Ответственность за утрату, незаконное уничтожение документов

Отсутствие первичного документа

Если вы не оформили необходимый первичный документ, и это обнаружилось во время налоговой проверки, вас могут оштрафовать.
Так, статья 120 Налогового кодекса РФ «отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета или налогового учета» квалифицирует как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Размер штрафа за такое нарушение – 10 000 рублей. Если же такие нарушения совершены неоднократно в разных налоговых периодах, штраф возрастает до 30 000 рублей.

Если же такое нарушение повлекло за собой «занижение налоговой базы», штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Имейте ввиду

С 1 января 2014 года действие статьи 120 Налогового кодекса распространяется не только на фирмы, но и на предпринимателей.

Существует и другая опасность. Статья 252 Налогового кодекса РФ в качестве расходов понимает обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Если же документ, подтверждающий произведенные организацией затраты (например, акт приемки-сдачи выполненных работ), не оформлен или составлен с серьезными нарушениями, налоговая инспекция может не принять такие расходы для целей налогообложения.

В результате с вас взыщут сумму заниженного налога, а также пени.

Кроме того, инспекция может предъявить штраф по статье 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора)» Налогового кодекса, которая предусматривает штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога (сбора), а деяния, совершенные умышленно, влекут взыскание штрафа в размере 40%.

Однако здесь надо указать на существенный момент: предъявить требования об уплате штрафов за одно и то же нарушение одновременно по статьям 120 и 122 Налогового кодекса налоговая инспекция не вправе (определение Конституционного Суда РФ от 18 января 2001 г. № б-О).

Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог из-за грубого нарушения правил учета, вас оштрафуют по пункту 3 статьи 120. Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог по другой причине, вас оштрафуют по статье 122.

Если же налоговая инспекция за одно и то же нарушение предъявила вам штрафы одновременно по двум вышеуказанным статьям, не спешите с этим соглашаться.

Доказать свою правоту в арбитражном суде в такой ситуации налоговикам вряд ли удастся.

Между тем многие налоговые инспекторы на местах по-своему трактовали и другие положения налогового законодательства. Так, например, если организация составила документ в произвольной форме по операции, для которой предусмотрен типовой бланк, налоговики могли классифицировать это как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Такой же вывод проверяющие могли сделать и в том случае, если организация не заполнила все обязательные реквизиты типового бланка.

Уголовная ответственность

Такая ответственности грозит тем организациям, которые не просто потеряли первичку, но также уклоняются от уплаты штрафа.

1. Согласно ч. 1 ст. 199 УК РФ, за уклонение от уплаты штрафов (налогов) руководителю организации грозит штраф в размере от 100 000 до 300 000 рублей. Возможен и арест на срок до 2 лет, либо лишение директора права занимать руководящую должность в течение 3 лет. Еще по этой же статье руководителя компании могут наказать путем взыскания с него суммарной заработной платы за период от 1 до 2 лет

2. По ч. 2 ст. 199 УК РФ предполагается штраф от 200 000 до 500 000 рублей за уклонение от уплаты налогов (штрафов) в особо крупных размерах. По решению суда может быть запрещено заниматься предпринимательской деятельностью на срок 3 года, арест – сроком на 5 лет и принудительное взыскание заработной платы за 3 года

Заполнены не все реквизиты

Как свидетельствует арбитражная практика, в подобных случаях суды часто занимают сторону налогоплательщиков.

ПРИМЕР

ООО перечислило иностранному партнеру денежные средства в оплату консультационных услуг.

Однако акт, подтверждающий оказание услуг, не содержал всех необходимых реквизитов. Во время выездной проверки работники налоговой инспекции расценили это как нарушение Федерального закона «О бухгалтерском учете» и исключили сумму, уплаченную иностранному партнеру, из состава себестоимости.

Как следствие, было принято решение доначислить налог, а также взыскать с предприятия пени и штраф.

Предприятие с решением инспекции не согласилось и обратилось в арбитражный суд.

Изучив материалы дела, суд встал на сторону предприятия. Он, в частности, указал, что «незначительные недостатки в оформлении первичных документов… не свидетельствуют об отсутствии хозяйственной операции, а также об отсутствии у предприятия расходов по оплате консультационных услуг».

Из-за отмены обязательного использования унифицированных форм первичных документов у компаний должно сократиться количество споров с проверяющими. Контролеры больше не смогут «снимать» расходы по причине ненадлежаще оформленных документов, так как самого требования об использовании типовых форм документов с 1 января 2013 года не существует (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Некачественный документ от партнера

А вот другой пример. Он показывает, что если недооформленный документ вы получили от своего партнера, то это вовсе не означает, что штрафные санкции могут быть предъявлены и вашему предприятию.

ПРИМЕР

Налоговая инспекция провела выездную проверку, в результате которой было принято решение о привлечении компании к ответственности. Основанием для такого решения стало, в частности, отсутствие товарно-транспортных накладных по форме 1-Т. Однако суд с точкой зрения налоговиков не согласился, указав, что факт оприходования обществом купленного товара подтвержден товарными накладными по форме ТОРГ-12. В ответ на это налоговая инспекция привела еще один довод: в товарных накладных (ТОРГ-12) нет ссылки на номер и дату транспортной накладной. Но и с этим аргументом арбитры не согласились, подчеркнув, что «отсутствие ссылки на номер и дату транспортной накладной, при фактическом принятии на учет товара, подтверждении свидетелями факта поставки товара силами поставщика, не свидетельствует об отсутствии поставки товара» (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 22 сентября 2010 г. по делу № А27-391/2010 (определением ВАС РФ от 21.01.2011 № ВАС-67/11 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора)).

В статье использованы документы:

• Приказ ФНС России от 10.05.12 №ММВ-7-2/[email protected] » О внесении изменений в приказ ФНС России от 30.05.2007 N ММ-3-06/[email protected] «Об утверждении Концепции системы планирования выездных налоговых проверок».
• Приказ ФНС России от 30.05.07 №ММ-3-06/[email protected] «Об утверждении Концепции системы планирования выездных налоговых проверок». В ред. от 10.05.12.
• Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.98 №146-ФЗ. В ред. от 28.07.12.
• Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.00 №117-ФЗ. В ред. от 02.10.12.
• Постановление Президиума ВАС РФ от 19.07.11 №1621/11 по делу №А55-5418/2010.

Валерий Соловьев, советник государственной гражданской службы РФ II класса

Правовые документы

• Приказ ФНС России от 10.05.2012 N ММВ-7-2/[email protected]
• 30.05.07 №ММ-3-06/[email protected]
• Приказ ФНС России от 10.05.2012 N ММВ-7-2/[email protected]
• ст. 31 НК РФ
• Определение Конституционного Суда РФ от 05.07.2005 N 301-О
• 19.07.11 №1621/11
• 22.06.10 №5/10
• Постановление Минтруда РФ N 31, Минфина РФ N 33-1н, Госкомстата РФ N 151 от 24.04.2002
• ст. 247 НК РФ
• Решение ВАС РФ от 02.07.2012 N ВАС-6305/12
• Решение ВАС РФ от 02.07.2012 N ВАС-6305/12
• Приказ ФНС РФ от 14.10.2008 N ММ-3-2/[email protected]
• 19.07.11 №1621/11
• ст. 166 НК РФ
• Распоряжение Правительства РФ от 15.06.2016 N 1220-р
• 09.11.10 №6961/10
• 30.10.07 №8686/07
• 19.07.11 №1621/11
• 30.10.07 №8686/07
• Приказ ФНС России от 10.05.2012 N ММВ-7-2/[email protected]
• Об утверждении Концепции системы планирования выездных налоговых проверок
• Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)
• Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)
• 19.07.11 №1621/11

Административная ответственность

За те же нарушения мировой судья по инициативе налоговиков может наложить на руководителя или главного бухгалтера организации административный штраф от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

Обратите внимание: этот штраф налагают только в том случае, если нарушение правил бухгалтерского или налогового учета привело:

· к искажению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 20%;

· к искажению любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 20%.

Некоторые юристы считают, что такие действия налоговиков неправомерны, поскольку позволяют повторно привлекать к ответственности за одно и то же правонарушение.

К сожалению, это не так. Дело в том, что за грубые нарушения в оформлении документов по статье 120 Налогового кодекса к ответственности привлекается организация, а по пункту 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ – ее должностные лица.

Такую ситуацию прямо допускает пункт 4 статьи 108 Налогового кодекса, согласно которому «привлечение организации к ответственности за совершение налогового правонарушения не освобождает ее должностных лиц при наличии соответствующих оснований от административной, уголовной или иной ответственности, предусмотренной законами Российской Федерации».

Должностные лица освобождаются от административной ответственности за подобные нарушения, если они:

• подали уточненную налоговую декларацию (расчет) и уплатили недоимку и пени, предусмотренные пунктами 3, 4 и 6 статьи 81 Налогового кодекса;
• исправили ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности) до утверждения бухгалтерской отчетности.

Лучшее решение для бухгалтера

Бератор «Практическая энциклопедия бухгалтера» — это электронное издание, которое найдет лучшее решение для любой бухгалтерской задачи. По каждой конкретной теме есть все необходимое: подробный алгоритм действий и проводки, примеры из практики реальных компаний и образцы заполнения документов — e.berator.ru

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2021 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Ошибки при составлении первичной документации

Отсутствие документа, составление его с ошибками может привести к искажению отображенной в учете информации. Если во время проверки налоговой инспекцией будут обнаружены нарушения в оформлении «первички», должностные лица предприятия могут привлекаться к ответственности.

Виды ошибок при оформлении первичного документа:

• при составлении документа заполнены не все реквизиты;
• документ составлен на несуществующую сделку;
• документация о совершенной операции отсутствует;
• описки, опечатки в фамилиях лиц, которые составляли и подписывали документ, ошибки при внесении паспортных данных;
• на документе отсутствует печать, либо одновременно присутствуют два штампа;
• ошибка в указании реквизитов предприятия.

Все указанные недочеты можно разделить на существенные и несущественные. В случае допуска последних должностные лица и отдельные предприятия почти никогда не могут быть привлечены к ответственности, однако придется доказать свою правоту при налоговой проверке, предоставить дополнительные подтверждающие бумаги совершенной операции или внести правки в существующий документ, что разрешено ч.7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ с соблюдением правил исправления.

Если были допущены существенные нарушения, ответственные за оформление документации лица могут быть привлечены к финансовым санкциям.

Первичные документы: последствия отсутствия

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», март 2021.

Анна Воронцова, адвокат, руководитель направления договорного права и гражданско-правовых споров Ростовской областной коллегии адвокатов «Советник».

Наибольшие дискуссии вызывают, как правило, вопросы гражданско-правовых последствий отсутствия первичных учетных документов. Чем же чревато в гражданско-правовой плоскости отсутствие у организации либо непредоставление контрагенту первичного учетного документа?

П. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Эта же норма гласит: «не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок».

При этом под фактом хозяйственной жизни следует понимать сделку, событие, операцию, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

Ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», именуемая «Первичные учетные документы» и целиком посвященная этому вопросу, также определяет обязательные реквизиты первичного учетного документа, время его составления, а также порядок определения его формы.

Последствия отсутствия необходимых первичных учетных документов ведет к возможности возникновения следующих последствий:

• гражданско-правовые;
• административные;
• налоговые.

В данном случае будет уместным говорить также о возможной дисциплинарной (по усмотрению хозяйствующего субъекта) и уголовной ответственности сотрудников хозяйствующего субъекта.

Рассмотрим подробнее гражданско-правовые последствия.

1. Не предоставление контрагенту первичного учетного документа может повлечь применение штрафа, если подобное условие согласовано в договоре/соглашении, заключенном между сторонами. Сейчас очень распространена практика включения в договор условий, в соответствии с которыми не предоставление/несвоевременное предоставление первичных учетных документов влечет применение к нарушителю штрафа.

2. Если в результате не предоставления вами первичных учетных документов контрагент потерпит убытки, возможно возложение этих убытков на вас. Условиями взыскания убытков в этом случае будут несколько факторов, один из которых – правильно составленный договор с включением в него, частности, соответствующих заверений об обстоятельствах.

3. Отсутствие у вас первичного учетного документа, подтверждающего взаимоотношения с контрагентом, затруднит, а во многих случаях с большой долей вероятности не позволит взыскать с него задолженность, возникшую в результате таких взаимоотношений.

В определенных случаях (при взыскании задолженности по договорам подрядного типа, например) на помощь могут прийти и другие доказательства (например, проведение экспертизы по определению факта и качества выполнения работ). В других взаимоотношениях подтвердить возникновение задолженности зачастую становится невозможным (например, по договору поставки индивидуально-неопределенных вещей).

Судебная практика складывается таким образом, что суды указывают на необходимость документирования участниками гражданского оборота фактов своей хозяйственной жизни и отказывают в удовлетворении требований о взыскании задолженности на основании косвенных доказательств (например, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа по делу № А53-3848/2017 от 19.01.2018).

4. Отсутствие у вас первичных документов (противоречие их другим документам) может повлечь сомнение в реальности соответствующих отношений (произведенной поставки, оказанных услуг и т.п.), признание соответствующей сделки мнимой или притворной (например, Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 26.09.2018 по делу № А33-9990/2017, Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 19.09.2017 № Ф09-4868/17 по делу № А60-44638/2015). Указанное в свою очередь может привести к крайне негативным налоговым последствиям.

Отдельно хочется остановиться и на возможных последствиях отсутствия «правильной реакции» на предоставленные контрагентом документы, а именно мотивированного отказа от подписания, например, акта выполненных работ или акта оказанных услуг. Достаточно популярным сейчас является включение в договоры (особенно актуально это для договоров подрядного типа) условия о том, что непредоставление в течение определенного срока с момента предоставления акта мотивированного отказа от принятия работ/оказания услуг, означает, что работы выполнены (вариант: услуги оказаны), а акт считается подписанным. Мы, разумеется, рекомендуем включение такой формулировки в договор, если вы исполнитель, и не рекомендуем, если вы заказчик.

Однако вне зависимости от вашей роли в договоре следует всегда учитывать в работе, что такие формулировки действительно «работают», и суды будут признавать отсутствие мотивированного отказа свидетельством того, что работы выполнены (услуги оказаны) при отсутствии веских доказательств обратного. Даже просто наличие в договоре срока на предоставление мотивированного отказа от акта при отсутствии дальнейшей расшифровки о признании акта подписанным с большой долей вероятности повлечет аналогичные последствия.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Правила хранения первичных учетных документов, передачи их на архивное хранение, изъятия (выемки)

При хранении первичных учетных документов организации руководствуются также Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 (далее по тексту — Положение о документообороте), ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28.

Во всех случаях ответственность за сохранность первичных учетных документов несет главный бухгалтер организации.

В соответствии с разд.6 Положения о документообороте до передачи на архивное хранение в самой организации или в соответствующих архивах первичные документы должны храниться в бухгалтерии организации в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки же строгой отчетности хранятся в сейфах или металлических шкафах.

До формирования дел первичные учетные документы для целей их сохранения рекомендуется хранить подшитыми в специальных тематических папках. Отработанные (проведенные по учету) документы, относящиеся к определенному учетному регистру, должны быть скомплектованы в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках.

Ежемесячно по итогам оформления регистров учета документы рекомендуется зашивать в тематические дела, хранящиеся в вышеприведенном порядке.

Выдача первичных документов из бухгалтерии и архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению руководителя организации или главного бухгалтера.

В отдельных случаях первичные учетные документы могут быть изъяты уполномоченными на то органами. Так, в соответствии с п.8 ст.9 Закона о бухгалтерском учете первичные документы могут быть изъяты органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Работники налоговых органов при изъятии (выемке) первичных документов, в частности, руководствуются ст.ст.93 — 94 НК РФ и Инструкцией Минфина РСФСР от 26 июля 1991 г. N 16/176 «О порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан».

При проведении изъятия (выемки) главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.п.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

Во всех случаях изъятие (выемка) документов должно быть оформлено протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему уполномоченному должностному лицу организации.