Как оформить командировку сотруднику в 2021 году

Общая информация

Использование служебных поездок работодателями регулируется Трудовым кодексом и другими нормативными актами. При этом он обязан гарантировать отправленному в командировку лицу возмещение всех его расходов. Оформление служебной поездки осуществляется согласно установленным правилам.

Сотрудник может ехать на собственном или служебном автомобиле, а также использовать для поездки общественный транспорт. Минимальный срок служебной командировки не установлен. Исходя из этого, сотрудник может пробыть в командировке один день и получить соответствующее возмещение.

Срок командировки во многом зависит от следующих факторов:

• объем задания;
• сложность выполнения поручения;
• дополнительные характеристики задания.

Максимальных сроков у служебной поездки также нет. Нормы, которыми было установлено ограничение на 40 дней командировки без учета нахождения в дороге, были отменены.

Оформление

Работникам важно знать, какие документы в 2021 году выдаются перед поездкой. Существуют различные нюансы оформления, например, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле, то потребуется служебная записка и путевой лист. По закону некоторые документы, которые ранее использовались при оформлении командировки, больше не используются. Это командировочное удостоверение, служебное задание и т. д.

Тем не менее, на некоторых предприятиях руководители продолжают их применять, издав соответствующие локальные акты.

Отправляя работника в служебную поездку, руководитель обязан издать соответствующий приказ. Для этого есть установленная законом форма Т-9 или Т-9а, если речь идет об отправке нескольких сотрудников. Кроме того, на предприятии может быть установлена другая форма приказа.

Если сотрудник поедет в командировку на служебном или личном автотранспорте, то приказ содержит следующую информацию:

• название компании;
• дату и номер;
• сведения о работнике;
• информация о месте командировки;
• длительность поездки;
• цель;
• подробности об автотранспорте.

Приказ обязательно подписывает непосредственный руководитель командированного сотрудника. На его основании бухгалтерия осуществляет необходимые расчеты и выдает лицу суточные.

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.

Коммерческая организация может по собственному выбору:

• составить приказ по унифицированной форме;

• применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Но в унифицированной форме нет специальной графы, где можно было бы описать цель поездки. Поэтому если служебное задание отдельно не оформляете, то лучше составить приказ по своей форме.

Расходы

Практически все траты командированных работников подлежат возмещению работодателем (ст. 168 ТК РФ). Среди таких расходов находятся:

• суточные, которые сотрудник тратит на еду и другие нужды;
• проезд (траты на бензин);
• аренда жилья;
• прочие расходы.

Что касается размера суточных, то для работников государственных учреждение законом установлен свой максимум. Частные организации имеют право самостоятельно устанавливать сумму, но есть нюансы. Максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ, в 2020 году составляет 700 рублей для поездок по России и 2, 5 тыс. рублей для загранкомандировок. Остальные командировочные так же рассчитываются, исходя из бюджета организации.

Для получения аванса сотрудник обязан написать заявление с указанием необходимой суммы. Его подписывает руководитель, а затем передает в бухгалтерию. Деньги подчиненному перечисляются на банковскую карту или выдаются наличными. Остаток средств после возвращения работник обязан сдать в бухгалтерию на основании соответствующего ордера.

После возвращения работник обязан составить авансовый отчет и приложить к нему следующие документы:

• гостиничные чеки или другие бумаги, подтверждающие траты на проживание;
• квитанции об оплате ГСМ;
• путевой лист, служебную записку и т. д.

Пример инструкции для водителей выезжающих в командировку, дальние рейсы

Общие требования безопасности

1. В длительные командировки (дальние рейсы) или на работу в отрыве от организации подбираются наиболее дисциплинированные водители, имеющие опыт и стаж работы на данных категориях транспортных средств, прошедшие медицинские осмотры, инструктажи по технике безопасности и охране труда, стажировку и проверку знаний требований техники безопасности и охраны труда.

2. При направлении в командировку двух и более водителей автотранспортных средств для совместной работы на срок более двух суток — приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за охрану труда. Выполнение требований этого работника обязательно для всех водителей этой группы.

3. При остановке на отдых или ремонт вне населенных пунктов работник, ответственный за охрану труда, должен контролировать соблюдение правил охраны труда и пожарной безопасности.

4. Водитель должен знать, что наиболее опасными факторами, которые могут действовать на него в процессе выполнения работ, является:

• вывешенный автомобиль, или агрегаты;
• горячая охлаждающая жидкость и пар;
• легковоспламеняющиеся вещества;
• газы и другие токсичные вещества и химикаты;
• топливо;
• оборудование, инструмент, приспособления;
• падение водителя в результате его неосторожных действий при выходе из автомобиля.

5. Каждый водитель должен пройти обучение и уметь оказывать первую доврачебную медицинскую помощь.

Требования безопасности перед началом работ

6. Водитель, выезжающий в командировку, обязан:

• иметь при себе следующие документы: водительское удостоверение, регистрационные документы на транспортное средство, путевой лист, документы на перевозимый груз, доверенность на право получения груза, паспорт;
• пройти предрейсовый медицинский осмотр, о чем делается запись в журнале предрейсового медицинского осмотра и ставится отметка в путевом листе о его прохождении медосмотра и о допуске водителя в рейс;
• получить инструктаж о маршруте и графике движения, местах отдыха, местах смены водителей (если в рейс отправляется 2 водителя);
• получить инструктаж о правилах перевозки груза, людей, о метеорологической обстановке, о дорожных условиях и режимах работы на маршруте;
• получить инструктаж о времени прибытия в пункт назначения и возвращения.

7. В случаях выявленных неисправностях автомобиля выезд в рейс запрещен.

Требования безопасности во время работы

8. Во время работы водитель обязан выполнять требования «Правил дорожного движения», следить за техническим состоянием транспортного средства, контролировать размещение, крепление и состояние груза во избежание его падения, создание помех для движения.

9. Водителю запрещается:

• управлять транспортным средством в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, под воздействием лекарственных препаратов, ухудшающих реакцию и внимание, в болезненном или утомленном состоянии, ставящем под угрозу безопасность движения;
• передавать управление транспортным средством лицам, находящимся в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, под воздействием лекарственных препаратов, ухудшающих реакцию и внимание, в болезненном или утомленном состоянии, а также лицам, не имеющим при себе водительское удостоверение на право управления транспортным средством данной категории;
• отклоняться, самовольно изменять маршрут, если это не связано с ухудшением дорожных или климатических условий, обо всех отклонениях от маршрута в путевом листе должна быть сделана отметка;
• нарушать режимы труда и отдыха установленные заданием, графиком движения (при суммированном учете рабочего времени продолжительность работы не должна превышать в течений дня 10 ч, в случае, когда при осуществлении междугородней перевозки водителю необходимо дать возможность доехать до соответствующего место отдыха, продолжительность ежедневной работы может быть увеличена до 12 часов, продолжительность ежедневного отдыха должна быть не менее 12 часов в сутки, сверхурочные работы не должны превышать для каждого водителя в течении двух дней подряд четырех часов);
• категорически запрещается спать в кабине при работающем двигателе;
• перевозить людей в кузове грузового автомобиля;
• открывать двери транспортного средства, если это создает помехи другим участникам дорожного движения;
• нарушать скоростной режим;
• резко тормозить, если это не требуется для предотвращения дорожно-транспортного происшествия;
• проводить обгон на регулируемых перекрестах с выездом на полосу встречного движения н на нерегулируемых перекрестах при движении по дороге не являющейся главной (за исключением обгона на перекрестках с круговым движением, обгона двухколесного транспортного средства без бокового прицепа, разрешенного обгона справа), на пешеходных переходах при наличии на них пешеходов, на железнодорожных переездах и ближе чем за 100 метров перед ними, в конце подъем и др. участков дорог с ограниченной видимостью с выездом на полосу встречного движения;
• перевозить груз, если он затрудняет управление, нарушает устойчивость транспортного средства, закрывает внешние световые приборы и световозвращатели, регистрационные и опознавательные знаки, создают шум, пылит, загрязняют дорогу и окружающую среду. Если состояние и размещение груза не удовлетворяют установленным требованиям, безопасной перевозки, водитель обязан принять меры к устранению перечисленных причин либо прекратить дальнейшее движение;
• выезжать на железнодорожный переезд при закрытом или начинающем закрываться шлагбауме (независимо от сигнала светофора), при запрещающем сигнале светофора (независимо от положения и наличия шлагбаума), при запрещающем сигнале дежурного по переезду, если за переездом образовался затор, если к переезду в пределах видимости приближается поезд (локомотив, дрезина), самовольно открывать шлагбаум, объезжать с выездом на полосу встречного движения стоящие перед переездом транспортные средства.

Смотрите также: Регистрация новых автомобилей в ГИБДД
10. Стоянка с целью длительного отдыха, ночлега вне населенного пункта разрешается только на предусмотренных для этого площадках или за пределами дороги.

11. При вынужденной остановке в месте, где остановка запрещена, водитель должен принять все возможные меры для удаления транспортного средства из этого места (если это не возможно — включить аварийную сигнализацию и выставить знак аварийной остановке на расстояние не менее чем за 15 м. в населенном пункте и не менее чем 30 м. вне населенного пункта).

12. Запрещается движение транспортных средств при неисправности рабочей тормозной системы, рулевого управления, сцепного устройства (в составе автопоезда), не горящих (отсутствующих) фарах и задних габаритных огнях на дорогах без искусственного освещения в темное время суток или в условиях недостаточной видимости, недействующем со стороны водителя стеклоочистителе во время дождя или снегопада.

Требования безопасности при возникновении аварийной ситуации

13. При дорожно-транспортном происшествии водитель, причастный к нему обязан: немедленно остановить (не трогать с места) транспортное средство, включить аварийную световую сигнализацию и выставить знак аварийной остановки (мигающий красный фонарь) на расстоянии обеспечивающем в конкретной обстановке своевременное предупреждение других водителей об опасности. Не перемещать предметы, имеющие отношения к происшествию; принять возможные меры для оказания доврачебной мед. помощи пострадавшим, вызвать «Скорую мед. помощь». А в экстренных случаях отправить пострадавших на попутной автомашине, а если это не возможно, доставить на своем транспортном средстве в ближайшее лечебное учреждение, сообщить свою фамилию, регистрационный знак транспортного средства с предъявлением документа, удостоверяющего личность и возвратиться к месту происшествия, освободить проезжую часть, если движение других транспортных средств невозможно.

14. При необходимости освобождения проезжей части или доставки пострадавших на своем транспортном средстве в лечебное учреждение предварительно зафиксировать в присутствии свидетелей: положение транспортного средства, следы и предметы, относящиеся к происшествию и принять все возможные меры к их сохранению и организации объезда места происшествия; сообщить о случившемся в милицию и в свою организацию.

Смотрите также: Законопроект об изменениях в законе «О техосмотре транспортных средств» (продолжение)

15. При буксировке на гибкой сцепке должно быть обеспечено расстояние между буксируемым транспортными средствами в пределах 4-6 м (причем на гибкой сцепке должны быть предупредительные устройства (не менее двух) флажки или щитки в виде флажков (200 х 200 мм) с нанесенными по диагонали красными и белыми чередующимися полосами), а при буксировке на жесткой сцепке не более 4 м.

16. Буксировка запрещается:

• транспортных средств, у которых не действует рулевое управление;
• двух и более транспортных средств;
• транспортных средств с недействующей тормозной системой, если их фактическая масса более половины фактической массы буксирующего транспортного средства.

17. При меньшей фактической массе буксировка таких транспортных средств допускается только на жесткой сцепке.

Требования безопасности по окончании работ

18. После окончания работы (командировки) водитель обязан:

• После постановки автомобиля на ночную или дневную стоянку закрыть расходные вентили (для сжатого газа) или магистральный вентиль (для сжиженного газа), выработать газ из системы питания, после чего выключить зажигание и отключить «массу».
• О недостатках, обнаруженных во время работы (командировки), известить руководителя отдела эксплуатации транспорта.

Напоминаю, на сайте, в разделе «Документы БДД», можно найти образцы документов необходимых для организации работы по безопасности дорожного движения.

Так же на сайте www.trans-otdel.ru можно приобрести Готовый пакет документов для организации работы по безопасности дорожного движения. Стоимость пакета 2500 рублей.

Все документы представлены в формате Word и Excel. Для того чтобы получить все перечисленные документы достаточно написать на электронную почту, указанную в разделе «Контакты», и с Вами свяжутся в течение дня. Документы в электронном виде будут направлены на указанный Вами адрес электронной почты после подтверждения оплаты.

Начальник Транспортного отдела Зуев Серафим