Заполнение трудовой книжки: основные правила

Когда не надо вести трудовую книжку

• Заключаете договор подряда (ГПХ) или ученический договор. Такие отношения регламентирует гражданское законодательство, а не трудовое, поэтому запись не нужна.
• Заключаете трудовой договор о дистанционной работе. По соглашению сторон можно не вести трудовую книжку и не оформлять новую. Об этом написано в статье 312.2 Трудового кодекса.

Предприниматели не отражают в трудовой книжке свой предпринимательский стаж. Пенсионный фонд рассчитает его по уплаченным страховым взносам.

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба подходит для ИП и ООО с сотрудниками. Сервис подготовит всю необходимую отчётность, посчитает зарплату, налоги и взносы и сформирует платёжки.

Попробуйте 30 дней бесплатно Подарок новым ИП Год на «Премиуме» для ИП младше 3 месяцев

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш заводится и вшивается в трудовую, когда места в основном документе о стаже не остается и новые сведения вписывать уже некуда. Форма вкладыша утверждена Постановлением Правительства № 225. Выглядит он вот так:

Это тоже важно знать:
Увольнение матери одиночки: кто попадает под льготную категорию?

Из важного, что надо знать про вкладыш:

• он должен быть вшит (прямо нитками, каким образом — неважно, важно чтобы был прикреплен);
• при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
• номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
• все остальное заполнение идентично трудовой.

Согласно законодательству, ИП имеет статус работодателя. Поэтому он не может заключить трудовые отношения с самим собой, поскольку в них будет отсутствовать вторая сторона (работник). Поэтому ИП запись в трудовой книжке самому себе не делает (ст. 56 ТК РФ).

Где брать трудовую книжку

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Когда человек устраивается на работу, он приносит свою трудовую книжку.

Если сотрудник потерял трудовую книжку или она испорчена, подготовьте для него новую.

Если сотрудник устраивается на работу впервые, оформите трудовую книжку в течение недели.

По правилам, покупать бланки можно только у организаций, которые отвечают требованиям «Гознака». Мы посмотрели на сайте изготовителя — там всего 6 уполномоченных организаций, а на самом деле продавцов гораздо больше.

Чтобы не купить поддельный бланк, запросите у продавца разрешение и договор. Лучше потратить время на поиск надежного поставщика, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.

Дополнительные вопросы

Можно ли пропускать строки в ТК

Надписи необходимо делать без пропуска строк. Тем не менее, если на предшествующей записи поставлена печать, которая занимает одну-две строки, то их нужно пропустить.

Вносить сведения о своей организации на чужую печать недопустимо.

Какой ручкой заполнять трудовую книжку

При внесении в книжку или вкладыш сведений о работе, а также при заполнении титульного листа, записи должны быть внесены аккуратно, без помарок. Для этого у кадровика должна быть шариковая ручка синего, фиолетового или чёрного цвета, которая не мажет, и не слишком бледная.

Запись должна служить долго и быть чёткой. В том случае если она размажется – её придётся восстанавливать. Переписать запись и признать её недействительной, могут и в том случае, если цвет текста сведений будет чрезмерно тусклым, что затруднит его прочтение.

Инструкции предусматривают также использование чернил. В настоящее время этим разрешением кадровики активно пренебрегают, так как практически не осталось специалистов, виртуозно владеющих каллиграфией, что требует применения чернил. Если при их использовании будет поставлена чернильная клякса – книгу могут посчитать испорченной.

Можно ли заполнять трудовую книжку гелевой ручкой? По поводу гелиевых ручек нет прямых указаний на запрет их использования. В то же время, их использование категорически не рекомендуется:

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Звоните: 8 800 511-39-66

Задать вопрос

1. Их использование может привести к порче странички трудовой, где с обратной стороны уже сделаны записи. Гелиевая паста может их повредить, сделав текст неразборчивым.
2. Гелиевая паста не всегда позволяет сделать запись разборчивой, так как оставляет за собой более широкую бороздку.
3. Гелиевые пасты сильнее размазываются и даже стираются, что в итоге может привести ТК в негодность.

Это тоже важно знать:
Увольнение директора ООО по собственному желанию: оформление

При ненадлежащем использовании ручки или в случае внесения смазанных, некачественных записей, трудовая инспекция может назначить штраф.

Как заверить копию трудовой книжки

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, нужно на имя работодателя написать заявление. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

• в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
• по ;
• далее текст самого прошения (в нашем случае текст может быть такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
• дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок должна быть подготовлена и выдана заверенная копия трудовой.

ВАЖНО!Важно помнить, что с 01.07.2018 в силу вступил новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования у оформлению документов», который внес небольшие изменения в порядок заверения копии трудовой книжки.

Чтобы сделать все правильно, нужно придерживаться определенного алгоритма:

1. Сделать копии всех заполненных листов. При этом копии должны быть односторонними.
2. Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа нужно заклеить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько всего листов.
3. Заверять нужно каждую откопированную страницу (если не скреплять в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверять копии должен генеральный директор.
4. Затем лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», проставляет свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Можно поставить печать организации (если она есть), но законодательство не обязывает это делать.
5. Также нужно добавить еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
6. Иногда работник просит добавить «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (просят, как правило, банки).

Что делать, если запись пропущена

Записи не должны нарушать порядковые номера. Если такое произошло, внесение записи должно опираться на общий алгоритм исправления ошибки в ТК. То есть под очередным порядковым номером нужно внести запись о том, что была допущена ошибка (пропущена запись), а под следующим очередным номером внести её.

Но такие действия нельзя производить произвольно. Для того чтобы такая ошибка была исправлена, необходим специальный приказ и основания для исправления. Если запись была пропущена другим работодателем, необходимо:

1. Сделать запрос по факту допущенной ошибки.
2. Получить от виновного в ошибке необходимые документы.
3. Принудить его исправить допущенную ошибку.

Имейте в виду, что ошибку должен исправлять допустивший её работодатель. В некоторых сложных случаях добиваться исправления ошибки приходится через суд. Произвольное вмешательство недопустимо.

Это очень важно, так как пропущенная запись может появиться в двух случаях:

1. По ошибке одного из работодателей.
2. В случае мошеннических операций с трудовой книжкой со стороны самого работника.

В обоих случаях надлежит проявить бдительность и осторожность.

Когда можно использовать в написании ФИО букву «ё»

Многих волнует вопрос, можно ли использовать букву «ё» в написании имени или фамилии.

Ориентируйтесь на паспорт работника.

Если в паспорте прописана данная буква, то можете смело ставить ее.

Если же в паспорте написана «е», то вы не должны отклоняться от паспортных данных. Все предельно просто.

Как заполнять трудовую книжку

Правила заполнения описаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 и Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Ниже расскажем о главном.

Пишите в книжке черной, синей или фиолетовой ручкой, без сокращений. Нельзя писать «пр.» вместо «приказ» или «пер.» вместо «переведен».

Пишите арабскими цифрами. Число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Если приняли сотрудника 12 августа 2021 года, в трудовой книжке сделайте запись: «12.08.2019».

Какие сведения вносить

• о сотруднике;
• о выполняемой работе;
• о переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
• основания прекращения трудового договора;
• сведения о награждениях за успехи в работе;
• о совместительстве — по желанию сотрудника.

Каждая запись в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе и увольнении дублируется в личной карточке сотрудника.

Как заполнить титульный лист

При оформлении новой трудовой книжки заполните титульный лист.

1. Впишите без сокращений фамилию, имя, отчество сотрудника. Сделайте запись на основании паспорта или другого документа, который удостоверяет личность.
2. Укажите дату рождения в формате «число, месяц, год».
3. В полях «образование», «профессия, специальность» сделайте запись на основании диплома или аттестата. Запись об образовании может быть такой:

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер

1. Укажите дату заполнения и попросите владельца поставить подпись.

Ответственный за ведение трудовых книжек должен расписаться на титульном листе. Ответственным может быть сам ИП, бухгалтер, а в больших организациях — инспектор по кадрам или начальник отдела кадров. Здесь же поставьте печать организации, если она есть.

Как сделать запись о приёме на работу

В трудовой книжке откройте раздел «Сведения о работе». Он идет сразу после титульного листа.

1. В столбце 3 в виде заголовка полное и сокращенное название компании, если оно есть. Вместо рукописного названия можно использовать штамп с наименованием организации. Роструд подтвердил это в Письме от 19.08.2015 N 1922-6-1.
2. Ниже заголовка сделайте запись о том, что приняли сотрудника и напишите должность. Должность, как правило, соответствует штатному расписанию. Исключение — когда федеральные законы дают льготы или накладывают ограничения по определенным профессиям. Тогда названия этих профессий должны соответствовать наименованиям и требованиям из квалификационных справочников. Это редкая ситуация, и мы надеемся, что вы с ней не столкнетесь.
3. В столбце 1 поставьте порядковый номер записи, в столбце 2 — дату приема на работу.
4. В столбце 4 напишите дату и номер приказа, по которому сотрудник принят на работу.

Как сделать запись об изменении должности сотрудника

1. В столбце 1 укажите порядковый номер записи.
2. В столбце 2 — дату записи.
3. В столбце 3 напишите: «Переведен на должность….».
4. В столбце 4 — реквизиты приказа о переводе. Запись должна быть сделана в течение недели со дня приказа.

Как сделать запись об увольнении

1. В столбце 1 поставьте порядковый номер записи.
2. В столбце 2 — дату увольнения.
3. В столбце 3 сделайте запись о причине увольнения с обязательной ссылкой на пункт статьи Трудового кодекса.

Например: «Уволен по собственному желанию» пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

1. В столбце 4 укажите документ-основание, его дату и номер.
2. Выдайте трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы.

Образец заполнения трудовой книжки

Бланк трудовой книжки утвержден постановлением правительства №225 от 16.04.2003.

Рассмотрим, как заполнять документ по разделам и как должна выглядеть титульная страница.

Документ состоит из трех частей:

• титульная страница, содержащая основные сведения о работнике;
• сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
• сведения о награждениях.

Рассмотрим, как оформить трудовую книжку, поэтапно.

Как изменить ФИО сотрудника в трудовой

Если сотрудник сменил ФИО, исправьте запись на титульном листе. Одной чертой зачеркните прежнюю фамилию, имя или отчество, после — запишите новые данные.

Исправлять со слов сотрудника нельзя. Изменения можно делать только на основании паспорта, свидетельств о браке или расторжении, и других документов. Ссылаться на их номер и дату — обязательно. На внутренней стороне обложки трудовой книжки напишите документ-основание, поставьте подпись ответственного и печать работодателя, если есть.

Ответственность за ошибки

Как и в любой деятельности, ошибки при заполнении титульных листов трудовых книжек приводят к негативным последствиям. Их пресечение осуществляется при помощи следующих санкционных мер:

• Должностные лица при первичном нарушении правил заполнения трудовых книжек несут ответственность в размере от 5 до 50 МРОТ, а при вторичном дисквалифицируются на 1-3 года.
• Юридические лица при первом нарушении штрафуются на 300-500 МРОТ, а при рецидиве могут быть и вовсе отстранены от своей деятельности.

Это тоже важно знать:
Образец приказа об увольнении

Все взыскания с вышеперечисленных субъектов осуществляет Трудовая инспекция.

Как исправить неверную запись в разделе «Сведения о работе»

Зачеркивать неточные или неправильные записи в этом разделе нельзя. Внесите исправление отдельной строкой.

1. В столбце 1 укажите следующий порядковый номер.
2. В столбце 2 укажите дату внесения записи.
3. В столбце 3 напишите: «Запись за номером таким-то недействительна».
4. Затем в той же строчке сделайте правильную запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в столбце 4 повторите дату и номер приказа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, или укажите дату номер приказа, на основании которого вносится правильная запись. Об этом говорит пункт 1.2 Постановления Минтруда.

Если ошиблись в наименовании организации, то указывать следующий порядковый номер не нужно.

Напишите в столбце 3 «В наименовании организации допущена ошибка» и с новой строки — правильное название организации.

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

1. Порядковый номер текущей записи.
2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел включают в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и т. д.

Реорганизация предприятия отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении, а от правильного заполнения трудовой книжки зависят размеры будущей пенсии и других социальных выплат работника.

При переводе

Переход с одной должности на другую отражается в разделе «Сведения о работе».

Различают два вида переводов:

• внутренний — работник меняет должность, находясь в той же организации;
• внешний — меняется работодатель, предыдущий договор разрывается, заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки пишут «Переведен на должность… » и указывают новую должность и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указываются номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях указываем должность работника.

При совместительстве

Сюда же вносят сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании представленных документов из другой организации, т. е. работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

• полное и сокращенное название организации;
• наименование должности работника;
• дату принятия на работу;
• реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, подтверждающего, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое является основным местом работы, издает приказ о внесении дополнительной записи в книжку.

Пример заполнения трудовой книжки при увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третьей графе указываются основания увольнения, в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение договора.

Эти записи в трудовой книжке заверяют печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то это делает лично руководитель организации.

Как учитывать и хранить трудовые книжки

Работодатель хранит и учитывает трудовые книжки. Если в организации нет отдела кадров, назначьте ответственного с помощью приказа. При смене ответственного передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. В акте нужно прописать количество и фактический состав трудовых книжек и вкладышей в них.

Трудовые книжки и вкладыши — это бланки строгой отчетности. Хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или в помещениях, куда нет доступа посторонним. Выдавать бланки можно только ответственному за ведение трудовых книжек, по заявке. Если ответственный сам ИП, он свободно распоряжается бланками и не пишет заявку самому себе.

В остальном для предпринимателей и малого бизнеса поблажек нет: вести учет нужно по всем правилам.

Для учета понадобятся:

1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу записывайте, от кого получили и кому выдали бланки. Указывайте фамилию ответственного сотрудника или название организации. Записывайте серию и номера каждого бланка.

Пример заполнения приходно-расходной кассовой книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё

В книге учета движения регистрируйте все трудовые книжки: принятые от сотрудников и выданные вновь.

Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек

Когда сотрудник увольняется, попросите его расписаться в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Об этом говорит пункт 41 Постановление Правительства.

В конце месяца ответственный обязан отчитаться в бухгалтерию организации о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные бланки нужно уничтожить и составить акт списания. Если бухгалтерии нет — значит, и отчитываться не надо.

Работодатели должны всегда хранить запасные бланки трудовой книжки и вкладыши в неё.

Законодательное регулирование вопроса

Заполнение трудовых книжек в 2021 году регулируется следующими нормативными документами:

• статья 66 ТК РФ;
• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко написанные нормы, которыми утвержден образец трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по статье 5.27 КоАП РФ.

Электронный формат трудовой книжки

Обратите внимание! С 2021 года начался переход на электронные трудовые книжки. Все работающие граждане могут выбрать формат самостоятельно.

В соответствии с законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, до конца 2020 года каждый сотрудник должен был подать заявление о том, в каком варианте вести его трудовую книжку — бумажном или электронном. Если выбран первый вариант или заявление по какой-то причине не было подано, то в 2021 году заполняется бумажная ТК. Однако право выбора по-прежнему за работником. Если он напишет заявление о переходе на электронный формат трудовой книжки, вести ее в бумажном виде работодатель перестанет.

Порядок перехода на электронные ТК Минтруд разъяснил в письме от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933. Каждый работодатель должен был уведомить своих работников о возможности перехода на электронный вариант документа до 31 октября 2021 года. Если работник выбрал второй вариант, бумажная ТК выдается ему на руки. Перед этим в ней делается запись о том, что сотрудник представил работодателю заявления о переходе на электронный формат трудовой книжки.

Затем сведения о трудовой деятельности, включая факт подачи заявления о переходе на электронную ТК, направляются в ПФР в составе формы СЗВ-ТД. Срок — не позднее 15 числа месяц, следующего за тем, в котором работник написал заявление о смене формата книжки.

После перехода на электронную ТК вернуться к ее ведению на бумажном носителе работник уже не сможет.