Как правильно выставить счет на предоплату образец

Как подготовить счет на оплату аванса?

Утвержденных требований для заполнения документа нет. Однако это не означает, что каждый производитель или продавец заполняет его по-своему. В счете на оплату аванса следует указать

данные о компании: наименование, юридический адрес, реквизиты и координаты для связи;
реквизиты продавца товара или услуги;
данные покупателя: ФИО, паспорт, адрес и номер телефона;
какой товар или услуга приобретается;
количество (если продается товар оптом);
цена за единицу;
общая цена;
дата выставления счета и срок, в течение которого он должен быть оплачен.

Внимание! Дополнительно можно прописать наименование платежа, которое должно быть указано во время перечисления средств.

Документ обязательно подписывается бухгалтером или иным лицом, который имеет на это доверенность. Помимо подписи ставится ФИО подписанта. Закрепляется все печатью.

Важно учитывать, что сумму аванса необходимо фиксировать в книге продаж. После получения средств выписать счет-фактуру

. При этом на каждый полученный аванс должен составляться отдельный счет-фактура.

Заполнение реквизитов счета на предоплату

Порядок заполнения счета на предоплату для организаций и индивидуальных предпринимателей одинаковый. Первая часть счета представляет из себя таблицу, дублирующую часть банковского платежного поручения. В таблице указывается получатель, причем наименование организации может быть указано сокращенно (но как в выписке из ЕГРЮЛ), в то время как наименование индивидуального предпринимателя должно быть указано полностью, без сокращений. ИП указывают только ИНН, поле «КПП» остается свободным. Номер расчетного счета и реквизиты банка заполняются в соответствии с теми, которые предоставляет сам банк при открытии счета. Ошибка в одном из реквизитов может привести к тому, что сумма аванса не попадет на счет.

Вторая часть счета на авансовый платеж по договору (образец) также оформляется в виде таблицы, однако имеет другие поля и заполняется иначе. Эта таблица включает в себя название товара (номенклатуру), работ или услуг, ссылку на договор, в соответствии с которым производится оплата, количество товара, услуг, единицы измерения и их цену, общую стоимость по счету.

Частый вопрос, возникающий при составлении счета на предоплату (образец), заключается в том, на какую сумму выставлять счет — частичную в размере ожидаемой предоплаты либо в размере полной стоимости по договору. На практике возможны оба варианта оформления счета.

Если счет составляется на сумму предоплаты, то в наименовании товаров, работ указываются формулировки «Частичная предоплата в соответствии с договором», «Предоплата по договору» и похожие фразы. В стоимости указывается сумма, ожидаемая от контрагента в качестве предоплаты.

Когда счет формируется на всю сумму по договору, то уплата аванса может быть прописана в договоре или самом счете на оплату. Если конкретный размер предоплаты не установлен, однако такое условие оговорено и предусмотрено в договоре, то покупатель может самостоятельно определить размер аванса.

Что такое счет-фактура и нужна ли она при получении аванса?

Счет-фактура это документ, который служит основанием принятия покупателем предлагаемых продавцом сумм НДС, который взимается в соответствие с гл. 21 НК РФ.

Осуществляя деятельно по продаже товара необходимо знать, что в рамках п.2 ст. 153 Налогового кодекса РФ НДС рассчитывается сразу после того, как товар был продан (оказана работа или услуга).

В результате этого в п.1 ст. 160 НК РФ оговорены правила, который определяют срок исчисления налога от полученной суммы авансового платежа:

день, когда произошла передача товара или оказания услуги;
дата внесения полной или частичной оплаты.

Согласно вышеизложенному можно утверждать, что получив аванс, продавец обязан заплатить налог

Подготовить документ нужно в течение 5 дней после получения товара или оказания услуг. Составить документ можно через программу 1 С, или аналогичную.

Для составления через 1С необходимо:

войти в программу;
выбрать «Журналы» на верхней строке;
в открывшемся разделе выбрать «Счет-фактура выданный» ;
после откроется форма документа, в котором потребуется установить: дату, номер по порядку;
далее выбирается контрагент из списка (если он не найден, то данные потребуется внести вручную);
после войти в раздел «Корреспондентский счет» и добавить новую строку, путем кликания на флажок (или папка со звездочкой, в зависимости от версии);
из открывшегося списка выбрать необходимый товар;
проставить количество проданного товара и сумму за единицу;
после кликнуть «Печать» .

На этом процедура оформления документа не заканчивается. Последний шаг – это провести документ, чтобы он встал в книгу продаж.

Счет-фактуру следует составлять внимательно. Налоговая организация выставляет серьезные требования к нумерации таких документов. Они должны быть строго по возрастанию, даже если у продавца несколько представительств. В результате этого следует завести единый журнал, согласно которому вести учет.

Как выписать счет на аванс

Ни в одном нормативном документе не закреплена обязанность по выставлению продавцом счета на оплату. Всякий бухгалтер может самосильно решать, выставлять данный расчетный документ либо нет. Счет на оплату не является подтверждением отгрузки товара и не означает согласие клиента оплатить товар. Но некоторые организации выбирают трудиться по схеме выставление счета — выписка счета -фактуры — отгрузка товара — оформление убыточной.

Инструкция

1. Обязанность продавца выставить счет на предоплату может быть включена в договор поставки товара. В таком случае формулировка «оплата товара в течении определенного времени позже выставления счета » обозначает обязанность клиента оплатить выставленный документ в согласованные сроки. Если в договоре не предусмотрено выставление счета , оплата товара производится на основании счет-фактуры на аванс . Когда цена товара установлена в соглашении, а также прописано основание происхождения обязательств по оплате товара у покупателя — счет дозволено не выставлять. 2. Особых требований, которые предъявляются к счету на аванс нет. При его составлении усердствуйте придерживаться всеобщих расположений, которые предусмотрены при оформлении первичных документов. При выставлении счета на аванс указывайте в нем ваши реквизиты для оплаты, полное название организации, данные клиента, число товара, его цену и общую сумму для оплаты. На документе должна стоять подпись начальника организации, номер и дата выставления. Печать на счете можете не ставить. 3. Если ваша организация работает по общей схеме налогообложения и является плательщиком НДС, выделяйте в счете отдельно сумму налога. Но вычет по данному налогу вы сможете оформить только на основании счет-фактуры ст. 169 НК РФ. Т.е .счет дозволено не выставлять, а счет-фактуру надобно выписать непременно. На счете дозволено указать срок его действия. Скажем, оплата товара в течение 5 дней позже выставления счета . 4. Позже выставления счета на предоплату вы обязаны выставить на эту же сумму счет-фактуру. Данная обязанность предусмотрена п. 3 ст. 168 НК РФ.

По трудовому праву, денежные выплаты работнику надобно изготавливать 2 раза в месяц. Аванс считается заработной платой и может быть равен половине тарифной ставки за месяц. Сумма премии и поощрительных добавок при оформлении аванса не учитываются.

Инструкция

1. В первом случае для оформления аванса вам делать ничего не необходимо. Начислить и выплатить его работодатель обязан сам. Если аванс не будет выплачен, это считается нарушением трудового права и приравнивается к задержке денежных выплат. 2. Существует и 2-й метод. Если аванс вам выплачен, до заработной платы еще вдалеке, а деньги вам понадобились неотложно, то вы вновь можете оформить аванс.Для этого надобно написать заявление об оформлении вам аванса, подписать его у начальника младшего звена и заверить у основного начальника предприятия, отнести подписанное заявление в бухгалтерию.Вам оформят аванс. Он не может быть огромнее суммы, которую вы заработали до данного периода времени. То есть высчитывают заработанную вами сумму до дня добавочного аванса, высчитывают с нее теснее полученный аванс, отнимают налоговые выплаты, сумму за питание в столовой (если в вашей организации это предусмотрено). Оставшуюся сумму вам могут оформить авансом. Обратите внимание! Результат: На имя начальника организации пишете заявление в произвольной форме с просьбой: Умоляю выдать аванс в сумме (указываете нужную сумму) в счет заработной платы за октябрь 2011 г. Можете указать причину для чего вам нужны деньги (погашение кредита…Каждого 5 результатов Полезный совет Надобно грамотное заявление на возрастание аванса ). 1 год назад от Александр Михалев. На имя начальника организации пишете заявление в произвольной форме с просьбой: Умоляю выдать аванс в сумме (указываете нужную сумму) в счет заработной платы за октябрь 2011 г. Можете указать причину для чего вам нужны деньги (погашение кредита, погашение задолженности по квартплате, для оплаты лечения и пр. ) дата подпись.

Счет-фактура – это документ в бухгалтерском учете, тот, что удостоверяет фактическую отгрузку продукции либо оказание служб организации. Данный документ составляется в 2-х экземплярах (подрядчику и клиенту) и сопровождается другими документами, скажем, товарной убыточной, актом оказания служб и прочими. Счет-фактура выставляется не позже 5 дней позже отгрузки продукции (оказания служб). На основе этого документа в бухгалтерском учете формируются книги покупок и продаж.

Инструкция

1. Зайдите в программу 1С. Выберите «Журналы» на строке, находящейся вверху, дальше в открывшемся окне из списка выберите «Счет-фактура выданный». 2. Перед вами откроется электронный бланк документа. Установите дату документа, порядковый номер и выберите контрагента из списка. 3. Зайдите на вкладку «Корреспондирующие счета». Нажмите на флажок, тот, что обозначает «Новая строка» и выглядит как папка со звездочкой. 4. Из открывшегося списка номенклатуры выберите надобный вам товар (службу). Проставьте число и цену. 5. Дальше нажмите на кнопку «Печать» и получите счет-фактуру на бумажном носителе. 6. Для того дабы данная счет-фактура встала в книгу продаж, следует ее неукоснительно провести. Для этого нажмите кнопку «Провести». Обратите внимание! К правилам заполнения таких документов как счет-фактура налоговые органы предъявляют грозные требования. Нумерация должна сурово соответствовать возрастанию, даже при наличии нескольких подразделений. Для этого уместно прописать в учетной политике о резервировании номеров счет-фактур. Полезный совет Счет-фактуры дозволено заполнять на основании какого-нибудь документа (убыточной, акт оказания служб). Для этого кликните на кнопку «Основание» и выберите соответствующий документ. Позже этого данная счет-фактура механически встанет в книгу продаж.

Заключая сделку купли-продажи, юридические лица обязаны оформить ее соответствующим образом бухгалтерскими документами. Но нередко, на исходном этапе для подтверждения намерений стороны применяют документ, не относящийся к первичным бухгалтерским. Это счет на оплату , тот, что упрощает передачу информации клиенту о сумме сделки и реквизитах продавца, а потому обширно применяется на практике. Невзирая на неимение суровых требований к оформлению такого документа, рекомендуется в его оглавлении неукоснительно указать несколько основных позиций.

Инструкция

1. В первую очередь в счет е на оплату укажите полное наименование предприятия, выставляющего счет , его юридический и фактический адрес. Дальше заполните таблицу с реквизитами, скопированную из стандартного платежного поручения, для облегчения заполнения банковских документов, когда возникнет надобность произвести перечисление оговоренной суммы платежа по заключенному между сторонами договору. В ней будут указаны название предприятия-подрядчика, КПП, ИНН, наименование банка (обслуживающего организацию), расчет ный счет , БИК и корреспондентский счет . Дальше следует наименование документа “Счет” и его номер, а также дата выписки. 2. В стержневой части счет а укажите наименования предприятий, заключивших сделку купли-продажи, по порядку. Вначале “Продавец”, после этого “Клиент”. Позже этого заполните таблицу, содержащую изложение сделки. Тут осведомите перечень товаров либо служб, единицы измерения, число, цену и сумму к оплате по всякой позиции. 3. В конце таблицы укажите “Сумму каждого” по счет у, выделите НДС, подлежащий уплате в бюджет, и выведите итоговую сумму. Подлежащую перечислению сумму напишите цифрами и прописью. Подпишите документ у начальника либо основного бухгалтера. Такие подписи не являются непременными в оформлении документа, как и печать предприятия, но множество организаций оформляет счет именно так. Это главно, скорее, для внутреннего учета и разграничения ответственности между ответственными лицами предприятия-продавца. Видео по теме Обратите внимание! Обратите внимание, что счет на оплату не является бухгалтерским документом и не накладывает никаких обязательств на участников сделки, а служит только носителем информации. Следственно его невозможно будет применять в качестве довода при рассмотрении спорных моментов сделки в досудебном порядке либо во время судебных разбирательств. Полезный совет Для полноты сохранения информации о сделке вы можете указать в счете добавочные данные. Это могут быть данные соглашения (сроки поставки и оплаты счета, данные оплаты).

Счет-фактура на аванс – это документ, подтверждающий заблаговременную оплату за товар, службу либо работу. Заполнение счет-фактуры должно соответствовать статье 169 Налогового кодекса РФ. Также все авансовые фактуры следует фиксировать в книге продаж.

Вам понадобится

– счет-фактура;
– книга учета продаж.

Инструкция

1. Заполняйте на всякий проданный товар, оказанную службу либо работу отдельную счет-факту под порядковым номером, тот, что должен вестись только на авансовые фактуры. Заполнять документ дозволено только синими либо черными чернилами, без исправлений, зачеркиваний и помарок. Если вы проведете несколько товаров либо служб по одной фактуре, то вам выпишут громадный штраф. Это же расположение относится к тому случаю, если вы позабудете зафиксировать выданную авансовую фактуру в книге продаж и нагрянет проверка из налоговой инспекции. Это грозится не только штрафами, но и уголовным преследованием, а также приостановкой работы предприятия на срок до 9 месяцев. 2. В соответствующей графе напишите полное наименование своей организации, личный номер налогоплательщика. 3. В графе сведений о клиенте укажите полное название организации либо частного лица, ИНН, юридический либо домашний адрес. При почтовом отправлении отчетливо пишите не только все реквизиты получателя, но и почтовый индекс. 4. Заполните соответствующую графу о товаре, службе либо работе. В поле для стоимости впишите полную стоимость товара, служб либо работы. Заполните графу налоговой ставки. Ее нужно указывать в процентном соотношении от записанной стоимости и в полном денежном эквиваленте – в тысячах, рублях и копейках. Подпишите фактуру и поставьте печать своей организации, предуготовленную для платежных документов. 5. Заполняйте все фактуры не позже 5 рабочих дней с момента приема заказа. Сразу же вносите номер и все данные о выписанной фактуре в книгу учета продаж. В соответствующей графе обязаны стоять подписи основного бухгалтера и начальника предприятия. 6. Внесите все данные о всей авансовой счет-фактуре в программу 1С. Сделать это дозволено сразу либо вносить все данные один раз в квартал для планового отчета перед налоговой инспекцией. По закону вы обязаны изготавливать ежеквартальный отчет.

Счет на оплату – это документ, на основании которого клиент вашего товара либо службы перечисляет денежные средства со своего расчетного счета, на ваш. Регламентированной формы счета не существует, данный документ не относится к первичным документам, но на практике сложились определенные требования к его оформлению.

Вам понадобится

– полное название организации-клиента;
– платежные реквизиты банка клиента;
– платежные реквизиты вашего банка.

Инструкция

1. Для того дабы выписать счет, вам надобно знать реквизиты организации-клиента, ее полное название, адрес, ИНН/КПП. 2. При заполнении счета проставьте его номер и дату заполнения; название товара; его число; цену за единицу и сумму итого. Непременно укажите свои платежные реквизиты: название банка, БИК, расчетный счет, корреспондентский счет. В всеобщей сумме выделите налог НДС, если вы трудитесь по такой схеме налогообложения. 3. На счете должна стоять подпись начальника либо основного бухгалтера организации. Допускается отправка этого документа по факсу, электронной почтой либо по иным каналам связи. Присутствие синей печати на данном документе не является непременным условием для оплаты. 4. Выставление счета не гарантирует оплату от покупталя, т.е. счет может быть выставлен вами, но клиентом не оплачен. Это не будет являться нарушением обязательств, если иное не прописано в договоре. 5. Вы можете добавить в счет отдельные данные, такие как, самовывоз товара со склада, срок резервирования товара и его оплаты. В этом случае, документ будет являться публичной офертой, т.е. клиент, запрашивая счет на оплату, как бы соглашается со сроками перечисления денежных средств за товар (службу), а также с другими условиями, в нем указанными. 6. Оформлять счета вы можете в специализированных бухгалтерских программах типа 1С, а также примитивно в форме Excel. Обратите внимание! Выставление счета на оплату, не гарантирует клиенту запас товара на складе, если иное не предусмотрено договором. Полезный совет Клиент вправе оплатить только часть товара по счету, при этом название оплаченного товара указывается в платежном поручении. За определенный товар, по такому-то счету.

При перевозке автотранспортом на груз оформляется транспортная убыточная. С 25.07.2011г. действует ее новая форма, которая заменила ранее действовавшую товарно-транспортную убыточную 1-Т.

Инструкция

1. Новая форма транспортной убыточной не содержит товарного раздела и выглядит напротив, чем привычная для бухгалтеров товарно-транспортная. Она выписывается на одну либо несколько партий грузов по числу транспортных средств, участвующих в перевозке, то есть на весь автомобиль. 2. Форма транспортной убыточной составлена таким образом, что заполняется всеми участниками перевозки груза. Но изначально ее выписывает по-бывшему грузоотправитель. 3. Укажите дату и номер заявки на перевозку груза. Впишите полное название, адрес места нахождения вашего предприятия-грузоотправителя, фамилию, имя, отчество и контактный телефон работника, ответственного за перевозку. Заполните такие же данные по грузополучателю. 4. После этого напишите название груза, его состояние, число мест, маркировку, метод упаковки и вид тары, массу грузовых мест, их габаритные размеры (высоту, длину, ширину), объем в кубических метрах. Обратите внимание, что цена и стоимость товаров в новой убыточной не отражаются. При наличии сертификатов, паспортов качества и других непременных документов сделайте о. 5. Дальше в пункте «Указания грузоотправителя» опишите параметры транспортного средства, нужного для перевозки груза (грузоподъемность, тип, марка, вместимость и т.д.), санитарные, карантинные, таможенные требования, рекомендации по температурному режиму перевозки, предельным срокам доставки, данные о запорно-пломбировочных устройствах. Укажите объявленную ценность груза. 6. В разделе «Прием груза» и «Сдача груза» обозначьте плановую дату и время подачи автотранспорта, адреса погрузки и выгрузки. Зафиксируйте фактическую дату и время прибытия транспортного средства. 7. Пункты убыточной об условиях перевозки, перевозчике, транспортном средстве, оговорки и примечания, прочие данные, стоимость служб и порядок расчета провозной платы заполняет перевозчик. 8. Распечатайте транспортную убыточную в 3 экземплярах для всего из участников перевозки: грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. Подпишите убыточную у начальника вашего предприятия либо работника, которому доверено право подписи финансовых и хозяйственных документов, поставьте дату выписки и печать предприятия.

Для того дабы внести аванс в случае работы с заказчиками по предоплате, нужно выписать счет за услуги на аванс, либо же за теснее оказанные услуги выставить счет на оплату. Он не является для бухгалтерского учета первичным документом, следственно нет формы сурового примера либо какого-то утвержденного бланка. Помимо того, существуют бухгалтерские программы, с поддержкой которых счет дозволено оформить в считанные секунды.

Вам понадобится

Бланк для заполнения либо бухгалтерская программа.

Инструкция

1. Существуют всеобщие правила, согласно которым выписанный счет должен содержать нужные реквизиты: порядковый код организации, дату оформления, реквизиты счет а организации для перечисления денежных средств, перечень служб и их стоимость указывается и цифрами и прописью. Помимо того, неукоснительно надобно прописывать систему налогообложения, потому что от этого зависят налоговые отчисления в бюджет. 2. Все организации обязаны вести контроль счет ов на оплату служб, нумерация осуществляется по порядку в течение каждого налогового периода. Счет выписывается в 2 экземплярах, один отдается заказчику, 2-й остается у бухгалтера организации. Правом допускается заполнение счет а за услуги комбинированным методом, то есть и с подмогой особой компьютерной программы, и от руки. 3. Не стоит забывать, что на территории нашей страны рассчитываться за услуги дозволено только национальной валютой, следственно все суммы указываются в рублях. 4. Если счет оформляется в случае полагаемого авансового поступления денежных средств, то аванс должен перекрываться стоимостью оказанных служб в течение одного месяца. Все счет а нужно вести в хронологическом порядке и непременно регистрировать в книге учета в том налогом периоде, когда появляется обязательство. 5. Если счет не будет отражать наименование и данные предоставляемых служб, а также подписи уполномоченных лиц, то сделка считается заключенной только позже полного выполнения обязательств той стороной, которая должна предоставить услуги . В этом случае, получатель служб не может предъявить требования фирме за невыполнение каких-нибудь обязательств либо обязательств, не исполненных в полном объеме. Но тогда за ним остается право требовать возврата оплаченных средств. 6. Выставление счет а нужно для того, дабы установить определенность во взаимоотношении сторон, следственно специальных заверений, для того дабы установить его реальность право не требует. Счета, полученные посредством электронной почты либо факса, заверенные подпитью директора и оттиском печати, считаются действительными. Обратите внимание! Все счета обязаны быть оформлены позже выполнения работ либо оказания служб в течение первых 5 дней. Полезный совет В счет дозволено вносить и данные следки, скажем, сроки оказания служб либо оплаты, уведомление об оплате. Классным тоном считается выписка счета на фирменном бланке. Полезный совет Не запрещается внесение всякий информации на бланк счета. Скажем, вы можете указать контактные телефоны вашей организации, информацию о скидках, Ф. И. О. администраторов, работающих с оптовыми либо розничными клиентами.

Как учитывается НДС при авансовом платеже?

Существуют общие правила. Изучив их, становится ясно, что при получении авансового платежа следует определить налоговую базу. Требование прописано в п.1 ст. 167 НК РФ.

Для определения налога на добавленную стоимость с авансового платежа используют формулу:

НДС = размер платежа (рублей) × 20/120 (или 10/110)

В рамках п.2. ст. 164 Налогового Кодекса РФ установлены категории товаров. Для которых применяется ставка 10%. Если указанного товара в данном списке нет, то для расчета используется 20%.

Однако из любого правила есть исключения, когда продавец освобождается от оплаты налога.

Освобождается от уплаты налога при получении авансового платежа

есть освобождение от уплаты, согласно ст. 145 НК РФ;
происходит продажа продуктов, которые облагаются по экспортной нулевой ставке, в рамках п.1 ст. 164 НК РФ;
происходит реализация товаров, которые в рамках ст. 149 НК РФ не подлежат налогообложению;
реализация товара происходит за пределами РФ, в соответствие ст. 147,148 НК РФ.

Источник статьи: https://bankstoday.net/vopros-otvet/kak-pravilno-vystavit-schet-na-avansovyj-platezh

Счёт на оплату. Бланк и образец заполнения

Счёт на оплату – документ, который используют в своей работе абсолютно все предприниматели, независимо от того, на каком уровне они работают и к какой сфере бизнеса относятся. Как правило, счёт на оплату выписывается после заключения между сторонами письменного договора, как дополнение к нему, но иногда он может быть выписан и как самостоятельный документ.

Именно счёт на оплату дает основание покупателю товара или потребителю услуги оплатить их. Счёт может быть выписан как на предоплату, так и на оплату постфактум.

Как выставить счет на предоплату (образец)

Согласно правилам делового документооборота счет на предоплату можно выставить путем передачи его контрагенту при подписании договора, выслать по почте либо отправить сканированный документ на электронную почту заказчика, выслать факсом. В каждом из этих случаев счет подписывается руководителем, бухгалтером или индивидуальным предпринимателем, заверяется печатью.

Обычный счет, не включающий в себя особенных условий и не являющийся офертой, не является первичным документом. В бухгалтерском и налоговом учете счет на предоплату (образец) не учитывается, подтверждающим расходы документом не является.

Образец бланка счета на предоплату

Обязателен ли счёт?

Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.

Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.

ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.

Когда счёт безоговорочно необходим?

В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:

если в тексте договора сумма к оплате не была установлена (например, за услуги связи и т.п.);
по операциям, предусматривающим уплату НДС;
если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС;
фирма-продавец, находящаяся на ОСНО, от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента;
если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.

Итак, счёт на оплату не является обязательным документом, ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий. Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.

Счет на оплату — нужен или нет

Ни один законодательный документ не обязывает поставщика выписывать счет на оплату. Не существует его унифицированной формы, нигде не регламентируется порядок его выставления. Счет не является первичным документом, но существуют моменты, когда счет обязателен для составления, это:

если договор отсутствует, счет после его оплаты является документом, подтверждающим заключение сделки между двумя сторонами;
если выставление счета прописано в договоре;
если это вытекает из-за особенности заключенной сделки, например, услуги связи, оплата за электричество и прочее.

Счет на оплату — это удобное напоминание клиенту, что пора заплатить. Бухгалтер, оплачивая счет, берет платежные реквизиты именно из него, а не из договора.

Кто выписывает счёта на оплату

Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2021 года) имеют право не использовать печать.

Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах, один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.

Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.

Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.

Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.

Счет на предоплату: образец и его обязательные атрибуты

Структура и содержание документа не имеют строгой законодательной регламентации. Субъекты хозяйствования вправе самостоятельно разрабатывать шаблоны, заполнять их можно вручную или автоматизированными средствами. Полнота отраженной в счете информации зависит от наличия в нем таких элементов:

данные об организации, которая сформировала и выставила счет, с указанием ее названия и кодовых обозначений ИНН с КПП;
банковские реквизиты поставщика;
дата и номер документа, присвоенные при регистрации;
перечисление товарных позиций и видов оказываемых услуг, которые являются предметом договора;
количество товаров, подлежащих оплате, единицы их измерения и итоговая стоимость;
сумма, на которую выставляется счет на предоплату (образец скачать можно ниже);
подписи руководства и лица, занимающего должность главного бухгалтера;
печать.

Итоговые суммы приводятся в бланке цифрами и прописью. В верхней части шаблона рекомендуется располагать блок с реквизитами. Центральную часть листа отводят под табличную вставку. В графах таблицы указываются сведения о товаре или услуге, которые должны быть поставлены или оказаны по условиям соглашения.

Сумма счета может быть определена двумя способами:

в размере оговоренной договором предоплаты;
в полном объеме.

Если указывается сумма, которая подлежит перечислению в авансовом порядке, то в графе для наименования товара или услуги должна присутствовать фраза «частичная оплата». Если в счете значится вся стоимость по договору, то необходимо включить в документ формулировку с конкретной долей средств, которые должны быть оплачены сейчас. При наличии такого условия в договоре можно в бланке счета сделать ссылку на пункт соглашения, чтобы покупатель знал, какую часть от общей суммы ему требуется перечислить авансом.

Инструкция по оформлению счёта на оплату

С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.

В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать

полное наименование предприятия,
его ИНН,
КПП,
сведения об обслуживающем счёт банке,
реквизиты счёта.

Далее посередине строки пишется название документа, его номер по внутреннему документообороту, а также дата создания.

Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.

Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.

В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе. Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко). В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество. В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.

Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.

В завершение документ должен подписать главный бухгалтер организации и руководитель.

Счёт-фактура для плательщиков НДС

Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру: ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены в полном объеме, для того, чтобы можно было удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также могут содержаться сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.

Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.

Сколько действителен счет на оплату по законодательству

Счет на оплату вряд ли можно считать в общем случае первичным учетным документом, так как он не оформляет хозяйственную операцию (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»): отгрузка товара оформляется накладной, перечисление денежных средств — платежным поручением. Счет же выполняет вспомогательные функции: поставщик сообщает покупателю сумму, подлежащую уплате, дополнительно напоминает о сроках ее перечисления.

Чтобы ответить на этот вопрос, следует установить, имел ли покупатель (заказчик) возможность оплатить товары (работы, услуги) без получения счетов от поставщика (подрядчика, исполнителя). Иначе говоря, является ли отсутствие счета после подписания сторонами накладных на передачу товаров, актов выполненных работ, оказанных услуг препятствием для оплаты по договору.

Элементы счёта

Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.

Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
правовая форма организации;
юридический адрес регистрации;
КПП (только для юридических лиц).
Сведения о банке, обслуживающем сделку:
его БИК;
номера расчетного и корреспондентского счетов.
Платежные коды:
ОКОНХ.
Номер счёта и дата его оформления (эта информация для внутреннего пользования фирмы; нумерация сквозная, ежегодно начинаемая сначала).
НДС (или его отсутствие). Если НДС наличествует, указывается его сумма.
Фамилия, инициалы, личная подпись составителя.

К СВЕДЕНИЮ! Печать на счёте, по последним законодательным требованиям, не обязательна.

За товар или за услугу?

Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.

Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).

При оплате нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.

СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.

Не допускайте ошибок!

Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.

Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
«Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.

Источник статьи: https://assistentus.ru/forma/schet-na-oplatu/