Зачем нужен этот документ
Штатное расписание (или «штатка») составляется с момента создания организации и изменяется исходя из потребностей или финансовых возможностей работодателя. Применяется оно для оформления структуры, кадрового состава и численности, содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации и информацию о количестве сотрудников. Чтобы документ имел юридическую силу, требуется знать, как правильно составить приказ на утверждение штатного расписания, какими документами руководствоваться. Все правила и указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
«Штатка», являясь одним из основных документов работодателя, включает сведения о структуре, количестве работников, фонде зарплаты. Необходимость изменения любого из этих элементов связана с разработкой и изданием обновленного формата, который утверждается новым распорядительным документом.
Для чего составляется Штатное расписание в организации
Руководство организацией предполагает планирование не только бизнес-процессов, но и кадровой работы. Директор или учредители заранее определяют, сколько и каких отделов будет в их компании, сколько и каких специалистов они планируют принять работу. В маленьких компаниях эта задача решается довольно быстро. Но предприятиям, численность сотрудников в которых превышает 10 человек, лучше оформить это решение документально.
Штатным расписанием называется документ, в котором описывается структура и кадровый состав организации:
- все структурные подразделения, их подчинённость друг другу (если таковая предусматривается);
- названия должностей, их принадлежность к структурным подразделениям и подчинённость;
- общее количество сотрудников, численность персонала в каждом отделе, цехе;
- график работы сотрудников;
- заработная плата.
В таком распорядительном документе указывается именно количество и условия работы должностей, а не даются фамилии и имена трудоустроенных специалистов. Он помогает спланировать кадровую работу и фонд оплаты труда на годы вперёд. В коммерческих организациях руководители вправе использовать любые наименования должностей и отделов. У директоров государственных, муниципальных и любых других бюджетных учреждений такого права нет: при подготовке расписания они используют единый квалификационный справочник.
Документ не относится к числу обязательных. Законодательство допускает работу коммерческих организаций и без строгого планирования структурных подразделений и их численности. Однако если малый бизнес не получит никакого ущерба, отказавшись от утверждения расписания персонала, то более крупным предприятиям такой легкомысленный подход почти наверняка навредит. Документ может помочь при проверках трудовой инспекции и других контролирующих органов.
Придумать систему структурных подразделений и отделов, определить количество сотрудников в них недостаточно. Чтобы порядок вступил в законную силу, его необходимо утвердить приказом руководителя.
Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации
Когда составляют распоряжение на утверждение ШР
Это отправная точка, позволяющая использовать документ в учреждении. Бумагу необходимо разрабатывать в тех организациях, где применяется труд наемных работников. ТК РФ (ст. 57) устанавливает, что в трудовом договоре отражаются и трудовая функция в соответствии со штатным расписанием, и размер дохода, определенный в «штатке».
В процессе осуществления планирования оформляют локальный распорядительный акт о введении в действие штатного расписания, так как сведения из него применяются при формировании бюджета по зарплате. Этим же документом поясняют расходы на оплату за работу в целях обложения налогами.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить сокращение 0,5 ставки в штатном расписании. Используйте эти инструкции бесплатно.
, чтобы прочитать.
Как составить
Единая унифицированная форма приказа об утверждении штатного расписания отсутствует, поэтому работодатели формируют его в свободном формате.
Документ составляется ответственным работником, на которого возложена такая функция (руководитель, начальник отдела кадров, бухгалтер). Предварительно необходимо определить общую структуру организации, чтобы правильно распределить людские и материальные ресурсы. В документ не вносятся фамилии работников, иные данные (адрес, телефон и т. д.), так как главная цель — определить структуру, численность и размер заработной платы. Распорядительный акт подписывает руководитель или иное уполномоченное им лицо.
Документ оформляется на стандартном бланке предприятия, утверждается работодателем и включает следующую информацию:
- количество работников;
- фонд оплаты труда;
- дата, с которой новое вводится в действие, а прежнее отменяется.
Уставом разрешено определить и другой порядок, например, на правлении организации или заседании совета директоров. В этом случае дополнительно вносятся реквизиты соответствующего документа (протокола). А вот на сайте организации, как правило, не размещается и через почтовые ресурсы (mail, др.) не рассылается.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы составить штатное расписание на следующий год.
, чтобы прочитать.
Постановлением Госкомстата утверждена унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров. Форма не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «Аллюр» ИНН 123456789, КПП 123456789, ОКПО 123456789 полное наименование организации ПРИКАЗ № об утверждении штатного расписания г. Москва
В целях закрепления организационно-штатной структуры, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить штатное расписание ГБОУ ДОД СДЮСШОР «Аллюр» согласно приложению к данному приказу. 2. Ввести в действие штатное расписание ГБОУ ДОД СДЮСШОР «Аллюр» с 12.01.2021. З. Функцию по контролю за исполнением возложить на главного бухгалтера С.С. Сидорову. Приложение: штатное расписание. | ||||
Директор | Иванов | И.И. Иванов | ||
С приказом ознакомлены | Александрова | Начальник отдела кадров А.А. Александрова | ||
Сидорова | Гл. бухгалтер С.С. Сидорова | |||
Структура приказа
Приказ об утверждении расписания имеет следующие конструктивные особенности:
- Полное наименование предприятия, в том числе и организационно-правовая форма.
- ИНН, КПП, ОКПО и другие реквизиты, а также адрес и контактные телефоны компании.
- Местоположение главного управления предприятием.
- Дата составления и номер распоряжения.
- Порядковый номер распоряжения, согласно очерёдности внутреннего документооборота.
Пример приказа об утверждении - Содержание распорядительного акта включает следующие пункты:
- количество штатных единиц;
- дата вступления в силу нового расписания, а также номер документа;
- фамилия и инициалы должностного лица, отвечающего за составление;
- наименование отделов и подразделений, если документ оформляется конкретно для них, а не компании в целом:
- число страниц расписания.
итоговая сумма денежных средств, выделенных на оплату труда;
На какой период составляется?
Ответ на поставленный вопрос довольно однозначен. Всё зависит от того насколько существенны изменения, которые следует закрепить в расписании.
Данный документ составляется, по сути, при возникновении необходимости – изменения количества сотрудников в штате или иных обстоятельств, и не требует соблюдения строгой периодичности оформления. Тем не менее, в большинстве случаев, данный документ составляется один раз в год.
Кто утверждает документ в ООО?
ООО (общество с ограниченной ответственностью) – это форма организации предприятия, участниками которого являются учредители. Бытует ошибочное мнение, что учредители имеют право на утверждение ШР предприятия. Такой вариант возможен только тогда, когда данный пункт прописан в Уставе компании.
В противном случае, процедура утверждения имеет аналогичный алгоритм действий, как и в любой другой организационно-правовой форме компании.
Из этого следует, что утверждает расписание — руководитель организации, и, более того, данный процесс может проходить даже без предварительного согласования с учредителем (опять же, если иное не отражено в Уставе).
Процедура утверждения приказа о расписании в школе
Школа – это муниципальное общеобразовательное учреждение, которое имет совершенно иную структуру организации, чем рассмотренные ранее примеры юридических лиц.
Так, например, в большинстве случаев ШР оформляется на календарный год, то в школе, данный период ограничивается учебным годом, продолжительность которого составляет временной промежуток — с сентября по июнь.
Пример для школы
При составлении ШР в школе следует использовать такие документы, как:
- Устав общеобразовательного учреждения.
- Бумаги, определяющие структуру и численность штатных единиц.
- Типовые документы.
- Расчёт размера заработной платы, включая надбавки, на каждого сотрудника.
- Смета.
ШР в обязательном порядке должно отражать информацию о сотрудниках, трудящихся по совместительству. Данная категория указывается равно с основными работниками.
Также необходимо уделить особое внимание специфическим особенностям учебной деятельности. Так, например, у школы может возникнуть потребность в дополнительных специалистах, в связи углублённым изучением некоторых предметов.
Важно! Следует отметить следующее: если предприятие не входит в число муниципальных и государственных структур, то законодательство не предусматривает чётких требований наличия данного документа, и носит более рекомендательный характер.
В обратном случае, составление Т3 – обязательства, которые необходимо выполнить.
Большинство решений в школе принимается путём издания распоряжений. Этим вопросом занимается отдел кадров или бухгалтерия.
Приказ, в обязательном порядке, должен содержать стандартные сведения:
- Наименование.
- Вид распоряжения.
- Номер и дату составления.
- ФИО и подпись директора общеобразовательного учреждения.
В расписании обязательно следует отразить любые изменения, касающиеся изменений количества штатных сотрудников, должностей или размера заработной платы и др.
Когда составляют на изменение
Такое распоряжение издается, когда требуется закрепить нововведения:
- исключить вакансии или структурные подразделения из-за организационных перемен в деятельности учреждения;
- ввести новые вакантные единицы в случае расширения производств или увеличения числа услуг;
- сократить единицы;
- поменять оклады;
- изменить названия должностей или целых подразделений.
Оформить подобные изменения можно:
- разработав приказ об утверждении нового штатного расписания и отмене старого, указав дату введения в действие;
- утвердив новое.
Руководитель предприятия сам решает, какой способ выбрать.
ВАЖНО!
Проводя процедуру сокращения штата или численности, работодатель не обязан вводить в действие новое штатное. Он вправе внести изменения в имеющееся. Это означает, что организация в процессе деятельности имеет одну «штатку» и приказами регулирует ее изменения.
Содержание приказа о штатном расписании
Алгоритм составления самого приказа о штатном расписании достаточно прост. На бланке для приказов (обычно работодатель сам решает, готовить документ на фирменном бланке или ограничиться указанием на наименование) укажите:
- Номер, дату и место издания.
- Наименование приказа – Приказ о штатном расписании
- Далее необязательная графа – основание. Например, как в нашем приеме. Или «в связи с реорганизацией» и т.п.
- И сам приказ – утвердить, ввести в действие, контроль.
Печать на приказе работодатель не ставит. А подпись уполномоченного выступать от имени руководителя лица – обязательно.
Сам бланк штатного расписания является приложением к приказу.
Как составить распоряжение об изменении
Единый формат документа не утвержден. Работодатель вправе использовать самостоятельно разработанную форму. В проект следует включить:
- дату введения изменений;
- названия новых подразделений или должностей;
- новое количество штатных единиц;
- размер оклада, доплаты и надбавки.
Изменения вводят:
- с даты издания приказа;
- с даты, обозначенной в приказе для введения в действие изменений.
Это значит, что изменения вводятся позже: к примеру, дата издания приказа — 10.06.2019, а изменения — с 01.07.2019.
Приказ подписывает руководитель.
Что это такое?
Это документ, который относится к внутреннему документообороту организации, рекомендуемый для составления и содержащий сведения о штатных единицах, названии должностей, численности работников, размере оклада и бюджете, заложенном на оплату труда сотрудников.
ШР может быть довольно объёмным и содержать несколько страниц, в таком случае он сшивается и определяется нумерация. Подпись ставится только на последнем листе.
В случае возникновения необходимости проставления подписи на каждой странице, предварительно следует дополнить строками форму штатного расписания.
Не смотря на тот факт, что ШР на законодательно уровне, не относится к категории обязательных документов, трудовой кодекс РФ ссылается на этот документ, указывая, что работник, осуществляет свою трудовую деятельность, согласно штатного расписания предприятия.
Данный документ – значимый инструмент делопроизводства организации, имеет своё предназначение и выполняет следующие функции:
- фиксирует численность трудящихся;
- обеспечивает контроль организационной структуры компании;
- осуществляет корректировки надбавок;
- контролирует систему оплаты труда.
Пример
Кроме этого, в случае проведения проверки различными государственными службами, наличие ШР способствует уменьшению количества спорных вопросов.
Данный нормативный акт можно использовать в качестве доказательств законности осуществляемых действий в ходе судебных разбирательств.
Оформление расписания, зачастую, происходит в конце календарного года на следующий, и вступает в свои законные права только после издания соответствующего приказа.
Как часто требуется утверждать новое расписание
Закон не требует ежегодно издавать приказ об утверждении. Но если в течение года в документ вносились изменения в виде дополнений, то в начале календарного года вводится новый вариант «штатки» — так удобнее в работе. Для бюджетных и некоммерческих организаций период, на который он утверждается, определяется собственником имущества и зависит от выделенного бюджета.
При введении нового варианта старый выводится из употребления. Требуется ли его хранить? Обязательно! В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) по месту разработки и утверждения, они имеют постоянный срок хранения.
Можно ли изменить приказ о штатном расписании?
Сам приказ, как правило, не меняется. Меняется штатное расписание. Обычно работодатель формирует его на длительный срок в зависимости от своих потребностей. И если нужно изменить документ, готовится приказ о внесении изменений в штатное расписание. Либо утверждается новое расписание.
Если речь идет о проведении организационно-штатных мероприятий, то работодатель занимается увольнением сотрудников с соблюдением требований ТК РФ (расторжение трудового договора). Сокращение должности в утвержденном приказе о штатном расписании доказывает в суде работодатель, как и соблюдение всех формальностей.