Оплата проживания в командировке - в бюджетной организации, подтверждающие документы, норма

Командировочные расходы

Основные расходы, которые работодатель обязан оплачивать сотруднику, направляемому в командировку, это:

суточные;
расходы на проезд в командировку и обратно;
расходы на оплату жилого помещения.

Размер суточных компания устанавливает самостоятельно в своих локальных нормативных актах. Расходы на проезд работодатель тоже компенсирует исходя из норм, установленных во внутреннем документе. Например, в Положении о командировках может быть установлен лимит расходов по найму жилого помещения. Все это прописано в ст. 168 ТК РФ.

Если отчетные документы отсутствуют

Порядок оплаты затрат, когда сотрудник не может предоставить необходимые документы, должен быть зафиксирован Положением о командировках.

Утерян билет

В бюджетной организации Постановлением Правительства РФ № 729 от 2 октября 2002 г. установлены нормы оплаты проезда в таких случаях.

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, затраты компенсируются в размере минимальной стоимости проезда:

железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
водным транспортом — в каюте X группы морского судна, в каюте III категории речного судна;
автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

Чтобы расходы оплатили, необходимо обратиться в организацию, продавшую билет, и получить у нее справку о стоимости проезда в день отъезда или выезда.

С авиабилетами, если сохранился посадочный талон, немного проще. Можно зайти на сайт компании и запросить справку о подтверждении полета, а также распечатать маршрутную квитанцию, в которой указана стоимость билета.

Нет счета из гостиницы

В учреждениях бюджета данный вариант невозможен. Бухгалтерия не будет иметь оснований для возмещения затрат, без подтверждающих оплату документов.

Руководитель коммерческой компании на основании заявления сотрудника и запроса на предприятие гостиничного может установить компенсационные выплаты сотруднику.

Как доказать проживание у родственников

В рабочей поездке сотруднику не возбраняется жить у родственников или знакомых. Подтверждающим документом может быть договор найма или иной документ, составленный нанимателем и наймодателем в произвольной форме. Без такого документа расходы возместить будет невозможно.

Нюансов и сложностей по учету командировочных расходов множество.

Авансовые отчеты часто проверяются различными органами и фондами, особенно в бюджете, поэтому важное значение имеют правильно оформленные документы.

Отчетные документы за проживание в гостинице

Согласно п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг (утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085), гостиница выдает документ, подтверждающий оплату проживания: бланк строгой отчетности (БСО) или чек ККМ.

НДС, выделенный в гостиничном счете, можно принять к вычету без счета-фактуры. Так разъяснено в письме Минфина от 26.02.2020 № 03-07-09/13555.

Если работник привез из командировки счет гостиницы, в котором выделено отдельной строкой питание, то данные расходы принять в целях налогового учета нельзя. А стоимость питания надо обложить НДФЛ и страховыми взносами согласно подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Аналогичную позицию занимает Минфин (письмо от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263).

Предоставленные вместе с авансовым отчетом документы должны содержать информацию не только о размере фактически оплаченных сумм, но и информацию, позволяющую однозначно подтвердить наименование оплаченной услуги (письмо ФНС России от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756).

При зарубежной командировке отель тоже выдает документы. И при подготовке авансового отчета счета отеля необходимо построчно перевести на русский язык. Это следует из п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).

Командировочные расходы: как учесть затраты на проживание

Какие документы понадобятся

Помимо расходов на проезд командированного сотрудника организация несет расходы на оплату услуг гостиницы, в которой он проживает во время командировки. Чтобы компания могла учесть расходы на проживание работника при расчете налога на прибыль, работник должен получить от гостиницы документ, подтверждающий данные расходы. Какой это должен быть документ?
Раньше гостиницы могли использовать бланк строгой отчетности «Счет» по форме № 3-Г. Он служил документом, подтверждающим как оплату услуг гостиницы, так и факт проживания в ней. Однако в настоящее время данный бланк применять нельзя. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359 (далее — постановление № 359) эта форма, как и другие старые БСО, прекратила действовать с 1 декабря 2008 года.

Тем не менее, некоторые гостиницы продолжают выписывать счета по форме № 3-Г. Может ли такой документ служить основанием для включения в расходы стоимости проживания? Ответ чиновников однозначный: нет, не может (письма Минфина России от 07.08.09 № 03-01-15/8-400 и от 18.08.10 № 03-03-06/1/556). Ссылаясь на постановление № 359, специалисты Минфина отмечают: гостиницы могут использовать самостоятельно разработанный бланк строгой отчетности. В нем обязательно должны быть реквизиты, указанные в пункте 3 Положения*, утвержденного постановлением № 359. При этом, добавляют чиновники, утверждение формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти, в том числе Минфином России, не требуется. Если же гостиница применяет контрольно-кассовую технику, то в качестве документа, подтверждающего оплату ее услуг, она выдаст кассовый чек.

Обратите внимание. Если командированный сотрудник оплачивает услуги гостиницы с помощью кредитной карты, то для учета расходов недостаточно будет иметь только справку о произведенной трансакции, выданную гостиницей (письмо Минфина России от 16.10.09 № 03-03-06/1/666). Основным документом, подтверждающим оплату услуг проживания, в этом случае также будут разработанный гостиницей БСО либо кассовый чек.

Что касается вычета НДС, то сумму этого налога, указанную в счете гостиницы, компания сможет принять к вычету. Чиновники утверждают, что применить вычет можно только в том случае, если счет гостиницы оформлен на бланке строгой отчетности, а сумма НДС выделена отдельной строкой (письма Минфина России от 21.12.07 № 03-07-11/638 и от 23.12.09 № 03-07-11/323).

Некоторые организации во избежание претензий со стороны налоговиков предпочитают расплачиваться с гостиницами не через командированное лицо, а напрямую. То есть переводят деньги безналичным путем. В этом случае гостиница, являющаяся плательщиком НДС, выпишет акт оказанных услуг, а также счет-фактуру. На основании акта компания учтет расходы на проживание командированного сотрудника.

Если сотрудник остановился в номере «люкс»

Расходы на проживание командированных сотрудников в номерах повышенной комфортности могут привлечь повышенное внимание налоговиков. В этом случае минимизировать налоговые риски позволит соответствующая запись в коллективном договоре или в положении о командировках. Например, там может быть сказано, что рядовые сотрудники компании обязаны пользоваться стандартными номерами гостиниц, а руководящий состав может проживать в номерах класса «люкс», «полулюкс».

Хотелось бы отметить, что в судебной практике есть случай, когда организации удалось отстоять расходы за проживание одного командированного лица в двух гостиничных номерах (постановление ФАС Московского округа от 05.03.09 № КА-А40/935-09). Организация пояснила, что второй номер использовался командированным сотрудником (заместителем генерального директора) для ведения переговоров с представителями заказчика, субподрядчиков. Как известно, расходы на командировки, в частности, на наем жилого помещения, списываются на основании пункта 12 статьи 264 НК РФ. При этом Налоговый кодекс не содержит никаких ограничений в отношении помещений, в которых может проживать командированный сотрудник. Суд согласился с таким подходом.

В счете за гостиницу указана стоимость питания

Почти в каждой гостинице есть кафе или ресторан, и постояльцам может быть предложен завтрак. Если стоимость питания выделена в счете гостиницы отдельно, то затраты на оплату питания организация не сможет включить в расходы на проживание. Объясняется это тем, что стоимость еды возмещается за счет суточных. Более того, с этой суммы необходимо будет заплатить НДФЛ. Об этом сказано в письме Минфина России от 14.10.09 № 03-04-06-01/263. Чиновники пояснили, что оплата питания в гостинице не является компенсацией расходов по найму жилого помещения, поэтому она должна облагаться НДФЛ. В письме рассмотрена следующая ситуация. В организации была установлена норма суточных. Но если в гостинице командированному работнику предоставлялось одноразового питания, организация выплачивала суточные не в полной сумме (по норме), а в размере 75 процентов от нормы. По сути, организация частично компенсировала расходы на питание за счет суточных. Но финансисты этот факт не приняли во внимание.

Такой же вывод чиновники сделали в отношении ЕСН. Учитывая, что в настоящий момент вместо ЕСН платятся страховые взносы, не исключено, что проверяющие воспользуются подобным подходом и в отношении взносов.

В этой связи можно упомянуть письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.10 № 2538-19. В нем чиновники ответили на вопрос о том, надо ли облагать страховыми взносами стоимость услуг гостиницы, если цена номера за сутки включает стоимость завтрака и это подтверждается данными прайс-листа гостиницы. По мнению специалистов министерства, в этом случае начислять страховые взносы не надо. Заметьте, что в такой ситуации в счете обычно завтрак не упомянут, либо упомянут, но не приводится его отдельная стоимость. Можно предположить, что в иной ситуации (когда в цену номера не включается стоимость завтрака, а проживающим эта услуга предлагается за отдельную плату), чиновники высказались бы иначе.

Вообще, упоминание в гостиничном счете о питание, даже без указания стоимости, может стать поводом для предъявления претензий при налоговых проверках. На практике известны случаи, когда налоговики «исчисляли» стоимость питания расчетным путем и облагали ее НДФЛ. Например, так было в споре, по которому ФАС Северо-Западного округа вынес постановление от 14.03.08 № А56-17471/2007. К счастью, суд не поддержал контролеров.

Гостиничный счет отсутствует

Рассмотрим следующую ситуацию: командированный работник не приложил гостиничный счет к авансовому отчету, но компания все равно выплатила ему определенную сумму на проживание. Например, такая ситуация возможна, если потеряны документы, подтверждающие оплату услуг гостиницы. Либо командированный сотрудник во время служебной поездки проживал у родственников или знакомых. Очевидно, что выплаченную сотруднику сумму компания не сможет отнести на уменьшение налогооблагаемой прибыли. Ведь у нее не будет документов, подтверждающих расходы.

Но должна ли организация начислить и удержать с этой суммы НДФЛ? Ответ на этот вопрос дан в пункте 3 статьи 217 НК РФ. В данной норме сказано: если налогоплательщик не представил документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилья, суммы такой оплаты освобождаются от НДФЛ, но в размере не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Разъяснение по поводу уплаты в данной ситуации страховых взносов содержится в письме Минздравсоцразвития России от 06.08.10 № 2538-19. По мнению чиновников, не подтвержденные документально расходы по найму жилого помещения в командировке нужно включать в базу для начисления страховых взносов. * «Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники».

Отчетные документы за проживание в квартире

Какие отчетные документы за проживание в квартире привезет командированный из своей поездки?

Если работник в командировке жил в арендованной квартире, подтвердить свои расходы он может договором аренды и документом об оплате проживания (письмо Минфина от 15.01.2016 № 03-03-07/803).

Если работник предоставил договор аренды и документ оплаты (например, выписку с банковской карты или онлайн-чек), данные расходы можно учитывать для налога на прибыль. НДФЛ и страховые взносы с данных сумм начислять не нужно в соответствии с п. 1 ст. 217, подп. 12 п. 1 ст. 264 и п. 2 ст. 422 НК РФ.

Если работник не смог предоставить оправдательные документы расходов на проживание в квартире (гостинице), например, по причине утери, работодатель может возместить ему данные затраты. Однако при налогообложении прибыли данные расходы принимать нельзя.

Когда оформлять отчетные документы для командировочных

На большинстве предприятий возникает производственная необходимость, чтобы кто-то из специалистов выезжал в командировку в другие регионы для решения различных вопросов бизнеса. В соответствии с Трудовым кодексом РФ отправить в командировку можно не любого специалиста, существуют некоторые ограничения.

В частности, нельзя послать в командировку следующие категории работников:

Сотрудники, с которыми заключен ученический договор. Нельзя отправить такого работника в командировку во время учебного процесса. Выезд по поручению руководства возможен только в тот период, когда занятия не проводятся (ст. 203);
беременные женщины (ст. 259 Трудового кодекса РФ);
несовершеннолетние лица (до 18 лет), исключение составляют люди творческих занятий: спортсмены, артисты или журналисты (ст. 268);
женщины, имеющие маленьких детей, могут быть отправлены в командировку только в том случае, если они в письменной форме выразят свое согласие и у них не будет медицинских противопоказаний. Наниматель обязан проинформировать сотрудницу о том, что она имеет право отказаться от командировки;
мать, отец или опекун, который в одиночку воспитывает ребенка моложе 5 лет (ст. 264 Трудового кодекса РФ);
родители, имеющие ребенка-инвалида;
сотрудники, на попечении которых находятся больные родственники, при наличии подтверждающих медицинских документов (ст. 259 Трудового кодекса РФ).

Предприятие имеет право официально отправить в командировку специалиста, с которым заключен трудовой договор.

Но в практике часто бывает так, что руководство посылает в другой регион по служебной надобности:

сотрудника, отношения с которым оформлены гражданско-правовым договором;
специалистов, официально работающих в компании-партнере и не имеющих трудовых отношений с командирующей организацией.

В указанных выше случаях предприятие не имеет законных оснований на оформление командировочных документов. Но это не значит, что такие расходы не подлежат возмещению. Командирующее предприятие должно иметь свой регламент, в соответствии с которым компенсируются затраты, при этом обязательным условием является наличие взаимосвязи между производственной необходимостью и командированием стороннего специалиста.

Некоторое время назад отчетные документы для командировочных состояли из служебного задания, командировочного удостоверения и отчета по итогам работы. В настоящее время этот пакет расширен, теперь в него входят следующие бумаги:

Отчетные документы при заказе услуг работодателем

В некоторых компаниях расходы на проживание в командировке оплачивают по безналу сразу на расчетный счет гостиницы или агента по найму. В этом случае оплату гостиницы в командировке не производят: работник при заселении называет только номер брони. При выезде из гостиницы и сдаче номера командированному выдают акт, оформленный на имя работодателя.

Если работник оплачивал дополнительные расходы в гостинице (например, стирку белья или завтраки), на данные услуги выдают отдельный документ.

Также работодатель может заключить договор на аренду квартиры для своих работников – для организации условий их проживания в командировке. Особенно это актуально для долгосрочных или частых командировок. Квартиру можно арендовать как у физических, так и у юридических лиц. В этом случае заключают договор аренды. А по окончании срока аренды (или срока, прописанного в договоре) арендодатель может выдавать акт на аренду. В этом случае отчетные документы за проживание также будут выписаны на компанию, а не на командированного работника.

Проживание работников, направленных в командировку, может быть организовано во временных вагончиках или домиках. Иногда работодатель строит целые мобильные городки или площадки из таких выгонов-бытовок. Это удобно в тех случаях, когда идет строительство объекта и работникам удобнее проживать сразу на объекте – для сокращения расходов и времени на проезд.

Как можно понять, расходы на организацию времянок несет тоже напрямую работодатель. Следовательно, самим работникам, использующим такое жилье, никакие дополнительные документы не нужны.

Отчетные документы по командировке

Организация самостоятельно определяет порядок возмещения командировочных расходов своим сотрудникам, прописывая его в локальном акте, но на основании действующего законодательства РФ (ст. 168 ТК РФ). Это относится и к требованиям по документальному подтверждению затрат на проживание командированных сотрудников.

Перед командировкой сотрудник получает авансом в кассе предприятия необходимую для поездки сумму денежных средств — командировочные расходы. Они включают: оплату проезда к месту командировки и обратно, стоимость жилья для командированного сотрудника, суточные, а также это могут быть любые другие расходы, дополнительно согласованные с работодателем.

Выполнив задание и вернувшись обратно, сотрудник в течение 3-х рабочих дней должен подготовить авансовый отчет и приложить к нему все необходимые отчетные документы для командировочных, подтверждающие проживание в месте командировки, проезд и прочие расходы, понесенные в связи с производственной поездкой (п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). В авансовом отчете, в том числе, указывается: Ф.И.О. сотрудника, дата выдачи и сумма полученного им аванса на командировку, сумма средств, фактически потраченных сотрудником, перечень всех документов, подтверждающих произведенные в период командировки расходы.

С 2015 года не требуется оформление командировочных удостоверений. Теперь срок фактического нахождения сотрудника в командировке, как правило, определяется на основе проездных документов (в том числе электронных) на поезд, самолет, автобус и прочие виды транспорта. Если билеты по какой-либо причине отсутствуют (например, утеряны), то период нахождения сотрудника в командировке рассчитывается на основе документов, подтверждающих наем жилья в месте ее проведения (п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации

Если в служебных целях в другой регион направляется сотрудник государственной некоммерческой организации, которая финансируется из бюджета определенного уровня, то порядок подтверждение расходов будет аналогичен, как и в любой коммерческой организации. Отличие в процедуре – указание другого источника финансирования служебной поездки.