлении в командировку служит основанием для следующих действий и составления следующих документов:

• Командировочное удостоверение (форма Т-10) – заполняется по желанию работодателя;
• Табель учета рабочего времени (форма Т-12 и Т-13);
• Выдача денежной суммы на предстоящие командировочные расходы;
• Начисление заработной платы за дни нахождения в командировке;
• Составление авансового отчета за истраченные денежные суммы.

Инструкция по заполнению формы Т-9

Форма Т-9 предназначена для оформления направления в командировку одного работника. Ее заполнение производится в следующем порядке:

Наименование организации

Сюда оно должно быть внесено полностью, без сокращений. Допускается в скобках внести сокращенное наименование (при наличии), как в учредительных документах. Такой порядок установлен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.

Вышеуказанный документ действует только до 01.07.2018 года, а затем в действие вступит ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и в нем относительно наименования, как реквизита документа, содержится то же требование.

Все приведенные правила в полной мере относятся и к индивидуальным предпринимателям.

Код ОКПО

Рядом с названием есть небольшое поле, отведенное под ОКПО, данные для его заполнения берутся из перечня кодов, выданных органами статистики при регистрации компании. Но оставление данного поля пустым не будет являться грубой ошибкой.

Табельный номер

Это индивидуальный код работника в данной организации, который присваивается при приеме на работу. Поскольку обязательное присвоение табельных номеров действующим законодательством не предусмотрено, то данная строка заполняется только при его наличии.

Структурное подразделение

Заполняется только при его наличии, в противном случае строка остается незаполненной.

Должность – вносится полностью без сокращения.

Место назначения – указывается страна, регион, населенный пункт и название организации, куда работник командируется.

Строка “Сроком на…”

Это строка для указания срока командировки. Он высчитывается следующим образом: первым днем считается дата отъезда в командировку, даже если время отъезда приходится на самый конец суток (например, 23 часа 30 минут). Аналогично считается последний день командировки.

После количества дней командировки проставляются даты начала и окончания командировки.

Цель командировки – переносится из документа – основания.

Далее указывается, за чей счет будет оплачена командировка.

Документ, послуживший основанием для издания приказа – служебное задание, служебная записка и т.д.

Подпись руководителя, а также подпись работника в том, что он ознакомлен с приказом.

Образец заполнения формы Т-9

Инструкция по заполнению формы Т-9а

Форма с литерой «а» используется в случае, когда в командировку направляется сразу несколько работников. В отличие от остальных приказов, которые имеют табличную форму, в этом бланке перечень работников располагается не снизу вверх, а слева направо, что не позволяет использовать этот бланк для неограниченного числа сотрудников.

Основные реквизиты приказа вносятся аналогично заполнению формы Т-9. Далее идет таблица, которая заполняется следующим образом:

1. ФИО работника – вносится полностью;
2. Табельный номер – только при его наличии;
3. Структурное подразделение – при его наличии;
4. Должность – вносится полностью без сокращений;
5. Командировка – построчно вносится следующая информация:
   Страна, город;
6. Наименование организации, куда едет работник;
7. Дата начала командировки;
8. Дата окончания;
9. Количество календарных дней командировки;
10. Цель поездки.
11. Командировка за счет средств – указывается организация. Как правило, это работодатель командированного сотрудника;
12. Подпись работника в том, что он ознакомлен с приказом и дата ознакомления;
13. Пустая строка, в которую можно внести дополнительные сведения, например, размер суточных;
14. После таблицы предусмотрена строка – в ней указывается документ, на основании которого был составлен приказ;
15. Подпись руководителя организации.

Образец заполнения формы Т-9а

Срок и место хранения приказов на командировку

Оригиналы приказов о направлении в командировку хранятся в книге приказов по кадровой работе. После окончания календарного года, в котором они были изданы, их отправляют на хранение в архив.

Срок хранения приказов на командировку составляет 5 лет, за исключением направления в командировку работников с вредными и опасными условиями труда – для таких приказов срок хранения составляет 75 лет.

Читайте более подробно: Приказ на командировку (форма Т-9 и Т-9а, образец и инструкция)

Понравилась статья? Поделитесь в соц. сетях:

Похожие записи
• Приказ о приеме на работу (форма Т-1 и Т-1а)
• Приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6 и Т-6а)
• Образец заполнения формы Т-2
• Образец личного дела работника
• Лицевой счёт работника (форма Т-54)
• Записка-расчёт при увольнении (форма Т-61)
• Личная карточка работника (форма Т-2)
• Образец заполнения формы Т-61

Оставить комментарий Отменить ответ

Подтверждение командировочных расходов

При возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию организации все документы, подтверждающие его затраты. Это могут быть:

• проездные билеты, чеки о платной автодороге, парковке и т.п;
• чеки с автозаправочных станций о суммах, потраченных на бензин (при поездке на личном автомобиле);
• чеки, счета, квитанции из гостиниц или отелей о тратах за съем комнат;
• любые другие платежные документы, повреждающие расходы, связанные с командировкой.

На основании этих чеков и квитанций нужно будет либо вернуть часть полученных авансом командировочных либо получить компенсацию за израсходованные сверх аванса средства.

Как правильно составить приказ на командировку

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Приказ оформляется либо на фирменном бланке предприятия, либо путем применения унифицированных форм Т-9 или Т-9а. Специализированные программы предоставляют возможность заполнять приказы по стандартным формам автоматически.

В верхней части документа записывается название компании, код ее регистрации в статистике ОКПО. Далее указывается дата издания приказа, его номер по порядку, который фиксируется в книге регистрации предприятия.

После этого необходимо заполнить личные данные сотрудника, отправляемого в командировку, его табельный номер, должность, наименование структурного подразделения — его места работы в организации.

Приказ на командировку должен обязательно содержать информацию о месте служебной поездки с расшифровкой страны, города и названия принимающей организации. Также заполняется информация о продолжительности поездки в календарных днях с точным указанием дня начала и окончания служебной поездки.

Ниже нужно внести запись о цели направления сотрудника в командировку, и определить организацию, которая будет осуществлять финансирование данной поездки.

Инспектор кадров должен заполнить основание для командировки. Это может быть договор, план командировок, служебное задание (если оно составляется) и т. д.

Документ заверяется подписью руководителя компании с указанием его должности и личных данных.

С приказом работника нужно ознакомить под роспись с расшифровкой Ф.И.О и проставлением даты подписания.

Образец заполнения приказа на командировку на несколько человек по форме Т-9а

В случае, если в командировку отправляются сразу несколько сотрудников, то целесообразнее оформить общий приказ форма т-9а. Стандартный бланк этого документа содержит строки для отражения информации по трем сотрудникам. Если необходимо, то его можно расширять до необходимого размера.

Оформление документа нужно производить следующим образом. Сначала на бланке указывается название субъекта бизнеса и присвоенный ему код ОКПО.

Следующим шагом нужно записать номер приказа, а также указать дату, когда он был составлен. Под данным номером документ далее необходимо зафиксировать в книге учета приказов по предприятию.

Тело распоряжения представлено таблицей. В нее необходимо занести информацию о поездке каждого сотрудника. Отражение сведений происходит в строках. Они в таблице не подлежат нумерации.

В первую строку записывается Ф.И.О. работника, который едет в командировку. Во вторую строку заносится табельный номер.

Третья строка должна содержать название структурного подразделения работника, а четвертая — должность, на которой он трудится.

Следующая строка предназначена для отражения информации по будущей поездке. Она в свою очередь делится на несколько подстрок. Так, в пятую и шестую строки заносятся наименования страны и города, куда направляется работник, а также название принимающей компании.

В седьмую и восьмую строки нужно записать даты начала и завершения поездки в служебную командировку. В девятой отражается общее число дней командировки. В десятой необходимо указать краткое описание целей на командировку.

Одиннадцатая строка предназначена для проставления источника финансирования командировки. Как правило, такие поездки оплачиваются из собственных средств компании. Однако в некоторых ситуациях нести расходы может и принимающая сторона.

Двенадцатая строка необходима для проставления отметки работника о том, что он ознакомился с составленным распоряжением. Он должен здесь записать дату, когда произвел ознакомление, и поставить подпись.

В нижней части распоряжения находится строка, где необходимо отразить документ, служащий основанием для отправления сотрудников в командировку.

Полностью оформленный приказ должен подписать руководитель фирмы.