Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку. Форма N Т-9а

На основании чего оформляется приказ

По новым правилам оформление командировки в настоящее время требует только издания соответствующего распоряжения руководителя об этом.
По мере необходимости, начальники отделов или иные ответственные лица, которые считают что нужно отправить сотрудника в командировку, составляют на имя директора компании докладную или служебную записки.

В них они обосновывают причину предстоящей командировки, ее цель, продолжительность во времени, а также предлагают кандидатуры для этой поездки. Цели командировки могут быть представительными или производственными.

Руководитель, изучив поступившие документы, принимает решение по данному вопросу, для оформления которого издается приказ о направлении в командировку.

На крупных предприятиях командировки планируются. Это может выражаться в составлении плана командировок на текущий год. При наступлении времени указанного в этом документе, отдел кадров подготавливает приказ на командировку, который передается руководителю для подписания.

Кроме этого, в организации может составляться служебное задание, которое в настоящее время используется организациями на их усмотрение. Оно также может использоваться в качестве одного из источников для формирования распоряжения.

Каким бы ни было основание для этого документа, ответственное лицо может использовать фирменный бланк или специализированный бланк унифицированная форма т-9.

Внимание! Форма приказа на командировку должна быть зафиксирована в учетной политике предприятия или же Положении по командировкам, которое может оформляться в организации.

Форма приказа на служебную командировку

Форма приказа в настоящий момент законодательно не утверждена. Начиная с 2003 года работодатель вправе разработать свою – добавив туда свои графы, строки и столбцы.

Для того чтобы разработать свою форму приказа на командировку, за образец можно взять унифицированную форму приказа Т-9.

НА ЗАМЕТКУ

На практике многие компании продолжают использовать большое количество унифицированных бланков, иногда убирая лишнюю информацию.

Далее с нашего сайта по прямой ссылке можно бесплатно приказа на командировку по форме Т-9 :

ПРИКАЗ О КОМАНДИРОВКЕ: БЛАНК Т9

Эту форму используют при направлении в поездку только одного сотрудника. Если направляете 2-х и более сотрудников – используйте форму приказа Т-9а или свой бланк.

Единственное, что необходимо изменить в форме Т-9, – это удалить информацию про служебное задание, если необходимость составлять его не закреплена в локальном акте компании:

Если же в компании принято издавать согласительный документ, данное поле целесообразно оставить и скорректировать.

Основанием для командировки может быть:

• служебная записка;
• протокол совета директоров;
• материалы правления;
• приказ о вводе какого-то объекта в эксплуатацию и т. д.

В этом случае в командировочном приказе легко можно указать основание поездки. Опять же: данная информация будет подтверждающей для экономического обоснования произведенных расходов.

Как оформить приказ на командировку сотрудника по форме Т-9 в 2021 году

Как только руководитель принимает решение о направлении сотрудников в служебную поездку, ответственное лицо должно составить распоряжение об этом.

В верхней части документа отражается наименование хозяйствующего субъекта и при необходимости название его структурного подразделения. Здесь же рядом указывается регистрационный шифр предприятия, которое оно получает при постановке на учет в Росстате (код ОКПО).

Далее следует наименование распорядительного документа его номер по порядку и дата издания. Под этими реквизитами приказ в дальнейшем будет отражаться во всех других бланках.

В следующих строках надо записать номер работника по табелю, который ему присваивается на предприятии при поступлении, а также его полные Ф.И.О.

После этого указываются обозначение отдела, где трудится сотрудник, а также занимаемая им должность или профессия в организации.

Ниже форма т-9 предполагает внесение информации о месте, куда направляется сотрудник. Здесь можно прописать страну, город или название принимающей организации.

После этого вписывается длительность служебной поездки, а чуть ниже указываются начальная и конечные даты командировки.

В следующем разделе необходимо отразить цель предстоящей служебной поездки согласно заявленной в докладной или утвержденного плана.

После этого в приказе отражается источник, за счет которого будет осуществляться финансирование расходов по предстоящей командировке. Далее нужно записать название документа и его реквизиты, на основании которого производится формирование распоряжения руководителя.

После этого приказ должен быть завизирован руководством фирмы с проставлением должности и его данных.

Внимание! С этим распоряжением следует ознакомить командируемого работника, при этом на приказе он должен сделать отметку в виде визы и записать дату прочтения приказа.

На основании изданного приказа ответственные лица выплачиваю перед командировкой суммы для произведения расходов в поездке, в том числе суточные при командировках.

Образец заполнения приказа

Здесь с нашего сайта по прямой ссылке можно бесплатно приказа на командировку по форме Т-9а :

ПРИКАЗ О КОМАНДИРОВКЕ: БЛАНК Т-9А

Рассмотрим образец этого приказа на командировку. С учетом норм ст. 166 ТК РФ и п. 3 Положения о командировках в приказе необходимо указать следующие данные:

• наименование компании или ИП;
• Ф.И.О., должность и отдел командированного;
• место назначения;
• срок;
• цель командирования.

Подписать приказ должен руководитель компании или сам ИП, либо лицо, исполняющие его обязанности или действующее по доверенности.

С приказом следует ознакомить командируемого под роспись, чтобы он знал свое задание и заранее подготовился к нему. В этом случае за ненадлежащее исполнение или неисполнение данного приказа работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, предусмотренной ст. 192 ТК РФ и внутренним актом компании.

Образец заполнения приказа на командировку по форме Т-9а

Когда в командировку необходимо отправить сразу несколько работников, то в таком случае используется форма приказа т-9а. В стандартный бланк включены столбцы для того, чтобы отразить поездку трех человек. Если это необходимо, то бланк может быть расширен для нужного числа работников.

Документ заполняется следующим образом. В верхнюю его часть вносится полное название компании, а рядом в столбце справа — ее код по общему справочнику ОКПО.

Дальше внизу указывается порядковый номер распоряжения и дата, когда оно было составлено. Под ним затем этот приказ необходимо будет зарегистрировать в книге учета приказов по организации.

Вам будет интересно:

Сотрудник воспользовался такси в командировке — можно ли брать в расходы эти затраты

Сам документ выглядит как таблица. В строках проставлены показатели, которые нужно отметить по каждому из работников. Данные по последним заносятся в столбцы. Строки в данной таблице не пронумерованы.

В первую строку записываются полные Ф.И.О. сотрудников, которые направляются в командировку. В следующей строке проставляются их табельные номера.

В третью строку нужно записать названия подразделений, в которых работают сотруднику. В четверную — названия их должностей, как это указано в штатном расписании.

Следующая строка должна включать в себя сведения о поездках. Она, в свою очередь, разделяется на несколько подстрок.

В пятую и шестую нужно записать название страны и города, куда предстоит поездка, а также название принимающей организации.

Следом идут седьмая и восьмая строки – в них нужно записать дни начала и окончания поездок по каждому из работников. В девятую вносятся количество дней поездки по каждому командированному. В десятой строке необходимо изложить краткое содержание цели поездки.

Одиннадцатая строка — в ней указывается источник средств, из которых производится оплата командировки. Обычно это собственные средства компании, но в отдельных случаях командировку может оплачивать принимающая сторона.

Двенадцатая строка служит для подтверждения, что работник ознакомился с распоряжением. В ней он должен поставить свою подпись и дату, когда он сделал это.

В нижней части документа после таблицы располагается строка, в которую необходимо занести сведения о документе, на основании какого производится оформление командировки.

Заполненный приказ подписывает директор компании.

Приказ о направлении в командировку (форма Т-9 и Т-9а)

Главная / Кадровые документы

Командировкой считается направление работника для исполнения им своих служебных обязанностей за пределы организации, в которой он согласно трудовому договору должен исполнять свою работу. Исключением будет являться случай, когда у сотрудника разъездной характер работы.

Направление в командировку должно быть оформлено в письменной форме.

Обычно для этого используются унифицированные формы приказов: Т-9 – для направления в командировку одного работника и Т-9а – если работников несколько.

Скачать бланк формы Т-9 или формы Т-9а

Скачать образец заполнения формы Т-9 или формы Т-9а

Обязательно ли использовать эти формы?

Поскольку в настоящее время использование унифицированных форм остается на усмотрение работодателя, то использовать бланки Т-9 и Т-9а необязательно. Организация вправе самостоятельно разработать форму приказа и утвердить ее использование.

Можно также внести изменения и в унифицированные формы, адаптировав их под нужды организации / ИП.

Основания для издания приказа

Еще совсем недавно основанием для издания приказа о направлении в командировку являлось служебное задание, которое составлялось руководителем работника, направляемого в командировку. Но с 2015 года этот документ больше не упоминается в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, поэтому можно сделать вывод, что его составление необязательно.

Но вместе с тем работодатель имеет право оставить его в своем документообороте, закрепив это положение в локально-нормативных документах.

Таким образом, основанием для издания приказа о направлении работника в командировку могут служить следующие документы:

1. Служебное задание;
2. Служебная записка;
3. Распоряжение руководителя организации / ИП;
4. Распоряжение вышестоящей организации.

В свою очередь, приказ о направлении в командировку служит основанием для следующих действий и составления следующих документов:

• Командировочное удостоверение (форма Т-10) – заполняется по желанию работодателя;
• Табель учета рабочего времени (форма Т-12 и Т-13);
• Выдача денежной суммы на предстоящие командировочные расходы;
• Начисление заработной платы за дни нахождения в командировке;
• Составление авансового отчета за истраченные денежные суммы.

Инструкция по заполнению формы Т-9

Форма Т-9 предназначена для оформления направления в командировку одного работника. Ее заполнение производится в следующем порядке:

Наименование организации

Сюда оно должно быть внесено полностью, без сокращений. Допускается в скобках внести сокращенное наименование (при наличии), как в учредительных документах. Такой порядок установлен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.

Вышеуказанный документ действует только до 01.07.2018 года, а затем в действие вступит ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и в нем относительно наименования, как реквизита документа, содержится то же требование.

Все приведенные правила в полной мере относятся и к индивидуальным предпринимателям.

Код ОКПО

Рядом с названием есть небольшое поле, отведенное под ОКПО, данные для его заполнения берутся из перечня кодов, выданных органами статистики при регистрации компании. Но оставление данного поля пустым не будет являться грубой ошибкой.

Табельный номер

Это индивидуальный код работника в данной организации, который присваивается при приеме на работу. Поскольку обязательное присвоение табельных номеров действующим законодательством не предусмотрено, то данная строка заполняется только при его наличии.

Структурное подразделение

Заполняется только при его наличии, в противном случае строка остается незаполненной.

Должность – вносится полностью без сокращения.

Место назначения – указывается страна, регион, населенный пункт и название организации, куда работник командируется.

Строка “Сроком на…”

Это строка для указания срока командировки. Он высчитывается следующим образом: первым днем считается дата отъезда в командировку, даже если время отъезда приходится на самый конец суток (например, 23 часа 30 минут). Аналогично считается последний день командировки.

После количества дней командировки проставляются даты начала и окончания командировки.

Цель командировки – переносится из документа – основания.

Далее указывается, за чей счет будет оплачена командировка.

Документ, послуживший основанием для издания приказа – служебное задание, служебная записка и т.д.

Подпись руководителя, а также подпись работника в том, что он ознакомлен с приказом.

Образец заполнения формы Т-9

Инструкция по заполнению формы Т-9а

Форма с литерой «а» используется в случае, когда в командировку направляется сразу несколько работников. В отличие от остальных приказов, которые имеют табличную форму, в этом бланке перечень работников располагается не снизу вверх, а слева направо, что не позволяет использовать этот бланк для неограниченного числа сотрудников.

Основные реквизиты приказа вносятся аналогично заполнению формы Т-9. Далее идет таблица, которая заполняется следующим образом:

1. ФИО работника – вносится полностью;
2. Табельный номер – только при его наличии;
3. Структурное подразделение – при его наличии;
4. Должность – вносится полностью без сокращений;
5. Командировка – построчно вносится следующая информация:
   Страна, город;
6. Наименование организации, куда едет работник;
7. Дата начала командировки;
8. Дата окончания;
9. Количество календарных дней командировки;
10. Цель поездки.
11. Командировка за счет средств – указывается организация. Как правило, это работодатель командированного сотрудника;
12. Подпись работника в том, что он ознакомлен с приказом и дата ознакомления;
13. Пустая строка, в которую можно внести дополнительные сведения, например, размер суточных;
14. После таблицы предусмотрена строка – в ней указывается документ, на основании которого был составлен приказ;
15. Подпись руководителя организации.

Образец заполнения формы Т-9а

Срок и место хранения приказов на командировку

Оригиналы приказов о направлении в командировку хранятся в книге приказов по кадровой работе. После окончания календарного года, в котором они были изданы, их отправляют на хранение в архив.

Срок хранения приказов на командировку составляет 5 лет, за исключением направления в командировку работников с вредными и опасными условиями труда – для таких приказов срок хранения составляет 75 лет.

Читайте более подробно: Приказ на командировку (форма Т-9 и Т-9а, образец и инструкция)

Понравилась статья? Поделитесь в соц. сетях:

Похожие записи
• Лист-заверитель дела
• Командировочное удостоверение (форма Т-10)
• Штатное расписание (форма Т-3)
• Личное дело работника
• Приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6 и Т-6а)
• Образец заполнения формы Т-61
• Образец заполнения формы Т-54
• Приказ об увольнении работника (форма Т-8 и Т-8а)

Оставить комментарий Отменить ответ

Сопутствующие документы

Когда составляется приказ о направлении работника в командировку, вместе с ним кадровый специалист может оформлять дополнительные документы.

Важно помнить, что часть из них уже не является обязательными, но должна составляться, если это прямо указано в учетной политике:

• Командировочное удостоверение. В нем необходимо ставить отметки в виде печатей принимающих фирм. Не является обязательным, но может использоваться работодателем по желанию.
• Служебное задание. Документ по форме Т-10, который содержал перечень заданий — их работник должен был выполнить во время поездки. В настоящее время также признан необязательным.
• Журнал учета командировочных работников. В нем нужно делать отметку при отбытии работника в командировку и его прибытии в компанию. Сейчас ведение журнала не является обязательным.
• Служебная записка. Составляется работником с обоснованием размера запрашиваемой подотчетной суммы на время командировки. Еще одна записка может оформляться по прибытии из командировки с просьбой оплатить затраты на приобретение ГСМ — если работник использовал личный автомобиль.

Дополнительная информация в приказе на командировку

После отмены обязанности иметь отметки в командировочном удостоверении время нахождения работника в служебной поездке стали определять по проездным билетам. С загранкомандировками еще проще: даты определяют по штампам таможенного контроля. Однако не все таможни стран СНГ ставят печати о прохождении контроля. Также может быть, что работник поедет в командировку на личном авто или возьмет служебное. Как в этом случае определить даты поездки?

Тогда рекомендуем составить служебную записку с указанием дат выезда и возвращения и согласовать ее с руководителем. Кроме того, информацию о том, что для поездки работник будет использовать личный автомобиль или получит служебный, следует указать в приказе. Проставление данной информации поможет верно рассчитать сумму суточных и среднюю зарплату при командировании.

Если же в ходе поездки сотрудник перемещается на автомобиле по разным местам назначения, данную информацию тоже надо включить в служебку или указать в приказе. Потому что, не имея отметок в паспорте и билетов, невозможно корректно рассчитать норму суточных при пересечении границ стран СНГ, в которых компанией может быть установлена разная величина суточных.

Направление в командировку директора

Довольно часто бывает, когда в рабочую поездку отправляется сам руководитель организации. В таком случае он направляет в поездку сам себя, издав принятый в организации образец направления в командировку (форма Т-9).

Обычно одновременно с приказом о командировке издается приказ о временном возложении обязанностей директора на другое лицо, например на заместителя. Унифицированной формы приказа нет, поэтому он составляется произвольно. Главное — указать Ф.И.О. замещающего и период, в который сотрудник будет исполнять обязанности руководителя, а также дату издания и подписи обеих сторон.

Если руководитель часто ездит в командировки, целесообразней издать один локальный нормативный акт, в котором указать, что на время отсутствия директора его обязанности исполняет другой сотрудник.

В каком порядке и с учетом каких особенностей следует заполнять форму Т-9а

Форма приказа Т-9а как правило применяется в тех случаях, когда в служебную командировку необходимо направить несколько сотрудников. Отличием данной формы по своей структуре является то, что здесь список сотрудников расположен слева направо, а не сверху вниз, поэтому бланк можно использовать только для ограниченного числа работников предприятия.

Так называемая «шапка» бланка заполняется аналогично форме Т-9. Далее заполняются все необходимые строки и графы но в отношении нескольких сотрудников одновременно.

Основание: Служебное задание от 20.03.2020г.

Когда все строки будут заполнены, документ подписывают руководитель предприятия и сотрудник, отправляемый в командировку. Подписи должны быть расшифрованы.

Каким образом определяются продолжительность служебной командировки и даты выбытия/прибытия из служебной командировки

Продолжительность служебной командировки определяет непосредственный руководитель сотрудника, при этом он учитывает сложность, объем и другие факторы служебного задания.

Дату отправления транспортного средства, например, поезда, автобуса, самолета от основного рабочего места командируемого принято считать днем выезда сотрудника в служебную командировку. Соответственно, дата возвращения из командировки, это дата прибытия какого-либо транспортного средства к месту обычной работы сотрудника (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008г. № 749).

Важно! Независимо от конкретного времени выезда или возвращения сотрудника сроки служебной командировки должны быть указаны полными днями. Так, например, если сотрудник уехал в 22:15, то следует указать дату именно этого дня и этот самый день должен быть включен в продолжительность служебной командировки.

При возвращении работника из служебной командировки, к примеру, в 00:20, то этот день надо зафиксировать как полный день возвращения из служебной командировки.

Важно! Запрещено проводить процедуру оформления командировки после ее выполнения, т.е. задним числом.

Даты

Начальная и конечная даты командировки устанавливаются согласно правилам, обозначенным в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки. В приказе их нужно проставлять, основываясь на служебном задании.

Определение этих дат – очень важный вопрос, который нужно безошибочно решить при составлении приказа. Поэтому скажем подробнее о правилах, по которым оно проводится.

Датой отправления в командировку следует считать тот день, когда транспортное средство выехало от места работы сотрудника. В сответствии с этим, дата прибытия – день, когда транспортное средство с командированным прибыло обратно.

При этом днём отъезда, либо приезда нужно считать текущие сутки в том случае, если транспортное средство приехало/уехало до 24 часов включительно. Если же прибытие/отъезд осуществляется с полуночи и позднее, то днём отъезда или приезда следует считать уже следующие сутки. Этот аспект нужно иметь в виду, поскольку путаница в таких случаях происходит довольно часто.

Кроме того, возможны случаи, когда место отправления или пункт прибытия находится за чертой города. Время, необходимое работнику для того, чтобы туда добраться, тоже нужно учитывать при расчёте дат.

Пример приказа на командировку смотрите в видеоролике.

https://youtu.be/nOdKPI0HnB0

Похожие документы

• Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу. Форма N Т-5
• Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу. Форма N Т-5а
• Приказ (распоряжение) о поощрении работника. Форма N Т-11
• Приказ (распоряжение) о поощрении работников. Форма N Т-11а
• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам. Форма N Т-6а
• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику. Форма N Т-6
• Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении). Форма N Т-8а
• Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). Форма N Т-8
• Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу. Форма N Т-1
• Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу. Форма N Т-1а
• Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Форма N Т-10а
• Учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Форма N Т-4
• Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику. Форма N Т-60
• Лицевой счет (свт). Форма N Т-54а
• Лицевой счет. Форма N Т-54
• Расчетная ведомость. Форма N Т-51
• Расчетно-платежная ведомость. Форма N Т-49
• Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда. Форма N Т-12
• Табель учёта рабочего времени. Форма N Т-13
• Штатное расписание. Форма N Т-3

В каком порядке следует заполнять форму Т-9

Заполнить форму Т-9 достаточно просто, поскольку для каждой строки, графы есть пояснение в самой форме, что в ней необходимо указать. Очень важно не ошибиться при заполнении, так называемой «шапки» формы Т-9.

Далее переходим к заполнению той части бланка, которая содержит непосредственную информацию по данной служебной командировке, включая о сотруднике, который должен быть направлен в поездку