Лучшие практики бухгалтерского учета для логистических и транспортных компаний

Значительная часть грузоперевозок — услуги, оказываемые транспортными компаниями или ИП. Для этого последние покупают или арендуют необходимую технику. Обязательное условие такой деятельности — ведение бухучета грузоперевозок в соответствии с установленными российским законодательством требованиями.

Наша компания приглашает к сотрудничеству транспортные организации и ИП, предлагая комплексные бухгалтерские услуги. Главные достоинства бухучета на аутсорсинге — сочетание доступной стоимости с высокой квалификацией исполнителей. Результат — отсутствие проблем с фискальными органами при разумных затратах со стороны заказчика.

Особенности бухгалтерии грузоперевозок

Оказание услуг транспортными организациями или предпринимателями — это специфичный вид деятельности. Он имеет несколько особенностей, которые учитываются при ведении бухгалтерии грузоперевозок. Наиболее важны такие правовые нюансы:

• несмотря на передачу груза, право собственности остается у владельца;
• маршрут грузоперевозки разрабатывается одной из сторон сделки и согласовывается со второй;
• плательщик расходов на страхование и таможенное оформление грузов устанавливается договорными обязательствами;
• допускается организация складского хранения, которое оплачивается либо владельцем, либо транспортной компанией;
• услуги сопровождаются обязательным оформлением комплекта документов, включающего товарно-транспортную накладную, экспедиторскую записку и т. д.

Бухгалтерский учет в транспортных организациях

Специфика бухучета транспортных компаний

С юридической точки зрения перевозчик – это поставщик услуг, а их оказание следует правильно отражать в документах и бухучете. При этом специфику того, как будут фиксироваться хозяйственные операции на бумаге, задает формат перевозок.
Грузовые или пассажирские перевозки могут быть самостоятельными услугами или дополнять основную деятельность предприятия. Чаще всего речь идет о доставке продукции. Однако в документах транспортировку всегда выделяют в отдельный вид работ, а потому доход от него оформляют через счет 62. Налог на добавочную стоимость при этом проходит через счет 90.

Если доставка товаров включена в их стоимость, затраты на перевозку оформляют в бухучете по-другому. Предполагается, что за транспортировку отвечает продавец, и формально ее нельзя считать отдельным видом услуг. В таком случае расходы на оказание сервиса доставки приравнивают к коммерческим расходам. В бухучете такие хозяйственные операции оформляют через счет 90 и 44.

Как правильно учитывать транспортные затраты

Правильное отражение в бухучете затрат важно для предприятия, потому что ошибки в нем искажают налоговую базу. Это может привести к большим штрафам и другим санкциям со стороны контролирующих органов. Чтобы минимизировать риски, достаточно грамотно вести учет. При этом особое внимание следует уделять отражению транспорта, который использует предприятие.

Собственный транспорт следует отражать в балансе. Но если предприятие арендует транспорт, его отражают за балансом. Иногда возникают трудности с учетом транспортных средств, которые находятся в лизинге. Их можно отразить в балансе предприятия. Но если они уже учтены на балансе того, кто предоставляет транспорт в лизинг, их следует оформлять за балансом.

Немало затрат перевозчиков связано с расходами на техническое обслуживание и смазочные материалы. Особое внимание следует уделять тому, чтобы материалы правильно списывались. В этом вопросе следует довериться квалифицированным профессионалам, поскольку нормы утверждают для отдельных отраслей, и со временем они меняются. Соответственно, необходимо учитывать изменение этих норм. Бывает такое, что перевозчика федеральные акты не слишком актуальны. Тогда можно разработать и собственные нормы списания материалов; главное, чтобы они не противоречили законодательству.

Еще одна неизбежная статья расходов – сезонная замена «резины». В бухучете следует отразить не только покупку летних и зимних покрышек, но также выдачу их со склада и прием на хранение. В число обязательных расходов перевозчиков могут также входить затраты на хранение грузов, езда по платным автотрассам, погрузка, чистка машин и многое другое.

Возможные налоговые режимы

Не менее характерная черта грузоперевозок — выбор одного из трех налоговых режимов — ОСНО, УСН или ЕНВД. Для каждого предусмотрен набор достоинств, понять которые проще всего при сравнительном анализе по нескольким критериям, приведенным в таблице.

Совмещение ОСН с иными системами налогообложения

Эта ставка используется в случаях, перечисленных в п. 1 ст. 164 НК РФ. В частности, это перевозка природных ресурсов (нефти, газа) в России и за рубежом и международные перевозки товара.

ЕНВД (единый налог на вмененный доход) – система налогообложения, которая наиболее часто встречается в области грузоперевозок.

По окончании года нужно самостоятельно рассчитать остаток НДФЛ к уплате (от полученных доходов отминусовать авансовые платежи) и перечислить в бюджет до 15 июля следующего года.

Чем ЕНВД выгоден для грузоперевозчиков 1. «Вменёнка» снижает налоговую нагрузку: для расчёт налога используется физический показатель, как количество машин, а не общая прибыль, то есть можно наращивать объемы без увеличения налогов. 2. Освобождение от ККТ для наличных расчётов: вместо кассового чека ИП может выдать товарный либо квитанцию.

На общую систему не распространяются никакие ограничения по видам деятельности, количеству сотрудников, полученным доходам и т.д. Как правило, большинство крупных компаний работает на ОСНО и как плательщики НДС предпочитают также работать с теми, кто платит этот налог.

Для меня тоже очень, актуальный вопрос,ситуация аналогичная Также работаю с клиентами но пока без ндс(УСН6%), клиенты начинают требовать выставлять счета с вкл НДС, подскажите как правильно это сделать, и что грозит с переходом на ндс. Если взять предыдущий пример 12000 руб, то не понятно с уплатой налога, кто его платит? клиент или мы(как посредники) .

ИП, которые относятся к малым и микропредприятиям могут не применять в бухучете метод двойной записи, то есть обойтись без одновременной регистрации сумм каждой операции по дебету и кредиту взаимосвязанных счетов.

Кроме того, при наличии посреднического договора продавец товара, приобретая данные услуги от своего имени, выступает агентом (комиссионером) транспортных услуг, поэтому покупателю помимо счета-фактуры на товар он выписывает еще и счет-фактуру на данную услугу.

Плюсы бухгалтерии транспортной компании на аутсорсинге

Подобрать выгодный режим налогообложения — сложная задача, от решения которой в серьезной степени зависит эффективность работы транспортного ИП или компании. Специалисты сделают правильный выбор. Дополнительные плюсы бухгалтерского аутсорсинга:

• отсутствие расходов на формирование собственной бухгалтерии и оснащение рабочих мест штатных бухгалтеров;
• гарантия конфиденциальности;
• профессиональные консультации специалистов;
• финансовая ответственность за качество оказываемых консалтинговых услуг;
• низкая стоимость бухучета в сочетании с квалификацией привлекаемых к работе сотрудников.

Готовы разработать для Вас персональное коммерческое предложение. Для его получения достаточно выйти на связь с работником компании и ответить на несколько вопросов о специфике Вашего бизнеса.

Пример оплаты ндс на осно при грузоперевозках

ЕНВД – применение «вменёнки» допустимо, если количество машин в парке не превышает 20 единиц, а количество работников 100 человек. Ставка налогообложения 15% уплачивается с вменённого дохода, рассчитываемого исходя из физических показателей и установленных значений доходности для каждой отрасли. Список отраслей, которые имеют право применения ЕНВД, утверждают муниципальные власти.

Наличие приказов, устанавливающих нормы расходов, проверяется ИФНС как документы, позволяющие определить обоснованность налогообложения. Нормирование расходов применяется предприятиями, оказывающими транспортные услуги или имеющими транспортные средства для собственных перевозок грузов или работников.

При заполнении заявления на регистрацию, будущий предприниматель должен указать коды ОКВЭД, отражающие направление будущей деятельности. С 2021 года грузоперевозки отражаются с помощью кодов 49.

Методы ведения бухгалтерского и налогового учета в организации, оказывающей транспортные услуги, закрепляются в учетной политике. Себестоимость транспортных услуг зависит от состава затрат. Основные виды расходов, отражающие специфику деятельности:

1. Амортизация основных фондов. Это распределение стоимости автомобилей, посредством ежемесячного списания на себестоимость услуг, в зависимости от установленных норм амортизации.
2. ГСМ. В составе затрат на топливо отражается стоимость приобретенных всех видов топлива, расходуемого на нужды автотранспортного предприятия. ГСМ рассчитывается по нормам с учетом пробега автомобиля.
3. Запасные части и ремонт. Стоимость всех расходуемых при ремонте и техническом обслуживании транспорта материалов. Сюда входит автомобильная резина, инструменты, приспособления, инвентарь и другие малоценные быстроизнашивающиеся предметы. Возможно списание этих затрат без создания резерва на ремонт.
4. Расходы на оплату труда, в состав которых входит сумма начисленной заработной платы и отчисления на страховые взносы. Эти расходы могут быть прямыми, если заработная плата начисляется сотрудникам, которые непосредственно заняты оказанием услуг. Расходы могут быть косвенные, если оплачивается труд управленческого персонала организации.
5. Страхование автотранспорта. Это может быть обязательная страховка ОСАГО, либо добровольное. Страхование риска утраты (гибели) и повреждения автомобиля производится по договору добровольного имущественного страхования (договору КАСКО).
6. Прочие затраты, отражают суммы начисленных налогов (транспортный налог), платежи за предельно допустимые выбросы (сбросы) загрязняющих веществ, затраты на командировки, плата сторонним организациям за пожарную и сторожевую охрану, за подготовку и переподготовку кадров, проценты за пользование кредитом и др.

ВЫБОР РЕЖИМА НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ И ВАРИАНТА ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА ДЛЯ ГРУЗОПЕРЕВОЗЧИКА

Грузоперевозки – распространенный вид деятельности. При кажущейся простоте данный вид деятельности вызывает необходимость большой «бумажной» работы. Эту «бумажную» работу можно условно разделить на три направления:

• оформление разрешительных документов;
• оформление документов на оказание услуг;
• оформление документов, связанных с бухгалтерским учетом и налогообложением.

Сегодня деятельность в данной отрасли строится по-разному. Существуют компании, которые выступают «операторами» логистики принимая заказ на перевозку грузов и нанимают непосредственно перевозчиков для транспортирования грузов. Некоторые из таких операторов имеют собственный автопарк. Зачастую собственного автопарка не хватает и все равно приходится нанимать перевозчиков со своим транспортом. При этом перевозчики также существуют в различных юридических формах.

Так, перевозчиком может выступать юридическое лицо (общество с ограниченной ответственностью (ООО)), имеющее в штате водителей и транспорт в собственности или аренде. Перевозчиком может выступать так же индивидуальный предприниматель (ИП), имеющий в собственности автомобиль и оказывающий услуги по перевозке лично. Индивидуальный предприниматель может иметь в собственности несколько единиц автотранспорта (автомашин) и для оказания услуг перевозки нанимать водителей.

На сегодня многие субъекты предпринимательства, осуществляющие деятельность в сфере грузоперевозок, регистрируются как ИП. Это удобно, позволяет в ряде случаев заметно снизить налоговые затраты. Да и специфика бизнеса позволяет эффективно работать в статусе ИП.

Что касается выбора режима налогообложения, это вопрос индивидуальный. Определяется приоритетная система, прежде всего, условиями предпринимательской деятельности. Также играет роль схема использования транспорта.

В сфере грузоперевозок возможно три варианта:

• Использование собственных транспортных средств.
• Использование машин, находящихся у ИП во временном пользовании.
• Работа с комбинированным автопарком (часть транспорта находится в собственности, часть – во временном пользовании). В этом случае возможно также привлечение водителей с их личным транспортом.

Для осуществления грузоперевозок важно правильно выбрать ОКВЭД при регистрации бизнеса. Следует учитывать, что сдача в аренду собственного транспорта к данному виду деятельности не относится.