Истребование документов налогоплательщика, как инструмент налогового контроля

Порядок истребования налоговыми органами документов у налогоплательщиков с 2011 года практически не изменился. Единственное новшество — налоговики теперь не вправе повторно запрашивать у налогоплательщика документы о его контрагентах, если эти документы он уже представлял в рамках камеральной или выездной налоговой проверки, проведенной в отношении самого налогоплательщика. Разберемся в действующем порядке.

Налоговые органы вправе запрашивать у налогоплательщика документы в рамках проведения налоговой проверки этого лица (камеральной или выездной), а также в ходе иных мероприятий налогового контроля. Порядок истребования документов в указанных случаях установлен статьями 93 и 93.1 НК РФ. При этом право налоговых органов запрашивать необходимые документы ограничено:

кругом лиц, в отношении которых такое право предоставлено;
конкретными случаями, прямо предусмотренными законодательством о налогах и сборах;
видом (характером) истребуемых документов.

Какие документы (информацию) и у каких лиц вправе истребовать налоговые органы

Лицами, обязанными представлять документы по требованию налоговых органов, являются налогоплательщики, плательщики сборов и налоговые агенты

(п. 1 ст. 31 НК РФ). Кроме того, документы (информация) о деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента) могут быть истребованы у его
контрагентов
или иных лиц, располагающих данными документами или информацией (ст. 93.1 НК РФ). Такими лицами могут выступать органы государственной власти и местного самоуправления (например, органы, осуществляющие регистрацию физических лиц по месту жительства, адвокатские палаты субъектов РФ, органы, ответственные за ведение кадастрового учета), учреждения, организации и должностные лица, указанные в статье 85 НК РФ.

Законодательством о налогах и сборах предусмотрены четыре случая

, при которых налоговые органы вправе истребовать документы (информацию):

при проведении камеральной налоговой проверки;
при проведении выездной налоговой проверки;
в рамках проведения дополнительных мероприятий налогового контроля, предусмотренных пунктом 6 статьи 101 НК РФ (в ходе рассмотрения дела о налоговом правонарушении, выявленном в результате проведения налоговой проверки);
в случае необходимости вне рамок проведения налоговых проверок.

Документы

, которые вправе истребовать налоговые органы, можно разделить на два вида (подп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ):

документы, служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов и сборов. Они должны быть составлены по утвержденным (унифицированным) формам и (или) оформлены в электронном виде по установленным форматам;
документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов и сборов.

Обратите внимание: законодательством не установлено ограничений на истребование документов в рамках проведения выездных

налоговых проверок. Вместе с тем при истребовании документов во всех случаях действует ограничение на их
повторное
истребование, закрепленное в пункте 5 статьи 93 НК РФ. Подробнее об этом ограничении рассказано ниже.

Особенности истребования документов в ходе камеральных налоговых проверок

Если налоговый орган запрашивает документы в рамках проведения камеральной налоговой проверки, он обязан учитывать ограничения, предусмотренные в статье 88 НК РФ. Так, в рамках камеральной проверки налоговый орган не
вправе истребовать
у налогоплательщика дополнительные сведения и документы, за исключением документов, которые:

подтверждают право налогоплательщика на использование налоговых льгот (п. 6 ст. 88 НК РФ);
должны в соответствии с положениями Налогового кодекса прилагаться к налоговой декларации (расчету) при условии, что они не были представлены вместе с этой декларацией или расчетом (п. 7 ст. 88 НК РФ);
подтверждают правомерность применения налоговых вычетов по НДС при условии, что в поданной декларации по НДС заявлено право на возмещение налога (п. 8 ст. 88 НК РФ).

Напомним, что КС РФ в Определении от 12.07.2006 № 266-О указал: положения статьи 88 и другие нормы НК РФ не обязывают налогоплательщика одновременно с подачей налоговой декларации по НДС представлять документы, подтверждающие правильность применения налоговых вычетов по этому налогу. Данная обязанность возникнет у налогоплательщика с момента получения от налогового органа требования о представлении указанных документов.

Особенности истребования документов по налогам, связанным с использованием природных ресурсов

При проведении камеральных налоговых проверок по налогам, связанным с использованием природных ресурсов, налоговые органы вправе дополнительно истребовать иные документы

, являющиеся основанием для исчисления и уплаты таких налогов (п. 9 ст. 88 НК РФ). О каких налогах идет речь?

Налоговый кодекс не содержит ответа на данный вопрос. Обратимся к статье 1 Федерального закона от 10.01.2002 № 7-ФЗ «Об охране окружающей среды». В ней указано, что природные ресурсы — это компоненты природной среды, природные объекты и природно-антропогенные объекты, которые используются или могут быть использованы при осуществлении хозяйственной и иной деятельности в качестве источников энергии, продуктов производства и предметов потребления и имеют потребительскую ценность. Исходя из приведенного понятия природных ресурсов можно сделать вывод, что с использованием природных ресурсов связаны водный налог, налог на добычу полезных ископаемых, земельный налог, сбор за пользование объектами животного мира, сбор за пользование объектами водных биологических ресурсов, ЕСХН, ЕНВД (в части определенных видов предпринимательской деятельности) и налоги, уплачиваемые при выполнении соглашения, предусматривающего условия раздела произведенной продукции в соответствии с пунктом 1 статьи 8 Федерального закона от 30.12.95 № 225-ФЗ «О соглашениях о разделе продукции».

Действующее налоговое законодательство наделяет налоговые органы весьма обширными полномочиями в сфере получения информации о хозяйственной деятельности налогоплательщиков, одним из основных мероприятий налогового контроля, применяемых налоговыми инспекциями является истребование документов и информации, путем направления соответствующих требований и поручений. Некоторые аспекты правого регулирования данного вида полномочий налоговых органов мы осветим в настоящей статье.

В соответствии со ст. 31 НК (Налогового Кодекса) РФ налоговые органы вправе требовать в соответствии с законодательством о налогах и сборах от налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента документы по формам и (или) форматам в электронном виде, установленным государственными органами и органами местного самоуправления, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов.

Налоговый кодекс предусматривает, что документы могут быть истребованы как в рамках проведения налоговой проверки: должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы (ст. 93 НК РФ). Так и за рамками налоговой проверки: должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у контрагента или у иных лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), эти документы (информацию). (Ст. 93.1 НК РФ).

Рассмотрим каждый их этих вариантов.

1.) Истребование документов в рамках проведения налоговой проверки:

В соответствии со ст. 93 НК РФ, требование о предоставлении документов может быть направлено только лицом, осуществляющим налоговую проверку в рамках проведения этой налоговой проверки. В соответствии со ст. 87 НК РФ, налоговые органы проводят следующие виды налоговых проверок налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов: 1) камеральные налоговые проверки; 2) выездные налоговые проверки.

В соответствии со ст. 88 НК РФ,камеральная налоговая проверка проводится уполномоченными должностными лицами налогового органа в соответствии с их служебными обязанностями без какого-либо специального решения руководителя налогового органа в течение трех месяцев со дня представления налогоплательщиком налоговой декларации (расчета).

Минфин России в Письме от 15.04.2010 N 03-02-08/24 сообщает, что указанный в п. 2 ст. 88 НК РФ срок камеральной проверки является максимальным. Кроме того, как отмечается в Письме Минфина России от 18.02.2009 N 03-02-07/1-75, поскольку НК РФ не предусмотрено продление камеральной налоговой проверки, следовательно, максимальный срок ее проведения установлен в три месяца со дня представления в налоговый орган налоговой декларации (расчета).

Президиум ВАС РФ в Постановлении от 17.11.2009 N 10349/09 по делу N А40-53471/08-118-252 указал на то, что в установленный для проведения камеральной налоговой проверки трехмесячный срок налоговый орган обязан осуществить проверочные мероприятия в отношении принятой им налоговой декларации.

Таким образом, налоговым законодательством прямо предусмотрено, что срок камеральной налоговой проверки ограничен тремя месяцами с момента предоставления налогоплательщиком соответствующей декларации, в течении которых и могут быть проведены контрольные мероприятия (в том числе и истребование документов).

В соответствии со ст. 89 Налогового кодекса РФ выездная налоговая проверка проводится на территории (в помещении) налогоплательщика на основании решения руководителя (заместителя руководителя) налогового органа.Выездная налоговая проверка не может продолжаться более двух месяцев. Указанный срок может быть продлен до четырех месяцев, а в исключительных случаях — до шести месяцев. За это время сотрудниками налоговой службы должны быть проведены все мероприятия налогового контроля.

Проведение мероприятий налогового контроля за рамками срока выездной проверки в некоторых случаях приводит к тому, что полученные в ходе этих мероприятий доказательства признаются недопустимыми (п. 4 ст. 101 НК РФ). Согласно пп. 11 п. 1 ст. 21 НК РФ налогоплательщики имеют право не выполнять неправомерные акты и требования налоговых органов, иных уполномоченных органов и их должностных лиц, не соответствующие НК РФ или иным федеральным законам.

Соответственно, требования о предоставлении документов, направленные налоговыми органами за пределами срока проведения камеральной, либо выездной налоговой проверки, при отсутствии решения о проведении дополнительных мероприятий налогового контроля, принятого в соответствии с п. 6 ст. 101 Налогового кодекса РФ являются незаконными.

Пунктом 7 ст. 88 НК РФ предусмотрено, что при проведении камеральной проверки налоговый орган не вправе истребовать у налогоплательщика дополнительные сведения и документы, если иное не предусмотрено данной статьей Кодекса или если представление таких документов вместе с налоговой декларацией не предусмотрено Кодексом. Таким образом, налоговый орган при проведении камеральной проверки вправе истребовать у налогоплательщика дополнительные сведения и документы только в случаях, предусмотренных ст. 88 Налогового Кодекса.

Перечень таких случаев установлен пунктами 6, 8, 9, 11 ст. 88 НК РФ:

документы, подтверждающие право налогоплательщиков на налоговые льготы
документы, подтверждающие в соответствии со статьей 172 НК РФ правомерность применения налоговых вычетов.
документы, являющиеся основанием для исчисления и уплаты налогов, связанных с использованием природных ресурсов
при проведении камеральной налоговой проверки налоговой декларации (расчета) по налогу на прибыль организаций, налогу на доходы физических лиц участника договора инвестиционного товарищества сведения о периоде его участия в таком договоре, о приходящейся на него доле прибыли (расходов, убытков) инвестиционного товарищества.
при проведении камеральной налоговой проверки по консолидированной группе налогоплательщиков

Согласно п. 12 ст. 89 НК РФ при проведении выездной налоговой проверки у налогоплательщика могут быть истребованы необходимые для проверки документы в порядке, установленном ст. 93 НК РФ. В соответствии со ст. 93 НК РФ, требование о представлении документов может быть передано руководителю (законному или уполномоченному представителю) организации или физическому лицу (его законному или уполномоченному представителю) лично под расписку или передано в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Если указанными способами требование о представлении документов передать невозможно, оно направляется по почте заказным письмом и считается полученным по истечении шести дней с даты направления заказного письма.
Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней (20 дней — при налоговой проверке консолидированной группы налогоплательщиков) со дня получения соответствующего требования.

Если налогоплательщик не представил истребуемые документы, или представил их не в установленные сроки, то это признается налоговым правонарушением, что влечет ответственность, предусмотренную ст. 126 НК РФ (двести рублей за каждый не представленный документ). Кроме того, в данном случае должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, имеет право произвести выемку необходимых документов в порядке, предусмотренном ст. 94 НК РФ (п. 4 ст. 93 НК РФ).

В ходе проведения налоговой проверки, иных мероприятий налогового контроля налоговые органы не вправе истребовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного проверяемого лица. Указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы ранее представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращаемых впоследствии проверяемому лицу, а также на случаи, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие непреодолимой силы (п. 5 ст. 93 НК РФ).

2.) Истребование документов за рамками проведения налоговой проверки

Если налоговая проверка не проводится, но у налоговых органов возникает необходимость получения информации относительно конкретной сделки, то должностное лицо налогового органа вправе истребовать эту информацию у участников этой сделки или у иных лиц, располагающих информацией об этой сделке.

На основании ст. 93.1 НК РФ налоговые органы могут истребовать любые ранее не представлявшиеся документы по конкретной сделке. Перечень документов, которые налоговый орган вправе истребовать в порядке ст. 93.1 НК РФ, законодателем не ограничен. При этом в ст. 93.1 НК РФ нет ограничений на получение информации вне проверки и по периоду, к которому относится данная информация.

В п. 3 ст. 93.1 НК РФ установлено, что налоговый орган, осуществляющий налоговые проверки или иные мероприятия налогового контроля, направляет письменное поручение об истребовании документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), в налоговый орган по месту учета лица, у которого должны быть истребованы указанные документы (информация).

При этом в поручении указывается, при проведении какого мероприятия налогового контроля возникла необходимость в представлении документов (информации). А при истребовании информации относительно конкретной сделки указываются также сведения, позволяющие ее идентифицировать.

Судебная практика исходит из того, что в данном случае является обязательным указание в поручении об истребовании документов (информации) на получение информации по конкретной сделке сведений, позволяющих идентифицировать эту сделку. В случае если требование о предоставлении документов (информации) не содержит указаний на конкретную сделку, относительно которой истребуется информация, такое требование является незаконным. (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 10.03.2010 N А56-41688/2009, Определение ВАС РФ от 11.06.2010 N ВАС-7438/10).

Истребование документов является чрезвычайно важным правомочием налоговых органов и одним из самых эффективных мероприятий налогового контроля, как по частоте использования, так и с позиции получения необходимой налоговым органам информации. Налогоплательщикам следует с особенным вниманием подходить к вопросу предоставления документов налоговым органам, поскольку далеко не всегда требования налоговых органов являются законными и подлежащими исполнению.

Требование о представлении документов (информации)

Форма требования о представлении документов (информации) утверждена приказом ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/[email protected] Она используется как при истребовании документов в рамках проведения налоговой проверки (камеральной или выездной) в отношении самого налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента), так и при истребовании документов (информации) о его контрагентах в порядке, предусмотренном статьей 93.1 НК РФ.

В требовании должны быть указаны подробные данные

, позволяющие идентифицировать запрашиваемые документы и определить их количество. Такими данными, в частности, являются:

одновременное указание наименования документа и его реквизитов (даты составления, номера, наименования организации или фамилии, имени, отчества лица, от имени которого составлен документ);
одновременное указание наименования документа и иных его индивидуализирующих признаков. Если законодательством предусмотрено ведение (заполнение) конкретного документа в течение определенного периода времени (как, например, книги покупок или книги продаж), в качестве иного индивидуализирующего признака документа в требовании может быть указан период, к которому относится данный документ.

Если запрашиваются документы или информация, касающиеся взаимоотношений с контрагентом, в требовании должны быть дополнительно указаны:

наименование лица (контрагента), о котором запрашиваются сведения, его ИНН и КПП;
мероприятие налогового контроля, при проведении которого возникла необходимость в запросе документов (информации);
реквизиты поручения соответствующего налогового органа (налогового органа, проводящего проверку самого контрагента) об истребовании документов (информации). Копия этого поручения об истребовании документов (информации) должна прилагаться к требованию о представлении документов (инфор-мации), направляемому налогоплательщику (п. 4 ст. 93.1 НК РФ).

Права и обязанности налоговых органов при истребовании информации о налогоплательщике

Права налоговых органов изложены в статье 31 Налогового кодекса РФ, которая содержит объемный по своему содержанию перечень прав при проведении мероприятий налогового контроля (в частности налоговых проверок).

В отношении процедуры истребования документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов или налоговом агенте или конкретной сделке, у налоговиков есть право при необходимости ознакомиться и с подлинниками запрашиваемых документов. Если такая мера применяется в рамках выездной налоговой проверке, то ознакомление с оригиналами таких документов осуществляется строго на территории проверяемого налогоплательщика (см. ст.89 Налогового кодекса РФ).

Стоит отметить, что в Налоговом кодексе РФ не предусмотрена обязанность налоговых органов возвращать представленные на их требование копии документов о налогоплательщике (см. Письмо ФНС России от 12.07.2007 № 03-02-07/1-327).

Оригиналы документов, копии которых были предоставлены проверяемым лицом в налоговый орган, могут быть изъяты последним на основании статьи 94 Налогового кодекса РФ (но только в случаях, прямо предусмотренных п.8 ст.94 Налогового кодекса РФ).

Налоговый орган обязан в своем требовании указывать подробное наименование и количество запрашиваемых у налогоплательщика документов, относящихся к предмету проверки, ведь размер штрафа за не представление того или иного документа налагается за каждый непредставленный налогоплательщиком документ, и в совокупности складывается из общего числа непредставленных документов.

Способы вручения требования о представлении документов (информации)

Требование о представлении документов может быть вручено руководителю (законному или уполномоченному представителю) организации или физическому лицу (его законному или уполномоченному представителю) лично под расписку или передано в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (п. 1 ст. 93 НК РФ).

Порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утверждены приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/[email protected]

Если требование о представлении документов невозможно вручить налогоплательщику лично или передать в электронном виде, оно направляется ему по почте заказным письмом и считается полученным по истечении шести дней с даты направления заказного письма (п. 1 ст. 93 НК РФ). Напомним, что до 2 сентября 2010 года при истребовании документов в рамках налоговой проверки самого налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента) единственным допустимым способом направления данного требования являлось исключительно его вручение. В то же время при запросе документов у контрагентов предусматривалось направление такого требования, то есть его вручение лично или пересылка по почте.

Форма представления требуемых документов

Действующее налоговое законодательство РФ, помимо порядка и оснований для представления дополнительных документов в допустимые сроки, также устанавливает и возможные формы, в которых данные бумаги могут быть представлены.

Наиболее распространенными формами является письменная, с личным посещением налоговых органов, и электронная. Письменная форма допускает передачу абсолютно любых документов, истребованных налоговыми органами. Электронная форма, в свою очередь, действует только на некоторые виды налоговых бумаг.

Налогоплательщик может отправить документы, входящие в список допустимых, по электронной форме, в том случае, если эти документы соответствуют всем установленным требованиям и предусмотренным форматам.

Помимо этого, электронная форма представления предусматривает и обязательное наличие соответствующей электронной подписи. Как правило, электронной подписью на предприятии, либо в учреждении, наделяются сотрудники бухгалтерии, либо иные уполномоченные лица. Именно они могут осуществить передачу электронного документа налоговому органу, который истребовал его.

Обязательная письменная форма установлена у определенных документов, список которых был утвержден соответствующим нормативно-правовым актом.

Это значит, что правомерную передачу данного документа можно осуществить, лишь посетив соответствующее отделение налоговой инспекции в установленный срок.

В тех случаях, когда определенный документ предусматривает возможность его представления в налоговые органы в электронном виде, но он был составлен и оформлен без соблюдения установленных форматов, единственной доступной формой передачи останется письменная.

Если была выбрана обычная форма представления документа, налогоплательщик лично, либо через своего официального представителя или налогового агента, в установленный срок, должен передать документ в соответствующий отдел налоговой инспекции. При этом ему обязательно должна быть выдана отметка о принятии документа, которая сможет подтвердить его своевременную сдачу.

Представление истребованных документов

Документы, которые были запрошены в ходе проведения выездной или камеральной налоговой проверки (то есть согласно статье 93 НК РФ), должны быть представлены в налоговый орган в течение 10 дней

со дня получения соответствующего требования (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Лицо, получившее требование о представлении документов (информации) о контрагенте, обязано исполнить его в течение пяти дней

со дня получения (п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Если указанное лицо не располагает запрашиваемыми документами (информацией), оно должно сообщить об этом в налоговый орган в пятидневный срок со дня получения требования.

Как получить отсрочку представления истребованных документов

Нередко объем запрошенных документов бывает настолько большим, что налогоплательщик не успевает представить их в установленный 10-дневный или 5-дневный срок. В подобной ситуации он вправе ходатайствовать об отсрочке. Для этого в течение дня, следующего за днем получения требования о подаче документов (информации), необходимо письменно уведомить должностных лиц налогового органа о невозможности представить документы в установленные сроки. Кроме того, следует указать причины, по которым запрошенные документы не могут быть представлены в оговоренные сроки, и назвать сроки, когда налогоплательщик сможет их представить (п. 3 ст. 93 и п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

В течение двух дней со дня получения такого уведомления руководитель (заместитель руководителя) налогового органа вправе продлить сроки представления документов или отказать в продлении сроков. Принятое решение оформляется соответствующим документом и доводится до сведения налогоплательщика.

При рассмотрении вопроса о продлении срока представления документов руководитель (заместитель руководителя) налогового органа принимает во внимание следующие факторы:

причины, указанные налогоплательщиком, по которым он не может представить истребуемые документы в установленные сроки;
объем (количество) запрошенных документов (с учетом практики представления документов данным налогоплательщиком при проведении предыдущих налоговых проверок);
сроки, предложенные налогоплательщиком, в течение которых он сможет представить указанные документы;
факты ненадлежащего исполнения налогоплательщиком обязанностей при проведении данной налоговой проверки и предыдущих проверок.

Обратите внимание: даже если руководитель (заместитель руководителя) налогового органа решит продлить срок представления документов, он не обязан предоставлять отсрочку именно на тот срок, о котором просил налогоплательщик.

Если выездная налоговая проверка приостановлена

Руководитель (заместитель руководителя) налогового органа вправе приостановить проведение выездной

налоговой проверки для получения информации от иностранных государственных органов, перевода на русский язык документов, составленных на иностранных языках, истребования документов у контрагентов проверяемого лица, проведения экспертиз и других необходимых мероприятий.

В период, на который приостановлена выездная налоговая проверка, налоговый орган не вправе запрашивать какие-либо документы у проверяемого налогоплательщика (п. 9 ст. 89 НК РФ). Более того, налоговый орган обязан вернуть этому налогоплательщику все подлинники документов, истребованные во время проверки (за исключением документов, полученных в ходе выемки), и приостановить все свои действия на территории и в помещениях налогоплательщика, связанные с налоговой проверкой.

Таким образом, на период приостановления выездной налоговой проверки срок исполнения требования о представлении документов (информации), не истекший к началу действия приостановления, также приостанавливается до принятия решения о возобновлении проведения выездной налоговой проверки.

Если истек срок проведения налоговой проверки

Допустим, проверяемый налогоплательщик (плательщик сборов, налоговый агент) получил требование о представлении документов (информации) незадолго до окончания камеральной или выездной

налоговой проверки. Если к моменту окончания налоговой проверки срок представления документов, указанный в требовании, еще не истек, после завершения проверки такое требование исполнению не подлежит.

Аналогично налогоплательщик (плательщик сборов, налоговый агент), в отношении которого проводится налоговая проверка, вправе не исполнять требование о представлении документов (информации) в следующих случаях:

если налоговый орган запрашивает документы для проведения камеральной налоговой проверки, однако срок проведения данной проверки уже истек;
если истек предельный срок проведения выездной налоговой проверки, установленный в пункте 6 статьи 89 НК РФ. Выездная налоговая проверка не может продолжаться более двух месяцев. Указанный срок может быть продлен до четырех месяцев, а в исключительных случаях — до шести месяцев.

В каком виде и как представлять документы

Истребуемые документы могут быть представлены в налоговый орган лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом или переданы в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Это указано в пункте 2 статьи 93 НК РФ. Любым из перечисленных способов представляют документы (информацию) и те лица, у которых запрашиваются сведения об их контрагентах (абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Представление документов на бумажном носителе.

В ответ на требование о представлении документов (информации) налогоплательщик (плательщик сборов, налоговый агент) передает налоговому органу не подлинники, а
заверенные копии
запрашиваемых документов. Копии документов заверяются самим проверяемым лицом (лицом, у которого истребованы сведения о взаимоотношениях с контрагентом). При необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов (абз. 5 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Отметим, что до 2 сентября 2010 года непосредственно в пункте 2 статьи 93 НК РФ было указано, как организациям

следовало заверять копии документов, представляемых в налоговый орган. Копии документов заверялись подписью руководителя (заместителя руководителя) или иного уполномоченного лица и печатью организации. Несмотря на исключение данной нормы из НК РФ, в порядке заверения копий документов, представляемых по запросу налогового органа, ничего не изменилось. Причем аналогичная норма о том, как организациям заверять копии документов, сохранилась в форме требования о представлении документов (информации).

По-прежнему налоговые органы не могут требовать, чтобы копии представляемых документов были удостоверены нотариально, если такое удостоверение не предусмотрено законодательством РФ (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Представление документов в электронном виде.

Если истребуемые у налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента) документы составлены в электронном виде по установленным форматам, он может направить их в налоговый орган в электронном виде по ТКС (абз. 3 п. 2 ст. 93 НК РФ). Такая возможность появилась с 2 сентября 2010 года. При этом под установленными форматами следует понимать форматы документов в электронном виде, которые утверждены федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, то есть ФНС России.

Как только Порядок направления требования о представлении документов (информации) и Порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденные приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/[email protected], вступят в силу и будут установлены форматы документов в электронном виде, налогоплательщики смогут выбирать способ представления истребуемых документов — на бумажном носителе (в виде заверенных копий) или в электронном виде. Причем выбор будет именно у налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента). Налоговые органы не вправе требовать от налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента) представления документов исключительно в электронном виде.

Обратите внимание

Как заверить копию многостраничного документа?

В Налоговом кодексе нет прямого ответа на данный вопрос. Исходя из практики налоговых органов, можно назвать два допустимых варианта заверения копий многостраничных документов:

заверять каждую страницу копии такого документа;
прошить весь документ, последовательно пронумеровать все его листы и заверить документ в целом (указав общее количество листов в прошитой пачке).

Однако при выборе второго варианта следует учитывать толщину пачки, качество бумаги и прочность материала, используемого для прошивки (шпагат, бечевка и т. д.). Ведь сотрудники налогового органа будут работать с копией такого документа, в том числе знакомиться с его содержанием, копировать или сканировать его. Таким образом, при прошивке копии многостраничного документа необходимо:

обеспечить возможность свободного чтения всех реквизитов документа (в том числе резолюций, виз и иных отметок на полях);
исключить возможность механического разрушения (расшивки) прошитой пачки при работе с ней;
обеспечить возможность свободного копирования (сканирования) каждого листа документа в прошитой пачке

Однако налогоплательщики смогут представлять истребуемые документы в электронном виде (например, счета-фактуры) только после того, как будет утвержден и начнет действовать еще и порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением электронной цифровой подписи (ЭЦП). Этот порядок должен установить Минфин России (п. 9 ст. 169 НК РФ).

(статья 93.1 Налогового кодекса РФ)

Как отмечалось в самом начале обсуждения темы истребования документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов, плательщике страховых взносов и налоговом агенте или информации о конкретных сделках, порядок оформления процедуры истребования регламентирован статьей 93.1 Налогового кодекса РФ.

Необходимость в истребовании документов (информации) о налогоплательщике рождается при рассмотрении материалов налоговой проверки и на основании решения руководителя налоговой инспекции, назначившего проведение дополнительных мероприятий налогового контроля.

Как уже отмечалось в начале рассматриваемой темы, налоговый орган должен направить поручение об истребовании документов и информации) о налогоплательщике или конкретной сделке в налоговую инспекцию по месту регистрационного учета налогоплательщика, осуществляющую налоговую проверку. С момента получения такого поручения, проверяющая налоговая в течение пяти дней обязана направить проверяемому налогоплательщику требование об истребовании документов (информации). К требованию должна быть приложена копия поручения об истребовании документов (информации).

Зачастую налоговые органы вручают требование об истребовании документов (информации) под расписку налогоплательщика, которому адресовано такое требование. Статья 93 Налогового кодекса РФ какого-либо специального указания по способу вручения требования налогоплательщику не содержит.

В соответствии с налоговым законодательством РФ, отправленный налоговым органом путем почтовой связи документ считается полученным через шесть дней со дня его направления, и такое правило действует только в специально оговоренных Налоговым кодексом РФ случаях (см., например, абз. 3 п. 3 ст. 46, п. 5 ст. 68, абз. 2 п. 6 ст. 69, абз. 2 п. 5 ст. 100 НК РФ). Статья 93 Налогового кодекса РФ такой оговорки не содержит.

Налогоплательщик, получив такое требование обязан исполнить его в течение пяти рабочих дней, либо в течение такого же срока может сообщить о невозможности представления запрашиваемых документов (информации), об этом гласит п.5 ст.93.1 Налогового кодекса РФ. Налоговый орган вправе продлить срок представления истребуемых документов на основании соответствующего заявления налогоплательщика. Документы, истребуемые налоговым органом, предоставляются налогоплательщиком в виде заверенных копий, в том числе подписью руководителя проверяемого налогоплательщика юридического лица и печатью.

Истребуемые документы (информация) предоставляется в налоговый орган либо лично проверяемым налогоплательщиком либо посредством представителя, а также направляются заказным письмом по почте. Налоговое законодательство допускает направление истребуемых документов (информации) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

Если налогоплательщик предоставляет документы на бумажном носителе, ему необходимо представить в налоговый орган копии истребуемых документов, заверенных проверяемым налогоплательщиком. Не правомерно со стороны налогового органа требование в представлении нотариально заверенных копий истребуемых документов. Сами листы представляемых на бумажном носителе документов, нумеруются и прошиваются согласно требованиям, содержащимся в Письмах ФНС России от 02.08.2005 № 01 2 04/1087 и Министерства финансов РФ от 01.02.2010 № 03 02 07/1-35.

В случае предоставления налогоплательщиком истребуемых документов в электронном виде, отправить их необходимо по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика. Истребуемые документы, подготовленные налогоплательщиком на бумажном носителе, могут быть отсканированы и представлены в налоговый орган в электронной форме и также посредством телекоммуникационных каналов связи или через личный кабинет налогоплательщика. Если налогоплательщик направляет в налоговый орган истребуемые документы, подготовленные в электронной форме, их необходимо заверить электронной цифровой подписью проверяемого налогоплательщика или же его представителя. После получения копий истребуемых документов от налогоплательщика, налоговый орган обязан проверить их на наличие и содержание, и, в случае необходимости, вправе ознакомиться с оригиналами таких документов. Кстати, согласно Письма ФНС России от 12.07.2007 № 03 02 07/1-327 налоговый орган не обязан возвращать налогоплательщику представленные им копии истребуемых документов.

Следует обратить внимание, что неправомерное несообщение (несвоевременное сообщение) истребуемой информации может быть признано налоговым правонарушением и может повлечь ответственность налогоплательщика в порядке ст.129.1 Налогового кодекса РФ (см. абз.2 п.6 ст.93.1 Налогового кодекса РФ).

Приказ ФНС России от 25 декабря 2006 года № САЭ-З-06/[email protected] «Об утверждении форм документов, применяемых при проведении и оформлении налоговых проверок; Оснований и порядка продления срока проведения выездной налоговой проверки; Порядка взаимодействия налоговых органов по выполнению поручений об истребовании документов; требований к составлению акта налоговой проверки» определяет порядок взаимодействия налоговых органов по выполнению поручений об истребовании документов (информации) о налогоплательщике.

Ответственность за непредставление истребованных документов

Ответственность проверяемого лица.

Отказ проверяемого лица (налогоплательщика, плательщика сборов, налогового агента) от представления
документов
, запрашиваемых в ходе проведения налоговой проверки, или непредставление указанных документов в установленные сроки признается налоговым правонарушением (п. 4 ст. 93 НК РФ). За совершение такого правонарушения предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Поскольку штраф взимается за каждый непредставленный документ, налогоплательщик (плательщик сборов, налоговый агент) привлекается к ответственности, только если из требования о представлении документов (информации) можно четко установить точное количество запрашиваемых документов. В противном случае (например, если формулировки в требовании не позволяют точно определить, какие именно документы запрашиваются) налогоплательщика нельзя привлечь к ответственности, предусмотренной пунктом 1 статьи 126 НК РФ.

Отказ проверяемого налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента) от представления по запросу налогового органа дополнительных сведений и объяснений

, оформляемых в произвольной форме в виде различных расчетов, списков, перечней, сводных таблиц и др., а также их несвоевременное представление не могут являться основанием для привлечения налогоплательщика к налоговой ответственности на основании пункта 1 статьи 126 НК РФ.

Ответственность контрагента.

Непредставление налоговому органу сведений о налогоплательщике, выразившееся в отказе
организации
представить по запросу налогового органа имеющиеся у нее
документы
, содержащие сведения о другом налогоплательщике, влечет взыскание штрафа в размере 10 000 руб. (п. 2 ст. 126 НК РФ). Штраф в размере 10 000 руб. взыскивается также за уклонение от представления указанных документов либо представление документов с заведомо недостоверными сведениями. Эти меры ответственности распространяются на контрагентов — юридических лиц, у которых налоговый орган истребует документы о деятельности другого проверяемого налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента) в соответствии со статьей 93.1 НК РФ.

Неправомерное несообщение (несвоевременное сообщение) контрагентом или иным лицом сведений

о деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента), которые в соответствии с НК РФ он должен сообщить налоговому органу, влечет ответственность в виде штрафа в размере 5000 руб. (п. 1 ст. 129.1 НК РФ). За повторное совершение такого же правонарушения в течение календарного года предусмотрен штраф в повышенном размере — 20 000 руб. (п. 2 ст. 129.1 НК РФ).

Административная ответственность.

В дополнение к ответственности, предусмотренной в НК РФ, должностные лица (как правило, руководитель) организации-нарушителя привлекаются еще и к административной ответственности. Они могут быть оштрафованы на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ). Указанный штраф взыскивается за непредставление в налоговые органы в установленный срок (отказ от предоставления, предоставление в неполном объеме или в искаженном виде)
документов и (или) иных сведений
, необходимых для осуществления налогового контроля. Следовательно, данная мера административной ответственности применяется как в ситуации, когда истребуемые документы не представил проверяемый налогоплательщик (плательщик сборов, налоговый агент), так и в ситуации, когда запрошенные документы или информацию не представил контрагент или иное лицо, располагающее такими документами (информацией).

Права и обязанности налогоплательщика при истребовании документов

Рассматривая права налогоплательщика можно прийти к выводу, что Налоговое законодательство как таковых оснований для отказа в исполнении требования об истребовании документов, не содержит. Однако налогоплательщик вправе отказать налоговому органу в предоставлении тех документов, которые не относятся к предмету проверки. Наложить на налогоплательщика штраф по п. 1 ст. 126 НК РФ налоговому органу в таком случае не удастся. Также налогоплательщик вправе не исполнять требование налогового органа, если точное количество запрашиваемых документов не указано. Но такие «права» скорее можно назвать возможностью налогоплательщика обосновать свой отказ от исполнения полученного требования, поскольку действующий Налоговый кодекс РФ содержит достаточно жесткие требования к оформлению требований, поручений и запросов налоговиков, не соблюдение которых может повлиять на результат налоговой проверки.

Главной обязанностью налогоплательщика, получая любое требование налогового органа в предоставлении документов – его исполнение. Налоговый кодекс не содержит оснований для не исполнения такого требования. В свою очередь, п. 1 ст. 126 Налогового кодекса РФпредусматривает ответственность налогоплательщика за непредставление истребуемых документов: 50 руб. за каждый непредставленный документ, и 5000 руб. – за отказ в их представлении в целом.

Ограничения на повторное истребование документов

Начиная с 2010 года в ходе проведения налоговой проверки и иных мероприятий налогового контроля налоговые органы не вправе повторно истребовать у проверяемого лица документы, которые он уже представлял в налоговые органы при проведении в отношении него самого

камеральных или выездных налоговых проверок (п. 5 ст. 93 НК РФ). Ограничение не распространяется на две ситуации:

если проверяемое лицо представляло в налоговый орган подлинники документов, которые впоследствии налоговый орган возвратил проверяемому лицу;
если документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие обстоятельств непреодолимой силы.

С 1 января 2011 года ограничение на повторное истребование документов распространяется также на документы, которые по запросу налогового органа представляют контрагенты и иные лица, располагающие документами о проверяемом налогоплательщике (абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Данное ограничение применяется в отношении документов, представляемых в налоговые органы после 1 января 2011 года.

Следовательно, в 2011 году контрагент или иное лицо, располагающие документами о деятельности проверяемого налогоплательщика, вправе не представлять документы по запросу налогового органа, если эти документы контрагент уже представлял в рамках камеральной или выездной налоговой проверки, проводимой в отношении самого контрагента как налогоплательщика

(плательщика сборов, налогового агента). Получается, что ограничение на повторное истребование документов не распространяется на случаи, когда документы представлялись ранее в налоговый орган по требованию, выданному в соответствии со статьей 93.1 НК РФ.

Вместе с тем категория контрагентов и иных лиц, располагающих документами (информацией) о деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента), достаточно искусственна. Помимо статьи 93.1 НК РФ, в других статьях Налогового кодекса она не упоминается, то есть носит скорее технический характер и использована для удобства изложения данной нормы. Поэтому указанная категория может быть сведена к следующим группам лиц:

налогоплательщики (плательщики сборов, налоговые агенты);
органы государственной власти и местного самоуправления (например, органы, осуществляющие регистрацию физических лиц по месту жительства, адвокатские палаты субъектов РФ, органы, ответственные за ведение кадастрового учета), учреждения, организации и должностные лица, указанные в статье 85 НК РФ.

Таким образом, по мнению автора, для применения ограничения на повторное истребование документов не имеет значения качество, в котором выступало лицо, уже представлявшее истребуемый документ, — представляло ли оно документы как проверяемое лицо или как контрагент о другом проверяемом налогоплательщике.

Предоставляем отчётность: за какой срок?

В соответствии с налоговым кодексом, налогоплательщик обязан хранить документы, которые использовал для составления налоговой отчётности, в течение 1095 дней со дня её предоставления. В категорию таких документов входят:

первичные бумаги
регистры бухгалтерского учёта
документы с финансовой отчётностью
и прочие документы, где зафиксированы исчисление и уплата налогов, ведение которых предусмотрено законом/li>

По истечении 1095 дня даже неуничтоженные документы не могут являться основанием для вынесения решения налоговой комиссии, и потому нет никакого смысла хранить их дольше положенного. Исключением являются только случаи, когда «срок годности» документов истекает во время обжалования решения, принятого по ним или судебного разбирательства. В таком случае стоит отложить процедуру уничтожения документов и дождаться возможной налоговой проверки.

Собираясь избавиться от каких-либо бумаг, уточните, не понадобятся ли они вам для налоговой проверки

Продление налоговой проверки

В общем случае выездная налоговая проверка продолжается 2 месяца. В некоторых случаях этот срок может быть увеличен до 4 месяцев, а в соответствии с п. 6 ст. 89 НК РФ – до 6 месяцев. Но для этого должны быть веские причины.

В ФНС России от 25.12.2006 г. N САЭ-3-06/[email protected] в качестве оснований для продления сроков проведения проверки названы следующие обстоятельства:

проведение проверок крупнейших налогоплательщиков
получение в ходе выездной (повторной выездной) налоговой проверки информации, которая свидетельствует о наличии у налогоплательщика нарушений законодательства о налогах и сборах и требует дополнительной проверки
наличие форс-мажорных обстоятельств (затопление, наводнение, пожар и т.п.) на территории, где проводится проверка.

Проверка общих документов

Перечень общих документов, которые необходимо запросить, проверить и проанализировать в ходе проверки, приведен в Методических рекомендациях по организации выездных проверок плательщиков страховых взносов, утвержденных распоряжением правления ПФР от 11 мая 2010 г. № 127Р. Перечень весьма внушительный.

Учредительные документы необходимы для того, чтобы определить, применяют ли проверяемые льготные виды деятельности (IТ-компании, организации инвалидов и т. п.). Также на основании учредительных документов контролеры изучат порядок выплаты дивидендов (они, как известно, не облагаются страховыми взносами, т. к. не связаны ни с трудовыми, ни с гражданско-правовыми отношениями (ст. 7 Закона № 212-ФЗ)).

Кроме того, на основании учредительных документов будет проверено наименование компании и ее адрес.

Учетная политика, действующая в отчетном периоде, необходима для установления перечня документов, на основании которых ведется учет, а также регистров бухгалтерского и налогового учета. При проведении проверки контролеры могут запросить их.

Расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное и медицинское страхование за проверяемый период. Контролеры сверят информацию, содержащуюся в отчетах, а также сопоставят ее с имеющимися первичными документами.

Особые правила
В Законе № 212-ФЗ не сказано, какие конкретно документы будут требовать у проверяемого лица для проведения выездной проверки. Однако определено, что сотрудники фонда вправе запрашивать документы неограниченное число раз. В то время как при налоговых выездных проверках чиновники не могут запрашивать документы, которые ранее уже были представлены.

Книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций за проверяемый период. Как известно, «упрощенцы» с 2010 года являются плательщиками страховых взносов на обязательное страхование, поэтому данные книги-регистры подтвердят начисление и выплату вознаграждений работникам, заключившими трудовые или гражданско-правовые договоры с компанием-работодателем, применяющей УСН.

Бухгалтерская отчетность плательщика страховых взносов за проверяемый период необходима для сопоставления информации о задолженности фирмы во внебюджетные фонды, отраженной в бухгалтерском балансе и отчетах в фонды. Также не следует забывать, что в бухгалтерскую отчетность включаются годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения. Из указанных документов можно почерпнуть много полезной информации о выплатах персоналу вместе с начислениями. Например, составляющей информации о связанных сторонах, раскрываемой в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности в соответствии с ПБУ 11/2008 «Информация о связанных сторонах», являются сведения о выплатах основному управленческому персоналу и начисления на эти выплаты (п. 12 ПБУ 11/2008).

Регистры бухгалтерского и налогового учета за проверяемый период, в том числе главные книги, журналы учета хозяйственных операций, журналы-ордера, ведомости, аналитические карточки. Все указанные документы контролеры будут запрашивать, почерпнув их перечень из учетной политики и опираясь на типовой документооборот, который образуется при автоматизированном способе ведения учета. В данных регистрах ревизоры будут изучать и анализировать информацию в поисках методов ухода от начисления страховых взносов («зарплатных схем»).

Трудовые договоры – в первую очередь проверяются даты приема на работу, а также оклады, надбавки и премии. Эти сведения необходимы для проверки полноты начисления и своевременности перечисления страховых взносов. Если какие-либо выплаты не поименованы в трудовом договоре, это не является основанием для ухода от начисления взносов. Обратите внимание, что облагаются страховыми взносами все выплаты, произведенные в рамках трудовых отношений (ст. 7 Закона № 212-ФЗ).

Гражданско-правовые договоры (контракты) с физическими лицами, действовавшие в проверяемом периоде. В таких договорах кроме сумм вознаграждения будет внимательно изучаться предмет договора: относится он к договорам на оказание услуг (выполнение работ) или к передаче имущественных прав, например, договору аренды. Если предметом договора является аренда автомобиля с экипажем, то сумму вознаграждения необходимо разделить на две части: одна часть – непосредственно аренда, а вторая – вознаграждение экипажу. Если этого не будет сделано, то взносы будут начислены на всю сумму (письмо Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 г. № 550-19).

Кроме того, контролеры будут искать возможность переквалифицировать договор гражданско-правового характера в трудовой. Это возможно, если предмет договора прописан некорректно. А именно: договор заключен не на выполнение определенной услуги (составить бухгалтерскую отчетность, написать доклад и т. п.), а на исполнение функций (вести бухгалтерский учет, выполнять обязанности пресс-секретаря и т. д.). В соответствии с подпунктом 2 пункта 3 статьи 9 Закона № 212-ФЗ выплаты, произведенные по договорам гражданско-правового характера, не облагаются страховыми взносами, подлежащими уплате в ФСС.

Иногда вместе с договорами гражданско-правового характера контролеры требуют представить список всех лиц, работающих на основании таких договоров. Следует заметить, что вести такой список компания не обязана. Поэтому наказание за его отсутствие фирме не грозит. Но если на предприятии большой объем работ или услуг выполняется на основании договоров подряда, то такой список лучше иметь. На основании перечня легко самостоятельно проконтролировать как правильность закрытия таких договоров, так и своевременность начислений по ним.

Опасный момент
На практике фонды при проверках могут затребовать документы, которые либо не имеют права требовать, либо вообще таких не существует. Например, вместе с договорами гражданско-правового характера контролеры требуют представить список всех лиц, работающих на основании таких договоров. Вести такой список компания не обязана. Поэтому наказание за его отсутствие фирме не грозит. Ведь проверяющие не вправе требовать составление аналитических таблиц и иных документов, которые не служат для исчисления и уплаты взносов.

Акты приема-сдачи выполненных работ (оказанных услуг) необходимы для подтверждения суммы вознаграждения, а также даты сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг).

Банковские и кассовые документы за проверяемый период: выписки банка, поручения, ордера, кассовая книга, журнал кассира-операциониста, отчеты кассира, Х-отчеты, Z-отчеты и т. д. В указанных документах специалисты фондов будут искать методы ухода от официальных зарплат. Изучение движения денежных средств по расчетному счету и кассе – способ выявления сделок с «однодневками». Работа с такими компаниями – свидетельство о выдаче зарплат «в конвертах» с соответствующим уменьшением начислений страховых взносов.

Первичные документы бухгалтерского учета, подтверждающие факты осуществления предприятием хозяйственной деятельности. Перечень документов не конкретизирован, поэтому весьма обширен. Ведь к первичным можно отнести практически все документы, которые образуются в процессе документооборота в компании. Но здесь надо иметь в виду, что ревизоры могут потребовать только документы по формам, установленными государственными органами (подп.1 п. 1 ст. 29 Закона № 212-ФЗ).

Как правило, контролеров интересуют документы по подотчетным суммам (авансовые отчеты с прилагаемыми к ним документами; командировочные удостоверения, билеты, счета из гостиниц, чеки ККТ, квитанции и пр.). Цель проверки указанных документов – определить полноту отчета за выданные авансы и на разницу постараться начислить взносы. По аналогии с налоговыми проверками существует весьма успешная арбитражная практика, которая позволяет сделать вывод о том, что несвоевременный отчет по подотчетным суммам не приводит к появлению дохода у работника (постановление Президиума ВАС РФ от 3 февраля 2009 г. № 11714/08).

К проверке командировочных расходов другой подход. Если локальными нормативными актами установлены нормы проживания, то проверке подлежит фактический расход. Только фактические расходы освобождены от начисления страховых взносов, а не нормы, утвержденные в компании (письмо Минздравсоцразвития России от 11 ноября 2010 г. № 3416-19).

В отношении суточных действует общий принцип: они не облагаются страховыми взносами в сумме, утвержденные в компании.

Кроме документов, перечисленных в Методических рекомендациях, специалисты фондов требуют кадровые документы: трудовые книжки и документы по учету и движению кадров.

Трудовые книжки необходимы для сопоставления дат приема на работу, увольнения, перевода, поощрения, указанных в них, с датами, проставленными в других кадровых документах.

Важно
Специалисты фондов помимо общих документов вправе требовать кадровые документы: трудовые книжки и документы по учету и движению кадров. Трудовые книжки необходимы для сопоставления дат приема на работу, увольнения, перевода, поощрения, указанных в них, с датами, проставленными в других кадровых документах. Первичные документы по учету кадров требуются для проверки дат приема на работу, увольнения, выплаты премий и зарплаты. Чиновники налоговой, проводя выездную проверку по ЕСН, не имели таких полномочий.

Первичные документы по учету кадров (ф. Т-1 – приказ о приеме на работу, ф. Т-2 – личная карточка, ф. Т-3 – штатное расписание, ф. Т-5 и Т-5а – приказ о переводе, ф. Т-6 и Т-6а – приказ об отпуске, ф. Т-8 – приказ о расторжении трудового договора, ф. Т-11 – приказ о поощрении, ф. Т-12 – табель, ф. Т-49 – расчетно-платежная ведомость), и иные документы требуются для проверки дат приема на работу, увольнения, выплаты премий и зарплаты. Иногда при проверке кадровых документов обнаруживаются и приказы в отношении работников, с которыми оформлены договоры гражданско-правового характера. Этот факт свидетельствует об уклонении от уплаты страховых взносов в полном объеме.

Суммы начисленных выплат и вознаграждений в пользу физических лиц, а также относящихся к ним страховых взносов ведутся в личных карточках (п. 6 ст. 15 и подп. 2 п. 2 ст. 28 Закона № 122-ФЗ). Поэтому личные карточки также являются объектом изучения проверяющих. Совместным письмом ПФР от 26 января 2010 г. № АД-30-24/691, ФСС РФ от 14 января 2010 г. № 02-03-08/08-56П рекомендована форма карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат (иных вознаграждений) и страховых взносов. Но компания также может применять карточку, форма которой разработана самостоятельно.

В любом случае, какие бы документы ни потребовали котроллеры, они должны соответствовать друг другу. Поэтому необходимо проверить на сопоставимость и правильность оформления все документы, которые участвуют в учете страховых взносов, до начала проверки.

Какие типы проверок существуют

Законодательство РФ предполагает 2 основных вида налоговых проверок: камеральная и выездная. Рассмотрим, каковы их основные черты и чем они отличаются друг от друга.

Выездная проверка.

Она осуществляется по месту нахождения вашей компании. То есть инспекторы выезжают к вам. В ИФНС принимается решение о том, что проверка будет проведена и создается группа проверяющих.

В ходе подобных проверок изучают, насколько правильно исчисляются и оплачиваются налоговые платежи. Проверяют чаще всего информацию за последние три года деятельности вашей компании.

Камеральная проверка.

Ее проводят непосредственно в отделе налоговой. Причем вы о ее проведении можете и не знать.

Анализу в данном случае будут подвергнуты декларации, финансовая и налоговая отчетность. Если в ходе проверки будут обнаружены недочеты и ошибки, вас об этом уведомят и попросят все исправить.

Время проведения выездных проверок

Для проведения проверок Пенсионный фонд и Фонд социального страхования разрабатывают ежегодные планы выездных проверок плательщиков страховых взносов (п. 3 ст. 33 Закона № 212-ФЗ). Фонды уже разработали план-график выездных проверок, но он не находится в свободном доступе.

При этом не надо забывать, что расчетным периодом по страховым взносам согласно ст. 10 Закона № 212-ФЗ, признается календарный год. Выездная проверка за текущий период может быть организована не ранее следующего календарного года, соответственно выездная проверка за 2010 год может быть проведена в 2011 году (письмо Минздравсоцразвития России от 26 мая 2010 г. № 1344-19).