Реквизиты счета-фактуры: основные и обязательные к заполнению, можно ли добавлять новые графы и строки?

Что это такое?

Согласно ст. 169 НК РФ, счет-фактура – это документ, который служит основанием для принятия покупателем от продавца товара, услуг, работ, или имущественных прав налоговых сумм к вычету.

Счет-фактура выставляется в электронном или бумажном виде: в первом случае у обеих сторон сделки должны иметься совместимые технические средства и возможности для приема и обработки счетов-фактур.

Если после составления документа выявились неточности в нем, а именно: произошло изменение стоимости выполненных услуг, отгруженного товара или их объем, количество в сторону уменьшения, тогда продавец выставляет покупателю корректировочный счет-фактуру (в соответствии с ФЗ № 245-ФЗ от 19.07.2011г.).

Корректировочный документ помогает сделать пересчет с учетом ошибок и неточностей, которые были допущены в прошлые годы.

ВАЖНО! Счета-фактуры обязаны выставлять те компании-продавцы, которые являются плательщиками НДС.

Таким образом, целью этого документа, являются:

подтверждение факта выполнения работы или поставки товара;
подтверждение суммы выплаченного НДС с возможностью его дальнейшего зачета.

Должен ли в счете фактуре быть указать номер договора

Отсутствие ссылок на договор в счете-фактуре не является нарушением Постановление ФАС Московского округа от 22.11.2010 N КА-А40/13902-10 по делу N А40-168846/09-99-1340 Суд указал, что отсутствие в счетах-фактурах номера договора при указании его даты и наименования выполненных работ не лишает эти документы доказательственной силы. Номер договора не является необходимым реквизитом счета-фактуры: ст.

9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» не предусматривает обязательное указание номера договора в первичном документе. Постановление ФАС Поволжского округа от 29.05.2008 по делу N А55-13934/2007 Суд указал, что п. 5 ст. 169 НК РФ не предусмотрена обязанность указывать в счетах-фактурах ссылку на договор. Аналогичные выводы содержит…

Перевод НДС-деклараций на «электронку», № 21

НДС: оформление авансов в рознице, № 19
Авансовый НДС: начисляем, вычитаем, восстанавливаем, № 18
Должны ли налоговики уменьшать недоимку по НДС на незаявленные вычеты, № 17
Хочу все знать: принимаем к вычету входной НДС, № 15
Строите для себя? Не забудьте про НДС, № 13
Уточненка как помеха для быстрого возврата НДС, № 12
Хочу все знать: тест по НДС, № 11
И снова о счетах-фактурах и книгах покупок, № 11
ОСНО ЕНВД превратилось в ОСНО после покупки ОС: как учесть расходы и НДС, № 10
Продаем имущество, учтенное с НДС, № 9
Не признали свои налоговые расходы: надо ли начислять НДС «для собственных нужд»?, № 2
Аванс перекинули на другой договор: что делать с НДС, № 2
Покупатель заплатил лишний аванс: что с НДС, № 2
2012 г.

Есть судебные решения, в которых суды, основываясь на Постановлении Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, признавали право на вычет по счетам-фактурам с дефектами, вызванными техническими ошибками. При этом суды обращали внимание на то, что указанные нарушения были устранены путем внесения в счета-фактуры исправлений, а также на то, что оплата НДС по спорным счетам-фактурам была подтверждена.

Вместе с тем есть судебные акты, в которых суды, ссылаясь на Постановление Правительства РФ N 914, указывали, что счет-фактура, заполненный с техническими ошибками, не является основанием для применения вычета. Подробнее см.Так, суды признавали правомерным вычет НДС, подтвержденныйПостановления ФАС ПО от 23.04.2009 № А55-9765/2008; ФАС СКО от 25.06.2010 № А53-24161/2009:

счетом-фактурой, в котором указан только вид );
договором, на основании которого эти услуги оказаны и который содержит перечень оказываемых услуг;
актом приема-передачи услуг, в котором дана лишь ссылка на договор об оказании услуг;
отчетом исполнителя с подробным описанием всех оказанных услуг.

Предлагаем ознакомиться: Выплаты по социальному страхованию

Какая основная форма утверждена правительством?

Счет-фактура – это документ строго установленного образца. Форма бланка счета-фактуры утверждена Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011 г. “О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость”, разработанного в соответствии с НК РФ.

В 2021 году уже вышло две редакции этого Постановления: № 625 от 25.05.2017г и № 981 от 19.08.2017г., в соответствии с которыми форма бланка была видоизменена.

Постановлением Правительства РФ № 1137 утверждаются правила заполнения:

Счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС.
Корректировочного счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС.
Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.
Книги покупок.
Книги продаж.

Графы, которые должны быть в документе

Каждое поле заполненного счета-фактуры проверяется инспекторами ИФНС во время выездных или встречных проверок.

ВНИМАНИЕ! Реквизиты этого документа должны быт правильно заполнены, иначе счет-фактура отправляется на доработку или существует риск отказа в вычете НДС субъекту хозяйствования.

При наличии грубых ошибок, свидетельствующих об искаженных фактах хозяйственной деятельности, на организацию могут наложить штрафные санкции.

Форма каждого счета-фактуры состоит из строк и граф с нумерацией и буквенным обозначением.

На продажу

В документе на продажу используются строки:

1 с указанием порядкового номера и даты составления документа. Номер присваивается в индивидуальном хронологическом порядке, а если у организации есть обособленное подразделение, реализующее товары (услуги, имущественные права), используется разделительная черта “/” (больше информации о правилах заполнения документа обособленными подразделениями найдете тут).
1а используется для указания порядкового номера и даты внесения исправления в документ. До внесения каких-либо исправлений в этой строке ставится прочерк.
2 – указывается наименование продавца(юридического лица, Ф.И.О. индивидуального предпринимателя).
2а – указывается адрес продавца – юридического лица в соответствии с ЕГРЮЛ или индивидуального предпринимателя в соответствии с записью в ЕГРИП.
2б – заполняется ИНН, а также КПП налогоплательщика.
3 – полное или сокращенное наименование грузоотправителя. При совпадении продавца и грузоотправителя строка заполняется словами “он же”, при выполнении работ (услуг) – ставится прочерк.
4 – полное или сокращенное наименование грузополучателя(как в учредительных документах), его адрес.
5 – указываются реквизиты платежного поручения или кассового чека, если был получен авансовый платеж от покупателя.
СПРАВКА. Если счет-фактура выписывается в день получения авансового платежа, в строке 4 ставится прочерк.
6 – полное или сокращенное наименование покупателя, которое указано в учредительных документах.
6а – указывается адрес покупателя в соответствии с ЕГРЮЛ или ЕГРИП (до 01.10.2017г. адрес нужно было указывать, как в учредительных документах).
6б – указывается ИНН, а также КПП покупателя.
7 – вносится наименование валюты и ее код в соответствии с Общероссийским классификатором валют (о том, можно ли выставлять счет-фактуру в валюте другой страны, где узнать и отобразить такой код, читайте тут).
8 – указывается идентификационный номер государственного контракта на поставку товаров, работ, услуг или договора о предоставлении юрлицу субсидий из федерального бюджета в соответствии с ред. Постановления Правительства РФ №625 от 25.05.2017г. Если организация таких контрактов не имеет, в строке 8 ставится прочерк.

В счет-фактуре на продажу используются следующие графы:

1 с наименованием поставляемого товара или услуги.
1а – указывается код вида товара в соответствии с единой Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности ЕЭС. Если организация не вывозит товары за пределы РФ, в графе ставится прочерк.
2 и 2а – указывается код и условное обозначение единицы измерения в соответствии с ОКЕИ. Если их нет, ставится прочерк.
3 – количество отгруженного товара или прочерк.
4 – цена за единицу товара или тариф на оказанные услуги без учета НДС, при отсутствии показателя ставится прочерк.
5 – указывается стоимость всего объема оказанных услуг или количества товара без НДС.
6 – указывается сумма акциза, если продается безакцизный товар, вносится запись “Без акциза”.
7 – указывается налоговая ставка. Если отпускается товар без НДС, вносится соответствующая запись ( п.5 ст.168 НК РФ).
8 – сумма НДС, предъявляемая покупателю, исходя из налоговой ставки.
9 – вносится стоимость общего количества отгруженных товаров или оказанных слуг с учетом НДС.
10 и 10а – для товаров, произведенных не на территории РФ, указывается код и наименование страны происхождения продукции.
11 – вносится запись с регистрационным номером таможенной декларации для товаров, выпущенных не на территории РФ.

Из отдельных публикаций наших экспертов вы также сможете узнать о сроках выставления счета-фактуры покупателю, а также о правилах заполнения документа при возврате товара поставщику и при оказании услуг.

Корректировочном

ВАЖНО! Корректировочный счет-фактура имеет схожие с документом на отпуск товаров, реквизиты, но заполнение некоторых из них отличается.

Форма содержит следующие строки:

1 – номер в общем хронологическом порядке и дата документа.
1а – номер внесенного исправления и его дата.
1б – номер и дата документа (или нескольких документов), к которым составляется корректировочный счет-фактура, а также дата их исправления.
строки 2, 2а и 2б заполняются в соответствии с информацией, внесенной в эти же строки счета-фактуры, к которой составляется корректировочный документ.
в строки 3, 3а и 3б вносятся данные о наименовании, месте нахождения, ИНН и КПП покупателя.
4 – наименование и код валюты.
5 – идентификатор государственного контракта или договора.

Графа 1 корректировочного документа заполняется в соответствии с наименованием товаров, работ, услуг, указанных в этой же графе в счет-фактуре на корректировку. Графа 1б заполняется кодом вида товара по единой Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности ЕЭС.

СПРАВКА. В корректировочном документе присутствуют сведения о количестве и (или) цене товаров или услуг, как исходные, так и измененные.

Сведения указываются в строках под буквенными обозначениями:

А – до изменения.
Б – после изменения.
В – увеличение.
Г – уменьшение (стоимости, количества).

В итоговых строках (их две) указывается сумма строк В или Г. Кроме того, документ содержит сведения об изменении стоимости отпущенного товара или выполненной услуги без НДС и с НДС, а также разницу между величиной налогов.

Авансовом

При отражении поступившего аванса разработана та же форма счета-фактуры, что и для реализации. Оформлении авансового счета-фактуры имеет несколько отличий:

Отсутствуют данные грузоотправителя и грузополучатея.
Обязательно указываются реквизиты платежного документа на аванс в соответствующей строке.
При 100% предоплате указываются единица измерения, количество и цена товара, при частично внесенной оплате эти данные отсутствуют.

Авансовый счет-фактура составляется при наличии ставки для расчета по НДС 18% или 10%. Если товар не облагается НДС или ставка равна 0%, этот документ не составляется.

Больше информации о правилах заполнения авансового счета-фактуры найдете в нашем специальном материале.

Наименование налогоплательщика и покупателя

Из положений пп.пп. «в», «и» п. 1 Правил следует, что в строках 2 и 6 счета-фактуры указывается полное или сокращенное наименование юридического лица. Данные положения не устанавливают приоритета применения полного или сокращенного наименования. То есть в счетах-фактурах можно указывать либо полное, либо сокращенное наименование.
Поскольку понятие «наименование» юридического лица ни нормы НК РФ, ни Постановления N 1137 не раскрывают, то на основании п. 1 ст. 11 НК РФ обратимся к другим нормативным актам, расшифровывающим данное понятие.В п. 1 ст. 54 ГК РФ говорится, что юридическое лицо имеет свое наименование, содержащее указание на его организационно-правовую форму. Каждая организация должна иметь полное наименование и вправе иметь сокращенное наименование.

Кроме того, юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование (п. 4 ст. 54 ГК РФ). Юридическое лицо также вправе иметь сокращенное фирменное наименование на русском языке (п. 3 ст. 1473 ГК РФ).

По общему правилу полное и (в случае, если имеется) сокращенное наименование, фирменное наименование для коммерческих организаций на русском языке указывается в учредительных документах и ЕГРЮЛ (п. 5 ст. 54 ГК РФ, пп. «а» п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).

Требования к фирменному наименованию акционерного общества закреплены в ст. 4 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон N 208-ФЗ). Согласно данной норме полное фирменное наименование общества на русском языке должно содержать полное наименование общества и указание на его организационно-правовую форму — акционерное общество, а полное фирменное наименование публичного общества на русском языке — также указание на то, что общество является публичным.

Сокращенное фирменное наименование общества на русском языке должно содержать полное или сокращенное наименование общества и слова «акционерное общество» либо аббревиатуру «АО», а сокращенное фирменное наименование публичного общества на русском языке — полное или сокращенное наименование публичного общества и слова «публичное акционерное общество» либо аббревиатуру «ПАО».

Фирменное наименование общества на русском языке и на языках народов РФ может содержать иноязычные заимствования в русской транскрипции или в транскрипциях языков народов РФ, за исключением терминов и аббревиатур, отражающих организационно-правовую форму общества.

Схожие положения о фирменных наименованиях ООО содержит ст. 4 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон N 14-ФЗ).

Полное и сокращенное (при наличии) фирменные наименования обществ с указанием организационно-правовой формы должны содержаться в учредительных документах обществ (абзац 2 п. 3 ст. 11 Закон N 208-ФЗ, абзац 2 п. 2 ст. 12 Закона N 14-ФЗ).

Как видим аббревиатуры ООО, АО, ПАО могут содержать только сокращенные фирменные наименования обществ. При этом такие наименования организации вправе иметь, но не обязаны.

Поэтому если дословно следовать положениям пп.пп. «в», «и» п. 1 Правил, то в случае отсутствия у юридического лица сокращенного фирменного наименования в строках 2 и 6 счета-фактуры в наименовании такой организации ее организационно-правовая форма должна указываться, например, как «Общество с ограниченной ответственностью». Если же организация имеет сокращенное фирменное наименование, то допустимо в наименовании указывать соответствующую аббревиатуру.

В то же время нормы пп. 2 п. 5, пп. 2 п. 5.1, пп. 3 п. 5.2 ст. 169 НК РФ требуют лишь указания наименования продавца и покупателя и не указывают на то, какое наименование организации (полное или сокращенное, полное фирменное или сокращенное фирменное, с аббревиатурой или нет) должно быть проставлено в счете-фактуре.

При этом невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных п.п. 5, 5.1, 5.2 и 6 ст. 169 НК РФ, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом (абзац 3 п. 2 ст. 169 НК РФ). К тому же акты исполнительных органов власти, в том числе Правительства РФ, не могут изменять или дополнять законодательство о налогах и сборах, то есть нормы НК РФ в целом и главы 21 НК РФ в частности, что прямо установлено п. 1 ст. 4 НК РФ.

В связи с этим приведем разъяснения финансового и налогового ведомств относительно нарушения налогоплательщиками порядка заполнения строки 2 в счетах-фактурах, оформленных в соответствии с требованиями ранее действовавшего постановления Правительства РФ от 02.12.2000 N 914. В тот период в строке 2 счета-фактуры согласно положениям поименованного Постановления необходимо было указывать полное и сокращенное наименование продавца в соответствии с учредительными документами.

Уполномоченные органы пояснили, что нормами ст. 169 НК РФ порядок указания в счетах-фактурах полного или сокращенного наименования налогоплательщика не регламентирован, поэтому указание в строке 2 счетов-фактур полного или сокращенного наименования продавца в соответствии с учредительными документами не является причиной для отказа в вычете сумм НДС, указанных в таких счетах-фактурах (письма Минфина России от 07.07.2009 N 03-07-09/32, УФНС России по г. Москве от 25.11.2009 N 16-15/123937).

Предлагаем ознакомиться: Декретные по трудовому договору без трудовой книжки

Заметим, что нам не встретилось арбитражной практики, где бы рассматривался спор о правомерности принятия к вычету НДС, на основании счетов-фактур, в которых указана аббревиатура организационно-правовой формы покупателя или продавца, что может свидетельствовать об отсутствии претензий со стороны проверяющих по данному вопросу.

Указание в счете-фактуре аббревиатуры организационно-правовой формы в наименовании продавца и (или) покупателя вместо полного ее написания, на наш взгляд, не может служить препятствием для идентификации продавца и (или) покупателя. Поэтому такая ошибка (если ее такой признавать) не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм НДС (абзац 2 п. 2 ст. 169 НК РФ).

Положения пп. 2 п. 5, пп. 2 п. 5.1, пп. 3 п. 5.2 ст. 169 НК РФ и пп.пп. «в», «и» п. 1 Правил не устанавливают требований к регистру букв (прописные, строчные) или шрифту для целей указания в счете-фактуре наименования продавца и покупателя. Не отсылают эти нормы и к ЕГРЮЛ.

Какие из них обязательны к заполнению?

СПРАВКА. Реквизиты счетов-фактур можно разделить на обязательные к заполнению, ошибка в которых может привести к отказу от вычета НДС, и те, ошибки в при заполнении которых не предполагают отказа в вычете НДС.

Обязательные реквизиты, ошибки в которых являются “опасными”:

те, которые помогают идентифицировать обе стороны сделки как налогоплательщиков: наименование, Ф.И.О. продавца и покупателя;
юридический адрес обеих сторон, указанный в учредительных документах (указание фактического адреса является ошибкой);
ИНН и КПП сторон;
сведения об отправителе и получателе груза (если это одно и то же лицо, необходимо наличие пометки “он же”);
подпись руководителя;
объем и стоимость отпущенного товара;
тип товара и налоговая ставка;
реквизиты платежного документа по предоплате.

Вышеперечисленные реквизиты обязательны для заполнения, но если в них указаны неточности, ИФНС может принять НДС к вычету, если ошибки не мешают идентифицировать стороны сделки, а также наименование товара, работ (услуг), их стоимость, налоговую ставку и сумму НДС.

Некоторые реквизиты считаются дополнительными (они регламентируются гл. 21 НК РФ). К ним относятся: единица измерения товара, которая может отсутствовать, а также дополнительные сведения, которые необходимы сторонам сделки и указываются по желанию продавца.

Обязательные реквизиты счета фактуры

НК РФ ошибки в счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товара (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также ставку налога, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм НДС. По данному вопросу есть две точки зрения. Официальной позиции нет.

Подробнее см. документы Позиция 1.

Отсутствие ссылок на договор в счете-фактуре является нарушением Постановление ФАС Северо-Западного округа от 26.09.2011 по делу N А13-5629/2010 По мнению суда, нельзя сделать вывод о том, что счета-фактуры непосредственно связаны с выполнением работ в рамках договора субподряда. В счетах-фактурах есть только ссылки на акты приема-передачи услуг, однако эти акты также не содержат ссылок на договор.

Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 05.08.2011 по делу N А53-20949/2010 Суд указал, что представленные счета-фактуры не соответствуют требованиям пп. 5 п. 5 ст. 169 НК РФ, поскольку в них отсутствуют в том числе ссылки на договор. Это, по мнению суда, влечет невозможность проверки фактического исполнения услуг. Является ли нарушением п. п. 5 и 6 ст.Спорные вопросы по НДС, № 11

Исправляем НДС-ошибки, № 11
Заполнение счета-фактуры предпринимателем, если у него нет свидетельства о госрегистрации, № 11
Продавец забыл об НДС? Напомнить, нельзя промолчать!, № 9
По следам НДС-декларации, № 8
О пояснениях к декларации по НДС и не только…, № 8
Уточненка по НДС: стоит ли сдавать после камералки, № 7
Перевод долга по авансу: НДС-сложности у покупателя, № 6
Готовимся к сдаче декларации по НДС, № 6
Обновленная декларация по НДС, № 6
Облагается ли НДС возврат займа отступным, № 5
Платить ли НДС при передаче обедов работникам?, № 4
Счет-фактура для набора импортных товаров, № 3
Изменения по НДС, № 1
Кто заплатит НДС по зарубежным интернет-услугам, № 1
К НДС-декларации — электронные пояснения, № 1
2016 г.

Предлагаем ознакомиться: Отмена договора купли продажи недвижимости

Можно ли удалять или добавлять новые строки?

В соответствии с п. 9 Постановления Правительства РФ № 1137, налогоплательщик вправе вносить дополнительную информацию в дополнительные графы и строки счета-фактуры, но при долнении регламентированная форма документа должна сохраниться.

ВАЖНО! Чтобы в случае налоговой проверки ИФНС не отказала в вычете, безопаснее всего не добавлять нужную информацию между строками и графами обязательных реквизитов.

Это может вызвать спорные вопросы. Удалять графы и строки с обязательной информацией нельзя.