Как отражать в отчете по страховым взносам все командировочные расходы работников?

Общее понятие суточных расходов

Суточные расходы – это денежные средства, которые предоставляются сотруднику в качестве дополнительных расходов на оплату жилья, а так же питания вне места питания.

При отправке сотрудника в командировку ему обязательно выплачивают суточные за каждый день, который он проведет в командировке.

Размер суточные не регламентируется законом. Но согласно п. 11 Положения, утвержденного Правительством РФ от 13.10.2008 №749, предприятие должно обеспечить командированного сотрудника средствами, которые он может потратить на проживание и транспорт.

В суточные входят такие расходы как:

• Транспортные расходы;
• Расходы на проживание;
• Расходы на питание
• Затраты на телефонные разговоры по служебной необходимости, интернет, банковские или почтовые услуги и т.д.

В командировке сотрудник может потратить суточные денежные средства на любые цели, и при этом не должен за них отчитываться.

Место командировочных в РСВ-1

1) суточные;

2) фактически произведенные и документально подтвержденные расходы:

• на проезд до места назначения и обратно (включая сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд до аэропорта или вокзала (в месте отправления, назначения, пересадки), на провоз багажа);
• по найму жилого помещения;
• на оплату услуг связи;
• по оплате сборов за выдачу служебного загранпаспорта, сборов за выдачу виз;
• на обмен наличной валюты (или чека в банке на наличную иностранную валюту).

Все иные затраты, компенсированные командированному, а также упомянутые расходы, возмещенные ему без подтверждающих документов, включаются в базу для начисления страховых взносовч. 1 ст. 8 Закона № 212-ФЗ.

ПОДРОБНЕЕ: Произошел страховой случай — Страхование жилья

Возмещенные работнику командировочные расходы отражают:

• в целом по организации в подразделе 2.1 раздела 2;
• отдельно в индивидуальных сведениях на каждого работника, который ездил в командировку.

2.1. Расчет страховых взносов по тарифу

(руб. коп.)

В индивидуальных сведениях на каждого работника сумму возмещенных ему командировочных расходов (суточных, затрат на проезд, проживание и т. д.) показывают в подразделе 6.4 раздела 6 расчета РСВ-1 в общей сумме выплат, являющихся объектом обложения взносами на обязательное пенсионное страхование.

Заполняя сведения о стаже командированного работника в подразделе 6.8 раздела 6, имейте в виду, что никакого специального кода, проставляемого в графе 7, для периода нахождения в командировке нет. Это обычный период работы.

Раздел 6. Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица

…

6.4. Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица

(руб. коп.)

Размер суточных расходов

Размер суточных расходов не устанавливается на законодательном уровне. Предприятие самостоятельно устанавливает суточные расходы в своих внутренних нормативных актах, например это может быть Положение о командировках.

На законодательном уровне установлен максимальный размер суточных выплат и это излагается в абз. 12 п.3 ст. 217 НК РФ, с которых не уплачивается подоходный налог, а именно:

• Командировка по территории РФ – 700 рублей;
• Командировка за территорией РФ – 2500 рублей.

Если предприятие устанавливает размер суточных в своих внутренних нормативных актах 1200 рублей, тогда необходимо заплатить подоходный налог с суммы 500 рублей.

Вывод на 2021 год

Сумма выданных работнику суточных не облагается страховыми взносами:

• на пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ – в размере, не превышающем 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ);
• на страхование от несчастных случаев – в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте организации (п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ, ч. 4 ст. 168 ТК РФ, Письмо ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

Сумма суточных, превышающая установленные нормы, подлежит включению в базу для исчисления страховых взносов.

Если страховые взносы с рассматриваемых выплат вы не начислите, есть риск привлечения вас к ответственности в виде штрафа и начисления пеней (ст. ст. 75, 122 НК РФ, ст. ст. 26.11, 26.29 Закона № 125-ФЗ).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Как рассчитать суточные во время командировки в России и за ее пределами

Формула расчета суточных расходов одна как для поездок по территории России, так и для поездок за границу. А выглядит она вот так:

РС = СД × Д,

Где

РС – расчетный размер суточных;

СД – сумма суточных на один день, которая установлена на предприятии во внутренних нормативных документах;

Д – Длительность командировки, которая выражается в днях, включаются и дни в пути.

Важно!!! Если сотрудник во время командировки не потратил все суточные, то он не обязан их возвращать в кассу предприятия и тем более отчитываться за них.

Бывают так же такие случаи, когда предоставленных суточных не хватает работнику во время командировки. В этом случае можно обратиться к руководителю предприятия для согласования дополнительных суточных или потратить свои денежные средства во время командировки, которые после возвращения с командировки предприятие ему компенсирует затраты, только для этого необходимо сохранить все подтверждающие документы.

Изменения страховых взносов на суточные расходы в 2017 году

В 2021 году страховые взносы, которые предназначены для ПФР, ФОМС и ФСС, начали контролироваться налоговой службой. Правила перечисления этих взносов описаны в отдельной граве Налогового Кодекса Российской Федерации.

Выше перечисленные взносы до 2021 года необходимо было перечислять согласно федеральному закону «О страховых взносах…» от 24.07.2009 № 212-ФЗ, который уже утратил силу. И в п.2 ст.9 говорилось о том, что суточные ни каким образом не попадают под обложения страховыми взносами в независимости от того, куда отправляется работник или по территории РФ или за границу. И размер суточных не имел ограничений.

В правилах, установленных новым правовым актом (п. 2 ст. 422 НК РФ), аналогичная норма изменена и содержит отсылку к ограничениям, в пределах которых взносы на суточные можно не начислять. Таким образом, превышение установленных пределов автоматически приводит к возникновению обязанности по начислению страховых взносов на суточные в 2017-2021 годах.

Обратите внимание

В 2021 году бухгалтерам имеет смыл быть более внимательными в отношении сверхнормативных суточных: страховые взносы на них начислять придется. И тут главное не запутаться. Ведь раньше, в 2016 году и ранее, от вносов были свободны любые суммы суточных. Главной гарантией выступало то, что их максимальные значения прописаны:

1. в коллективном договоре;
2. положении о командировках или ином внутреннем акте.

Однако в 2021 году придется отчислять в казну страховые взносы с суточных сверх норм. При этом нормативы по суточным остались на прежнем уровне (п. 2 ст. 422 НК РФ):

• для служебных поездок по России – до 700 рублей;
• для иностранных командировок – до 2,5 тыс. рублей.

Таким образом, суточные в 2021 году облагаются страховыми взносами при превышении этих значений.

Как видно, законодатели приравняли нормативы по суточным, которые уже давно действуют в отношении подоходного налога. Поэтому из указанной нормы главы НК РФ о страховых взносах дана прямая отсылка к третьему пункту статьи 217 НК РФ.

Также см. «Правила для сверхнормативных суточных».

В 2021 году страховые взносы нужно продолжать начислять на выплаты по трудовым соглашениям и гражданским договорам. Это регулирует статья 420 НК РФ. Но довольно часто возникает вопрос: облагаются ли суточные страховыми взносами?

Выплаты, которые не подпадают под взносы, в 2021 году не изменились. Они зафиксированы в статье 422 Налогового кодекса. При этом не облагаются в 2021 году страховыми взносами суточные в части Фонда соцстраха по производственным травмам. Любые размеры таких суточных свободны от таких взносов.

Какие суточные считаются выданными сверх нормы

В новых нормативных акта по суточным расходам говорится о том, что суточные, которые предоставляются в рамках ограничения, то с них не удерживается подоходный налог и отчисляются страховые взносы.

Ограничения по суммам вот такие:

• 700 рублей – командировка по территории РФ;
• 2500рублей – командировка за границей.

Суточные, которые выдаются на заграничную командировку могут выдаваться и в иностранной валюте. Только при этом на день выдачи их необходимо перевести по курсу на рубль. Сразу возникает вопрос, на какой день необходимо делать перерасчет валюты в рубль и отсюда будет установлена сумма, которая выдана сотруднику и имеется ли превышение лимита по суточным размерам и необходимо ли с них уплачивать налог и начислять страховые взносы? Согласно письма, Минфина России от 16.03.2017 № 03-15-06/15230, перерасчет необходимо осуществлять на дату, когда утверждается авансовый отчет о командировке.

Таким образом, с 2021 года с величины сверхнормативных суточных следует удерживать не только налог на доходы физлиц, но и начислять страховые взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование (ОПС, ОМС и ОСС (в части страхования по нетрудоспособности и материнству)).

Как показывать суточные в едином расчете по страховым взносам

Всю сумму суточных отразите расчете по страховым взносам по строке 030 подраздела 1.1 приложения 1 к разделу 1. Сумма суточных в пределах норматива страховыми взносами не облагается. Поэтому отразите ее по строке 040 подраздела 1.1 приложения 1 к разделу 1. Аналогично отразите по строкам 030 и 040 подраздела 1.2 и по строкам 020 и 030 приложения 2. Таким образом, в облагаемую базу по строке 050 попадет только облагаемая часть суточных (письмо ФНС от 08.08.2017 № ГД-4-11/15569)

В подразделе 3.2.1 раздела 3 сумму суточных отразите:

• по строке 210 укажите всю сумму суточных (в пределах норм и сверх норм);
• в строку 220 включите только облагаемую сумму, то есть сверх норм.

Есть ли санкции за РСВ-1 без командировочных расходов

Поскольку на выплаты командированному страховые взносы не начисляют, их неотражение в отчетности не приводит к занижению облагаемой базы. А раз недоплаты взносов нет, то и штрафовать не за что.

Кстати, обнаружив такую «потерю», вносить в отчетность изменения организация не обязанач. 2 ст. 17 Закона № 212-ФЗ.

С другой стороны, предусмотрен штраф за представление неполных и (или) недостоверных сведений, необходимых для персонифицированного учета. Пенсионный фонд, напомним, может взыскать в судебном порядке 5% от суммы пенсионных взносов к уплате, начисленных за последние 3 месяца отчетного периода, за который представлены неполные сведения по командированному работникуст. 17 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ.

Но, как нам пояснили специалисты Пенсионного фонда, бояться этого штрафа не нужно.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ДАШИНА Тамара Николаевна

Заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области

“Страхователь, который не отразил в графе 4 подраздела 6.4 раздела 6 расчета РСВ-1 суммы возмещенных сотруднику командировочных расходов, освобожденных от обложения страховыми взносами, не может быть за это оштрафован на основании ст. 17 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ. Применение этого штрафа на практике в большей степени происходит тогда, когда представлены неполные сведения, то есть не на всех сотрудников. Что касается недостоверности сведений персонифицированного учета, то она может быть определена только при проведении выездной проверки страхователя. Причем ему будет предоставлено время на исправление и корректировку сведений. И только если он вдруг не исправил их, может быть применена эта норма”.

ПОДРОБНЕЕ: Особенности замены лобового стекла по КАСКО

Заметим, что компании обязаны представлять, в частности, такие персонифицированные сведенияпп. 6—8 ч. 2 ст. 11 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ:

• сумму заработка (дохода), на который начислялись страховые взносы;
• сумму начисленных пенсионных взносов;
• другие сведения, необходимые для правильного назначения пенсии.

Командировочные же освобождены от взносов и на назначение пенсии не влияют, а значит, в число обязательных сведений не входят.

И арбитры, кстати, не видят оснований для привлечения к ответственности, если Пенсионный фонд не доказал, что организация не представила (или представила недостоверные) сведения о выплатах, включенных в базу по страховым взносам, и о суммах начисленных взносовПостановление АС ВВО от 23.12.2014 № Ф01-5515/2014.

ВЫВОД

Хотя Порядком заполнения расчета РСВ-1 и предусмотрено отражение возмещенных работникам командировочных расходов, освобожденных от обложения взносами, никакого наказания за их отсутствие для забывчивых компаний нет.